Công ty Cổ phần Tập đoàn Đạt Phương — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 15, 2021

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

Số: 16 /ĐP-BQHCĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2021

CÔNG BỐ THÔNG TIN TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ SGDCK TP.HCM

Kính gửi: - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước
- Sở Giao dịch chứng khoán TP.Hồ Chí Minh

• Tên tổ chức : Công ty cổ phần Đạt Phương
• Mã chứng khoán : DPG
• Địa chỉ trụ sở chính : Tầng 15, tòa nhà Handico, khu đô thị mới Mễ Trì Hạ, đường Phạm Hùng, Phường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
• Điện thoại : 0243 7830856
• Fax : 0243 7830859
• Người thực hiện công bố thông tin : Lê Thị Hà
  Chức vụ : Trưởng ban quan hệ cổ đông

Loại thông tin công bố : ☐ định kỳ X bất thường ☐ 24h ☐ theo yêu cầu

Nội dung thông tin công bố:

Công ty cổ phần Đạt Phương (DPG) công bố thông tin Tài liệu Lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản thông qua sửa đổi, bổ sung Quy chế nội bộ về quản trị Công ty. Thông tin này đã được công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty CP Đạt Phương www.datphuong.com.vn tại mục “Quan hệ cổ đông”.

Chúng tôi cam kết các thông tin công bố trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các thông tin đã công bố./

Đại diện tổ chức
Người được ủy quyền công bố thông tin
Trưởng ban quan hệ cổ đông

Lê Thị Hà

---

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

Số: 10 /TTr - HĐQT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2021

TỜ TRÌNH

Về việc: Thông qua sửa đổi, bổ sung Quy chế nội bộ về quản trị Công ty

Kính gửi: Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Đạt Phương

Căn cứ Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020;

Căn cứ Luật Chứng khoán số 54/2019/QH14 ngày 26/11/2019;

Căn cứ Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của luật chứng khoán;

Căn cứ Thông tư 116/2020/TT-BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định số 155/2020/NĐ-CP ngày 31/12/2020 của Chính Phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng;

Căn cứ Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đạt Phương.

Hội đồng quản trị kính trình Đại hội đồng cổ đông về việc thông qua Quy chế nội bộ về quản trị Công ty Cổ phần Đạt Phương trong đó bổ sung quy định về tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử của Công ty như sau:

Để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc tổ chức ĐHĐCĐ thường niên/bất thường bằng hình thức trực tuyến, phù hợp với tình hình thực tiễn của Công ty trong từng thời kỳ; để thuận lợi cho các cổ đông trong việc thực hiện quyền của cổ đông, căn cứ quy định của pháp luật hiện hành, HĐQT Công ty Cổ phần Đạt Phương đã xây dựng Dự thảo Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử, bổ sung vào Quy chế nội bộ về Quản trị của Công ty (toàn văn dự thảo Quy chế được công bố tại Website theo địa chỉ: https://datphuong.com.vn/). Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày được ĐHĐCĐ thông qua.

Kính trình quý vị cổ đông xem xét thông qua.

Xin trân trọng cảm ơn!

Nơi nhận:

• Cổ đông Công ty;
• HĐQT, BKS, BGD, các đơn vị;
• Lưu HCNS

---

DỰ THẢO

QUY CHẾ TỎ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG TRỰC TUYẾN VÀ THỰC HIỆN BỔ PHIẾU ĐIỆN TỬ

CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

(Đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua kèm theo Nghị quyết ngày 0101216756 tháng năm 2021 của Công ty Cổ phần Đạt Phương)

CHƯƠNG I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định về việc tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử của cổ đông tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên/Đại hội đồng cổ đông bất thường của Công ty Cổ phần Đạt Phương (sau đây gọi là “Công ty”).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

a. “Đại biểu” là Cổ đông, đại diện ủy quyền (người được ủy quyền) của Cổ đông.

b. “Đại hội đồng cổ đông trực tuyến” là các cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên hoặc Đại hội đồng cổ đông bất thường được tổ chức dưới hình thức các Đại biểu có thể lựa chọn tham gia trực tiếp hoặc thông qua mạng internet/ thông qua các phương tiện, ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện các quyền biểu quyết/bầu cử của mình.

