Pre-Annual General Meeting Information • May 25, 2022
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Cyviz AS
Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Cyviz AS, org.nr. 965 451 129 ("Selskapet"), den 1. juni 2022 kl. 13:00 i Selskapets lokaler i Drammensveien 165, 0277 Oslo. Generalforsamlingen vil i tillegg avholdes digitalt via Teams.
Fullmakt må være mottatt innen 31. mai 2022 kl. 12:00. Fullmaktsskjema er vedlagt innkallingen som Vedlegg 1.
Alle relevante dokumenter knyttet til punktene som skal behandles på dagsordenen, inkludert Selskapets årsregnskap for 2021 og styrets årsberetning, vil gjøres tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder Rune Syversen og registrering av antall representerte aksjer.
Årsregnskapet, styrets årsberetning og revisjonsberetningen for 2021 er tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Årsregnskapet og styrets årsberetning for 2021 for Cyviz AS og for konsernet godkjennes. Det skal ikke utbetales utbytte for regnskapsåret 2021.
Rune Syversen, Patrick H. Kartevoll og Ingeborg Molden Hegstad gjenvelges som medlemmer av Selskapets styre for en periode på to år.
Notice is hereby served that the annual general meeting of Cyviz AS, org. no 965 451 129 (the "Company") will be held on 1 June 2022 at 13:00 at the Company's offices at Drammensveien 165, 0277 Oslo. The general meeting will also be held digitally via Teams.
Power of attorney must be received by 31 May 2022 at 12:00. Proxy form is attached to the notice as Appendix 1.
All relevant documents related to the items to be considered on the agenda, including the Company's annual accounts for the year 2021 and the directors' report, will be made available on the Company's website www.cyviz.com.
Opening of the meeting by the chairman of the board Rune Syversen and registration of the number of shares represented.
The annual financial statements, the directors' report and the auditor's report for 2021 are available at the Company's website www.cyviz.com.
Proposed resolution:
The annual accounts and the directors' report for 2021 for Cyviz AS and the group are approved. No dividend is declared for the financial year 2021.
Rune Syversen, Patrick H. Kartevoll and Ingeborg Molden Hegstad are re-elected as members of the Company's board of directors for a period of two years.

Valgkomiteens innstilling er vedlagt som Vedlegg 3.
Selskapet beregner honorar til styrets medlemmer basert på regnskapsår.
Godtgjørelse til styret skal være følgende i perioden fra 1. januar frem til 31. desember 2022:
Øvrige styremedlemmer: NOK 225 000 Other board members: NOK 225,000
Styreleder NOK 300 000
Godtgjørelse til styremedlemmer som fratrer eller tiltrer i perioden skal avkortes forholdsmessig.
Valgkomiteens innstilling er vedlagt som Vedlegg 3.
Det refereres til note 15 i årsregnskapet. Godtgjørelsen til Selskapets revisor i 2021 for lovpålagt revisjon av Selskapet og konsernet skal godkjennes etter regning.
Etter dette består styret av følgende medlemmer: Following the resolution, the board of directors will consist of the following members:
The nomination committee's recommendation is attached as Appendix 3.
The Company calculates board remuneration based on financial years.
Remuneration to the board members for the period from 1 January to and including 31 December 2022:
Godtgjørelse til styret for regnskapsåret 2021: Remuneration to the board for the financial year 2021:
Remuneration to board members who resign or become member of the board in the period shall be proportionally reduced.
The nomination committee's recommendation is attached as Appendix 3.
Reference is made to note 15 in the annual financial statements. In 2021, the remuneration of the Company's and the Group auditor for the statutory audit of the Company shall be paid in accordance with invoice.
Revisors godtgjørelse godkjennes etter regning. The auditor's remuneration shall be paid in accordance with invoice.

Selskapets valgkomité består av Tor Malmo (Leder), Anita Hansen og Jens Rugseth.
