Compagnie du Bois Sauvage S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 31, 2021

Bruxelles, le 26 mars 2021

COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE

Aux actionnaires de COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE SA + Administrateurs + Réviseurs

Concerne :

Madame, Monsieur,

Nous vous invitons à participer à l'Assemblée Générale Extraordinaire de notre société qui se déroulera le 28 avril 2021 à 11h45 au siège de la société.

Nous annexons à la présente :

• 1. l'ordre du jour
• 1. un formulaire de procuration à nous faire parvenir, complété et signé, pour le 22 avril 2021 au plus tard, si vous souhaitez vous faire représenter à l'assemblée

Pour l'avis de participation aux assemblées et l'aide-mémoire sur les modalités pratiques pour participer aux assemblées, veuillez vous en référer à la convocation de l'Assemblée Générale ordinaire.

Tous les documents joints à la présente sont disponibles sous forme électronique sur le site de la Compagnie du Bois Sauvage à l'adresse suivante : www.bois-sauvage.be.

Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de nos sentiments distingués.

Benoit Deckers Directeur Général

Valérie Paquot Présidente

COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE S.A.

Rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles RPM Bruxelles - T.V.A. nº BE 0402.964.823 www.bois-sauvage.be

M. les actionnaires et obligataires sont invités à assister à l'Assemblée Générale Extraordinaire qui se réunira le mercredi 28 avril 2021 à 11h45 au siège de la Compagnie du Bois Sauvage.

AVIS IMPORTANT COVID 19 :

Dans le cadre des mesures sanitaires actuellement en vigueur pour limiter la pandémie de coronavirus et protéger la santé de tous, le Conseil attire l'attention des actionnaires sur les points suivants :

• les actionnaires sont fortement encouragés à exercer leur droit de vote par procuration, étant entendu que les actionnaires qui se déplaceraient à l'assemblée ne pourraient être accueillis que dans le respect des règles sanitaires applicables et dans la limite du nombre de personnes autorisées à se rassembler, la société ne pouvant garantir une participation physique à ceux qui se présenteraient ;
• = les actionnaires auront le droit de poser des questions, à l'avance, au Conseil d'Administration et au commissaire de la société, par e-mail à l'adresse ag.cbs@bois-sauvage.be ;
• la société organisera une retransmission en direct de l'assemblée en format vidéo/audio (webcast). Les actionnaires qui souhaitent suivre ce webcast sont invités à renvoyer le formulaire adéquat pour le 22 avril 2021 à l'adresse : ag.cbs@bois-sauvage.be. Ce webcast constitue un outil mis à la disposition des actionnaires pour leur permettre de suivre l'assemblée en temps réel et de poser des questions par écrit via une boite de dialogue. Il ne permet pas la participation active à distance aux sens de l'article 7:137 du Code des sociétés et des associations.

Tous les documents relatifs à l'assemblée sont disponibles sur le site de la société www.bois- sauvage.be.

ORDRE DU JOUR

A. Modification des statuts de la société

• 1. Proposition de supprimer la référence à l'administrateur-délégué aux articles 12, 17 et 20 des statuts.
• 1. Proposition d'autoriser tout actionnaire à voter à distance avant l'assemblée générale et de compléter l'article 20 des statuts par le texte suivant :

« Pour autant que le conseil d'administration ait prévu l'une ou l'autre de ces facultés dans l'avis de convocation, tout actionnaire peut voter à distance avant l'assemblée générale, par correspondance ou par le site internet de la société, au moyen d'un formulaire mis à disposition par la société reprenant les mentions visées par la loi.

Le formulaire de vote par correspondance doit parvenir à la société au plus tard le sixième jour qui précède la date de l'assemblée. Le vote sous forme électronique peut être exprimé jusqu'au jour qui précède l'assemblée.

Pour le calcul des règles de quorum et de majorité, seuls les votes à distance exprimés par des actionnaires qui satisfont aux formalités d'admission à l'assemblée, sont pris en compte.

L'actionnaire qui a exprimé son vote à distance, que ce soit par correspondance ou sous forme électronique, ne peut plus choisir un autre mode de participation à l'assemblée pour le nombre de voix exprimées à distance.

