AI assistant
Dewan Automotive Engineering Limited Proxy Solicitation & Information Statement 2025
71902_rns_2025-12-09_0c8ee16a-f1ae-49e6-9b2f-64d4e268dc27.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
FORM-4
December 9, 2025
The General Manager Pakistan Stock Exchange Limited Stock Exchange Building Stock Exchange Road Karachi, Pakistan.
Subject: Notices of Extra Ordinary Annual General Meeting
Dear Sir,
Enclosed please find a copy of the Notices of the Extra Ordinary General Meetings to be held on Friday, January 02, 2026 for circulation amongst the TRE Certificate Holders of the Exchange.
Yours faithfully
Muhammad Hanif German Company Secretary
Syed Magbool Ali Direc
Enclosures: (As above)
DEWAN AUTOMOTIVE ENGINEERING LIMITED Registered Office: Dewan Centre, 3-A, Lalazar Beach Hotel, Road, Karachi - 74000 Pakistan Fax +92 21 35630860 | UAN +92 21 111 364 111
NOTICE OF EXTRA ORDINARY GENERAL MEETING
NOTICE IS HEREBY GIVEN that the Extra Ordinary General Meeting of Dewan Automotive Engineering Limited ("DAEL" or "the Company") will be held on Friday, January 02, 2026, at 11:00 a.m. at Dewan Cement Limited Factory Site, at Deh Dhando, Dhabeji, District Malir, Karachi, Pakistan; to transact the following businesses upon recitation from Holy Qur'aan and other religious recitals:
-
- To confirm the minutes of the preceding Annual General Meeting of the Company held on Monday, October 27, 2025;
-
- To elect Seven Directors on the Board of Directors of the Company, pursuant to the provisions of Section 159 of the Companies Act, 2017 ("the Act"). The following are the retiring Directors;
- i. Mr. Waseem-ul-Haque Ansari ii. Mr. Abdul Basit
iii. Mr. Mehmood-Hassan Asghar iv. Syed Magbool Ali
v. Mr. Ishtiag Ahmad vi. Mr. Aziz-ul-Haque vii.Muhammad Irfan Ali
- To consider any other business with the permission of the Chair.
By order of the Board
Muhammad Hanif German Company Secretary
Karachi: December 9, 2025
Notes:
- a. The share transfer books of the company will remain closed from December 26, 2025 to January 02, 2026 (both days inclusive). Transfers received in order at the share registrar office M/s. BMF Consultants Pakistan (Private) Limited, Located at Anum Estate Building, Room No.310 & 311,3rd Floor,49, Darul Aman Society, Main Shahrah-e-Faisal, adjacent to Baloch Colony Bridge, Karachi, Pakistan.
- b. A member entitled to attend and vote at this meeting may appoint another member as his/her proxy to attend the meeting and vote for his/her behalf. proxies in order to be effective must be received at the Shares Registrar Office duly stamped and signed not less than 48 hours (Working days only) before the time of holding of the meeting. CDC Account Holder will further have to follow the guidelines as laid down in Circular 1 dated January 26,2000 issued by Securities and Exchange commission of Pakistan for attending the meeting and appointment of proxies.
- c. members are requested to promptly communicate the change in their addresses, if any, to the Company's share registrar.
A YOUSUF DEWAN COMPANY
DEWAN AUTOMOTIVE ENGINEERING LIMITED Registered Office: Dewan Centre, 3-A, Lalazar Beach Hotel, Road, Karachi - 74000 Pakistan Fax +92 21 35630860 | UAN +92 21 111 364 111
d. Video Conference Facility:
Pursuant to the provisions of the Companies Act, 2017, member can avail video conference facility to participate in this Extra Ordinary General Meeting provided that the company receives consent from the members holding in aggregate 10% or more shareholding, residing in a city, at least seven (7) days prior to the date of meeting. Subject to the fulfillment of the above conditions, members shall be informed of the venue along with complete information necessary to access the facility. Format of request form has been placed on the Company's website.
e. Attendance through Zoom:
The members may attend the EOGM online through ZOOM, by following the below guidelines:
- (i) The member shall get himself/herself registered by sending his/her request to the Company at e-mail ID [email protected] as per Standard Request Form website Company's the available $on$ (http://www.yousufdewan.com/DAEL/index.html or can send his/her request to the Company Secretary at Dewan Centre, 3-A Lalazar Beach Hotel Road Karachi along with a legible copy of CNIC not later than December 31, 2025.