Honorar for valgkomitéens medlemmer for perioden fra ordinær generalforsamling 2022 til ordinær generalforsamling 2023 skal fastsettes av generalforsamlingen.
Honorar til valgkomitéen i perioden fra ordinær generalforsamling 2022 til ordinær generalforsamling 2023:
*** ***
Deltakelse på generalforsamling, enten fysisk eller ved fullmakt, må registreres innen 31. mai 2022, kl 12.00. Deltakelse kan registreres ved å fylle ut og sende inn vedlagte påmeldings- eller fullmaktsskjema til [email protected]om. Vennligst se vedlagte påmeldings- og registreringsskjema for ytterligere informasjon.
Cyviz AS er et norsk aksjeselskap stiftet regulert v norsk rett, herunder aksjeloven. Selskapet har, på dato for denne innkallingen, utstedt 12 885 597 aksjer. Hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen, men det kan ikke utøves stemmerett for aksjer som tilhører Selskapet.
Aksjonærer har rett til å delta på generalforsamlingen enten fysisk eller ved fullmakt. Selskapet oppfordrer aksjonærer til å sende inn fullmakt med eller uten stemmeinstruksjoner. Den enkelte aksjonærer kan kreve å delta på generalforsamlingen elektronisk. Aksjonærer som ønsker å delta elektronisk må gi Selskapet beskjed om dette ved å sende epost til [email protected] senest 31. mai 2022 kl 12.00. Praktisk informasjon om slik deltakelse vil gis til de som dette angår i forkant av generalforsamlingen.
Aksjonær har rett til å avgi stemme for det antall aksjer vedkommende eier og som er registrert i verdipapirsentralen Euronext VPS ("VPS") på tidspunktet for den ekstraordinære generalforsamlingen. Dersom en aksjonær har ervervet aksjer og ikke fått ervervet registrert i VPS på tidspunktet for den ekstraordinære generalforsamlingen, kan stemmerettigheter for de overførte aksjene kun utøves dersom ervervet er meldt i VPS og blir godtgjort før den ekstraordinære generalforsamlingen. Videre, dersom aksjer er registrert i
The Company's nomination committee consists of Tor Malmo (Chair), Anita Hansen and Jens Rugseth.
Remuneration to the members of the nomination committee for the period from the annual general meeting 2022 to the annual general meeting 2023 shall be determined by the annual general meeting.
The remuneration to the nomination committee in the period from the annual general meeting 2022 to the annual general meeting 2023:
Valgkomiteens innstilling er vedlagt som Vedlegg 3. The nomination committee's recommendation is attached as Appendix 3.
Attendance at the general meeting, either in person or by proxy, must be registered within 31 May 2022 at 12:00 CEST. Attendance can be registered by completing and submitting the attached registration or proxy form to IR email: [email protected]. Please refer to the attached forms for further instructions.
Cyviz AS is a Norwegian private limited liability company governed by Norwegian law, including the Norwegian Limited Liability Companies Act. The Company has, as of the date of this Notice, issued 12 885 597 shares. Each share carries one vote. All shares have equal rights. The Company has, as of the date of this Notice, no own shares.
Shareholders are entitled to attend the general meeting, either in person or by proxy. The Company still encourages shareholders to submit proxies with or without voting instructions in advance of the general meeting, as further described below. The individual shareholder may demand to participate electronically. Shareholders who wish to participate electronically must notify the Company of this by e-mail to [email protected] no later than 31 May 2022 at 12:00. Practical information for such participation will be provided to those it concerns before the general meeting.
A shareholder is entitled to vote according to the number of shares owned and registered with the Norwegian Central Securities Depository Euronext VPS ("VPS") at the date of the Extraordinary General Meeting. If a shareholder has acquired shares that are not registered in VPS at the time of the Extraordinary General Meeting, the voting rights for the transferred shares may only be exercised if the transfer has been reported to VPS and is proven prior to the Extraordinary General Meeting. Further, if the shares are held through a nominee, and the beneficial owner wishes

VPS gjennom en forvalter, og den reelle aksjeeieren ønsker å delta i generalforsamlingen, personlig eller ved fullmakt, må den reelle aksjeeieren overføre aksjene til en VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen.
