AGM Information • Dec 9, 2020
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
I
Den 9. desember 2020 kl 16:00 CET ble det avholdt ekstraordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet" eller "BerGenBio").
I samsvar med norsk midlertidig lovgivning som unntar selskaper fra fysiske møtekrav for å redusere Covid-19risikoen ble den ekstraordinære generalforsamlingen avholdt som et digitalt møte uten fysisk oppmøte for aksjonærene.
Generalforsamlingen ble åpnet av styrets leder, Sveinung Hole, som sørget for opptak av fortegnelsen over de møtende aksjonærene, forhåndsstemmer og fullmakter inntatt som Vedlegg 1.
Dermed var 45 356 050 av i alt 87 259 983 aksjer og stemmer, tilsvarende 51,98 % av aksjekapitalen, representert.
Sveinung Hole ble valgt til møteleder.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Det ble opplyst at innkallingen var blitt tilsendt samtlige aksjonærer med kjent oppholdssted den 18. november 2020 og at innkallingen med vedlegg ble publisert på Selskapets hjemmeside samme dag.
Møtelederen reiste spørsmål om det var innvendinger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og dagsordenen ansett som
IN
BERGENBIO ASA REG NO 992 219 688
On 19 June 2020 at 15:00 hours (CET) an extraordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company" or "BerGenBio") was held.
In accordance with Norwegian provisional legislation exempting companies from physical meeting requirements to reduce Covid-19 risk, the Extraordinary General Meeting was held as a digital meeting only with no physical attendance for shareholders.
The general meeting was opened by the chairman of the board of directors Sveinung Hole who procured the registration of the attending shareholders, exercised advanced electronic voting and proxys attached hereto as Appendix 1.
Thus, 45 356 050 of a total of 87 259 983 shares and votes, corresponding to 51.98 % of the share capital, were represented.
Sveinung Hole was elected to chair the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The Chairman of the meeting informed the general meeting that the notice had been sent to all shareholders with a known address on 18 November 2020 and that the notice with appendices were published at the Company's website the same day.
The Chairman of the meeting asked whether there were any objections to the notice or the agenda. As there were no such objection the notice and the agenda were considered
godkjent. Møtelederen erklærte generalforsamlingen som lovlig satt.
Rune Skeie ble valgt til å undertegne protokollen sammen med møtelederen.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
Hans Peter Bøhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomiteens forslag til nye medlemmer til styret.
4.1. Valg av François Thomas som nytt styremedlem
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
4.2. Valg av Sally Bennett som nytt styremedlem
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
Valg av nye styremedlemmer ble gjort i samsvar med forslag fra valgkomiteen.
Styret vil heretter bestå av følgende personer:
Sveinung Hole, styreleder Stener Kvinnsland Debra Barker François Thomas Sally Bennett
5
VALG AV MEDLEM TIL VALGKOMITTEEN
Hans Peter Bøhn fra valgkomiteen redegjorde for valgkomiteens innstilling og foreslo at Shantrez Miller Gillebo ble valgt til nytt medlem av valgkomiteen.
approved. The Chairman of the meeting declared the general meeting as lawfully convened.
Rune Skeie was elected to sign the minutes together with the Chairman of the meeting.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal for new member to the Board of Directors.
4.1. Election of François Thomas as new member to the Board of Directors
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
4.2. Election of Sally Bennett as new member to the Board of Directors
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The election of new members of the Board of Directors was elected in accordance with the proposals from the Nomination Committee.
The Board of Directors will consist of the following:
Sveinung Hole, chairman Stener Kvinnsland Debra Barker François Thomas Sally Bennett
Hans Peter Bøhn from the Nomination Committee presented the Nomination Committee's proposal to elect Shantrez Miller Gillebo as new member to the nomination committee.
