Governance Information • May 29, 2020
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| 3.1 | RAPPORT DU CONSEIL D'ADMINISTRATION SUR LE GOUVERNEMENT D'ENTREPRISE | 57 |
|---|---|---|
| 3.1.1 Introduction | 57 | |
| 3.1.2 Code de référence | 57 | |
| 3.1.3 Gouvernement d'entreprise | 57 | |
| 3.1.4 Condition de Préparation et d'Organisation des Travaux du Conseil d'Administration | 60 | |
| 3.1.5 Autres éléments d'informations | 62 | |
| 3.1.6 Contrôle interne | 63 | |
| 3.1.7 Conclusion | 64 | |
Ce rapport est présenté à l'Assemblée Générale Ordinaire (AGO) des Actionnaires de CIFE du 23 juin 2020, en application des dispositions de l'article L. 225-37 du Code de commerce.
Groupe ETPO est un Groupe de sociétés ayant à sa tête une holding, la société anonyme CIFE, qui contrôle directement ou indirectement un ensemble d'entreprises exerçant leur activité dans la construction (Travaux maritimes ou fluviaux et sous-marins - Ouvrages d'art et génie civil - Travaux spéciaux - Bâtiment, pour environ 97% du CA en 2019) et l'immobilier (Promotion immobilière - Montage immobilier)
Le Président-Directeur général est investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toute circonstance au nom de la
Le Conseil d'Administration a décidé, à compter de l'exercice 2015, de se référer, au sens de l'article L. 225-37 du Code de commerce, au Code de gouvernement d'entreprise Middlenext pour les valeurs moyennes et petites, rendu public en décembre 2009 et actualisé en septembre 2016. Ce société, dans la limite de l'objet social et sous réserve des pouvoirs que la loi attribue expressément aux assemblées d'actionnaires et au Conseil d'Administration.
Le présent rapport rend compte notamment :
code est adopté par plus de 200 entreprises cotées ou non cotées et est disponible en téléchargement sur site internet de Middlenext.
Le Conseil a pris connaissance des éléments présentés dans la rubrique « points de vigilance » du Code de référence.
La CIFE est dirigée par son Président - Directeur général, Monsieur Olivier TARDY depuis le 14 juin 2013.
Le Conseil d'Administration du 25 juin 2019 en deuxième séance, après en avoir délibéré, a confirmé à l'unanimité sa décision du 14 juin 2002 selon laquelle la Direction Générale de la Société est assurée, sous sa responsabilité, par le Président du Conseil d'Administration. Cette option est prise pour la durée effective du mandat de Président du Conseil d'Administration.
Le Président - Directeur général n'est titulaire d'aucun contrat de travail avec le Groupe.
Le Conseil n'a pas apporté de limites particulières aux pouvoirs du Directeur général. Le Président - Directeur général est ainsi investi des pouvoirs les plus étendus pour agir en toute circonstance, au nom de la société.
Il exerce ses pouvoirs dans la limite de l'objet social et sous réserve de ceux que la loi attribue expressément aux Assemblées d'actionnaires et au Conseil d'Administration. Il représente la société dans ses rapports avec les tiers et assure le pilotage opérationnel du Groupe.
Le Président a été élu par le Conseil d'Administration du 25 juin 2019 pour une durée qui expirera à la date du Conseil qui suivra l'Assemblée Générale appelée à statuer sur les comptes de l'exercice annuel 2019, soit le 23 juin 2020.
Le mandat d'Administrateur de Monsieur Olivier TARDY a été renouvelé le 19 juin 2018 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2020.
Monsieur Olivier TARDY est Administrateur depuis le 17 juin 1994.
Le Conseil d'Administration peut nommer, sur proposition du Directeur général, un Directeur général délégué afin d'assister le Directeur général dans l'exécution de son mandat. Ce mandat peut être révoqué à tout moment par le Conseil d'Administration.
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Le Comité de Direction est présidé par le Directeur général et rassemble les Directeurs opérationnels (5 Métiers et le Pôle International) et fonctionnels (Richesses Humaines, Contrôle de Gestion et Comptabilités, Secrétariat Général) du Groupe.
