Công ty Cổ phần ROX Key Holdings — Governance Information 2021

Apr 28, 2021

CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TNS HOLDINGS

Số: 44/2021/TNS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 4 tháng 4 năm 2021

CÔNG BỐ THÔNG TIN

TRÊN CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA ỦY BAN CHỨNG KHOÁN NHÀ NƯỚC VÀ SGDCK TP.HCM

Kính gửi: - Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;
- Sở giao dịch chứng khoán TP. HCM.

Tên tổ chức: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ TNS Holdings
Mã chứng khoán: TN1
Địa chỉ trụ sở chính: Tầng 25, Tòa tháp A, 54A Nguyễn Chí Thanh, Phường Láng Thượng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: 024 7307 3099
Người thực hiện công bố thông tin: (Ông) Nguyễn Việt Sơn
Chức vụ: Phó chủ tịch Hội đồng quản trị đồng thời là Người đại diện theo pháp luật
Loại thông tin công bố: ☑ 24 giờ ☐ 72 giờ ☐ bất thường ☐ theo yêu cầu ☐ định kỳ

Nội dung thông tin công bố:

• Biên bản, Nghị quyết họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021;
• Điều lệ Công Ty;
• Quy chế nội bộ về quản trị Công Ty;
• Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị.

Thông tin này đã được công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty vào ngày 24/4/2021 tại đường dẫn http://www.tnsholdings.vn – Mục Quan hệ cổ đông.

Chúng tôi xin cam kết các thông tin công bố trên đây là đúng sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung các thông tin đã công bố.

Nơi nhận:
- Như Kính gửi;
- Lưu HC.

Nguyễn Việt Sơn

---

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TNS HOLDINGS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 26 tháng 3 năm 2021

QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ TNS HOLDINGS

• Căn cứ Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Luật Doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn thi hành;
• Căn cứ Điều lệ Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ TNS Holdings;
• Căn cứ Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông số 01/NQ-ĐHĐCĐ-TNS ngày 26 tháng 4 năm 2021 của Đại hội đồng cổ đông Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ TNS Holdings.

Quy chế hoạt động của Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ TNS Holdings được ban hành với các nội dung sau:

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này quy định cơ cấu tổ chức nhân sự, nguyên tắc hoạt động, quyền hạn, nghĩa vụ của Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị của Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ TNS Holdings nhằm hoạt động theo quy định tại Luật Chứng khoán, Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này được áp dụng cho Hội đồng quản trị và các thành viên Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ TNS Holdings.

3. Thuật ngữ và viết tắt:

Trong phạm vi Quy chế này, các từ ngữ được viết tắt sau đây được hiểu như sau:

a) "Công Ty": là Công ty Cổ phần Thương mại dịch vụ TNS Holdings.

b) "ĐHĐCĐ": là Đại hội đồng cổ đông Công Ty.

c) "HĐQT": là Hội đồng quản trị Công Ty.

d) "UBKT": là Ủy ban kiểm toán Công Ty.

e) "TGD": là Tổng giám đốc Công Ty.

Điều 2. Nguyên tắc hoạt động của Hội đồng quản trị

1. HĐQT làm việc theo nguyên tắc tập thể. Các thành viên của HĐQT chịu trách nhiệm cá nhân về phần việc của mình và cùng chịu trách nhiệm trước ĐHĐCĐ, trước pháp luật về các nghị quyết, quyết định của HĐQT đối với sự phát triển của Công Ty.

2. HĐQT giao trách nhiệm cho TGD tổ chức điều hành thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT.

---

Chương II

THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Điều 3. Quyền và nghĩa vụ của thành viên Hội đồng quản trị

1. Thành viên HĐQT có đầy đủ các quyền theo quy định của Luật Chứng khoán, Luật Doanh nghiệp, pháp luật liên quan và Điều lệ Công Ty, trong đó có quyền được cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của Công Ty và của các đơn vị trong Công Ty.