- (ii) Zoom link shall be sent by the Company only on email ID or Mobile/WhatsApp Number mentioned in Standard request Form.
f. Deposit of physical Shares into CDC Account;
As per section 72 of the Companies Act, 2017 every existing company shall be required to replace its physical shares with book-entry form in a manner as may be specified and from the date notified by the commission, within a period not exceeding four years from the commencement of the Act i.e., May 30,2017.
The physical Shareholders having physical shareholding are encouraged to open CDC Investor Account with CDC or CDC Sub-Account with any of the brokers to place their physical shares into Script less form.
g. E-Voting Procedure
- (a) Details of the e-voting facility will be shared through an email with those members of the Company who have their valid CNIC numbers, cell numbers, and email addresses available in the register of members of the Company within due course.
- (b) The web address, login details, will be communicated to members via email.
- (c) Identity of the members indenting to case vote through E-voting shall be authenticated through authenticated login.
- (d) E-Voting lines will start from December 26, 2025 at 10 a.m. and shall close on January 01, 2026 at 5 p.m. Members can cast their votes any time in the period.
A YOUSUF DEWAN COMPANY
DEWAN AUTOMOTIVE ENGINEERING LIMITED
Registered Office: Dewan Centre, 3-A, Lalazar Beach Hotel, Road, Karachi - 74000 Pakistan Fax +92 21 35630860 | UAN +92 21 111 364 111
Procedure for Voting Through Postal Ballot h.
For voting through Postal Ballot members may exercise their right to vote as per provisions of the Companies (Postal Ballot) Regulations, 2018 subject to the requirement of Section 143 and 144 of the Companies Act, 2017. Further details in this regard will be communicated to the shareholders within the legal time frame as stipulated under these said Regulations, if required.
The members shall ensure that duly filed and signed ballot paper along with copy of CNIC should reach the Chairman of the meeting through post on the Company's Registered office or email at [email protected] one day before the Extra Ordinary General Meeting i.e., January 1, 2026 during the working hours. The signature on the ballot paper shall match with the signature on CNIC or Company records.
i. Appointment of Scrutinizer.
In accordance with the regulation 11 of the Companies (Postal Ballot) regulation, 2018 (the Regulation), the Board of Directors of the Company has appointed M/s.Faruq Ali & Co. Chartered Accountants, a QCR rated audit firm, to act as scrutinizer of the Company for election of directors in the meeting and to undertake other responsibilities as defined in regulation 11A of the Regulation.
j. Particulars of Physical Shareholders:
According to section 119 of the Companies Act, 2017 and Regulation 19 of the Companies (General Provisions and Forms) Regulations, 2018, all physical Shareholders are advised to provide their mandatory information such as CNIC number, address, email address, contact mobile/telephone number, International Bank Account Number (IBAN), etc. to Company's Share Registrar at their address M/s. BMF Consultants Pakistan (Private) Limited, Located at Anum Estate Building, Room No. 310 & 311, 3rd Floor, 49, Darul Aman Society, Main Shahrah-e-Faisal, adjacent to Baloch Colony Bridge, Karachi, email ([email protected]) immediately to avoid any non-compliance of law or any inconvenience in future.
k. Updating of Particulars:
The Shareholders are requested to promptly notify change in their address, if any, to the Company's Share Registrar. In case of corporate entity, the shareholders are requested to promptly notify change in their particulars of their authorized representative, if applicable.
