Pre-Annual General Meeting Information • Apr 30, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
(ORG.NR. 992 219 688)
Styret i BerGenBio ASA ("Selskapet") innkaller herved aksjeeierne til ordinær generalforsamling.
Sted: Digitalt via Lumi. Place: Digital via Lumi.
Generalforsamlingen vil avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte. Aksjeeiere vil bli gitt anledning til å følge møtet og stille spørsmål gjennom Lumi. Nærmere informasjon om deltakelse er inntatt nederst i innkallingen.
All informasjon om gjennomføring av generalforsamlingen samt alle dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, er tilgjengelig på følgende nettside: https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/
Generalforsamlingen vil åpnes av styrets leder Anders Lennart Tullgren, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at Jan Brudvik, advokat og partner i Advokatfirmaet Thommessen AS, velges som møteleder.
Styret foreslår at en person som deltar på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen.
Styrets forslag til Selskapets årsregnskap og styrets beretning for regnskapsåret 2023 er publisert og tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Det vises videre til punkt 13 under.
Selskapets reviderte årsregnskap og styrets beretning for regnskapsåret 2023 godkjennes.
BERGENBIO ASA
(REG. NO. 992 219 688)
The board of directors of BerGenBio ASA (the "Company") hereby calls the shareholders to the annual general meeting.
Tid: 23. mai 2024 kl. 16.00. Time: 23 May 2024 at 16:00 hours (CEST).
The general meeting will be held digitally and without physical attendance. The shareholders will be given possibility to follow the meeting and raise questions through Lumi. Further information on participation is included below.
All information regarding the procedure of the annual general meeting and all documents that will be considered at the annual general meeting, are available on the following website: https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Anders Lennart Tullgren, or by the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
The board of directors proposes that Jan Brudvik, lawyer and partner at Advokatfirmaet Thommessen AS, is elected to chair the meeting.
The board of directors proposes that a person participating at the general meeting is elected to co‐sign the minutes.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Innkalling og dagsorden godkjennes. The notice and the agenda are approved.
The board of directors' proposal for the Company's annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2023, including the board of directors' report, has been made public and available at the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Reference is further made to item 13 below.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
The Company's audited annual accounts and the board of directors' report for the financial year 2023 are approved.
Styreleder Anders Tullgren og styremedlem Sveinung Hole er valgt for en periode frem til ordinær generalforsamling i 2024 Valgkomiteen har isin innstilling til generalforsamlingen foreslått at Anders Tullgren gjenvelges for en periode på to år. Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Anders Lennart Tullgren velges som styreleder i BerGenBio ASA for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2026.
Dersom generalforsamlingen fatter vedtak i tråd med valgkomiteens innstilling, vil styret bestå av følgende styremedlemmer:
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
5 VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET 5 ELECTION OF MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS
The chairperson of the board of directors, Anders Tullgren and board member Sveinung Hole were elected for a term until the annual general meeting in 2024. The nomination committee has in itsrecommendation proposed that Anders Tullgren isre‐elected for a period of two years. Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
In accordance with the recommendation from the nomination committee, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
Anders Lennart Tullgren is elected as chairperson of BerGenBio ASA for the period until the annual general meeting in 2026.
If the general meeting, passes a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation, the board of directors will comprise the following members:
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which made available on the Company's website, https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Det foreslås at honorar til Selskapets revisor, Ernst & Young AS, for 2023 på NOK 291.000 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS, vises til note 13 i Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2023 som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/
I henhold til allmennaksjeloven § 5‐6 (5) skal den ordinære generalforsamlingen behandle styrets redegjørelse for foretaksstyring, utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3‐3b. Redegjørelsen inngår i Selskapets årsrapport for 2023, som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Møteleder vil under generalforsamlingen gjennomgå redegjørelsens hovedinnhold. Det skal ikke stemmes over styrets redegjørelse om foretaksstyring.
I tråd med allmennaksjeloven § 6‐16b og tilhørende forskrift har styret utarbeidet en rapport om lønn og annen godtgjørelse til Selskapets ledende personer ("Lederlønnsrapporten"). Lederlønnsrapporten har blitt kontrollert av Selskapets revisor i henhold til allmennaksjeloven § 6‐16b fjerde ledd. Lederlønnsapporten er inntatt i årsrapporten for 2023 som er tilgjengelig på Selskapets nettside
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
I henhold til allmennaksjeloven § 5‐6 fjerde ledd skal Lederlønnsrapporten fremsettes for en rådgivende avstemning av aksjeeierne.
