COSCO SHIPPING Technology Co., Ltd. — Governance Information 2021

Jun 7, 2021

中远海运科技股份有限公司 董事会秘书工作规则

第一章 总 则

第一条 为了促进中远海运科技股份有限公司（以下简 称“公司”）的规范运作，明确董事会秘书职责，规范董事 会秘书工作行为，保证董事会秘书依法行使职权，根据深圳 证券交易所（以下简称“深交所”）《股票上市规则》《上市 公司规范运作指引》和《公司章程》的有关规定，制定本工 作规则。

第二条 公司设董事会秘书一名。董事会秘书为公司高 级管理人员，对公司和董事会负责，忠实、勤勉地履行职责。

第三条 董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员是 公司与证券监管机构、深交所之间的指定联络人，负责以公 司名义办理信息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范 围内事务。

第四条 公司设立董事会办公室和证券事务部，由董事 会秘书负责管理。

第二章 董事会秘书的选任

第五条 公司应当在首次公开发行股票上市后三个月 内或者原任董事会秘书离职后三个月内聘任董事会秘书。

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第六条 董事会秘书由董事长提名，董事会聘任或者解 聘。

第七条 董事会秘书应当具备履行职责所必需的财务、 管理、法律专业知识，具有良好的职业道德和个人品德，并 取得深交所颁发的董事会秘书资格证书。

第八条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事 会秘书：

（一）有《公司法》第一百四十六条规定情形之一的；

（二）自受到中国证监会最近一次行政处罚未满三年的； （三）最近三年受到证券交易所公开谴责或者三次以上

通报批评的；

（四）本公司现任监事；

（五）深交所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

第九条 公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应 当提前五个交易日向深交所备案，并报送以下材料：

（一）董事会推荐书，包括被推荐人符合任职资格的说

明、职务、工作表现及个人品德等内容；

（二）被推荐人的个人简历、学历证明（复印件）；

（三）被推荐人取得的董事会秘书资格证书（复印件）。

自收到公司报送的材料之日起五个交易日内，深交所未

提出异议的，公司董事会可以聘任。

第十条 公司在聘任董事会秘书的同时，还应当聘任证

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券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘书不能 履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在 此期间，并不当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负 有的责任。

证券事务代表应当参加深交所组织的董事会秘书资格 培训并取得董事会秘书资格证书。

第十一条 公司董事会正式聘任董事会秘书、证券事务 代表后应当及时公告并向深交所提交以下材料：

（一）董事会秘书、证券事务代表聘任书或者相关董事 会决议；

（二）董事会秘书、证券事务代表的通讯方式，包括办 公电话、移动电话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地 址等；

（三）公司董事长的通讯方式，包括办公电话、移动电 话、传真、通信地址及专用电子邮件信箱地址等。

上述有关通讯方式发生变更时，公司应当及时向深交所 提交变更后的资料。

第十二条 公司解聘董事会秘书应当有充分理由，不得 无故将其解聘。董事会秘书被解聘或者辞职时，公司应当及 时向深交所报告，说明原因并公告。董事会秘书有权就被公 司不当解聘或者与辞职有关的情况，向深交所提交个人陈述 报告。

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第十三条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司应当 自事实发生之日起一个月内解聘董事会秘书：

（一）出现本工作规则第八条所规定情形之一的；

（二）连续三个月以上不能履行职责的；

（三）在履行职责时出现重大错误或者疏漏，给投资者 造成重大损失的；

（四）违反法律、行政法规、部门规章、规范性文件、 深交所《股票上市规则》及其他相关规定或者《公司章程》， 给投资者造成重大损失的。

第十四条 公司应当在聘任董事会秘书时与其签订保 密协议，要求其承诺在任职期间以及在离任后持续履行保密 义务直至有关信息披露为止，但涉及公司违法违规的信息除 外。

第十五条 董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事 会的离任审查，在公司监事会的监督下移交有关档案文件、 正在办理或者待办理事项。

第十六条 董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名 董事或高级管理人员代行董事会秘书的职责，并向深交所备 案，同时尽快确定董事会秘书人选。公司指定代行董事会秘 书职责的人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行 董事会秘书职责，直至公司正式聘任董事会秘书。

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第十七条 公司董事会秘书及证券事务代表每两年应 至少参加一次由深交所举办的董事会秘书培训班。

公司应当保证董事会秘书在任职期间按要求参加深交 所组织的董事会秘书后续培训。

第三章 董事会秘书的履职

第十八条 董事会秘书对公司和董事会负责，履行如下 主要职责：

（一）负责公司信息披露事务，协调公司信息披露工作， 组织制订公司信息披露事务管理制度，督促公司及相关信息 披露义务人遵守信息披露相关规定；

（二）负责公司投资者关系管理和股东资料管理工作， 协调公司与证券监管机构、股东及实际控制人、保荐人、证 券服务机构、媒体等之间的信息沟通；

（三）组织筹备董事会会议和股东大会，参加股东大会、 董事会会议、监事会会议及高级管理人员相关会议，负责董 事会会议记录工作并签字；

（四）负责公司信息披露的保密工作，在未公开重大信 息出现泄露时，及时深交所报告并公告；

（五）关注媒体报道并主动求证真实情况，督促董事会

及时回复深交所所有问询；

（六）组织董事、监事和高级管理人员进行证券法律法

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规、深交所《股票上市规则》及相关规定的培训，协助前述 人员了解各自在信息披露中的权利和义务；

（七）督促董事、监事和高级管理人员遵守法律、法规、 规章、规范性文件、深交所《股票上市规则》及其他相关规 定、《公司章程》，切实履行其所作出的承诺；在知悉公司作 出或可能作出违反有关规定的决议时，应予以提醒并立即如 实地向深交所报告；

（八）《公司法》、《证券法》、证监会和深交所要求履行 的其他职责。

第十九条 公司应当为董事会秘书履行职责提供便利 条件，董事、监事、财务负责人及其他高级管理人员和公司 相关人员应当支持、配合董事会秘书在信息披露方面的工作。

第二十条 董事会秘书为履行职责有权了解公司的财 务和经营情况，参加涉及信息披露的有关会议，查阅涉及信 息披露的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相 关资料和信息。

第二十一条 董事会秘书在履行职责过程中受到不当 妨碍和严重阻挠时，可以直接向深交所报告。

第二十二条 公司在履行信息披露义务时，应当指派董 事会秘书、证券事务代表或者本工作规则第十六条规定代行 董事会秘书职责的人员负责与深交所联系，办理信息披露与 股权管理事务。

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第四章 附 则

第二十三条 本工作规则所称“内”含本数；“超过” 不含本数。

第二十四条 本工作规则自董事会审议通过之日起生 效。原《上海交技发展股份有限公司董事会秘书工作细则》 （交技股办〔2008〕21 号）同时废止。

第二十五条 本工作规则未尽事宜，按国家有关法律法 规、规范性文件和《公司章程》的规定执行；本规则如与国 家日后颁布的法律法规、规范性文件或经合法程序修改后的 《公司章程》相抵触时，按国家有关法律法规、规范性文件 和《公司章程》的规定执行，并及时修订，报公司董事会审 议通过。

第二十六条 本工作规则解释权归属公司董事会。

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