AI assistant
BerGenBio — AGM Information 2019
Feb 20, 2019
3555_rns_2019-02-20_e1b388fb-b92c-4e0c-994d-bbface75c773.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING
I
BERGENBIO ASA
ORG NR 992 219 688
Den 13 mars 2019 kl 10:00 vil det bli avholdt ordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet") på Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869 Bergen.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Stein Holst Annexstad.
Til behandling foreligger:
Til aksjeeiere i BerGenBio ASA To the shareholders of BerGenBio ASA
NOTICE OF ORDINARY GENERAL MEETING
OF
BERGENBIO ASA
REG NO 992 219 688
On 13 March 2019 10:00 hours (CET) an ordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company") will be held at Clarion Hotel Bergen Airport, Flyplassveien 551, 5869 Bergen.
The general meeting will be opened by the chairman of the board of directors Stein Holst Annexstad.
The following is on the agenda:
2 GODKJENNELSE AV INNKALLING OG DAGSORDEN
3 VALG AV ÉN PERSON TIL Å MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN SAMMEN MED MØTELEDER
4 GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2018
Årsrapport, herunder årsregnskapet og årsberetningen for BerGenBio ASA for regnskapsåret 2018, samt revisors beretning, er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
1 VALG AV MØTELEDER 1 ELECTION OF THE CHAIRPERSON OF THE MEETING
Styret foreslår Stein Holst Annexstad. The board of directors proposes Stein Holst Annexstad.
- 2 APPROVAL OF THE NOTICE AND AGENDA
- 3 ELECTION OF A PERSON TO CO-SIGN THE MINUTES TOGETHER WITH THE CHAIRPERSON
4 APPROVAL OF THE ANNUAL ACCOUNTS AND THE BOARD OF DIRECTORS REPORT FOR 2018
The annual report, including the annual accounts and the Board of Directors' report for BerGenBio ASA for the financial year 2018, together with the auditor's report, are made available on the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer The board of directors proposes that the general
følgende vedtak:
"Årsregnskap og årsberetning for 2018 godkjennes. Revisors beretning tas til etterretning."
5 VALG AV MEDLEMMER TIL STYRET
Det vises til valgkomiteens innstilling er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
meeting adopts the following resolution:
"The annual accounts and the Board of Directors report for 2018 are approved. The auditor's report has been taken into consideration "
5 ELECTION OF MEMBERS TO THE BOARD OF DIRECTORS
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
6 VALG AV MEDLEMMER TIL VALGKOMITEEN
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
7 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL STYRETS MEDLEMMER OG MEDLEMMER AV STYRETUTVALG
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
6 ELECTION OF MEMBERS TO THE NOMINATION COMMITTEE
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
7 DETERMINATION OF THE REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS AND THE BOARD COMMITTEES
7.1 Styret 7.1 The board of directors
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
7.2.2 Revisjonsutvalget 7.2.2 Audit committee
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
8 FASTSETTELSE AV GODTGJØRELSE TIL VALGKOMITEENS MEDLEMMER
Det vises til valgkomiteens innstilling som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer vedtak i henhold til valgkomiteens innstilling.
9 GODKJENNELSE AV REVISORS GODTGJØRELSE
Det foreslås at honorar til Selskapets revisor, Ernst & Young AS, for 2018 på NOK 264 000 godkjennes. For informasjon om andre honorarer til Ernst & Young AS, vises til note 13 i Selskapets årsregnskap for regnskapsåret 2018 som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
7.2 Styreutvalg 7.2 Board committees
7.2.1 Godtgjørelseskomiteen 7.2.1 Remuneration committee
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
8 DETERMINATION OF THE REMUNERATION TO THE MEMBERS OF THE NOMINATION COMMITTEE
Reference is made to the nomination committee's proposal which are made available on the Company's website,
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts a resolution in accordance with the nomination committee's recommendation.
