AGM Information • May 14, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Cyviz AS, org.nr. 965 451 129 ("Selskapet"), den 27. mai 2021 kl. 13:00.
På grunn av Covid-19 situasjonen og for å følge myndighetenes smittevernstiltak vil generalforsamlingen kun avholdes digitalt. Det vil ikke være mulig å stemme under selve generalforsamlingen, alle aksjonærer oppfordres derfor til å forhåndsstemme ved å avgi fullmakt til styrets leder i forkant av generalforsamlingen.
Fullmakt må være mottatt innen 26. mai 2021 kl. 12:00. Fullmaktsskjema er vedlagt innkallingen som Vedlegg 1.
Alle relevante dokumenter knyttet til punktene som skal behandles på dagsordenen, inkludert Selskapets årsregnskap for 2020 og styrets årsberetning, vil gjøres tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen er tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Årsregnskapet og årsberetningen for 2020 godkjennes. Det skal ikke utbetales utbytte for regnskapsåret 2020.
Thomas S. Wrede-Holm gjenvelges som medlem av Selskapets styre for en periode på to år.
Notice is hereby served that the annual general meeting of Cyviz AS, org. no 965 451 129 (the "Company") will be held on 27 May 2021 at 13:00.
Due to the Covid-19 situation and to follow the authorities' current guidelines and regulations, the general meeting will only be held digitally. It will not be possible to vote during the general meeting, all shareholders are therefore encouraged to vote in advance by granting a power of attorney to the chairman of the board in advance of the general meeting.
Power of attorney must be received by 26 May 2021 at 12:00. Power of attorney form is attached to the notice as Appendix 1.
All relevant documents related to the items to be considered on the agenda, including the Company's annual accounts for the year 2020 and the board's annual report, will be made available on the Company's website www.cyviz.com.
The annual financial statements, the directors' report and the auditor's opinion are available at the Company's website www.cyviz.com.
The annual accounts and the directors' report for 2020 are approved. No dividend is declared for the financial year 2020.
Thomas S. Wrede-Holm is re-elected as a member of the Company's board of directors for a period of two years.
I tidligere år har Selskapet beregnet honorar til styrets medlemmer basert på perioden fra en ordinær generalforsamling til neste ordinære generalforsamling. Selskapet ønsker å gå over til å beregne honorar til medlemmene av Selskapets styre basert på regnskapsår.
Styremedlem Ingeborg Molden Hegstad mottar 7 500 aksjeopsjoner per år i tillegg til den faste styregodtgjørelsen.
Godtgjørelse til styret skal være følgende i perioden fra 27. mai frem til 31. desember 2020:
Øvrige styremedlemmer: NOK 119 452 (forholdsmessig beregnet basert på årlig honorar på NOK 200 000).
Styreleder NOK 300 000
Godtgjørelse til styremedlemmer som fratrer eller tiltrer i perioden skal avkortes forholdsmessig.
Det refereres til note 14 i årsregnskapet. Godtgjørelsen til Selskapets revisor i 2020 for lovpålagt revisjon av Selskapet skal godkjennes etter regning.
Etter dette består styret av følgende medlemmer: Following the resolution the board of directors will consist of the following members:
In previous years, the Company has calculated the remuneration to its board members from one annual general meeting to the next annual general meeting. The Company wishes to calculate board remuneration based on financial years.
Board member Ingeborg Molden Hegstad receives 7,500 share options in addition to her base remuneration.
Remuneration to the board members for the period from 27 May to and including 31 December 2020:
Godtgjørelse til styret for regnskapsåret 2021: Remuneration to the board for the financial year 2021:
Remuneration to board members who resign or become member of the board in the period shall be proportionally reduced.
Reference is made to note 14 in the annual financial statements. In 2020, the remuneration of the Company's auditor for the statutory audit of the Company shall be paid in accordance with invoice.
Revisors godtgjørelse godkjennes etter regning. The auditor's remuneration shall be paid in accordance with invoice.
Det foreslås å etablere en valgkomité for Selskapet. Etableringen av valgkomitéen er betinget av en godkjennelse fra Selskapets generalforsamling til å endre Selskapets vedtekter.
