AI Terminal

MODULE: AI_ANALYST
Interactive Q&A, Risk Assessment, Summarization
MODULE: DATA_EXTRACT
Excel Export, XBRL Parsing, Table Digitization
MODULE: PEER_COMP
Sector Benchmarking, Sentiment Analysis
SYSTEM ACCESS LOCKED
Authenticate / Register Log In

Biocartis Group NV

Proxy Solicitation & Information Statement May 17, 2021

3919_rns_2021-05-17_cc5fa2cd-25db-4821-a079-19296e1c962b.pdf

Proxy Solicitation & Information Statement

Open in Viewer

Opens in native device viewer

Naamloze vennootschap (Limited Liability Company) Zetel (Registered Office): Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België (Belgium) Ondernemingsnummer BTW (Company Number VAT) BE 0505.640.808 RPR Antwerpen, afdeling Mechelen (RLP Antwerp, division Mechelen)

VOLMACHT PROXY

Buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering

Extraordinary shareholders' meeting

te houden op vrijdag 4 juni 2021 om 10.00 uur CEST to be held on Friday 4 June 2021 at 10:00 a.m.

Deze volmacht is bestemd voor houders van aandelen van Biocartis Group NV (de "Vennootschap") die vertegenwoordigd wensen te worden door een volmachtdrager op de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.

Deze volmacht is geen verzoek tot verlening van volmacht overeenkomstig de bepalingen van artikel 7:144 of 7:145 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

De volmacht dient handgeschreven of elektronisch te worden ondertekend. Indien gebruik wordt gemaakt van een elektronische handtekening, moet dit een elektronische handtekening zijn in de zin van artikel 3.10 van Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, zoals gewijzigd, of een gekwalificeerde elektronische handtekening in de zin van artikel 3.12 van dezelfde Verordering.

De ondertekende en ingevulde volmacht moet de Vennootschap bereiken ten laatste op de zesde kalenderdag voorafgaand aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, met name vóór of ten laatste op zaterdag 29 mei 2021. Volmachten die worden opgestuurd naar de Vennootschap moeten worden opgestuurd per post naar Biocartis Group NV, ter attentie van Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België, of per e-mail aan [email protected] (gevolgd door de originele volmacht per post verzonden naar voormelde bestemmeling).

Houders van aandelen van de Vennootschap die per volmacht wensen vertegenwoordigd te zijn dienen CEST

This proxy should be used by holders of shares of Biocartis Group NV (the "Company") who want to be represented by a proxy holder at the extraordinary shareholders' meeting.

This proxy does not constitute a proxy solicitation in the sense of Article 7:144 or 7:145 of the Belgian Code of Companies and Associations.

The proxy must be signed in handwriting or electronically. In the event an electronic signature is used, it must be an electronic signature within the meaning of Article 3.10 of Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council of 23 July 2014 on electronic identification and trust services for electronic transactions in the internal market and repealing Directive 1999/93/EC, as amended, or a qualified electronic signature within the meaning of Article 3.12 of the same Regulation.

The signed and completed proxy must reach the Company at the latest on the sixth calendar day prior to the extraordinary shareholders' meeting, i.e. on or before Saturday 29 May 2021 at the latest. Proxies sent to the Company must be sent by mail to Biocartis Group NV, Attention: Tim Vandorpe, General Counsel, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium, or by e-mail to [email protected] (followed by the original proxy sent by mail to the aforementioned addressee).

Holders of shares of the Company who wish to be represented by proxy must also register for the

zich ook te registreren voor de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, zoals beschreven in de oproeping tot de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen aan dit formulier een attest te hechten opgesteld door de toepasselijke vereffeningsinstelling voor de betrokken aandelen, of door een erkend rekeninghouder, dat het aantal aandelen bevestigt dat op hun naam was ingeschreven op de registratiedatum (met name vrijdag 21 mei 2021, om middernacht (24.00 uur CEST)), waarmee zij wensen deel te nemen aan de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering.

extraordinary shareholders' meeting, as described in the notice convening the extraordinary shareholders' meeting. Holders of dematerialized shares must attach to the present form a certificate issued by the relevant settlement institution for the shares concerned, or by a certified account holder, confirming the number of shares that have been registered in their name on the registration date (i.e. Friday 21 May 2021, at midnight (12:00 a.m. CEST)) with which they want to participate to the extraordinary shareholders' meeting.