9 APPROVAL OF THE REMUNERATION TO THE AUDITOR
It is proposed that the fee to the Company´s auditor, Ernst & Young AS, for 2018 of NOK 264,000 is approved. For information on other fees to Ernst & Young AS, reference is made to note 13 in the annual accounts for the Company for the financial year 2018 which are made available on the Company's website https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
10 BEHANDLING AV STYRETS REDEGJØRELSE OM EIERSTYRING OG SELSKAPSLEDELSE
Av almennaksjeloven § 5-6 (4) fremgår det at generalforsamlingen skal behandle redegjørelse for fortetaksstyring som er avgitt i henhold til regnskapsloven § 3-3b. Redegjørelsen er inntatt i årsrapporten for 2018, som er gjort tilgjengelig på Selskapets hjemmeside
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Møteleder vil under generalforsamlingen gjennomgå redegjørelsens hovedinnhold. Det skal ikke avgis stemme over redegjørelsen.
11 BEHANDLING AV STYRETS ERKLÆRING OM FASTSETTELSE AV LØNN OG ANNEN GODTGJØRELSE TIL LEDENDE ANSATTE ETTER ALLMENNAKSJELOVEN § 6-16A
I samsvar med allmennaksjeloven § 6-16 a, har styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Det skal i generalforsamlingen holdes en rådgivende avstemning om erklæringen, likevel slik at avstemningen om den del av erklæringen som gjelder opsjonsordningen er bindende.
Erklæringen er tatt inn i årsrapporten som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer slikt vedtak:
"Generalforsamlingen sluttet seg til styrets veiledende retningslinjer for lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte for det kommende regnskapsåret.
10 CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' REPORT ON CORPORATE GOVERNANCE
Pursuant to Secction 5-6 (4) of the Norwegian Public Limited Companies Act, the general meeting shall consider the statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act. The statement is included in the 2018 annual report, which is available on the Company's webside
https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The chairman of the meeting will present the main contents of the statement at the general meeting. The general meeting shall not cast a vote concerning the statement.
11 CONSIDERATION OF THE BOARD OF DIRECTORS' STATEMENT REGARDING THE DETERMINATION OF SALARIES AND OTHER REMUNERATION TO THE MANAGEMENT PURSUANT TO SECTION 6-16A OF THE PUBLIC LIMITED COMPANIES ACT
Pursuant to the Public Limited Companies Act Section 6-16a, the Board of Directors has prepared a statement regarding the determination of salaries and other remuneration to the management. In the General Meeting, a consultative vote over the statement shall be held, provided, however, that the vote shall be binding with respect to the parts of the statement regarding the option scheme.
The statement is included in the annual report which is available at the Company´s website https://www.bergenbio.com/investors/generalmeetings/
The board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
"The meneral meeting carried out a consultative vote regarding the suggested guidelines for salaries and other remunerations to senior executives for the coming accounting year.
Generalforsamlingen godkjente styrets retningslinjer for godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter, opsjoner med videre for det kommende regnskapsåret."
The general meeting approved the guidelines for shares, subscription rights, options etc. for the coming accounting year."
12 FORSLAG OM FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED NYTEGNING AV AKSJER I FORBINDELSE MED DET EKSISTERENDE OPSJONSPROGRAM
Selskapet har siden 2010 hatt et aksjeopsjonsprogram ("Opsjonsprogrammet") for ansatte og styremedlemmer.
Det foreslås at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 548 514 ved nytegning av aksjer. Formålet ved fullmakten er å kunne utstede nye aksjer til innehaverne av opsjoner for å oppfylle Selskapets forpliktelser under opsjonsprogrammet.
For å oppfylle overnevnte formål, foreslår styret at styrefullmakten om kapitalforhøyelse ved nytegning av aksjer, som besluttet på ordinær generalforsamling 14. mai 2018, blir fornyet ettersom den går ut i 2019. Det foreslås derfor at den erstattes i sin helhet av en ny fullmakt som foreslått i dette punkt 12.
Det foreslås av samme grunn at de eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene skal kunne fravikes.
På denne bakgrunn foreslår styret at Generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
- (i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital med inntil NOK 548 514.