Aksjeeierne har talerett på generalforsamlingen, og har i tillegg rett til å ta med én rådgiver og gi denne talerett. Videre har aksjonærer rett til å kreve opplysninger av styrets medlemmer og administrerende direktør om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelsen av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder om virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves, ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjonærer har også rett til å få fremsette alternativer til styrets forslag under de saker generalforsamlingen skal behandle.
Denne innkallingen med vedlegg er tilgjengelig på Selskapets internettside www.cyviz.com.
I tråd med vedtektene § 10 sendes ikke vedleggene til innkallingen med post til aksjonærene. Enhver aksjonær kan dog kreve at vedleggene sendes vederlagsfritt til vedkommende med post. Dersom en aksjeeier ønsker å få tilsendt dokumentene, kan henvendelse rettes til Selskapet på telefon: +47 986 44 846 eller ved å sende en forespørsel pr e-post til [email protected].
to attend the general meeting, whether in person or by proxy, the beneficial owner must transfer the shares to a VPS account in the name of the beneficial owner prior to the date of the general meeting.
The shareholders are entitled to speak at the general meeting and to be accompanied by an advisor at the general meeting and to give such advisor the right to speak. Further, shareholders are entitled to require information from the members of the board of directors and the chief executive officer about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and directors' report, (ii) items which have been presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial position, including information about activities in other companies in which the Company participates and other business to be transacted at the general meeting, unless the information demanded cannot be disclosed without causing disproportionate harm to the Company. Shareholders are also entitled to present alternatives to the board's proposals in respect of matters on the agenda at the general meeting.
This notice and the appendices are available on the Company's web pages www.cyviz.com.
In accordance with § 10 of the Company's articles of association, the appendices to the notice will not be sent by post to the shareholders. A shareholder may nonetheless demand to be sent the appendices by post free of charge. If a shareholder wishes to have the documents sent to him, such request can be addressed to the Company by way of telephone: +47 986 44 846 or by email to [email protected].
In case of any discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
***
Oslo, 24. mai 2022 / 24 May 2022
______________________________ Rune Syversen Styrets leder / Chairman of the Board of Directors
Vedlegg 1 – Fullmaktsskjema
Vedlegg 2 – Møteseddel
Vedlegg 3 – Valgkomiteens innstilling
Appendix 1 – Proxy form
Appendix 2 – Attendance form
Appendix 3 – The nomination committee's recommendation
Vedlegg 1

Som eier av _________________ aksjer i Cyviz AS gir jeg/vi herved
styrets leder
________________________ (sett inn navn)
fullmakt til å representere og avgi stemmer for mine/våre aksjer på den elektronisk holdte ordinære generalforsamlingen i Cyviz AS den 01. juni 2022.
Dersom det ikke er krysset av for noen av alternativene ovenfor, vil fullmakten bli ansett gitt til styrets leder. Dersom fullmakt er gitt til styrets leder har denne adgang til å gi et annet medlem av styret eller ledelsen rett til å representere, og avgi stemme for, aksjene som fullmakten omfatter.