c. “Bỏ phiếu điện tử” là việc Đại biểu kết nối internet và thực hiện biểu quyết/bầu cử thông qua Hệ thống bỏ phiếu điện tử/ ứng dụng họp trực tuyến do Công ty quy định và thông báo.

d. “Hệ thống bỏ phiếu điện tử” là hệ thống cung cấp cho Đại biểu các công cụ để thực hiện các quyền liên quan khi tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử.

e. “Yếu tố định danh” là những thông tin cần thiết để xác định chính xác một đối tượng trong một hoàn cảnh.

f. “Xác thực” là để kiểm tra, xác minh các thông tin của đối tượng có đúng là những thông tin mà đối tượng cung cấp, hoặc khai báo.

g. “Sự kiện bất khả kháng” là những sự kiện xảy ra ngoài ý chí của người triệu tập đại hội không thể lường trước và khắc phục được mặc dù đã áp dụng các biện pháp cần thiết, khả năng cho phép.

h. “Thời gian mở cửa hệ thống” là thời điểm bắt đầu để cổ đông có thể truy cập, đọc tài liệu và đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến. Hệ thống sẽ đóng truy cập theo thông báo của Chủ tọa hoặc Ban tổ chức Đại hội.

CHƯƠNG II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 3. Điều kiện, cách thức Đại biểu tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử.

---

a. Điều kiện tham gia:

• Có tên trong danh sách cổ đông (DSCĐ) có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập theo thông báo thực hiện quyền của Công ty và đại diện ủy quyền đủ điều kiện tham dự theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

b. Yêu cầu kỹ thuật:

• Đại biểu cần có thiết bị điện tử kết nối internet (ví dụ: máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động, thiết bị điện tử khác có kết nối internet...).

c. Cách thức thực hiện:

• Mỗi cổ đông trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông của Công ty được cung cấp một và chỉ một tên đăng nhập và mật khẩu truy cập tương ứng để tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử. Thông tin đăng nhập vào hệ thống và các yếu tố định danh khác sẽ được Hội đồng Quản trị hoặc Ban Tổ chức ĐHĐCĐ thông báo cho cổ đông. Cổ đông phải chịu trách nhiệm bảo mật thông tin của mình để đảm bảo chỉ có cổ đông mới có quyền tham dự và bỏ phiếu trên hệ thống. Mọi kết quả bỏ phiếu điện tử dưới tên đăng nhập và mật khẩu của cổ đông sẽ được mặc nhiên ghi nhận là ý chí biểu quyết của cổ đông. Công ty sẽ hỗ trợ tối đa trong việc đảm bảo cho cổ đông được tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông nhưng không chịu trách nhiệm đối với những vấn đề phát sinh do cổ đông làm mất/lộ thông tin đăng nhập.

• Cổ đông không tham dự trực tiếp hoặc thông qua hình thức trực tuyến và bỏ phiếu điện tử có thể ủy quyền cho người khác tham dự theo quy định tại Điều lệ công ty. Theo đó, với đại diện được ủy quyền, nếu bên nhận ủy quyền không phải cổ đông của công ty, sau khi nhận được bản gốc ủy quyền bằng văn bản của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền có xác nhận hợp lệ, công ty sẽ cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu truy cập cho bên nhận ủy quyền để đại diện theo ủy quyền tiến hành thực hiện quyền và nghĩa vụ theo nội dung được ủy quyền. Công ty cung cấp thông tin đăng nhập cho đại diện được ủy quyền theo thông tin ủy quyền do cổ đông cung cấp và được thực hiện như hình thức gửi thông báo mời họp cho các cổ đông (thông qua thư mời/ hòm thư điện tử/tin nhắn). Cổ đông chịu hoàn toàn trách nhiệm với thông tin ủy quyền đã gửi về công ty.

Điều 4. Cung cấp thông tin đăng nhập và thực hiện bỏ phiếu điện tử

a. Thông tin đường dẫn truy cập vào hệ thống bỏ phiếu điện tử, tên đăng nhập, mật khẩu truy cập và các yếu tố định danh khác (nếu có) nhằm tham dự Đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ được cung cấp trong thông báo mời họp hoặc theo hình thức thông báo thông tin đăng nhập do Hội đồng quản trị quy định phù hợp theo tình hình thực tế. Đại biểu phải có trách nhiệm bảo mật tên đăng nhập, mật khẩu và các yếu tố định danh khác được cấp để đảm bảo rằng chỉ có Đại biểu mới có quyền thực hiện việc bỏ phiếu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với các thông tin đã đăng ký này.