Generalforsamlingen slutter seg til rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet for 2023.
Retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse for ledende ansatte i Selskapet i samsvar med allmennaksjeloven § 6‐16a og tilhørende forskrift og ble sist godkjent av den ordinære generalforsamlingen avholdt 21. mars 2021. Styret har foreslått en endring av retningslinjene, som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Retningslinjene om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i Selskapet godkjennes.
It is proposed that the remuneration to the Company´s auditor, Ernst & Young AS, for 2023 of NOK 291,000 is approved. For information on other fees to Ernst & Young AS, reference is made to note 13 in the Company's annual accounts for the financial year 2023 which are made available on the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/
Pursuant to Section 5‐6 (5) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Companies Act"), the annual general meeting shall consider the board of directors' statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3‐3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the Company's annual report for 2023, which is available at the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
The chairperson of the meeting will present the main contents of the statement at the general meeting. The board of directors' report on corporate governance is not subject to a vote of the general meeting.
In accordance with Section 6‐16b of the Companies Act and related regulation, the board of directors has prepared a report regarding salary and other remuneration to the Company's leading personnel (the "Executive Remuneration Report"). The Executive Remuneration Report has been reviewed by the Company's auditor in accordance with Section 6‐16b fourth paragraph of the Companies Act. The Executive Remuneration Report is included in the annual report for 2023 which is available at the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
In accordance with Section 5‐6 fourth paragraph of the Companies Act, the Executive Remuneration Report shall be presented to the shareholders for an advisory vote.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende beslutning: The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The general meeting endorsesthe report regarding salary and other remuneration to the Company's leading personnel for 2023.
The guidelines for remuneration for senior executives of the Company in accordance with Section 6‐16a of the Companies Act and ancillary regulations, was approved by the general meeting held 21 March 2021. The board of directors has proposed revised guidelines, which has been made available at the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
The guidelines for stipulation of salary and other remuneration to leading personnel in the Company are approved.
Styret ønsker å sikre god prisdannelse i Selskapets aksjer samt å overholde løpende forpliktelser knyttet til minste aksjekurs for selskaper notert på Oslo Børs. I henhold til § 4.1 i Oslo Regelbok II ‐ Utstederregler skal markedsverdien for aksjer notert på Oslo Børs ikke være lavere enn NOK 1. Hvis aksjene har vært handlet til en lavere pris enn NOK 1 i løpet av en seks‐måneders periode, skal styret iverksette tiltak for å oppfylle dette kravet.
Styret foreslår derfor at Selskapets aksjer slås sammen i forholdet 100:1 (aksjespleis), slik at 100 eksisterende aksjer, hver med pålydende verdi NOK 0,1, skal slås sammen til én aksje med pålydende verdi NOK 10. Da Selskapets totale antall utestående aksjer, per dato for denne innkalling, ikke er delelig med 100, vil Selskapet før gjennomføring av aksjespleisen måtte gjennomføre en kapitalforhøyelse ved utstedelse av omtrent (33) nye aksjer i Selskapet. Styret foreslår at aksjene utstedes ved rettet emisjon mot Rune Skeie og at aksjeutstedelsen skjer til pålydende verdi.
Brøkdelsaksjer vil ikke bli utstedt i forbindelse med aksjespleisen, og aksjonærene vil heller ikke få utbetalt noe i forbindelse med aksjespleisen. På denne bakgrunn foreslårstyret at brøkdelsaksjene slås sammen og selges på Oslo Børs, og at netto salgsproveny doneres til et veldedig formål fastsatt av styret.
Det faktiske antall aksjersom skal utstedes vil bli bestemt dagen før den ordinære generalforsamlingen slik at dette reflekterer det antallet aksjer som må utstedes for at antallet utestående aksjer skal bli delelig med 100, begrenset oppad til utstedelse av 99 nye aksjer.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
The board of directors aims to ensure robust price formation in the Company's shares and to comply with the continuing obligations regarding the minimum share price for companieslisted on the Oslo Stock Exchange. Pursuant to Section 4.1 of Oslo Rulebook II – Issuer Rules, the market value forshareslisted on the Oslo Stock Exchange shall not be lower than NOK 1. If the shares have been trading lower than NOK 1 over a six‐month period, the board of directors shall implement measures to satisfy this requirement.