Dersom aksjonæren ønsker det og styrets leder er innsatt som fullmektig kan stemmeinstruksen nedenfor fylles inn og sendes selskapet. Det vil da bli avgitt stemme for aksjene i henhold til instruksen.
| Vedtak | Stemmer for |
Stemmer mot |
Avstår fra å stemme |
|---|---|---|---|
| Godkjennelse av innkallingen og dagsorden | |||
| Godkjenning av årsregnskap og styrets årsberetning for Cyviz AS for 2021, herunder disponering av årets resultat |
|||
| Valg av styre | |||
| • Rune Syversen, gjenvelges som leder av Selskapets styre for en periode på to år. |
|||
| Valg av styre | |||
| • Patrick H. Kartevoll gjenvelges som medlem av Selskapets styre for en periode på to år. |
|||
| Valg av styre | |||
| • Ingeborg Molden Hegstad gjenvelges som medlem av Selskapets styre for en periode på to år. |
|||
| Fastsettelse av honorar til Styrets medlemmer | |||
| Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor | |||
| Fastsettelse av honorar til medlemmene av Selskapets valgkomité |

Dersom det er gitt stemmerettsinstruks gjelder følgende:
| Underskrift: | ______* | |
|---|---|---|
| Navn: | ______(blokkbokstaver) | |
| På vegne av aksjonær: | ______(blokkbokstaver) | |
| Sted/dato: | ______ |
*Dersom fullmakt gis på vegne av et selskap eller annen juridisk person, må det vedlegges firmaattest og/eller fullmakt som viser at den som undertegner har kompetanse til å avgi fullmakten. Dersom tilfredsstillende dokumentasjon ikke mottas står fullmektigen fritt til å benytte eller forkaste fullmakten etter eget skjønn.
Appendix 1

As the owner of ________________ shares in Cyviz AS I/we hereby appoint
the chairman of the board of directors
________________________ (insert name)
as my/our proxy to represent and vote for my/our shares at the electronically held ordinary general meeting of Cyviz AS to be held on 1 June 2022.
If none of the alternatives above has been ticked the chairman of the board will be considered appointed as proxy. If the chairman of the board has been appointed as proxy, the chairman of the board can appoint another member of the board or the management to represent and vote for the shares covered by the proxy.
If the shareholder so desires and the chairman of the board has been appointed as proxy, the voting instructions below can be filled in and returned to the Company. The shares will then be voted in accordance with the instructions.
| Resolution | Vote for | Vote against |
Abstain from voting |
|---|---|---|---|
| Approval of the notice of meeting and agenda | |||
| Approval of the annual accounts and directors' report of Cyviz AS for 2021, including allocation of the result of the year |
|||
| Election of chairman | |||
| • Rune Syversen, is re-elected as chairman of the Company's board of directors for a period of two years. |
|||
| Election of board members | |||
| • Patrick H. Kartevoll is re-elected as a member of the Company's board of directors for a period of two years. |
|||
| Election of board members | |||
| • Ingeborg Molden Hegstad is re-elected as a member of the Company's board of directors for a period of two years. |
|||
| Determination of the remuneration of the members of the board of directors |
|||
| Approval of the remuneration to the Company's auditor | |||
| Determination of the remuneration of the members of the Company's nomination committee |

If voting instructions are given the following applies:
| Signature: | ______* | |
|---|---|---|
| Name: | ______(block letters) |
On behalf of shareholder: ________________________(block letters)
Place/date: ________________________
Please send the proxy form to Marius Skagen, attn.: [email protected]. Please make sure that the proxy form is received by the company no later than 31 May 2022 at 12:00 hours (CEST).
* If the proxy is given on behalf of a company or other legal entity, relevant evidence of authority must be attached to evidence that the person signing the proxy form is properly authorized.
Vedlegg 2

Undertegnede vil møte elektronisk på ordinær generalforsamling i Cyviz AS den 1. juni 2022.
| Jeg/selskapet eier: | ___ aksjer |
|---|---|
| Underskrift: | ___ |
| Navn: | ___ (blokkbokstaver) |
| På vegne av aksjonær: | ___ (blokkbokstaver) |
| E-post: | ___ (for mottak av deltakelseslink) |
| Sted/dato: | ___ |
Møteseddelen sendes til: Cyviz AS, att: Marius Skagen [email protected]. Det bes om at møteseddelen sendes inn slik at den er selskapet i hende senest 31. mai 2022 kl. 12:00 (CEST).
