Pre-Annual General Meeting Information • Dec 16, 2021
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
I
ORG NR 992 219 688
Den 6. januar 2022 kl 10:00 CET vil det bli avholdt ekstraordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet" eller "BerGenBio") i Selskapets lokaler i Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen.
Grunnet den pågående koronavirus pandemien oppfordrer styret aksjonærene til ikke å delta fysisk i den ekstraordinære generalforsamlingen men heller benytte muligheten til å stemme via fullmakt. Fullmaktsskjema er tilgjengelige på selskapets nettside:
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Sveinung Hole.
3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER
Til aksjeeiere i BerGenBio ASA To shareholders in BerGenBio ASA
OF
BERGENBIO ASA
REG NO 992 219 688
On 6 January 2022 at 10:00 hours (CET) an extraordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company" or "BerGenBio") will be held in the Company's offices in Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen.
Due to the ongoing corona virus pandemic, the Board encourages shareholders not to attend the extraordinary general meeting in person, but rather to make use of the ability to vote by proxy. The proxy is attached to this notice and is also available on the Company's website:
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors Sveinung Hole.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
Styret foreslår Sveinung Hole. The board of directors proposes Sveinung Hole.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside:
Eksisterende styre ble valgt på ordinær generalforsamling 19. mars 2021 og består av Sveinung Hole (styrets leder), Stener Kvinnsland, Debra Barker, Francois Thomas og Sally Bennett.
Eksisterende styreleder har av helsmessige årsaker ønsket å bli avløst som styreleder og fortsette som ordinært styremedlem.
Valgkomiteeen foreslår å velge Anders Tullgren som ny styreleder for perioden frem til ordinær generalforsamling. Samtidig trer Sveinung Hole inn som ordinært styremedlem og Stener Kvinnsland trer ut av styret og inn i en observatørrolle.
Anders Tullgren har over 35 års erfaring fra farmasi industrien globalt og har hatt topplederposisjoner i USA, Tyskland, Frankrike og Storbritania samt i Norden. Siste topplederrolle han forlot i 2017 var som President av Interkontinentale regioner i Bristol Myers Squibb med ansvar for over 30 land, 5.000 ansatte og en omsetning på over 2 milliarder USD. Han er styremedlem i Branding Science Ltd (Storbritania), og Dixlin Pharmaceuticals AB (Sverige), samt styreleder i Xbrane Biopharma AB (Sverige), og Farmalisto (Colombia). Han har en MSc i Farmasi fra Uppsala Universitet (Sverige). Anders er Svensk statsborger.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website:
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
The current Board of Directors was elected at the Annual General Meeting on March 19th 2021 and comprises Sveinung Hole (chairman), Stener Kvinnsland, Debra Barker, Francois Thomas and Sally Bennett.
The current chair of the board has due to health reasons asked to be relieved from the positon as chair and continue as a board member.
The Nomination Committee proposes to elect Anders Tullgren as new chair of the board up to the Annual General Meeting in 2022. Sveinung Hole will continue as a boare member and Stener Kvinnsland will resign from the board and into an observer role.
Anders Tullgren has over 35 years of global experience in the pharmaceutical industry and has had senior leadership roles in the United States, Germany, France, the United Kingdom, and the Nordic region. The latest executive role he left in 2017 was as President of the Intercontinental region of Bristol Myers Squibb with responsibility for over 30 countries, 5,000 employees and a turnover of over 2 billion USD. He is board member of Branding Science Ltd (UK), and Dizlin Pharmaceuticals AB (Sweden), and the Chair of Xbrane Biopharma AB (Sweden), and Farmalisto (Colombia). He holds a MSc in Pharmacy from Uppsala University (Sweden). Anders is a Swedish Citizen.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling for styre honorar.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets nettside,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling for signeringsbonus.
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation for the board remuneration.
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation for the sign on bonus.
* * * * * *
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 er det bare aksjeeiere som er innført i en utskrift av Selskapets aksjeeierregister som viser eierforholdene den femte virkedagen før generalforsamlingen, dvs. per 30. desember 2021 (registreringsdatoen), som kan delta og stemme i generalforsamlingen.
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende det påmeldingsskjemaet som er gjort tilgjengelig på Selskapets internettside angitt nedenfor, til Selskapet til den postadresse eller e-postadresse som fremgår av skjemaet. Meldingen må være mottatt senest 3. januar 2022 kl 16:00 (norsk tid). Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang til generalforsamlingen og vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Sveinung Hole. Utfylte fullmaktsskjemaer kan sendes til Selskapet enten pr post eller e-post innen 3. januar 2022 kl 16:00 (norsk tid) eller leveres i generalforsamlingen om fullmektigen eller aksjeeier er påmeldt. Adresse:
Pursuant to Article 7 of the Articles of Association, only shareholders appearing in a transcript from the Company's shareholder register showing the ownership to the shares in the Company on the fifth business day prior to the general meeting, i.e. as per 30 December 2021 (the record date), may attend and vote in the general meeting.