The board of directors therefore proposes that the Company's shares are consolidated in the ratio of 100:1 (reverse share split), such that 100 existing shares, each with a nominal value of NOK 0.1, shall be consolidated to one share with nominal value NOK 10. As the Company's total number of outstanding shares, as at the date of this notice, is not divisible by 100, the Company will, prior to completion of the share consolidation, need to complete a share capital increase through the issuance of approximately thirty‐three (33) new shares in the Company. The board of directors proposes that the shares are issued through a directed issue towards Rune Skeie, and that the shares are issued at nominal value.
Fractional shares will not be issued in connection with the reverse split and the shareholders will not receive any payment in connection with the reverse share split. On this background the board has proposed that fractional shares shall be combined and sold on Oslo Stock Exchange and that the proceedsshall be donated to a charitable purpose as determined by the board of directors.
The actual amount of shares to be Issued will be determined the day prior to the annual general meeting in order to reflect the number of shares to be issued in order for the number of shares outstanding to be dividable by 100, limited upwards to issuance of 99 new shares.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
(i) The share capital is increased by minimum of NOK 0.10 and a maximum of NOK 9.90 by issuance of between 1 and 99 new shares, each with a nominal value of NOK 0.10.
(ii) The shares shall be subscribed by Rune Skeie (date of birth 23‐08‐1973) at the nominal value of NOK 0.10 per share.
(iii) The existing shareholders' pre‐emptive right to the new shares is deviated from, cf. Section 10‐5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, cf. Section 10‐4.
(iv) The new shares shall be subscribed for in a separate subscription form within 28 May 2024.
(viii) The Company's articles of association shall be adjusted to reflect the share capital increase.
På bakgrunn av innholdet som fremgår i introduksjonen ovenfor og i forlengelsen av ovenstående vedtak, foreslår styret at generalforsamlingen vedtar følgende beslutning om aksjespleis:
Selskapets egenkapital per 31. desember 2023 var mindre enn 50 % av aksjekapitalen. I henhold til allmennaksjeloven § 3‐5 har styret en plikt til å iverksette tiltak dersom Selskapets egenkapital reduseres til mindre enn halvparten av aksjekapitalen. I april 2024, gjennomførte Selskapet en kapitalforhøyelse ved utøvelse av frittstående tegningsretter og har som følge av dette etablert forsvarlig egenkapital i samsvar med allmennaksjeloven § 3‐4, samt oppfylt handleplikten etter allmennaksjeloven § 3‐5.
Likevel, foreslår styret, av hensyn til Selskapets økonomiske stilling, at Selskapet gjennomfører en kapitalnedsettelse ved reduksjon av aksjenes pålydende, da Selskapets kapitalsituasjon etter kapitalforhøyelsen ikke anses hensiktsmessig. Formålet med kapitalnedsettelsen er avsetning til fond som skal benyttes til å dekke tap, jf. allmennaksjeloven § 12‐1 nr. 3.
Kapitalnedsettelsen er betinget av at forholdet til Selskapets kreditorer er avklart, og at kreditorfristen på seks uker har utløpt jf. allmennaksjeloven § 12‐6.
Styret foreslår på denne bakgrunn, at generalforsamlingen vedtar å sette ned aksjekapitalen ved reduksjon av pålydende verdi av aksjene i Selskapet med NOK 9 fra NOK 10 til NOK 1.
On the basis of the content provided in the introductoction above and in extension of the above resolution, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution on reverse share split:
As of 31 December 2023, the equity of the Company was less than 50% of the Company's share capital. Pursuant to Section 3‐5 of the Companies Act, the board of directors has a duty to implement measures if the Company's equity is less than half of the share capital. In April 2024, the Company completed a share capital increase through the exercise of warrants , thereby securing adequate equity in accordance with Section 3‐4 of the Companies Act, and fulfilling the obligation to act pursuant to Section 3‐5. of the Companies Act.
However, the board of directors proposes, taking into consideration the Company's financial position, that the Company carries out a share capital reduction by reducing the nominal value of the shares, as the Company's capital situation is not considered appropriate after the share capital increase. The purpose of the share capital reduction is allocation to a fund to be used to cover loss, cf. Section 12‐1 no. 3 of the Companies Act.
