Công ty Cổ phần Nhựa Hà Nội — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Apr 7, 2021

Mẫu số 1

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CP NHỰA HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 05 tháng 4 năm 2021

THƯ MỜI HỌP

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Kính gửi: Quý cổ đông Công ty CP Nhựa Hà Nội

Hội đồng quản trị Công ty CP Nhựa Hà Nội xin trân trọng thông báo và kính mời Quý cổ đông về tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 của Công ty CP Nhựa Hà Nội cụ thể như sau:

1. Thời gian họp: 08h30 ngày 27/04/2021 (Thứ Ba)
2. Địa điểm họp: Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội- Tổ 12 - phường Phúc Lợi - quận Long Biên - TP Hà Nội
3. Nội dung chính của Đại hội:
4. Thông qua báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban Tổng giám đốc năm 2020 và phương hướng hoạt động năm 2021;
5. Thông qua báo cáo của Ban kiểm soát;
6. Thông qua báo cáo tài chính năm 2020 đã được kiểm toán;
7. Thông qua việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ Công ty và Quy chế quản trị nội bộ Công ty.
8. Thông qua quy chế hoạt động của HĐQT và BKS;
9. Miễn nhiệm và bầu bổ sung thành viên HĐQT;
10. Thông qua mức thù lao của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát năm 2021;
11. Thông qua phương án phân phối lợi nhuận năm 2020, phương án chia cổ tức năm 2020, dự kiến cổ tức năm 2021;
12. Thông qua các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
13. Điều kiện tham dự Đại hội:
14. Tất cả các cổ đông phổ thông sở hữu hoặc được uỷ quyền đại diện sở hữu cổ phần phổ thông của Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội (mã chứng khoán NHH) tại ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 (ngày 29/03/2021) hoặc được ủy quyền đại diện sở hữu cổ phần phổ thông của Công ty CP Nhựa Hà Nội. Cổ đông không trực tiếp dự họp có thể nhóm lại và cử đại diện tham dự hoặc uỷ quyền cho người khác thay mặt mình tham dự họp và thực hiện các quyền của người uỷ quyền.
15. Việc ủy quyền phải được làm bằng văn bản theo mẫu và có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) hợp lệ.

---

Mẫu số 1

• Khi đến tham dự Đại hội xin vui lòng mang theo CMTND/CCCD hoặc Hộ chiếu, giấy xác nhận/ủy quyền để đăng ký tư cách cổ đông dự Đại hội.

• Xác nhận tham dự Đại hội:

• Để giúp công tác chuẩn bị tiếp đón cổ đông được chu đáo, đề nghị quý cổ đông xác nhận việc tham dự (hoặc ủy quyền tham dự) theo mẫu đính kèm tới:

Ban tổ chức đại hội Công ty CP Nhựa Hà Nội;

Địa chỉ: Tổ 12 - phường Phúc Lợi - quận Long Biên – TP Hà Nội

Điện thoại: 024 38756889 Fax: 024 38756884, 024 38755857

Email: thuy.tchc@hpcvn.vn

Thời gian: Trước 16h00 ngày 24/04/2021 (nếu gửi qua đường bưu điện thì căn cứ theo dấu bưu điện nơi đến hoặc có thể xác nhận qua điện thoại, Fax, email nêu trên).

1. Nộp hồ sơ ứng cử/đề cử:

2. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng có quyền đề cử/ứng cử viên HĐQT theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.

3. Để giúp Ban tổ chức công bố danh sách ứng cử đề cử theo đúng quy định, đề nghị cổ đông nộp hồ sơ ứng cử đề cử cho Ban tổ chức thời gian chậm nhất là 16 giờ 00 phút ngày 19 tháng 4 năm 2021 (căn cứ theo dấu bưu điện nơi đến)

4. Nếu trong trường hợp các ứng cử viên được các nhóm cổ đông đề cử ngay tại Đại hội, vui lòng gửi hồ sơ đề cử cho Thư ký Đại hội trước khi tiến hành bầu cử.

5. Hồ sơ ứng cử/đề cử để bầu làm thành viên HĐQT:

6. Đơn ứng cử/đề cử (theo mẫu)

7. Tóm tắt lý lịch ứng cử viên có dán ảnh 4x6 (theo mẫu)

8. Giấy ủy quyền áp dụng đối với nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu)

9. Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu

10. Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ

11. Giấy tờ xác nhận tỷ lệ sở hữu của cổ đông/nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện đề cử theo quy định của pháp luật.