Ce Comité accompagne le Directeur général dans la mise en oeuvre de la stratégie définie avec le Conseil d'Administration et assure le pilotage opérationnel des décisions.
Le Conseil d'Administration de la CIFE est composé au 31 décembre 2019 de neuf Administrateurs, comprenant une seule personne morale : la société SAS ALFRED DE MUSSET.
A l'Assemblée Générale de juin 2016, un quatrième Administrateur indépendant a été nommé. Le taux d'Administrateurs indépendants au sein du Conseil est de 44 % depuis 2016.
Depuis juin 2016, le Conseil d'Administration est composé pour 55 % d'hommes et 45 % de femmes.
Au 31 décembre 2019, la moyenne d'âge des Administrateurs se situe à 59 ans contre 58 ans à la fin de l'exercice précédent.
Au 31 décembre 2019, l'ancienneté moyenne au sein du Conseil est de 13 ans contre 15 ans à la fin 2018.
Les informations détaillées de dates de naissance et ancienneté au Conseil des Administateurs sont mentionnées dans le tableau des mandats en annexe du rapport de gestion.
Avec un Administrateur représentant le principal actionnaire de la Société, le Conseil considère que sa composition prend en compte de façon appropriée la participation au capital de ses actionnaires.
Il est également précisé qu'aucun Administrateur représentant les actionnaires salariés ni aucun Administrateur représentant les salariés n'est présent au Conseil d'Administration, les seuils légaux au-delà desquels ces Administrateurs sont élus ou désignés (respectivement en application des articles L. 225-23 et L. 225-27-1 du Code de commerce) n'étant pas dépassés par la société.
Aux côtés de Monsieur Olivier TARDY qui assure les fonctions de Président - Directeur général, les 8 autres membres du Conseil sont par ordre d'ancienneté :
● Monsieur Daniel TARDY,
Le mandat d'Administrateur de Monsieur Daniel TARDY a été renouvelé le 19 juin 2018 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2020.
Monsieur Daniel TARDY est par ailleurs Président d'Honneur de CIFE depuis le 14 juin 2013.
● SAS ALFRED DE MUSSET, représentée par Madame Cécile JANICOT,
Le mandat d'Administrateur de la SAS ALFRED DE MUSSET a été renouvelé le 25 juin 2019 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2021.
● Madame Nicole DURIEUX,
Le mandat d'Administrateur de Madame Nicole DURIEUX a été renouvelé le 19 juin 2018 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2020.
Le mandat d'Administrateur de Monsieur Frédéric GASTALDO a été renouvelé le 16 juin 2017 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2019.
● Monsieur Laurent BILLES-GARABEDIAN,
Le mandat d'Administrateur de Monsieur Laurent BILLES-GARABEDIAN a été renouvelé le 16 juin 2017 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2019.
● Madame Marie-Christine THERON,
Le mandat d'Administrateur de Madame Marie-Christine THERON a été renouvelé le 19 juin 2018 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2020.
● Madame Emilie RICHAUD,
Le mandat d'Administrateur de Madame Emilie RICHAUD a été renouvelé le 25 juin 2019 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2021.
Monsieur Yves GABRIEL a été nommé Administrateur le 25 juin 2019 pour une durée de 3 exercices, mandat expirant à l'issue de l'AGO, statuant sur les comptes de l'exercice 2021.
Il n'y a pas eu de changement dans la présidence au cours du dernier exercice clos et jusqu'à la date d'établissement du présent rapport. Concernant la constitution du Conseil au cours du dernier exercice clos, en complément de la nomination de Monsieur Yves GABRIEL, nous indiquons que le mandat de Monsieur Bernard THERET a pris fin.
Il est précisé que Monsieur Daniel TARDY est le père de Mesdames DURIEUX et JANICOT et de Monsieur Olivier TARDY. Il est par ailleurs Président de la SAS ALFRED DE MUSSET et de la SAS EMBREGOUR. Monsieur Olivier TARDY est Directeur Général de la SAS EMBREGOUR.