The reduction of capital is conditional upon the Company's resolving any undisputed and matured claims with its creditors, and the expiration of the six‐week creditor period cf. Section 12‐6 of the Companies Act.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution to reduce the share capital by reduction of the nominal value of the shares in the Company with NOK 9 from NOK 10 to NOK 1.

På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
Selskapet har siden 2010 hatt et aksjeopsjonsprogram ("Opsjonsprogrammet") for ansatte og styremedlemmer.
Selskapet ser på opsjonstildelinger og aksjebaserte incentivordninger som viktige virkemidler for at konsernet skal tiltrekke seg og beholde dyktige medarbeidere, og for å etablere et interessefellesskap mellom disse og Selskapets aksjonærer. I tråd med retningslinjene for fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte vedtatt på den ordinære generalforsamlingen avholdt 19. mars 2021, foreslås det å legge til rette for at Selskapet kan utstede aksjer i forbindelse med tildelte opsjoner og fremtidige tildelinger til Selskapets ansatte og styremedlemmer.
Det foreslås at generalforsamlingen gir styret fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil 10 % av Selskapets aksjekapital, ved utstedelse av inntil 3.908.711 aksjer tilsvarende en økning av Selskapets aksjekapital på NOK 3.908.711 etter gjennomføringen av aksjespleisen og kapitalnedsettelsen i henholdsvis punkt 12.3 og 13 over. I den utstrekning aksjespleisen og/eller kapitalnedsettelsen ikke vedtas, skal det gjøres relevante justeringer i forslaget til vedtak nedenfor, slik at fullmaktens størrelse utgjør 10 % av den totale aksjekapitalen. Fullmakten vil i sin helhet erstatte styrefullmakten tildelt til samme formål på ordinær generalforsamling 22. mai 2023.
Det foreslås på bakgrunn av det ovenfornevnte at de eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene skal kunne fravikes.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
14 BOARD AUTHORISATION TO ISSUE SHARES IN CONNECTION WITH THE EXISTING SHARE OPTION SCHEME
The Company has since 2010 had a share option scheme (the "Option Scheme") for employees and board members.
The Company is of the view that option grants and share based incentive programs are important tools to attract and retain competent personnel, and to align the interests of such personnel with those of the shareholders. As set out in the guidelines for stipulation ofsalary and other remuneration to senior management adopted by the annual general meeting held 19 March 2021, it is proposed to facilitate for the Company's ability to issue shares in connection with granted options and future grants of optionsto the Company's employees and board members.
It is proposed that the general meeting grantsthe board of directors an authorisation to increase the share capital with up to 10% of the Company's share capital by issuance of up to 3,908,711 shares, equal to an increase of the Company's share capital of NOK 3,908,711 after the completion of the reverse share split and the share capital reduction in item 12.3 and 13 above, respectively. To the extent that the share split and/or share capital reduction are not approved, relevant adjustments shall be made to the proposed resolution below in order for the size of the authorisation to correspond to 10% of the total share capital. The authorisation will in its entirety replace the board authorisation granted for the same purpose by the annual general meeting held 22 May 2023.
On the grounds of the above it is proposed that the existing shareholders' preferential rights to subscribe the new shares, may be deviated from.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
(iv) The authorisation does not covershare capital increases in connection with mergers pursuant to Section 13‐5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(v) Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger etter allmennaksjeloven § 10‐2.
For at Selskapetskal være bedre posisjonert til å raskt engasjere seg i fremtidige finansierings‐ eller strategiske aktiviteter ved å ha mulighet til å gjennomføre kapitalforhøyelser på en effektiv måte, foreslås det at styret gis en fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 7.817.423, ved utstedelse av opp til 7.817.423 aksjer, som utgjør omtrent 20 % av aksjekapitalen etter gjennomføringen av henholdsvis aksjespleisen og kapitalnedsettelsen i punkt 12.3 og 13 over. I den utstrekning aksjespleisen og/eller kapitalnedsettelsen ikke vedtas, skal det gjøres relevante justeringer i forslaget til vedtak nedenfor, slik at fullmaktens størrelse tilsvarer 20 % av den totale aksjekapitalen.
Det er styrets oppfatning at en slik fullmakt vil være i Selskapets og aksjeeiernes interesse, da det sikrer styret fleksibilitet dersom Selskapet er i en situasjon hvor kapitalinnhenting blir nødvendig eller ønskelig. En styrefullmakt som foreslått er markedsmessig, og vanlig for selskaper notert på Oslo Børs. Fullmakten vil erstatte tilsvarende fullmakt for samme formål gitt på ordinær generalforsamling i 2023.