De Ondergetekende: The Undersigned:

eigenaar van het volgende aantal aandelen uitgegeven door Biocartis Group NV, met zetel te Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België:

owner of the following number of shares issued by Biocartis Group NV, with registered office at Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium:

………………………………………………………………………………………. (Aantal aandelen op naam / Number of registered shares) ………………………………………………………………………………………. (Aantal gedematerialiseerde aandelen / Number of dematerialized shares)

stelt hierbij aan als bijzondere volmachtdrager, met recht van indeplaatsstelling: De Voorzitter van de Raad van Bestuur van de Vennootschap. 1

1 De Voorzitter van de Raad van Bestuur van de Vennootschap heeft de bevoegdheid om een andere bestuurder, werknemer of aangestelde van de Vennootschap aan te stellen als vervanger middels een indeplaatsstelling indien de Voorzitter verhinderd is om aan de algemene aandeelhoudersvergadering deel te nemen. De Voorzitter van de Raad van Bestuur of, in voorkomend geval, de vervanger van de Voorzitter, is een bestuurder, werknemer of aangestelde van Biocartis Group NV en heeft bijgevolg een potentieel belangenconflict zoals bepaald in artikel 7:143, §4 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

die akkoord gaat met dergelijke aanstelling, en aan wie de Ondergetekende de volgende machten verleent:2

2 Gelieve de steminstructie aan te geven in de toepasselijke vakjes bij de punten op de agenda. Bij afwezigheid van steminstructies voor enig agendapunt of in het geval dat er, om welke reden dan ook, enige onduidelijkheid zou ontstaan betreffende de steminstructies, zal de volmachtdrager altijd "voor" het voorstel tot besluit stemmen voor deze punten waarvoor geen of een onduidelijke steminstructie is gegeven en dat dit een

hereby appoints as his/her/its special proxy holder, with power of substitution: The Chairman of the Board of Directors of the Company. 1

1 The Chairman of the Board of directors of the Company has the power to appoint another director, employee or agent of the Company as substitute pursuant to a sub delegation if the Chairman is hindered to participate in the shareholders' meeting. The Chairman of the Board of Directors or, as the case may be, the substitute of the Chairman, is a director, employee or agent of Biocartis Group NV and therefore has a potential conflict of interest as provided for in Article 7:143, §4 of the Belgian Code of Companies and Associations.

who agrees to be so appointed, and whom the Undersigned authorises as follows:2

2 Please indicate the voting instructions in the appropriate boxes of the agenda items. In the absence of voting instructions for any agenda item or in the event that, for any reason whatsoever, any uncertainty would arise with regards to the voting instructions, the proxy holder will always vote "in favor" of the proposal for such items for which no or an unclear voting instruction is given and that this will be deemed to be a specific voting instruction in the

specifieke steminstructie geacht zal zijn in de zin van artikel 7:143 §4 2° van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen.

I. De bijzondere volmachtdrager heeft de bevoegdheid om de Ondergetekende te vertegenwoordigen op de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering die zal plaatsvinden op vrijdag 4 juni 2021 om 10.00 uur CEST, op de zetel van de Vennootschap, Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, België, of op een andere plaats die aldaar op dat moment zal worden bekendgemaakt.

sense of article 7:143 §4 2 of the Belgian Code of Companies and Associations.

I. The special proxy holder has the power to represent the Undersigned at the extraordinary shareholders' meeting that will be held on Friday 4 June 2021 at 10:00 a.m. CEST, at the offices of the Company at Generaal de Wittelaan 11B, 2800 Mechelen, Belgium, or at such other place indicated at that place at that time.