- (ii) Fullmakten gjelder fra generalforsamlingens beslutning og inntil
12 PROPOSAL ON AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY SUBSCRIPTION OF NEW SHARES IN CONNECTION WITH THE EXISTING SHARE OPTION SCHEME
The Company has since 2010 had a share option scheme (the "Option Scheme") for employees and board members.
It is proposed that the board of directors is granted an authorisation to increase the share capital with up to NOK 548,514 by subscription of new shares. The purpose of the authorisation is to issue new shares to the holders of options to be able to meet the Company´s obligations under the Option Scheme.
To meet the above mentioned purpose, the board of directors proposes that the authorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares, as resolved on the annual General Meeting 14 May 2018, is renewed as it expires in 2019. It is therefore proposed to be replaced in its entirety with a new authorisation as proposed in this item 12.
On the same grounds it is proposed that the existing shareholders' preferential rights to subscribe the new shares, may be deviated from.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
- (i) In accordance with the Public Limited Companies Act Section 10-14, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 548,514.
- (ii) The authorisation is effective from the resolution by the general meeting and
det tidligste tidspunktet av ordinær generalforsamling i 2020 og 30. juni 2020.
- (iii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til å tegne og bli tildelt de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.
- (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- (v) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger.
13 FORSLAG OM FULLMAKT TIL STYRET TIL Å FORHØYE AKSJEKAPITALEN VED NYTEGNING AV AKSJER
Hittil har selskapet ikke hatt en generell styrefullmakt til å øke aksjekapitalen ved tegning av nye aksjer. I samsvar med vanlig praksis, og for å være bedre posisjonert til å raskt engasjere seg i fremtidige finansierings eller strategiske aktiviteter, ber styret om at generalforsamlingen gir selskaperts styre fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil 20% av selskapets utestående aksjer
Det foreslås dermed at styret gis fullmakt til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 1 097 028 ved nytegning av inntil 10 970 280 aksjer, hvilket utgjør 20 % av Selskapets utestående aksjer. Formålet med fullmakten er generelle forretningsmessige formål, herunder men ikke begrenset til potensielt å kunne utstede nye aksjer for å styrke og øke Selskapets egenkapital og likviditet og/eller å utvide Selskapets aksjeeierbase. Fullmakten vil gjøre Selskapet i stand til å gjennomføre kapitalforhøyelser på en smidig og effektiv måte.
Det kan være i Selskapets og aksjonærfellesskapets interesse å gjennomføre emisjoner rettet mot særskilte investorer. Det foreslås derfor at fullmakten gir mulighet til å kunne fravike de
until the earlier of the annual general meeting in 2020 and 30 June 2020.
- (iii) The shareholders' preferential rights to subscribe for and be allocated the new shares under the Public Limited Companies Act Section 10-4 may be deviated from.
- (iv) The authorisation does not include an increase in share capital through merger in accordance with the Public Limited Companies Act Section 13-5.
- (v) The authorisation does not include an increase in share capital by contribution in kind.
13 PROPOSAL ON AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY SUBSCRIPTION OF NEW SHARES
To date the Company has not held a general Board authorisation to increase its share capital by subscription of new shares. To align with common practice and to be better positioned to swiftly engage in future financing or strategic activities, the Board of Directors ask that the general assembly grants the Company with an authorisation to increase its share capital by up to 20% of the Company's outstanding shares.
It is therefore proposed that the board of directors is granted an authorisation to increase the share capital by up to NOK 1,097,028 by subscription of up to 10,970,280 new shares, which constitute 20% of the Company´s outstanding shares. The purpose of the authorisation is general corporate purposes, including but not limited to permit the potential issuance of new shares in future strategic scenarios, to strengthen and increase the Company's equity and liquidity and/or to broaden the Company's shareholder base. The authorisation will enable the Company to conduct share issues in an efficient manner.
It may be in the common interest of the Company and its shareholders as a whole that placements of shares are directed at certain investors. It is therefore proposed that the existing shareholders'
eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne de nye aksjene.
Denne fullmakten kommer i tillegg til eksisterende fullmakt for utstedelse av aksjer som besluttet på ordinær generalforsamlingen 14. mai 2018 i forbindelse med Selskapets opsjonsprogram og som foreslås fornyet i punkt 12 ovenfor.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
- (i) I henhold til allmennaksjeloven § 10-14 gis styret fullmakt til å forhøye Selskapets aksjekapital i en eller flere omganger med inntil NOK 1 097 028.