2. Thành viên HĐQT có nghĩa vụ theo quy định tại Điều lệ Công Ty và các nghĩa vụ sau:
   a) Thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách trung thực, cẩn trọng vì lợi ích cao nhất của cổ đông và của Công Ty;
   b) Tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐQT và có ý kiến về các vấn đề được đưa ra thảo luận;
   c) Báo cáo kịp thời, đầy đủ với HĐQT các khoản thù lao nhận được từ các công ty con, công ty liên kết và các tổ chức khác;
   d) Báo cáo HĐQT tại cuộc họp gần nhất các giao dịch giữa Công Ty, công ty con, công ty khác do Công Ty nắm quyền kiểm soát trên 50% trở lên vốn điều lệ với thành viên HĐQT và những người có liên quan của thành viên đó; giao dịch giữa Công Ty với công ty trong đó thành viên HĐQT là thành viên sáng lập hoặc là người quản lý doanh nghiệp trong thời gian 03 năm gần nhất trước thời điểm giao dịch;
   e) Thực hiện công bố thông tin khi thực hiện giao dịch cổ phiếu của Công Ty theo quy định của pháp luật.

3. Thành viên độc lập HĐQT phải lập báo cáo đánh giá về hoạt động của HĐQT.

Điều 4. Quyền được cung cấp thông tin của thành viên HĐQT

1. Thành viên HĐQT có quyền yêu cầu TGĐ, Phó TGĐ, Kế toán trưởng, người quản lý, điều hành khác trong Công Ty cung cấp thông tin, tài liệu về tình hình tài chính, hoạt động kinh doanh của Công Ty và của đơn vị trong Công Ty.

2. Người quản lý được yêu cầu phải cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác thông tin, tài liệu theo yêu cầu của thành viên HĐQT. Trình tự, thủ tục yêu cầu và cung cấp thông tin do Điều lệ Công Ty quy định.

Điều 5. Nhiệm kỳ và số lượng thành viên HĐQT

1. HĐQT có từ 03 đến 11 thành viên. Số lượng thành viên HĐQT có thể thay đổi theo quyết định của ĐHĐCĐ tại từng thời điểm.

2. Nhiệm kỳ của thành viên HĐQT không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Một cá nhân chỉ được bầu làm thành viên độc lập HĐQT của một Công Ty không quá 02 nhiệm kỳ liên tục.

3. Trường hợp tất cả thành viên HĐQT cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên HĐQT cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ Công Ty có quy định khác.

4. Điều lệ Công Ty quy định cụ thể số lượng, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên độc lập HĐQT.

---

3

Điều 6. Tiêu chuẩn và điều kiện thành viên HĐQT

1. Thành viên HĐQT phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
   a) Không thuộc đối tượng không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam theo quy định của pháp luật;
   b) Có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trong quản trị kinh doanh hoặc trong lĩnh vực, ngành, nghề kinh doanh của Công Ty và không nhất thiết phải là cổ đông của Công Ty, trừ trường hợp Điều lệ Công Ty có quy định khác;
   c) Thành viên HĐQT Công Ty có thể đồng thời là thành viên HĐQT tại tối đa 05 công ty khác.

2. Thành viên độc lập HĐQT phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau đây:
   a) Các tiêu chuẩn và điều kiện nêu tại Khoản 1 Điều này;
   b) Không phải là người đang làm việc cho Công Ty, công ty mẹ hoặc công ty con của Công Ty; không phải là người đã từng làm việc cho Công Ty, công ty mẹ hoặc công ty con của Công Ty ít nhất trong 03 năm liền trước đó;
   c) Không phải là người đang hưởng lương, thủ lao từ Công Ty, trừ các khoản phụ cấp, thủ lao mà thành viên HĐQT được hưởng theo quy định;
   d) Không phải là người có vợ hoặc chồng, bố đẻ, bố nuôi, mẹ đẻ, mẹ nuôi, con đẻ, con nuôi, anh ruột, chị ruột, em ruột là cổ đông lớn của Công Ty; là người quản lý của Công Ty hoặc công ty con của Công Ty;
   e) Không phải là người trực tiếp hoặc gián tiếp sở hữu ít nhất 01% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của Công Ty;
   f) Không phải là người đã từng làm thành viên HĐQT của Công Ty ít nhất trong 05 năm liền trước đó, trừ trường hợp được bổ nhiệm liên tục 02 nhiệm kỳ.

3. Thành viên độc lập HĐQT phải thông báo với HĐQT về việc không còn đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại khoản 2 Điều này và đương nhiên không còn là thành viên độc lập HĐQT kể từ ngày không đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện. HĐQT phải thông báo trường hợp thành viên độc lập HĐQT không còn đáp ứng đủ các tiêu chuẩn và điều kiện tại cuộc họp ĐHĐCĐ gần nhất hoặc triệu tập họp ĐHĐCĐ để bầu bổ sung hoặc thay thế thành viên độc lập HĐQT trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày nhận được thông báo của thành viên độc lập HĐQT có liên quan.

