Proxy Solicitation & Information Statement • May 17, 2021
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer

Naamloze vennootschap (Limited Liability Company) Zetel (Registered Office): Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België (Belgium) Ondernemingsnummer BTW (Company Number VAT) BE 0505.640.808 RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (RLP Antwerp, division Mechelen)
te houden op vrijdag 4 juni 2021 om 10.00 uur CEST to be held on Friday 4 June 2021 at 10:00 a.m.
Dit formulier is bestemd voor houders van aandelen van Biocartis Group NV (de "Vennootschap") die per brief wensen te stemmen.
Het formulier voor stemming per brief dient handgeschreven of elektronisch te worden ondertekend. Indien gebruik wordt gemaakt van een elektronische handtekening, moet dit een elektronische handtekening zijn in de zin van artikel 3.10 van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, zoals gewijzigd, of een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12 van dezelfde Verordering.
Het ondertekende en ingevulde formulier moet de Vennootschap bereiken ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op zaterdag 29 mei 2021. Formulieren die worden opgestuurd naar de Vennootschap moeten worden opgestuurd per post naar Biocartis Group NV, ter attentie van Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België, of per e-mail aan [email protected] (gevolgd door het originele formulier per post verzonden naar voormelde bestemmeling).
Houders van aandelen van de Vennootschap die per brief wensen te stemmen dienen zich ook te registreren voor de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, zoals beschreven in de oproeping tot de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen aan dit formulier een attest te hechten opgesteld door de toepasselijke vereffeningsinstelling voor de
CEST
This form should be used by holders of shares of Biocartis Group NV (the "Company") who want to vote by mail.
The vote by mail form must be signed in handwriting or electronically. In the event an electronic signature is used, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of Article 3.12 of the same Regulation.
The signed and completed form must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday 29 May 2021 at the latest. Forms sent to the Company must be sent by mail to Biocartis Group NV, Attention: Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium, or by e-mail to [email protected] (followed by the original form sent by mail to the aforementioned addressee).
Holders of shares of the Company who wish to vote by mail must also register for the extraordinary shareholders' meeting, as described in the notice convening the extraordinary shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to the present form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by a certified account holder, confirming the number of shares that have been registered in their name on
_________________________________________________________________________________________________
betrokken aandelen, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal aandelen bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum (met name vrijdag 21 mei 2021, om middernacht (24.00 uur CEST)), waarmee zij wensen deel te nemen aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.
the registration date (i.e. Friday 21 May 2021, at midnight (12:00 a.m. CEST)) with which they want to participate to the extraordinary shareholders' meeting.
eigenaar van het volgende aantal aandelen uitgegeven door Biocartis Group NV, met zetel te Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België:
owner of the following number of shares issued by Biocartis Group NV, with registered office at Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium:
………………………………………………………………………………………. (Aantal aandelen op naam / Number of registered shares)
……………………………………………………………………………………….
(Aantal gedematerialiseerde aandelen / Number of dematerialized shares)
Brengt hierbij op onherroepelijke wijze zijn/haar stem uit, zoals hieronder aangegeven in de toepasselijke vakjes, betreffende de punten op de volgende agenda:1
1 Bij gebrek aan een specifieke stemwijze voor een bepaald agendapunt, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde stemwijze, zal de Ondergetekende verondersteld worden "Voor" geselecteerd te hebben.
Hereby irrevocably votes, as indicated hereafter in the appropriate boxes, on the items of the following agenda:1
1 If no specific manner of voting is given for a specific item on the agenda, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the indicated manner of voting, the Undersigned shall be deemed to have selected "In favor".
_________________________________________________________________________________________________
Agenda en voorstellen tot besluit: De agenda en voorstellen tot besluit van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap, die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de Raad van Bestuur kunnen worden gewijzigd, zijn als volgt:
1. Voorlegging van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van het toegestane kapitaal
Voorlegging, kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van de machten toegekend aan de Raad van Bestuur onder het toegestane kapitaal, zoals hieronder uiteengezet in punt 2 van de agenda van de buitengewone algemene
Agenda and proposed resolutions: The agenda and proposed resolutions of the extraordinary shareholders' meeting of the Company, which, as the case may be, can be amended at the meeting on behalf of the Board of Directors, are as follows:
Consideration, submission and discussion of the special report of the Board of Directors in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations relating to the proposal to renew the powers granted to the Board of Directors under the authorized capital, as set out below in item 2 of the agenda of the extraordinary shareholders' meeting, and setting out the specific aandeelhoudersvergadering, en waarin de bijzondere omstandigheden worden uiteengezet waarin de Raad van Bestuur gebruik zal kunnen maken van zijn bevoegdheden onder het toegestane kapitaal, alsook de hierbij nagestreefde doeleinden.
Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit de machtiging aan de Raad van Bestuur te hernieuwen om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen, gedurende een periode van vijf (5) jaren te rekenen van de bekendmaking van deze machtiging in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, met een totaal bedrag van maximaal 75% van het huidige bedrag van het kapitaal van de Vennootschap, en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zoals vermeld in agendapunt 1 van deze buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Bijgevolg besluit de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering om artikel 10 "Toegestaan kapitaal" van de statuten van de Vennootschap volledig te schrappen en te vervangen door volgende tekst (waarbij de datum in de subsectie tussen vierkante haken de datum zal zijn van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestane kapitaal goedkeurt):
De raad van bestuur mag het kapitaal van de vennootschap in één of meerdere malen verhogen met een maximumbedrag van vierhonderdeenendertigduizend
vijfhonderdtweeënnegentig euro en zevenenveertig cent (€ 431.592,47), zijnde 75% van het kapitaal op het ogenblik van de bijeenroeping van de algemene aandeelhoudersvergadering die deze machtiging heeft verleend.
De raad van bestuur mag het kapitaal verhogen door inbrengen in geld of in natura, door omzetting van reserves, zowel beschikbare als onbeschikbare, en uitgiftepremies, al dan niet met uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht. De raad van bestuur mag deze machtiging gebruiken om converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten, obligaties met inschrijvingsrechten of andere effecten, uit te geven.
Deze machtiging wordt toegekend voor een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in circumstances in which the Board of Directors will be able to use its powers under the authorized capital, and the purposes that it should pursue.
Proposed resolution: The extraordinary shareholders' meeting resolves to renew the authorization to the Board of Directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorization, with an aggregate amount equal to up to 75% of the current amount of the share capital of the Company, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the Board of Directors prepared in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations, as referred to in agenda item 1 of this extraordinary shareholders' meeting. Consequently, the extraordinary shareholders' meeting resolves to delete Article 10 "Authorized capital" of the articles of association of the Company entirely and to replace it with the following text (whereby the date referred to in the sub-section between square brackets shall be the date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorized capital):
The board of directors may increase the share capital of the company in one or several times with a maximum amount of € 431,592.47, i.e. 75% of the share capital at the time of the convening of the shareholders' meeting granting this authorization.
The board of directors may increase the share capital by contributions in cash or in kind, by capitalization of reserves, whether available or unavailable for distribution, and capitalization of issue premium, with or without the issue of new shares. The board of directors may use this authorization for the issue of convertible bonds, share options or subscription rights, bonds with subscription rights or other securities.
This authorization is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary shareholders' meeting of the company held on [date].
In the event of a capital increase decided by the board of directors pursuant to the authorized capital,
_________________________________________________________________________________________________
de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van een uittreksel van de notulen van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de vennootschap gehouden op [datum].
In geval de raad van bestuur besluit over te gaan tot een kapitaalverhoging overeenkomstig het toegestane kapitaal, worden alle geboekte uitgiftepremies, zo die er zijn, geboekt overeenkomstig de bepalingen van deze statuten.
De raad van bestuur is gemachtigd om, wanneer hij zijn machtiging onder het toegestane kapitaal uitoefent, het voorkeurrecht van de aandeelhouders (in de zin van artikel 7:190 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen) in het belang van de vennootschap te beperken of op te heffen. Die beperking of opheffing van het voorkeurrecht kan eveneens gebeuren ten gunste van leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen of ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen.
Elk lid van de raad van bestuur, de secretaris van de vennootschap en elke persoon die daartoe specifiek werd gemachtigd door de raad van bestuur of de gedelegeerde bestuurder van de vennootschap, alleen handelend en met recht van indeplaatsstelling, is bevoegd om na elke kapitaalverhoging die tot stand gekomen is binnen de grenzen van het toegestane kapitaal, de statuten te wijzigen om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe toestand van het kapitaal en de aandelen."
all booked issue premiums, if any, shall be booked in accordance with these articles of association.
