Công ty Cổ phần Nhựa Hà Nội — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Nov 4, 2021

Mẫu số 1

CÔNG TY CỔ PHẦN
NHỰA HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 04 tháng 11 năm 2021

THƯ MỜI HỌP

ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG LẦN THỨ NHẤT NĂM 2021

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Kính gửi: Quý cổ đông Công ty CP Nhựa Hà Nội

Hội đồng quản trị Công ty CP Nhựa Hà Nội xin trân trọng thông báo và kính mời Quý cổ đông về tham dự Đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất năm 2021 của Công ty CP Nhựa Hà Nội cụ thể như sau:

1. Thời gian: 14h00 ngày 08/12/2021 (Thứ tư)
2. Địa điểm: Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội
3. Địa chỉ: Tổ 12 - phường Phúc Lợi - quận Long Biên - TP Hà Nội
4. Nội dung chính của Đại hội:
5. Thông qua việc miễn nhiệm và bầu bổ sung thành viên HĐQT Công ty
6. Thông qua các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
7. Điều kiện tham dự Đại hội:
8. Tất cả các cổ đông phổ thông sở hữu hoặc được uỷ quyền đại diện sở hữu cổ phần phổ thông của Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội (mã chứng khoán NHH) tại ngày đăng ký cuối cùng để thực hiện quyền tham dự Đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất năm 2021 (ngày 26/10/2021) hoặc được ủy quyền đại diện sở hữu cổ phần phổ thông của Công ty CP Nhựa Hà Nội. Cổ đông không trực tiếp dự họp có thể nhóm lại và cử đại diện tham dự hoặc uỷ quyền cho người khác thay mặt mình tham dự họp và thực hiện các quyền của người uỷ quyền.
9. Việc ủy quyền phải được làm bằng văn bản theo mẫu và có ký xác nhận, đóng dấu (nếu có) hợp lệ.
10. Khi đến tham dự Đại hội xin vui lòng mang theo CMTND/CCCD hoặc Hộ chiếu, giấy xác nhận/ủy quyền để đăng ký tư cách cổ đông dự Đại hội.
11. Xác nhận tham dự Đại hội:
12. Để giúp công tác chuẩn bị tiếp đón cổ đông được chu đáo, đề nghị quý cổ đông xác nhận việc tham dự (hoặc ủy quyền tham dự) theo mẫu đính kèm tới:
13. Ban tổ chức đại hội Công ty CP Nhựa Hà Nội;
14. Địa chỉ: Tổ 12 - phường Phúc Lợi - quận Long Biên - TP Hà Nội
15. Điện thoại: 024 38756888
16. Fax: 024 38756884, 024 38755857
17. Email: giang@hpcvn.vn

---

Mẫu số 1

Thời gian: Trước 16h00 ngày 03/12/2021 (nếu gửi qua đường bưu điện thì căn cứ theo dấu bưu điện nơi đến hoặc có thể xác nhận qua điện thoại, Fax, email nêu trên).

1. Nộp hồ sơ ứng cử/đề cử:
2. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng cổ phần phổ thông trở lên có quyền đề cử /ứng cử viên HĐQT theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ Công ty.
3. Để giúp Ban tổ chức công bố danh sách ứng cử đề cử theo đúng quy định, đề nghị cổ đông nộp hồ sơ ứng cử đề cử cho Ban tổ chức thời gian chậm nhất là 16 giờ 00 phút ngày 03 tháng 12 năm 2021 (căn cứ theo dấu bưu điện nơi đến)
4. Nếu trong trường hợp các ứng cử viên được các nhóm cổ đông đề cử ngay tại Đại hội, vui lòng gửi hồ sơ đề cử cho Thư ký Đại hội trước khi tiến hành bầu cử.
5. Hồ sơ ứng cử/đề cử để bầu làm thành viên HĐQT:
6. Đơn ứng cử/đề cử (theo mẫu)
7. Tóm tắt lý lịch ứng cử viên có dán ảnh 4x6 (theo mẫu)
8. Giấy ủy quyền áp dụng đối với nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu)
9. Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu
10. Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ

11. Giấy tờ xác nhận tỷ lệ sở hữu của cổ đông/nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện đề cử theo quy định của pháp luật.

12. Gửi kèm theo thông báo này các tài liệu:

13. Mẫu giấy xác nhận/ủy quyền dự Đại hội.

14. Chương trình Đại hội.

15. Tra cứu tài liệu Đại hội:

16. Quý cổ đông có thể tra cứu trên website: hanoiplastics.com.vn từ ngày 17/11/2021 hoặc liên hệ với Ban tổ chức Đại hội (xin vui lòng liên hệ bà Giang, đt: 024.38756888) để được cung cấp các tài liệu cụ thể:
17. Tờ trình các nội dung xin ý kiến Đại hội.
18. Quy chế tổ chức Đại hội.
19. Quy chế bầu cử.
20. Mẫu hồ sơ ứng cử, đề cử.
21. Dự thảo Nghị quyết Đại hội.

