AGM Information • Aug 13, 2021
AGM Information
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(« bpost SA »)
Le Conseil d'Administration de bpost SA (la « Société ») invite par la présente ses actionnaires à participer à l'Assemblée Générale Spéciale des actionnaires de la Société (l'« AG »), qui se tiendra au BluePoint Brussels Conference & Business Centre, Bd. A. Reyers 80, 1030 Bruxelles (Belgique), le mercredi 15 septembre 2021 à 14h (heure belge).
Il relève de la responsabilité de la Société de limiter les risques pour la santé de ses actionnaires, prestataires de service et employés, tout en garantissant aux actionnaires leur droit de vote. En raison des mesures imposées par le gouvernement belge pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, l'AG se tiendra numériquement.
Par conséquent, les actionnaires pourront participer à distance au moyen d'un outil de communication électronique mis à disposition par la Société: la plateforme Lumi, accessible via www.lumiagm.com.
Pour plus d'informations sur l'organisation de la réunion numérique, veuillez vous référer aux dispositions pratiques ci-dessous, aux informations disponibles sur www.lumiagm.com, ainsi qu'à toute information complémentaire que la Société pourrait fournir à cet égard sur son site internet (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021).
Les actionnaires peuvent également voter par correspondance ou par voie électronique avant l'AG.
La Société n'autorisera un accès physique à l'AG que dans la mesure où cela serait autorisé au moment de l'AG et à la lumière des mesures applicables relatives aux réunions physiques, et toujours en tenant compte des recommandations des autorités belges et des considérations de santé et de sécurité. Dans tous les cas, aucune réception ne sera organisée à l'issue de l'AG.
En fonction de l'évolution de la situation sanitaire et des mesures applicables dans les semaines à venir, la Société pourrait communiquer d'avantage sur l'organisation et la participation à l'AG sur le site Internet de la Société (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021).
L'ORDRE DU JOUR DE L'AG EST LE SUIVANT : l'ordre du jour et les propositions de résolutions de l'AG, qui pourront, le cas échéant, être complétés et/ou modifiés lors de l'AG par le Conseil d'Administration, sont les suivantes :
Le 12 juillet 2021, sur recommandation du Comité de Rémunération et de Nomination, le Conseil d'Administration a décidé à l'unanimité de nommer Monsieur Dirk Tirez en qualité de personne chargée de la gestion journalière ("CEO") de bpost SA, avec effet au 1er juillet 2021 pour une durée de six ans. Conformément à son droit de nomination en vertu de l'article 14, §2 des Statuts, l'Etat belge propose de nommer Monsieur Dirk Tirez en qualité d'administrateur pour une durée prenant fin après 6 ans à partir du 1er juillet 2021.
Conformément à la politique de rémunération de bpost, son mandat en qualité d'administrateur ne sera pas rémunéré.
Le Conseil d'Administration, sur proposition du Comité de Rémunération et de Nomination, recommande de voter en faveur de la résolution proposée.
Le curriculum vitae de Monsieur Dirk Tirez est disponible sur le site Internet de bpost: https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
L'Assemblée Générale des actionnaires nomme Monsieur Dirk Tirez en qualité d'administrateur, pour une durée prenant fin après 6 ans à partir du 1er juillet 2021. L'Assemblée Générale des actionnaires décide que son mandat d'administrateur ne sera pas rémunéré.
Proposition de résolution : l'Assemblée Générale des actionnaires confère un mandat spécial à Monsieur François Soenen et Madame Hélène Mespouille, chacun agissant individuellement et avec pouvoir de substitution, pour représenter bpost SA dans le cadre de l'accomplissement de toutes les formalités de dépôt et de publication nécessaires résultant de la résolution susmentionnée. A cet égard, chacun des mandataires est autorisé à prendre toutes les mesures nécessaires ou utiles pour accomplir les formalités découlant des obligations de dépôt et de publication.
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En raison des mesures imposées par le gouvernement belge pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, l'AG se tiendra numériquement.
Par conséquent, les actionnaires pourront participer à distance au moyen d'un outil de communication électronique mis à disposition par la Société: la plateforme Lumi, accessible via www.lumiagm.com.