Restriction on Distribution of Gifts: $\mathbf{1}$
In accordance with the directive issued by the SECP Vide SRO 452 (1)/2025 dated 17th March 2025 the Company would like to inform all the shareholders that no gifts will be distributed at the EOGM.
A YOUSUF DEWAN COMPANY
DEWAN AUTOMOTIVE ENGINEERING LIMITED Registered Office: Dewan Centre, 3-A, Lalazar Beach Hotel, Road, Karachi - 74000 Pakistan Fax +92 21 356308601 UAN +92 21 111 364 111
NOTICE OF EXTRA ORDINARY GENERAL MEETING NOTICE IS HEREBY GIVEN that the Extra Ordinary General Meeting of
Dewan Automotive Engineering Limited ("DAEL" or "the Company") will be
held on Friday, January 02, 2026, at 11:00 a.m. at Dewan Cement Limited
Factory Site, $\frac{1}{2}$
- For confirm the minutes of the preceding Annual General Meeting of the
Company held on Monday, October 27, 2025; - To elect Seven Directors on the Board of Directors of the Company, pursuant to
the provisions of Sectio - v. Mr. Ishtiaq Ahmad
vi. Mr. Aziz-ul-Haque
vii. Muhammad Irfan Ali - Mr. Waseen-ur-riaque Ansart
Mr. Abdul Basit
Mr. Mehmood-Hassan Asghar
Syed Maqbool Ali $\dddot{n}$ -
iii. iv.
-
To consider any other business with the permission of the Chair.
By order of the Board
Muhammad Hanif German Company Secretary
Karachi: December 09, 2025
NOTES:
- The share transfer books of the company will remain closed from December 26, The share transfer books of the company will remain closed from December 26, 2025 to January 02, 2026 (both days inclusive). Transfers received i Karachi, Pakistan,
-
Karachi, Pakistan.
A member entitled to attend and vote at this meeting may appoint another
member as his/her proxy to attend the meeting and vote for his/her behalf.
mroxies in order to be effective must be received at th -
$c)$ $\overline{d}$
- commission of Pakistan for attending the meeting and appointment of
proxis.
The process of any, to the Company's share registrar.
Members are requested to promptly communicate the change in their addresses,
if any, to t - Company's website.
e) Attendance through Zoom:
The members may attend the EOGM online through ZOOM, by following the below guidelines: - Tow guidelines.
The member shall get himself/herself registered by sending his/her request
to the Company at e-mail ID [email protected] as per Standard
to equest Form available on the Company's website
(http://www $i)$ - December 31, 2025.
Zoom link shall be sent by the Company only on email ID or
Mobile/WhatsApp Number mentioned in Standard request Form. ii) -
Moone whatsApp Number mentioned in Standard request rorm.
(1) Deposit of physical Shares into CDC Account;
As per section 72 of the Companies Act, 2017 every existing company shall be
required to replace its physical sh -
(a) Devoting Procedure
a) Details of the c-voting facility will be shared through an email with those
members of the Company who have their valid CNIC numbers, cell
numbers, and email addresses available in the registe
period.
h) Procedure for Voting Through Postal Ballot
For voting through Postal Ballot
For voting through Postal Ballot
For voting through Postal Ballot
periodic periodic periodic serves in the companies (Postal Ball
$\ddot{a}$
on CNIC or Company records.
Appointment of Scruttinizer.
In accordance with the regulation 11 of the Companies (Postal Ballot)
In accordance with the regulation), the Board of Directors of the Company has
appointed M/s Regulation
Regulation.
