bpost Société anonyme de droit public

Centre Monnaie, 1000 Bruxelles

N° d'entreprise 214.596.464 (RPM Bruxelles)

(« bpost SA »)

CONVOCATION À L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE DES ACTIONNAIRES DU 10 MAI 2017 À 10H (heure belge)

Le Conseil d'Administration invite par la présente les actionnaires de bpost SA (la « Société ») à participer à l'Assemblée Générale Ordinaire des actionnaires de la Société (l'« Assemblée »), qui se tiendra au Diamant Brussels Conference & Business Centre, Bd. A. Reyers 80, 1030 Bruxelles (Belgique), le mercredi 10 mai 2017 à 10h (heure belge).

Un plan d'accès au lieu de l'Assemblée est disponible sur le site internet de la Société. Les personnes participant à l'Assemblée sont invitées à se présenter à partir de 9h (heure belge) en vue de remplir les formalités d'enregistrement.

L'ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLEE EST LE SUIVANT :

1. Rapport de gestion du Conseil d'Administration sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016. Ce point ne requiert pas l'adoption d'une décision de l'Assemblée Générale des actionnaires.
2. Rapport du Collège des Commissaires sur l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016. Ce point ne requiert pas l'adoption d'une décision de l'Assemblée Générale des actionnaires.
3. Présentation des comptes annuels consolidés du Groupe bpost au 31 décembre 2016, ainsi que le rapport de gestion du Conseil d'Administration et le rapport du Collège des Commissaires sur ces comptes annuels.

Ce point ne requiert pas l'adoption d'une décision de l'Assemblée Générale des actionnaires.

4. Approbation des comptes annuels statutaires de bpost SA au 31 décembre 2016, y compris l'affectation du résultat.

Proposition de résolution: l'Assemblée Générale des actionnaires décide d'approuver les comptes annuels statutaires de bpost SA concernant l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016 et l'allocation des résultats qui y est reprise, ainsi que la distribution d'un dividende brut de 1,31 EUR par action. Après déduction de l'acompte sur dividende de 1,06 EUR brut payé le 12 décembre 2016, le solde du dividende s'élève à 0,25 EUR brut, payable à compter du 17 mai 2017.

5. Approbation du rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016. Proposition de résolution: l'Assemblée Générale des actionnaires décide d'approuver le rapport de rémunération pour l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.

6. Décharge aux administrateurs.

Proposition de résolution: l'Assemblée Générale des actionnaires décide de donner décharge aux administrateurs pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.

7. Décharge aux commissaires.

Proposition de résolution: l'Assemblée Générale des actionnaires décide de donner décharge aux commissaires pour l'exercice de leur mandat au cours de l'exercice social clôturé au 31 décembre 2016.

8. Administrateurs –Nominations.

En 2016, Françoise Masai et Arthur Goethals ont atteint la limite d'âge fixé par l'article 3.2.5 de la Charte de Gouvernance d'Entreprise. Les deux administrateurs démissionneront de leurs fonctions lors de cette Assemblée Générale des actionnaires.

Deux administrateurs indépendants ont démissionné du Conseil d'Administration. Sophie Dutordoir a démissionné du Conseil d'Administration le 15 janvier 2017. Sa démission prend effet le 28 février 2017. Bruno Holthof a démissionné du Conseil d'Administration le 3 janvier 2017. Sa démission prend effet lors de cette Assemblée Générale des Actionnaires.

Sur recommandation du Comité de Rémunération et de Nomination, le Conseil d'Administration propose (i) la nomination de Monsieur Jos Donvil en tant qu'administrateur pour un mandat de 4 ans, (ii) la nomination de Monsieur Thomas Hübner en tant qu'administrateur indépendant pour un mandat de 4 ans, (iii) la nomination de Madame Filomena (Philly) Teixeira en tant qu'administrateur indépendant pour un mandat de 4 ans et (iv) la nomination de Madame Saskia Van Uffelen en tant qu'administrateur indépendant pour un mandat de 4 ans.

Monsieur Jos Donvil est proposé sur proposition de l'Etat belge conformément au droit de chaque actionnaire détenant au moins 15% des actions de la Société de proposer des administrateurs proportionnellement à sa participation, tel que prévu dans l'article 21§2 des Statuts.

D'après les informations mises à la disposition de la Société, Monsieur Thomas Hübner, Madame Filomena (Philly) Teixeira et Madame Saskia Van Uffelen répondent aux critères d'indépendance fixés par l'article 526ter du Code des Sociétés et les règles applicables en matière de gouvernance d'entreprise. Le curriculum vitae et, le cas échéant, d'autres informations sur les membres du Conseil d'Administration proposés sont disponibles sur le site internet de bpost : http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2017.

Sous réserve des nominations des administrateurs susmentionnés par l'Assemblée Générale des actionnaires, le Conseil d'Administration sera composé d'un nombre égal d'administrateurs indépendants et non-indépendants. Après cette Assemblée Générale des actionnaires, le Conseil d'Administration veillera à ce que le Comité d'Audit et le Comité de Rémunération et de Nomination soient composés d'une majorité d'administrateurs indépendants.

