OPTION
NAAMLOZE VENNOOTSCHAP GASTON GEENSLAAN 14 3001 HEVERLEE
BTW BE 0429.375.448 RPR LEUVEN
BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS
Vermits op de buitengewone algemene vergadering van aandeelhouders van 30 april 2012 het vereiste aanwezigheidsquorum niet werd gehaald, heeft de Raad van Bestuur de eer de aandeelhouders uit te nodigen op de tweede buitengewone algemene vergadering die zal doorgaan in de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Gaston Geenslaan 14, 3001 Heverlee), op maandag 21 mei 2012 om 10.00 uur, met de volgende agenda houdende voorstellen tot besluit:
AGENDA BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING
1. Verslagen
- 1.1. Verslag van de raad van bestuur opgemaakt in uitvoering van artikel 583 van het Wetboek van vennootschappen waarin een omstandige verantwoording wordt gegeven van de voorgenomen uitgifte van warrants "2012".
- 1.2. Verslag van de raad van bestuur opgemaakt in uitvoering van artikel 596 en artikel 598 van het Wetboek van vennootschappen betreffende de voorgestelde opheffing van het voorkeurrecht van de bestaande houders van aandelen, bij de voorgenomen uitgifte van warrants "2012", en dit in voordeel van de in de navolgende agenda genoemde personen
- 1.3. Verslag van de commissaris van de vennootschap opgemaakt in uitvoering van artikel 596 en artikel 598 van het Wetboek van vennootschappen.
2. Besluit tot uitgifte van naakte warrants "2012"
Voorstel tot besluit
De vergadering beslist tot de uitgifte van vier miljoen honderd vierentwintig duizend negenhonderd dertig (4.124.930) warrants "2012", elk recht gevend op inschrijving op één (1) nieuw aandeel van de naamloze vennootschap "OPTION", die in het kader van het plan zullen worden aangeboden
- (i) tot beloop van ten hoogste vijfhonderd duizend (500.000) warrants "2012" aan de naamloze vennootschap "MONDO", in haar hoedanigheid van CEO en lid van het Executive Management Team (EMT) van de vennootschap.
- (ii) tot beloop van ten hoogste driehonderd duizend (300.000) warrants "2012" aan ieder van
-
a) de leden van het Executive Management Team (EMT) behoudens de CEO,
-
b) de personen met wie de vennootschap of haar dochtervennootschappen ten laatste op 30 juni 2013 een lange termijn relatie zal hebben gevestigd en in stand zal houden voor een periode van ten minste zes (6) maanden met betrekking tot activiteiten die identiek zijn of gelijkaardig aan deze die worden uitgeoefend door de leden van het Executive Management Team.
- (iii) tot beloop van ten hoogste vijftig duizend (50.000) warrants "2012" aan ieder van
- a) de consultants, zijnde personen die door een overeenkomst van zelfstandige dienstverlening zijn verbonden, of zullen zijn, met de naamloze vennootschap "OPTION" of één van haar dochtervennootschappen,
- b) de personen met wie de vennootschap of haar dochtervennootschappen ten laatste op 30 juni 2013 een lange termijn relatie zal hebben gevestigd en in stand zal houden voor een periode van ten minste zes (6) maanden met betrekking tot activiteiten die identiek zijn of gelijkaardig aan deze die worden uitgeoefend door de consultants.
- (iv) personeelsleden, zijnde personen die door een arbeidsovereenkomst zijn verbonden, of zullen zijn, met de naamloze vennootschap "OPTION" of een van haar dochtervennootschappen, uitgezonderd leden van het EMT;
en beslist er de modaliteiten van vast te stellen overeenkomstig het voormelde verslag van de raad van bestuur in uitvoering van artikel 583 van het Wetboek van vennootschappen.
