Ciech S.A.

Governance Information • Apr 1, 2022

POLITYKA RÓŻNORODNOŚCI DLA RADY NADZORCZEJ CIECH S.A.

Celem niniejszej polityki (dalej: "Polityka") jest wskazanie oraz doprecyzowanie standardów stosowanych przez CIECH S.A. (dalej: "Spółka") w codziennej działalności. Polityka stanowi jednocześnie przejaw stosowania przez Spółkę zasad określonych w Dobrych Praktykach Spółek Notowanych na GPW 2021 (w szczególności określonych w pkt. 1.3.2., 2.1., 2.2., 6).

Wstęp

Celem wprowadzenia niniejszej Polityki jest w szczególności:

• a) określenie zasad i mechanizmów gwarantujących zapewnienie różnorodności w Radzie Nadzorczej, w takich obszarach jak płeć, kierunek wykształcenia, specjalistyczna wiedza, wiek oraz doświadczenie zawodowe;
• b) zagwarantowanie poszanowania różnorodności i godności innych osób, ochrony praw mniejszości i równouprawnienia.

§ 1 Zakres przedmiotowy Polityki

Przedmiotem Polityki jest wskazanie mechanizmów kształtowania składu osobowego Rady Nadzorczej, umożliwiających pełne zastosowanie zasady różnorodności w Spółce.

§ 2 Zakres podmiotowy Polityki

Polityka ma zastosowanie do kandydatów na Członków Rady Nadzorczej, Członków Rady Nadzorczej, Rady Nadzorczej jako organu, a także podmiotów, którym przysługują uprawnienia do bezpośredniego lub pośredniego kształtowania składu osobowego Rady Nadzorczej.

§ 3 Sposoby realizacji celów

1. Cele określone w Polityce realizowane są, m.in. w drodze mechanizmów ustanowionych w obowiązujących w Spółce przepisach wewnątrzzakładowych, w szczególności w "Regulaminie Rady Nadzorczej CIECH Spółka akcyjna", "Kodeksie Postępowania Grupy CIECH", "Procedurze – Przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji w środowisku pracy w Grupie CIECH" oraz "Polityce Komunikacji Grupy CIECH".

2. 1. Realizację mechanizmów, o których mowa w ust. 1, Spółka zapewnia w szczególności poprzez:
   2. 1) monitorowanie środowiska pracy pod kątem zapobiegania oraz eliminowania zachowań niepożądanych;
   3. 2) podejmowanie inicjatyw wspierających integrację oraz wymianę doświadczeń w miejscu pracy;
   4. 3) zapewnianie wolności wypowiedzi, przy poszanowaniu zasad etycznych i kultury wypowiedzi, a także nienaruszalności dóbr osobistych;
   5. 4) uwzględnianie aspektów dotyczących różnorodności w procesach i narzędziach HR (rekrutacja, szkolenia i rozwój, wynagradzanie) oraz w procesie kształtowania kultury organizacyjnej Spółki.
3. 1. Polityka stanowi uzupełnienie obowiązujących w Spółce dokumentów, wskazanych w ust. 1 o zagadnienia dotyczące realizacji założeń z zakresu różnorodności w odniesieniu do Rady Nadzorczej Spółki.

§ 4 Rada Nadzorcza

• 1. W związku z przekonaniem, że różnorodność w Spółce prowadzi do zwiększenia efektywności pracy, wszechstronności i przeciwdziała dyskryminacji, Spółka, przy doborze składu osobowego Rady Nadzorczej, w miarę dostępności zgłoszonych kandydatur, bierze pod uwagę, by poszczególni Członkowie różnili się kierunkiem wykształcenia, specjalistyczną wiedzą, wiekiem i doświadczeniem zawodowym oraz, by zróżnicowanie pod względem płci było na poziomie rekomendowanym przez Dobre Praktyki Spółek Notowanych na GPW 2021.
• 1. W składzie Rady Nadzorczej Spółki, w myśl zasady zróżnicowania pod względem płci, powinno zasiadać przynajmniej 30% przedstawicieli danej płci.
• 1. Zasada zróżnicowania pod względem płci nie powinna mieć waloru decydującego wyłącznie wówczas, gdy skład osobowy Rady Nadzorczej Spółki doznałby uszczerbku poprzez niezapewnienie w nim udziału osób gwarantujących najwyższe standardy w zakresie posiadanej wiedzy, umiejętności zarządczych oraz kompetencji w obszarach wskazanych w § 5 ust. 6 Polityki.
• 1. Spełnienie warunku odnoszącego się do udziału 30% przedstawicieli danej płci, powinno nastąpić do 2028 r. Okres ten jest ściśle związany z okresem zakończenia aktualnej kadencji Rady Nadzorczej Spółki oraz powołaniem Członków Rady Nadzorczej na kolejną kadencję.
• 1. Spółka będzie podejmować niezbędne działania w celu wprowadzenia w życie postanowień niniejszej Polityki. Działania te obejmować będą w szczególności mechanizmy polegające na:
  2. a) kształtowaniu zróżnicowanej i wykwalifikowanej kadry zarządzającej na wszystkich poziomach zarządzania w Spółce;
  3. b) tworzeniu równych (ang. equitable) szans w zatrudnieniu;
  4. c) promowaniu odpowiednich postaw wśród pracowników i kadry zarządzającej stanowiących urzeczywistnienie zasad różnorodności;
  5. d) kształtowaniu atmosfery i kultury organizacyjnej opartej na poszanowaniu dla różnorodności i wykluczającej przejawy dyskryminacji;
  6. e) stosowaniu przejrzystych kryteriów rekrutacyjnych, w tym w szczególności przy kształtowaniu wymogów względem osób zatrudnianych w szeroko rozumianej kadrze kierowniczej;
  7. f) kształtowaniu środowiska pracy zapewniającego możliwość wymiany doświadczeń i kompetencji;
  8. g) okresową weryfikację stanu stosowania zasady różnorodności.

