bpost SA/NV

AGM Information • Apr 5, 2024

bpost Naamloze vennootschap van publiek recht

Anspachlaan 1 bus 1, 1000 Brussel

Ondernemingsnr. 214.596.464 (RPR Brussel)

("bpost NV")

VOLMACHT GEWONE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS VAN 8 MEI 2024

Dit behoorlijk ingevulde, gedateerde en ondertekende formulier moet vóór 2 mei 2024 om 16.00 uur (Belgische tijd) worden teruggestuurd naar:

Euroclear Belgium

E-Mail: ebe.issuer@euroclear.com

Volmachtformulieren die te laat toekomen of die niet voldoen aan de vereiste formaliteiten, zullen worden geweigerd.

Ondergetekende (voor- en achternaam / naam van de rechtspersoon) (de "Volmachtgever"):

Met woonplaats / zetel te:

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………....

duidt hierbij aan als zijn/haar bijzondere volmachtdrager (de "Volmachtdrager"):

Naam en voornaam: ……………………………………………………………………………………………………………………………………

Woonplaats: ………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

(Gelieve op te merken dat, indien u een lid van de Raad van Bestuur of enige andere werknemer of persoon die banden heeft met bpost NV aanduidt, die persoon dan, op basis van de wet, geacht wordt een potentieel belangenconflict te hebben.)

(Gelieve op te merken dat, indien u geen Volmachtdrager aanduidt, deze volmacht als "een stem per brief" zal worden beschouwd. In dat geval, kunt u niet langer persoonlijk of bij volmacht stemmen op de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders.)

om hem/haar te vertegenwoordigen op de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders van bpost NV die op 8 mei 2024 om 10.00 uur (Belgische tijd) zal worden gehouden in het BluePoint Brussels Conference & Business Centre, A. Reyerslaan 80, 1030 Brussel (België), en om in zijn/haar naam als volgt te stemmen op elk van de voorstellen tot besluit:

Gelieve onder elk afzonderlijk voorstel tot besluit uw steminstructies (voor, tegen, onthouding) schriftelijk mee te delen.

Indien de Volmachtgever geen steminstructies heeft gegeven, dan zal de Volmachtdrager voor de op de agenda vermelde voorstellen stemmen. Gelieve op te merken dat dit, op basis van de wet, niet mogelijk is indien u een lid van de Raad van Bestuur of enige andere werknemer of persoon die banden heeft met bpost NV, aanduidt. Deze persoon zal enkel kunnen stemmen wanneer hem/haar per agendapunt specifieke instructies worden gegeven.

• 1. Jaarverslag van de Raad van Bestuur over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
• 2. Verslag van het College van Commissarissen over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023. Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.
• 3. Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van bpost Groep per 31 december 2023, het jaarverslag van de Raad van Bestuur en het verslag van het College van Commissarissen over deze jaarrekening.

Dit agendapunt vereist geen besluit van de Algemene Vergadering van aandeelhouders.

4. Goedkeuring van de enkelvoudige jaarrekening van bpost NV per 31 december 2023, met inbegrip van de bestemming van het resultaat.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om de enkelvoudige jaarrekening van bpost NV met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren, met inbegrip van de bestemming van het daarin uitgedrukte resultaat en van de uitkering van een bruto dividend van 0,13 EUR per aandeel.

5. Adviserende stem over het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023. Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om het remuneratieverslag over het boekjaar afgesloten op 31 december 2023 goed te keuren.

VOOR	TEGEN		ONTHOUDING
------	-------	--	------------	--

6. Kwijting aan de bestuurders.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
--	------	-------	------------

7. Kwijting aan de commissarissen.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om kwijting te verlenen aan de commissarissen voor de uitoefening van hun mandaat tijdens het boekjaar afgesloten op 31 december 2023.