Det kan være i Selskapets og aksjeeierfellesskapets interesse å gjennomføre emisjoner rettet mot særskilte investorer. Det foreslås derfor at fullmakten gir mulighet til å kunne fravike de eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene.
På bakgrunn av dette foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Generalforsamlingen avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5‐8 (4), jf. § 1‐5a, via den digitale tjenesten Lumi.
(v) The authorisation do not cover share capital increases by contributions in other forms than cash pursuant to Section 10‐2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
In order for the Company to be better positioned to swiftly engage in future financing or strategic activities by being able to increase the share capital in an efficient manner, it is proposed that the board of directors is granted an authorisation to increase the Company's share capital with up to NOK 7,817,423, by issuance of 7,817,423 new shares, which represents approximately 20% of the current share capital after the completion of the reverse share split and the share capital reduction in item 12.3 and item 13 above, respectively. To the extent that the share split and/or share capital reduction are not approved, relevant adjustments shall be made to the proposed resolution below in order for the size of the authorisation to correspond to 20% of the total share capital.
The board of directors is of the opinion that such authorisation would be in the interest of the Company and its shareholders, as it provides the board of directors with flexibility should the Company be in a situation where it is necessary or desirable to raise additional equity. A board authorisation as proposed is deemed to be customary for companies listed on the Oslo Stock Exchange. The authorisation will replace an authorisation with the same purpose as granted by the annual general meeting in 2023.
It may be in the common interest of the Company and its shareholders that placements of shares are directed at certain investors. It is therefore proposed that the existing shareholders' preferential rightsto subscribe for the new shares, may be deviated from.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
(iii) The shareholders' preferential right to subscribe for and be allocated the new shares pursuant to Section 10‐4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act may be deviated from, cf. Section 10‐5.
(iv) The authorisation covers share capital increases by contribution in other forms than cash pursuant to Section 10‐2 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
(v) The authorisation does not include share capital increases in connection with mergers pursuant to Section 13‐5 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
The general meeting will be held as a digital meeting and hence without physical attendance, cf. Section 5‐8 (4), cf. § 1‐5a of the Companies Act, via the service provider Lumi.
Kun de som er aksjeeiere i Selskapet fem (5) virkedager før generalforsamlingen, dvs. den 14. mai 2024 ("Registreringsdatoen"), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. vedtektenes § 7 og allmennaksjeloven § 5‐ 2. En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i aksjeeierregisteret (Euronext Securities Oslo ("VPS")) på Registreringsdatoen eller ha meldt og godtgjort erverv per Registreringsdatoen. Aksjer som er ervervet etter Registreringsdatoen gir ikke rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.
I henhold til vedtektenes § 7 må alle aksjeeiere som har til hensikt å delta på den digitale generalforsamlingen registrere deltakelse innen 21. mai 2024 kl. 16.00. Styret har imidlertid, i henhold til samme bestemmelse i vedtektene, valgt å fravike denne påmeldingsfristen slik at det ikke kreves forutgående påmelding for å delta på den digitale generalforsamlingen, men aksjeeierne må være pålogget før møtetstarter. Aksjonærersom ikke er logget inn innen generalforsamlingen starter vil ikke telle med blant de representerte og får da heller ikke stemt. Vi anmoder derfor aksjeeiere om å logge på i god tid før generalforsamlingen starter. Innlogging starter en time før.
Påmelding kan registreres elektronisk via Selskapets hjemmeside https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/ eller Verdipapirsentralens (VPS) investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings‐ eller fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkalling i henhold til de instrukser som følger av skjemaet.
For å delta i møtet må deltakerne gå til nettsiden web.lumiagm.com, taste inn møte‐ID 141‐443‐294 og klikke «Bli med på møtet». Man kan eventuelt også bruke direktelenke ved å gå til https://dnb.lumiagm.com/141443294 , og deretter taste inn referansenummer og PIN‐kode som identifiserer den enkelte.