Điều 7. Chủ tịch HĐQT

1. Chủ tịch HĐQT do HĐQT bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm trong số các thành viên HĐQT.
2. Chủ tịch HĐQT Công Ty không được kiêm TGD.
3. Chủ tịch HĐQT có quyền và nghĩa vụ sau đây:
   a) Lập chương trình, kế hoạch hoạt động của HĐQT;
   b) Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu phục vụ cuộc họp; triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp HĐQT, ký ban hành nghị quyết, quyết định của HĐQT theo đúng các nội dung đã được HĐQT thông qua;
   c) Tổ chức việc thông qua nghị quyết, quyết định của HĐQT;

---

d) Giám sát quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT;
e) Chủ tọa cuộc họp ĐHĐCĐ, ký ban hành nghị quyết, quyết định của ĐHĐCĐ theo đúng các nội dung đã được ĐHĐCĐ thông qua;
f) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công Ty.

1. Trường hợp Chủ tịch HĐQT có đơn từ chức hoặc bị bãi miễn, HĐQT phải bầu người thay thế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận đơn từ chức/từ nhiệm hoặc bị bãi nhiệm, miễn nhiệm.

2. Trường hợp Chủ tịch HĐQT vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên HĐQT khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch HĐQT. Trường hợp không có người được ủy quyền hoặc Chủ tịch HĐQT chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên HĐQT giữ chức Chủ tịch HĐQT theo nguyên tắc đa số thành viên còn lại tán thành cho đến khi có quyết định mới của HĐQT.

3. Khi xét thấy cần thiết, HĐQT quyết định bổ nhiệm thư ký Công Ty. Thư ký Công Ty có quyền và nghĩa vụ sau đây:
   a) Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp ĐHĐCĐ, HĐQT; ghi chép các biên bản họp;
   b) Hỗ trợ thành viên HĐQT trong việc thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao;
   c) Hỗ trợ HĐQT trong áp dụng và thực hiện nguyên tắc quản trị Công Ty;
   d) Hỗ trợ Công Ty trong xây dựng quan hệ cổ đông và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cổ đông; việc tuân thủ nghĩa vụ cung cấp thông tin, công khai hóa thông tin và thủ tục hành chính;
   e) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định tại Điều lệ Công Ty.

Điều 8. Miễn nhiệm, bãi nhiệm, thay thế và bổ sung thành viên HĐQT

1. ĐHĐCĐ miễn nhiệm thành viên HĐQT trong trường hợp sau đây:
   a) Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 6 của Quy chế này;
   b) Có đơn từ chức/từ nhiệm và được chấp thuận;
   c) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ Công Ty.

2. ĐHĐCĐ bãi nhiệm thành viên HĐQT trong trường hợp sau đây:
   a) Không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;
   b) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ Công Ty.

3. Khi xét thấy cần thiết, ĐHĐCĐ quyết định thay thế thành viên HĐQT; miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT ngoài trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

4. HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ để bầu bổ sung thành viên HĐQT trong trường hợp sau đây:

---

a) Số thành viên HĐQT bị giảm quá một phần ba so với tổng số thành viên HĐQT đã được ĐHĐCĐ thông qua. Trường hợp này, HĐQT phải triệu tập họp/lấy ý kiến ĐHĐCĐ trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày số thành viên bị giảm quá một phần ba;

b) Số lượng thành viên độc lập HĐQT giảm xuống, không bảo đảm tỷ lệ theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công Ty;

c) Trừ trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản này, ĐHĐCĐ bầu thành viên mới thay thế thành viên HĐQT đã bị miễn nhiệm, bãi nhiệm tại cuộc họp gần nhất.

