Pre-Annual General Meeting Information • Sep 19, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Office translation. In case of discrepancies, the Norwegian original version shall prevail.
I
(ORG.NR. 992 219 688)
IN
(REG. NO. 992 219 688)
Styret i BerGenBio ASA ("Selskapet") innkaller herved aksjeeierne til ekstraordinær generalforsamling. The board of directors of BerGenBio ASA (the extraordinary general meeting. Tid: 10. oktober 2024 kl. 10.00. Time: 10 October 2024 at 10:00 hours (CEST).
Sted: Digitalt via Lumi. Place: Digital via Lumi.
Generalforsamlingen vil avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte. Aksjeeiere vil bli gitt anledning til å følge møtet og stille spørsmål gjennom Lumi. Nærmere informasjon om deltakelse er inntatt nederst i innkallingen.
All informasjon om gjennomføring av generalforsamlingen samt alle dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, er tilgjengelig på følgende nettside:
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings
Generalforsamlingen vil åpnes av styrets leder Anders Lennart Tullgren, eller av den styret har utpekt. Møteåpner vil opprette fortegnelse over møtende aksjeeiere og fullmakter.
Selskapets styre foreslår følgende dagsorden for generalforsamlingen:
Styret foreslår at Jan Brudvik, advokat og partner i Advokatfirmaet Thommessen AS, velges som møteleder.
"Company") hereby calls the shareholders to an
The general meeting will be held digitally and without physical attendance. The shareholders will be given possibility to follow the meeting and raise questions through Lumi. Further information on participation is included below.
All information regarding the procedure of the annual general meeting and all documents that will be considered at the extraordinary general meeting, are available on the following website: https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings
The general meeting will be opened by the chair of the board of directors, Anders Lennart Tullgren, or by the person appointed by the board of directors. The person opening the meeting will record attendance of present shareholders and proxies.
The board of directors of the Company proposes the following agenda for the general meeting:
The board of directors proposes that Jan Brudvik, lawyer and partner at Advokatfirmaet Thommessen AS, is elected to chair the meeting.
Styret foreslår at en person som deltar på generalforsamlingen velges til å medundertegne protokollen.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
Styreleder Anders Tullgren og styremedlemmene Debra Stephanie Barker og Sally Louise Bennett er valgt for perioder frem til ordinær generalforsamling i henholdsvis 2026 og 2025. Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at David Colpman velges som nytt styremedlem. Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
I tråd med valgkomiteens innstilling foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
David Colpman velges som styremedlem i BerGenBio ASA for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2026.
Dersom generalforsamlingen fatter vedtak i tråd med valgkomiteens innstilling, vil styret bestå av følgende styremedlemmer:
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
The board of directors proposes that a person participating at the general meeting is elected to co-sign the minutes.
The board of directors proposes that the general meeting passes the following resolution:
Innkalling og dagsorden godkjennes. The notice and the agenda are approved.
The chairperson of the board of directors, Anders Tullgren and the board members Debra Stephanie Barker and Sally Louise Bennett were elected for terms until the annual general meeting in 2026 and 2025, respectively. The nomination committee has in its recommendation proposed that David Colpman is elected as a new board member. Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website, https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
In accordance with the recommendation from the nomination committee, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
David Colpman is elected as board member of BerGenBio ASA for the period until the annual general meeting in 2026.
If the general meeting, passes a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation, the board of directors will comprise the following members:
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Generalforsamlingen avholdes digitalt og uten fysisk oppmøte for aksjeeierne, jf. allmennaksjeloven § 5-8 (4), jf. § 1-5a, via den digitale tjenesten Lumi.
Kun de som er aksjeeiere i Selskapet fem (5) virkedager før generalforsamlingen, dvs. den 3. oktober 2024 ("Registreringsdatoen"), har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen, jf. vedtektenes § 7 og allmennaksjeloven § 5-2. En aksjeeier som ønsker å delta og stemme på generalforsamlingen, må være innført i aksjeeierregisteret (Euronext Securities Oslo ("VPS")) på Registreringsdatoen eller ha meldt og godtgjort erverv per Registreringsdatoen. Aksjer som er ervervet etter Registreringsdatoen gir ikke rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.