Alle aksjeeiere registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN‐kode av VPS‐systemet til bruk for generalforsamlingen og Lumi‐ nettsiden. Disse er tilgjengelige gjennom VPS Investortjenester. Logg deg på VPS Investortjenester og velg Hendelser ‐ Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referansenummer (Ref.nr.) og PIN‐kode. Alle aksjeeiere registrert direkte i VPS har tilgang til VPS Investortjenester enten via https://www.vps.no/pub/ eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke finner unike referansenummer og PIN‐kode i VPS Investortjenester kan kontakte DNB Bank Verdipapirservice på tlf. 23 26 80 20 eller sende en e‐post til [email protected].
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskapet elektronisk i VPS Investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post (møteseddel) deres referansenummer og PIN‐kode sammen med innkallingen fra Selskapet.
Den elektroniske deltakelsen er organisert av DNB Bank Verdipapirservice og dets underleverandør Lumi. Gjennom å delta på den elektroniske ordinære generalforsamlingen, vil aksjeeiere være i stand til å høre på live audiocast av møtet, se presentasjonen, stille spørsmål til sakene på agendaen og foreta avstemming i reell tid på hver enkelt sak fra sine smarttelefoner, nettbrett eller PC'er.
Only those who are shareholders in the Company five (5) business days prior to the general meeting, i.e. on 14 May 2024 (the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. Section 7 of the articles of association and Section 5‐2 of the Companies Act. A shareholder who wishesto attend and vote at the general meeting must be registered in the shareholders' register (Euronext Securities Oslo ("VPS")) at the Record Date or have reported and documented an acquisition as per the Record Date. Shares that are acquired after the Record Date do not entitle the holder to attend and vote at the general meeting.
Pursuant to Section 7 of the articles of association, all shareholders who intend to attend the digital general meeting must register their attendance no later than 21 May 2024 at 16:00 hours (CEST). However, the board of directors has, in accordance with the same Section of the articles of association, decided to deviate such registration deadline so that prior registration is not required to participate in the digital general meeting, but shareholders must be logged in before the meeting starts. Shareholders who are not logged in before the general meeting starts, will not count among those represented and will not be able to vote. We therefore encourage shareholders to log on in due time. Log in opens an hour before the meeting.
Attendance may be registered online through the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/ or the VPS Investor Services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration form or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein.
To attend the meeting the participant must visit the website web.lumiagm.com, enter the meeting 141‐443‐294 and click "Join". You can also use the direct link
https://dnb.lumiagm.com/141443294 , and then enter the reference and PIN code that identifies the individual.
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the EGM and the Lumi website, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services and select Corporate Actions ‐ General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code. All VPS registered shareholders may access VPS Investor Services through https://www.vps.no/pub/ or online banking. Contact your VPS account operator if you do not have access.
All shareholders who cannot find their own unique reference and PIN code through VPS Investor Service, may contact DNB Investor Services on +47 23 26 80 20 or send an e‐mail to [email protected].
Shareholders who have notselected electronic corporate messages in VPS Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post (on the ballots) together with the notice from the Company.
The online remote participation is being organized by DNB Bank Issuer Services and its subcontractor Lumi. By attending the online annual general meeting, shareholders will be able to listen to a live audiocast of the meeting, see the presentation, submit questions relating to the items on the agenda and cast their votes in the real time poll of the annual general meeting from smartphone, tablet or PC.
Informasjon og veiledning vedrørende digital deltagelse via Lumi AGM tilgjengelig på Selskapets nettside.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis via Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/ eller elektronisk via VPS Investortjenester. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 21. mai 2024 kl. 16:00. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt, vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS Investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 21. mai 2024 kl. 16:00.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4‐10, blir denne innkallingen i henhold til allmennaksjeloven § 1‐8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4‐5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendt til forvalteren, som videreformidler innkallingen til den reelle aksjeeieren. Aksjeeiere som eier aksjer via forvalter skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle påmelding (enten for aksjeeieren selv eller ved fullmakt) eller forhåndsstemmer til Selskapet. Forvalter må i henhold til allmennaksjeloven § 5‐3 gi Selskapet melding om dette senest to (2) virkedager før generalforsamlingen (dvs. senest 21. mai 2024 kl. 16:00). Deretter må aksjeeieren, ved å sende en e‐ post til [email protected], be om brukernavn og passord for pålogging i Lumi AGM. Aksjeeiere som har ervervet aksjer i Selskapet etter at denne innkallingen ble sendt kan også få brukernavn og passord fra [email protected]. Aksjeeieren vil nektes adgang ved påmelding, eller mottakelse av påmeldingen, etter fristen. Det er ikke krav om at aksjer må flyttes til en verdipapirkonto i eget navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen
I perioden etter siste balansedag er det ikke inntruffet hendelser av vesentlig betydning for Selskapet utover det som er offentliggjort av Selskapet via www.newsweb.no. Selskapets årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for regnskapsåret 2023 er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
BerGenBio ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. På datoen for denne innkallingen, er det er 3.908.711.567 aksjer i Selskapet, der hver aksje representerer én stemme og alle aksjene har like rettigheter for øvrig. Selskapet eier per datoen for denne innkallingen ingen egne aksjer.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger isaker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt More information and guideline regarding digital participation via Lumi AGM, are available on the Company's website.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made electronically via the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/ or via VPS Investor Services. The deadline for submitting early voting is 21 May 2024 at 16:00 hours (CEST). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
Shareholders may authorise the chair of the board of directors (or whomever he authorises) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS Investor Services or by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires shareholders to submit proxies so they are received no later than 21 May 2024 at 16:00 hours (CEST).