Pour plus d'informations sur l'organisation de la réunion numérique, veuillez vous référer aux dispositions pratiques ci-dessous, aux informations disponibles sur www.lumiagm.com, ainsi qu'à toute information complémentaire que la Société pourrait fournir à cet égard sur son site internet (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021).
Les actionnaires peuvent également voter par correspondance ou par voie électronique avant l'AG.
La Société n'autorisera un accès physique à l'AG que dans la mesure où cela serait autorisé au moment de l'AG et à la lumière des mesures applicables relatives aux réunions physiques, et toujours en tenant compte des recommandations des autorités belges et des considérations de santé et de sécurité. Dans tous les cas, aucune réception ne sera tenue à l'issue de l'AG.
En fonction de l'évolution de la situation sanitaire et des mesures applicables dans les semaines à venir, la Société pourrait communiquer d'avantage sur l'organisation et la participation à l'AG sur le site Internet de la Société (https://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021).
Les actionnaires sont invités à soumettre, par écrit et préalablement à l'AG, toutes leurs questions relatives aux sujets inscrits à l'ordre du jour. Ces questions doivent parvenir par courrier à la Société (à l'adresse de son siège, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles, à l'att. de Antoine Lebecq) ou par e-mail (à : [email protected]), ou soumises dans l'application prévue à cet effet sur la platforme Lumi, via le lien www.lumiagm.com, au plus tard le jeudi 9 septembre 2021.
En outre, les actionnaires qui participent digitalement auront aussi la possibilité de poser leurs questions directement durant l'AG. De plus amples informations suivront sur le site internet.
Il sera répondu aux questions valablement adressées à la Société durant l'AG. Les questions soumises par un actionnaire ne seront prises en considération que pour autant que ce dernier ait rempli toutes les formalités d'admission décrites au Point 3 ci-après.
Les actionnaires qui détiennent individuellement ou conjointement 3 % au moins du capital en actions de la Société, peuvent requérir l'inscription de nouveaux sujets à l'ordre du jour de l'AG ou soumettre des propositions de résolutions (concernant des sujets inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour) jusqu'au mardi 24 aout 2021 au plus tard (Article 7:130 du Code belge des sociétés et des associations).
Une telle requête ne sera valable que si elle est adressée à la Société par écrit en étant accompagnée d'un document attestant de la possession de la fraction du capital précitée (c'est-à-dire, pour les actions nominatives, un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes au registre des actions de la Société ; pour les actions dématérialisées, une attestation délivrée par un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation, certifiant l'inscription des actions sur un ou plusieurs comptes).
La demande, incluant le texte des nouveaux points à l'ordre du jour ou des nouvelles propositions de résolutions, dûment signée par l'actionnaire (ou par les actionnaires), doit parvenir à la Société au plus tard le mardi 24 aout 2021, soit par courrier (au siège, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles, à l'att. de Antoine Lebecq), soit par e-mail (à : [email protected]). La Société accusera réception de la demande à l'adresse indiquée par l'actionnaire (ou par les actionnaires) dans les 48 heures à compter de cette réception.
Dans ce cas, la Société publiera un ordre du jour modifié sur son site web (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021), dans le Moniteur belge et dans la presse, et publiera des formulaires de procuration et des formulaires de vote par correspondance modifiés sur son site web à la même adresse au plus tard le mardi 31 aout 2021. Les procurations reçues par la Société avant publication de l'ordre du jour modifié resteront valables pour les points déjà couverts.
Les sujets ou propositions de résolutions soumis par un ou plusieurs actionnaires ne seront traités par l'AG que si l'actionnaire (ou les actionnaires) concerné(s) a(ont) rempli toutes les formalités d'admission décrites au Point 3 ci-dessous.
Le droit pour un actionnaire de participer et voter à l'AG est subordonné au respect de l'ensemble des formalités décrites ci-après :
Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'AG.
Les actionnaires peuvent voter à l'avance :
Les actionnaires peuvent être représentés à l'AG par un mandataire. Ce mandataire doit être désigné en utilisant le formulaire de procuration préparé par la Société et disponible sur http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
Le formulaire de procuration dûment complété, daté et signé doit parvenir à Euroclear Belgium par e-mail ([email protected]), au plus tard le jeudi 9 septembre 2021, à 16h00 (heure belge). Si ces conditions ne sont pas respectées, la Société ne reconnaîtra pas les pouvoirs du mandataire.
