Pre-Annual General Meeting Information • May 26, 2023
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Cyviz AS, org.nr. 965 451 129 ("Selskapet"), den 1. juni 2023 kl. 09:00. Generalforsamlingen avholdes virtuelt via Microsoft Teams.
Fullmakt må være mottatt innen 31. mai 2023 kl. 09:00. Fullmaktsskjema er vedlagt innkallingen som Vedlegg 1.
Alle relevante dokumenter knyttet til punktene som skal behandles på dagsordenen, inkludert Selskapets årsregnskap for 2022 og styrets årsberetning, vil gjøres tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder Rune Syversen og registrering av antall representerte aksjer.
1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne protokollen
Styret foreslår at advokat Ole-Andreas Refsnes velges som møteleder.
Årsregnskapet, styrets årsberetning og revisjonsberetningen for 2022 er tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Årsregnskapet og styrets årsberetning for 2022 for Cyviz AS og for konsernet godkjennes. Det skal ikke utbetales utbytte for regnskapsåret 2022.
Til aksjonærene i Cyviz AS To the shareholders of Cyviz AS
Notice is hereby served that the annual general meeting of Cyviz AS, org. no 965 451 129 (the "Company") will be held on 1 June 2023 at 09:00. The meeting will be held virtually via Microsoft Teams.
Power of attorney must be received by 31 May 2023 at 09:00. Proxy form is attached to the notice as Appendix 1.
All relevant documents related to the items to be considered on the agenda, including the Company's annual accounts for the year 2022 and the directors' report, will be made available on the Company's website www.cyviz.com.
Opening of the meeting by the chairman of the board Rune Syversen and registration of the number of shares represented.
1. Election of a chairperson and a person to co-sign the minutes
The Board of Directors proposes that the general meeting elects attorney Ole-Andreas Refsnes to chair the meeting.
The annual financial statements, the directors' report and the auditor's report for 2022 are available at the Company's website www.cyviz.com.
The annual accounts and the directors' report for 2022 for Cyviz AS and the group are approved. No dividend is declared for the financial year 2022.

Rune Syversen, Patrick H. Kartevoll, Thomas Wrede-Holm og Ingeborg Molden Hegstad gjenvelges som medlemmer av Selskapets styre for en periode på to år. Styremedlemmene velges separat.
Valgkomiteens innstilling er vedlagt som Vedlegg 3.
Selskapet beregner honorar til styrets medlemmer basert på regnskapsår.
Godtgjørelse til styret skal være følgende i perioden fra 1. januar frem til 31. desember 2023:
Godtgjørelse til styremedlemmer som fratrer eller tiltrer i perioden skal avkortes forholdsmessig.
Valgkomiteens innstilling er vedlagt som Vedlegg 3.
Det refereres til note 4 i årsregnskapet. Godtgjørelsen til Selskapets revisor i 2022 for lovpålagt revisjon av Selskapet og konsernet skal godkjennes etter regning.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
Rune Syversen, Patrick H. Kartevoll, Thomas Wrede-Holm and Ingeborg Molden Hegstad are re-elected as members of the Company's board of directors for a period of two years. The Board members are separately elected.
Etter dette består styret av følgende medlemmer: Following the resolution, the board of directors will consist of the following members:
The nomination committee's recommendation is attached as Appendix 3.
The Company calculates board remuneration based on financial years.
Remuneration to the board members for the period from 1 January to and including 31 December 2023:
Godtgjørelse til styret for regnskapsåret 2022: Remuneration to the board for the financial year 2022:
Remuneration to board members who resign or become member of the board in the period shall be proportionally reduced.
The nomination committee's recommendation is attached as Appendix 3.
Reference is made to note 4 in the annual financial statements. In 2022, the remuneration of the Company's and the Group auditor for the statutory audit of the Company shall be paid in accordance with invoice.
Revisors godtgjørelse godkjennes etter regning. The auditor's remuneration shall be paid in accordance with invoice.