22. Các tài liệu khác liên quan đến Đại hội.

23. Lưu ý:
    Do tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp khó lường, do vậy quý vị cổ đông đến tham dự đại hội vui lòng thực hiện tuân thủ 5K, kê khai y tế và xuất trình: Chứng nhận tiêm chủng (đã tiêm đủ 02 liều vaccine, trong đó mũi 2 cách thời gian đến tham dự đại hội là 14 ngày và không quá 12 tháng hoặc F0 khỏi bệnh trong vòng 06 tháng được tiêm đủ 14 ngày so với ngày đến tham dự đại hội) hoặc kết quả xét nghiệm test nhanh âm tính trong vòng 72 giờ trước giờ đến dự đại hội.

---

Mẫu số 1

Thư mời này được công bố trên website của Công ty CP Nhựa Hà Nội và gửi bưu điện đến quý cổ đông.

Trân trọng kính mời!

Lưu ý:

• Cổ đông, đại diện cổ đông đi dự đại hội để nghị mạng theo:
• Đối với cổ đông: CMTND/CCCD hoặc Hộ chiếu và các tài liệu đã nhận kèm theo thông báo này.
• Đối với người được uỷ quyền: CMTND/CCCD hoặc Hộ chiếu của Người được uỷ quyền, bản gốc giấy xác nhận/uỷ quyền và bản sao CMTND/CCCD của người uỷ quyền và các tài liệu đã nhận kèm theo thông báo này.
• Chứng nhận tiêm chủng/Giấy xác nhận khỏi bệnh covid-19 hoặc kết quả xét nghiệm Covid-19 âm tính.

---

Mẫu số 2

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

CHƯƠNG TRÌNH ĐẠI HỘI ĐÔNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG

LẦN THỬ NHẤT NĂM 2021

Thời gian : 14h00 ngày 08 tháng 12 năm 2021 (thứ tư)
Địa điểm : Hội trường Công ty CP Nhựa Hà Nội,
Địa chỉ : Tổ 12 - phường Phúc Lợi - quận Long Biên - TP Hà Nội
Điện thoại : 024 38756 888 Fax: 02438755857

Thời gian	Nội dung
14:00 – 14:30	• Tiếp đón, kiểm tra tư cách cổ đông,
• Phát tài liệu: Phiếu biểu quyết, phiếu ghi ý kiến, phiếu bầu cử
• Ổn định chỗ ngồi cho cổ đông/đại diện cổ đông.
14:30 – 14:50	Khai mạc Đại hội
• Chào cờ.
• Tuyên bố lý do và giới thiệu Đại biểu.
• Đọc Quyết định triệu tập Đại hội cổ đông.
• Báo cáo kết quả kiểm tra tư cách cổ đông.
• Giới thiệu, biểu quyết danh sách đoàn Chủ tịch Đại hội, thư ký Đại hội.
14:50 - 15:00	• Biểu quyết thông qua Chương trình, Quy chế tổ chức Đại hội cổ đông bất thường lần thứ nhất năm 2021.
15:00 – 15:30	Thông báo, thảo luận, biểu quyết thông qua các tờ trình
15:30 - 15:50	• Biểu quyết thông qua Quy chế bầu cử HĐQT
• Công bố đơn đề cử, ứng cử
• Tóm tắt lý lịch các ứng cử viên HĐQT
• Bầu Ban Bầu cử
• Hướng dẫn bầu cử
15:50 – 16:00	• Các cổ đông thực hiện quyền bầu cử
16:00 – 16:15	• Nghỉ giải lao
16:15 – 16:25	• Công bố kết quả bầu cử
• Thành viên HĐQT mới ra mắt
16:25 – 16:35	• Ban thư ký thông qua Biên bản Đại hội cổ đông bất thường lần thứ nhất

---

Mẫu số 2

	thứ nhất năm 2021
16:35 – 16:45	■ Đoàn chủ tịch thông qua Nghị quyết Đại hội.
16:45 – 16:55	■ Bế mạc Đại hội.

Ghi chú: Chương trình Đại hội có thể điều chỉnh cho phù hợp diễn biến thực tế của Đại hội.