3. Besluit tot kapitaalverhoging onder voorwaarde
Voorstel van besluit:
Op voorwaarde en naarmate van de uitoefening van de warrants "2012" beslist de vergadering het kapitaal te verhogen met een bedrag dat ten hoogste gelijk is aan het product van enerzijds vier miljoen honderd vierentwintig duizend negenhonderd dertig (4.124.930) warrants "2012" en anderzijds de fractiewaarde van het aandeel "OPTION" op het ogenblik van de uitoefening van de warrants "2012", door uitgifte van ten hoogste vier miljoen honderd vierentwintig duizend negenhonderd dertig (4.124.930) nieuwe aandelen onder voorbehoud van een effectieve toepassing van de antiverwateringsclausule – van dezelfde aard en met dezelfde rechten en voordelen als de bestaande aandelen, en die dividendgerechtigd zullen zijn over het volledig lopende boekjaar van hun uitgifte.
Deze aandelen zullen worden uitgegeven tegen een prijs die gelijk is aan de "marktwaarde" zijnde, naar keuze van de raad van bestuur
- (i) het gemiddelde van de slotkoersen van het aandeel van de vennootschap (bepaald op basis van de officiële prijslijst van de beurs) gedurende de dertig (30) kalenderdagen voorafgaande aan de datum van aanbod of
- (ii) de slotkoers van het aandeel op de werkdag onmiddellijk voorafgaand aan de datum van aanbod, met dien verstande dat de uitoefenprijs voor de consultants en leden van het EMT overeenkomstig artikel 598 van het Wetboek van vennootschappen
nooit minder zal kunnen bedragen dan het gemiddelde van de slotkoersen van het aandeel gedurende de dertig (30) kalenderdagen voorafgaande aan de datum van uitgifte. Indien de marktwaarde minder dan de fractiewaarde van het aandeel bedraagt, zal de uitoefenprijs niet lager zijn dan de fractiewaarde.
De uitoefenprijs zal worden bestemd op de rekening "Kapitaal" tot beloop van de fractiewaarde van de bestaande aandelen op dat ogenblik, en voor het gebeurlijke saldo op de rekening "Uitgiftepremies" die op gelijkaardige wijze als het kapitaal de waarborg van derden uitmaakt en waarover, behoudens de mogelijkheid tot omzetting in kapitaal, slechts kan worden beschikt met inachtneming van de voorwaarden gesteld voor statutenwijzigingen
4. Besluit tot opheffing van voorkeurrecht
Voorstel tot besluit:
De vergadering beslist tot opheffing van het voorkeurrecht van de bestaande aandeelhouders:
- (i) tot beloop van ten hoogste vijfhonderd duizend (500.000) warrants "2012" in voordeel van de naamloze vennootschap "MONDO", in haar hoedanigheid van CEO en lid van het Executive Managament Team (EMT) van de vennootschap,
- (ii) tot beloop van ten hoogste driehonderd duizend (300.000) warrants "2012" in het voordeel van de leden van het Executive Management Team (EMT) behoudens de CEO :
- De naamloze vennootschap "SWAP", RPR Antwerpen met ondernemingsnummer 0465.919.209
- De heer Patrick HOFKENS VAN DEN BRANDT
- De besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid "ADRIMAR", RPR Hasselt met ondernemingsnummer 0472.786.215
- De heer Jérôme NADEL
- De heer Frédéric NYS
- alsook de personen met wie de vennootschap of haar dochtervennootschappen ten laatste op 30 juni 2013 een duurzame relatie zal hebben aangegaan en onderhouden voor een periode van ten minste zes (6) maanden voor activiteiten die identiek zijn of gelijkaardig aan deze die worden uitgeoefend door de bovengenoemde personen;
- (iii) tot beloop van ten hoogste vijftig duizend (50.000) warrants in voordeel van ieder van de hierna vermelde consultants, zijnde personen die door een overeenkomst van
zelfstandige dienstverlening zijn verbonden, of zullen zijn, met de naamloze vennootschap "OPTION" of een van haar dochtervennootschappen,
- De Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid "SOLVELDA", RPR Leuven met ondernemingsnummer 0867.327.379
- De Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid "EVISA", RPR Leuven met ondernemingsnummer 0472.247.270
- De Besloten Vennootschap met Beperkte Aansprakelijkheid "JAJOCHIN", RPR Leuven met ondernemingsnummer 0899.553.155
- alsook de personen met wie de vennootschap of haar dochtervennootschappen ten laatste op 30 juni 2013 een lange termijn relatie zal hebben gevestigd en in stand zal houden voor een periode van ten minste zes (6) maanden met betrekking tot activiteiten die identiek zijn of gelijkaardig aan deze die worden uitgeoefend door de bovengenoemde personen.