Valgkomiteen består av følgende medlemmer:
Følgende medlemmer av valgkomiteen foreslås valgt generalforsamlingen for en periode på to år:
Honorar for valgkomitéens medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling 2023 til ordinær generalforsamling 2024 skal fastsettes av generalforsamlingen.
Honorar til valgkomitéen i perioden fra ordinær generalforsamling 2022 til ordinær generalforsamling 2023:
Deltakelse på generalforsamling, enten fysisk eller ved fullmakt, må registreres innen 31. mai 2023, kl 09.00. Deltakelse kan registreres ved å fylle ut og sende inn vedlagte påmeldings- eller fullmaktsskjema til [email protected]. Vennligst se vedlagte påmeldings- og registreringsskjema for ytterligere informasjon.
Cyviz AS er et norsk aksjeselskap stiftet regulert v norsk rett, herunder aksjeloven. Selskapet har, på dato for denne innkallingen, utstedt 12 885 597 aksjer. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen, men det kan ikke utøves stemmerett for aksjer som tilhører Selskapet.
Aksjonærer har rett til å delta på generalforsamlingen enten fysisk eller ved fullmakt. Selskapet oppfordrer
The nomination committee presently has the following members:
The nomination committee proposes election of the following members for a period of two years:
Remuneration to the members of the nomination committee for the period from the annual general meeting 2023 to the annual general meeting 2024 shall be determined by the annual general meeting.
The remuneration to the nomination committee in the period from the annual general meeting 2022 to the annual general meeting 2023:
Valgkomiteens innstilling er vedlagt som Vedlegg 3. The nomination committee's recommendation is attached as Appendix 3.
Attendance at the general meeting, either in person or by proxy, must be registered within 31 May 2023 at 09:00 CEST. Attendance can be registered by completing and submitting the attached registration or proxy form to IR email: [email protected]. Please refer to the attached forms for further instructions.
Cyviz AS is a Norwegian private limited liability company governed by Norwegian law, including the Norwegian Limited Liability Companies Act. The Company has, as of the date of this Notice, issued 12,885,597 shares. Each share carries one vote. All shares have equal rights. The Company has, as of the date of this Notice, no own shares.
Shareholders are entitled to attend the general meeting, either in person or by proxy. The Company
aksjonærer til å sende inn fullmakt med eller uten stemmeinstruksjoner. Den enkelte aksjonærer kan kreve å delta på generalforsamlingen elektronisk. Aksjonærer som ønsker å delta elektronisk må gi Selskapet beskjed om dette ved å sende epost til [email protected] senest 31. mai 2023 kl 09.00. Praktisk informasjon om slik deltakelse vil gis til de som dette angår i forkant av generalforsamlingen.
Aksjonær har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier og som er registrert i verdipapirsentralen Euronext VPS ("VPS") på tidspunktet for den ekstraordinære generalforsamlingen. Dersom en aksjonær har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for den ekstraordinære generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de overførte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt i VPS og blir godtgjort før den ekstraordinære generalforsamlingen. Videre, dersom aksjer er registrert i VPS gjennom en forvalter, og den reelle aksjeeieren ønsker å delta i generalforsamlingen, personlig eller ved fullmakt, må den reelle aksjeeieren overføre aksjene til en VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen.
Aksjeeierne har talerett på generalforsamlingen, og har i tillegg rett til å ta med én rådgiver og gi denne talerett. Videre har aksjonærer rett til å kreve opplysninger av styrets medlemmer og administrerende direktør om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjonærer har også rett til å få fremsette alternativer til styrets forslag under de saker generalforsamlingen skal behandle.
Denne innkallingen med vedlegg er tilgjengelig på Selskapets internettside www.cyviz.com.
I tråd med vedtektene § 10 sendes ikke vedleggene til innkallingen med post til aksjonærene. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan still encourages shareholders to submit proxies with or without voting instructions in advance of the general meeting, as further described below. The individual shareholder may demand to participate electronically. Shareholders who wish to participate electronically must notify the Company of this by email to [email protected] no later than 31 May 2023 at 09:00. Practical information for such participation will be provided to those it concerns before the general meeting.
