AGM Information • May 29, 2020
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
I
BERGENBIO ASA ORG NR 992 219 688
Den 19. juni 2020 kl 15:00 (CET) vil det bli avholdt ekstraordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet" eller "BerGenBio") i Selskapets lokaler i Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen.
Grunnet restriksjoner knyttet til COVID-19 og råd fra norske myndigheter i den forbindelse, oppfordres alle aksjeeiere til å utøve sine aksjeeierrettigheter uten fysisk oppmøte på generalforsamlingen ved enten å avgi elektronisk forhåndsstemme gjennom VPS Investortjenester, eller benytte det vedlagte fullmaktsskjemaet til å gi fullmakt med eller uten stemmeinstruks til styrets leder Sveinung Hole (eller den han bemyndiger) til å stemme på generalforsamlingen. Se mer informasjon om påmelding og fullmakt, og frist for dette, i slutten av denne innkallingen og i de vedlagte påmeldings- og fullmaktsskjemaene. Styrets leder, Selskapets CEO og CFO vil delta på generalforsamlingen gjennom telefon- eller videomøte.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Sveinung Hole.
Til aksjeeiere i BerGenBio ASA To shareholders in BerGenBio ASA
OF
BERGENBIO ASA REG NO 992 219 688
On 19 June 2020 at 15:00 hours (CET) an extraordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company" or "BerGenBio") will be held in Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen.
Due to the restrictions caused by COVID-19 and the advice from the Norwegian government in connection therewith, all shareholders are encouraged to exercise their shareholder rights without physical attendance at the general meeting, either through advance electronic voting through VPS Investor Services or by using the enclosed proxy form to provide proxy to the Chairman Sveinung Hole (or the person he appoints). Please see more information regarding registration of attendance and proxies, and the applicable deadlines for this, at the end of this notice and in the enclosed registration and proxy forms. The chairman of the board, the Company's CEO and CFO will participate at the general meeting via phone or video conference.
Given the circumstances the general meeting will be conducted as brief and focused as reasonably possible with a limited presentation of the items on the agenda.
The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors Sveinung Hole.
Til behandling foreligger: The following is on the agenda:
Det foreslås at Selskapet gjør en reparasjonsemisjon ("Reparasjonsemisjon") etterfølgende den rettede emisjonen som ble plassert 4. mai 2020 (den "Rettede Emisjonen").
Formålet med Reparasjonsemisjonen er å sikre likebehandling av Selskapets aksjeeiere ved å gi aksjeeiere pr 4. mai 2020 (som registrert i Selskapets aksjonærregister i VPS pr 6. mai 2020), som ikke ble tildelt aksjer i den Rettede Emisjonen, en mulighet til å tegne seg for nye aksjer på samme vilkår som investorene i den Rettede Emisjonen.
Styret foreslår på denne bakgrunn at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
("Registreringsdatoen"), (ii) ikke ble tildelt aksjer i den Rettede Emisjonen, (iii) ikke er hjemmehørende i en jurisdiksjon hvor et slikt tilbud vil være ulovlig, eller, for andre jurisdiksjoner enn Norge, vil
1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF THE MEETING
Styret foreslår Sveinung Hole. The board of directors proposes Sveinung Hole.
It is proposed that the Company carries out a subsequent offering ("Subsequent Offering") following the private placement that was placed on 4 May 2020 (the "Private Placement").
The purpose of the Subsequent Offering is to ensure equal treatment of the Company's shareholders by providing shareholders as of 4 May 2020 (as registered in the Company's shareholder register in VPS on 6 May 2020), and who were not allocated shares in the Private Placement, an opportunity to subscribe for new shares on the same terms as the investors in the Private Placement.
On this background, the Board proposes that the general meeting adopts the following resolution:
kreve prospekt, søknad, registrering eller lignende handling, og (iv) hadde en eksisterende askejebeholdning under en terskel på 150 000 aksjer i Selskapet (de "Berettigede Aksjonærene"). Hver Berettiget Aksjonær vil motta 0,09352 tegningsretter for hver aksje som vedkommende er registrert som eier av på Registreringsdatoen. Antall tegningsretter som utstedes til den enkelte Berettigede Aksjonæren vil rundes ned til nærmeste hele tegningsrett. Hver tegningsrett vil gi den Berettigede Aksjonæren rett til å tegne én ny aksje. Overtegning er tillatt. Ved overtegning vil tildelingsreglene i allmennaksjeloven § 10-4 (3) gjelde tilsvarende. Det vil ikke bli tildelt tegningsretter for aksjer som eies av Selskapet (om noen). Tegningsrettene er ikke omsettelige.