Valgkomiteen vil heretter bestå av følgende personer:
Hans Peter Bøhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Shantrez Miller Gillebo
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen. The Nomination committee will consist of the following:
Hans Peter Bøhn (Leder) Ann-Tove Kongsnes Shantrez Miller Gillebo
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Møteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
l samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg:
6
l ordinær generalforsamling 16. mars 2020 ble godtgjørelse til styret frem til ordinær generalforsamling i 2021 fastsatt som følger:
Styrets leder: NOK 410 000 Styremedlemmer: NOK 230 000
For styremedlemmer som tjenestegjør mindre enn hele perioden avkortes godtgjørelsen til antall måneder tenestegjort (avrundet opp til nærmeste hele måned).
l tillegg blir styremedlemmer bosatt utenfor Norge kompensert for EUR 110,- for hver arbeidstime brukt på reise til og fra styremøter.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the board of directors and the board committees:
At the Annual General Meeting on 16 March 2020 the following remuneration to the Board of Directors was agreed for the period up to the Annual General Meeting in 2021:
Chairman: NOK 410,000 Directors: NOK 230,000
For those directors who serve less than the full period their remuneration is shortened to the number of months served (rounded up to the nearest full month).
In addition, board members domiciled outside of Norway are compensated the equivalent of EUR 110,- for each working hour spent om traveling to and from board meetings.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
I ordinær generalforsamling 16. mars 2020 ble godtgjørelse til godtgjørelseskomiteen frem til ordinær generalforsamling i 2021 fastsatt som følger:
Leder: NOK 40 000 Medlem: NOK 20 000
For styremedlemmer som tjenestegjør mindre enn hele perioden avkortes godtgjørelsen til antall måneder tenestegjort (avrundet opp til nærmeste hele måned).
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
I ordinær generalforsamling 16. mars 2020 ble godtgjørelse til revisjonsutvalget frem til ordinær generalforsamling i 2021 fastsatt som følger:
Leder: NOK 40 000 Medlem: NOK 20 000
For styremedlemmer som tjenestegjør mindre enn hele perioden avkortes godtgjørelsen til antall måneder tenestegjort (avrundet opp til nærmeste hele måned).
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
Styret vil formelt etablere en klinisk komitee. Godtgjørelse til medlemmer av den kliniske komiteen for et fullt år, fra ordinær generalforsamling 16. mars 2020 til ordinær generalforsamling 2021, fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger:
Leder: NOK 75 000 Medlem: NOK 35 000
For styremedlemmer som tjenestegjør mindre enn hele perioden avkortes godtgjørelsen til antall måneder tenestegjort (avrundet opp til nærmeste hele måned).
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
At the Annual General Meeting on 16 March 2020 the following remuneration to the Remuneration committee was agreed for the period up to the Annual General Meeting in 2021 ·
Chairman: NOK 40,000 Members: NOK 20,000
For those directors who serve less than the full period their remuneration is shortened to the number of months served (rounded up to the nearest full month).
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
At the Annual General Meeting on 16 March 2020 the following remuneration to the Audit Committee was agreed for the period up to the Annual General Meeting in 2021:
Chairman: NOK 40,000 Members: NOK 20,000
For those directors who serve less than the full period their remuneration is shortened to the number of months served (rounded up to the nearest full month).
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The Board will formally establish a Clinical Committee. Remuneration to the member of the Clinical Committee for a full year, from Annual General Meeting 2020 to Annual General Meeting 2021, is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows:
Chairman: NOK 75,000 Members: NOK 35,000
For those directors who serve less than the full period their remuneration is shortened to the number of months served (rounded up to the nearest full month).
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
7
Møteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til valgkomiteen:
Beslutningen i ordinær generalforsamling 16. mars 2020 om godtgjørelse til valgkomiteen for perioden opp til ordinær generalforsamling i 2021 er opphevet.
Godtgjørelse til valgkomiteen vil fremover vedtas etterskuddsvis.
Godtgjørelse til eksisterende valgkomite for perioden fra ordinær generalforsamling 16. mars 2020 til ekstraordinær generalforsamling 9. desember 2020 ble vedtatt som følger:
Leder: NOK 25 000 Medlem: NOK 12 000
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Vedlegg 2 til protokollen.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the Nomination comittee:
The resolution at the Annual General Meeting 16 March 2020 about the remuneration to the Nomination Committee for the period to the Annual General Meeting in 2021 is revoked.