- (ii) Fullmakten gjelder fra generalforsamlingens beslutning og inntil det tidligste tidspunktet av ordinær generalforsamling i 2020 og 30. juni 2020.
- (iii) Aksjeeiernes fortrinnsrett til å tegne og bli tildelt de nye aksjene etter allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes.
- (iv) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse ved fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5.
- (v) Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra Selskapet særlige plikter, jf alllmennaksjeloven § 10-2.
*** * * *
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 er det bare aksjeeiere som er innført i en utskrift av Selskapets aksjeeierregister som viser eierforholdene den femte virkedagen før generalforsamlingen, dvs. per onsdag 6. mars 2019 (registreringsdatoen), som kan delta og stemme i generalforsamlingen.
preferential rights to subscribe for the new shares, may be deviated from.
The authorisation will be in addition to the existing authorisation to issue new shares as resolved by the annual general meeting on 14 May 2018 in connection with the Company's share option scheme and is proposed to be renewed in item 12 above.
On this background, the board of directors proposes that the general meeting adopts the following resolution:
- (i) In accordance with Section 10-14 of the Public Limited Companies Act, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital in one or more rounds by up to NOK 1,097,028.
- (ii) The authorisation is effective from the resolution by the general meeting and until the earlier of the annual general meeting in 2020 and 30 June 2020.
- (iii) The shareholders' preferential rights to subscribe for and be allocated the new shares under Section 10-4 of the Public Limited Companies Act may be deviated from.
- (iv) The authorisation does not include an increase in share capital through merger in accordance with the Public Limited Companies Act Section 13-5.
- (v) The authorisation does not include an increase in share capital by contribution in kind or a right to charge the Company with special obligations, cf Section 10-2 of the Public Limited Companies Act.
Pursuant to Article 7 of the Articles of Association, only shareholders appearing in a transcript from the Company's shareholder register showing the ownership to the shares in the Company on the fifth business day prior to the general meeting, i.e. as per Wednesday 6 March 2019 (the record date), may attend and vote in the general meeting.
I henhold til Selskapets vedtekter § 7 har styret bestemt at de aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen (enten selv eller ved fullmektig), må melde fra om dette ved å sende det påmeldingsskjemaet som er gjort tilgjengelig på Selskapets internettside angitt nedenfor, til Selskapet til den postadresse, telefaks eller epostadresse som fremgår av skjemaet. Meldingen må være mottatt senest mandag 11. mars 2019 kl 16:00. Aksjeeiere som ikke foretar slik forhåndspåmelding eller som oversitter ovennevnte frist, kan nektes adgang til generalforsamlingen og vil heller ikke kunne stemme for sine aksjer.
- (i) Aksjeeiere som ikke har anledning til selv å møte, kan møte ved fullmektig. Skjema for tildeling av fullmakt, med nærmere instruksjoner for bruken av fullmaktsskjemaet, er vedlagt. Fullmakt kan om ønskelig gis til styrets leder Stein Holst Annexstad. Utfylte fullmaktsskjemaer kan enten sendes til Selskapet pr post eller e-post innen 11 mars 2019 kl 16:00 eller leveres i generalforsamlingen. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]
- (ii) BerGenBio ASA er et allmennaksjeselskap underlagt allmennaksjelovens regler. Selskapet har per dagen for denne innkallingen utstedt 54 851 446 aksjer, og hver aksje har én stemme. Aksjene har også for øvrig like rettigheter.
- (iii) Dersom aksjer er registrert i VPS på en forvalter, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjeeieren omregistrere aksjene på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen. Hvis eieren kan godtgjøre å ha tatt slike skritt og at eieren har en reell aksjeeierinteresse i Selskapet, kan eieren etter Selskapets oppfatning stemme for aksjene.