DocuSign Envelope ID: AA571762-7781-4857-ADD4-B2018D6503ED
Appendix 2
The undersigned will electronically attend the ordinary general meeting of Cyviz AS on 1 June 2022.
I/the company own(s): _____________________ shares
| Signature: | ______ | |
|---|---|---|
| Name: | ______ (block letters) | |
| On behalf of shareholder: ______ (block letters) | ||
| E-mail: | ______ (for receipt of participation link) | |
| Place/date: | ______ |
Please send the attendance form to: Cyviz AS, attn.: Marius Skagen [email protected]. Please make sure that the attendance form is received by the company no later than 31 May 2022 at 12:00 hours (CEST).
Valgkomiteen i Cyviz AS har følgende sammensetning:
Tor Malmo (leder) Anita Hansen Jens Rugseth
Det er gjennomført fysiske møte med CEO og videomøte med styrets leder. I tillegg har Valgkomitéen gjennomført videomøter med alle styremedlemmene.
Det er også gjennomført samtaler med utvalgte aksjonærer og aksjonærrepresentanter.
Valgkomitéen har i sitt arbeid fulgt selskapets retningslinjer vedtatt på Generalforsamling 27. mai 2021 samt benyttet «Norsk Eierstyring og Selskapsledelse (NUES)» som rettesnor.
Gjennom intervjuene er det diskutert styresammensetning, styredynamikk og kompetanse.
Dagens styre har vært operativt siden ekstraordinær generalforsamling mai 2021 sammensatt av en kombinasjon gamle og nye styremedlemmer.
Selskapet har i perioden fra Generalforsamlingen 27. mai 2021 til ordinær Generalforsamling 2022 hatt følgende styresammensetning:
| Rune Syversen | Styrets leder |
|---|---|
| Patrick H. Kartevoll | Styremedlem |
| Thomas S. Wrede-Holm | Styremedlem |
| Ingeborg Molden Hegstad | Styremedlem |
Innspill fra administrasjon, aksjonærer og sittende styre er hensyntatt i komiteens arbeid. De overordnede linjene i tilbakemeldingen fra dialogen kan oppsummeres i:
| Rune Syversen | Styrets leder | Gjenvelges |
|---|---|---|
| Patrick H. Kartevoll | Styremedlem | Gjenvelges |
| Thomas S. Wrede-Holm | Styremedlem | Ikke på valg |
| Ingeborg Molden Hegstad | Styremedlem | Gjenvelges |
Valgkomiteen har frem til ordinær Generalforsamling 2023 følgende sammensetning:
| Tor Malmo (leder) | Ikke på valg |
|---|---|
| Anita Hansen | Ikke på valg |
| Jens Rugseth | Ikke på valg |
På Generalforsamling den 27. mai 2021 ble det for perioden frem til 31. desember 2021 vedtatt følgende honorar:
Medlemmer som har sittet eller sitter i styret deler av perioden avregnes honoraret pro rata.
Valgkomitéen har for vurdering av honorar benyttet "Styrehonorarer Børsnoterte og statseide selskap" fra Norsk Institutt for Styremedlemmer 2021 som bakteppe. I henhold til denne ligger selskapets styrehonorarer i lavere enden av statistikkens nedre kvartil for IT selskaper på Oslo Børs.
Selskapet beregner honorar til styrets medlemmer basert på regnskapsår. For perioden fra 1. januar 2022 frem til 31. desember 2022 innstilles honorar som følger:
Medlemmer som har sittet eller sitter i styret deler av perioden avregnes honoraret pro rata.
På Generalforsamling 27. mai 2021 ble det for regnskapsåret 2021 vedtatt følgende honorar:
For regnskapsåret 2022 innstilles honorar som følger:
Medlemmer som har sittet eller sitter i valgkomitéen deler av perioden avregnes honoraret pro rata.
Valgkomitéens leder
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.