Điều 9. Cách thức bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT

1. Cố đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên có quyền đề cử người vào HĐQT. Số lượng ứng cử viên mà cổ đông hoặc nhóm cổ đông này được quyền đề cử như sau:

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 10% đến dưới 20% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử một (01) ứng viên; nắm giữ từ 20% đến dưới 30% được đề cử tối đa hai (02) ứng viên; nắm giữ từ 30% đến dưới 40% được đề cử tối đa ba (03) ứng viên; nắm giữ từ 40% đến dưới 50% được đề cử tối đa bốn (04) ứng viên; nắm giữ từ 50% đến dưới 60% được đề cử tối đa năm (05) ứng viên; nắm giữ từ 60% đến dưới 70% được đề cử tối đa sáu (06) ứng viên; nắm giữ từ 70% đến dưới 80% được đề cử tối đa bảy (07) ứng viên; và nắm giữ từ 80% trở lên được đề cử tối đa tám (08) ứng viên.

1. Trường hợp số lượng ứng cử viên HĐQT thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần thiết, HĐQT đương nhiệm giới thiệu thêm ứng cử viên. Việc HĐQT đương nhiệm giới thiệu thêm ứng cử viên phải được công bố rõ ràng trước khi ĐHĐCĐ biểu quyết bầu thành viên HĐQT theo quy định của pháp luật.

2. Việc bầu thành viên HĐQT được thực hiện như sau:

a) Trường hợp thực hiện theo phương thức bầu đồn phiếu, các cổ đông tiến hành bầu thành viên HĐQT trên cơ sở bỏ phiếu cho các ứng viên trong danh sách các ứng viên thành viên HĐQT của mỗi lần bầu. Mỗi cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông dự họp có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần có quyền biểu quyết mà cổ đông/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông dự họp đó sở hữu/đại diện nhân với số thành viên được bầu của HĐQT. Cổ đông/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng viên.

b) Trường hợp không thực hiện theo phương thức bầu đồn phiếu, với mỗi ứng viên thành viên HĐQT, mỗi cổ đông hoặc người đại diện theo ủy quyền của cổ đông dự họp có số phiếu biểu quyết bằng với số cổ phần có quyền biểu quyết mà cổ đông sở hữu/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông dự họp được ủy quyền. Cổ đông/người đại diện theo ủy quyền của cổ đông dự họp tiến hành bầu/không bầu cho từng ứng viên bằng toàn bộ số phiếu biểu quyết của mình.

c) Đối với cả 02 phương thức bầu nêu tại Điều này, người trúng cử thành viên HĐQT được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng viên có số

---

phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số lượng thành viên HĐQT cần bầu, những ứng viên không nhận được phiếu bầu nào không được coi là có số phiếu bầu thấp nhất. Trường hợp có từ 02 ứng viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên HĐQT cuối cùng thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng viên có số phiếu bầu ngang nhau đó hoặc theo tiêu chí khác quy định tại quy chế bầu cử của mỗi lần bầu. Trường hợp số lượng người trúng cử ít hơn số lượng thành viên HĐQT cần bầu thì tiến hành việc ứng cử, bầu cử bổ sung theo quy định tại Quy chế này.

d) Phương thức bầu thành viên HĐQT của từng lần bầu do HĐQT quyết định lựa chọn và quy định tại Quy chế bầu cử tương ứng.

1. Việc miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT do ĐHĐCĐ quyết định theo nguyên tắc bỏ phiếu.

Điều 10. Thông báo về bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT

1. Trường hợp đã xác định được ứng cử viên HĐQT, Công Ty phải công bố thông tin liên quan đến các ứng cử viên tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc họp ĐHĐCĐ (hoặc trước thời hạn phải gửi lại phiếu lấy ý kiến) trên trang thông tin điện tử của Công Ty để có đồng có thể tìm hiểu về các ứng cử viên này trước khi bỏ phiếu. Ứng cử viên HĐQT phải có cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác của các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, cẩn trọng và vì lợi ích cao nhất của Công Ty nếu được bầu làm thành viên HĐQT. Thông tin liên quan đến ứng cử viên HĐQT được công bố bao gồm:

a) Họ tên, ngày, tháng, năm sinh;

b) Trình độ chuyên môn;

c) Quá trình công tác;

d) Các chức danh quản lý khác (bao gồm cả chức danh hội đồng quản trị của công ty khác);

e) Lợi ích có liên quan tới Công Ty và các bên có liên quan của Công Ty;

f) Các thông tin khác (nếu có) theo quy định tại Điều lệ Công Ty;

g) Công Ty phải có trách nhiệm công bố thông tin về các công ty mà ứng cử viên đang nắm giữ chức vụ thành viên HĐQT, các chức danh quản lý khác và các lợi ích có liên quan tới công ty của ứng cử viên HĐQT (nếu có).