À la connaissance de la société et au jour d'établissement du présent document, aucun des membres du conseil d'administration et de la direction générale, au cours des cinq dernières années, n'a été condamné pour fraude, n'a été associé à une faillite, à une mise sous séquestre ou à une liquidation, n'a fait l'objet d'une incrimination ou d'une sanction publique officielle prononcée par une autorité statutaire ou réglementaire ou n'a été empêché par un tribunal d'agir en qualité de membre d'un organe d'administration, de direction ou de surveillance ou d'intervenir dans la gestion ou la conduite des affaires d'un émetteur.
Aucun conflit d'intérêts n'est identifié entre les devoirs de chacun des membres du Conseil d'Administration et de la Direction générale à l'égard de CIFE en leur qualité de mandataire social et leurs intérêts privés ou autres devoirs. Le règlement intérieur du conseil prévoit expressément que chaque administrateur a l'obligation de faire part au Conseil de toute situation de conflit d'intérêt même potentielle et doit s'abstenir de participer au vote de la délibération correspondante. Une absence d'information équivaut à la reconnaissance qu'aucun conflit d'intérêts n'existe.
S'inspirant des recommandations pour la gouvernance d'entreprises, le Conseil d'Administration a, dans sa séance du 10 avril 2014, raccourci la durée de mandats des Administrateurs de 6 ans à 3 ans pour les nominations et renouvellements à compter l'Assemblée Générale du 13 juin 2014.
Conformément aux dispositions de l'article L. 225-102-1 du Code de commerce, nous vous communiquons en annexe du rapport de gestion la liste de l'ensemble des mandats et fonctions exercés dans toutes sociétés françaises ou étrangères par chacun des Administrateurs de la Société durant l'exercice.
Aucun Administrateur n'est titulaire d'un contrat de travail à titre individuel avec le Groupe.
Selon les statuts de la société, chaque Administrateur doit détenir au minimum 120 actions de la société au nominatif.
Les actions détenues par les mandataires sociaux sont toutes inscrites au registre nominatif.
Au 31 décembre 2019, les actions détenues par les membres du Conseil d'Administration représentaient 62,84% du capital et 63,87% des droits de vote, contre 62,84 % du capital et 63,83% des droits de vote au 31 décembre 2018.
Au 31 décembre 2019, le Conseil a quatre Administrateurs indépendants : Monsieur Laurent BILLES-GARABEDIAN et Monsieur Frédéric GASTALDO nommés en juin 2014, Madame Marie-Christine THERON nommée en juin 2015 et Madame Emilie RICHAUD nommée en juin 2016.
Le Conseil d'Administration considère que les personnes cidessus sont indépendantes dans la mesure où celles-ci n'ont entretenu au cours des trois dernières années aucune relation financière, contractuelle ou familiale susceptible d'altérer l'indépendance de leur jugement. Étant en outre précisé que, elles ne sont ni client ni fournisseur ni banquier de la société, sont sans lien familial avec un mandataire social ou un actionnaire de référence et n'ont pas été auditeurs de la société.
Ces personnes ne sont soumises à aucun engagement visant à préserver les conditions de leur qualification d'Administrateur indépendant et n'entretiennent aucune relation d'affaires avec la société CIFE.
La rémunération des dirigeants mandataires sociaux est déterminée et approuvée par le Conseil d'Administration.
Elle se compose d'une rémunération fixe et d'une rémunération variable liée à un indicateur de performance, le résultat consolidé avant impôt. Les autres membres du Conseil d'Administration ne bénéficient que de jetons de présence.
La rémunération fixe est indexée annuellement sur la base du taux d'indexation des salaires de la principale filiale ETPO.
Il n'y a pas d'éléments exceptionnels dans la rémunération des mandataires sociaux. Il n'y a pas d'avantages en nature.
Il n'existe pas de système d'attribution de stock-options ou d'actions gratuites.
Il n'existe pas d'engagement de rémunération à raison de la prise ou de la cessation de fonction des mandataires sociaux.
Il n'existe pas de système de retraite supplémentaire pour les mandataires sociaux.
Il n'existe pas de système d'indemnités relatives à une clause de non-concurrence, ni d'indemnité de rupture.