b. Khi Đại biểu có yêu cầu cung cấp lại thông tin đăng nhập, Ban tổ chức Đại hội có thể thông báo thông qua các hình thức: trực tiếp hoặc email/điện thoại. Hình thức cung cấp thông tin đăng nhập qua email hoặc điện thoại chỉ được thực hiện dựa trên thông tin cổ đông từ danh sách cổ đông có quyền bỏ phiếu do Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam lập theo thông báo thực hiện quyền của Công ty (hoặc theo thông tin Cổ đông đã cung cấp cho Công ty).

---

c. Đại biểu sử dụng tên đăng nhập, mật khẩu truy cập hoặc các yếu tố định danh khác (nếu có) truy cập vào hệ thống bỏ phiếu điện tử và thực hiện bỏ phiếu điện tử theo nội dung của Chương trình cuộc họp đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

d. Công ty khuyến nghị Đại biểu khi nhận được thông tin đăng nhập bao gồm tên đăng nhập và mật khẩu, nên truy cập vào hệ thống để tiến hành đổi mật khẩu đăng nhập để đảm bảo bảo mật thông tin.

Điều 5. Cách thức ghi nhận Đại biểu tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến (check-in):

Đại biểu được hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận là tham dự đại hội đồng cổ đông trực tuyến khi Đại biểu đó thực hiện truy cập và đăng ký tham dự Đại hội trực tuyến thành công vào hệ thống bằng các thông tin truy cập đã được cung cấp theo quy định tại Điều 4 Quy chế này tính từ thời gian mở cửa hệ thống.

Sau khi cuộc họp đã khai mạc, đại biểu vẫn được đăng ký tham dự trực tuyến và có quyền biểu quyết sau khi hoàn thành đăng ký. Ban chủ tọa không được dừng cuộc họp để cổ đông tham dự và hiệu lực các vấn đề đã tiến hành biểu quyết không bị ảnh hưởng.

Điều 6. Quy định về ủy quyền trực tuyến

a. Cổ đông có thể thực hiện việc ủy quyền trên hệ thống trực tuyến (ủy quyền trực tuyến) để ủy quyền toàn bộ hoặc một phần số cổ phần sở hữu của mình cho người khác thay mặt tham dự cuộc họp. Số lượng đại diện ủy quyền, cách thức ủy quyền... được thực hiện theo Quy chế tổ chức của cuộc họp ĐHĐCĐ.

b. Việc ủy quyền trực tuyến chỉ có hiệu lực pháp lý khi thỏa mãn tất cả các điều kiện sau:

• Khi cổ đông điền đầy đủ các thông tin theo mẫu ủy quyền trực tuyến và hoàn thành thực hiện ủy quyền trực tuyến.

• Giấy ủy quyền được in ra theo mẫu ủy quyền trực tuyến có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu (nếu là tổ chức) của bên ủy quyền và cả bên nhận ủy quyền.

• Công ty nhận được Giấy ủy quyền bản chính có xác nhận của cổ đông ủy quyền và đại diện nhận ủy quyền gửi về trước giờ khai mạc chính thức.

Điều 7. Cách thức bỏ phiếu điện tử

a. Cách thức bỏ phiếu biểu quyết:

• Đại biểu chọn lựa một trong ba phương án biểu quyết Tán thành, Không tán thành hoặc Không có ý kiến với mỗi vấn đề được đưa ra biểu quyết tại Đại hội đã được cài đặt tại hệ thống bỏ phiếu điện tử.

• Sau đó, Đại biểu tiến hành xác nhận biểu quyết để hệ thống bỏ phiếu điện tử ghi nhận kết quả.

b. Cách thức bỏ phiếu bầu cử:

• Mỗi đại biểu có tổng số quyền biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần có quyền biểu quyết (bao gồm sở hữu và được ủy quyền) nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng Quản trị hoặc Ban Kiểm soát.

• Cổ đông có thể dồn hết tổng số quyền biểu quyết cho một hoặc một số ứng viên.

• Bầu cử theo phương thức biểu quyết (nếu có): Thực hiện theo quy định bỏ phiếu biểu quyết nêu tại Khoản a Điều này.

