Conferize A/S — Proxy Solicitation & Information Statement 2020

May 13, 2020

confe rize

1. maj 2020

Indkaldelse til ordinær generalforsamling 2020

Conferize A/S, cvr. 34472742

Der indkaldes hermed til ordinær generalforsamling 2020 i Conferize A/S ("Selskabet") torsdag d. 28. maj kl. 10.00. Generalforsamlingen afholdes elektronisk.

I det omfang, at generalforsamlingen ikke vil kunne afvikles elektronisk på betryggende vis, vil generalforsamlingen blive udskudt.

I overensstemmelse med vedtægternes punkt 5.8 er dagsordenen følgende:

1. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år.
2. Fremlæggelse af årsregnskab med revisionspåtegning til godkendelse.
3. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte årsregnskab.
4. Valg af bestyrelse.
   a. Genvalg af Lars Kolind til bestyrelsen
   b. Genvalg af Morten Mathiesen til bestyrelsen
   c. Genvalg af Carsten Brogaard Jensen til bestyrelsen
   d. Genvalg af Laura Lindahl til bestyrelsen
   e. Valg af Claus Bretton-Meyer til bestyrelsen
5. Valg af revisor.
6. Bemyndigelse til generalforsamlingens dirigent.
7. Eventuelt.

---

Uddybning af dagsordenen.

Ad. punkt 1. Bestyrelsens beretning om selskabets virksomhed i det forløbne år.

Bestyrelsen indstiller, at beretningen tages til efterretning.

Ad. punkt 2. Fremlæggelse af årsregnskab med revisionspåtegning til godkendelse.

Bestyrelsen indstiller, at årsrapporten for 2019 godkendes.

Conferize A/S, cvr. nr. 34472742, Sølvgade 38F, 1. 1307 Kbh. K

---

conferize

Ad. punkt 3. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte årsregnskab.

Bestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at årets underskud på DKK 34.644.206 overføres til egenkapitalen.

Ad. punkt 4. Valg af bestyrelse.

I henhold til vedtægterne vælges de af generalforsamlingen valgte bestyrelsesmedlemmer for ét år ad gangen, jf. vedtægternes punkt 6.1.

Ad. 4.a. - 4.d.

Bestyrelsen foreslår genvalg af de nuværende bestyrelsesmedlemmer Lars Kolind, Morten Mathiesen, Carsten Brogaard Jensen og Laura Lindahl.

De opstillede kandidaters baggrund og ledelseshverv er beskrevet på invest.conferize.com.

Ad. 4.e.

Bestyrelsen indstiller, at Claus Noël Bretton-Meyer indvælges i bestyrelsen.

Claus Noël Bretton-Meyer, MBA fra CBS, født 1965.

Administrerende direktør gennem de sidste 25 år i Dansk Boldspil Union, i EuroAds Group A/S, i TV 2 SPORT A/S og TV 2 SPORT BET A/S, koncerndirektør i Observer AB (børsnoteret i Stockholm), samt adm. direktør i Azlan Scandinavia A/S (børsnoteret i London).

Nuværende formand for bestyrelsen i: F3 MediaGroup A/S, i HK Entreprise A/S, i KP Development A/S med flere og i A/S A.P. Botved. Desuden bestyrelsesmedlem i Soldaterlegatet.

Tidligere ledelseshverv: bestyrelsesformand i Gentofte Grafisk A/S, næstformand i DBU A/S, formand for bestyrelsen i Effective-Learning A/S - nu GP Strategies USA, bestyrelsesmedlem i Foreningen af Internet-netværk og bestyrelsesmedlem i Opaldo ApS.

Uddannet officer i Forsvaret og nu aktiv stabsofficer af reserven ved NATO Multi National Division North i Litauen. Strategivejleder for de MBA-studerende på CBS.

Ad. punkt 5. Valg af revisor.

Bestyrelsen foreslår genvalg af Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab.

