Bestechnic (Shanghai) Co., Ltd. — Governance Information 2021

Apr 26, 2021

恒玄科技（上海）股份有限公司

监事会议事规则

第一章 宗 旨

• 第一条 为进一步规范恒玄科技（上海）股份有限公司（以下简称“公司”或“本 公司”）监事会的议事方式和表决程序，促使监事和监事会有效地履行监 督职责，完善公司法人治理结构，根据《中华人民共和国公司法》（以下 简称“《公司法》”）、《中华人民共和国证券法》（以下简称“《证券法》”）、 《恒玄科技（上海）股份有限公司章程》（以下简称“公司章程”）以及其 他的有关法律、法规规定，制定本规则。

• 第二条 本规则所涉及到的术语和未载明的事项均以本公司的章程为准，不以公司 的其他规章作为解释和引用的依据。

第二章 监事

• 第三条 公司章程中关于董事的任职条件及不得担任董事的情形同时适用于监事。

• 第四条 董事、总经理和其他高级管理人员不得兼任监事。

• 第五条 监事应当遵守法律、行政法规和公司章程，对公司负有忠实义务和勤勉义 务，不得利用职权收受贿赂或者其他非法收入，不得侵占公司的财产。

• 第六条 监事的任期每届为 3 年。监事任期届满，连选可以连任。

监事任期届满未及时改选，或者监事在任期内辞职导致监事会成员低于法 定人数的，在改选出的监事就任前，原监事仍应当依照法律、行政法规和 公司章程的规定，履行监事职务。

• 第七条 监事应当保证公司披露的信息真实、准确、完整。

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• 第八条 监事可以列席董事会会议，并对董事会决议事项提出质询或者建议。

• 第九条 监事不得利用其关联关系损害公司利益，若给公司造成损失的，应当承担 赔偿责任。

• 第十条 监事执行公司职务时违反法律、行政法规、部门规章或公司章程的规定， 给公司造成损失的，应当承担赔偿责任。

第三章 监事会的组成和职权

• 第十一条 公司设监事会。监事会由 3 名监事组成，其中职工代表监事 2 人。监事会 设监事会主席 1 人。

监事会主席由全体监事过半数选举产生。监事会主席召集和主持监事会会 议；监事会主席不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上监事共同推 举一名监事召集和主持监事会会议。

监事会应当包括股东代表和适当比例的公司职工代表，其中职工代表的比 例不低于 1/3。监事会中的职工代表由公司职工通过职工代表大会、职工大 会或者其他形式民主选举产生。

• 第十二条 监事会应当根据公司章程第一百四十六条及适用的法律、法规的规定行使 相关职权。

第四章 监事会会议的召集和通知

第十三条 监事会会议应当每 6 个月召开一次。出现下列情况之一的，监事会应当在 10 日内召开临时会议：

• （一） 任何监事提议召开时；

• （二） 股东大会、董事会会议通过了违反法律、法规、行政规章、监 管部门的各种规定和要求、公司章程、公司股东大会决议和其 他有关规定的决议时；

• （三） 董事和高级管理人员的不当行为可能给公司造成重大损害时；

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• （四） 公司、董事、监事、高级管理人员被股东提起诉讼时； （五） 公司章程规定的其他情形。

• 第十四条 在发出召开监事会会议的通知之前，监事会办公室应当向全体监事征集会 议提案，并可就有关提案向公司员工征求意见。

• 第十五条 监事提议召开监事会临时会议的，应当通过监事会办公室或者直接向监事 会主席提交经提议监事签字的书面提议。书面提议中应当载明下列事项： （一） 提议监事的姓名；

• （二） 提议理由或者提议所基于的客观事由；

• （三） 提议会议召开的时间或者时限、地点和方式； （四） 明确和具体的提案； （五） 提议监事的联系方式和提议日期。

• 第十六条 在监事会主席收到监事的书面提议后 3 日内，应当发出召开监事会临时会 议的通知。

• 第十七条 监事会主席怠于发出会议通知的，提议监事应当及时向监管部门报告。

• 第十八条 监事会会议由监事会主席召集和主持；监事会主席不能履行职务或者不履 行职务的，由半数以上监事共同推举一名监事召集和主持。

• 第十九条 召开监事会会议和临时会议，监事会办公室应当分别提前 10 日和 5 日将 会议通知连同必要的会议材料，通过邮件、专人送达等方式提交全体与会 人员，前述会议资料应使参加会议的监事能够对拟讨论的事项作出合理判 断。

