bpost Naamloze vennootschap van publiek recht

Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel

Ondernemingsnr. 214.596.464 (RPR Brussel)

("bpost NV")

OPROEPING TOT DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 14 MEI 2025 OM 10.00 UUR (BELGISCHE TIJD) EN TOT DE BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS, DIE ONMIDDELLIJK NA DE GEWONE ALGEMENE VERGADERING ZAL WORDEN GEHOUDEN

De Raad van Bestuur van bpost NV (de "Vennootschap") nodigt hierbij haar aandeelhouders uit om de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (de "GAV") bij te wonen, die op woensdag 14 mei 2025 om 10.00 uur (Belgische tijd) op de zetel van de Vennootschap, Anspachlaan 1, 1000 Brussel (België), zal worden gehouden. De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders eveneens uit om de Buitengewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van de Vennootschap (de "BAV") bij te wonen, die onmiddellijk na de GAV zal worden gehouden. De GAV en de BAV worden hierna samen de "Vergaderingen" genoemd.

Een plan van de locatie van de zetel is beschikbaar op de website van de Vennootschap. Personen die de Vergaderingen bijwonen, worden verzocht om aanwezig te zijn om 9.00 uur (Belgische tijd) om de toelatingsformaliteiten te vervullen.

Aandeelhouders kunnen er ook voor kiezen om bij volmacht deel te nemen of vooraf te stemmen per brief (zie verderop in deze oproeping voor meer informatie).

De agenda en de voorstellen tot besluit van elke Vergadering, die, indien nodig, aangevuld en/of gewijzigd kunnen worden tijdens de Vergadering door de Raad van Bestuur, zijn als volgt:

AGENDA VAN DE GAV:

1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
1. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
1. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van bpost Groep per 31 december 2024, het jaarverslag van de Raad van Bestuur, inclusief de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering, de verslagen van het College van Commissarissen, inclusief de assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsrapportering.

Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van bpost NV per 31 december 2024, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om de enkelvoudige jaarrekening van bpost NV met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het daarin uitgedrukte resultaat.

Adviserende stem over het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024. Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 goed te keuren.

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

7. Kwijting aan de commissarissen.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

8. Bestuurders – Benoemingen.

Vanaf deze Algemene Vergadering van aandeelhouders vervallen het mandaat van mevrouw Audrey Hanard als bestuurder benoemd op voordracht van de Belgische Staat overeenkomstig zijn voordrachtrecht en de mandaten van Lionel Desclée, Jules Noten, Sonja Rottiers en Sonja Willems als onafhankelijke bestuurders.

Op de datum van deze kennisgeving heeft de Belgische Staat nog geen gebruik gemaakt van zijn recht om een kandidaat voor benoeming voor te dragen. Als de Belgische Staat toch een kandidaat voor benoeming voordraagt aan de Algemene Vergadering van aandeelhouders, dan zal dit worden aangekondigd op de website van bpost. In dat geval zal het Bezoldigings- en Benoemingscomité zijn advies voorleggen aan de Raad van Bestuur, die het voorstel tot benoeming van de kandidaat ter stemming zal voorleggen aan de Algemene Vergadering van aandeelhouders. Als de Belgische Staat geen kandidaat voordraagt aan de Algemene Vergadering van aandeelhouders, dan stelt de Raad van Bestuur voor, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, om het huidige mandaat van mevrouw Audrey Hanard als bestuurder benoemd op voordracht van de Belgische Staat te verlengen voor een termijn van één jaar, om, in het belang van bpost, de continuïteit, de goede werking en de regelmatige samenstelling van de Raad van Bestuur niet in het gedrang te brengen.