---

c. Một số quy định khác khi thực hiện bỏ phiếu điện tử:

• Cố đông tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử được hệ thống ghi nhận kết quả bỏ phiếu tại thời điểm kết thúc biểu quyết của từng nội dung hoặc ghi nhận kết quả bỏ phiếu tại thời điểm kết thúc bỏ phiếu.

• Cố đông đã truy cập và đăng ký tham dự ĐHĐCĐ trực tuyến nhưng không thực hiện việc bỏ phiếu trên hệ thống hoặc đăng xuất ra hệ thống trước thời điểm bỏ phiếu hoặc bị mất kết nối do lỗi đường truyền/ mạng internet thì hệ thống sẽ ghi nhận việc tham dự họp của cổ đông và những nội dung chưa được cổ đông biểu quyết/ bầu cử sẽ được coi như không tham gia biểu quyết.

• Trường hợp cổ đông đã đăng xuất khỏi hệ thống hoặc bị mất kết nối sau đó cổ đông đăng nhập/ kết nối lại được trước thời điểm kết thúc bỏ phiếu thì cổ đông có thể tiếp tục bỏ phiếu các nội dung còn lại chưa biểu quyết.

• Trong trường hợp phát sinh các vấn đề ngoài chương trình đại hội đã gửi, Đại biểu có thể biểu quyết, bầu cử bổ sung. Nếu Đại biểu không thực hiện biểu quyết, bầu cử với những vấn đề phát sinh thì xem như Đại biểu không tiến hành bỏ phiếu biểu quyết, bầu cử vấn đề phát sinh đó.

Điều 8. Thời gian bỏ phiếu điện tử

a. Thời gian bỏ phiếu điện tử được quy định trong quy chế tổ chức đại hội. Đại biểu có thể truy cập hệ thống bỏ phiếu điện tử và thực hiện bỏ phiếu từ thời điểm khai mạc Đại hội trực tuyến đến trước thời điểm kết thúc biểu quyết trừ trường hợp bảo trì hệ thống hoặc lý do khác nằm ngoài tầm kiểm soát của Công ty. Kết thúc thời gian bỏ phiếu, hệ thống không ghi nhận thêm kết quả bỏ phiếu điện tử từ Đại biểu.

b. Để đảm bảo tính liên tục và tập trung thời gian cho phần diễn biến của đại hội, Đại biểu khi đăng nhập Hệ thống và checkin có thể tiến hành biểu quyết về chương trình và nội dung họp. Thời gian kết thúc biểu quyết của các nội dung này trên Hệ thống sẽ được Ban tổ chức thông báo tại thời điểm khai mạc Đại hội trực tuyến.

Điều 9. Cách thức kiểm phiếu

Khi Đại biểu thực hiện biểu quyết/bầu cử, số phiếu biểu quyết, phiếu bầu đều được ghi nhận trên hệ thống theo nguyên tắc số thẻ tán thành, số thẻ không tán thành và số thẻ không ý kiến.

Điều 10. Thông báo kết quả kiểm phiếu

Căn cứ biên bản kiểm phiếu ghi nhận như quy định tại Điều 9 Quy chế này, Ban kiểm phiếu sẽ kiểm tra, tổng hợp và báo cáo Chủ tọa kết quả kiểm phiếu của từng vấn đề theo nội dung chương trình đại hội. Kết quả kiểm phiếu sẽ được công bố theo Chương trình trước khi bế mạc cuộc họp.

Điều 11. Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và hình thức thông qua

a. Địa điểm tổ chức được ghi trong biên bản Đại hội cổ đông trực tuyến là địa điểm Chủ tọa Đại hội có mặt để điều khiển Đại hội. Địa điểm này phải trên lãnh thổ Việt Nam.

b. Hình thức thông qua biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông.

---

5

Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của Đại biểu khi tham gia bỏ phiếu điện tử

a. Được biểu quyết, bầu cử tất cả các nội dung thuộc thẩm quyền của Đại hội theo quy định của pháp luật và Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty theo hình thức bỏ phiếu điện tử.

b. Đại biểu phải có trách nhiệm bảo mật các thông tin truy cập để đảm bảo rằng chỉ có Đại biểu mới có quyền thực hiện việc bỏ phiếu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử. Mọi kết quả giao dịch bỏ phiếu của Đại biểu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử sẽ được mặc nhiên coi là quyết định cuối cùng của Đại biểu. Đại biểu chịu mọi trách nhiệm trước pháp luật, trước Công ty về kết quả giao dịch bỏ phiếu điện tử đã được thực hiện của Đại biểu trên hệ thống bỏ phiếu điện tử.