§ 5 Kryteria wyboru Członków Rady Nadzorczej

• 1. Dobór Członków Rady Nadzorczej Spółki powinien być podyktowany najlepszym interesem Spółki.
• 1. Członkowie Rady Nadzorczej Spółki są powoływani przez Walne Zgromadzenie Spółki.
• 1. Zgłoszenie kandydatów na Członków Rady Nadzorczej powinno być poparte stosownym uzasadnieniem uwzględniającym wytyczne dotyczące różnorodności w Radzie Nadzorczej, o których mowa w Polityce.
• 1. Skład osobowy Rady Nadzorczej Spółki powinien gwarantować różnorodność kompetencji, doświadczenia zawodowego, wiedzy i umiejętności, przy uwzględnieniu profilu działalności Spółki.
• 1. Podczas kształtowania składu Rady Nadzorczej, Walne Zgromadzenie Spółki:
• 1) analizuje wymagania dotyczące wiedzy, umiejętności i doświadczenia w ramach Rady Nadzorczej, wybierając kandydatów gwarantujących wysokie kwalifikacje oraz doświadczenie,
• 2) ocenia przewidywane zaangażowanie pod względem poświęcenia wystarczającej ilości czasu na wykonywanie funkcji Członka Rady Nadzorczej oraz obowiązków,
• 3) uwzględnia cele Polityki w zakresie stosowania zasady różnorodności.
• 1. Wybór członków Rady Nadzorczej powinien zapewnić posiadanie przez Radę Nadzorczą jako organ kolegialny kompetencji niezbędnych z perspektywy Spółki, w tym w szczególności z zakresu:
  2. 1) finansów;
  3. 2) sprawozdawczości finansowej;
  4. 3) produkcji;
  5. 4) przemysłu chemicznego;
  6. 5) transformacji biznesowej;
  7. 6) energetyki;
  8. 7) ESG;
  9. 8) zarządzania (ang. General Management);
  10. 9) zarządzania ryzykiem;
  11. 10)zarządzania zmianą.
• 1. Każdy Członek Rady Nadzorczej Spółki przy powołaniu oraz przez cały okres sprawowania funkcji – powinien:
  2. 1) posiadać wysokie kwalifikacje oraz doświadczenie w obszarach, o których mowa w ust. 6 (poświadczone życiorysem oraz stosownymi dokumentami),
  3. 2) poświęcać wystarczającą ilość czasu na wykonywanie swoich funkcji i obowiązków w sposób należyty,
  4. 3) kierować się przede wszystkim interesem Spółki.
• 1. Wytyczne, o których mowa powyżej stosuje się odpowiednio w przypadku uzupełnienia składu Rady Nadzorczej.
• 1. Ocena kandydatów na Członków Rady Nadzorczej oraz Członków Rady Nadzorczej dokonywana jest w wymiarze indywidualnym, przy jednoczesnym uwzględnieniu całokształtu kompetencji, jakie powinna posiadać dana Rada Nadzorcza.
• 1. Dobór Członków Rady Nadzorczej Spółki powinien również uwzględniać inne wymogi, w tym w szczególności wymóg udziału w składzie tego Organu dwóch

Członków nieposiadających rzeczywistych i istotnych powiązań z akcjonariuszem posiadającym co najmniej 5% ogólnej liczby głosów w Spółce.