Op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité stelt de Raad van Bestuur unaniem voor om (i) de mandaten van de heer Lionel Desclée en de heer Jules Noten als onafhankelijke bestuurders te hernieuwen voor een termijn van 3 jaar, (ii) het mandaat van mevrouw Sonja Rottiers als onafhankelijk bestuurder te hernieuwen voor een termijn van 4 jaar, en (iii) de heer Hakan Ericsson te benoemen als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van 4 jaar. Uit de informatie ter beschikking gesteld aan bpost NV blijkt dat deze kandidaten voldoen aan de algemene onafhankelijkheidscriteria bepaald in artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen en aan de specifieke onafhankelijkheidscriteria bepaald in artikel 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020. De Raad van Bestuur bevestigt dat hij geen indicatie heeft van enig element dat hun onafhankelijkheid in de zin van artikel 7:87 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen in twijfel zou kunnen trekken.

De Raad van Bestuur beveelt, op aanbeveling van het Bezoldigings- en Benoemingscomité, aan om voor de voorgestelde besluiten te stemmen.

De curricula vitae en, indien van toepassing, andere informatie over de voorgestelde leden van de Raad van Bestuur zijn beschikbaar op de website van bpost: https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-

aandeelhouders.

De Raad van Bestuur stelt voor om het mandaat van de bestuurders te vergoeden in overeenstemming met het bpost Bezoldigingsbeleid, goedgekeurd door de Algemene Vergadering van aandeelhouders op 23 november 2023 (zoals publiek beschikbaar op https://bpostgroup.com/sites/default/files/2024-01/bpost%20Remuneration%20Policy%20- %20NL.pdf).

Voorstellen tot besluit:

8.1. Als de Belgische Staat een kandidaat voor benoeming voordraagt aan de Algemene Vergadering van aandeelhouders: De Algemene Vergadering benoemt de door de Belgische Staat voorgedragen kandidaat als bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2029. De Algemene Vergadering van aandeelhouders beslist dat het mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het bpost Bezoldigingsbeleid.

Als de Belgische Staat geen kandidaat voor benoeming voordraagt aan de Algemene Vergadering van aandeelhouders: De Algemene Vergadering van aandeelhouders hernieuwt het mandaat van mevrouw Audrey Hanard als bestuurder voor een termijn van één jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2026. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat haar mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het bpost Bezoldigingsbeleid.

8.2. De Algemene Vergadering van aandeelhouders hernieuwt het mandaat van de heer Lionel Desclée als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2028. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat zijn mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het bpost Bezoldigingsbeleid.
8.3. De Algemene Vergadering van aandeelhouders hernieuwt het mandaat van de heer Jules Noten als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van drie jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2028. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat zijn mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het bpost Bezoldigingsbeleid.
8.4. De Algemene Vergadering van aandeelhouders hernieuwt het mandaat van mevrouw Sonja Rottiers als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2029. De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit dat haar mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het bpost Bezoldigingsbeleid.
8.5. De Algemene Vergadering van aandeelhouders benoemt de heer Hakan Ericsson als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van aandeelhouders van 2029. De Algemene Vergadering besluit dat zijn mandaat zal worden vergoed overeenkomstig het bpost Bezoldigingsbeleid.

9. Toepassing van artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Voorstel van besluit:

De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit, overeenkomstig artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen, om de volgende bepalingen inzake controlewijziging goed te keuren en, voor zover vereist, te bekrachtigen:

voorwaarde 5(c) (Terugbetaling naar keuze van Obligatiehouders bij een Controlewijziging) van de algemene voorwaarden van de EUR 500 miljoen 3,290 procent vastrentende obligaties met vervaldatum 16 oktober 2029 (ISIN BE0390160266);
voorwaarde 5(c) (Terugbetaling naar keuze van Obligatiehouders bij een Controlewijziging) van de algemene voorwaarden van de EUR 500 miljoen 3,632 procent vastrentende obligaties met vervaldatum 16 oktober 2034 (ISIN BE0390161272); en
elke andere bepaling van de bovenvermelde algemene voorwaarden die rechten toekent aan derden in de zin van artikel 7:151 van het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit verder om een bijzondere volmacht te verlenen aan de heer Ross Hurwitz, mevrouw Hélène Mespouille en mevrouw Sofia Gabriel, elk individueel handelend en met macht van indeplaatsstelling, om bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op (i) de neerleggingsformaliteiten die vervuld moeten worden overeenkomstig artikel 7:151 van het Belgisch Wetboek van vennootschappen en verenigingen en (ii) de daaruit voortvloeiende bekendmaking van het onderwerp van deze besluiten in de Bijlagen tot het Belgisch Staatsblad overeenkomstig de bepalingen van het Belgisch Wetboek van vennootschappen en verenigingen. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