1. Việc thông báo về kết quả bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT thực hiện theo các quy định hướng dẫn về công bố thông tin.

Chương III

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT

1. HĐQT là cơ quan quản lý Công Ty, có toàn quyền nhân danh Công Ty để quyết định, thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công Ty, trừ các quyền và nghĩa vụ thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.

2. HĐQT có những quyền hạn và nghĩa vụ sau:

---

a) Quyết định chiến lược, kế hoạch phát triển trung hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm của Công Ty;

b) Kiến nghị loại cổ phần, trái phiếu hoặc chứng khoán khác và tổng số cổ phần, trái phiếu hoặc chứng khoán khác được quyền chào bán của từng loại;

c) Quyết định bán cổ phần chưa bán trong phạm vi số cổ phần được quyền chào bán của từng loại; quyết định huy động thêm vốn theo hình thức khác;

d) Quyết định giá bán cổ phần, trái phiếu hoặc chứng khoán khác của Công Ty trong trường hợp được ĐHĐCĐ chấp thuận;

e) Quyết định mua lại cổ phần Công Ty đã phát hành theo quy định của pháp luật;

f) Quyết định, thông qua việc hợp tác, đầu tư, mua, bán, cầm cố, thế chấp (hoặc các hoạt động khác có tính chất tương tự) tài sản, việc vay, cho vay và các hợp đồng, giao dịch khác có giá trị dưới 50% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của Công Ty, trừ các trường hợp thuộc thẩm quyền của TGĐ;

g) Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ;

h) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch HĐQT; bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với TGĐ, Phó TGĐ, Kế toán trưởng, người quản lý và người điều hành khác của Công Ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ; quyết định tiền lương và quyền lợi khác của những người quản lý, người điều hành đó;

i) Quyết định việc quản lý, thực hiện quyền và nghĩa vụ của Công Ty tương ứng với phần vốn góp, cổ phần thuộc sở hữu của Công Ty tại doanh nghiệp khác; lựa chọn, ủy quyền, thay thế người đại diện theo ủy quyền của Công Ty để quản lý phần vốn góp, cổ phần, đại diện Công Ty để thực hiện các quyền, nghĩa vụ tương ứng với phần vốn góp, cổ phần của Công Ty tại các doanh nghiệp khác, quyết định mức thù lao và quyền lợi khác của những người đó;

j) Giám sát, chỉ đạo TGĐ và người quản lý, người điều hành khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày của Công Ty;

k) Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của Công Ty, quyết định việc thành lập, hoạt động, chấm dứt hoạt động công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của Công Ty và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác;

l) Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ cuộc họp ĐHĐCĐ, triệu tập họp ĐHĐCĐ hoặc lấy ý kiến để ĐHĐCĐ thông qua nghị quyết;

m) Trình báo cáo tài chính hàng năm đã được kiểm toán lên ĐHĐCĐ;

n) Kiến nghị về mức cổ tức được trả; quyết định thời hạn và thủ tục trả cổ tức hoặc xử lý lỗ phát sinh trong quá trình kinh doanh;

o) Kiến nghị việc tổ chức lại, chia, tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, yêu cầu phá sản Công Ty;

p) Quyết định ban hành Quy chế hoạt động HĐQT, Quy chế nội bộ về quản trị Công Ty sau khi được ĐHĐCĐ thông qua; quyết định ban hành Quy chế hoạt động của Ủy ban kiểm toán trực thuộc HĐQT, Quy chế về công bố thông tin của Công Ty;

---

q) Quyết định việc Công Ty ký kết hợp đồng, giao dịch với người có liên quan, cổ đông, người có liên quan của cổ đông theo quy định tại Điều lệ Công Ty;

r) Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công Ty.

1. HĐQT thông qua nghị quyết, quyết định bằng biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác do Điều lệ Công Ty quy định. Mỗi thành viên HĐQT có một phiếu biểu quyết.

2. Trường hợp nghị quyết, quyết định do HĐQT thông qua trái với quy định của pháp luật, nghị quyết ĐHĐCĐ, Điều lệ Công Ty gây thiệt hại cho Công Ty thì các thành viên tán thành thông qua nghị quyết, quyết định đó phải cùng liên đới chịu trách nhiệm cá nhân về nghị quyết, quyết định đó và phải đến bù thiệt hại cho Công Ty; thành viên phản đối thông qua nghị quyết, quyết định nói trên được miễn trừ trách nhiệm. Trường hợp này, cổ đông của Công Ty có quyền yêu cầu Tòa án đình chỉ thực hiện hoặc hủy bỏ nghị quyết, quyết định nói trên.