L'ensemble de ces différentes modalités est strictement le même que celui sur l'exercice précédent.
Les informations concernant les rémunérations sont précisées de manière globale et non de façon individuelle dans le rapport de gestion au § 2.3.4.2.
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L'article 187 de la loi Pacte introduit la communication du ratio d'équité par les sociétés cotées dans le rapport sur le gouvernement d'entreprise présenté à l'Assemblée Générale annuelle par le Conseil d'Administration. Il s'agit du ratio entre le niveau de la rémunération des dirigeants et la rémunération moyenne et médiane des salariés à temps plein de la société. L'évolution de ce ratio au cours des cinq derniers exercices doit être présenté pour permettre la comparaison.
Il est indiqué ci-dessous les ratios d'équité entre le niveau de rémunération du Président-Directeur général et du Directeur général délégué (cessation de fonction en 2018) et les rémunérations moyennes et médianes des salariés de la société SA CIFE, holding du Groupe.
| Président - Directeur général | 2019 2018 2017 2016 2015 | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| Ratio d'équité avec rémunération moyenne |
0,9 | 1,0 | 5,0 | 7,0 | 5,5 |
| Ratio d'équité avec rémunération médiane |
1,1 | 1,3 | 3,9 | 7,0 | 5,5 |
| Directeur général délégué | 2019 2018 2017 2016 2015 | ||||
| Ratio d'équité avec rémunération moyenne |
- | 0,4 | 2,6 | 3,6 | 2,4 |
| Ratio d'équité avec rémunération médiane |
- | 0,5 | 2,0 | 3,6 | 2,4 |
L'Assemblée Générale des Actionnaires du 25 juin 2019 a maintenu le montant annuel des jetons de présence à 20 000 €uros et a alloué dans le cadre des Comités spécialisés, une enveloppe complémentaire de 12 000 €uros à compter de l'exercice 2019.
Il sera soumis à approbation de l'Assemblée Générale du 23 juin 2020 de maintenir ces sommes.
Afin de se conformer aux usages en vigueur et aux différents codes de gouvernance, le Conseil d'Administration a approuvé au Conseil du 27 novembre 2012 des modalités de répartition intégrant le paramètre d'assiduité (présence physique) des Administrateurs aux séances du Conseil d'Administration. Ces modalités sont les suivantes :
Le Président perçoit une allocation complémentaire qui est déterminée selon les mêmes modalités que celles du jeton de présence des Administrateurs.
Ces informations sont intégrées dans le § 2.3.4.4 de notre rapport de gestion.
Aucun prêt n'a été accordé, ni aucune garantie donnée par la société SA CIFE en faveur des membres du Conseil d'Administration.
Un règlement intérieur organisant le fonctionnement du Conseil qui est régi par les dispositions statutaires et légales a été approuvé par le Conseil d'Administration d'avril 2016 et actualisé le 25 juin 2019. Il précise le mode de fonctionnement du Conseil et les modalités de mise en œuvre des prescriptions légales et des dispositions statutaires ainsi que son rôle dans la gestion de la société et du Groupe. Il indique également les droits et les devoirs des membres du Conseil d'Administration, principalement au regard de la prévention des conflits d'intérêt, du cumul de mandats, de la stricte confidentialité de ses délibérations et de la diligence nécessaire à la participation aux travaux du Conseil. Il traite enfin des règles relatives aux opérations réalisées sur les titres CIFE, telles qu'elles sont recommandées par l'Autorité des Marchés Financiers.
Outre les prérogatives que tient le Conseil d'Administration de la loi, le Conseil est chargé de déterminer les orientations de l'activité de la société et du Groupe CIFE dans les domaines stratégiques, économiques et financiers. Il veille à leur bonne mise en œuvre.
Sous réserve des pouvoirs expressément attribués par les assemblées d'actionnaires et dans la limite de l'objet social, le Conseil se saisit de toute question intéressant la bonne marche de la société et règle par ses délibérations les affaires qui la concernent, notamment toutes les décisions stratégiques de la société et du Groupe, à l'initiative de son Président - Directeur général.