10. Volmacht.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer Ross Hurwitz, mevrouw Hélène Mespouille en mevrouw Sofia Gabriel, om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling en sub-delegatie, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggings- en bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

AGENDA VAN DE BAV:

Het voorstel van besluit hierna opgenomen onder punt 1 van de agenda van de BAV is onderworpen aan de volgende opschortende voorwaarde: de goedkeuring van de wijzigingen aan de statuten, zoals hierna beschreven, door de Koning, bij een in Ministerraad overlegd besluit in toepassing van artikel 41, §4 van de wet van 21 maart 1991 betreffende de hervorming van sommige economische overheidsbedrijven.

1. Wijziging van de statuten.

Voorstel tot besluit: De Algemene Vergadering beslist om de statuten van de Vennootschap te wijzigen onder meer met het oog op (i) de implementatie van kleine aanpassingen naar aanleiding van wijzigingen aan het Belgische Wetboek van vennootschappen en verenigingen sinds de laatste herziening van de statuten, en (ii) de toevoeging van een functie van "ondervoorzitter " en "CEO ad interim".

De wijzigingen komen in hoofdzaak neer op het volgende:

vervanging van alle verwijzingen naar de term "vereffeningsinstelling" door de term "centrale effectenbewaarinstelling";

toevoeging van een procedure voor het geval de raad van bestuur niet langer ten minste drie onafhankelijke bestuurders telt en dat, lopende deze procedure, het feit dat er niet ten minste drie onafhankelijke bestuurders zijn geen invloed zal hebben op de regelmatigheid van de samenstelling (en dus de besluitvorming) van de raad van bestuur;
toevoeging van een functie van ondervoorzitter, die als waarnemend voorzitter zal optreden als de voorzitter niet in staat is om zijn/haar taken te vervullen;
toevoeging van een functie van CEO ad interim, voor het geval de CEO niet in staat is om zijn/haar taken te vervullen.

De Algemene Vergadering van aandeelhouders beslist bijgevolg om de statuten te wijzigen, zoals deze blijken uit de gecoördineerde versie van de voorgestelde gewijzigde statuten. Deze gecoördineerde versie, (evenals een compare met de huidige versie van de statuten), samen met een toelichtende nota betreffende de voorgestelde wijzigingen, zijn beschikbaar op de website van bpost: https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-vanaandeelhouders.

2. Volmachten.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders verleent bijzondere volmacht:

aan de ondergetekende notaris, of elke andere notaris en/of medewerker van het notariskantoor "Berquin Notarissen", om de nieuwe gecoördineerde tekst van de statuten van de Vennootschap op te stellen, te ondertekenen en neer te leggen op de griffie van de bevoegde ondernemingsrechtbank, overeenkomstig de wettelijke bepalingen ter zake; en
aan de heer Ross Hurwitz, mevrouw Hélène Mespouille en mevrouw Sofia Gabriel, elk alleen handelend en met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.

____________________________

Informatie voor de aandeelhouders

1. Vragen over de agendapunten

Aandeelhouders worden verzocht om hun vragen met betrekking tot de agendapunten schriftelijk vóór de Vergaderingen over te maken. Deze vragen moeten uiterlijk op donderdag 8 mei 2025 toekomen bij de Vennootschap, zij het per brief (gericht aan de zetel, Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel, t.a.v. Antoine Lebecq) of per e-mail ([email protected]).