- (iv) de leden van het personeel, zijnde de personen verbonden door een arbeidsovereenkomst met de vennootschap of van één van haar dochtervennootschappen, die daartoe door de raad van bestuur als begunstigde zullen worden aangeduid.
5. Aanbod van de warrants – Machtiging
Voorstel tot besluit
De vergadering beslist machtiging te verlenen aan de raad van bestuur om, op aanbeveling van het Bezoldigingscomité, naar eigen goeddunken warrants "2012" toe te kennen, binnen de limieten daartoe gesteld in het bovenstaande agendapunt :
- * aan de naamloze vennootschap "MONDO", in haar hoedanigheid van CEO en lid van het Executive Managament Team (EMT) van de vennootschap
- * aan de hierboven vermelde consultants, en/of Leden van het Executive Management Team, of de personen met wie de vennootschap of haar dochtervennootschappen ten laatste op 30 juni 2013 een lange termijn relatie zal hebben gevestigd en in stand zal houden voor een periode van ten minste zes (6) maanden met betrekking tot activiteiten die identiek zijn of gelijkaardig aan deze die worden uitgeoefend door de consultants, en/of Leden van het Executive Management Team
- * aan de leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen die door de raad van bestuur daartoe als begunstigden zullen worden aangewezen.
6. Machtigingen
Voorstel tot besluit
De vergadering beslist
- (i) de raad van bestuur van de naamloze vennootschap "OPTION" te machtigen om de genomen besluiten uit te voeren, waar nodig de daartoe noodzakelijke of gepaste maatregelen te nemen of uitvoeringsmaatregelen vast te stellen, en in het algemeen alles te doen voor de goede uitwerking van het warrantplan "2012".
- (ii) elk lid van de raad van bestuur van de naamloze vennootschap "OPTION", afzonderlijk handelend, te machtigen om:
- a) Na elke periode voor uitoefening van de warrants de verwezenlijking van de opeenvolgende kapitaalverhogingen te doen vaststellen bij authentieke akte en op de rekening "Kapitaal" en de rekening "Uitgiftepremies" overeenkomstig het bovenvermelde de bedragen in te schrijven die overeenstemmen met het aantal nieuw uitgegeven aandelen ingevolge uitoefening van de warrants "2012".
- b) Bij de totstandkoming van elke kapitaalverhoging ingevolge uitoefening van warrants "2012", in de statuten het bedrag van het geplaatst maatschappelijk kapitaal en het aantal aandelen aan te passen aan de nieuwe toestand van kapitaal en aandelen zoals dit zal blijken krachtens de vastgestelde verwezenlijkingen van de kapitaalverhogingen, en de historiek van het kapitaal te vervolledigen.
7. Wijziging van de datum van de gewone algemene vergadering – Statutenwijziging
Voorstel tot besluit
De vergadering beslist de datum van de gewone algemene vergadering te verplaatsen van thans de laatste werkdag van de maand april om tien uur, naar voortaan de laatste werkdag van de maand mei om tien uur, en voor de eerste maal in het jaar tweeduizend dertien (2013) en dienvolgens de eerste zin van Artikel 25: Gewone algemene vergadering, bijzondere algemene vergadering en buitengewone algemene vergadering te laten luiden:
"De gewone algemene vergadering moet ieder jaar worden bijeengeroepen op de laatste werkdag van de maand mei om tien (10:00) uur; een zaterdag wordt voor deze bepaling niet als werkdag beschouwd."