Pursuant to Article 7 of the Articles of Association, the board of directors has decided that shareholders who wish to attend the general meeting (either in person or by proxy) must give notice by sending the enclosed registration to the Company at the postal address, fax number or email address set out in the form. The registration form must be received by the Company no later than Monday 11 March 2019 at 16:00. Shareholders who do not give such notice of attendance or who do not meet the deadline stated above, may be refused access to the general meeting and will not be able to vote for their shares
- (i) Shareholders, who are prevented from attending the general meeting, may be represented by way of proxy. A proxy form, including detailed instructions for the use of the form, is enclosed. Proxy may, if desirable, be given to chairman Stein Holst Annexstad. Completed proxy forms may either be sent to the Company by ordinary mail or email within 11 March 2019 at 16:00 (CET) or be presented in the general meeting. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]
- (ii) BerGenBio ASA is a public limited company subject to the rules of the Norwegian Public Limited Companies Act. As of the date of this notice, the Company has issued 54,851,446 shares, each of which represents one vote. The shares have equal rights also in all other respects.
- (iii) If shares are registered at VPS to a nominee, cf Section 4-10 of the Public Limited Liability Companies Act, and the beneficial owner of the shares wishes to vote for his or her shares, the beneficial owner must re-register the shares in a separate VPS account in the name of the beneficial owner before the general meeting is held. If the owner can demonstrate that such steps have been taken and that the owner has a beneficial shareholder interest in the Company, then according to the Company's understanding, the owner may vote for the shares
(iv) En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til beslutninger i saker på dagsordenen og til å kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av (i) godkjennelse av årsregnskapet og årsberetningen, (ii) saker som er forelagt generalforsamlingen til avgjørelse, og (iii) Selskapets økonomiske stilling, herunder virksomheten i andre selskaper som Selskapet deltar i, og andre saker som generalforsamlingen skal behandle, med mindre de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet.
(v) Denne innkallingen, øvrige dokumenter som gjelder saker som skal behandles i generalforsamlingen, herunder de dokumenter det er henvist til i denne innkallingen samt Selskapets vedtekter, er tilgjengelige på Selskapets hjemmeside: https://www.bergenbio.com/investors/gen eral-meetings/ Aksjeeiere kan kontakte Selskapet per post, e-post eller telefon for å få tilsendt de aktuelle dokumentene. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]
- (iv) A shareholder may make proposals for resolutions with respect to matters on the agenda and may require that members of the board of directors and the Chief Executive Officer at the general meeting provide available information about matters which may affect the assessment of (i) the approval of the annual accounts and the annual report, (ii) matters that are presented to the shareholders for decision and (iii) the Company's financial situation, including operations in other companies the Company participates in, and other matters to be discussed at the general meeting, unless the requested information cannot be disclosed without causing disproportionate damage to the Company.
- (v) This notice, other documents regarding matters to be discussed in the general meeting, including the documents to which this notice refers, as well as the Company's Articles of Association, are available at the Company's internet site: https://www.bergenbio.com/investors/gene ral-meetings/ Shareholders may contact the Company by ordinary mail, email or phone in order to request the documents in question on paper. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009
Bergen, email: [email protected]
20. Februar 2019 / 20 February 2019 På vegne av styret i / On behalf of the board of directors of
BerGenBio ASA
_______ (sign.)________ Stein Holst Annexstad (styrets leder/chairman) VEDLEGG TIL DENNE INNKALLINGEN:
-
- Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling på norsk
-
- Påmeldings- og fullmaktsskjema til ordinær generalforsamling på engelsk
VEDLEGG SOM ER GJORT TILGJENGELIG PÅ SELSKAPETS HJEMMESIDE
- 1 Årsrapport, herunder årsregnskapet, årsberetningen samt revisors beretning for regnskapsåret 2018
- 2 Valgkomiteens innstilling vedrørende godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer, styrets medlemmer, medlemmer av styreutvalgene og valg av styremedlemmer og medlemmer til Valgkommiteeen.
- 3 Styrets redegjørelse om eierstyring og selskapsledelse i samsvar med regnskapsloven § 3-3b, se «Corporate Governance report» i årsrapporten.
- 4 Styrets erklæring i samsvar med allmennaksjeloven § 6-16a, se «Remuneration report» i årsrapporten.