Bovendien zullen de aandeelhouders die in persoon deelnemen, ook de mogelijkheid hebben om tijdens de Vergaderingen vragen te stellen die verband houden met de agendapunten.

Vragen die op een geldige manier aan de Vennootschap zijn gericht, zullen tijdens de Vergaderingen worden beantwoord. Vragen die worden overgemaakt door een aandeelhouder, zullen slechts in aanmerking worden genomen indien deze heeft voldaan aan alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder.

2. Wijziging van de agenda

Aandeelhouders die individueel of gezamenlijk minstens 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, kunnen tot uiterlijk dinsdag 22 april 2025 nieuwe onderwerpen op de agenda van een Vergadering laten plaatsen of voorstellen tot besluit indienen (met betrekking tot in de agenda opgenomen of daarin op te nemen onderwerpen) (artikel 7:130 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen).

Dergelijk verzoek zal slechts geldig zijn indien het, wanneer het schriftelijk bij de Vennootschap wordt ingediend, vergezeld is van een relevant document dat het bezit aantoont van het hierboven vermelde aandelenbezit (d.i. voor aandelen op naam, een certificaat waaruit blijkt dat de desbetreffende aandelen zijn ingeschreven in het aandelenregister van de Vennootschap; voor gedematerialiseerde aandelen, een door een erkende rekeninghouder of een centrale effectenbewaarinstelling opgesteld attest waaruit blijkt dat de aandelen op een of meer rekeningen zijn ingeschreven).

Het verzoek, met daarin de tekst van de nieuwe agendapunten of de nieuwe voorstellen tot besluit, door de verzoekende aandeelhouder(s) ondertekend, dient bij de Vennootschap toe te komen uiterlijk op dinsdag 22 april 2025, per brief (gericht aan de zetel, Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel, t.a.v. Antoine Lebecq) of per e-mail (naar [email protected]). De Vennootschap zal binnen 48 uur na de ontvangst, deze ontvangst bevestigen op het door de aandeelhouder(s) opgegeven adres.

In voorkomend geval zal de Vennootschap ten laatste op dinsdag 29 april 2025 een gewijzigde agenda bekendmaken op haar website (https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemenevergaderingen-van-aandeelhouders), in het Belgisch Staatsblad en in de pers, en aangepaste volmachtformulieren en formulieren voor het stemmen per brief ter beschikking stellen op haar website op hetzelfde adres. Volmachten die de Vennootschap ontvangen heeft vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda, blijven geldig voor de reeds in de agenda opgenomen onderwerpen.

Voor alle duidelijkheid wordt gepreciseerd dat als de Belgische Staat vóór de opening van de GAV gebruik maakt van zijn voordrachtrecht en voorstelt om een bestuurder te benoemen, zodat het voorstel om het mandaat van Audrey Hanard te verlengen vervalt, de daaruit voortvloeiende mededeling op de website van bpost niet zal worden beschouwd als de publicatie van een gewijzigde agenda in overeenstemming met artikel 7:130 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.

Onderwerpen of voorstellen tot besluit die door één of meer aandeelhouders werden ingediend, zullen enkel worden behandeld door de betreffende Vergadering indien alle toelatingsformaliteiten zoals beschreven in Punt 3 hieronder door de betrokken aandeelhouder(s) werden nageleefd.

3. Toelatingsformaliteiten

Het recht van een aandeelhouder om deel te nemen en om te stemmen op de Vergaderingen, is onderworpen aan de vervulling van alle hieronder beschreven formaliteiten:

3.1. Registratie. De registratie van de eigendom van de aandelen op naam van de aandeelhouder op woensdag 30 april 2025 (24.00 uur - Belgische tijd) (de "Registratiedatum"), op de volgende wijze:
- voor gedematerialiseerde aandelen, door de inschrijving ervan op naam van de aandeelhouder in de rekeningen van een erkende rekeninghouder of van een centrale effectenbewaarinstelling; of
- voor aandelen op naam, door de inschrijving ervan op naam van de aandeelhouder in het aandelenregister van de Vennootschap (die inschrijving zal onmiddellijk door de Vennootschap worden gecontroleerd).
3.2. Kennisgeving. De kennisgeving door de aandeelhouder van zijn/haar voornemen om aan de Vergaderingen deel te nemen, op de volgende wijze:
- voor gedematerialiseerde aandelen, de neerlegging van het attest dat werd afgeleverd door een erkende rekeninghouder of een centrale effectenbewaarinstelling waaruit blijkt hoeveel gedematerialiseerde aandelen de aandeelhouder bezit op de Registratiedatum en waarvoor hij/zij heeft aangegeven te willen deelnemen aan de Vergaderingen. Aandeelhouders worden verzocht hun financiële instelling te vragen om dit attest rechtstreeks per e-mail te bezorgen aan Euroclear Belgium ([email protected]), uiterlijk op donderdag 8 mei 2025 om 16.00 uur (Belgische tijd); en
- voor aandelen op naam,
  - (i) de neerlegging van het door de aandeelhouder ondertekend papieren formulier (beschikbaar in de individuele oproeping), waarmee hij zijn/haar intentie te kennen geeft om aan de Vergaderingen deel te nemen, alsook het aantal aandelen waarmee hij/zij aan de Vergaderingen wenst deel te nemen (in welk geval het naar behoren ingevulde formulier ten laatste op donderdag 8 mei 2025 om 16.00 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]) moet toekomen), of
  - (ii) de neerlegging van een naar behoren ingevuld, gedateerd en ondertekend volmachtformulier of formulier om te stemmen per brief overeenkomstig de formaliteiten beschreven hieronder.

Alleen de personen die op de Registratiedatum aandeelhouder zijn van de Vennootschap, zijn gerechtigd deel te nemen aan en te stemmen op de Vergaderingen.

4. Uitoefening van stemrechten

Aandeelhouders die hun deelname aan de Vergaderingen geldig hebben gemeld in overeenstemming met Punt 3 hierboven, mogen stemmen op de Vergaderingen.

4.1. STEMMING OP VOORHAND PER BRIEF

Aandeelhouders kunnen op voorhand stemmen per brief door middel van het formulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-van-aandeelhouders. Dit naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende formulier moet uiterlijk op donderdag 8 mei 2025 om 16.00 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]) toekomen.

4.2. AANDEELHOUDERS DIE BIJ VOLMACHT DEELNEMEN

Aandeelhouders kunnen zich op de Vergaderingen laten vertegenwoordigen door een volmachtdrager. De volmachtdrager moet worden aangeduid door middel van het volmachtformulier dat de Vennootschap ter beschikking heeft gesteld op https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemenevergaderingen-van-aandeelhouders.

Het naar behoren ingevulde, gedateerde en ondertekende originele volmachtformulier moet uiterlijk op donderdag 8 mei 2025 om 16.00 uur (Belgische tijd) per e-mail bij Euroclear Belgium ([email protected]) toekomen. Als niet aan deze vereisten is voldaan, dan zal dat ertoe leiden dat de Vennootschap de bevoegdheden van de volmachtdrager niet erkent.

4.3. AANDEELHOUDERS DIE IN PERSOON DEELNEMEN

Aandeelhouders die in persoon aan de Vergaderingen willen deelnemen, moeten de hierboven vermelde toelatingsvoorwaarden vervullen. De Vennootschap kan verder communiceren over deelname aan de Vergaderingen op haar website https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemenevergaderingen-van-aandeelhouders.

4.4. IDENTIFICATIE EN VERTEGENWOORDIGINGSBEVOEGDHEID

Om aan de Vergaderingen deel te nemen moeten de aandeelhouders en volmachtdragers ten laatste onmiddellijk vóór de aanvang van de Vergaderingen hun identiteit bewijzen en moeten de vertegenwoordigers van rechtspersonen documenten overhandigen waaruit hun identiteit en hun vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Bij gebreke hiervan kan de deelneming aan de Vergaderingen worden geweigerd.