c. Đại biểu phải thông báo ngay cho Công ty để kịp thời xử lý khi phát hiện tên truy cập, mật khẩu và/hoặc các yếu tố định danh khác bị mất, đánh cắp, bị lộ, hoặc nghi bị lộ bằng cách liên hệ với Công ty để thực hiện khóa tên truy cập, thiết bị bảo mật. Đại biểu phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại, tổn thất và rủi ro khác xảy ra trước thời điểm Công ty nhận được thông báo của Đại biểu nếu như nguyên nhân là do Đại biểu.

Điều 13. Thảo luận tại Đại hội Đồng Cổ đông trực tuyến

a. Nguyên tắc:

• Việc thảo luận chỉ được thực hiện trong thời gian quy định và thuộc phạm vi các vấn đề trình bày trong nội dung chương trình Đại hội đồng cổ đông;
• Chỉ có Đại biểu mới được tham gia thảo luận;
• Đại biểu có ý kiến đăng ký nội dung thảo luận theo hình thức quy định cụ thể tại Quy chế tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ;
• Thư ký sẽ sắp xếp các nội dung thảo luận của Đại biểu theo thứ tự đăng ký và chuyển lên cho Chủ tọa;

b. Giải đáp ý kiến của các Đại biểu:

• Trên cơ sở nội dung thảo luận của Đại biểu, Chủ tọa hoặc thành viên do Chủ tọa chỉ định sẽ giải đáp ý kiến của Đại biểu;
• Trường hợp do giới hạn về thời gian tổ chức, các câu hỏi chưa được trả lời trực tiếp tại Đại hội sẽ được Công ty trả lời sau.

Điều 14. Trường hợp xảy ra sự kiện bất khả kháng

a. Trong thời gian diễn ra việc tổ chức Đại hội cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử, có thể xảy ra những sự kiện bất khả kháng (ngoài tầm kiểm soát của Công ty) tại địa điểm Chủ tọa điều hành Đại hội (không bao gồm các sự kiện bất khả kháng đối với một hay một số Đại biểu tham dự) như: thiên tai, hỏa hoạn, mất điện hoặc mất kết nối đường truyền internet, sự cố kỹ thuật tại địa điểm Chủ tọa điều hành Đại hội, các yêu cầu hay chỉ thị của Chính phủ và các cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền khác,...

b. Trường hợp xảy ra các sự kiện bất khả kháng và không thể khắc phục để Đại hội có thể diễn ra tiếp tục trong thời gian 60 phút, Chủ tọa sẽ tuyên bố tạm dừng Đại hội, tất cả các vấn đề đã được biểu quyết thông qua trước khi tạm dừng (nếu có) sẽ bị hủy bỏ. Các vấn đề này sẽ được tiến hành biểu quyết lại trong Đại hội cổ đông được triệu tập gần nhất.

---

CHƯƠNG III

ĐIỀU KHOẢN KHÁC

Điều 15. Điều khoản khác

Các nội dung liên quan khác không đề cập trong quy chế này mặc nhiên thực hiện theo quy định tại Điều lệ Công ty, Quy chế quản trị Công ty và quy định pháp luật có liên quan.

Điều 16. Hiệu lực thi hành

a. Phụ lục này này gồm 3 chương, 16 điều và có hiệu lực từ ngày được Đại hội đồng cổ đông thông qua.

b. Đại biểu, các cá nhân, tổ chức, phòng nghiệp vụ có liên quan đến việc họp Đại hội đồng cổ đông trực tuyến hoặc bỏ phiếu điện tử của Công ty có trách nhiệm thực hiện theo Quy chế này.

Nơi nhận:
- HĐQT, BKS, BTGD;
- Lưu HCNS.

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH

LƯƠNG MINH TUẤN

6

---

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2021

QUY CHẾ LẤY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG BẰNG VĂN BẢN

Về việc Thông qua Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử

Căn cứ:

• Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 ngày 17/06/2020 có hiệu lực từ ngày 01/01/2021;
• Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Đạt Phương.