A shareholder is entitled to vote according to the number of shares owned and registered with the Norwegian Central Securities Depository Euronext VPS ("VPS") at the date of the Extraordinary General Meeting. If a shareholder has acquired shares that are not registered in VPS at the time of the Extraordinary General Meeting, the voting rights for the transferred shares may only be exercised if the transfer has been reported to VPS and is proven prior to the Extraordinary General Meeting. Further, if the shares are held through a nominee, and the beneficial owner wishes to attend the general meeting, whether in person or by proxy, the beneficial owner must transfer the shares to a VPS account in the name of the beneficial owner prior to the date of the general meeting.
The shareholders are entitled to speak at the general meeting and to be accompanied by an advisor at the general meeting and to give such advisor the right to speak. Further, shareholders are entitled to require information from the members of the board of directors and the chief executive officer about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and directors' report, (ii) items which have been presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial position, including information about activities in other companies in which the Company participates and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Shareholders are also entitled to present alternatives to the board's proposals in respect of matters on the agenda at the general meeting.
This notice and the appendices are available on the Company's web pages www.cyviz.com-
In accordance with § 10 of the Company's articles of association, the appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to have the

henvendelse rettes til Selskapet på telefon: +47 986 44 846 eller ved å sende en forespørsel pr e-post til [email protected].
documents sent to him, such request can be addressed to the Company by way of telephone: +47 986 44 846 or by email to [email protected].
In case of any discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
| *** |
|---|
| Oslo, 23. mai 2023 / 23 May 2023 |
| ______ |
| Rune Syversen |
| Styrets leder / Chairman of the Board of Directors |
Vedlegg 1 – Fullmaktsskjema Appendix 1 – Proxy form Vedlegg 2 – Møteseddel Vedlegg 3 – Valgkomiteens innstilling
Appendix 2 – Attendance form Appendix 3 – The nomination committee's recommendation

| Som eier av | ___ aksjer | i Cyviz AS gir jeg/vi herved |
|---|---|---|
| styrets leder | ||
| ______ (sett inn navn) |
fullmakt til å representere og avgi stemmer for mine/våre aksjer på den elektronisk holdte ordinære generalforsamlingen i Cyviz AS den 01. juni 2023.
Dersom det ikke er krysset av for noen av alternativene ovenfor, vil fullmakten bli ansett gitt til styrets leder. Dersom fullmakt er gitt til styrets leder har denne adgang til å gi et annet medlem av styret eller ledelsen rett til å representere, og avgi stemme for, aksjene som fullmakten omfatter.
Dersom aksjonæren ønsker det og styrets leder er innsatt som fullmektig kan stemmeinstruksen nedenfor fylles inn og sendes selskapet. Det vil da bli avgitt stemme for aksjene i henhold til instruksen.
| Vedtak | Stemmer | Stemmer | Avstår fra å |
|---|---|---|---|
| for | mot | stemme | |
| Godkjennelse av innkallingen og dagsorden | |||
| Godkjenning av årsregnskap og styrets årsberetning | |||
| for Cyviz AS for 2022, herunder disponering av årets | |||
| resultat | |||
| Valg av styre | |||
| x Rune Syversen, gjenvelges som leder av |
|||
| Selskapets styre for en periode på to år. | |||
| Valg av styre | |||
| x Patrick H. Kartevoll gjenvelges som medlem |
|||
| av Selskapets styre for en periode på to år. Valg av styre |
|||
| x Ingeborg Molden Hegstad gjenvelges som |
|||
| medlem av Selskapets styre for en periode på to år. |
|||
| Valg av styre | |||
| x Thomas Wrede-Holm gjenvelges som |
|||
| medlem av Selskapets styre for en periode på | |||
| to år. | |||
| Fastsettelse av honorar til Styrets medlemmer | |||
| Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor | |||
| Valg av valgkomité | |||
| x Tor Malmo gjenvelges som leder av selskapets |
|||
| valgkomité for en periode på to år | |||
| Valg av valgkomité | |||
| x Anita Hansen gjenvelges som medlem av |
|||
| selskapets valgkomité for en periode på to år | |||
| Valg av valgkomité | |||
| x Andreas Akselsen velges som medlem av |
|||
| selskapets valgkomité for en periode på to år | |||
| Fastsettelse av honorar til medlemmene av Selskapets | |||
| valgkomité |

Dersom det er gitt stemmerettsinstruks gjelder følgende:
| Underskrift: | ______* |
|---|---|
| Navn: | ______(blokkbokstaver) |
| På vegne av aksjonær: | ______(blokkbokstaver) |
| Sted/dato: | ______ |
PROXY FORM As the owner of ____________ shares in Cyviz AS I/we hereby appoint the chairman of the board of directors
________________________ (insert name)
as my/our proxy to represent and vote for my/our shares at the electronically held ordinary general meeting of Cyviz AS to be held on 1 June 2023.