APPENDICES TO THIS NOTICE:
-
- Registration and proxy form to the ordinary general meeting in Norwegian
-
- Registration and proxy form to the ordinary general meeting in English
APPENDICES MADE AVAILABLE AT THE COMPANY´S WEBSITE:
- 1 The annual accounts and directors' report for the financial year 2018, together with the auditor's report
- 2 The proposal from the nomination committee regarding remuneration to the members of the nomination committee, the members of the board of directors, the members of the board committees and elction of members to the Board of Directors and Nomination Committee.
- 3 The report from the board of directors on corporate governance prepared in accordance with section 3-3b of the Norwegian Accounting Act, see "Corporate Governance Report" in the annual report.
- 4 The statement from the board of directors pursuant to section 6-16a of the public limited liability companies act, see "Remuneration report" in the annual report.
Vedlegg 1/ Appendix 1
PÅMELDINGS- OG FULLMAKTSSKJEMA TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING
PÅMELDING – ORDINÆR GENERALFORSAMLING 13 MARS 2019 I BERGENBIO ASA
Melding om at De vil delta i den ordinære generalforsamlingen 13 mars 2019, bes meddelt på dette påmeldingsskjemaet innen 11 mars 2019 kl 16:00. Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]. Dersom De etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen.
Undertegnede vil møte i den ordinære generalforsamlingen i BerGenBio ASA den 13 mai 2019 og (sett kryss):
_______________ ______________________ ____________________________
- Avgi stemme for mine/våre aksjer
- Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagte fullmakt(er)
Aksjeeierens navn og adresse: _______________________________________________ (vennligst bruk blokkbokstaver)
dato sted aksjeeiers underskrift
FULLMAKT – ORDINÆR GENERALFORSAMLING 13 MARS 2019 I BERGENBIO ASA
Hvis De selv ikke møter i den ordinære generalforsamlingen 13 mars 2019, kan De møte ved fullmektig. De kan da benytte dette fullmaktsskjemaet. Skriftlig og datert fullmakt kan enten sendes til selskapet per post eller epost innen 11 mars kl 16:00 eller leveres i generalforsamlingen. Adresse: Adresse: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, e-post: [email protected]
Undertegnede aksjeeier i BerGenBio ASA gir herved (sett kryss):
Stein Holst Annexstad
____________________________________
Navn på fullmektig (vennligst bruk blokkbokstaver)
fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer i den ordinære generalforsamlingen i BerGenBio ASA den 13. mars 2019. Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han bemyndiger.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Sak: | For | Mot | Avstår | Fullmektigen avgjør stemme givningen |
|---|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder | ||||
| 2. Godkjennelse av innkalling og dagsorden | ||||
| 3. Valg av én person til å medundertegne protokollen sammen med møteleder |
||||
| 4. Godkjenning av årsregnskap og årsberetning for 2018 | ||||
| 5. Valg av medlemmer til styret | ||||
| 5.1 Sveinung Hole (styreleder) | ||||
| 5.2 Debra Barker (ny) | ||||
| 5.3 Pamela A. Trail (ny) | ||||
| 5.4 Grunde Eriksen (ny) | ||||
| 6. Valg av medlemmer til valgkomitteen | ||||
| 6.1 Hans Peter Bøhn (leder) | ||||
| 6.2 Ann-Tove Kongsnes | ||||
| 6.3 Masha P.N Le Gris Strømme | ||||
| 7. Fastsettelse av godtgjørelse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg 7.1 Styret |
||||
| 7.2.1 Godtgjørelseskomiteen | ||||
| 7.2.2 Revisjonsutvalget | ||||
| 8. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer | ||||
| 9. Godkjennelse av revisors godtgjørelse | ||||
| 10. Behandling av styrets redegjørelse om eierstyring og selskapesledelse |
||||
| 11. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter allmennaksjeloven § 6-16a |
||||
| 12. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved nytegning av aksjer (opsjonsprogram) |
||||
| 13. Fullmakt til styret til å forhøye aksjekapitalen ved nytegning av aksjer |
||||
| Aksjeeierens navn og adresse: _____________ (vennligst bruk blokkbokstaver) |
_______________ ______________________ __________________________________________
dato sted aksjeeiers underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, må gjeldende firmaattest vedlegges fullmakten.
