AGM Information • May 14, 2018
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
(OFFICE TRANSLATION)
I
Den 14 mai 2018 kl 10:00 ble det bli avholdt ordinær generalforsamling i BerGenBio ASA ("Selskapet") i Møllendalsbakken 9, 5009 Bergen.
Generalforsamlingen ble åpnet av styrets leder Stein Holst Annexstad som sørget for opptak av fortegnelsen over de møtende aksjeeiere inntatt som Bilag 1.
Dermed var 35 454 486 av i alt 54 711 446 aksier og stemmer, tilsvarende 64,8% av aksjekapitalen, representert.
Stein Holst Annexstad ble valgt til møteleder.
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Det ble opplyst at innkallingen var blitt tilsendt samtlige aksjeeiere med kjent oppholdssted den 23. mars 2018.
Møtelederen reiste spørsmål om det var innvendinger til innkallingen eller dagsordenen. Da det ikke var noen innvendinger, ble innkallingen og dagsordenen ansett som godkjent. Møtelederen erklærte generalforsamlingen som lovlig satt.
OF
BERGENBIO ASA
REG NO 992 219 688
On 14 May at 10:00 hours (CET) an ordinary general meeting of BerGenBio ASA (the "Company") was held in Mollendalsbakken 9, 5009 Bergen.
The general meeting was opened by the chairman of the board of directors Stein Holst Annexstad who procured the registration of the attending shareholders attached hereto as Appendix 1.
Thus 35 454 486 of a total of 54,711,446 shares and votes, corresponding to 64,8% of the share capital, were represented at the general meeting.
Stein Holst Annexstad was elected to chair the meeting.
$\mathbf{1}$
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix $2$ to the minutes
The Chairman of the meeting informed the general meeting that the notice had been sent to all shareholders with a known address on 23 March 2018.
The Chairman of the meeting asked whether there were any objections to the notice or the agenda. As there were no such objection the notice and the agenda were considered approved. The Chairman of the meeting declared the general meeting as lawfully convened.
$\mathbf 1$
Innkalling og dagsorden ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
VALG AV ÉN PERSON TIL Å
SAMMEN MED MØTELEDER
Hans Hekland ble valgt til å undertegne protokollen
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall
Årsregnskapet og årsberetningen ble gjennomgått
"Årsregnskap og årsberetning for 2017 godkjennes.
GODKJENNING AV ÅRSREGNSKAP OG
med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til
ÅRSBERETNING
av styrets leder Stein Holst Annexstad.
I samsvar med styrets forslag traff
generalforsamlingen følgende vedtak:
Revisors beretning tas til etterretning."
sammen med møtelederen.
protokollen.
4
MEDUNDERTEGNE PROTOKOLLEN
$\overline{\mathbf{z}}$
The notice and the agenda was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
3
Hans Hekland was elected to sign the minutes together with the Chairman of the meeting.
The decision was approved with the requisite majority with the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The annual accounts and the annual report were presented to the general meeting by the chairman Stein Holst Annexstad.
In accordance with the board of directors' proposal, the general meeting passed the following resolution:
"The annual accounts and the annual report for 2017 are approved. The auditor's report has been taken into consideration "
Sittende styremedlemmer ble gjenvalgt for perioden frem til ordinær generalforsamling i 2020.
Styret vil heretter bestå av følgende personer:
Stein Holst Annexstad, styreleder Susan Foden Sveinung Hole Jon Øyvind Eriksen Hilde Furberg Stener Kvinnsland Kari Grønås
The board members were re-elected for the period to the Annual General Meeting in 2020.