Going forward the remuneration of the Nomination Committee is established retro-actively (i.e. after the job is done).
The remuneration of the current Nomination Committee for the period from the Annual General Meeting 16 March 2020 up to the Extraordinary General Meeting on 9 December 2020 was determined as follows:
Chairman: NOK 25,000 Members: NOK 12,000.
7
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Ytterligere saker forelå ikke til behandling.
Generalforsamlingen ble deretter hevet.
Sveinung Hole
There were no further matters to be discussed.
The general meeting was then adjourned.
Rune Skeie
Vedlegg
Appendix
Fortegnelse over de møtende aksjeeiere og stemmeresultat. List of attending shareholders and voting result.
5
The Chairman BerGenBio ASA
onsdag 9. desember 2020
Dear Sir,
As scrutineer appointed for the purpose of the Poll taken at the Extraordinary General Meeting of the Members of the Company held on 9 desember 2020, I HEREBY CERTIFY that the result of the Poll is correctly set out as follows:re capital: 87,250,983
| Issued Share cabital: 87 259 965 | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| VOTES | 0/0 | VOTES | % | VOTES | VOTES | % of ISC | NO | ||
| FOR / FOR | MOT | AVSTARI | TOTAL | VOTED | VOTES | ||||
| 45 351 255 100,00 | 0 | 0.00 | 500 | 45 351 755 | 51.97 % | 4 295 | |||
| 2 | 45 350 455 100.00 | O | 0.00 | 500 | 45 350 955 | 51.97 % | 5 095 | ||
| 3 | 45 348 975 100,00 | O | 0.00 | 2 850 | 45 351 825 | 51.97 % | 4 225 | ||
| 4.1 | 41 190 766 | 90.83 | 4 160 559 | 9.17 | 500 | 45 351 825 | 51.97 % | 4 225 | |
| 4.2 | 41 189 513 | 90.82 | 4 161 812 | 9.18 | 500 | 45 351 825 | 51.97 % | 4 225 | |
| 5 | 45 351 600 | 100.00 | O | 0.00 | 500 | 45 352 100 | 51.97 % | 3 950 | |
| 6.1 | 45 279 557 | 99.99 | 4 403 | 0.01 | 58 640 | 45 342 6001 | 51.96 % | 13 450 | |
| 6.2 | 45 279 557 | 99.99 | 4 403 | 0.01 | 58 640 | 45 342 600 | 51.96 % | 13 450 | |
| 6.2.1 | 45 279 557 | 99.99 | 4 403 | 0.01 | 58 640 | 45 342 600 | 51.96 % | 13 450 | |
| 6.2.2 | 45 281 059 | 99.99 | 2 901 | 0.01 | 58 640 | 45 342 600 | 51.96 % | 13 450 | |
| 6.2.3 | 45 281 059 | 99.99 | 2 901 | 0.01 | 58 640 | 45 342 600 | 51.96 % | 13 450 | |
| 45 336 999 | 99.99 | 4 401 | 0.01 | 1 200 | 45 342 600 | 51.96 % | 13 450 |
Yours faithfully,
Freddy Hermansen DNB Bank ASA Issuer Services
2-7020
(26) SVETHUNG HULE
| Attendance Summary Report | |
|---|---|
| Registered Attendees: | 16 |
| Total Votes Represented: | 45 356 050 |
| Total Accounts Represented: | 144 |
| Total Voting Capital: | 87 259 983 |
| % Total Voting Capital Represented: | 51,98% |
| Sub Total: | 16 | 45 356 050 | |||
|---|---|---|---|---|---|
| Capacity | Registered Attendees | Registered Non-Voting Attendees | Registered Votes | Accounts | |
| Shareholder (web) | 13 | 2 354 073 | 13 | ||
| STYRETS LEDER WITH PROXY | 0 | 319 781 | 61 | ||
| STYRETS LEDER WITH INSTRUCTIONS | O | 19 477 515 | 28 | ||
| ADVANCE VOTES | O | 23 204 681 | 41 |
Freddy Hermansen DNB Bank ASA Issuer Services
Suering College
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.