Forslag til oppdaterte vedtekter gjøres tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
Valgkomitéens medlemmer skal være aksjeeiere eller representanter for aksjeeiere.
Valgkomitéens medlemmer, herunder dens leder, velges av generalforsamlingen. Tjenestetiden for valgkomitéens medlemmer skal være to år med mindre generalforsamlingen beslutter noe annet. Tjenestetiden regnes fra valget når noe annet ikke er bestemt. Den opphører ved avslutningen av den ordinære generalforsamling i det året tjenestetiden utløper. Selv om tjenestetiden er utløpt, skal medlemmet bli stående i vervet inntil nytt medlem er valgt.
Generalforsamlingen kan fastsette nærmere retningslinjer for valgkomitéens arbeid.
Honorar for valgkomitéens medlemmer skal fastsettes av generalforsamlingen.
It is proposed to establish a nomination committee for the Company. The establishment of the nomination committee is subject to approval by the Company's general meeting to amend the Company's articles of association.
The proposed amended articles of association will be made available on the Company's website www.cyviz.com.
Forslag til vedtak: Proposed resolution:
Følgende ny § 11 legges til Selskapets vedtekter: The following new section 11 is added to the Company's Articles of Association:
Selskapet skal ha en valgkomité. The company shall have a nomination committee.
Valgkomitéen skal bestå av to til tre medlemmer. The nomination committee shall consist of two to three members.
The members of the nomination committee shall be shareholders or representatives of shareholders.
The members of the nomination committee, including its chairman, are elected by the general meeting. The term of office for the members of the nomination committee shall be two years unless the general meeting decides otherwise. The length of service is calculated from the election if nothing else is decided. The service period ceases at the end of the annual general meeting in the year in which the term of office expires. Even if the term of office has expired, the member shall remain in office until a new member has been elected.
Valgkomitéen skal ha følgende oppgaver: The nomination committee shall have the following tasks:
The general meeting may decide further guidelines for the work of the nomination committee.
Remuneration for the members of the nomination committee shall be determined by the general meeting.
Foreslåtte retningslinjer for Selskapets valgkomité vil gjøres tilgjengelige på Selskapets nettsider www.cyviz.com.
I forbindelse med forslag om etablering av valgkomité i punkt 8 ovenfor, foreslås det at Tore Malmo, Anita Hansen og Jens Rugseth velges som medlemmer av den nye valgkomitéen.
Etter dette består valgkomitéen av følgende medlemmer:
Tore Malmo (Leder), Anita Hansen, Jens Rugseth. Tore Malmo (Chair), Anita Hansen, Jens Rugseth.
11. Fastsettelse av honorar til medlemmene av Selskapets valgkomité
Valgkomitéens medlemmer skal motta honorar for regnskapsåret 2021 som følgende (som skal avkortes forholdsmessig for medlemmer som fratrer eller tiltrer i perioden):
Selskapets styre har per i dag en gjeldende fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital med inntil NOK 770 000 (omtrent 5 % av Selskapets utestående aksjekapital) i
Proposed instructions for the Company's nomination committee will be made available on the Company's website www.cyviz.com.
Retningslinjer for Selskapets valgkomité godkjennes. The instructions for the Company's nomination committee are approved.
In connection with the proposal of the establishment of a nomination committee in section 8 above, it is proposed that Tore Malmo, Anita Hansen and Jens Rugseth are elected as members of the new nomination committee.
Følgende velges til medlemmer av valgkomitéen: The following is elected as members of the nomination committee:
Following the resolution the nomination committee will consist of the following members:
11. Determination of the remuneration of the members of the Company's nomination committee
The members of the nomination committee shall receive the following remuneration for the financial year 2021 (which shall be proportionally reduced for members who resign or become members during the period):
The Company's board of directors currently holds an authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 770,000 (approximately 5% of the forbindelse med utstedelse av aksjer under Selskapets aksjeopsjonsprogram vedtatt av Selskapets generalforsamling 15. desember 2020. I tillegg har styret en generell fullmakt til å øke Selskapets aksjekapital med opp til NOK 568 948,60 gitt av Selskapets generalforsamling den 17. juni 2020. Fullmakten gitt 17. juni 2020 utløper 29. mai 2021.