I henhold til vedtektenes § 7 må alle aksjeeiere som har til hensikt å delta på den digitale generalforsamlingen registrere deltakelse som må være mottatt av Selskapet senest to virkedager før generalforsamlingen, altså innen 8. oktober 2024 kl. 10.00. Styret har imidlertid, i henhold til samme bestemmelse i vedtektene, valgt å fravike denne påmeldingsfristen slik at det ikke kreves forutgående påmelding for å delta på den digitale generalforsamlingen, men aksjeeierne må være pålogget før møtet starter. Aksjonærer som ikke er logget inn innen generalforsamlingen starter vil ikke telle med blant de representerte og får da heller ikke stemt. The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's recommendation which is made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
The general meeting will be held as a digital meeting and hence without physical attendance, cf. Section 5-8 (4), cf. § 1-5a of the Companies Act, via the service provider Lumi.
Only those who are shareholders in the Company five (5) business days prior to the general meeting, i.e. on 3 October 2024 (the "Record Date"), are entitled to attend and vote at the general meeting, cf. Section 7 of the articles of association and Section 5-2 of the Companies Act. A shareholder who wishes to attend and vote at the general meeting must be registered in the shareholders' register (Euronext Securities Oslo ("VPS")) at the Record Date or have reported and documented an acquisition as per the Record Date. Shares that are acquired after the Record Date do not entitle the holder to attend and vote at the general meeting.
Pursuant to Section 7 of the articles of association, all shareholders who intend to attend the digital general meeting must register their attendance which must be received by the Company no later than two working days prior to the general meeting, i.e. no later than 8 October 2024 at 10:00 hours (CEST). However, the board of directors has, in accordance with the same Section of the articles of association, decided to deviate such registration deadline so that prior registration is not required to participate in the digital general meeting, but shareholders must be logged in before the meeting starts. Shareholders who are not logged in before the Vi anmoder derfor aksjeeiere om å logge på i god tid før generalforsamlingen starter. Innlogging starter en time før.
Påmelding kan registreres elektronisk via Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings eller Verdipapirsentralens (VPS) investortjenester. Påmelding kan også registreres ved å fylle ut og sende inn påmeldings- eller fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkalling i henhold til de instrukser som følger av skjemaet.
For å delta i møtet må deltakerne gå til nettsiden web.lumiagm.com, taste inn møte-ID 191-142-578 og klikke «Bli med på møtet». Man kan eventuelt også bruke direktelenke ved å gå til
https://dnb.lumiagm.com/191142578, og deretter taste inn referansenummer og PIN-kode som identifiserer den enkelte.
Alle aksjeeiere registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet til bruk for generalforsamlingen og Lumi- nettsiden. Disse er tilgjengelige gjennom VPS Investortjenester. Logg deg på VPS Investortjenester og velg Hendelser - Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referansenummer (Ref.nr.) og PIN-kode. Alle aksjeeiere registrert direkte i VPS har tilgang til VPS Investortjenester enten via https://www.vps.no/pub/ eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke finner unike referansenummer og PIN-kode i VPS Investortjenester kan kontakte DNB Bank Verdipapirservice på tlf. 23 26 80 20 eller sende en e-post til [email protected].
general meeting starts, will not count among those represented and will not be able to vote. We therefore encourage shareholders to log on in due time. Log in opens an hour before the meeting.
Attendance may be registered online through the Company's website
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings or the VPS Investor Services. Attendance can also be registered by completing and submitting the registration form or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein.
To attend the meeting the participant must visit the website web.lumiagm.com, enter the meeting 191-142- 578 and click "Join". You can also use the direct link https://dnb.lumiagm.com/191142578, and then enter the reference and PIN code that identifies the individual.