Điều 12. Nhiệm vụ và quyền hạn của HĐQT trong việc phê duyệt, ký kết hợp đồng giao dịch

HĐQT chấp thuận các hợp đồng, giao dịch theo quy định tại Điều lệ Công Ty.

Điều 13. Trách nhiệm của HĐQT trong việc triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường

1. HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ bất thường trong các trường hợp sau:

a) HĐQT xét thấy cần thiết vì lợi ích của Công Ty;

b) Số lượng thành viên HĐQT, thành viên độc lập HĐQT còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật;

c) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ 05% tổng số cổ phần phổ thông của Công Ty trở lên; yêu cầu triệu tập họp ĐHĐCĐ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó nêu rõ lý do và mục đích cuộc họp, có đủ chữ ký của các cổ đông liên quan hoặc văn bản yêu cầu được lập thành nhiều bản và tập hợp đủ chữ ký của các cổ đông có liên quan;

d) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ Công Ty.

1. Triệu tập họp ĐHĐCĐ bất thường

HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày số lượng thành viên HĐQT, thành viên độc lập HĐQT còn lại ít hơn số lượng thành viên tối thiểu theo quy định của pháp luật hoặc nhận được yêu cầu quy định tại điểm (c) khoản 1 Điều này;

1. Người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải thực hiện các công việc sau đây:

a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp;

b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;

c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;

d) Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp;

e) Dự thảo nghị quyết của ĐHĐCĐ theo nội dung dự kiến của cuộc họp; danh sách và thông tin chi tiết của các ứng cử viên trong trường hợp bầu thành viên HĐQT;

---

f) Xác định thời gian và địa điểm họp;
g) Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định Luật doanh nghiệp;
h) Các công việc khác phục vụ cuộc họp.

Điều 14. Các tiểu ban giúp việc HĐQT.

1. HĐQT có thể thành lập tiểu ban trực thuộc để phụ trách về chính sách phát triển, nhân sự, lương thưởng, kiểm toán nội bộ, quản lý rủi ro. Số lượng thành viên của tiểu ban do HĐQT quyết định có tối thiểu là 03 người bao gồm thành viên của HĐQT và thành viên bên ngoài. Một thành viên độc lập HĐQT/thành viên HĐQT không điều hành sẽ được bổ nhiệm làm Trưởng tiểu ban theo quyết định của HĐQT. Hoạt động của tiểu ban phải tuân thủ theo quy định của HĐQT. Nghị quyết của tiểu ban chỉ có hiệu lực khi có đa số thành viên tham dự và biểu quyết thông qua tại cuộc họp của tiểu ban.
2. Việc thực thi quyết định của HĐQT, hoặc của tiểu ban trực thuộc HĐQT phải phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành và quy định tại Điều lệ Công Ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty.

Chương IV

CUỘC HỌP HĐQT

Điều 15. Cuộc họp HĐQT

1. Chủ tịch HĐQT được bầu trong cuộc họp đầu tiên của HĐQT trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp HĐQT.
2. HĐQT phải họp ít nhất mỗi quý 01 lần và có thể họp bất thường.
3. Chủ tịch HĐQT triệu tập họp HĐQT trong trường hợp sau đây:
   a) Có đề nghị của UBKT hoặc thành viên độc lập HĐQT;
   b) Có đề nghị của TGD hoặc ít nhất 05 người quản lý, điều hành khác;
   c) Có đề nghị của ít nhất 02 thành viên HĐQT.
4. Đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết định thuộc thẩm quyền của HĐQT.
5. Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị quy định tại khoản 3 Điều này. Trường hợp không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì Chủ tịch HĐQT phải chịu trách nhiệm về những thiệt hại xảy ra đối với Công Ty; người đề nghị có quyền thay thế Chủ tịch HĐQT triệu tập họp HĐQT.
6. Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất là 03 ngày làm việc trước ngày họp. Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời

---

gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề thảo luận và quyết định. Thông báo mời họp phải kèm theo tài liệu sử dụng tại cuộc họp và phiếu biểu quyết của thành viên.