Hội đồng quản trị (HĐQT) Công ty Cổ phần Đạt Phương tiến hành lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua Quy chế tổ chức đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) trực tuyến và bỏ phiếu điện tử của Công ty theo các quy định sau:

Điều 1. Đối tượng thực hiện biểu quyết

Cổ đông hoặc người được ủy quyền hợp pháp của cổ đông sở hữu cổ phần có quyền biểu quyết theo danh sách cổ đông tại thời điểm chốt ngày 08/03/2021 của Trung tâm lưu ký chứng khoán Việt Nam.

Điều 2. Phiếu lấy ý kiến cổ đông

Phiếu lấy ý kiến cổ đông về việc thông qua Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử được HĐQT Công ty Cổ phần Đạt Phương chuẩn bị và gửi thư tới cho từng cổ đông có quyền quyết biểu.

Điều 3. Cách thức biểu quyết và gửi phiếu về Công ty

Cổ đông hoặc người đại diện của cổ đông thực hiện biểu quyết theo hướng dẫn chi tiết trên Phiếu lấy ý kiến. Cổ đông hoặc người đại diện cho cổ đông cho ý kiến biểu quyết bằng cách gửi Phiếu lấy ý kiến cổ đông gửi về Công ty Cổ phần Đạt Phương, thời hạn cuối cùng Công ty cổ phần Đạt Phương nhận phiếu lấy ý kiến là 16h00 ngày 30/03/2021, theo một trong các cách thức sau:

• Gửi fax: 024.37830 859;
• Gửi thư điện tử: dhcd@datphuong.vn;
• Gửi thư bảo đảm về địa chỉ Văn phòng Công ty: Tầng 15, tòa nhà Handico, khu đô thị mới Mễ Trì Hạ, đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

Điều 4. Phiếu lấy ý kiến không hợp lệ

• Trường hợp gửi thư: Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở trước khi kiểm phiếu;
• Trường hợp gửi fax hoặc thư điện tử: Phiếu lấy ý kiến gửi về công ty qua fax hoặc thư điện tử sẽ được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu;
• Trường hợp Quý cổ đông ủy quyền cho người khác thực hiện quyền biểu quyết, người được ủy quyền phải gửi Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời kèm Giấy ủy quyền bản gốc có đầy đủ chữ ký của hai bên.
• Phiếu lấy ý kiến không hợp lệ trong các trường hợp sau:
  i. Đánh dấu từ 2 ô trở lên tại vấn đề cần lấy ý kiến;
  ii. Không có chữ ký (nếu cổ đông là cá nhân), không có chữ ký của người đại diện hợp

---

pháp và đóng dấu (nếu cố đông là tổ chức);

iii. Phong bì đã bị mở trước khi kiểm phiếu;
iv. Gửi về sau thời hạn quy định tại Điều 3 Quy chế này;
v. Phiếu bị sửa chữa, tẩy xóa, đánh dấu thêm ký hiệu;
vi. Phiếu lấy ý kiến bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử.

vii. Phiếu lấy ý kiến do Người được ủy quyền lập và gửi về Công ty nhưng không đính kèm bản gốc Giấy ủy quyền.

• Cố đông không đánh dấu vào ô nào trong Phiếu lấy ý kiến, nhưng vẫn ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu là cố đông tổ chức thì Phiếu lấy ý kiến đó được coi là phiếu không hợp lệ.
• Phiếu lấy ý kiến không được gửi về thì cố đông được coi là không tham gia biểu quyết.

Điều 5. Kiểm phiếu và lập Biên bản kiểm phiếu

Hội đồng quản trị Công ty sẽ tổ chức, thành lập Ban kiểm phiếu để kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát. Các thành viên HĐQT, người kiểm phiếu và người giám sát kiểm phiếu phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của biên bản kiểm phiếu; liên đới chịu trách nhiệm về các thiệt hại phát sinh từ các quyết định được thông qua do kiểm phiếu không trung thực, không chính xác.

Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

• Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
• Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua nghị quyết;
• Số cố đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu biểu quyết hợp lệ và số biểu quyết không hợp lệ và phương thức gửi biểu quyết, kèm theo phụ lục danh sách cố đông tham gia biểu quyết;
• Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không ý kiến đối với từng vấn đề;
• Các vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
• Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch HĐQT, người đại diện theo pháp luật của Công ty, người giám sát kiểm phiếu và người kiểm phiếu.