Les formulaires de vote à distance, par correspondance ou sous forme électronique, qui sont parvenus à la société antérieurement à la publication d'un ordre du jour complété restent valables pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qu'ils couvrent. Toutefois, le vote exprimé à distance sur un sujet à traiter inscrit à l'ordre du jour qui fait l'objet d'une proposition de décision nouvelle en application de l'article 7:130 du Code des sociétés et associations n'est pas pris en considération. Lorsque les votes s'expriment sous forme électronique, une confirmation électronique de réception des votes est envoyée à la personne ayant voté. »

Le Conseil recommande d'adopter les propositions faites aux points 1 et 2 inclus de l'ordre du jour.

• B. Adaptation des statuts de la société aux dispositions du Code des sociétés et associations
• 1. Proposition en application de l'article 39 §1 alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et associations, d'adapter les statuts aux dispositions du Code des Sociétés.
• 1. Proposition de donner tous pouvoirs à deux administrateurs agissant conjointement ou un administrateur conjointement avec un délégué à la gestion journalière pour l'exécution des décisions prises au point 3 ci-avant et pour la coordination des statuts.

Le Conseil recommande d'adopter les propositions faites aux points 3 et 4 inclus de l'ordre du jour.

C. Rachat d'Actions Propres

1. Proposition de renouveler l'autorisation au Conseil d'administration de Compagnie du Bois Sauvage, octroyée par l'Assemblée générale extraordinaire du 27 avril 2016 pour une durée de 5 ans et venue à échéance en 2021 lors de la présente assemblée, d'acquérir conformément aux articles 7:215 et suivants du Code des sociétés et associations, directement ou par l'intermédiaire de sociétés contrôlées agissant pour le compte de Compagnie du Bois Sauvage, un nombre d'actions propres, entièrement libérées, à concurrence de maximum 10 % des actions émises, à un prix unitaire qui ne pourra être inférieur à 1 EUR, ni supérieur de 20 % au cours de clôture le plus élevé des 20 derniers jours de cotation précédant l'acquisition.

La présente autorisation sera valable pendant une période de 5 ans, prenant cours à dater de la publication de l'autorisation de l'assemblée générale qui décidera l'octroi de cette autorisation, conformément au Code des sociétés et associations, et au moyen de sommes susceptibles d'être distribuées selon l'article 7:212 du même code.

• 1. Proposition de donner au Conseil d'administration, pour les actions propres acquises conformément au point 5 de l'ordre du jour, l'autorisation spéciale de les annuler, en tout ou en partie, aux moments qu'il jugera adéquat, par acte authentique qui précisera notamment le montant de la réserve indisponible conformément à l'article 7:219 du Code des sociétés et associations par prélèvements sur le bénéfice reporté et qui adaptera le nombre de titres représentatifs du capital dans les statuts.
• 1. Proposition de donner tous pouvoirs à deux administrateurs agissant conjointement ou un administrateur conjointement avec un délégué à la gestion journalière pour l'exécution des décisions prises au point C ci-avant et non encore précisées, dont notamment celles liées aux formalités légales éventuelles à remplir.

Le Conseil d'administration recommande d'adopter les propositions faites aux points 5 à 7 inclus de l'ordre du jour.

Modalités de participation à remplir pour l'assemblée

1. les actionnaires sont invités à faire enregistrer les actions pour lesquelles ils veulent exercer leur droit de vote pour le mercredi 14 avril 2021 à minuit (Date d'Enregistrement) :

2. les détenteurs d'actions nominatives, par l'inscription de ces actions dans le registre des actions nominatives de la société,

3. · les détenteurs d'actions dématérialisées, par l'inscription de ces actions dans les comptes de leur institution financière qui devra délivrer une attestation certifiant le nombre d'actions détenues par l'actionnaire à la Date d'Enregistrement et l'envoyer directement à Euroclear Belgium, Issuer Service, 1 boulevard du Roi Albert II, 1210 Bruxelles (Belgique) (e-mail : ebe.issuer@euroclear.com) en charge de centraliser les attestations de dépôt des actions.

4. Tous les actionnaires notifie à la société par courrier ou e-mail, pour le jeudi 22 avril 2021 au plus tard (Date de Notification) le nombre d'actions pour lequel il souhaite participer.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de vote à l'assemblée.

Tout actionnaire peut se faire représenter à l'assemblée en utilisant le formulaire établi par la société. Ce formulaire doit parvenir par courrier ou e-mail, pour le jeudi 22 avril 2021 au plus tard, à la Cie du Bois Sauvage.