Pursuant to Article 7 of the Articles of Association, the board of directors has decided that shareholders who wish to attend the general meeting (either in person or by proxy) must give notice by sending the enclosed registration to the Company at the postal address or email address set out in the form. The registration form must be received by the Company no later than 3 January 2022 at 16:00 (CET). Shareholders who do not give such notice of attendance or who do not meet the deadline stated above, may be refused access to the general meeting and will not be able to vote for their shares.
Shareholders, who are prevented from attending the general meeting, may be represented by way of proxy. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed. Proxy may, if desirable, be given to chairman Sveinung Hole. Completed proxy forms may be sent to the Company either by ordinary mail or email within 3 January 2022 at 16:00 (CET) or be presented in the general meeting if the proxy or shareholder are registered to
BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]
BerGenBio ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 88 455 255 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Hvis eieren kan godtgjøre å ha tatt slike skritt og at eieren har en reell aksjeeierinteresse i Selskapet, kan eieren etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse, og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside: https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/ Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]
attend. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]
BerGenBio ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 88,455,255 shares, each of which carries one vote. The shares have equal rights also in all other respects.
If shares are registered at VPS to a nominee, cf Section 4-10 of the Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial owner of the shares wishes to vote for his or her shares, the beneficial owner must re-register the shares in a separate VPS account in the name of the beneficial owner before the general meeting is held. If the owner can demonstrate that such steps have been taken and that the owner has a beneficial shareholder interest in the Company, then according to the Company's understanding, the owner may vote for the shares.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the Chief Executive Officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) matters that are presented to the shareholders for decision and (ii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's Articles of Association, are available at the Company's web page:
meetings/ Shareholders may contact the Company by ordinary mail, email or phone in order to request the documents in question on paper. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]
***
Sveinung Hole
Vedlegg 1/ Appendix 1
Melding om at De vil delta i den ekstraordinære generalforsamlingen 6. januar 2022, bes meddelt på dette påmeldingsskjemaet innen 3. januar 2022 kl 16:00. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen.
Undertegnede vil møte i den ekstraordinære generalforsamlingen i BerGenBio ASA den 6. januar 2021 og (sett kryss):
_______________ ______________________ ____________________________
Aksjeeierens navn og adresse: _______________________________________________ (vennligst bruk blokkbokstaver)
dato sted aksjeeiers underskrift
Hvis De selv ikke møter i den ekstraordinære generalforsamlingen 6. januar 2022, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktsskjemaet. Skriftlig og datert fullmakt kan enten sendes til selskapet per post eller e-post innen 3. januar 2022 kl 16:00 eller leveres i generalforsamlingen. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]
Sveinung Hole
____________________________________ Navn på fullmektig (vennligst bruk blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i den ekstraordinære generalforsamlingen i BerGenBio ASA den 6. januar 2022. Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Sak: | For | Mot | Avstår | Fullmektigen avgjør stemme givningen |
|---|---|---|---|---|
| 1. Valg av Sveinung Hole til møteleder | ||||
| 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | ||||
| 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder |
||||
| 4. Valg av styreleder | ||||
| 5. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets leder | ||||
| 6. Fastsettelse av bonus til styrets leder | ||||
| Aksjeeierens navn og adresse: _____________ |
_______________ ______________________ __________________________________________
(vennligst bruk blokkbokstaver)
dato sted aksjeeiers underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, må gjeldende firmaattest vedlegges fullmakten.
Vedlegg 2/Appendix 2
Notice of your attendance in the extraordinary general meeting on 6 January 2022 is kindly requested on this registration form within 3 January 2022 at 16:00 (CET). Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]. If you have registered but are unable to attend, a written and dated proxy may be submitted in the general meeting.
_______________ ______________________ __________________________________________
Name and address of the shareholder: __________________________________________________________ (please use capital letters)
date place signature of the shareholder
If you are unable to attend the extraordinary general meeting on 6 January 2022, you may be represented by way of proxy. This proxy form may then be used. Completed proxy forms may either be sent to the company by ordinary mail or email within 3 January 2022 at 16:00 (CET) or be submitted in the general meeting. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]
Name of proxy (please use capital letters)
proxy to meet and vote for my/our shares in the extraordinary general meeting of BerGenBio ASA on 6 January 2022. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the chairperson of the board of directors or the person he appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice. To the extent proposals are put forward by any person or entity other than the Board of Directors, or in addition to, or instead of, the proposals in the notice, the proxy determines the voting.
| Item: | In favour |
Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|---|---|---|---|---|
| 1. Election of Sveinung Hole to chair the meeting | ||||
| 2. Approval of the notice and the agenda | ||||
| 3. Election of a person to co-sign the minutes together with the chairperson |
||||
| 4. Election of chariman to the Board of Directors | ||||
| 5. Determination of the remuneration to the chairman of the board of directors |
||||
| 6. Determination of sign-on bonus to the chairman of the board of directors |
||||
| Name and address of the shareholder: __________ (please use capital letters) |
_______________ ______________________ __________________________________________ date place signature of the shareholder
If the shareholder is a company, a valid certificate of registration must be attached to the proxy form.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.