	VOOR	TEGEN	ONTHOUDING
--	------	-------	------------

8. Commissarissen – Benoemingen en vergoeding.

Het mandaat van EY Bedrijfsrevisoren BV en PVMD Bedrijfsrevisoren BV verstrijkt op deze Algemene Vergadering.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit, op voordracht van het Paritair Comité, op voorstel van de Raad van Bestuur en op aanbeveling van het Audit, Risk & Compliance Comité, om tot herbenoeming over te gaan van EY Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te Kouterveldstraat 7B, bus 1, 1831 Machelen (België) en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0446.334.711 (RPR Brussel, Nederlandstalige afdeling), en van PVMD Bedrijfsrevisoren BV, met zetel te Avenue d'Argenteuil 51, 1410 Waterloo (België) en ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0471.089.804 (RPR Waals-Brabant), als Commissarissen en om hen tevens met de opdracht te belasten van de assurance van de geconsolideerde duurzaamheidsinformatie, voor een hernieuwbare termijn van drie jaar, die na de Gewone Algemene Vergadering te houden in 2027 zal eindigen.

EY Bedrijfsrevisoren BV duidt Mr. Han Wevers aan als vaste vertegenwoordiger.

PVMD Bedrijfsrevisoren BV duidt Mr. Alain Chaerels aan als vaste vertegenwoordiger.

De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit de totale vergoeding van de twee Commissarissen voor de controle van de enkelvoudige en de geconsolideerde jaarrekening vast te leggen op 650.000 EUR per jaar, jaarlijks te indexeren volgens het indexcijfer van de consumptieprijzen.

De Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit de totale vergoeding van de twee Commissarissen voor de assurance-opdracht vast te leggen op 142.500 EUR per jaar, jaarlijks te indexeren volgens het indexcijfer van de consumptieprijzen.

VOOR TEGEN ONTHOUDING
-----------------------------

9. Volmacht.

Voorstel tot besluit: de Algemene Vergadering van aandeelhouders besluit om een bijzondere volmacht toe te kennen aan de heer Ross Hurwitz, de heer François Soenen, mevrouw Hélène Mespouille en mevrouw Sofie Baveghems, om, elk individueel handelend en met recht van indeplaatsstelling en sub-delegatie, bpost NV te vertegenwoordigen met het oog op de vereiste neerleggings- en bekendmakingsformaliteiten voortvloeiend uit bovenvermelde besluiten. Elk van de gevolmachtigden is in dit opzicht gemachtigd om alle acties te ondernemen die nodig of nuttig zijn om aan de formaliteiten in verband met de hogervermelde neerleggingsvereiste en de daaruit vloeiende bekendmaking te voldoen.

VOOR	TEGEN	ONTHOUDING

______________________________________

Formaliteiten om deel te nemen

De ondergetekende (Volmachtgever) verklaart hierbij dat hij/zij te gepasten tijde heeft voldaan aan alle in de oproepingsbrief uiteengezette formaliteiten die moeten worden vervuld om deel te nemen aan en te stemmen op de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders (de "Vergadering"). Het bewijs daarvan moet uiterlijk op 2 mei 2024 worden bezorgd op de manier die in de oproepingsbrief wordt uiteengezet.

Bevoegdheden van de Volmachtdrager

De Volmachtdrager wordt hierbij gemachtigd om namens de ondergetekende de volgende acties te ondernemen: stemmen of zich onthouden om te stemmen over alle voorstellen tot besluit met betrekking tot de agendapunten van de Vergadering, al naargelang van de situatie, in overeenstemming met de hierboven vermelde steminstructies.

Bovendien is de Volmachtdrager hierbij gemachtigd om namens de ondergetekende alle notulen, akten of documenten te ondertekenen en, in het algemeen, om alles te doen wat nodig of nuttig is om deze volmacht uit te voeren.

Indien de Vergadering niet geldig zou kunnen beraadslagen of indien zij om welke reden dan ook zou worden verdaagd, dan blijft de Volmachtdrager gemachtigd om deel te nemen aan elke volgende vergadering met dezelfde of een gelijkaardige agenda. Dit geldt evenwel enkel voor zover de Volmachtgever te gepasten tijde heeft voldaan aan de formaliteiten die moeten worden vervuld om deel te nemen aan en te stemmen op de volgende vergadering.

