DEME Group NV

AGM Information • Apr 12, 2024

GEWONE ALGEMENE VERGADERING 2024

De raad van bestuur nodigt de aandeelhouders uit om deel te nemen aan de gewone algemene vergadering die wordt gehouden op woensdag 15 mei 2024 om 14.00 uur in de Royal Yacht Club Belgium te Thonetlaan 133, 2050 Antwerpen. De aandeelhouders zijn welkom vanaf 13.00 uur teneinde de formaliteiten inzake deelneming aan de vergadering vlot te laten verlopen.

AGENDA

• 1. Enkelvoudig jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 2. Geconsolideerd jaarverslag van de raad van bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 3. Verslagen van de commissaris over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023
• 4. Goedkeuring van de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekening dividend betaalbaarstelling

Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekening over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023, met inbegrip van de goedkeuring van een bruto dividend van 2,1 euro per aandeel.

5. Kwijting aan de bestuurders

Voorstel tot besluit: Verlening van kwijting aan de bestuurders voor de vervulling van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

6. Kwijting aan de commissaris

Voorstel tot besluit: Verlening van kwijting aan de commissaris voor de vervulling van zijn mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

7. Ontslag bestuurder en benoeming nieuwe bestuurders

Kennisname van het vrijwillig ontslag van mevrouw Kerstin Konradsson als onafhankelijk bestuurder.

7.1 Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de benoeming van mevrouw Marieke Schöningh1 als onafhankelijk bestuurder, voor een periode van vier (4) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2028, aangezien zij voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 2.3.4 van het corporate governance charter van de vennootschap.

7.2 Voorstel tot besluit: Goedkeuring van de benoeming van mevrouw Gaëlle Hotellier2 als onafhankelijk bestuurder, voor een periode van vier (4) jaar tot aan de sluiting van de gewone algemene vergadering van 2028, aangezien zij voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria vermeld in artikel 2.3.4 van het corporate governance charter van de vennootschap.

De bestuursmandaten van mevrouw Marieke Schöningh en mevrouw Gaëlle Hotellier zullen op dezelfde manier worden vergoed als dat van de andere leden van de raad van bestuur, in overeenstemming met de beslissing genomen door de buitengewone algemene vergadering van 29 juni 2022.

8. Assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie

Voorstel tot besluit: In afwachting van en onder voorbehoud van de aankomende omzetting van Richtlijn (EU) 2022/2464 van het Europees Parlement en de Raad van 14 december 2022 tot wijziging van Verordening (EU) nr. 537/2014, Richtlijn 2004/109/EG, Richtlijn 2006/43/EG en Richtlijn 2013/34/EU, met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen (CSRD) in Belgisch recht, goedkeuring van het voorstel om de commissaris te belasten met de opdracht betreffende de assurance over de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie voor een termijn die gelijk zal lopen met het huidige mandaat als commissaris van de jaarrekening, voor een jaarlijkse vergoeding die wordt geraamd tussen 200.000 euro en 240.000 euro op basis van het huidige voorstel van wetgeving, een lopende readiness assessment oefening met betrekking tot ESG en de ramingen van de EFRAG. De definitieve remuneratie zal afhankelijk zijn van het finaliseren van de eerste twee punten, waarbij de commissaris zich ertoe verbindt om alleen de werkelijke kosten van de ESG-audit door te rekenen, ook indien het goedgekeurde budget hoger ligt.

9. Remuneratieverslag

Voorstel tot besluit: Instemming met het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023. Deze stemming is adviserend. De vennootschap legt desgevallend in het volgende remuneratieverslag uit op welke wijze rekening werd gehouden met de stemming van de algemene vergadering.

PRAKTISCHE RICHTLIJNEN

Aan welke voorwaarden moet u voldoen om aan de algemene vergadering deel te nemen en te stemmen

Enkel personen die op 1 mei 2024 (om 24u, Belgische tijd) aandeelhouder zijn, mogen deelnemen aan de stemming op de algemene vergadering.

Bent u houder van aandelen op naam?

U dient op 1 mei 2024 (om 24u, Belgische tijd) ingeschreven te zijn in het aandelenregister van de vennootschap voor minimaal het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen aan de algemene vergadering.

U dient uiterlijk op 9 mei 2024 (om 24u, Belgische tijd) uw deelname te bevestigen met vermelding van het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen. Deze bevestiging dient te gebeuren door indiening van een volmacht of door schriftelijk (per e-mail of post) aan ons te bevestigen dat u aan de fysieke vergadering wenst deel te nemen.

Bent u houder van gedematerialiseerde aandelen?

De aandelen waarmee u wenst deel te nemen aan de algemene vergadering dienen op 1 mei 2024 (om 24u, Belgische tijd) op uw effectenrekening te zijn geboekt. Vraag aan uw financiële instelling (bank, erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling) om:

• (a) een attest af te leveren met vermelding van het aantal aandelen dat u op 1 mei 2024 (om 24u, Belgische tijd) bezat en waarmee u wenst deel te nemen; en
• (b) dit attest ten laatste op 9 mei 2024 aan ons te bezorgen via het e-mailadres: AV2024@deme-group.com.