AGENDA

Agenda en voorstellen tot besluit: De agenda en voorstellen tot besluit van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap, die, in voorkomend geval, tijdens de vergadering namens de Raad van Bestuur kunnen worden gewijzigd, zijn als volgt:

1. Voorlegging van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van het toegestane kapitaal

Voorlegging, kennisname en bespreking van het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen inzake het voorstel tot hernieuwing van de machten toegekend aan de Raad van Bestuur onder het toegestane kapitaal, zoals hieronder uiteengezet in punt 2 van de agenda van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering, en waarin de bijzondere omstandigheden worden uiteengezet waarin de Raad van Bestuur gebruik zal kunnen maken van zijn bevoegdheden onder het toegestane kapitaal, alsook de hierbij nagestreefde doeleinden.

2. Hernieuwing van de machtiging aan de Raad van Bestuur om het kapitaal in het kader van het toegestane kapitaal te verhogen met maximaal 75% van het kapitaal

Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit de machtiging aan de Raad van Bestuur te hernieuwen om het kapitaal in één of meerdere malen te verhogen, gedurende een periode van vijf (5) jaren te rekenen van de bekendmaking van deze machtiging in de Bijlagen bij het Belgisch Staatsblad, met een totaal

BUITENGEWONE ALGEMENE VERGADERING EXTRAORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING

Agenda and proposed resolutions: The agenda and proposed resolutions of the extraordinary shareholders' meeting of the Company, which, as the case may be, can be amended at the meeting on behalf of the Board of Directors, are as follows:

1. Submission of the special report of the Board of Directors in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations relating to the proposal to renew the authorized capital

Consideration, submission and discussion of the special report of the Board of Directors in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations relating to the proposal to renew the powers granted to the Board of Directors under the authorized capital, as set out below in item 2 of the agenda of the extraordinary shareholders' meeting, and setting out the specific circumstances in which the Board of Directors will be able to use its powers under the authorized capital, and the purposes that it should pursue.

2. Renewal of the authorization to the Board of Directors to increase the share capital within the framework of the authorized capital by up to 75% of the share capital

Proposed resolution: The extraordinary shareholders' meeting resolves to renew the authorization to the Board of Directors to increase the share capital in one or several times, during a period of five (5) years as from the publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of this authorization, with an aggregate amount equal to up to 75% of the current

bedrag van maximaal 75% van het huidige bedrag van het kapitaal van de Vennootschap, en dit overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de Raad van Bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, zoals vermeld in agendapunt 1 van deze buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering. Bijgevolg besluit de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering om artikel 10 "Toegestaan kapitaal" van de statuten van de Vennootschap volledig te schrappen en te vervangen door volgende tekst (waarbij de datum in de subsectie tussen vierkante haken de datum zal zijn van de algemene aandeelhoudersvergadering die het hernieuwde toegestane kapitaal goedkeurt):

"Artikel 10: Toegestane kapitaal

De raad van bestuur mag het kapitaal van de vennootschap in één of meerdere malen verhogen met een maximumbedrag van vierhonderdeenendertigduizend

vijfhonderdtweeënnegentig euro en zevenenveertig cent (€ 431.592,47), zijnde 75% van het kapitaal op het ogenblik van de bijeenroeping van de algemene aandeelhoudersvergadering die deze machtiging heeft verleend.

De raad van bestuur mag het kapitaal verhogen door inbrengen in geld of in natura, door omzetting van reserves, zowel beschikbare als onbeschikbare, en uitgiftepremies, al dan niet met uitgifte van nieuwe aandelen met of zonder stemrecht. De raad van bestuur mag deze machtiging gebruiken om converteerbare obligaties of inschrijvingsrechten, obligaties met inschrijvingsrechten of andere effecten, uit te geven.

Deze machtiging wordt toegekend voor een periode van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad van een uittreksel van de notulen van de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de vennootschap gehouden op [datum].

In geval de raad van bestuur besluit over te gaan tot een kapitaalverhoging overeenkomstig het toegestane kapitaal, worden alle geboekte uitgiftepremies, zo die er zijn, geboekt overeenkomstig de bepalingen van deze statuten.