Le Président du Conseil d'Administration réuni le Conseil aussi souvent qu'il le juge opportun, en fonction de l'intérêt social.
Le calendrier prévisionnel des réunions pour l'année à venir est fixé en fin d'exercice. Les réunions programmées sont au nombre de cinq, les suivantes sont optionnelles en fonction des sujets nécessitant des décisions à prendre.
Les Administrateurs sont convoqués systématiquement par lettre personnelle intégrant l'ordre du jour, lettre adressée environ quinze jours avant la réunion. En cas d'urgence, la convocation serait adressée par le moyen le plus rapide et le plus approprié.
Les réunions des Conseils d'Administration se déroulent au siège social à Nanterre (92), à Paris (75) ou au siège administratif à Saint-Herblain (44).
Le taux de présence physique des Administrateurs s'est élevé en 2019 à 97,78 % identique à celui de l'exercice précédent.
Le Comité d'audit s'est réuni 2 fois en 2019. Il est présidé par Monsieur Frédéric GASTALDO et est composé de trois membres dont Madame Nicole DURIEUX et Monsieur Laurent BILLES-GARABEDIAN.
La proportion actuelle d'Administrateurs indépendants au sein de ce Comité est de deux tiers de ses membres.
Conformément à l'article L.823-19 du Code de commerce, le Comité d'audit assure le suivi des questions relatives à :
● La procédure de sélection des Commissaires aux Comptes et à l'émission d'une recommandation sur les nominations et renouvellements des Commissaires aux Comptes.
Ce Comité entend le Directeur général, le Secrétaire Général, la Directrice du Contrôle de Gestion et des Comptabilités et les Commissaires aux Comptes.
Les membres du Comité d'audit reçoivent et étudient les conclusions des travaux des Commissaires aux Comptes sur les comptes semestriels et annuels.
En 2019, le Comité a notamment consacré ses réunions à l'examen des comptes semestriels et annuels et aux sujets de gestion des risques pour certaines entités du groupe suite à l'audit des Commissaires aux Comptes.
Le Comité d'audit rend compte de ses missions au Conseil d'Administration.
Le Comité s'est réuni 2 fois en 2019. Il est présidé par Madame Marie-Christine THERON et est composé de trois membres dont Madame Cécile JANICOT et Monsieur Laurent BILLES-GARABEDIAN.
La proportion actuelle d'Administrateurs indépendants au sein de ce comité est de deux tiers de ses membres.
Ce Comité a notamment pour missions principales :
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En 2019, le Conseil s'est réuni cinq fois. Toutes les séances du Conseil ont été présidées par le Président (en cas d'empêchement, elles le seraient par un Administrateur délégué par le Conseil).
Dans le courant de l'exercice 2019, le Conseil, qui a arrêté les comptes sociaux et consolidés de l'exercice clos le 31 décembre 2018 et ceux au 30 juin 2019, a notamment procédé à l'examen régulier de la situation financière du Groupe et de l'activité de ses filiales. Il a également validé, examiné, débattu de la pertinence de certains projets de croissance externe et de prises de participations.
Il a également débattu sur le suivi des affaires significatives et sur la stratégie d'évolution du Groupe.
Il a autorisé et allouer le versement des jetons de présence dans les enveloppes autorisées par l'Assemblée Générale.
Il a autorisé la mise en oeuvre du programme de rachats d'actions.
Enfin, au moins une séance est consacrée en partie à la visite d'un chantier et des équipes le réalisant.
Depuis le début de l'année 2020, le Conseil d'Administration s'est réuni deux fois et a notamment procédé à l'examen des comptes annuels de l'exercice 2019.
S'inspirant des recommandations pour la gouvernance d'entreprises et à compter de l'exercice 2015, le Président invite en principe une fois par an les membres à s'exprimer sur le fonctionnement du Conseil et sur la préparation de ses travaux.