If shares are held through a nominee/custodian in the VPS register, cf. Section 4‐10 of the Companies Act, this notice will in accordance with Section 1‐8 of the Companies Act, as well as the regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act Section 4‐5 and related implementing regulations, be sent to the custodian, who shall pass on the notice to the beneficial owner. Shareholders who own shares through custodians must communicate with their custodians, who are responsible for conveying registrations (either by the beneficial owner itself or by proxy) or advance votes to the Company. Custodians must in accordance with Section 5‐3 of the Companies Act notify the Company of this no later than two (2) business days prior to the general meeting (i.e. 21 May 2024 at 16:00 hours (CEST). Thereafter, the shareholder must ask for their username and password for Lumi AGM login by sending an email to [email protected]. Shareholders who have acquired shares after this notice was sent can also obtain username and password from [email protected]. The shareholder will not be permitted access in the event of a registration, or receipt of registration, after the deadline. It is not a requirement to have shares transferred to a securities account in the name of the beneficial owner in order to have voting rights at the general meeting.
Since the latest balance sheet date, there have been no events of significant importance for the Company other than what has been publicly disclosed at www.newsweb.no. The annual accounts, annual report and the auditor's report for the financial year 2023 are available on the Company's website.
BerGenBio ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Companies Act. As at the date of this notice, the Company has issued 3,908,711,567 shares, and each share represents one vote and have equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company holds no shares in treasury.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the
generalforsamlingen til avgjørelse og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
assessment of (i) mattersthat are presented to the shareholdersfor decision and (ii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter, er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside:
https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post eller e‐post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: BerGenBio ASA, Postboks 2324, Møllendal, 5867 Bergen, e‐post: [email protected]
Information about the general meeting and documents to considered by the general meeting or incorporated in the notice, including the appendices to this notice and the Company's articles of association, is posted on the Company's website: https://www.bergenbio.com/investors/general‐meetings/.
Shareholders may contact the Company by ordinary mail or email in order to request the documents in question on paper. Address: BerGenBio ASA, Postboks 2324, Møllendal, 5867 Bergen, email: [email protected]
* * * * * *
Anders Lennart Tullgren Styrets leder / Chair of the board of directors (sign.)
* * *
Vedlegg Appendices
Fullmakts‐ og påmeldingsskjema Proxy form and registration form
Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling i BerGenBio ASA avholdes 23.05.2024 kl. 16:00 Virtuelt.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _______________ stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext Securities Oslo (ESO) per Record date 14. mai 2024.
Frist for registrering av forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser er 21. mai 2024 kl. 16:00.
.
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e‐post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk», se nedenfor.
Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN‐kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene
«Meld på» – Det er ikke nødvendig å melde seg på for å delta online. «Forhåndsstem» ‐ Her angir du din forhåndsstemme «Avgi fullmakt» ‐ Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person «Avslutt» ‐ Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiagm.com/141443294. Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN‐kode fra VPS ‐ se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN‐kode ved å kontakte. DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).
Dersom du ikke er innlogget innen møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Signert blankett sendes som vedlegg i e‐post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 21. mai 2024 kl. 16:00. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Mail vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e‐posten.
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)
NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer..