("Tegningsperioden"). Dersom prospektet ikke er godkjent i tide, begynner tegningsperioden på slik senere dato som er én handelsdag etter datoen Finanstilsynet har godkjent prospektet, og utløper kl 16:00 (CET) 10 handelsdager senere. Aksjene skal tegnes på særskilt tegningsblankett innen utløpet av Tegningsperioden. Tegningsblanketter vil distribueres til Berettigede Aksjonærer før Tegningsperioden starter.
e) Aksjeinnskuddet ytes ved kontanter, i norske kroner. Frist for betaling av de nye aksjene er 8. juli 2020, men slik at styret kan vedta å forlenge fristen med et tilsvarende antall handelsdager dersom tegningsperioden utsettes i henhold til punkt d) ovenfor og ellers i henhold til de betalingsinstrukser som følger av
than Norway, would require any prospectus, filing, registration or similar action, and (iv) had an existing shareholding below a threshold of 150 000 shares in the Company (the "Eligible Shareholders") (the "Eligible Shareholders"). Each Eligible Shareholder will receive 0.09352 subscription rights for each share registered as held on the Record Date. The number of subscription rights issued to each Eligible Shareholder will be rounded down to the nearest whole subscription right. Each subscription right will give the Eligible Shareholder the right to subscribe for one new share. Oversubscription is permitted. In the event of oversubscription, the allocation procedure in the Norwegian Public Limited Liability Companies Act Section 10-4 (3) will apply. No subscription rights will be allocated for treasury shares (if any). The subscription rights are non-transferrable.
Det foreslås at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 1 764 516 ved nytegning av inntil 17 645 160 aksjer, hvilket utgjør 20 % av Selskapets utestående aksjer. Formålet med fullmakten er generelle selskapsformål, herunder, men ikke begrenset til å tillate mulig utstedelse av nye aksjer for å styrke og øke Selskapets egenkapital og likviditet og/eller å utvide Selskapets aksjeeierbase. Fullmakten vil gjøre Selskapet i stand til å gjennomføre kapitalforhøyelser på en smidig og effektiv måte. Det kan være i Selskapets og aksjonær-fellesskapets interesse å gjennomføre emisjoner rettet mot særskilte investorer. Det foreslås derfor at fullmakten gir mulighet for at de eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene kan fravikes.
Denne fullmakten kommer i tillegg til eksisterende fullmakt for utstedelse av aksjer som besluttet på
5 PROPOSAL ON AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY SUBSCRIPTION OF NEW SHARES
It is proposed that the board of directors is granted an authorisation to increase the share capital with up to NOK 1 764 516 by subscription of up to 17 645 160 new shares, which constitute 20% of the Company's outstanding shares. The purpose of the authorisation is general corporate purposes, including but not limited to permit the potential issuance of new shares to strengthen and increase the Company's equity and liquidity and/or to broaden the Company's shareholder base. The authorisation will enable the Company to complete share issues in a smooth and efficient manner. It may be in the common interest of the Company and its shareholders as a whole to complete placements of shares directed at certain investors. It is therefore proposed that the authorization allows for the existing shareholders' preferential rights to subscribe for the new shares, may be deviated from.
The authorisation will be in addition to the existing authorisation to issue new shares as resolved by the ordinær generalforsamlingen 16. mars 2020 i forbindelse med Selskapets opsjonsprogram.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 er det bare aksjeeiere som er innført i en utskrift av Selskapets aksjeeierregister som viser eierforholdene den femte virkedagen før generalforsamlingen, dvs. per 12. juni 2020 (registreringsdatoen), som kan delta og stemme i generalforsamlingen.
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende det vedlagte påmeldingsskjemaet til Selskapet på den måte og til den adresse som fremgår av skjemaet. Meldingen må være mottatt senest 15. juni 2020 kl 16:00 (CET). Aksjeeiere som ikke
annual general meeting on 16 March 2020 in connection with the Company's option scheme.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
* * * * * *
Pursuant to Article 7 of the Articles of Association, only shareholders appearing in a transcript from the Company's shareholder register showing the ownership to the shares in the Company on the fifth business day prior to the general meeting, i.e. as per 12 June 2020 (the record date), may attend and vote in the general meeting.
Pursuant to Article 7 of the Articles of Association, the board of directors has decided that shareholders who wish to attend the general meeting (either in person or by proxy) must give notice by sending the enclosed registration to the Company in the manner and to the address set out in the form. The registration form must be received by the Company no later than 15 June 2020 at 16:00 (CET). Shareholders who do not give
foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang til generalforsamlingen og vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Sveinung Hole. Utfylte fullmaktsskjemaer kan sendes på den måte og til den adresse som fremgår av fullmaktsformularet innen 15. juni 2020 kl 16:00 (CET).
BerGenBio ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 86 725 805 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Hvis eieren kan godtgjøre å ha tatt slike skritt og at eieren har en reell aksjeeierinteresse i Selskapet, kan eieren etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene.
En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse, og (ii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside:
such notice of attendance or who do not meet the deadline stated above, may be refused access to the general meeting and will not be able to vote for their shares.