§ 6

Monitorowanie realizacji zasady różnorodności

• 1. Rada Nadzorcza jest organem właściwym dla weryfikacji i monitorowania realizacji zasady różnorodności. Zakresu obowiązków Rady Nadzorczej obejmuje sporządzenie i przedstawienie do zatwierdzenia Walnemu Zgromadzeniu rocznych sprawozdań uwzględniających stan stosowania zasady różnorodności.
• 1. Sprawozdanie o którym mowa w ust. 1 powyżej powinno obejmować część odnoszącą się do Rady Nadzorczej oraz część dotyczącą Zarządu Spółki. Sprawozdanie powinno uwzględniać w szczególności informacje dotyczące:
  2. 1) stopnia realizacji polityki różnorodności w odniesieniu do poszczególnych organów Spółki lub – w przypadku niepodjęcia działań w tym zakresie – wytłumaczenie i informacje o działaniach naprawczych;
  3. 2) liczby osób w Zarządzie i Radzie Nadzorczej;
  4. 3) składu Rady Nadzorczej i Zarządu w kontekście jego różnorodności ze względu na:
     • a) płeć: liczba lub procent kobiet i mężczyzn,
     • b) kierunek wykształcenia: zaznaczenie obszarów kompetencji, przykładowo wykształcenie techniczne, ekonomiczne, menedżerskie etc.,
     • c) specjalistyczną wiedzę: zaznaczenie jaką fachową i branżową wiedzą dysponują członkowie danego organu Spółki, zdobytą w szczególności poprzez studia podyplomowe, pracę naukową, doświadczenie zawodowe,
     • d) wiek: liczba lub procent Członków danego organu Spółki, których wiek znajduje się w przedziałach: poniżej 30 lat, między 30 a 50 lat, powyżej 50 lat,
  5. 4) różnorodności doświadczenia oraz wykształcenia Członków Rady Nadzorczej w kontekście atrybutów posiadanych przez Członków Zarządu (czy kompetencje Członków Rady Nadzorczej rozszerzają kompetencje Członków Zarządu, a jeśli tak, to w jakich obszarach).

Obowiązki osób objętych zakresem zastosowania Polityki

Obowiązkiem każdej osoby objętej zakresem zastosowania Polityki jest przestrzeganie zasad określonych w Polityce i podejmowanie działań ukierunkowanych na realizację jej celów, w szczególności poprzez tworzenie, utrzymanie i wspieranie tolerancyjnego i transparentnego środowiska pracy.

§ 8 Ochrona danych osobowych

• 1. Realizując zadania wynikające z niniejszej Polityki, Spółka (jako Administrator danych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej skrót: RODO) przetwarza dane osobowe pracowników, współpracowników, kandydatów na Członków organów Spółki oraz Członków organów Spółki.
• 1. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Spółki polegający na zapewnieniu realizacji celów Polityki, w szczególności wskazanych w ramach Wstępu, zapewnieniu przestrzegania Polityki, oraz dochodzeniu, ustaleniu i obronie przed roszczeniami związanymi z przedmiotem Polityki, tj. art. 6 ust. 1 lit. f) RODO jak również niezbędność do realizacji obowiązku prawnego Spółki polegającego na obowiązku poszanowania i ochrony godności i innych dóbr osobistych pracowników oraz osób niebędących pracownikami, tj. art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w zw. z art. 11¹ Kodeksu pracy oraz art. 23 Kodeksu cywilnego.
• 1. Dostęp do danych osobowych oraz ich przetwarzanie ograniczone jest jedynie do osób, które zostały do tego upoważnione przez Administratora danych. Każda osoba przetwarzająca dane osobowe w imieniu Spółki, zobowiązana jest do zachowania ich w poufności i przetwarzania jedynie w zakresie wynikającym z upoważnienia i polecenia Administratora danych.
• 1. Stworzona przez Administratora danych odpowiednia dokumentacja w postaci Polityki ochrony danych, rejestrów oraz stosownych procedur dają gwarancje zapewnienia przez Spółkę zgodności z RODO.
• 1. Spółka zapewnia, że przetwarzanie danych osobowych nie narusza godności osób, których dane dotyczą.
• 1. Spółka zapewnia, że dane osobowe nie będą wykorzystywane do innych celów niż wynikające z Polityki.
• 1. Dane osobowe przechowywane są nie dłużej niż przez okres niezbędny do realizacji celów Polityki bądź do prawomocnego zakończenia postępowania, w którym dane te mogą lub stanowią dowód, po czym są trwale usuwane.

§ 9 Postanowienia końcowe

Niniejsza Polityka została przyjęta przez Walne Zgromadzenie CIECH S.A. Uchwałą Nr [numer Uchwały] i obowiązuje od dnia [data].