1. Thông báo mời họp HĐQT có thể gửi bằng giấy mời, điện thoại, fax, phương tiện điện tử hoặc phương thức khác do Điều lệ Công Ty quy định và bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên HĐQT được đăng ký tại Công Ty.

2. Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định tại khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất. Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành nếu có hơn một nửa số thành viên HĐQT dự họp.

3. Thành viên HĐQT được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp và biểu quyết theo quy định tại khoản 13 Điều này;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử;

1. Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong phong bì dán kín và phải được chuyển đến Chủ tịch HĐQT chậm nhất là 01 giờ trước khi khai mạc. Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.

2. Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp HĐQT. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên HĐQT chấp thuận. Văn bản ủy quyền trong trường hợp này phải có nội dung, hình thức tương tự như văn bản ủy quyền dự họp ĐHĐCĐ.

3. Nghị quyết, quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số thành viên dự họp tán thành; trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch HĐQT.

Điều 16. Biên bản họp HĐQT

1. Các cuộc họp HĐQT phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

b) Thời gian, địa điểm họp;

c) Mục đích, chương trình và nội dung họp;

d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do;

e) Vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;

---

f) Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;
g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến;
h) Vấn đề đã được thông qua và tỷ lệ biểu quyết thông qua tương ứng;
i) Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.

1. Trường hợp chủ tọa, người ghi biên bản từ chối ký biên bản họp nhưng nếu được tất cả thành viên khác của HĐQT tham dự họp ký và có đầy đủ nội dung theo quy định tại các điểm a, b, c, d, đ, e, g và h khoản 1 Điều này thì biên bản này có hiệu lực.

2. Chủ tọa, người ghi biên bản và những người ký tên trong biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp HĐQT.

3. Biên bản họp HĐQT và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của Công Ty.

4. Biên bản lập bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài có hiệu lực pháp lý như nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung giữa biên bản bằng tiếng Việt và bằng tiếng nước ngoài thì nội dung trong biên bản bằng tiếng Việt được áp dụng.

Chương V

BÁO CÁO, CÔNG KHAI CÁC LỢI ÍCH

Điều 17. Trình báo cáo hằng năm

1. Kết thúc năm tài chính, HĐQT phải trình ĐHĐCĐ báo cáo sau đây:
   a) Báo cáo kết quả kinh doanh của Công Ty;
   b) Báo cáo tài chính;
   c) Báo cáo đánh giá công tác quản lý, điều hành Công Ty;
   d) Báo cáo của thành viên độc lập HĐQT trong UBKT.

2. Báo cáo quy định tại các khoản 1 Điều này phải được lưu giữ tại trụ sở chính của Công Ty chậm nhất là 10 ngày trước ngày khai mạc cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên nếu Điều lệ Công Ty không quy định thời hạn khác dài hơn. Cố đông sở hữu cổ phần của Công Ty liên tục ít nhất 01 năm có quyền tự mình hoặc cùng với luật sư, kế toán viên, kiểm toán viên có chứng chỉ hành nghề trực tiếp xem xét báo cáo quy định tại Điều này.

Điều 18. Thù lao, thưởng và lợi ích khác của thành viên HĐQT

1. Công Ty có quyền trả thù lao, thưởng cho thành viên HĐQT theo kết quả và hiệu quả kinh doanh.

2. Thành viên HĐQT được hưởng thù lao công việc và thưởng. Thù lao công việc được tính theo số ngày công cần thiết hoàn thành nhiệm vụ của thành viên HĐQT và mức thù lao mỗi ngày. HĐQT dự tính mức thù lao cho từng thành viên theo nguyên tắc nhất trí. Tổng mức thù lao và thưởng của HĐQT do ĐHĐCĐ quyết định tại cuộc họp thường niên.

---

1. Thủ lao của từng thành viên HĐQT được tính vào chi phí kinh doanh của Công Ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của Công Ty và phải báo cáo ĐHĐCĐ tại cuộc họp thường niên.

2. Thành viên HĐQT nắm giữ chức vụ điều hành hoặc thành viên HĐQT làm việc tại các tiểu ban của HĐQT hoặc thực hiện những công việc khác ngoài phạm vi nhiệm vụ thông thường của một thành viên HĐQT, có thể được trả thêm thù lao dưới dạng một khoản tiền công trọn gói theo từng lần, lương, hoa hồng, phần trăm lợi nhuận hoặc dưới hình thức khác theo quyết định của HĐQT.