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the EGM and the Lumi website, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services and select Corporate Actions - General Meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code. All VPS registered shareholders may access VPS Investor Services through https://www.vps.no/pub/ or online banking. Contact your VPS account operator if you do not have access.
All shareholders who cannot find their own unique reference and PIN code through VPS Investor Service, may contact DNB Investor Services on +47 23 26 80 20 or send an e-mail to [email protected].
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskapet elektronisk i VPS Investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post (møteseddel) deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra Selskapet.
Den elektroniske deltakelsen er organisert av DNB Bank Verdipapirservice og dets underleverandør Lumi. Gjennom å delta på den elektroniske ekstraordinære generalforsamlingen, vil aksjeeiere være i stand til å høre på live audiocast av møtet, se presentasjonen, stille spørsmål til sakene på agendaen og foreta avstemming Shareholders who have not selected electronic corporate messages in VPS Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post (on the ballots) together with the notice from the Company.
The online remote participation is being organised by DNB Bank Issuer Services and its subcontractor Lumi. By attending the online extraordinary general meeting, shareholders will be able to listen to a live audiocast of the meeting, see the presentation, submit questions relating to the items on the agenda and cast their votes i reell tid på hver enkelt sak fra sine smarttelefoner, nettbrett eller PC'er.
Informasjon og veiledning vedrørende digital deltagelse via Lumi AGM tilgjengelig på Selskapets nettside.
Aksjeeiere kan avgi stemme for hver enkelt sak på dagsorden på forhånd. Slike forhåndsstemmer må avgis via Selskapets hjemmeside https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/ eller elektronisk via VPS Investortjenester. Frist for å avgi forhåndsstemmer er 8. oktober 2024 kl. 16.00. Frem til denne fristen kan stemmer som allerede er avgitt endres eller trekkes tilbake. Stemmer som er avgitt før generalforsamlingen er avholdt, vil bli ansett som trukket tilbake dersom aksjeeieren deltar personlig på generalforsamlingen eller ved fullmakt.
Aksjeeiere kan gi fullmakt til styrets leder (eller den han utpeker) eller en annen person til å stemme for sine aksjer. Fullmakt kan sendes inn elektronisk via VPS Investortjenester eller ved å fylle ut og sende inn fullmaktsskjemaet vedlagt som Vedlegg 1 til denne innkallingen i henhold til de instrukser som følger av skjemaet. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og sendt inn i tide. Styret ber aksjeeiere sende inn fullmakter slik at de mottas innen 8. oktober 2024 kl. 16.00.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, blir denne innkallingen i henhold til allmennaksjeloven § 1-8, samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendt til forvalteren, som videreformidler innkallingen til den reelle aksjeeieren. Aksjeeiere som eier aksjer via forvalter skal kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle påmelding (enten for aksjeeieren selv eller ved fullmakt) eller forhåndsstemmer til Selskapet. Forvalter må i henhold til allmennaksjeloven § 5-3 gi Selskapet melding om dette senest to (2) virkedager før generalforsamlingen, med mindre styret har satt en senere frist. Styret har valgt å fravike denne påmeldingsfristen, slik at forvalteren, ved deltakelse for aksjeeieren selv, må gi Selskapet melding om dette senest 9. oktober 2024 kl. 16.00. Ved fullmakt eller forhåndsstemme følges tilsvarende frister som for aksjeeiere for øvrig (dvs. senest 8. oktober 2024 kl. 16.00). Deretter må aksjeeieren, ved å sende en e-post til [email protected], be om brukernavn og passord for pålogging i Lumi AGM. Aksjeeiere som har ervervet in the real time poll of the extraordinary general meeting from smartphone, tablet or PC.
More information and guideline regarding digital participation via Lumi AGM, are available on the Company's website.
Shareholders may cast votes for each matter on the agenda in advance. Such early voting must be made electronically via the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/ or via VPS Investor Services. The deadline for submitting early voting is 8 October 2024 at 16:00 hours (CEST). Until the deadline, votes already cast may be changed or withdrawn. Votes already cast prior to the general meeting will be considered withdrawn if the shareholder attends the general meeting in person or by proxy.