8. Statutenwijzigingen
Voorstel tot besluit
De vergadering beslist:
- op het einde van de tweede zin van Artikel 1 : Naam van de statuten de woorden "waarvan de aandelen zijn toegelaten tot de verhandeling op een markt als bedoeld in artikel 4 van het Wetboek van vennootschappen" toe te voegen;
-
op het einde van de derde zin van Artikel 2 : Zetel van de statuten de woorden "bijlage van het Belgisch Staatsblad" te vervangen door "bijlage bij het Belgisch Staatsblad";
-
in Artikel 13 : Bepalingen met betrekking tot aandelen van de vennootschap de woorden "Commissie voor het Bank-, Financie- en Assurantiewezen" te vervangen door "FSMA".
9. Statutenwijzigingen in uitvoering van de Wet van 20 december 2010 'betreffende de uitoefening van bepaalde rechten van aandeelhouders van genoteerde vennootschappen'
Voorstel tot besluit
De vergadering beslist:
- de tekst van Artikel 28 : Oproeping te vervangen door de volgende tekst:
"De oproepingen tot algemene vergaderingen worden verricht overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen. De oproeping dient de door de toepasselijke wetgeving voorgeschreven informatie te bevatten.
Op de dag van de publicatie wordt de oproeping eveneens bekend gemaakt op de website van de vennootschap, samen met alle bij of krachtens de vigerende wetgeving of de statuten voorgeschreven vermeldingen.
De houders van effecten op naam, de bestuurders en de commissarissen worden overeenkomstig de op dat ogenblik van kracht zijnde wettelijke voorschriften ter zake en binnen de bij de wet voorgeschreven termijnen voor de algemene vergadering, bij gewone brief opgeroepen, tenzij zij individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de oproeping via een ander communicatiemiddel te ontvangen.
In voorkomend geval worden de houders van obligaties en warrants op naam of de houders van certificaten op naam die werden uitgegeven met medewerking van de vennootschap, op dezelfde wijze opgeroepen tot de algemene vergaderingen.
Bij de oproeping wordt de registratiedatum vermeld, alsmede de wijze waarop de aandeelhouders zich kunnen laten registreren.
De agenda voor een algemene vergadering kan worden aangevuld overeenkomstig de op dat ogenblik van kracht zijnde wettelijke voorschriften ter zake. In voorkomend geval zal verder worden gehandeld volgens de op dat ogenblik van kracht zijnde wettelijke voorschriften inzake bekendmaking, volmachten, stemformulieren, stemrechten en steminstructies, enzovoort."
-
de tekst van Artikel 29 : Kennisgeving – Registratiedatum te vervangen door de volgende tekst :
-
29.1. Het recht om deel te nemen aan een algemene vergadering en om er het stemrecht uit te oefenen wordt slechts verleend op grond van de boekhoudkundige registratie van de aandelen, op naam van de aandeelhouder, op de veertiende (14e ) dag voor de algemene vergadering, om vierentwintig (24:00) uur (de "registratiedatum"), hetzij
- i) door hun inschrijving in het register van aandelen op naam van de vennootschap;
ii) door hun inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling;
De rekeninghouder of vereffeningsinstelling bezorgt aan de aandeelhouder een attest waaruit blijkt met hoeveel aandelen de aandeelhouder, op de registratiedatum, heeft aangegeven te willen deelnemen aan de algemene vergadering.
- 29.2. Uiterlijk op de zesde (6e ) dag voor de vergadering meldt de aandeelhouder zijn voornemen om deel te nemen aan de vergadering aan hetzij de vennootschap, hetzij de persoon die daartoe werd aangesteld door de vennootschap.
- 29.3. In een bijzonder register daartoe aangewezen door de raad van bestuur wordt voor elke aandeelhouder die aldus de wens heeft kenbaar gemaakt om aan de algemene vergadering deel te nemen, opgenomen :
- a. de naam, en het adres (of zetel);
- b. het aantal aandelen dat hij bezat op de registratiedatum en waarvoor hij heeft aangegeven aan de algemene vergadering te willen deelnemen;
- c. de beschrijving van de stukken die aantonen dat hij op de registratiedatum in het bezit was van de aandelen.