(i) Particulars of Physical Shareholders:
According to section 119 of the Companies Act, 2017 and Regulation 19 of the Companies (General Provisions and Forms) Regulations, 2018, all physical Shareholders ar
K) Updating of Particulars:
The Shareholders are equested to promptly notify change in their address, if
$\frac{1}{2}$ any, to the Company's Share Registrar. In case of corporate entity, the
shareholders are requested to p
EVD BEWAN AUTOMOTIVE ENGINEERING LIMITED
@dailytimes.com.pk Daily Times Tuesday, December 9, 2025 SECO/DailyTimesPa
D dailytimes.com.pk
Your Right to Know
0 /DailyTimesPak
Jamadi-us-Sani 17, 1447
December 9, 2025
TUESDAY
Introduction definition
ES RES $\overline{\mathfrak{g}}$
- 天の一口PEQのSite elements
indh
MOID.
DUID
led by Sha
heed Salmaan Haseer
Rs 40.00 Vol XX No 1006 12 Pages
Karachi Edition
on trade, investment
for key talks
ent il
្ទ្
| ديوان آثو موٹیو انجینئرنگ لمیٹڈ |
|---|
| متعمولی اجلاس عام |
| بذاكر علع كياحاتات كه ويوان آخو موثيوالجينز تك لميتذ ( ذكى اسه الى امل يا مينى ) كاليك غير معمولى اجلاس عام جمعه 02 جنورى |
| 2026 كون 11:00 يكوديوان بيون يليند فيكفرى سائف والعج ويبدؤ هندو، وهايتي شلع طيركرا حجا، بإكستان من مندرجه ذعل امور کی انجام دین کے لئے منعقد کیاجائے گا۔ اجلاس کا آغاز تلاوت کلام پاک سے کیاجاتگا۔ |
| ممورى امور المباركة الأحد المتعددة 1245 04 36 36 445 548 |
| مینی کے سالانہ اعلاس عام منعقدہ 27 27 کتابر2025 مرکز کارروائی کی توثیق۔ مناسب كمينيزا يكث مجريه 2017 وكى دفعه 159 (ايكث) كے قت بورڈ آف ڈائريكم ز كے سات ڈائريكم ز كااتفا كے لرنا۔ |
| سكدوش بوف وال الذائر يكزوحب ذيل بين- |
| جناب ويم المخ الضارى صاحب جناب اشتياق احمدصاحب $\mathfrak{g}$ $\mathbf{v}$ |
| جناب عبدالباسط صاحب جناب الزيزالق صاحب (ii (vi جناب محودالحسن اصفرصاحب جناب محمره فان كلى صاحب (iii) (vii |
| جناب سيد مقبول على صاحب (iv |
| Francy چرمین کی اجازت سے دیگرامور کی انجام دی۔ 1/2 UNIO CIAN |
| USAR STORM 30 WE CHEFT $JZ = kZ$ |
| JPU In Sub for D ل الاستخابكروى $2025, 5.09$ the God |
| كېينى كى تصنع قىلى كى تىپ26 بىمبر2025 سے2022، بىرى 2026 تك ( بشمول دونوں دن ) بندر ميں كى يشيئر (a) |
| رجزار کے دفتر واقع میسرز کی ایم ایف کنسائنٹ پاکستان (پرائیویٹ) کمینڈ، واقع انٹم اسٹیٹ بلذنگ، کرہ نىبر310 در311، تىرى مىزل،49 دارلامان موساقى، مركزى شاهراه فيعل، نزدبلوچ كالونى بل، كراچى پاكستان |
| میں موصول ہونیوالی منتقلیاں اجلاس میں شرکت اور رائے دی کیلئے بروقت بھی جا تین گی۔ |