Droit des actionnaires

Sont disponibles sur le site internet de la société www.bois-sauvage.be, les informations détaillées sur les droits des actionnaires visés aux articles 7:129 et 7 :130 du CSA :

• de demander l'inscription de sujets à l'ordre du jour et ce pour le mardi 6 avril 2021 à minuit ; l'ordre du jour complété sera dans ce cas publié le mardi 13 avril 2021,

et/ou de transmettre des questions écrites pour le jeudi 22 avril 2021.

Documents disponibles

Tous les documents relatifs à l'assent disponibles sur le site de la société www.bois-sauvage.be. Ils peuvent également être obtenus sur simple demande par e-mail à l'adresse ag.cbs@bois-sauvage.be.

Tous les documents sont à envoyer à la Cie du Bois Sauvage, dans les ci-avant, soit par courrier : rue du Bois Sauvage 17 à 1000 Bruxelles, soit par e-mail : ag.cbs@bois-sauvage.be.

LE CONSEIL D'ADMINISTRATION

PROCURATION

Le (la) soussigné(e) :

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	actions de la COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE
	(quantité)

déclare constituer pour mandataire spécial à l'effet de me représenter à l'Assemblée Générale Extraordinaire des actionnaires de cette société qui se tiendra le 28 avril 2021 à 11h45

le secrétaire de l'assemblée

et lui donner pouvoir d'émettre tous votes sur tous objets figurant à l'ordre du jour, accepter toutes modifications à cet ordre du jour et tous amendements qui seraient apportés aux propositions qui en forment l'objet, passer et signer tous procès-verbaux, élire domicile, substituer et, en général, faire tout ce qui est nécessaire ou utile pour l'exécution du présent mandat, promettant ratification au besoin.

Le présent pouvoir conservera tous ses effets pour toutes assemblées successivement réunies à l'effet de délibérer sur le même ordre du jour en cas de remise pour défaut de quorum ou toute autre cause.

ORDRE DU JOUR

• 1. Proposition de supprimer la référence à l'administrateur-délégué aux articles 12, 17 et 20 des statuts.
• 1. Proposition d'autoriser tout actionnaire à voter à distance avant l'assemblée générale et de compléter l'article 20 des statuts
• 1. Proposition en application de l'article 39 §1 alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et associations, d'adapter les statuts aux dispositions du Code des Sociétés.
• 1. Proposition de donner tous pouvoirs à deux administrateurs agissant conjointement ou un administrateur conjointement avec un délégué à la gestion journalière pour l'exécution des décisions prises au point 3 ci-avant et pour la coordination des statuts.

1. Proposition de renouveler l'autorisation au Conseil d'administration de Compagnie du Bois Sauvage, octroyée par l'Assemblée générale extraordinaire du 27 avril 2016 pour une durée de 5 ans et venue à échéance en 2021 lors de la présente assemblée, d'acquérir conformément aux articles 7:215 et suivants du Code des sociétés et associations, directement ou par l'intermédiaire de sociétés contrôlées agissant pour le compte de Compagnie du Bois Sauvage, un nombre d'actions propres, entièrement libérées, à concurrence de maximum 10 % des actions émises, à un prix unitaire qui ne pourra être inférieur à 1 EUR, ni supérieur de plus de 20 % au cours de clôture le plus élevé des 20 derniers jours de cotation précédant l'acquisition.

La présente autorisation sera valable pendant une période de 5 ans, prenant cours à dater de la publication de l'autorisation de l'assemblée générale qui décidera l'octroi de cette autorisation, conformément au Code des sociétés et associations, et au moyen de sommes susceptibles d'être distribuées selon l'article 7:212 du même code.

• 1. Proposition de donner au Conseil d'administration, pour les actions propres acquises conformément au point 5 de l'ordre du jour, l'autorisation spéciale de les annuler, en tout ou en partie, aux moments qu'il jugera adéquat, par acte authentique qui précisera notamment le montant de la réserve indisponible conformément à l'article 7:219 du Code des sociétés et associations par prélèvements sur le bénéfice reporté et qui adaptera le nombre de titres représentatifs du capital dans les statuts.
• 1. Proposition de donner tous pouvoirs à deux administrateurs agissant conjointement ou un administrateur conjointement avec un délégué à la gestion journalière pour l'exécution des décisions prises au point 5 ci-avant et non encore précisées, dont notamment celles liées aux formalités légales éventuelles à remplir.