- 29.4. Onder voorbehoud van bijkomende bepalingen in deze statuten dienen de houders van andere effecten uitgegeven door de vennootschap (waaronder de houders van warrants en obligaties uitgegeven door de vennootschap) die het recht hebben om deel te nemen aan de algemene vergadering mutatis mutandis dezelfde formaliteiten te vervullen.
Overeenkomstig artikel 537 van het Wetboek van vennootschappen, kunnen de houders van warrants en obligaties uitgegeven door de Vennootschap de algemene vergadering bijwonen, doch slechts met raadgevende stem.
29.5. Aanwezigheidslijst
Alvorens aan de vergadering zelf deel te nemen, moeten de aandeelhouders of hun volmachtdragers de aanwezigheidslijst ondertekenen, met vermelding van
- a. identiteit van de aandeelhouder,
- b. indien toepasselijk, de identiteit van de volmachthouder, en
- c. het aantal aandelen dat zij vertegenwoordigen.
Bij de opening van de zitting wordt de aanwezigheidslijst door het bureau aangevuld met de gegevens van de personen die overeenkomstig artikel 30 van de statuten de vergadering van op afstand bijwonen.
- de titel en de tekst van Artikel 30 : Vertegenwoordiging van aandeelhouders te vervangen als volgt:
"Artikel 30 : Vertegenwoordiging van aandeelhouders – Deelname op afstand:
30.1. Volmachten
- a. Elke aandeelhouder kan op de vergadering worden vertegenwoordigd door een gevolmachtigde aan wie een schriftelijke volmacht, of via een elektronisch formulier als bedoeld in de vigerende wetgeving ter zake, werd verleend, en die de handtekening van de volmachtgever dragen (hetgeen een elektronische handtekening mag zijn zoals bedoeld in artikel 1322, alinea 2 van het Burgerlijk Wetboek of zoals anderszins toegelaten door de toepasselijke wetgeving) en waarbij ten minste worden vermeld :
- 1° de volledige en juiste identiteit van de aandeelhouder, met inbegrip van woonplaats of zetel;
- 2° het aantal aandelen waarvoor de betrokken aandeelhouder aan de beraadslagingen en stemmingen deelneemt;
- 3° de vorm van de betrokken aandelen;
- 4° de agenda van de vergadering, inclusief de voorstellen van besluit;
- 5° de positieve of negatieve stemwijze of de onthouding betreffende elk voorgesteld besluit
Een aandeelhouder kan een afzonderlijke volmachtdrager aanstellen
- * voor elke vorm van aandelen die hij bezit;
- * voor elk van zijn effectenrekeningen indien hij aandelen van de vennootschap bezit op meer dan één effectenrekening.
- b. Verzamelvolmachten, volmachten die bij substitutie worden verleend, of volmachten die worden verleend door financiële instellingen, trusts, fondsenbeheerders of rekeninghouders voor naam en voor rekening van meerdere aandeelhouders, dienen de hierboven voorgeschreven informatie te vermelden voor elke individuele aandeelhouder voor wiens naam of rekening aan de algemene vergadering wordt deelgenomen.
- c. Overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen moet de gedagtekende en ondertekende volmacht per brief, fax, e-mail of enig ander middel vermeld in artikel 2281 van het Burgerlijk Wetboek worden gezonden naar de zetel van de vennootschap of een in de oproeping aangeduide plaats.
- d. De raad van bestuur kan de tekst van deze volmachten vaststellen en eisen dat de volmachten ten minste in de loop van de zesde (6 e ) kalenderdag vóór
de datum van de vergadering worden neergelegd op de zetel van de vennootschap.
- e. Rechtspersonen worden vertegenwoordigd door het krachtens hun statuten met de vertegenwoordiging belaste orgaan, of door een persoon al dan niet aandeelhouder, aan wie volmacht is gegeven volgens de voorschriften van dit artikel.
- f. Voor de berekening van de regels inzake quorum en meerderheid wordt uitsluitend rekening gehouden met de aandeelhouders en de volmachten die voldoen aan de gestelde voorwaarden om tot de vergadering te worden toegelaten.