5. Beschikbaarheid van de documenten

De documenten die aan de Vergaderingen zullen worden voorgelegd, alsook de agenda van de Vergaderingen, het formulier om bij volmacht of per brief te stemmen en alle informatie die krachtens de wet ter beschikking van de aandeelhouders moet worden gesteld, kunnen worden geraadpleegd op de website van de Vennootschap (https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemenevergaderingen-van-aandeelhouders). De aandeelhouders kunnen ook kosteloos een kopie van deze documenten verkrijgen op de zetel van de Vennootschap (Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel), op werkdagen en tijdens de normale kantooruren of door ze via e-mail aan te vragen.

6. Gegevensbescherming

De Vennootschap is de gegevensbeheerder van uw persoonsgegevens en is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die ze van aandeelhouders en volmachtdragers ontvangt of over hen verzamelt in verband met de Vergaderingen.

De verwerking van deze gegevens zal plaatsvinden ten behoeve van de organisatie en uitvoering van de Vergaderingen. De Vennootschap verwerkt de gegevens op basis van (i) de wettelijke verplichtingen van de Vennootschap (het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, wettelijke boekhoudkundige verplichtingen, antiwitwaswetgeving, enz.) of (ii) de gerechtvaardigde belangen van de Vennootschap, zoals fraudepreventie of om de Vennootschap in staat te stellen de Vergaderingen effectief te organiseren en uit te voeren.

De gegevens omvatten onder meer identificatiegegevens, aantal en type aandelen uitgegeven door de Vennootschap, volmachten en steminstructies. De persoonsgegevens van aandeelhouders en volmachtdragers worden niet langer verwerkt dan nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, zoals hierboven vermeld. Daarom worden de gegevens na een periode van een jaar verwijderd.

Deze gegevens kunnen ook worden overgedragen aan derden voor doeleinden van dienstverlening aan de Vennootschap in verband met het bovenstaande. De verwerking van deze gegevens zal mutatis mutandis worden uitgevoerd in overeenstemming met het privacybeleid van de Vennootschap, beschikbaar op https://www.bpost.be/nl/privacy. Alle informatie over uw rechten als betrokkene, klachten, contactgegevens, etc. kan via deze link geraadpleegd worden. Voor meer informatie of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door of namens de Vennootschap, kan de Vennootschap per post gecontacteerd worden op het volgende adres: bpost, Data Protection Office, Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel, of online via het internetformulier opgenomen in het privacybeleid toegankelijk via de volgende link: https://www.bpost.be/nl/privacy.

De Vennootschap mag fotograferen en filmopnamen maken tijdens de Vergaderingen, voor commerciële doeleinden en ter ondersteuning van toekomstige evenementen, op voorwaarde dat u uw toestemming hebt gegeven, en alleen om de algemene sfeer van de Vergaderingen te tonen. Deze afbeeldingen en opnames kunnen worden gebruikt op de website van de Vennootschap of op sociale netwerken, op voorwaarde dat u uw toestemming hebt gegeven.

7. Mededelingen aan de Vennootschap

Aandeelhouders die meer informatie wensen over de praktische modaliteiten van de Vergaderingen, kunnen contact opnemen met de Vennootschap.

Beleggers Website: https://bpostgroup.com/investors#contactInvestors Antoine Lebecq T. +32 2 276 29 85 E-mail: [email protected]

Pers

Website: https://press.bpost.be/ Veerle Van Mierlo T. +32 472 92 02 29 E-Mail: [email protected]

Brussel, 11 april 2025, Voor de Raad van Bestuur van bpost NV Audrey Hanard, Voorzitster

AI Terminal

bpost SA/NV

3922_rns_2025-04-11_00ef3782-b05a-46ee-9531-79f938e395f2.pdf