Styret foreslår at generalforsamlingen vedtar et forslag om å erstatte fullmakten gitt 17. juni 2020 med en ny fullmakt som gir styret fullmakt til å, ved en eller flere anledninger, utstede inntil 2 577 119 nye aksjer og dermed å øke Selskapets aksjekapital med inntil NOK 2 834 830,90. Fullmakten kan benyttes flere ganger.
Styret skal kunne fravike aksjonærenes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4. Bakgrunnen for muligheten til å fravike fortrinnsretten er at styret ønsker fleksibilitet til å gjennomføre rettede emisjonen mot andre selskaper / personer og til å gjennomføre M&A-transaksjoner med oppgjør i aksjer. Fullmakten skal gi styret rett til å utstede aksjer mot kontanter, ved motregning og ved tingsinnskudd.
Company's outstanding share capital) in relation to the issuance of shares under the Company's share option programme as granted by the Company's general meeting on 15 December 2020. In addition, the board holds a general authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 568,948.60 as granted by the Company's general meeting on 17 June 2020. The board authorisation granted 17 June 2020 expires on the 29 May 2021.
The board proposes that the annual general meeting approves a proposal to replace the authorisation granted 17 June 2020 with a new authorisation authorising the board to, on one or several occasions, issue up to 2,577,119 new shares and thus to increase the Company's share capital by up to NOK 2,834,830.90. The authorization can be used several times.
The board may deviate from the shareholders' pre-emption rights pursuant to the Norwegian Private Limited Companies Act section 10-4. The reason for deviation from the shareholders' pre-emption rights is that the board needs flexibility to carry out private placements towards other companies / persons, and to carry out M&A transactions with settlement in shares. The authorization shall include a right to increase the share capital with cash payment, payment through set-off and with non-cash consideration.
17. juni 2020. Fullmakten skal gjelde i tillegg til styrefullmakten gitt 15. desember 2020.
Styret ønsker å etablere og ha fullmakt til å gjennomføre et aksjekjøpsprogram for Selskapets ansatte, og foreslår at generalforsamlingen vedtar en fullmakt som gir styret rett til å utstede aksjer tilsvarende 5 % av Selskapets aksjekapital under et slikt aksjekjøpsprogram. Fullmakten vil gi styret fullmakt til å utstede inntil 644 280 aksjer og dermed å øke Selskapets aksjekapital med inntil NOK 708 708.
Aksjekjøpsprogrammet og fullmakten skal gjelde i tillegg til Selskapets nåværende opsjonsprogram.
Styret skal kunne fravike aksjonærenes fortrinnsrett etter aksjeloven § 10-4. Bakgrunnen for muligheten til å fravike fortrinnsretten er at aksjene skal utstedes til Selskapets ansatte.
Denne fullmakten vil gjelde i tillegg til fullmakt gitt av Selskapets generalforsamling den 15. desember 2020 knyttet til aksjeopsjoner og foreslått vedtak om generell fullmakt i punkt 12 over.
authorisation shall apply in addition to the authorisation granted 15 December 2020.
The board wishes to establish and be authorised to carry out a share purchase program for the Company's employees, and proposes that the general meeting resolves to grant the board with an authorisation to issue shares equal to 5% of the Company's share capital under such share purchase program. The authorisation will enable the board to issue up to 644,280 shares and thus increase the Company's share capital by up to NOK 708,708
The share programme and the authorisation shall be in addition to the Company's existing share option program.
The board may deviate from the shareholders' pre-emption rights pursuant to the Norwegian Private Limited Companies Act section 10-4. The reason for deviation from the shareholders' pre-emption rights is that the shares will be issued to the Company's employees.
This authorisation will apply in addition to the authorisation granted by the Company's general meeting on 15 December 2020 in connection with share options and the proposed resolution on a general authorisation in section 12 above.