12. Gửi kèm theo thông báo này các tài liệu:

13. Mẫu giấy xác nhận/ủy quyền dự Đại hội.

14. Chương trình Đại hội.

15. Tra cứu tài liệu Đại hội:

16. Quý cổ đông có thể tra cứu trên website: hanoiplastics.com.vn từ ngày 06/4/2021 hoặc liên hệ với Ban tổ chức Đại hội (xin vui lòng liên hệ bà Thủy, đt: 024.38756889) để được cung cấp các tài liệu cụ thể:

17. Tờ trình các nội dung xin ý kiến Đại hội.

18. Quy chế tổ chức Đại hội.

19. Quy chế bầu cử.

20. Báo cáo của Hội đồng quản trị.

---

Mẫu số 1

• Báo cáo của Ban Tổng giám đốc
• Báo cáo của Ban Kiểm soát.
• Báo cáo Tài chính riêng và hợp nhất năm 2020 đã kiểm toán.
• Mẫu hồ sơ ứng cử, đề cử.
• Dự thảo Nghị quyết Đại hội.
• Dự thảo Điều lệ Công ty sửa đổi lần thứ 9 và Quy chế quản trị nội bộ Công ty.
• Dự thảo Quy chế hoạt động HĐQT và BKS.

• Các tài liệu khác liên quan đến Đại hội.

• Lưu ý:

Chương trình Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021 rất nhiều nội dung, do vậy rất mong quý cổ đông nghiên cứu trước tài liệu Đại hội để giúp Đại hội triển khai theo đúng tiến độ thời gian dự kiến.

Thư mời này được công bố trên website của Công ty CP Nhựa Hà Nội và gửi bưu điện đến quý cổ đông.

Trân trọng kính mời !

Lưu ý:

• Cổ đông, đại diện cổ đông đi dự đại hội đề nghị mang theo:
• Đối với cổ đông: CMTND/CCCD hoặc Hộ chiếu và các tài liệu đã nhận kèm theo thông báo này.
• Đối với người được uỷ quyền: CMTND/CCCD hoặc Hộ chiếu của Người được uỷ quyền, bản gốc giấy xác nhận/uỷ quyền và bản sao CMTND/CCCD của người uỷ quyền và các tài liệu đã nhận kèm theo thông báo này.

---

Mẫu số 2

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN

NĂM 2021

Thời gian : 08h30 ngày 27 tháng 4 năm 2021 (thứ Ba)

Địa điểm : Hội trường Công ty CP Nhựa Hà Nội,

Địa chỉ : Tổ 12 - phường Phúc Lợi - quận Long Biên - TP Hà Nội

Điện thoại : 024 38756 888 Fax: 02438755857

Thời gian	Nội dung
08:00 – 08:30	▪ Tiếp đón, kiểm tra tư cách cổ đông,
▪ Phát tài liệu: Phiếu biểu quyết, phiếu ghi ý kiến, phiếu bầu cử
▪ Ôn định chỗ ngồi cho cổ đông/đại diện cổ đông.
08:30 – 08:40	Khai mạc Đại hội
▪ Chào cờ.
▪ Tuyên bố lý do và giới thiệu Đại biểu.
▪ Đọc Quyết định triệu tập Đại hội cổ đông.
▪ Báo cáo kết quả kiểm tra tư cách cổ đông.
▪ Giới thiệu, biểu quyết danh sách đoàn Chủ tịch Đại hội, thư ký Đại hội.
08:40 - 08:50	▪ Biểu quyết thông qua Chương trình, Quy chế tổ chức Đại hội cổ đông thường niên năm 2021.
08:50 – 10:15	Thông báo, thảo luận, biểu quyết thông qua:
▪ Báo cáo của Hội đồng quản trị.
▪ Báo cáo của Ban điều hành.
▪ Báo cáo của Ban kiểm soát.
▪ Tờ trình sửa đổi, bổ sung Điều lệ và Quy chế quản trị nội bộ Công ty
▪ Tờ trình thông qua Quy chế hoạt động của HĐQT và BKS.
▪ Tờ trình miễn nhiệm và bầu bổ sung thành viên HĐQT
▪ Tờ trình các nội dung xin ý kiến Đại hội.
▪ Thảo luận, giải đáp ý kiến của các cổ đông và biểu quyết thông qua:
+ Báo cáo của HĐQT, BĐH về việc đánh giá hiệu quả HĐ SXKD

---

Mẫu số 2

| | năm 2020).
+ Thông qua báo cáo của BKS năm 2020.
+ Thông qua Báo cáo Tài chính riêng và hợp nhất năm 2020 đã kiểm toán.
+ Thông qua phương án phân phối lợi nhuận sau thuế năm 2020.
+ Thông qua một số chỉ tiêu kế hoạch SXKD năm 2021; mức thù lao HĐQT, BKS.
+ Thông qua việc ủy quyền cho HĐQT lựa chọn DN kiểm toán BCTC năm 2021.
+ Thông qua giao dịch mua bán vật tư và cho vay với công ty mẹ, công ty con, công ty liên kết và các giao dịch phát sinh có liên quan năm 2021. |
| --- | --- |
| 10:15-10:30 | ▪ Biểu quyết thông qua Quy chế bầu cử HĐQT
▪ Công bố đơn đề cử, ứng cử
▪ Tóm tắt lý lịch các ứng cử viên HĐQT
▪ Bầu Ban Bầu cử
▪ Hướng dẫn bầu cử |
| 10:30 – 10:45 | ▪ Các cổ đông thực hiện quyền bầu cử |
| 10:45 – 11:15 | ▪ Nghỉ giải lao |
| 11:15 – 11:30 | ▪ Công bố kết quả bầu cử
▪ Thành viên HĐQT mới ra mắt |
| 11:30 – 11:45 | ▪ Ban thư ký thông qua Biên bản Đại hội cổ đông thường niên năm 2021 |
| 11:45 – 12:00 | ▪ Đoàn chủ tịch thông qua Nghị quyết Đại hội. |
| 12:00 – 12:10 | ▪ Bế mạc Đại hội. |

Ghi chú: Chương trình Đại hội có thể điều chỉnh cho phù hợp diễn biến thực tế của Đại hội.