| اجلاس بذائين شركت اوردائ دى كا الى عميرا فى جانب سے شركت أوردائے دبكى سليح دوسرے ميركوا بنا يا كى مقرر (b) كرسلاب عمل براكن فارم اجلاس كے افعقاد كے وقت تے 48 تھنا كى بائى كے شعر رجز اردس مى بى تق كرانا وگا۔ |
| ى ذى ى تعلم يافتكان كواجلاس من تركت اور بدا كبيول كى تعينانى كيليح سكور فيزا بينها بشيخ كيش آف يا كتان كى |
| طرف سے مورثہ 26 جوری 2000 کوجاری کردہ کر اسیماری کی مندرجدز کی ہدایات پر کل درآمد کرنا وگا۔ ارالین سےدرخواست ہے کہ پتہ میں کی تم کی تبدیل سے فوری طور پر مینی کے شیئر رجسٹ ارکو مطلع کریں۔ $\overline{\text{c}}$ |
| ويذيوكا نفرنس كى بهولت (d) |
| کینیز انگریز 2017 کی دفعات کی قبیل میں اداکین غیر معمولی اجلاس عام میں ویڈیو کانفونس کی سیولت کے ذریعے ثر کت کر سے ہیں بشرطیکہ 10فیصد یا زائد تصعیں رکھنے اور شیئر دالے اراکین اجلاس کی تاریخ ہے کہے |
| كم 7 روز عمل ابنى رضا مندى فراہم كريں گے۔ ندگور وبالاشراحلا كى تعيين سے ميں محمدت ميں قدام مقدونات اور جگہ کے بارے میں آگاہ کیاجائے گاہورخواست کا فارم میں کی دیپ مائٹ پرومتیاب ہے۔ استعمال استعمال کے مطابق |
| زوابيل بشن كذريع اعلان شرم كت المست المست المست المست المست المست المست (e |
| اراكين درج ويل وليات برعلى درآء كر كے زويلے فير معمولى اجلاب عام ميں آن لائن تركت كر سكتے ہيں۔ (أ) الأكين 31 ومبر: 2025 سے لل كمبنى كى ويب سائٹ |
| http://www.yousufdewan.com/DAEL/index.html بردشاب معارى درخواست |
| فارم کے مطابق اپنی درخواست ای کیل [email protected] پریا دیوان سینتر، A-3-A الدزار على ودوكراجى من نبق يكرزى كمنام ما يخادر خواست ادسال كر ك خودر جنوكر سكتة من. |
| سمینی کی طرف سے معیاری درخواست فارم پردرج ای میل آئی ڈی یا موبائل اوالس ایپ نمبر پرزوم کا لنگ بھیجا (ii) |
| ى ذى قائلات من فريكل شعر دى معلى |
| كمينيزا يكسنة 2011 كى دفعه 72 كے تحت تمام برلسلا ليني كيليے مرورى بے كدوه كيلين كى طرف سے جارى كروه و شكيش |
| كى تاريخ ودكتينزا يك 2017 كے آغاز يعنى 30 مئى 2017 سے جارسال كے اندر فيزيكل سر شكيليس كو بك انٹرى فارم ين على كريں۔ |
| فیزیکل تقسمی رکھنے والے تقسمی یافتگان اپنے فیزیکل مرتبقینس کو سکر پیٹ کیس فارم تن فتقل کرنے کیلئے کمی بھی ہی ڈی پی یا می ڈی می ڈیل اکاڈنٹ کے ساتھ پی ڈی پی انولیئر اکاؤنٹ کھول کے ہیں۔ |
| (g) الى ووغل كاطريقة كار |
| a) انی دونک کی تغییلات کپنی کے ان اراکین کوائی کمل کے ذریعے ارسال کی جا میں گی جن کے متفدشاخی کارڈ تمرز، فون مجرز اورای تیل ایڈریسر کیلئ کے اداکین کے رجز ڈیم دمتیاب ہوں گے۔ |
| اداکین کوائ میل کے ذریعے دیب ایڈریس، لاگ ان کی تفصیلات ارسال کی جا میں گی۔ |
| ای دوننگ کے ذریعے ووٹ ڈالنے کا ارادہ وسکتے دالے اراکین کی شناخت تعدیق لاگ ان کے ذریعے کی جائے |