Stemming ved denne generalforsamling vil kun skje ved forhåndsstemming/fullmakt. For å stemme må det fremlegges en skriftlig og datert fullmakt innen 26. mai 2021 kl. 12:00. Vedlagte fullmaktsskjema (Vedlegg 1) kan benyttes.
Generalforsamlingen vil kun avholdes elektronisk. Informasjon om og link til tilgang til det elektroniske møtet vil bli sendt til alle aksjonærer som har registrert seg for fremmøte innen fristen angitt ovenfor. Møteseddel er vedlagt som Vedlegg 2.
Voting in this general meeting is done by voting in advance/by proxy only. To vote, a written and dated power of attorney must be submitted prior to 26 May 2021 at 12:00. The enclosed power of attorney form (Appendix 1) can be used.
The general meeting will only be held electronically. Information about and link to access to the electronic meeting will be sent to all shareholders who have registered for attendance within the deadline stated above. The attendance form is attached as Appendix 2.
In case of discrepancies between the Norwegian text and the English translation, the Norwegian text shall prevail.
***
Oslo, 14. mai 2021 / 14 May 2021
______________________________ Rune Syversen Styrets leder / Chairman of the Board of Directors
Vedlegg: Appendices:
Vedlegg 1 - Fullmaktsskjema Appendix 1 - Power of attorney form Vedlegg 2 – Møteseddel Appendix 2 - Attendance form
Som eier av _______ aksjer i Cyviz AS gir jeg/vi herved
styrets leder
________________________ (sett inn navn)
fullmakt til å representere og avgi stemmer for mine/våre aksjer på den elektronisk holdte ordinære generalforsamlingen i Cyviz AS den 27. mai 2021.
Dersom det ikke er krysset av for noen av alternativene ovenfor, vil fullmakten bli ansett gitt til styrets leder. Dersom fullmakt er gitt til styrets leder har denne adgang til å gi et annet medlem av styret eller ledelsen rett til å representere, og avgi stemme for, aksjene som fullmakten omfatter.
Dersom aksjonæren ønsker det og styrets leder er innsatt som fullmektig kan stemmeinstruksen nedenfor fylles inn og sendes selskapet. Det vil da bli avgitt stemme for aksjene i henhold til instruksen.
| Vedtak | Stemmer for |
Stemmer mot |
Avstår fra å stemme |
|---|---|---|---|
| Godkjennelse av innkallingen og dagsorden | |||
| Godkjenning av årsregnskap og styrets årsberetning for Cyviz AS for 2020, herunder disponering av årets resultat |
|||
| Valg av styre | |||
| • Thomas S. Wrede-Holm gjenvelges som medlem av Selskapets styre for en periode på to år. |
|||
| Fastsettelse av honorar til styrets medlemmer | |||
| Godkjennelse av honorar til Selskapets revisor | |||
| Etablering av valgkomité | |||
| Godkjennelse av retningslinjer for Selskapets valgkomité |
|||
| Valg av medlemmer til valgkomitéen | |||
| • Tore Malmo velges til valgkomitéens leder |
|||
| • Anita Hansen velges til medlem av valgkomitéen |
|||
| • Jens Rugseth velges til medlem av valgkomitéen |
|||
| Fastsettelse av honorar til medlemmene av Selskapets valgkomité |
|||
| Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen | |||
| Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen i forbindelse med aksjekjøpsprogram for ansatte |
Dersom det er gitt stemmerettsinstruks gjelder følgende:
| Underskrift: | ______* | |
|---|---|---|
| Navn: | ______(blokkbokstaver) | |
| På vegne av aksjonær: | ______(blokkbokstaver) | |
| Sted/dato: | ______ |
Fullmakten sendes til: Erik Fausa Olsen, attn: [email protected].
*Dersom fullmakt gis på vegne av et selskap eller annen juridisk person, må det vedlegges firmaattest og/eller fullmakt som viser at den som undertegner har kompetanse til å avgi fullmakten. Dersom tilfredsstillende dokumentasjon ikke mottas står fullmektigen fritt til å benytte eller forkaste fullmakten etter eget skjønn.