T/M. BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI
TRƯỜNG BAN

Bùi Minh Hải

---

HPC

HÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI
HANOI PLASTICS JOINT STOCK COMPANY

Kính gửi: BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

GIẤY ỨNG CỬ

THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Họ và tên người ứng cử: ...

CMTND/CCCD/Hộ chiếu số: ... Ngày cấp ...

Nơi cấp: ...

Địa chỉ thường trú: ...

Trình độ học vấn: ...

Trình độ chuyên môn: ...

Hiện đang sở hữu/đại diện sở hữu: ...cổ phần.

(Bằng chữ: ...)

Tương ứng: ...% Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Đề nghị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội cho tôi được tự ứng cử làm ứng cử viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội.

Nếu được các cổ đông tín nhiệm bầu làm thành viên Hội đồng quản trị tôi xin đem hết năng lực và tâm huyết của bản thân, thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, trung thành, cẩn trọng và vì lợi ích cao nhất của Công ty để đóng góp cho sự phát triển của Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội.

Tôi cam đoan những thông tin tôi cung cấp là đúng sự thật và tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực về nội dung hồ sơ gửi kèm.

Xin trân trọng cảm ơn!

..., Ngày tháng năm 2021
Người ứng cử
(Ký và ghi rõ họ tên)

---

Hồ sơ kèm theo:

• Đơn ứng cử/đề cử (theo mẫu)
• Tóm tắt lý lịch ứng cử viên có dán ảnh 4x6 (theo mẫu)
• Giấy ủy quyền áp dụng đối với nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu)
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ
• Giấy tờ xác nhận tỷ lệ sở hữu của cổ đông/nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện đề cử theo quy định của pháp luật.

---

HPC

HANOI PLASTICS JOINT STOCK COMPANY

ĐẠI ĐỀ CỬ

GIẤY ĐỀ CỬ

ỨNG CỬ VIÊN THAM GIA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Kinh gửi:

BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Tên cổ đông/Người đại diện nhóm cổ đông: …………………………………………
CMTND/CCCD/Hộ chiếu/ĐKKD số: ………………………………………… Ngày cấp …………………………………………
Nơi cấp: …………………………………………
Địa chỉ: …………………………………………
Hiện đang sở hữu/đại diện sở hữu: ………………………………………… cổ phần.
Bằng chữ: …………………………………………
Tương ứng: ………………………………………… % Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.
Nhất trí đề cử:
Ông (bà): …………………………………………
CMTND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………………………………… Ngày cấp …………………………………………
Địa chỉ thường trú: …………………………………………
Trình độ học vấn: …………………………………………
Trình độ chuyên môn: …………………………………………
Hiện đang sở hữu/đại diện sở hữu: ………………………………………… cổ phần.
(Bằng chữ: …………………………………………)
Làm ứng viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội.

……………………………Ngày……………………………tháng năm 2021
CỔ ĐÔNG/NGƯỜI ĐẠI DIỆN NHÓM CỔ ĐÔNG
(Ký và ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu là tổ chức)

Hồ sơ kèm theo:

• Đơn ứng cử/đề cử (theo mẫu)
• Tóm tắt lý lịch ứng cử viên có dán ảnh 4x6 (theo mẫu)
• Giấy ủy quyền áp dụng đối với nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu)
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ
• Giấy tờ xác nhận tỷ lệ sở hữu của cổ đông/nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện đề cử theo quy định của pháp luật.

---

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…………, ngày …… tháng …… năm 2021

GIÁY ỦY QUYỀN
(Ký hồ sơ đề cử UCV tham gia để bầu làm thành viên HĐQT)

Kính gửi: BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG THƯỜNG NIÊN NĂM 2021
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Chúng tôi, các cổ đông:

| STT | Tên cổ đông | CMTND/CCCD/ĐKKD | | Số cổ phần
sở hữu |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| | | Số | Ngày cấp,nơi cấp | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | Tổng cộng | | | |
| | | | | Chiếm
……%/ Vốn
điều lệ |

Nhất trí ủy quyền cho:

Ông/bà: ………………………………………………………………………………………………………

CMTND/CCCD/Hộ chiếu số: …………………………………………………… Ngày cấp: ……………………………

Nơi cấp: ………………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………………………………

Đại diện cho nhóm cổ đông ký hồ sơ đề cử ứng cử viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội kỳ Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2021. Chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung ủy quyền.

Trân trọng!

CÁC CỔ ĐÔNG
(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu là tổ chức)