| الى دونك لائنز كا آغاز26 بين 2025 سے محترف بن مول اور 10 جورى، 2026 كى شام ياتج بے |
| بند بول کی۔اراکین اس مت کے دوران اپنادوٹ ڈال سکتے ہیں۔ |
| بذريعه يلث ووننك كيلية اراكين يكينز (يوش بيلث) ريكوليشر 2018 كى دفعات كے مطابق اپنا حق رائح راستعمال |
| كرسيخ بن جينيزا بك 2017 كے ميشن 143، 144 كے تقصوں سے مشروط ہے۔ مذکورہ ریکھیشز کے تحت يتعلين قانوني ثائم فريم كے اندرا كر ضرورت محسوس ہونی تو مو يونضيلات ادا کين كوارسال كى جا ميں گی۔ |
| ادالين السابات كوثيل ماس كسكر بالضابط خور يود مخط شده وليث يحيد معه شناخى كارذكى كل چيز مين كولينى كەرجىز ذ |
| پینہ بات [email protected] پرای کیل کے ذریعے غیر معمولی اجلاب عام کے انتقاد کے دن يحقى10 جورى 2026 ت تل كاروبارايام كے دوران ارسال كيے جا جي گے۔ ليك پيھي پروتخط شاحتى كارڈيا |
| في كاروز بروروستطامح وسنة جاب |
| مردنا زركي تقررى: كينيز (يوسل بيك ) ريكوليشو، 2018 كے ضابطہ11 كے مطابق كيلئ كيورڈ آف ڈائريكشرز نے ميسرز فاروق على |
| ابند کمینی، جارفرڈ اکاؤمنٹس جوایک کیوی آرریلڈ آڈٹ فرم ہے،کواجلاس میں ڈائر کیشرز کے اتحاب اور ریگولیشن کے |
| ضاحط 11A کے تحت دیگر ذمدداریاں ادا کرنے کے لئے میتی کا سکرونیا کرد مقرر کیا ہے۔ فريكل فيتر بولذرز كى تضيلات: |
| كينيزا يك ،2017 كى دفعة 11 اور يكينز جزل روويز زايند فارس كك كيشوه 2018 كے مطابقة 19 سكر علاج |
| قيام فزيكل شيئر بولڈرز كو جانت كى جاتى ہے كہ وہ اپنى لازى معلومات بيسے كہ قوى شاخى كارڈ نمبر، پة، اي كيل ایاریس و موبائل انیکی فون نیمر،انٹریشل ہیک اکا دُنٹ نمبر ( آنی پی) کے ایک اوغیر دفوری طور پر کمیٹی کے شیئر رجنرار کو |
| $-12612$ شيئر وجزار كابعة بيسرزني ايم الف للسكتينس بإكتان (برائين بن) لمعيند، أثم الخيث بلذتك، كرونبر 310 اور |
| 311، تيرى مزل 49، دارالامان سوسائى، مركزى شاهراه فيعل منزوبلوچ كالونى، كما چى اى كيل: |
| ([email protected]) بیمعلومات بردقت فراہم نہ کرنے کی صورت میں |
| قانونی تقاضوں کی عدم تیل یا تعقبل میں کی جنواری کا ساحنا کرتا پڑ کتا ہے كالف كي تبد مل ( |
| صعن بافتكان ت درخواست ب كما ين رجم ذذاك كے ليے ميں كى تبد بى كے متعلق مينى كے شعر رجم اركار دبار كل |
| ادارے کی صورت میں شیئر ہولڈرز سے درخواست ہے کہ اپنے مجازئما محدے کو بین کو ان کو یا کے الف میں کسی تبدیل سے تحقیق علی کریں،اگر قابل اطلاق ہو۔ |
| تحائف کی کیسم پریابندی |
| الیں الی سی ٹی کی طرف سے جاری کردہ دیا ہے۔ SRO 452(1)/2025 کے مطابق 2025 کے مطابق لينى تنام تيئر بولذرز كومطلع كرناجا بتى ہے كہ غير معمولى اجلاس عام ميں كوكى تحالف تقسيم نيور |
| YOUSUF DEWAN COMPANY WAN AUTOMOTIVE ENGINEERING LIMITED |