1 De CV van mevrouw Marieke Schöningh is beschikbaar op de website www.deme-group.com/bestuur 2 De CV van mevrouw Gaëlle Hotellier is beschikbaar op de website www.deme-group.com/bestuur

Uiterlijk op 9 mei 2024 (om 24u, Belgische tijd) dient u uw deelname te bevestigen met vermelding van het aantal aandelen waarmee u wenst deel te nemen. Deze bevestiging dient te gebeuren door indiening van een volmacht of door schriftelijk (per e-mail of post) aan ons te bevestigen dat u aan de fysieke vergadering wenst deel te nemen. U kan uw financiële instelling vragen om gelijktijdig met de registratieformaliteiten ook uw volmacht over te maken of de bevestiging van uw deelname aan de fysieke vergadering te melden aan ABN AMRO via https://corporatebroking.abnamro.com/intermediary.

Hoe kan u deelnemen aan de algemene vergadering?

Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, kan u ofwel persoonlijk deelnemen aan en stemmen op de fysieke vergadering, ofwel kan u zich laten vertegenwoordigen door een volmachthouder zoals hieronder toegelicht.

Iedere natuurlijke persoon die als aandeelhouder, volmachthouder of orgaan van een rechtspersoon deelneemt aan de vergadering dient zijn of haar identiteit te kunnen bewijzen. De vertegenwoordigers van rechtspersonen dienen tevens hun hoedanigheid van organieke vertegenwoordiger of bijzondere volmachthouder te kunnen aantonen. Als alternatief kan u vanaf 1 mei 2024 (24u, Belgische tijd) uw deelname ook elektronisch aanmelden via http://www.abnamro.com/evoting.

Wenst u zich op de algemene vergadering te laten vertegenwoordigen?

Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, mag u zich op de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door één volmachthouder. U dient hiervoor gebruik te maken van het volmachtformulier op onze website. U kan dit formulier ook steeds bij ons opvragen. Dit formulier doet tevens dienst als deelnamebevestiging. U moet ons uw ondertekende volmacht per e-mail of post bezorgen. Wij dienen uw volmacht uiterlijk op 9 mei 2024 te ontvangen. Als alternatief kan u vanaf 1 mei 2024 (24u, Belgische tijd) uw volmacht ook elektronisch invullen en bezorgen via http://www.abnamro.com/evoting.

Aan welke voorwaarden moet u voldoen om een onderwerp op de agenda te plaatsen?

Indien u, alleen of samen met andere aandeelhouders, minstens 3% bezit van het kapitaal van de vennootschap, kan u onder de voorwaarden voorzien in artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, onderwerpen op de agenda laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot de op de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen. U moet ons uw verzoek schriftelijk (per e-mail of post) overmaken. Naargelang het geval, voegt u er de tekst van de te behandelen onderwerpen en de bijhorende voorstellen tot besluit bij, of van de tekst van de op de agenda te plaatsen voorstellen tot besluit. Wij moeten uw verzoek uiterlijk op 23 april 2024 ontvangen. Vergeet niet om een post- of e-mailadres te vermelden zodat wij u de goede ontvangst van uw verzoek kunnen bevestigen.

Desgevallend zullen wij uiterlijk op 30 april 2024 een aangevulde agenda en volmachtformulier bekendmaken (op onze website, in het Belgisch Staatsblad en in de financiële pers).

De toegevoegde onderwerpen en voorstellen tot besluit zullen slechts besproken worden tijdens de algemene vergadering indien de aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van de vennootschap bezitten, de voormelde toelatingsformaliteiten hebben nageleefd.

Wenst u een vraag te stellen?

U kan naar aanleiding van de algemene vergadering uitsluitend vragen stellen aan de bestuurders en de commissaris met betrekking tot hun verslag of tot de agendapunten. Indien u voldoet aan de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden, zullen uw vragen worden beantwoord voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet van die aard is dat ze de vennootschap schade kan berokkenen of in strijd is met de door de vennootschap, haar bestuurders of commissaris aangegane vertrouwelijkheidsverbintenissen.

Vragen kunnen voorafgaand schriftelijk worden ingediend of kunnen tijdens de vergadering worden gesteld.

Wij moeten uw schriftelijke vragen (per e-mail of post) uiterlijk op 9 mei 2024 ontvangen, doch bevelen u aan eventuele vragen ruimschoots voordien aan ons te bezorgen.

Wenst u bevestiging van de registratie en telling van uw stem?

Indien u in persoon of via volmacht hebt gestemd op de algemene vergadering, kan u na de vergadering een verzoek aan ons richten om bevestiging te krijgen dat uw stem op geldige wijze is geregistreerd en geteld. Dat verzoek moet ten hoogste drie maanden na de datum van de stemming worden ingediend.

Alle relevante informatie met betrekking tot deze algemene vergadering is beschikbaar op de website https://www.deme-group.com/bestuur.

Hoe kan u ons contacteren?

Voor verzending van formulieren en schriftelijke verzoeken of praktische vragen:

• via e-mail: AV2024@deme-group.com (bij voorkeur);

• per post: Scheldedijk 30, 2070 Zwijndrecht (ter attentie van de heer Carl Vanden Bussche); • per telefoon: +32 (0)3 250 52 11.

DEME Group NV is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders, vertegenwoordigers en volmachthouders ontvangt in het kader van de algemene vergadering overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming.

De raad van bestuur dankt u bij voorbaat voor uw medewerking - 12 april 2024.

DEME Group NV – Scheldedijk 30, 2070 Zwijndrecht – BTW BE 0787.729.347 – RPR Antwerpen, Afdeling Antwerpen