Ce questionnaire a pour objet d'évaluer le fonctionnement du Conseil sur les thèmes suivants :
Les procès-verbaux des réunions du Conseil d'Administration sont établis à l'issue de chaque réunion et communiqués pour approbation à tous les Administrateurs. Le Président a fourni aux Administrateurs les informations leur permettant d'exercer pleinement leur mission. Chaque Administrateur reçoit et peut se faire communiquer les informations nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
Le secrétariat du Conseil est assuré par le secrétaire du Conseil d'Administration qui est le Secrétaire Général de la société.
Les Commissaires aux comptes sont convoqués par lettre recommandée avec avis de réception, tant aux réunions qui arrêtent les comptes annuels qu'à celles qui statuent sur les comptes intermédiaires. Ils sont également convoqués à l'Assemblée Générale Annuelle.
Les modalités de participation des actionnaires à l'Assemblée Générale sont décrites à l'article 21 des statuts, reproduit ciaprès :
Les Assemblées d'Actionnaires sont convoquées et délibèrent dans les conditions prévues par la Loi.
Les réunions ont lieu au Siège Social ou en tout autre lieu en France métropolitaine, suivant les indications figurant dans les avis de convocation.
Le vote a lieu et les suffrages sont exprimés selon la décision qui est prise à cet égard par le bureau de l'Assemblée :
Toutefois, le scrutin secret peut être réclamé :
Tout Actionnaire est réputé présent pour le calcul du quorum et celui de la majorité lorsqu'il participe aux réunions de l'Assemblée Générale par des moyens de visioconférence.
Tous moyens de communication – vidéo, télex, télécopie, email, etc. – peuvent être utilisés dans l'expression des décisions à l'exception des décisions relatives à l'augmentation, l'amortissement ou la réduction du capital, la fusion, la scission, la dissolution, la nomination des Commissaires aux comptes, l'approbation des comptes annuels et l'affectation des résultats, ainsi que l'exclusion d'un associé.
L'Assemblée est présidée par le Président du Conseil d'Administration ou, en son absence, par un autre membre du Conseil d'Administration, délégué par celui-ci. A défaut, l'Assemblée élit elle-même son Président.
Les procès-verbaux d'Assemblées sont dressés, et leurs copies sont certifiées et délivrées, conformément à la Loi.
Le Conseil d'Administration a approuvé le projet des treize résolutions soumises au vote à la prochaine Assemblée Générale.
Les principales résolutions sont exposées dans les § 2.3.4.1 et 2.3.5 du rapport de gestion et le projet complet de résolutions est annexé au chapitre 7 du présent rapport.
Ces informations sont intégrées dans le § 2.3.2.5 de notre rapport de gestion.
Les conventions soumises à autorisation sont celles décrites dans le rapport spécial des Commissaires aux Comptes sur les conventions et engagements réglementées pour l'exercice clos le 31 décembre 2019, rapport inclus dans le rapport financier annuel.
Par ailleurs, l'ensemble des conventions est revu et actualisé une fois par an en Conseil d'Administration lors de la 1ère séance de l'année. Les conditions économiques et modalités sont exposées afin de qualifier de courantes ou non courantes chaque convention. A ce jour, il n'y a pas de convention non courante.
Le contrôle interne peut être défini dans le Groupe comme étant un processus mis en œuvre par tous les collaborateurs, sous la responsabilité du Conseil d'Administration et du Comité de Direction, en vue de garantir une assurance raisonnable quant à l'atteinte des objectifs suivants:
Il conviendra d'observer que le contrôle interne devant donner une assurance raisonnable quant à la réalisation des objectifs, il ne peut donc fournir une garantie absolue que ces derniers seront atteints et que les risques seront totalement éliminés ou maîtrisés.
Le périmètre retenu en matière de contrôle interne est l'ensemble des filiales que le Groupe contrôle exclusivement ou conjointement.
Le dispositif de contrôle interne consiste en un ensemble de moyens, de comportements, de procédures et d'actions adaptés à la structure et à chaque activité du Groupe.
Les principaux acteurs du contrôle interne sont :
● La Direction Générale, chargée de donner des instructions et des orientations ;
La société mère CIFE est une holding assurant exclusivement des prestations de gestion et de direction générale. Elle est Administrateur de la principale filiale ETPO et en règle générale, Présidente des SAS filiales opérationnelles.