Biên bản kiểm phiếu sẽ được đăng tải lên trang thông tin điện tử của Công ty trong thời hạn hai mươi tư (24) giờ kể từ thời điểm biên bản kiểm phiếu được thông qua.

Điều 6. Nghị quyết Đại hội đồng cố đông

• Sau khi kết thúc kiểm phiếu, Thư ký HĐQT chịu trách nhiệm soạn thảo Nghị quyết ĐHĐCĐ và đăng tải lên trang thông tin điện tử của Công ty trong thời hạn hai mươi tư (24h) kể từ thời điểm nghị quyết được thông qua.
• Nghị quyết của ĐHĐCĐ về việc thông qua Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử của Công ty Cổ phần Đạt Phương sẽ được thông qua nếu được số cố đông đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết tán thành;
• Nghị quyết được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cố đông bằng văn bản có giá trị như nghị quyết được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ.

Quy chế này gồm có sáu (06) điều và được áp dụng cho thủ tục lấy ý kiến cố đông bằng văn bản để thông qua Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử.

---

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 12 tháng 03 năm 2021

PHIẾU LÁY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG BẰNG VĂN BẢN

Về việc Thông qua sửa đổi, bổ sung Quy chế nội bộ về quản trị Công ty

I. THÔNG TIN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

1. Tên Công ty: Công ty Cổ phần Đạt Phương
2. Mã cổ phiếu: DPG
3. Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 15, tòa nhà Handico, khu đô thị mới Mễ Trì Hạ, đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.
4. Điện thoại: 024.37830856
   Fax: 02437830859
5. Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0101218757 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp lần đầu ngày 12/03/2002 và cấp thay đổi lần thứ 20 ngày 26/09/2019.

II. THÔNG TIN VỀ CỔ ĐÔNG

• Họ và tên cổ đông: ……………………………………………………………………………………
• Mã cổ đông: ……………………………………………………………………………………
• Địa chỉ: ……………………………………………………………………………………
• Số CMND/hoặc số hộ chiếu/hoặc số GCNĐKKD: ………………………………………
• Số CP sở hữu (đại diện sở hữu) đến ngày 08/03/2021 là: ………… cổ phần.
• Số phiếu biểu quyết tương ứng với số cổ phần sở hữu (hoặc đại diện): ……………… phiếu biểu quyết.

III. MỤC ĐÍCH VÀ NỘI DUNG XIN Ý KIẾN

Để đảm bảo cơ sở pháp lý cho việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên/bất thường theo hình thức họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử phù hợp với tình hình thực tế của Công ty cổ phần Đạt Phương trong từng thời kỳ. Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Đạt Phương tổ chức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua sửa đổi, bổ sung Quy chế nội bộ về quản trị Công ty Cổ phần Đạt Phương, trong đó bổ sung quy định về tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử của Công ty Cổ phần Đạt Phương.

(Tờ trình và Dự thảo Quy chế được đăng tải trên Website của Công ty: https://datphuong.com.vn/)

IV. Ý KIẾN BIỂU QUYẾT CỦA CỔ ĐÔNG

1. Nội dung biểu quyết: Thông qua sửa đổi, bổ sung Quy chế nội bộ về quản trị Công ty trong đó bổ sung “Quy chế tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến và bỏ phiếu điện tử” của Công ty.

Tán thành ☐
Không tán thành ☐
Không có ý kiến ☐

Ngày tháng năm 2021
Cổ đông
(Ký, ghi rõ Họ tên, đóng dấu nếu Cổ đông là tổ chức)

---

Hướng dẫn biểu quyết:

• Quý cổ đông ghi nhận ý kiến của mình bằng cách đánh dấu (x) hoặc dấu (√) vào 01 trong 03 ô: Tán thành, Không tán thành, Không có ý kiến cho từng nội dung biểu quyết.
• Nội dung biểu quyết được coi là hợp lệ:
  ☑ Khi Cổ đông đánh dấu (x) hoặc dấu (√) vào 01 trong 03 ô biểu quyết (Trường hợp cổ đông không đánh dấu hoặc đánh dấu từ 02 ô trở lên thì nội dung đó được coi là không hợp lệ);
  ☑ Có chữ ký xác nhận của cổ đông hoặc người được cổ đông ủy quyền (nếu cổ đông là tổ chức, phải có chữ ký, đóng dấu của người đại diện theo pháp luật hoặc chữ ký của người được ủy quyền). Trường hợp cổ đông thực hiện quyền biểu quyết thông qua người được ủy quyền của cổ đông thì phải gửi kèm Giấy ủy quyền có chữ ký của bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền về Công ty Cổ phần Đạt Phương.