If none of the alternatives above has been ticked the chairman of the board will be considered appointed as proxy. If the chairman of the board has been appointed as proxy, the chairman of the board can appoint another member of the board or the management to represent and vote for the shares covered by the proxy.
If the shareholder so desires and the chairman of the board has been appointed as proxy, the voting instructions below can be filled in and returned to the Company. The shares will then be voted in accordance with the instructions.
| Resolution | Vote for | Vote | Abstain from |
|---|---|---|---|
| against | voting | ||
| Approval of the notice of meeting and agenda | |||
| Approval of the annual accounts and directors' report | |||
| of Cyviz AS for 2022, including allocation of the | |||
| result of the year | |||
| Election of chairman to the Company's board of | |||
| directors | |||
| x Rune Syversen, is re-elected as chairman of the |
|||
| Company's board of directors for a period of | |||
| two years. | |||
| Election of board members | |||
| x Patrick H. Kartevoll is re-elected as a member |
|||
| of the Company's board of directors for a period | |||
| of two years. | |||
| Election of board members | |||
| x Ingeborg Molden Hegstad is re-elected as a |
|||
| member of the Company's board of directors for | |||
| a period of two years. | |||
| Election of board members | |||
| Thomas Wrede-Holm is re-elected as a member x |
|||
| of the Company's board of directors for a period | |||
| of two years. | |||
| Determination of the remuneration of the members of | |||
| the board of directors | |||
| Approval of the remuneration to the Company's | |||
| auditor | |||
| Election of chairman to the Company's nomination | |||
| committee | |||
| Tor Malmo is re-elected as the nomination x |
|||
| committee's chairman | |||
| Election of nomination committee member | |||
| Anita Hansen is re-elected as member of the x |
|||
| nomination committee | |||
| Election of nomination committee member | |||
| Andreas Akselsen is elected as member of the x |
|||
| nomination committee | |||
| Determination of the remuneration of the members of | |||
| the Company's nomination committee |
Voting instructions:
If voting instructions are given the following applies:
| Signature: ______* |
|
|---|---|
| Name: | ______(block letters) |
| On behalf of shareholder: ______(block letters) | |
| Place/date: ______ |
* If the proxy is given on behalf of a company or other legal entity, relevant evidence of authority must be attached to evidence that the person signing the proxy form is properly authorized.

Undertegnede vil møte elektronisk på ordinær generalforsamling i Cyviz AS den 1. juni 2023. Jeg/selskapet eier: _____________________ aksjer
| Underskrift: | ___ |
|---|---|
| Navn: | ___ (blokkbokstaver) |
| På vegne av aksjonær: | ___ (blokkbokstaver) |
| E-post: | ___ (for mottak av deltakelseslink) |
| Sted/dato: | ___ |
Møteseddelen sendes til: Cyviz AS, att: Marius Skagen [email protected]. Det bes om at møteseddelen sendes inn slik at den er selskapet i hende senest 31. mai 2023 kl. 09:00 (CEST).