La décentralisation des responsabilités au sein du Groupe s'effectue à travers un ensemble de filiales à taille humaine dont les responsables doivent disposer de délégations nécessaires à la maîtrise de leur activité. La taille humaine des filiales facilite le suivi opérationnel, administratif et financier et contribue à la réduction des risques.
Le système de reporting et de contrôle interne mis en place, privilégie également la remontée directe des informations avec pour objectif la recherche d'efficacité.
Le processus de contrôle interne repose sur l'ensemble des contrôles mis en œuvre par la Direction générale, en vue d'assurer dans toute la mesure du possible, une gestion rigoureuse du Groupe et d'élaborer des informations fiables données aux actionnaires sur la situation financière et les comptes.
Pour l'essentiel, l'activité des sociétés du Groupe est réalisée sur des chantiers (commandes ou affaires) de tailles unitaires très variables ; chaque affaire est placée sous la responsabilité de collaborateurs qui rendent compte à leur direction. Chaque affaire fait l'objet d'un suivi personnalisé du devis à l'élaboration de son prix de revient et de son résultat.
Un reporting du portefeuille d'activités travaux (prise de commandes, activité et niveau de carnet de commandes) est diffusé mensuellement à la Direction générale et aux membres du Conseil d'Administration. Il fait par ailleurs l'objet également d'un point spécifique en Conseil d'Administration de CIFE.
En complément du suivi des résultats mensuels, un process de Plan stratégique quantifié a été mis en place par la Direction générale afin de suivre la prévision et la réalisation d'objectifs chiffrés pluriannuels.
La trésorerie du Groupe étant un indicateur fondamental de sa bonne santé économique, un reporting de trésorerie est diffusé mensuellement à la Direction générale et aux membres du Conseil d'Administration. Il fait par ailleurs l'objet également d'un point spécifique en Conseil d'Administration de CIFE.
Les engagements hors bilan (principalement cautions marchés) sont suivis par chaque filiale et font l'objet d'un reporting semestriel à la Direction du Groupe.
Le Secrétaire Général est responsable de la production et de l'analyse des informations financières diffusées à l'intérieur et à l'extérieur du Groupe et il doit s'assurer de leur fiabilité. Il a en particulier en charge l'établissement, la validation et l'analyse des comptes semestriels et annuels, sociaux et consolidés de la CIFE. Il assure également la définition, le suivi des procédures comptables et l'application des normes IFRS. Il fixe un calendrier et les instructions de clôture pour la préparation des comptes semestriels et annuels.
Les comptes sociaux et consolidés sont systématiquement revus et présentés en Comité d'audit.
Dans le cadre de leurs missions, les Commissaires aux comptes examinent les procédures de contrôle interne et peuvent être amenés à présenter des recommandations et des observations à la Direction générale et au Comité d'audit.
Les conventions conclues au cours de l'exercice 2019 ou au cours d'exercices antérieurs font l'objet du rapport des Commissaires aux comptes inclus dans le rapport financier annuel. L'ensemble des conventions est par ailleurs revu une fois par an en Conseil d'Administration.
Préalablement à la signature de leurs rapports, les Commissaires aux comptes recueillent des lettres d'affirmation auprès de la Direction générale. Dans ces déclarations, la Direction générale confirme notamment qu'elle considère que l'incidence des éventuelles anomalies relevées dans le cadre de la mission d'audit et non corrigées, prises isolément ou dans leur ensemble est non significative.
Le suivi juridique et administratif des assemblées et réunions des Conseils est assuré pour l'essentiel par CIFE.
La recherche d'une meilleure maîtrise des risques dans un Groupe relativement décentralisé, susceptible de poursuivre son développement par croissance externe ou par création de nouvelles filiales, demeure essentielle.
Le Groupe poursuit de manière permanente ses activités de définition, de formalisation et d'actualisation de ses procédures internes.
L'article L.225-235 du Code de commerce précise que les Commissaires aux comptes présentent leurs observations sur le rapport des comptes annuels, ce rapport est présenté au paragraphe 5.3 du présent document.
Le Conseil d'Administration.
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