Les actionnaires qui participent numériquement auront la possibilité de voter pendant l'AG. De plus amples informations seront communiquées à ce sujet via le lien www.lumiagm.com et sur le site internet de la Société disponible sur http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
En raison des mesures prises par le gouvernement fédérale belge pour limiter la propagation du coronavirus COVID-19, le Conseil d'Administration recommande vivement aux actionnaires de ne pas participer en personne à l'AG. La Société continue à surveiller l'evolution de la situation santaire et les mesures en vigueur prises par les autorités belges. La Société pourra communiquer d'avantage sur la participation à l'AG sur son site internet http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021.
Afin de participer à l'AG, les actionnaires ou mandataires doivent attester de leur identité, et les représentants d'entités légales doivent remettre des documents attestant de leur identité et de leurs pouvoirs de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de l'AG. A défaut, la participation à l'AG peut être refusée.
Les documents soumis à l'AG, ainsi que l'ordre du jour de l'AG, le formulaire de vote par procuration ou par correspondance, ainsi que toute information dont la mise à disposition des actionnaires est légalement requise, sont disponibles sur le site Internet de la Société (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2021). Les actionnaires peuvent également obtenir, sans frais, une copie de ces documents au siège de la Société (Centre Monnaie, 1000 Bruxelles), les jours ouvrables durant les heures d'ouverture habituelles ou en les demandant par e-mail.
La Société est le contrôleur de vos données personnelles et est responsable pour le traitement des données personnelles qu'elle reçoit des actionnaires et mandataires ou collecte à leur sujet dans le cadre de l'AG.
Le traitement de ces données sera effectuée aux fins de l'organisations et du déroulement de l'AG. La Société traite les données sur la base (i) des obligations légales de la Société (par exemple, le Code belge des sociétés et des associations, les obligations légales comptables, la législation anti-blanchiment, etc.) ou (ii) des intérêts légitimes de la Société tels que la prévention de la fraude ou pour permettre à la Société d'organiser et diriger efficacement l'AG.
Les données comprennent, entre autres, les données d'identification, le nombre et le type d'actions émises par la Société, les procurations et les instructions de vote. Les données personnelles des actionnaires et des mandataires ne seront pas traitées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, comme mentionné ci-dessus. Par conséquent, les données seront supprimées après une période d'un an.
Ces données peuvent également être transférées à des tiers à des fins de services à la Société en relation avec ce qui précède. Le traitement de ces données sera effectué, mutatis mutandis, conformément à la politique de confidentialité de la Société, disponible sur https://www.bpost.be/fr/privacy. Toutes les informations sur vos droits en tant que personne concernée, les réclamations, les coordonnées, etc. peuvent être consultées via ce lien. Pour plus d'informations ou réclamations concernant le traitement des données personnelles par ou pour le compte de la Société, la Société peut être contactée par courrier à l'adresse suivante: bpost, Data Protection Office, Munt Centrum (14B), 1000 Bruxelles, ou en ligne via le formulaire internet inclus dans la politique de confidentialité accessible via le lien suivant: https://www.bpost.be/fr/privacy.
La Société peut photographier et réaliser des enregistrements filmés lors de l'AG, à des fins commerciales ou de support d'événements futurs, pour autant que vous y ayez consenti, et uniquement dans le but de montrer l'atmosphère générale de l'Assemblée Générale. Ces images et enregistrements peuvent être utilisés sur le site internet de la Société ou sur les réseaux sociaux, pour autant que vous y ayez consenti.
Les actionnaires qui souhaitent obtenir plus d'informations sur les modalités pratiques à l'AG peuvent prendre contact avec la Société :
Site web : http://corporate.bpost.be/investors Antoine Lebecq T. +32 2 276 29 85 E-mail : [email protected]
Bruxelles, le 13 aout 2021 Pour le Conseil d'Administration de bpost SA Audrey Hanard, Présidente
Presse Site web : https://press.bpost.be/ Veerle Van Mierlo T. +32 472 92 02 29 E-Mail: [email protected]
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