恒合股份 — Governance Information 2021

Dec 20, 2021

证券代码：832145 证券简称：恒合股份 公告编号：2021-126

北京恒合信业技术股份有限公司董事会秘书工作细则

本公司及董事会全体成员保证公告内容的真实、准确和完整，没有虚假记载、 误导性陈述或者重大遗漏，并对其内容的真实性、准确性和完整性承担个别及连 带法律责任。

一、 审议及表决情况

公司于 2021 年 12 月 20 日召开了第三届董事会第十一次会议，审议通过了 《关于制定董事会秘书工作细则的议案》，本议案无需提交股东大会审议。

二、 制度的主要内容，分章节列示：

董事会秘书工作细则

第一章 总则

第一条 为了促进北京恒合信业技术股份有限公司（以下简称“公司”）的 规范运作，充分发挥董事会秘书的作用，加强对董事会秘书工作的管理与监督， 根据《公司法》、《证券法》《北京证券交易所股票上市规则（试行）》等有关法律 法规、规范性文件及《公司章程》的规定，特制定本工作细则。

第二条 董事会秘书是公司的高级管理人员，负责信息披露事务、股东大会 和董事会会议的筹备、投资者关系管理、股东资料管理等工作。对公司负有诚信 和勤勉的义务，应当遵守法律、行政法规、部门规章及公司章程等对公司高级管 理人员的有关规定，切实履行职责，维护公司利益，不得利用在公司的地位和职 权谋取私利。

第二章 任职资格

第三条 董事会秘书的任职资格：

• （1）具有大学本科以上学历,从事经济、管理、证券等工作三年以上；

• （2）具备履行职责所必须的财务、税收、法律、金融、企业管理等专业知

识；

• （3）具有良好的个人品质和职业道德，严格遵守有关法律、法规和规章，

• 能够忠诚地履行职责；

• （4）熟悉公司经营管理情况，具有良好的处事和沟通能力；

• （5）取得北京证券交易所颁发的董事会秘书资格证书（如需）；

• （6）中国证监会或北京证券交易所规定担任董事会秘书需具备的其他任职

• 资格。

第四条 具有下列情形之一的人员不得担任董事会秘书：

• （1）有《公司法》规定的不得担任董事、监事、高级管理人员情形之一的；

• （2）被中国证监会及其派出机构采取证券市场禁入措施或者认定为不适当

• 人选，期限尚未届满；

（3）被证券交易所或者全国股转公司认定其不适合担任公司董事、监事、 高级管理人员，期限尚未届满；

• （4）公司现任监事；

• （5）中国证监会和北京证券交易所（以下简称“ 北交所”）规定的其他情

形。

第三章 主要职责

第五条 董事会秘书的主要职责是：

（1）按照法定程序组织筹备董事会会议和股东大会，准备会议文件，安排 有关会务，列席董事会会议并负责会议记录，在会议记录上签字，保障记录的准 确性。

（2）及时处理并掌握有关决议的执行情况，对执行中的有关问题应向董事 会报告并提出建议。

• （3）负责公司信息披露事务，协调和组织公司信息披露工作，组织制定信

息披露制度、协调组织市场推介、接待来访、回答咨询、联系股东，向投资者提 供公司公开披露的资料，促使公司及时、合法、真实和完整地进行信息披露。

（4）列席涉及信息披露的有关会议。公司有关领导和部门应向董事会秘书 提供信息披露所需要的资料和信息。公司在做出重大决策之前，应当同时从信息 披露角度征询董事会秘书的意见。

（5）负责信息的保密工作，制订保密措施。内幕信息泄露时，及时采取补 救措施加以解释和澄清并向证券交易所报告。

（6）负责保管公司股东资料、董事名册、控股股东及董事持股资料和董事 会印章，保管公司董事会和股东大会的会议文件和记录。

（7）帮助公司董事、监事、高级管理人员了解法律法规、公司章程及其他 有关规定。

（8）协助董事会依法行使职权，在董事会违反法律法规、公司章程及其他 有关规定作出决议时，及时提出异议，如董事会坚持做出上述决议，应当把情况 记录在会议纪要上，并将该会议纪要立即提交公司全体董事和监事。

（9）为公司相关重大决策提供咨询和建议。

（10）北交所和监管部门要求履行的其它职责。

（11）公司董事会授予或要求履行的其它职责。

第六条 董事兼任董事会秘书的，如某一行为需由董事、董事会秘书分别作 出时，则该兼任董事及公司董事会秘书的人不得以双重身份作出。

第四章 聘任与解聘

第七条 董事会秘书由董事长提名，经董事会聘任或者解聘。

第八条 公司应聘任证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。在董事会秘 书不能履行职责时，由证券事务代表行使其权利并履行其职责，在此期间，并不 当然免除董事会秘书对公司信息披露事务所负有的责任。

第九条 董事会秘书有以下情形之一的，公司应当自事实发生之日起一个月 内终止对其的聘任：

• （1）出现本细则第四条所规定的情形之一；

• （2）连续三个月以上不能履行职责；

• （3）违反法律法规、北交所业务规则、《公司章程》，给公司或投资者造成

• 重大损失。

第十条 公司在聘任董事会秘书时应当与其签订保密协议，要求其承诺在任 职期间以及在离任后持续履行保密义务直至有关信息公开披露为止，但涉及公司 违法违规的信息除外。

第十一条 董事会秘书离任前，应当接受董事会、监事会的离任审查，将有 关档案文件、正在办理及其他待办理事项，在公司监事会的监督下移交。

第十二条 公司董事会秘书如辞职或被解聘，公司应当在原任董事会秘书离 职后三个月内聘任董事会秘书。

公司董事会秘书空缺期间，董事会应当指定一名董事或高级管理人员代行董 事会秘书的职责，同时尽快确定董事会秘书人选，并及时公告，同时向北交所报 告。公司指定代行董事会秘书职责人员之前，由董事长代行董事会秘书职责。

董事会秘书空缺期间超过三个月之后，董事长应当代行董事会秘书职责，直 至公司正式聘任董事会秘书。

第五章 附则

第十三条 本工作细则未尽事宜，按照国家的有关法律、法规和《公司章程》 执行。本细则如与国家颁布的法律、行政法规、部门规章或经修改后的公司章程 相抵触，按国家有关法律、行政法规、部门规章和公司章程的规定执行。

第十四条 本工作细则自公司董事会审议通过之日起生效实施。本工作细则 解释权属于公司董事会。

北京恒合信业技术股份有限公司

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2021 年 12 月 21 日