De raad van bestuur is gemachtigd om, wanneer hij zijn machtiging onder het toegestane kapitaal uitoefent, het voorkeurrecht van de aandeelhouders (in de zin van artikel 7:190 en volgende van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen) in het belang van de vennootschap te beperken of op te heffen. Die beperking of opheffing van het voorkeurrecht kan eveneens gebeuren ten gunste van leden van het personeel van de vennootschap of

amount of the share capital of the Company, and this in accordance with the terms and conditions set forth in the special report of the Board of Directors prepared in accordance with Article 7:199 of the Belgian Code of Companies and Associations, as referred to in agenda item 1 of this extraordinary shareholders' meeting. Consequently, the extraordinary shareholders' meeting resolves to delete Article 10 "Authorized capital" of the articles of association of the Company entirely and to replace it with the following text (whereby the date referred to in the sub-section between square brackets shall be the date of the general shareholders' meeting approving the renewed authorized capital):

"Article 10: Authorized capital

The board of directors may increase the share capital of the company in one or several times with a maximum amount of € 431,592.47, i.e. 75% of the share capital at the time of the convening of the shareholders' meeting granting this authorization.

The board of directors may increase the share capital by contributions in cash or in kind, by capitalization of reserves, whether available or unavailable for distribution, and capitalization of issue premium, with or without the issue of new shares. The board of directors may use this authorization for the issue of convertible bonds, share options or subscription rights, bonds with subscription rights or other securities.

This authorization is valid for a period of five years as from the date of publication in the Annexes to the Belgian Official Gazette of an extract of the minutes of the extraordinary shareholders' meeting of the company held on [date].

In the event of a capital increase decided by the board of directors pursuant to the authorized capital, all booked issue premiums, if any, shall be booked in accordance with these articles of association.

The board of directors is authorized, when exercising its powers under the authorized capital, to restrict or cancel the statutory preferential subscription right of the shareholders (in accordance with Article 7:190 and following of the Belgian Code of Companies and Associations) in the interest of the company. This restriction or cancellation of the preferential subscription right can also be done in favor of members of the personnel of the company or of its subsidiaries or in favor of one or more persons, other than members of the personnel of the company or of its subsidiaries.

Every member of the board of directors, the company secretary and every person specifically authorized by the board of directors or by the

van haar dochtervennootschappen of ten gunste van één of meer bepaalde personen, andere dan leden van het personeel van de vennootschap of van haar dochtervennootschappen.

Elk lid van de raad van bestuur, de secretaris van de vennootschap en elke persoon die daartoe specifiek werd gemachtigd door de raad van bestuur of de gedelegeerde bestuurder van de vennootschap, alleen handelend en met recht van indeplaatsstelling, is bevoegd om na elke kapitaalverhoging die tot stand gekomen is binnen de grenzen van het toegestane kapitaal, de statuten te wijzigen om ze in overeenstemming te brengen met de nieuwe toestand van het kapitaal en de aandelen."

managing director of the company, acting individually and with the right of substitution, is authorized to amend the articles of association, after each capital increase within the framework of the authorized capital, in order to bring them in conformity with the new situation of the share capital and shares."

Steminstructie: Voting instruction:
VOOR / IN FAVOUR TEGEN / AGAINST ONTHOUDING / ABSENTION

3. Wijziging van de datum van de gewone algemene aandeelhoudersvergadering en wijziging en herformulering van de statuten van de Vennootschap om deze wijziging te reflecteren in de statuten

Voorstel tot besluit: De buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering besluit de eerste twee zinnen van artikel 27 (Gewone, bijzondere en buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering) van de statuten van de Vennootschap als volgt te wijzigen:

"De gewone algemene aandeelhoudersvergadering zal bijeenkomen op de tweede vrijdag van de maand mei om veertien (14:00) uur. Indien die dag of de dag ervoor een wettelijke feestdag is, wordt de vergadering op de woensdag van die week gehouden om veertien (14:00) uur."