Shareholders may authorise the chair of the board of directors (or whomever he authorises) or another person to vote for its shares. Proxies may be submitted electronically through VPS Investor Services or by completing and submitting the registration or proxy form attached to this notice as Appendix 1 in accordance with the instructions set out therein. The proxy must be in writing, dated, signed and timely submitted. The board of directors requires shareholders to submit proxies so they are received no later than 8 October 2024 at 16:00 hours (CEST).
If shares are held through a nominee/custodian in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Companies Act, this notice will in accordance with Section 1-8 of the Companies Act, as well as the regulations on intermediaries covered by the Central Securities Act Section 4-5 and related implementing regulations, be sent to the custodian, who shall pass on the notice to the beneficial owner. Shareholders who own shares through custodians must communicate with their custodians, who are responsible for conveying registrations (either by the beneficial owner itself or by proxy) or advance votes to the Company. Custodians must in accordance with Section 5-3 of the Companies Act notify the Company of this no later than two (2) business days prior to the general meeting, unless the board of directors has set a later deadline. The board of directors has decided to deviate such registration deadline so that the custodian, with regards to participation by the shareholder itself, must notify the Company no later than 9 October 2024 at 16:00 hours (CEST). By proxy or advance voting, the same deadlines apply as for other shareholders (i.e. no later than 8 October 2024 at 16:00
aksjer i Selskapet etter at denne innkallingen ble sendt kan også få brukernavn og passord fra [email protected]. Aksjeeieren vil nektes adgang ved påmelding, eller mottakelse av påmeldingen, etter fristen. Det er ikke krav om at aksjer må flyttes til en verdipapirkonto i eget navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen
I perioden etter siste balansedag er det ikke inntruffet hendelser av vesentlig betydning for Selskapet utover det som er offentliggjort av Selskapet via www.newsweb.no. Selskapets årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning for regnskapsåret 2023 er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside.
BerGenBio ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. På datoen for denne innkallingen, er det er 39.087.116 aksjer i Selskapet, der hver aksje representerer én stemme og alle aksjene har like rettigheter for øvrig. Selskapet eier per datoen for denne innkallingen ingen egne aksjer.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet. Aksjeeiere har rett til å ta med rådgiver, og kan gi talerett til én rådgiver.
Informasjon om generalforsamlingen og dokumenter som skal behandles av generalforsamlingen eller inntas i innkallingen, herunder vedlegg til innkallingen og Selskapets vedtekter, er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside: https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings.
Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post eller e-post for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: BerGenBio ASA, Postboks 2324, Møllendal, 5867 Bergen, e-post: [email protected].
hours (CEST)). Thereafter, the shareholder must ask for their username and password for Lumi AGM login by sending an email to [email protected]. Shareholders who have acquired shares after this notice was sent can also obtain username and password from [email protected]. The shareholder will not be permitted access in the event of a registration, or receipt of registration, after the deadline. It is not a requirement to have shares transferred to a securities account in the name of the beneficial owner in order to have voting rights at the general meeting.
Since the latest balance sheet date, there have been no events of significant importance for the Company other than what has been publicly disclosed at www.newsweb.no. The annual accounts, annual report and the auditor's report for the financial year 2023 are available on the Company's website.
BerGenBio ASA is a public limited liability company subject to the rules of the Companies Act. As at the date of this notice, the Company has issued 39,087,116 shares, and each share represents one vote and have equal rights in all other respects. As of the date of this notice, the Company holds no shares in treasury.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the chief executive officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) matters that are presented to the shareholders for decision and (ii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company. Shareholders are entitled to bring advisors, and may grant the right of speech to one advisor.
Information about the general meeting and documents to considered by the general meeting or incorporated in the notice, including the appendices to this notice and the Company's articles of association, is posted on the Company's website:
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings.