_____________________________________________________________
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen
| Agenda ordinær generalforsamling 23.05.2024 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder | | | |
| 2. Valg av en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Godkjenning av årsregnskapet og årsrapporten for 2023 | | | |
| 5. Gjenvalg av Anders Lenneart Tullgren (styreleder) | | | |
| 6. Godkjenning av godtgjørelse til medlemmer av styret, kompensasjonsutvalget og revisjonsutvalget. | |||
| 6.1. Styret | | | |
| 6.2. Kompensasjonsutvalget | | | |
| 6.3. Revisjonsutvalget | | | |
| 7. Godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen | | | |
| 8. Godkjenning av revisors honorar for 2023 | | | |
| 9. Behandling av styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse | Skal ikke stemmes over | ||
| 10. Rådgivende avstemning over rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte | | | |
| 11. Godkjennelse av reviderte retningslinjer for fastsettelse av godtgjørelse til ledende ansatte | | | |
| 12. Aksjespleis, herunder vedtektsendring av vedtektenes § 4 | |||
| 12.1. Introduksjon | |||
| 12.2 Kapitalforhøyelse for å muliggjøre aksjespleis | | | |
| 12.3 Aksespleis | | | |
| 13. Kapitalnedsettelse | | | |
| 14.Styrefullmakt til å utstede aksjer i forbindelse med eksisterende opsjonsprogram | | | |
| 15. Generell styrefullmakt til å forhøye aksjekapitalen | | | |
Ref.no.: PIN Code:
Notice of Annual General Meeting in BerGenBio ASA Annual general meeting of BerGenBio ASA is held virtually 23rd May 2024 at 4:00 pm CEST
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ________________ and vote for the number of shares registered in Euronext per Record date 14th May 2024.
The deadline for electronic registration of advance votes, proxy of and instructions is 21st May 2024 at 4:00 pm CEST.
Alternatively, "Form for submission by post or e‐mail for shareholders who cannot register their elections electronically", see below.
Step 1 – Register during the enrollment/registration period:
You will see your name, reference number, PIN ‐ code and balance. At the bottom you will find these choices:

"Enroll" ‐ There is no need for registration for online participation.
"Advance vote" ‐ If you would like to vote in advance of the meeting
"Delegate Proxy" ‐ Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person
"Close" ‐ Press this if you do not wish to make any registration.
Step 2 – The general meeting day:
Online participation: Please login through https://dnb.lumiagm.com/141443294
You must identify yourself using the reference number and PIN ‐ code from VPS ‐ see step 1 above. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00‐am – 3:30 pm).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote.

(mark off):
The signed form can be sent as an attachment in an e‐mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than 21st May 2024 at 4:00 pm (CEST) If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate. *Mail will be unsecured unless the sender himself secure the e‐mail.
__________________________________ shares would like to be represented at the general meeting in BerGenBio ASA 23rd May 2024 as follows
☐ Enrol for online participation (do not mark the items below)
___________________________________________________________________
☐ Open proxy to the following person (do not mark items below – agree directly with your proxy solicitor if you wish to give instructions on how to vote)
(enter the proxy solicitors name in the block letters)
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00‐am – 3:30 pm) for login details.
Voting shall take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy solicitor determines the voting.
| Agenda Annual General Meeting 23.05.2024 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 1. Election of a chairperson of the meeting | | | |
| 2. Election of a person to co‐sign the minutes | | | |
| 3. Approval of the notice and agenda | | | |
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2023 | | | |
| 5. Re‐election of Anders Lennart Tullgren (chairperson) | | | |
| 6. Approval of the remuneration to the members of the board of directors, the remuneration committee and the audit committee |
|||
| 6.1. The board of directors | | | |
| 6.2. Remuneration committee | | | |
| 6.3. Audit committee | | | |
| 7. Approval of the remuneration to the members of the nomination committee | | | |
| 8. Approval of the auditor's fee for 2023 | | | |
| 9. Consideration of the board of directors´ report on corporate governance | No voting | ||
| 10. Advisory vote of report on salary and other remuneration to leading personnel | | | |
| 11. Approval of revised guidelines on stipulation of remuneration to leading personnel | | | |
| 12. Reverse share split, including amendment of the articles of association section 4 | |||
| 12.1. Introduction | |||
| 12.2. Share capital increase to facilitate reverse share split | | | |
| 12.3. Reverse share split | | | |
| 13. Share capital reduction | | | |
| 14. Board authorisation to issue shares in connection the existing share option scheme | | | |
| 15. General authorisation to increase the share capital | | | |
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.