Conferize A/S, cvr. nr. 34472742, Sølvgade 38F, 1. 1307 Kbh. K

---

conferize

Ad. Punkt 6. Bemyndigelse af generalforsamlingens dirigent

Bestyrelsen foreslår, at generalforsamlingens dirigent (med substitutionsret) bemyndiges til at anmelde og registrere det vedtagne samt foretage sådanne ændringer i og tilføjelser til det på generalforsamlingen vedtagne, selskabets vedtægter og anmeldelsen til Erhvervsstyrelsen, som måtte blive påkrævet af Erhvervsstyrelsen i forbindelse med registrering af de vedtagne ændringer.

---

Dagsordenen og de fuldstændige forslag er indeholdt i denne indkaldelse.

Aktiekapitalen i Conferize A/S er nominelt DKK 3.865.228,50 og hvert aktiebeløb på nominelt DKK 0,10 giver én stemme på generalforsamlingen.

Denne indkaldelse, herunder dagsordenen og de fuldstændige forslag samt fuldmagts-, brevstemme-, og tilmeldingsblanketter til generalforsamlingen kan findes på invest.conferize.com fra onsdag d. 13. maj 2020.

Denne indkaldelse, herunder dagsordenen og de fuldstændige forslag samt tilmeldings- og fuldmagtsblanketter, er i øvrigt fra onsdag d. 13. maj 2020 sendt pr. e-mail til de navnenoterede aktionærer, der har registreret deres e-mail-adresser hos Conferize A/S i overensstemmelse med punkt 5.4. i selskabets vedtægter.

Der gælder følgende vedtagelseskrav for forslagene, der skal være opfyldte for, at forslagene kan anses som vedtaget:

Forslagene under punkt 2, 3, 4, 5, og 6 kan vedtages med simpelt flertal.

---

For at kunne deltage i generalforsamlingen og afgive sin stemme skal følgende procedurer følges:

Registreringsdato

En aktionærs ret til at deltage i en generalforsamling og til at afgive stemme fastsættes i forhold til de aktier, aktionæren besidder på registreringsdatoen.

Registreringsdatoen er torsdag d. 21. maj 2020.

En aktionærs aktiebesiddelse og stemmerettigheder opgøres på registreringsdatoen på baggrund af notering af aktionærens ejerforhold i ejerbogen samt eventuelle meddelelser om ejerforhold, som selskabet har modtaget med henblik på indførsel i ejerbogen.

Conferize A/S, cvr. nr. 34472742, Sølvgade 38F, 1. 1307 Kbh. K

---

conferize

Adgang

For at kunne deltage på selskabets generalforsamling skal aktionærerne senest tirsdag d. 26. maj 2020 kl. 23.59 have anmodet om adgang hos Conferize A/S.

Adgang kan bestilles via selskabets investorportal (se under: invest.conferize.com/#contact) eller ved at sende en udfyldt tilmeldingsblanket til ir@conferize.com.

Forud for generalforsamlingen vil du via e-mail modtage nærmere instruktioner for elektronisk deltagelse – og link til mødet.

Stemmesedler

Stemmesedlerne er integrerede i adgangskortet.

Fuldmagt

Aktionærer har mulighed for at afgive fuldmagt, hvis aktionæren er forhindret i at deltage. Fuldmagter kan afgives elektronisk via selskabets investorportal (se under: invest.conferize.com/#contact) – eller fremsendes via e-mail til ir@conferize.com. Underskrevne fuldmagter skal være modtaget senest tirsdag d. 26. maj 2020 kl. 23.59.

Brevstemmer

Brevstemmer kan afgives skriftligt ved brug af brevstemmeblanketten, som er tilgængelig på invest.conferize.com. Den udfyldte og underskrevne blanket skal fremsendes til Conferize på ir@conferize.com. Brevstemmer skal være modtaget senest tirsdag d. 26. maj 2020 kl. 23.59.

En brevstemme, som er modtaget af selskabet, kan ikke tilbagekaldes.

Spørgsmål

Aktionærer har mulighed for skriftligt at stille spørgsmål til dagsordenen og dokumenter til brug for generalforsamlingen. Spørgsmålene kan fremsendes pr. post til Conferize A/S, Sølvgade 38F, 1. sal. 1307 København K eller pr. e-mail til ir@conferize.com. Fremsendte spørgsmål vil blive besvaret skriftligt eller mundtligt på generalforsamlingen.

Conferize A/S, cvr. nr. 34472742, Sølvgade 38F, 1. 1307 Kbh. K