Propositions des résolutions :

8.1. L'Assemblée Générale des actionnaires nomme Monsieur Jos Donvil en tant qu'administrateur pour une durée de quatre ans, prenant fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2021. L'Assemblée Générale des actionnaires décide que ce mandat sera rémunéré de la même manière que le mandat des autres administrateurs.
8.2. L'Assemblée Générale des actionnaires nomme Monsieur Thomas Hübner en tant qu'administrateur pour une durée de quatre ans, prenant fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2021. L'Assemblée Générale des actionnaires reconnaît que, d'après les informations mises à la disposition de la Société, Monsieur Thomas Hübner répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 526ter du Code des Sociétés et par les règles applicables en matière de gouvernance d'entreprise et le nomme en tant qu'administrateur indépendant. L'Assemblée Générale des actionnaires décide que ce mandat de sera rémunéré de la même manière que le mandat des autres administrateurs.
8.3. L'Assemblée Générale des actionnaires nomme Madame Filomena (Philly) Teixeira en tant qu'administrateur pour une durée de quatre ans, prenant fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2021. L'Assemblée Générale des actionnaires reconnaît que, d'après les informations mises à la disposition de la Société, Madame Filomena (Philly) Teixeira répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 526ter du Code des Sociétés et par les règles applicables en matière de gouvernance d'entreprise et le nomme en tant qu'administrateur indépendant. L'Assemblée Générale des actionnaires décide que ce mandat sera rémunéré de la même manière que le mandat des autres administrateurs.
8.4. L'Assemblée Générale des actionnaires nomme Madame Saskia Van Uffelen en tant qu'administrateur pour une durée de quatre ans, prenant fin à l'issue de l'Assemblée Générale Ordinaire de 2021. L'Assemblée Générale des actionnaires reconnaît que, d'après les informations mises à la disposition de la Société, Madame Saskia Van Uffelen répond aux critères d'indépendance fixés par l'article 526ter du Code des Sociétés et par les règles applicables en matière de gouvernance d'entreprise et le nomme en tant qu'administrateur indépendant. L'Assemblée Générale des actionnaires décide que ce mandat sera rémunéré de la même manière que le mandat des autres administrateurs.

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Informations destinées aux actionnaires

Veuillez noter que toutes les dates et heures mentionnées dans la présente sont des échéances définitives qui ne seront pas prolongées pour cause de week-end, congé ou pour toute autre raison.

1. Questions concernant les points à l'ordre du jour

Un temps consacré aux questions est prévu lors de l'Assemblée.

En outre, préalablement à l'Assemblée, les actionnaires peuvent soumettre par écrit à la Société des questions relatives aux sujets inscrits à l'ordre du jour.

Ces questions doivent parvenir par courrier à la Société (à l'adresse de son siège social, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles, à l'att. de Baudouin de Hepcée) ou par e-mail (à : [email protected]) au plus tard le 4 mai 2017.

Les questions valablement adressées à la Société seront discutées durant l'Assemblée. Les questions soumises par un actionnaire ne seront adressées que pour autant que ce dernier ait rempli toutes les formalités d'admission requises pour prendre part à l'Assemblée.

2. Modification de l'ordre du jour

Les actionnaires qui détiennent individuellement ou conjointement 3 % au moins du capital social de la Société, peuvent requérir l'inscription de nouveaux sujets à l'ordre du jour de l'Assemblée ou soumettre des propositions de résolutions (concernant des sujets inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour) jusqu'au 18 avril 2017 au plus tard (Article 533ter du Code des sociétés).

Une telle requête ne sera traitée que si elle est adressée à la Société par écrit en étant accompagnée d'un document attestant de la possession de la fraction du capital précitée (pour les actions nominatives, un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes au registre des actions de la Société ; pour les actions dématérialisées, une attestation délivrée par un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation, certifiant l'inscription des actions sur un ou plusieurs comptes).

La demande, incluant le texte des nouveaux points à l'ordre du jour ou des nouvelles propositions de résolutions, dûment signée par l'actionnaire (ou par les actionnaires), doit parvenir à la Société au plus tard le 18 avril 2017, soit par courrier (au siège social, Centre Monnaie, 1000 Bruxelles, à l'att. de Baudouin de Hepcée), soit par e-mail (à : [email protected]). La Société accusera réception de la demande à l'adresse indiquée par l'actionnaire (ou par les actionnaires) dans les 48 heures à compter de cette réception.

Dans ce cas, la Société publiera un ordre du jour modifié sur son site web (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2017), dans le Moniteur belge et dans la presse, et mettra à la disposition des formulaires de procuration et des formulaires de vote par correspondance modifiés sur son site web à la même adresse au plus tard le 25 avril 2017. Les procurations reçues par la Société avant publication de l'ordre du jour modifié resteront valables pour les points déjà couverts.

Les sujets ou propositions de résolutions soumis par un ou plusieurs actionnaires ne seront traités par l'Assemblée que si l'actionnaire (ou les actionnaires) concerné(s) a(ont) rempli toutes les formalités d'admission requises pour prendre part à l'Assemblée.