3. Change of the date of the annual shareholders' meeting and amendment and restatement of the articles of association of the Company to reflect this change in the articles of association

Proposed resolution: The extraordinary shareholders' meeting resolves to amend the first two sentences of Article 27 (Annual, special and extraordinary general shareholders' meeting) of the Company's articles of association as follows:

"The annual general shareholders' meeting shall be held on the second Friday of the month of May at 2 p.m. If this day or the preceding day is a public holiday, the meeting will be held on the Wednesday of that week at 2 p.m."

Steminstructie: Voting instruction:
VOOR / IN FAVOUR TEGEN / AGAINST ONTHOUDING / ABSENTION

_________________________________________________________________________________________________

II. Indien de voormelde buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering zou worden uitgesteld of opgeschort, zal de volmachtdrager de bevoegdheid hebben om de Ondergetekende te vertegenwoordigen op de algemene aandeelhoudersvergadering, waar van toepassing, die zou worden gehouden met dezelfde agenda:

Gelieve het toepasselijke vakje aan te kruisen. Bij afwezigheid van een instructie, of ingeval, om welke reden II. In case the aforementioned extraordinary shareholders' meeting would be postponed or suspended, the special proxy holder shall have the power to represent the Undersigned at the shareholders' meeting that would be held having the same agenda, as relevant:

Ja / Yes Neen / No

Please tick the appropriate box. In the absence of an instruction, or if, for whatever reason, there is a lack of ook, er onduidelijkheid zou bestaan over de meegedeelde instructie, zal de Ondergetekende verondersteld worden "Ja" geselecteerd te hebben.

III. De bijzondere volmachtdrager heeft de bevoegdheid om, in naam en voor rekening van de Ondergetekende, alle aanwezigheidslijsten en notulen te tekenen, deel te nemen aan alle beraadslagingen, en zijn stem uit te brengen met betrekking tot elk besluit of punt dat ingevolge deze agenda aan voormelde vergadering zou kunnen worden voorgelegd.

IV. De bijzondere volmachtdrager heeft de bevoegdheid om, in het algemeen, alles doen wat nodig en/of nuttig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht.

De Ondergetekende bekrachtigt en keurt hierbij alle handelingen gesteld door de bovenvermelde volmachtdrager goed. De volmachtdrager zal namens de Ondergetekende stemmen overeenkomstig de hierboven aangegeven instructies.

Onderhavige volmacht geldt tevens als aanmelding in de zin van artikel 7:134, §2, lid 3 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor de buitengewone algemene aandeelhoudersvergadering van de Vennootschap te houden op vrijdag 4 juni 2021.

De Ondergetekende gaat ermee akkoord dat de Engelse vertaling van onderhavige volmacht slechts een vrije vertaling is en uitsluitend ter informatie, en dat de Nederlandse versie voorrang heeft op de Engelse vertaling.

clarity with regard to the instruction given, the Undersigned shall be deemed to have selected "Yes".

III. The special proxy holder has the power to, in the name of and on behalf of the Undersigned, sign all attendance lists and minutes, participate in all deliberations, and vote with respect to all decisions or items that can, pursuant to this agenda, be presented to said meeting.

IV. In general, the special proxy holder has the power to do all that appears necessary and/or useful for the exercise of this proxy.

The Undersigned hereby ratifies and approves all acts carried out by the aforementioned special proxy holder. The special proxy holder will vote on behalf of the Undersigned in accordance with the instructions given above.

The present proxy shall also serve as notification within the meaning of Article 7:134, §2, par. 3 of the Belgian Code of Companies and Associations with respect to the extraordinary shareholders' meeting of the Company to be held on Friday 4 June 2021.

The Undersigned agrees that the English translation of the present proxy is a free translation and for information purposes only, and that the Dutch version shall prevail over the English translation.

Goed voor volmacht Good for proxy
De ondergetekende ("Ondergetekende"): The undersigned ("Undersigned"):
…………………………………………………………………………………………………………………………………
(volledige naam
/ full name)
…………………………………………………………………………………………………………………………………
(adres
/ address)
………………………………
(datum / date)
………………………………
………………………………
(handtekening / signature)

Talk to a Data Expert

Have a question? We'll get back to you promptly.