The undersigned will electronically attend the ordinary general meeting of Cyviz AS on 1 June 2023. I/the company own(s): _____________________ shares
| Signature: ______ |
|
|---|---|
| Name: | ______ (block letters) |
| On behalf of shareholder: ______ (block letters) | |
| E-mail: | ______ (for receipt of participation link) |
| Place/date: ______ |
Please send the attendance form to: Cyviz AS, attn.: Marius Skagen [email protected]. Please make sure that the attendance form is received by the company no later than 31 May 2023 at 09:00 hours (CEST).
Valgkomitéen i Cyviz AS har følgende sammensetning:
Tor Malmo (leder) Anita Hansen Jens Rugseth
Det er gjennomført videomøter med styrets leder, alle styremedlemmer og utvalgte aksjonærer og aksjonærrepresentanter.
Valgkomitéen har i sitt arbeid fulgt selskapets retningslinjer vedtatt på Generalforsamling 27. mai 2021 samt benyttet «Norsk Eierstyring og Selskapsledelse (NUES)» som rettesnor.
Gjennom intervjuene er det diskutert styresammensetning, styredynamikk og kompetanse.
Selskapet har i perioden fra Generalforsamlingen 1. juni 2022 til ordinær Generalforsamling 2023 hatt følgende sammensetning:
| Rune Syversen | Styrets leder |
|---|---|
| Patrick H. Kartevoll | Styremedlem |
| Thomas S. Wrede-Holm | Styremedlem |
| Ingeborg Molden Hegstad | Styremedlem |
Innspill fra aksjonærer, sittende styre og administrasjon er hensyntatt i komitéens arbeid. De overordnede linjene i tilbakemeldingen fra dialogen oppsummeres i:
Basert på ovennevte instiller Valgkomitéen til gjenvalg av dages styre frem til Ordinær Generalforsamling 2024:
| Rune Syversen | Styrets leder | Gjenvelges |
|---|---|---|
| Patrick H. Kartevoll | Styremedlem | Gjenvelges |
| Thomas S. Wrede-Holm | Styremedlem | Gjenvelges |
| Ingeborg Molden Hegstad | Styremedlem | Gjenvelges |
Basert på innspill fra aksjonærgrupperingene innstiller Valgkomitéen frem til ordinær Generalforsamling 2024 følgende sammensetning:
| Tor Malmo (leder) | Gjenvelges |
|---|---|
| Anita Hansen | Gjenvelges |
| Andreas Akselsen | NV |
På Generalforsamling 1. juni 2022 ble det for perioden frem til ordinær Generalforsamling 2023 vedtatt følgende honorar:
| Styrets leder | NOK 325.000, - |
|---|---|
| Stvrets medlemmer | NOK 225.000. - |
Medlemmer som sitter i styret deler av perioden avregnes honoraret pro rata.
Valgkomitéen har for vurdering av honorar benyttet "Styrehonorarer Børsnoterte og statseide selskap" fra Norsk Institutt for Styremedlemmer 2022 som bakteppe. I henhold til denne ligger selskapets styrehonorarer i lavere enden av statistikkens nedre kvartil for IT selskaper på Oslo Børs.
For perioden fra Generalforsamling 1. juni 2023 frem Ordinær Generalforsamling 2024 innstilles honorar som følger:
| Styrets leder | NOK 350.000, - | |
|---|---|---|
| -- | --------------- | ---------------- |
Styrets medlemmer NOK 250.000, --
Medlemmer som sitter i styret deler av perioden avregnes honoraret pro rata.
På Generalforsamling 1. juni 2022 ble det for perioden frem til ordinær Generalforsamling 2023 vedtatt følgende honorar:
| - Komitéens leder | NOK 55.000, - |
|---|---|
For perioden fra Generalforsamling 1. juni 2023 frem Ordinær Generalforsamling 2024 innstilles honorar som følger:
| - Komitéens leder | NOK 60.000, - |
|---|---|
Komitéens medlemmer NOK 45.000, -
Medlemmer som sitter i Valgkomitéen deler av perioden avregnes honoraret pro rata.
Sign.
Tor Malmo Valgkomitéens leder
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.