30.2. Stemming per brief of langs elektronische weg
- a. Indien de oproeping dit voorziet, mag een Aandeelhouder, voorafgaand aan de algemene vergadering, per brief of langs elektronische weg stemmen door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld formulier.
- b. Dit formulier bevat minstens de volgende vermeldingen:
- (i) de identiteit van de Aandeelhouder,
- (ii) de woonplaats of de zetel van de Aandeelhouder,
- (iii) het aantal Aandelen of stemmen waarmee de Aandeelhouder deelneemt aan de stemming,
- (iv) de vorm van de gehouden Aandelen,
- (v) de agenda van de vergadering, inclusief de voorstellen van besluit,
- (vi) de termijn waarbinnen de vennootschap het formulier voor het stemmen op afstand dient te ontvangen,
- (vii) de positieve of negatieve stemwijze of de onthouding betreffende elk voorgesteld besluit.
De formulieren waarin noch de positieve of negatieve stemwijze, noch de onthouding is vermeld, zijn nietig.
- c. Het formulier moet de handtekening van de aandeelhouder dragen (met inbegrip van een elektronische handtekening zoals bedoeld in artikel 1322, alinea 2 van het Burgerlijk Wetboek of zoals anderszins toegelaten door de toepasselijke wetgeving).
-
d. Overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen moet de gedagtekende en ondertekende stem worden gezonden per brief, fax, e-mail of enig ander middel vermeld in artikel 2281 van het Burgerlijk Wetboek naar de zetel van de vennootschap of een in de oproeping aangeduide plaats.
-
e. De vennootschap moet de stem per brief uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de vergadering ontvangen. Overeenkomstig de toepasselijke wetgeving kan er elektronisch gestemd worden tot de dag voorafgaand aan de vergadering.
- f. De raad van bestuur kan een stemming op afstand organiseren op elektronische wijze via één of meer websites. Hij bepaalt de praktische modaliteiten van de elektronische stemming en waakt erover dat het systeem toelaat de meldingen bedoeld in artikel 30.2. b) in te lassen en controle uit te oefenen op de naleving van de voorgeschreven termijnen
30.3. Deelname op afstand
a. De raad van bestuur kan de houders van effecten die op de algemene vergadering stemrecht verlenen, en die overeenkomstig de voorschriften van artikel 29 van deze statuten het recht hebben om aan de algemene vergadering deel te nemen, toelaten om op afstand deel te nemen aan de algemene vergadering door middel van een door de vennootschap ter beschikking gesteld communicatiemiddel. Dergelijke houders van effecten die, in voorkomend geval, gebruik maken van deze mogelijkheid, worden van rechtswege geacht aanwezig te zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt gehouden.
In voorkomend geval zal op de website van de vennootschap, samen met de oproeping tot de algemene vergadering, worden bekend gemaakt hoe de vennootschap de hoedanigheid en de identiteit van de houders van de effecten die op afstand de vergadering bijwonen zal controleren en waarborgen aan de hand van de gebruikte elektronische communicatiemiddelen, en de veiligheid ervan wordt gewaarborgd.
- b. Onverminderd enige bij of krachtens de wet opgelegde beperking moet het elektronische communicatiemiddel de houder van een effect die op afstand de vergadering bijwoont, ten minste in staat stellen om rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken
- * kennis te nemen van de besprekingen tijdens de vergadering;
- * deel te nemen aan de beraadslagingen;
- * vragen te stellen;
-
* het stemrecht uit te oefenen met betrekking tot alle punten waarover de vergadering zich dient uit te spreken, en dit voor zover de betrokken houder van een effect over stemrecht geniet met de effecten waarmee hij op afstand de vergadering bijwoont.
-
c. De notulen van de algemene vergadering vermelden de eventuele technische problemen en incidenten die de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering en/of stemming hebben belet of verstoord."
- in de eerste en tweede alinea van Artikel 32 : Verdaging van de vergadering de woorden "drie weken" te vervangen door "vijf weken".