• 第二十条 书面会议通知应当至少包括公司章程第一百五十条所列明的相关内容。

第五章 监事会会议的召开和表决

• 第二十一条 监事会会议以现场召开为原则，在技术条件允许且能够保障董事充分表达 意见的前提下，监事也可以通过视频、电话等方式召开会议并作出决议。

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非以现场方式召开的，以视频显示在场的监事、在电话会议中发表意见的 监事提交的有效表决票计算出席会议的监事人数。

第二十二条 监事会会议应当有二分之一以上的监事出席方可举行。

第二十三条 董事会秘书应当列席监事会会议。

第二十四条 会议主持人应当提请与会监事对各项提案发表明确的意见。

• 第二十五条 会议主持人应当根据监事的提议，要求董事、高级管理人员、公司其他员 工或者相关中介机构业务人员到会接受质询。

第二十六条 监事会会议的表决实行一人一票，以记名投票方式进行。

• 第二十七条 在保障监事充分表达意见的前提下，监事会会议也可以通讯方式进行表 决。在通讯表决时，监事应在事后提交其签字确认的对提案的简要书面意 见和投票意向。监事不应当只写明投票意见而不表达其书面意见或者投票 理由。

• 第二十八条 监事的表决意向分为同意、反对和弃权。与会监事应当从上述意向中选择 其一，未做选择或者同时选择两个以上意向的，会议主持人应当要求该监 事重新选择，拒不选择的，视为弃权；中途离开会场不回而未做选择的， 视为弃权。

第二十九条 监事会决议应当经半数以上监事通过。

第六章 监事会会议记录

• 第三十条 现场召开的监事会会议，监事会主席应安排监事会办公室工作人员对现场 会议做好记录。会议记录应当包括以下内容：

• （一） 会议届次和召开的时间、地点、方式；

• （二） 会议通知的发出情况；

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• （三） 会议召集人和主持人；

• （四） 会议出席情况；

• （五） 会议审议的提案、每位监事对有关事项的发言要点和主要意见、 对提案的表决意向；

• （六） 每项提案的表决方式和表决结果（说明具体的同意、反对、弃 权票数）；

• （七） 与会监事认为应当记载的其他事项。

第三十一条 对于通讯方式召开的监事会会议，应当参照上述规定整理会议记录。

• 第三十二条 与会监事应当对会议记录进行签字确认。监事对会议记录有不同意见的， 可以在签字时作出书面说明。

• 第三十三条 监事既不按前款规定进行签字确认，又不对其不同意见作出书面说明，视 为完全同意会议记录的内容。

• 第三十四条 监事应当督促有关人员落实监事会决议。监事会主席应当在以后的监事会 会议上通报已经形成的决议的执行情况。

• 第三十五条 监事会会议档案，包括会议通知和会议材料、会议签到簿、会议录音资料、 表决票、经与会监事签字确认的会议记录、决议公告等，由监事会主席指 定专人负责保管。

第三十六条 监事会会议资料的保存期限为 10 年。

第七章 监事保密义务

第三十七条 监事对公司负有保密义务，任何监事均应对其所知晓的公司秘密（包括但 不限于专有技术、设计、管理诀窍、客户名单、产销策略、招投标中的标 底及标书内容等）加以保密，不予披露或用于其他目的。

第八章 附 则

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第三十八条 本规则未尽事宜，参照公司《董事会议事规则》有关规定执行。

第三十九条 在本规则中，“以上”包括本数。

第四十条 本规则作为公司章程的附件，自公司股东大会批准通过且公司首次公开发 行股票于上海证券交易所科创板上市之日起生效。

第四十一条 本规则由监事会解释。

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