Shareholders may contact the Company by ordinary mail or email in order to request the documents in question on paper. Address: BerGenBio ASA, Postboks 2324, Møllendal, 5867 Bergen, email: [email protected].
* * * * * *
Styrets leder / Chair of the board of directors
(sign.)
* * *
* * * * * *
7
Vedlegg som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
Appendices made available at the Company's website
Ref.nr.: Pinkode:
Innkalling til ekstraordinær generalforsamling Ekstraordinær generalforsamling i BerGenBio ASA avholdes 10. oktober 2024 kl. 10.00 som et virtuelt møte.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: ________________ stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext Securities Oslo (ESO) per Registreringsdatoen 3. oktober 2024.
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk», se nedenfor.
Steg 1 – Registrer deg i påmeldings/registreringsperioden:
Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene
«Meld på» – Det er ikke nødvendig å melde seg på for å delta online (med unntak av aksjeeiere av forvalterregistrerte aksjer). «Forhåndsstem» - Her angir du din forhåndsstemme «Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person «Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
Steg 2 – På generalforsamlingsdagen:
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiagm.com/191142578. Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS - se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08.00 – 15.30).
Dersom du ikke er innlogget innen møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 8. oktober 2024 kl. 16.00. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.
*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
_________________________________________________
___________________________________________________________________
☐ Åpen fullmakt til følgende person: (ikke kryss av på sakene under - eventuell stemmeinstruks avtales direkte med fullmektig):
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)
NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08.00 – 15.30) for påloggingsdetaljer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling 10. oktober 2024 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder | | | |
| 2. Valg av en person til å medundertegne protokollen | | | |
| 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Styreendringer | | | |
| 5. Godkjenning av godtgjørelse til medlemmer av styret, kompensasjonsutvalget og revisjonsutvalget | |||
| 5.1. Styret | | | |
| 5.2. Kompensasjonsutvalget | | | |
| 5.3. Revisjonsutvalget | | | |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Notice of Extraordinary General Meeting in BerGenBio ASA
Extraordinary general meeting of BerGenBio ASA is held virtually 10 October 2024 at 10:00 hours (CEST)
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ______________________and vote for the number of shares registered in Euronext per Record Date 3 October 2024.
Alternatively, "Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically", see below.
Step 1 – Register during the enrollment/registration period:
You will see your name, reference number, PIN - code and balance. At the bottom you will find these choices:

"Enroll" - There is no need for registration for online participation (with the exception of shareholders of nominee-registered shares). "Advance vote" - If you would like to vote in advance of the meeting
"Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person
"Close" - Press this if you do not wish to make any registration.
Step 2 – The general meeting day:
Online participation: Please login through https://dnb.lumiagm.com/191142578. You must identify yourself using the reference number and PIN - code from VPS - see step 1 above. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00 hours (CEST) – 15:30 hours (CEST)).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote.
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than 8 October 2024 at 16:00 hours (CEST) If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate.
_____________________________________________ shares would like to be represented at the general meeting in BerGenBio ASA
*Will be unsecured unless the sender himself secure the e-mail.
10 October 2024 as follows (mark off):
___________________________________________________________________
☐ Open proxy to the following person (do not mark items below – agree directly with your proxy solicitor if you wish to give instructions on how to vote)
(enter the proxy solicitors name in the block letters)
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm) for login details.
Voting shall take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy solicitor determines the voting.
| Agenda for the Extraordinary General Meeting 10 October 2024 | For | Against | Abstain |
|---|---|---|---|
| 1. Election of a chairperson of the meeting | | | |
| 2. Election of a person to co-sign the minutes | | | |
| 3. Approval of the notice and agenda | | | |
| 4. Amendments to the board of directors | | | |
| 5. Approval of the remuneration to the members of the board of directors, the remuneration committee and the audit committee |
|||
| 5.1. The board of directors | | | |
| 5.2. Remuneration committee | | | |
| 5.3. Audit committee | | | |
Place Date Shareholder's signature
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.