3. Thành viên HĐQT có quyền được thanh toán tất cả các chi phí đi lại, ăn, ở và các khoản chi phí hợp lý khác mà họ đã phải chi trả khi thực hiện trách nhiệm thành viên HĐQT của mình, bao gồm cả các chi phí phát sinh trong việc tới tham dự các cuộc họp ĐHĐCĐ, HĐQT hoặc các tiểu ban của HĐQT.

4. Thành viên HĐQT có thể được Công Ty mua bảo hiểm trách nhiệm sau khi có sự chấp thuận của ĐHĐCĐ. Bảo hiểm này không bao gồm bảo hiểm cho những trách nhiệm của thành viên HĐQT liên quan đến việc vi phạm pháp luật và Điều lệ Công Ty.

Điều 19. Công khai các lợi ích liên quan

1. Thành viên HĐQT của Công Ty phải kê khai cho công ty về các lợi ích liên quan của mình, bao gồm:

a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà họ làm chủ hoặc sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm làm chủ, sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;

b) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ làm chủ, cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ.

1. Việc kê khai quy định tại khoản 1 Điều này phải được thực hiện trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày phát sinh lợi ích liên quan; việc sửa đổi, bổ sung phải được thông báo với Công Ty trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày có sửa đổi, bổ sung tương ứng.

2. Thành viên HĐQT nhân danh cá nhân hoặc nhân danh người khác để thực hiện công việc dưới mọi hình thức trong phạm vi công việc kinh doanh của Công Ty đều phải giải trình bản chất, nội dung của công việc đó trước HĐQT và chỉ được thực hiện khi được đa số thành viên còn lại của HĐQT chấp thuận; nếu thực hiện mà không khai báo hoặc không được sự chấp thuận của HĐQT thì tất cả thu nhập có được từ hoạt động đó thuộc về Công Ty.

Chương VI

MỐI QUAN HỆ CỦA HĐQT

Điều 20. Mối quan hệ giữa các thành viên HĐQT

---

1. Quan hệ giữa các thành viên HĐQT là quan hệ phối hợp, các thành viên HĐQT có trách nhiệm thông tin cho nhau về vấn đề có liên quan trong quá trình xử lý công việc được phân công.

2. Trong quá trình xử lý công việc, thành viên HĐQT được phân công chịu trách nhiệm chính phải chủ động phối hợp xử lý, nếu có vấn đề liên quan đến lĩnh vực do thành viên HĐQT khác phụ trách. Trong trường hợp giữa các thành viên HĐQT còn có ý kiến khác nhau thì thành viên chịu trách nhiệm chính báo cáo Chủ tịch HĐQT xem xét quyết định theo thẩm quyền hoặc tổ chức họp hoặc lấy ý kiến của các thành viên HĐQT theo quy định của pháp luật, Điều lệ Công Ty và Quy chế này.

3. Trong trường hợp có sự phân công lại giữa các thành viên HĐQT thì các thành viên HĐQT phải bàn giao công việc, hồ sơ, tài liệu liên quan. Việc bàn giao này phải được lập thành văn bản và báo cáo Chủ tịch HĐQT về việc bàn giao đó.

Điều 21. Mối quan hệ với ban điều hành

Với vai trò quản trị, HĐQT ban hành các nghị quyết để TGD và bộ máy điều hành thực hiện. Đồng thời, HĐQT kiểm tra, giám sát thực hiện các nghị quyết.

Điều 22. Mối quan hệ với UBKT

1. Mối quan hệ giữa HĐQT và UBKT là quan hệ phối hợp. Quan hệ làm việc giữa HĐQT với UBKT theo nguyên tắc bình đẳng và độc lập, đồng thời phối hợp chặt chẽ, hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

2. Khi tiếp nhận các biên bản kiểm tra hoặc báo cáo tổng hợp của UBKT, HĐQT có trách nhiệm nghiên cứu và chỉ đạo các bộ phận có liên quan xây dựng kế hoạch và thực hiện chấn chỉnh kịp thời.

Chương VII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 23. Hiệu lực thi hành

Quy chế hoạt động của HĐQT Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ TNS Holdings bao gồm 07 chương, 23 điều và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 26 tháng 4 năm 2021.