De gevolgen van de (mogelijke) uitoefening van het recht om agendapunten toe te voegen en om voorstellen tot besluit in te dienen voor het volmachtformulier

Overeenkomstig artikel 7:130 van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen kunnen één of meer aandeelhouders die alleen of samen 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, hun recht uitoefenen om één of meer te behandelen onderwerpen op de agenda van de Vergadering te laten plaatsen en voorstellen tot besluit in te dienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen.

In dergelijke gevallen zal de Vennootschap ten laatste op 23 april 2024 de relevante formulieren die kunnen worden gebruikt om bij volmacht te stemmen, ter beschikking stellen van de aandeelhouders op haar website (https://bpostgroup.com/nl/investeerders/governance/algemene-vergaderingen-vanaandeelhouders). Daaraan zullen nog worden toegevoegd: de bijkomende te behandelen punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda zouden worden geplaatst en/of enkel de voorstellen tot besluit die zouden worden geformuleerd.

In dat geval zullen de volgende regels van toepassing zijn:

• (a) Indien deze volmacht geldig ter kennis werd gebracht vóór de publicatie van de herziene agenda van de Vergadering (d.i. vóór 23 april 2024), dan blijft deze geldig voor wat betreft de punten vermeld op de agenda waarvoor de volmacht werd gegeven.
• (b) Indien de Vennootschap een herziene agenda heeft gepubliceerd met daarin één of meerdere nieuwe voorstellen tot besluit voor punten die oorspronkelijk op de agenda stonden, dan mag de Volmachtdrager afwijken van de eventuele instructies van de Volmachtgever indien de uitvoering van de instructies de belangen van de Volmachtgever zou kunnen schaden. In dat geval moet de Volmachtdrager de Volmachtgever daarvan in kennis stellen.

(c) Indien de Vennootschap een herziene agenda heeft gepubliceerd met daarin één of meerdere nieuwe te behandelen punten, dan moet in de volmacht worden vermeld of de Volmachtdrager al dan niet gemachtigd is om te stemmen over deze nieuwe punten dan wel of hij/zij zich dient te onthouden.

In het licht van wat voorafgaat en voor zover toepasselijk geeft de Volmachtgever hierbij formeel:

• ❑ de instructie aan de Volmachtdrager om zich te onthouden over de nieuwe punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de Vergadering zouden kunnen worden geplaatst;
• ❑ de toelating aan de Volmachtdrager om te stemmen over de nieuwe punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de Vergadering zouden kunnen worden geplaatst, zoals hij/zij gepast acht, met inachtneming van de belangen van de Volmachtgever.

Als de Volmachtgever geen enkel vakje heeft aangekruist of als hij/zij beide vakjes heeft aangekruist, dan moet de Volmachtdrager zich onthouden om te stemmen over de nieuwe punten en de bijbehorende voorstellen tot besluit die op de agenda van de Vergadering zouden kunnen worden geplaatst.

Gedaan te: Op:

(handtekening(en))*

____________________________________

Naam**: Functie**:

(*) De handtekening(en) dien(t)(en) te worden voorafgegaan door de handgeschreven vermelding "GOED VOOR VOLMACHT". (**) Indien de ondertekening gebeurt namens een rechtspersoon, gelieve dan de voor- en achternaam en de functie te vermelden van de natuurlijke perso(o)n(en) die dit formulier namens de aandeelhouder onderteken(t)(en) en documentatie te bezorgen waaruit de vertegenwoordigingsbevoegdheid blijkt. Bij gebreke hiervan, verkla(a)r(t)(en) en bevestig(t)(en) de natuurlijke perso(o)n(en) die dit formulier ondertekenen aan bpost NV de nodige bevoegdheden te hebben om dit formulier namens de aandeelhouder te ondertekenen.