As the owner of _______ shares in Cyviz AS I/we hereby appoint
the chairman of the board of directors
________________________ (insert name)
as my/our proxy to represent and vote for my/our shares at the electronically held ordinary general meeting of Cyviz AS to be held on 27 May 2021.
If none of the alternatives above has been ticked the chairman of the board will be considered appointed as proxy. If the chairman of the board has been appointed as proxy, the chairman of the board can appoint another member of the board or the management to represent and vote for the shares covered by the proxy.
If the shareholder so desires and the chairman of the board has been appointed as proxy, the voting instructions below can be filled in and returned to the Company. The shares will then be voted in accordance with the instructions.
| Resolution | Vote for | Vote against |
Abstain from voting |
|---|---|---|---|
| Approval of the notice of meeting and agenda | |||
| Approval of the annual accounts and directors' report of Cyviz AS for 2020, including allocation of the result of the year |
|||
| Election of board members | |||
| • Thomas S. Wrede-Holm is re-elected as a member of the Company's board of directors for a period of two years. |
|||
| Determination of the remuneration of the members of the board of directors |
|||
| Approval of the remuneration to the Company's auditor | |||
| Establishment of a nomination committee | |||
| Approval of the instructions for the Company's nomination committee |
|||
| Election of members to the nomination committee | |||
| • Tore Malmo is elected as chair of the nomination committee |
|||
| • Anita Hansen is elected as member of the nomination committee |
|||
| • Jens Rugseth is elected as member of the nomination committee |
|||
| Determination of the remuneration of the members of the Company's nomination committee |
| Authorisation for the board of directors to increase the share capital |
||
|---|---|---|
| Authorisation to the board of directors to increase the share capital in connection with the share purchase program for employees |
If voting instructions are given the following applies:
| Signature: | ______* | |
|---|---|---|
Name: ________________________(block letters)
On behalf of shareholder:________________________(block letters)
Place/date: ________________________
Please send the power of attorney form to Erik Fausa Olsen, attn.: [email protected].
* If the proxy is given on behalf of a company or other legal entity, relevant evidence of authority must be attached to evidence that the person signing the proxy form is properly authorized.
Vedlegg 2 - Møteseddel (Norsk).DOC
Undertegnede vil møte elektronisk på ordinær generalforsamling i Cyviz AS den 27. mai 2021.
Jeg/selskapet eier: _____________________ aksjer
| Underskrift: | ___ | |
|---|---|---|
| Navn: | ___ (blokkbokstaver) | |
| På vegne av aksjonær: | ___ (blokkbokstaver) | |
| E-post: | ___ (for mottak av deltakelseslink) | |
| Sted/dato: | ___ |
På grunn av Covid-19 situasjonen og for å følge myndighetenes smittevernstiltak vil generalforsamlingen kun avholdes digitalt. Det vil ikke være mulig å stemme under selve generalforsamlingen, alle aksjonærer oppfordres derfor til å forhåndsstemme ved å avgi fullmakt til styrets leder i forkant av generalforsamlingen.
Møteseddelen sendes til: Cyviz AS, att: Erik Fausa Olsen [email protected]. Det bes om at møteseddelen sendes inn slik at den er selskapet i hende senest 26. mai 2021 kl. 12:00.
Vedlegg 2 - Attendance Form (English).DOC
The undersigned will electronically attend the ordinary general meeting of Cyviz AS on 27 May 2021.
I/the company own(s): _____________________ shares
| Signature: | ______ | |
|---|---|---|
| Name: | ______ (block letters) | |
| On behalf of shareholder:______ (block letters) | ||
| E-mail: | ______ (for receipt of participation link) | |
| Place/date: | ______ |
Due to the Covid-19 situation and to follow the authorities' current guidelines and regulations, the general meeting will only be held digitally. It will not be possible to vote during the general meeting, all shareholders are therefore encouraged to vote in advance by granting a power of attorney to the chairman of the board in advance of the general meeting.
Please send the attendance form to: Cyviz AS, attn.: Erik Fausa Olsen [email protected]. Please make sure that the attendance form is received by the company no later than 26 May 2021 at 12:00.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.