V. THỜI HẠN CỔ ĐÔNG GỬI PHIẾU Ý KIẾN

Đề nghị Quý cổ đông cho ý kiến biểu quyết bằng cách gửi Phiếu lấy ý kiến cổ đông gửi về Công ty Cổ phần Đạt Phương, thời hạn cuối cùng Công ty cổ phần Đạt Phương nhận phiếu lấy ý kiến là 16h00 ngày 30/03/2021, theo một trong các cách thức sau:

1. Gửi fax: 024.37830859;
2. Gửi thư điện tử: dhcd@datphuong.vn;
3. Gửi thư bảo đảm về địa chỉ Văn phòng Công ty: Tầng 15, tòa nhà Handico, khu đô thị mới Mễ Trì Hạ, đường Phạm Hùng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội.

Lưu ý: Phiếu lấy ý kiến gửi về Công ty dưới mọi hình thức sau thời hạn quy định 16h00 ngày 30/03/2021 sẽ được xem là không hợp lệ.

Trân trọng cảm ơn!

NGƯỜI ĐẠI DIỄN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

TM. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CHỦ TỊCH

-2-

---

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 11 tháng năm 2021

GIẤY ỦY QUYỀN

VỀ VIỆC LẤY Ý KIẾN CỔ ĐÔNG BẰNG VĂN BẢN

(Áp dụng cho cổ đông ủy quyền cho Người đại diện biểu quyết)

1. BÊN ỦY QUYỀN:

Tên cổ đông: ...

CMND/CCCD/Hộ chiếu/ĐKKD số: ... cấp ngày ... tại ...

Người đại diện theo pháp luật (đối với tổ chức): ...

Địa chỉ: ...

Điện thoại: ...

Số cổ phần sở hữu: ...

(Bằng chữ: ...)

2. BÊN NHẬN ỦY QUYỀN:

Tên cá nhân/tổ chức: ...

CMND/CCCD/Hộ chiếu/ĐKKD số: ... cấp ngày ... tại ...

Địa chỉ: ...

Điện thoại: ...

Số cổ phần được ủy quyền: ...

(Bằng chữ: ...)

3. NỘI DUNG ỦY QUYỀN:

• Bên nhận ủy quyền được đại diện cho Bên ủy quyền thực hiện quyền biểu quyết theo các nội dung được ghi trong Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản của Công ty Cổ phần Đạt Phương tương ứng với số cổ phần được ủy quyền.

• Người nhận ủy quyền đồng ý với nội dung ủy quyền trên và ký chấp thuận dưới đây sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện ủy quyền này.

Tôi/Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc ủy quyền này và cam kết tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định hiện hành của Pháp luật và Điều lệ Công ty Cổ phần Đạt Phương.

BÊN NHẬN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

BÊN ỦY QUYỀN
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Lưu ý: Người được ủy quyền gửi Giấy ủy quyền này kèm theo Phiếu lấy ý kiến.

---

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG
Số: / NQ-ĐHĐCĐ
DỰ THÁO
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm 2021

NGHỊ QUYẾT

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẠT PHƯƠNG

(Được thông qua bằng hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản)

Căn cứ Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 17/06/2020;

Căn cứ vào Điều lệ tổ chức và hoạt động Công ty Cổ phần Đạt Phương đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua;

Căn cứ Biên bản kiểm phiếu số .../BBKP-ĐHĐCĐ ngày .../.../2021 của Công ty Cổ phần Đạt Phương.

QUYẾT NGHỊ

Điều 1: Thông qua sửa đổi, bổ sung Quy chế nội bộ về quản trị Công ty Cổ phần Đạt Phương trong đó bổ sung quy định về tổ chức Đại hội đồng cổ đông trực tuyến và bỏ phiếu điện tử gửi kèm theo Phiếu lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.

Điều 2: Giao Chủ tịch Hội đồng Quản trị Công ty cổ phần Đạt Phương ký ban hành.

Điều 3: Nghị quyết này có hiệu lực từ ngày ký. Cổ đông, Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Nghị quyết này.

Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Ban TGĐ;
- Lưu VT.

TM. ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

LƯƠNG MINH TUẦN