Le Conseil d'administration recommande d'adopter les propositions faites aux points 1 à 7 inclus.

Pour toute résolution sans indication de vote, il sera émis en mon nom un vote favorable à l'adoption des propositions de décision présentées par le Conseil d'administration.

INDICATIONS DE VOTE :

Le mandataire exercera le droit de vote du mandant dans le sens suivant :

PREMIERE RESOLUTION

Approuver la suppression de la référence à l'administrateur-délégué aux articles 12, 17 et 20 des statuts.

Approuvee		Rejetee		Abstention I
-----------	--	---------	--	--------------	--	--

DEUXIEME RESOLUTION

Autoriser tout actionnaire à voter à distance avant l'assemblée générale et compléter l'article 20 des statuts.

Approuvee		Rejetee L	Abstention
-----------	--	-----------	------------	--

TROISIEME RESOLUTION

En application de l'article 39 §1 alinéa 1 et 3 de la loi du 23 mars 2019 introduisant le Code des sociétés et associations, adapter les statuts aux dispositions du Code des Sociétés.

Approuvée

Rejetée

Abstention

QUATRIEME RESOLUTION

Donner tous pouvoirs à deux administrateurs agissant conjointement ou un administrateur conjointement avec un délégué à la gestion journalière pour l'exécution des décisions prises au point 3 ci-avant et pour la coordination des statuts.

Rejetée

Abstention

CINQUIEME RESOLUTION

Renouveler l'autorisation au Conseil d'administration de Compagnie du Bois Sauvage, octroyée par l'Assemblée générale extraordinaire du 27 avril 2016 pour une durée de 5 ans et venue à échéance en 2021 lors de la présente assemblée, d'acquérir conformément aux articles 7:215 et suivants du Code des sociétés et associations, directement ou par l'intermédiaire de sociétés contrôlées agissant pour le compte de Compagnie du Bois Sauvage, un nombre d'actions propres, entièrement libérées, à concurrence de maximum 10 % des actions émises, à un prix unitaire qui ne pourra être inférieur à 1 EUR, ni supérieur de plus de 20 % au cours de clôture le plus élevé des 20 derniers jours de cotation précédant l'acquisition.

La présente autorisation sera valable pendant une période de 5 ans, prenant cours à dater de la publication de l'autorisation de l'assemblée générale qui décidera l'octroi de cette autorisation, conformément au Code des sociétés et associations, et au moyen de sommes susceptibles d'être distribuées selon l'article 7:212 du même code.

Approuvée

Rejetée

Abstention

SIXIEME RESOLUTION

Donner au Conseil d'administration, pour les actions propres acquises conformément au point 5 de l'ordre du jour, l'autorisation spéciale de les annuler, en tout ou en partie, aux moments qu'il jugera adéquat, par acte authentique qui précisera notamment le montant de la réserve indisponible constituée conformément à l'article 7:219 du Code des sociétés et associations par prélèvements sur le bénéfice reporté et qui adaptera le nombre de titres représentatifs du capital dans les statuts.

Approuvée

Rejetée

Abstention

SEPTIEME RESOLUTION

Donner tous pouvoirs à deux administrateurs agissant conjointement ou un administrateur conjointement avec un délégué à la gestion journalière pour l'exécution des décisions prises au point 5 ci-avant et non encore précisées, dont notamment celles liées aux formalités légales éventuelles à remplir.

	Approuvée		Rejetée		Abstention
--	-----------	--	---------	--	------------	--

Le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter nouveaux qui seraient inscrits à l'ordre du jour en vertu de l'article 7:128 du nouveau Code des Sociétés et Associations :

oul	1	NON
			Fait à

Dater et faire précéder la signature des mots manuscrits "Bon pour pouvoir"

AVIS IMPORTANT :

Afin d'être valable, cette procuration doit être envoyée à COMPAGNIE DU BOIS SAUVAGE par courrier postal Rue du Bois Sauvage 17, 1000 Bruxelles ou par e-mail à ag.cbs@boissauvage.be au plus tard le jeudi 22 avril 2021.

En cas d'envoi par courrier électronique, il suffit de renvoyer une copie scannée ou photographiée de la procuration, remplie et signée, à l'adresse de l'assemblée générale.

L'actionnaire qui souhaite se faire représenter par un mandataire doit accomplir les formalités d'enregistrement préalable et de confirmation telles que décrites dans la convocation par la société.