---

Mẫu số 3

CHỦng TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

HANOI PLASTICS JOINT STOCK COMPANY

GIẤY XÁC NHẬN/ỦY QUYỀN

DỰ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG LẦN 01 NĂM 2021

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI (NHH)

(Ngày 08 tháng 12 năm 2021 tại Hà Nội)

Kính gửi: HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CÔNG TY CP NHỰA HÀ NỘI

Tên cổ đông:...

Mã số đại biểu:...

Số cổ phần sở hữu (tại ngày đăng ký cuối cùng: 26/10/2021):...

CMTND/CCCD/Hộ chiếu/GPĐKKD số:...Ngày cấp...

Nơi cấp:...

Tổng số cổ phần biểu quyết:...

(Bằng chữ:...)

☐ Xác nhận tham dự Đại hội đồng cổ đông bất thường lần 01 năm 2021 của Công ty CP Nhựa Hà Nội tổ chức ngày 08/12/2021

☐ Hoặc ủy quyền cho:

Tên cá nhân/Tổ chức:...

CMTND/CCCD/Hộ chiếu/GPĐKKD số...Ngày cấp...

Nơi cấp:...

Địa chỉ:...

Điện Thoại:...

Số cổ phần nhận ủy quyền:...

(Bằng chữ:...)

Nội dung ủy quyền:

• Bên nhận ủy quyền được đại diện cho Bên ủy quyền thực hiện việc tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông bất thường lần 01 năm 2021 của Công ty CP Nhựa Hà Nội.

• Việc ủy quyền này chỉ có hiệu lực trong thời gian tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường lần 01 năm 2021 của Công ty CP Nhựa Hà Nội.

• Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc ủy quyền này và cam kết tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định hiện hành của pháp luật và của Công ty CP Nhựa Hà Nội.

Bên nhận ủy quyền

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Cổ đông/bên ủy quyền

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu có)

Ghi chú:

• Người nhận ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác dự họp

• Cổ đông vui lòng gửi Giấy xác nhận/ủy quyền này trước 16h ngày 03/12/2021 (Fax: 0243.8756884; email: giang@hpcvn.vn hoặc liên hệ đến điện thoại: 0243.8756888)

• Nếu bên ủy quyền là tổ chức thì: Giấy xác nhận/ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của tổ chức và đóng dấu của tổ chức. Người được ủy quyền phải xuất trình CMTND/CCCD và nộp bản gốc Giấy xác nhận/ủy quyền cho Ban thẩm tra tư cách cổ đông.

• Nếu bên ủy quyền là cá nhân: Người được ủy quyền phải xuất trình bản gốc CMTND/CCCD và nộp cho Ban thẩm tra tư cách cổ đông; Bản gốc Giấy xác nhận/ủy quyền; bản sao CMTND/CCCD của người ủy quyền.

---

H

HONORADO 2021

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI
HANOI PLASTICS JOINT STOCK COMPANY

GIẤY ỨNG CỬ

THÀNH VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Kính gửi: BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG LẦN THỨ
NHẤT NĂM 2021 CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Họ và tên người ứng cử: ……………………………………………………………………………………
CMTND/CCCD/Hộ chiếu số: …………………………………………………………………………………… Ngày cấp ……………………………………………………………………………………
Nơi cấp: …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Trình độ học vấn: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Trình độ chuyên môn: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Hiện đang sở hữu/đại diện sở hữu: …………………cổ phần.
(Bằng chữ: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………)
Tương ứng: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………% Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Đề nghị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội cho tôi được tự ứng cử làm ứng cử viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội.

Nếu được các cổ đông tín nhiệm bầu làm thành viên Hội đồng quản trị tôi xin đem hết năng lực và tâm huyết của bản thân, thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, trung thành, cẩn trọng và vì lợi ích cao nhất của Công ty để đóng góp cho sự phát triển của Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội.

Tôi cam đoan những thông tin tôi cung cấp là đúng sự thật và tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước Đại hội đồng cổ đông về tính chính xác, trung thực về nội dung hồ sơ gửi kèm.

Xin trân trọng cảm ơn!

………………………,Ngày tháng năm 2021
Người ứng cử
(Ký và ghi rõ họ tên)

Hồ sơ kèm theo:

• Đơn ứng cử/đề cử (theo mẫu)
• Tóm tắt lý lịch ứng cử viên có dán ảnh 4x6 (theo mẫu)
• Giấy ủy quyền áp dụng đối với nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu)
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ
• Giấy tờ xác nhận tỷ lệ sở hữu của cổ đông/nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện đề cử theo quy định của pháp luật.

---

HPC

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI
HANOI PLASTICS JOINT STOCK COMPANY

GIẤY ĐỀ CỬ
ỨNG CỬ VIÊN THAM GIA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Kinh gửi: BẢN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG LẦN THỨ
NHẤT NĂM 2021 CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Tên cổ đông/Người đại diện nhóm cổ đông: ...