3. Formalités d'admission

Le droit pour un actionnaire de voter à l'Assemblée est subordonné au respect de l'ensemble des formalités décrites ci-après :

3.1. L'enregistrement de la propriété des actions au nom de l'actionnaire au 26 avril 2017 (24h00 – heure belge) (la « Date d'Enregistrement ») comme suit:
pour les actions dématérialisées, par l'inscription de ces actions au nom de l'actionnaire dans les comptes d'un teneur de compte agréé ou d'un organisme de liquidation ; ou
pour les actions nominatives, par l'inscription de ces actions au nom de l'actionnaire dans le registre des actions nominatives de la Société.
3.2. La notification par l'actionnaire de son intention de participer à l'Assemblée, de la façon suivante :
pour les actions dématérialisées, la production d'une attestation émise par un teneur de compte agréé ou un organisme de liquidation, certifiant le nombre d'actions dématérialisées détenues par l'actionnaire à la Date d'Enregistrement et pour lesquelles l'actionnaire déclare vouloir participer à l'Assemblée. Les actionnaires sont invités à donner instruction à leur institution financière de notifier par poste directement Euroclear Belgium, à l'att. du Département Issuer Relations, Boulevard du Roi Albert II, 1, 1210 Bruxelles ou par e-mail ([email protected]), au plus tard le 4 mai 2017, à 16h00 (heure belge) ; et
pour les actions nominatives, le dépôt d'un formulaire papier (formulaire mis à disposition dans la convocation nominative) signé par l'actionnaire et indiquant son intention de participer à l'Assemblée, ainsi que le nombre d'actions pour lequel l'actionnaire souhaite participer. Le formulaire dûment complété doit parvenir par courrier à Euroclear Belgium (à l'att. du Département Issuer Relations, Boulevard du Roi Albert II, 1, 1210 Bruxelles) ou par e-mail ([email protected]) au plus tard le 4 mai 2017, à 16h00 (heure belge).

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'Assemblée.

4. Exercice des droits de vote

4.1. ACTIONNAIRES PARTICIPANT EN PERSONNE

Les actionnaires qui souhaitent participer à l'Assemblée en personne doivent satisfaire aux conditions d'admission susmentionnées.

4.2. VOTE PAR CORRESPONDANCE

Les actionnaires peuvent voter par correspondance en utilisant le formulaire préparé par la Société, disponible sur http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2017. La version originale de ce formulaire, dûment complété, daté et signé, doit parvenir à Euroclear Belgium, à l'att. du Département Issuer Relations, Boulevard du Roi Albert II, 1, 1210 Bruxelles, au plus tard le 4 mai 2017, à 16h00 (heure belge).

4.3. VOTE PAR PROCURATION

Les actionnaires peuvent être représentés à l'Assemblée par un mandataire. Ce mandataire doit être désigné en utilisant le formulaire de procuration préparé par la Société et disponible sur http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2017. Le formulaire de procuration dûment complété, daté et signé doit parvenir à Euroclear Belgium, à l'att. du Département Issuer Relations, Boulevard du Roi Albert II, 1, 1210 Bruxelles, ou par e-mail ([email protected]), au plus tard le 4 mai 2017, à 16h00 (heure belge). La communication par voie électronique (durant la même période) est autorisée, pour autant que le mandataire produise la procuration originale au plus tard à la date de l'Assemblée. Si ces conditions ne sont pas respectées, la Société ne reconnaîtra pas les pouvoirs du mandataire.

4.4. IDENTIFICATION ET POUVOIRS DE REPRESENTATION

Afin de prendre part à l'Assemblée, les actionnaires ou mandataires doivent attester leur identité, et les représentants d'entités légales doivent remettre des documents attestant leur identité et leurs pouvoirs de représentation, au plus tard immédiatement avant le début de l'Assemblée. A défaut, la participation à l'Assemblée peut être refusée.

5. Mise à disposition des documents

Les documents soumis à l'Assemblée, ainsi que l'ordre du jour de l'Assemblée, le formulaire de vote par procuration ou par correspondance, ainsi que toute information dont la mise à disposition des actionnaires sont légalement requises, peuvent être consultés sur le site Internet de la Société (http://corporate.bpost.be/investors/shareholders-meetings/2017). Les actionnaires peuvent également obtenir, sans frais, copie de ces documents au siège social de la Société (Centre Monnaie, 1000 Bruxelles), les jours ouvrables durant les heures de bureau habituelles.

Communications à la Société

Les actionnaires qui souhaitent obtenir plus d'informations sur les modalités pratiques de l'Assemblée peuvent prendre contact avec la Société.

Investisseurs

Site web : corporate.bpost.be/investors Baudouin de Hepcée T. +32 2 276 22 28 E-mail : [email protected]

Presse Baudouin de Hepcée T. +32 2 276 22 28

Bruxelles, le 7 avril 2017 Pour le Conseil d'Administration de bpost SA Françoise Masai, Présidente du Conseil d'Administration

AI Terminal

bpost SA/NV

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