Shareholders, who are prevented from attending the general meeting, may be represented by way of proxy. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed. Proxy may, if desirable, be given to chairman Sveinung Hole. Completed proxy forms may be sent in the manner and to the address that appears on the proxy form within 15 June 2020 at 16:00 (CET).
BerGenBio ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 86 725 805 shares, each of which carries one vote. The shares have equal rights also in all other respects.
If shares are registered at VPS to a nominee, cf Section 4-10 of the Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial owner of the shares wishes to vote for his or her shares, the beneficial owner must re-register the shares in a separate VPS account in the name of the beneficial owner before the general meeting is held. If the owner can demonstrate that such steps have been taken and that the owner has a beneficial shareholder interest in the Company, then according to the Company's understanding, the owner may vote for the shares.
A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the Chief Executive Officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) matters that are presented to the shareholders for decision and (ii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's Articles of Association, are available at the Company's web page:
https://www.bergenbio.com/investors/general-
meetings/ Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, epost: [email protected]
meetings/ Shareholders may contact the Company by ordinary mail, email or phone in order to request the documents in question on paper. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]
***
Ekstraordinær generalforsamling i BERGENBIO ASA avholdes 19.06.2020 kl. 15:00 i Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen
Vedtektsfestet registreringsdato (dato for eierregister): 12.06.2020 Vedtektsfestet påmeldingsfrist: 15.06.2020
Det kan forhåndsstemmes på denne generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 15.06.2020 kl. 16.00. Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.bergenbio.com (bruk pin og referansenummer tilsendt i VPS eller post), eller Investortjenester. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.
Undertegnede vil delta på ekstraordinær generalforsamling den 19.06.2020 og avgi stemme for:
___________ egne aksjer
For påmelding via selskapets hjemmeside må pinkode og referansenummer tilsendt i VPS eller post benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 15.06.2020 kl. 16.00.
Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:_______________________________________________________
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
Fullmakt uten stemmeinstruks for ekstraordinær generalforsamling i BerGenBio ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.
For fullmakt via selskapets hjemmeside må pinkode og referansenummer tilsendt i VPS eller post benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Fullmakt må være mottatt senest 15.06.2020 kl. 16.00.
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.
gir herved (sett kryss)
fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 19.06.2020 i BerGenBio ASA for mine/våre aksjer.
| Sted | Dato | Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) |
|
|---|---|---|---|
Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.
Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 15.06.2020 kl. 16.00
gir herved styrets leder (eller den han bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ekstraordinær generalforsamling 19.06.2020 i BerGenBio ASA for mine/våre aksjer.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.
| Agenda ekstraordinær generalforsamling 2020 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 1. Valg av Sveinung Hole til møteleder | o | o | o |
| 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | o | o | o |
| 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder | o | o | o |
| 4. Kapitalforhøyelse i forbindelse med reparasjonsemisjon | o | o | o |
| 5. Fullmakt til forhøyelse av aksjekapital | o | o | o |
Sted Dato Aksjeeiers underskrift
(undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)
Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.
Extraordinary General Meeting in BerGenBio ASA will be held on 19.06.2020 at 15:00. Address: Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen, Norway
The company accepts votes in advance for this Meeting. Registration Deadline for advance votes: 15.06.2020 at 16:00. Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/general-meetings/ (use ref and pin code received in VPS or by post) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
The Undersigned will attend the Extraordinary/Annual General Meeting on the 19.06.2020 and cast votes for:
___________ own shares.
For notification of attendance through the Company's website, the reference number and pin code received by VPS or post must be stated.
In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 15.06.2020 at 16:00.
If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company:
| Place | Date | Shareholder's signature |
|---|---|---|
Proxy without voting instructions for Extraordinary General Meeting of BerGenBio ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.
For granting proxy through the Company's website, the reference number and pin code received by VPS or post must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.
If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.
If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her.
This proxy must be received no later than 15.06.2020 at 16:00.
The undersigned: ________________
hereby grants (tick one of the two)
o the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or
o _____________________________________________ (Name of proxy holder in capital letters)
proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of BerGenBio ASA on 19.06.2020.
Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.
Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 15.06.2020 at 16:00.
The undersigned: ___________________
hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Extraordinary General Meeting of BerGenBio ASA on 19.06.2020.
The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.
| Agenda for the Extraordinary General Meeting 2020 | For | Against | Abstention |
|---|---|---|---|
| 1. Election of Sveinung Hole to chair the meeting | o | o | o |
| 2. Approval of the notice and the agenda | o | o | o |
| 3. Election of a person to co-sign the minutes together with the chairperson | o | o | o |
| 4. Share capital increase in connection with a subsequent offering | o | o | o |
| 5. Authorisation to increase share capital | o | o | o |
instructions)
Place Date Shareholder's signature (Only for granting proxy with voting
With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.