- in Artikel 33 : Besluiten buiten de agenda Amendementen de volgende alinea toe te voegen:
"Overeenkomstig de toepasselijke wettelijke bepalingen kunnen aandeelhouders onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen van besluit indienen."
- In Artikel 36 : Notulen wordt de eerste zin vervangen door de volgende tekst :
"Van elke algemene vergadering worden notulen opgemaakt, die ten minste de vermeldingen bevatten die door de vigerende wetgeving ter zake worden voorgeschreven, en waaraan de aanwezigheidslijst, en de eventuele verslagen, volmachten of schriftelijke stemmingen worden gehecht."
Om aan de algemene vergadering deel te nemen en om er stemrecht uit te oefenen moeten de aandeelhouders op de veertiende dag voor de algemene vergadering om vierentwintig uur – in casu op 7 mei 2012 – geregistreerd zijn als aandeelhouder van de vennootschap:
− hetzij door hun inschrijving in het register van de aandelen op naam van de vennootschap;
− hetzij door inschrijving op de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een vereffeningsinstelling;
De financiële tussenpersoon, erkende rekeninghouder of vereffeningsinstelling bezorgt de aandeelhouder een attest waaruit blijkt met hoeveel gedematerialiseerde aandelen die op naam van de aandeelhouder op zijn rekening zijn ingeschreven op de registratiedatum (hetzij op 7 mei 2012), de aandeelhouder wenst deel te nemen aan de Algemene Vergadering.
Uiterlijk op de zesde dag voor de datum van de Algemene Vergadering – hetzij op 15 mei 2012 moeten de aandeelhouders aan de vennootschap of de daartoe door de vennootschap aangestelde persoon melden dat ze deel willen nemen aan de Algemene Vergadering. Registratie voor deelname kan schriftelijk (Jan Smits, Gaston Geenslaan 14, 3001 Leuven) of per e-mail ([email protected]).
Aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten om toegelaten te worden tot de algemene vergadering kunnen zowel mondeling (tijdens de vergadering) als schriftelijk voor de vergadering vragen stellen. Schriftelijke vragen moeten uiterlijk op 15 mei 2012 schriftelijk - op de zetel van de vennootschap – of via elektronische weg ([email protected]) ingediend worden. Alleen de schriftelijke vragen die gesteld zijn door de aandeelhouders die voldoen aan de formaliteiten die vervuld moeten worden om tot de vergadering te worden toegelaten, en die aldus bewezen hebben dat ze op de registratiedatum de hoedanigheid van aandeelhouder hebben, worden tijdens de vergadering beantwoord.
De aandeelhouders kunnen bij volmacht of bij brief stemmen met behulp van formulieren, opgesteld door de Vennootschap, die kosteloos bekomen kunnen worden op de zetel van de Vennootschap. Deze formulieren zullen ook tijdig ter beschikking worden gesteld op de website www.option.com van de Vennootschap. De volmachten dienen ten minste zes werkdagen vóór de datum van de vergadering te worden neergelegd op de zetel van de Vennootschap. Om geldig te zijn dient de stemming per brief te geschieden bij middel van een ter post aangetekende brief tegen ontvangstmelding welke tenminste zes werkdagen vóór de datum van de algemene vergadering aan de zetel van de Vennootschap wordt verzonden (de poststempel geldt als bewijs) en dient de volgende vermeldingen te bevatten:
- (i) volledige en nauwkeurige aanduiding van de aandeelhouder en van het aantal aandelen waarmee hij aan de stemming deelneemt;
- (ii) de volledige agenda;
- (iii) de voorstellen van besluit en het steminzicht van de aandeelhouder (voor, tegen of onthouding). De aandeelhouder mag zijn steminzicht verduidelijken of motiveren.
De houders van warrants dienen uiterlijk zes werkdagen vóór de datum van de algemene vergadering bij gewone brief, gericht aan de zetel van de Vennootschap, kennis te geven van hun voornemen om aan de algemene vergadering deel te nemen.
De Raad van Bestuur