CMTND/CCCD/Hộ chiếu/ĐKKD số: ... Ngày cấp ...

Nơi cấp: ...

Địa chỉ: ...

Hiện đang sở hữu/đại diện sở hữu: ...cổ phần.

Bằng chữ: ...

Tương ứng: ...% Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết.

Nhất trí đề cử:

Ông (bà): ...

CMTND/CCCD/Hộ chiếu số: ... Ngày cấp ...

Địa chỉ thường trú: ...

Trình độ học vấn: ...

Trình độ chuyên môn: ...

Hiện đang sở hữu/đại diện sở hữu: ...cổ phần.

(Bằng chữ: ...)

Làm ứng viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội.

...Ngày 5 tháng năm 2021
CỔ ĐÔNG/NGƯỜI ĐẠI DIỆN NHÓM CỔ ĐÔNG
(Ký và ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu là tổ chức)

Hồ sơ kèm theo:

• Đơn ứng cử/đề cử (theo mẫu)
• Tóm tắt lý lịch ứng cử viên có dán ảnh 4x6 (theo mẫu)
• Giấy ủy quyền áp dụng đối với nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu)
• Bản sao công chứng CMND/CCCD/Hộ chiếu
• Bản sao công chứng các văn bằng chứng chỉ
• Giấy tờ xác nhận tỷ lệ sở hữu của cổ đông/nhóm cổ đông đáp ứng điều kiện đề cử theo quy định của pháp luật.

---

HPC 1902

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

…………, ngày …… tháng …… năm 2021

GIÁY ỦY QUYỀN

(Ký hồ sơ đề cử UCV tham gia để bầu làm thành viên HĐQT)

Kính gửi: BAN TỔ CHỨC ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BẤT THƯỜNG LẦN THỨ NHẤT NĂM 2021 CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

Chúng tôi, các cổ đông:

| STT | Tên cổ đông | CMTND/CCCD/ĐKKD | | Số cổ phần
sở hữu |
| --- | --- | --- | --- | --- |
| | | Số | Ngày cấp,nơi cấp | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | | | | |
| | Tổng cộng | | | |
| | | | | Chiếm
……%/ Vốn
điều lệ |

Nhất trí ủy quyền cho:

Ông/bà: ………………………………………………………………………………………………………

CMTND/CCCD/Hộ chiếu số: ………………………………………… Ngày cấp: ……………………………

Nơi cấp: ………………………………………………………………………………………………………

Địa chỉ thường trú: ……………………………………………………………………………………………

Đại diện cho nhóm cổ đông ký hồ sơ đề cử ứng cử viên tham gia để bầu làm thành viên Hội đồng quản trị Công ty cổ phần Nhựa Hà Nội kỳ Đại hội đồng cổ đông bất thường lần thứ nhất năm 2021.

Chúng tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung ủy quyền.

Trân trọng!

CÁC CỔ ĐÔNG

(Ký và ghi rõ họ tên, đóng dấu nếu là tổ chức)

---

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

TÓM TẮT LÝ LỊCH

ỨNG CỬ VIÊN HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA HÀ NỘI

THÔNG TIN CÁ NHÂN
Họ và tên:
Ngày sinh:	Nơi sinh:
Giới tính:	Quốc tịch:
CMTND/CCCD số:	Ngày cấp:
Nơi cấp:
Địa chỉ:
Điện thoại:
Số cổ phần sở hữu tại tổ chức nơi UCV ứng cử:
TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN
Bằng cấp	Chuyên ngành	Trên trường đào tạo
QUÁ TRÌNH CÔNG TÁC
Thời gian	Nơi công tác	Chức vụ

---

| THAM GIA TẠI CÁC ĐƠN VỊ TÔ CHỨC KHÁC
(Kê khai các Công ty mà ứng viên đang nắm giữ chức vụ thành viên HĐQT và các chức danh quản lý khác) | | | | | |
| --- | --- | --- | --- | --- | --- |
| Tên công ty | Địa chỉ | Giấy CNĐKKD | Ngày cấp/Nơi cấp CNĐKKD | Chức vụ | Tỷ lệ vốn góp |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| KÊ KHAI CÁC LỢI ÍCH CÓ LIÊN QUAN ĐẾN CÔNG TY (nếu có) | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |
| | | | | | |

Tôi xin cam đoan các thông tin khai trên là chính xác, đầy đủ và trung thực. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin này.

Hà Nội, Ngày tháng năm 2021
NGƯỜI KHAI
(Ký, ghi rõ họ và tên)