The board of directors is authorized, when exercising its powers under the authorized capital, to restrict or cancel the statutory preferential subscription right of the shareholders (in accordance with Article 7:190 and following of the Belgian Code of Companies and Associations) in the interest of the company. This restriction or cancellation of the preferential subscription right can also be done in favor of members of the personnel of the company or of its subsidiaries or in favor of one or more persons, other than members of the personnel of the company or of its subsidiaries.
Every member of the board of directors, the company secretary and every person specifically authorized by the board of directors or by the managing director of the company, acting individually and with the right of substitution, is authorized to amend the articles of association, after each capital increase within the framework of the authorized capital, in order to bring them in conformity with the new situation of the share capital and shares."
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
_________________________________________________________________________________________________
Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit de eerste twee zinnen van artikel 27 (Gewone, bijzondere en buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering) van de statuten van de Vennootschap als volgt te wijzigen:
"De gewone algemene aandeelhoudersvergadering zal bijeenkomen op de tweede vrijdag van de maand mei om veertien (14:00) uur. Indien die dag of de dag ervoor een wettelijke feestdag is, wordt de vergadering op de woensdag van die week
Proposed resolution: The extraordinary shareholders' meeting resolves to amend the first two sentences of Article 27 (Annual, special and extraordinary general shareholders' meeting) of the Company's articles of association as follows:
"The annual general shareholders' meeting shall be held on the second Friday of the month of May at 2 p.m. If this day or the preceding day is a public holiday, the meeting will be held on the Wednesday of that week at 2 p.m."
gehouden om veertien (14:00) uur."
| Steminstructie: | Voting instruction: | |
|---|---|---|
| | | |
| VOOR / IN FAVOUR | TEGEN / AGAINST | ONTHOUDING / ABSENTION |
De Ondergetekende bevestigt dat voormelde stemmen van toepassing zijn op de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering die zal plaatsvinden op vrijdag 4 juni 2021, en dat indien de voormelde buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering zou worden uitgesteld of opgeschort, de voormelde stemmen eveneens van toepassing zullen zijn op de algemene aandeelhoudersvergadering, waar van toepassing, die zou worden gehouden met dezelfde agenda:
Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. Bij afwezigheid van een instructie, of in geval, om welke reden ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde instructie, zal de Ondergetekende verondersteld worden "Ja" geselecteerd te hebben. De aandeelhouders moeten zich opnieuw registreren voor dergelijke volgende vergadering opdat bovenstaande instructie geldig zou zijn voor dergelijke volgende vergadering.
Onderhavige stembrief geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134, §2, lid 3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap te houden op vrijdag 4 juni 2021.
De Ondergetekende gaat ermee akkoord dat de Engelse vertaling van onderhavig formulier slechts een vrije vertaling is en uitsluitend ter informatie, en dat de Nederlandse versie voorrang heeft op de Engelse vertaling.
The Undersigned confirms that the aforementioned votes apply to the extraordinary shareholders' meeting that will be held on Friday 4 June 2021, and that in case the aforementioned extraordinary shareholders' meeting would be postponed or suspended, the aforementioned votes will also apply to the general meeting that would be held having the same agenda, as relevant:
Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of clarity with regard to the instruction given, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes". Please note that in order to apply for such subsequent meeting, shareholders must again register for such meeting.
This voting letter shall also serve as notification within the meaning of Article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting of the Company to be held on Friday 4 June 2021.
The Undersigned agrees that the English translation of the present form is a free translation and for information purposes only, and that the Dutch version shall prevail over the English translation.
| De ondergetekende ("Ondergetekende"): | The undersigned ("Undersigned"): | ||
|---|---|---|---|
| ………………………………………………………………………………………………………………………………… (volledige naam / full name) |
|||
| ………………………………………………………………………………………………………………………………… (adres / address) |
|||
| ……………………………… (datum / date) |
|||
| ……………………………… | |||
| ……………………………… | |||
| (handtekening / signature) |
_________________________________________________________________________________________________
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.