Vedlegg 2/Appendix 2
REGISTRATION AND PROXY FORM TO THE ORDINARY GENERAL MEETING
REGISTRATION – ORDINARY GENERAL MEETING 13 MARCH 2019 IN BERGENBIO ASA
Notice of your attendance in the ordinary general meeting on 13 March 2019 is kindly requested on this registration form within 11 March 2019 at 16:00 (CET). Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]. If you have registered but are unable to attend, a written and dated proxy may be submitted in the general meeting.
The undersigned will attend the ordinary general meeting of BerGenBio ASA on 13 March 2019 and (please tick):
- Vote for my/our shares
- Vote for shares pursuant to the enclosed proxy(ies)
Name and address of the shareholder: __________________________________________________________ (please use capital letters)
_______________ ______________________ __________________________________________ date place signature of the shareholder
PROXY – ORDINARY GENERAL MEETING 13 MARCH 2019 OF BERGENBIO ASA
If you are unable to attend the ordinary general meeting on 13 March 2019, you may be represented by way of proxy. This proxy form may then be used. Completed proxy forms may either be sent to the company by ordinary mail or email within 11 March 2019 at 16:00 (CET) or be submitted in the general meeting. Address: BerGenBio ASA v/ Rune Skeie, Jonas Lies vei 91, 5009 Bergen, email: [email protected]
The undersigned shareholder in BerGenBio ASA hereby grants (please tick):
- Stein Holst Annexstad
- ____________________________________ Name of proxy (please use capital letters)
proxy to meet and vote for my/our shares in the ordinary general meeting of BerGenBio ASA on 13 March 2019. If the proxy form is submitted without stating the name of the proxy, the proxy will be deemed to have been given to the chairperson of the board of directors or the person she appoints.
The votes shall be cast in accordance with the instructions below. Please note that if the alternatives below are not ticked off, this will be deemed to be an instruction to vote "in favour" of the proposals in the notice. To the extent proposals are put forward by any person or entity other than the Board of Directors, or in addition to, or instead of, the proposals in the notice, the proxy determines the voting.
| Item: | In favour |
Against | Abstain | At the proxy's discretion |
|---|---|---|---|---|
| 1. Election of chair to the meeting | ||||
| 2. Approval of the notice and agenda | ||||
| 3. Election of a person to co-sign the minutes together with the chairperson |
||||
| 4. Approval of the annual accounts and the annual report for 2018 |
||||
| 5. Election of members to the Board of Directors | ||||
| 5.1 Sveinung Hole (Chairman) | ||||
| 5.2 Debra Barker (new) | ||||
| 5.3 Pamela A. Trail (new) | ||||
| 5.4 Grunde Eriksen (new) | ||||
| 6. Election of members to the Nomination Committee | ||||
| 6.1 Hans Peter Bøhn (chair) | ||||
| 6.2 Ann-Tove Kongsnes | ||||
| 6.3 Masha P.N Le Gris Strømme | ||||
| 7. Determination of the remuneration to the members of the | ||||
| board of directors and the board committees | ||||
| 7.1 The board of directors | ||||
| 7.2.1 Remuneration committee | ||||
| 7.2.2 Audit committee | ||||
| 8. Determination of the remuneration to the members of the nomination committee |
||||
| 9. Approval of the remuneration to the auditor | ||||
| 10. Consideration of the board of directors´ report on | ||||
| corporate governance 11. Consideration of the board of directors´ statement |
||||
| regarding the determination of salaries and other remuneration to the management pursuant to section 6-16a of the public limited liability companies act |
||||
| 12. Authorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares (option scheme) |
||||
| 13. Authorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares |
||||
Name and address of the shareholder: __________________________________________________________
(please use capital letters)
_______________ ______________________ __________________________________________ date place signature of the shareholder
If the shareholder is a company, a valid certificate of registration must be attached to the proxy form.