The Board of Directors will consist of the following:
Stein Holst Annexstad, chair Susan Foden Sveinung Hole Jon Øyvind Eriksen Hilde Furberg Stener Kvinnsland Kari Grønås
$\overline{2}$
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
6
Møteleder redegjorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til styrets medlemmer og medlemmer av styreutvalg:
"Godtgjørelse til styrets medlemmer fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2018 til ordinær generalforsamling i 2019:
Styrets leder: NOK 350 000
Styremedlemmer: NOK 175 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
6.2.1 Godtgjørelseskomiteen
"Godtgjørelse til medlemmer av godtgjørelseskomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2018 til ordinær generalforsamling i 2019:
Leder: NOK 40 000
Medlemmer: NOK 20 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the board of directors and the board committees:
"The remuneration to the board of directors is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2018 to the ordinary general meeting in 2019:
Chairman: NOK 350,000
Board members: NOK 175,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
6.2.1 Remuneration committee
"The remuneration to the members of the remuneration committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2018 to the ordinary general meeting in 2019:
Chairman: NOK 40,000
Members: NOK 20,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
"Godtgiørelse til medlemmer av revisjonsutvalget fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2018 til ordinær generalforsamling i 2019:
Leder: NOK 40 000
Medlemmer: NOK 20 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Møteleder redegiorde for valgkomiteens innstilling.
I samsvar med valgkomiteens innstilling traff generalforsamlingen følgende vedtak om godtgjørelse til medlemmene av valgkomiteen:
"Godtgjørelse til medlemmer av valgkomiteen fastsettes i samsvar med valgkomiteens innstilling som følger for perioden fra ordinær generalforsamling 2018 til ordinær generalforsamling i 2019:
Leder: NOK 40 000
Medlemmer: NOK 20 000"
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
"The remuneration to the members of the audit committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2018 to the ordinary general meeting in 2019:
Chairman: NOK 40,000
Members: NOK 20,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
The chairperson presented the nomination committee's recommendation.
In accordance with the nomination committee's proposal, the general meeting passed the following resolution regarding remuneration to the members of the nomination committee:
"The remuneration to the members of the nomination committee is determined in accordance with the recommendation from the nomination committee as follows for the period from the ordinary general meeting in 2018 to the ordinary general meeting in 2019:
Chairman: NOK 40,000
Members: NOK 20,000"
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Generalforsamlingen traff slikt vedtak:
«Honorar til Selskapets revisor, Ernst & Young AS, for 2017 på NOK 211 000 (lovpålagt revisjon), NOK
The general meeting passed the following resolution:
"The remuneration to the Company's auditor, Ernst & Young AS, for 2017 of NOK 211,000 (statutory
152 000 (andre revisionstienester og NOK 121 000 (skatterådgivning), godkjennes.»
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
Styrets leder refererte til hovedinnholdet i redegiørelsen for foretaksstyring som er utarbeidet i henhold til regnskapsloven § 3-3b og inntatt i årsrapporten for 2017.
Det ble ikke fremsatt noen bemerkninger til redegjørelsen.
audit), NOK 152,000 (other assurance services) and NOK 121,000 (tax consultant services), is approved."
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
$\mathbf{9}$
The chairman of the board of directors referred to the main contents of the statement on corporate governance prepared in accordance with Section 3-3b of the Norwegian Accounting Act and included in the annual report of 2017.
No remarks to the statement were made by the general meeting.
Generalforsamlingen behandlet styrets erlæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Erklæringen er tatt inn i årsrapporten for 2017.
Generalforsamlingen ga sin tilsutning til erklæringen og godkjente erklæringens del om opsjons programmet med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til protokollen.
The board of directors's statement regarding the specification of salaries and other remuneration of the managmenet was considered by the general meeting. The statement is included in the annual report for 2017.
The general meeting gave its conent to the statement and approved the option program part of the statement with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to the minutes.
Det presiseres at opsions utøvelse under opsions programmet gjøres til markedskurs på tildelingstidspunktet.
Selskapets policy som redegjort for under punkt 10 medfører for tiden opsjonstildeling på 0,67% årlig.
I overstemmelse med styrets forslag traff generalforsamlingen følgende vedtak:
Beslutningen ble vedtatt med tilstrekkelig flertall med stemmerettsresultatet inntatt i Bilag 2 til
$11$ PROPOSAL ON AUTHORISATION TO THE BOARD OF DIRECTORS TO INCREASE THE SHARE CAPITAL BY SUBSCRIPTION OF NEW SHARES IN CONNECTION WITH THE EXISTING SHARE OPTION SCHEME
The exersise price of share options is to marked value of the shares at the granting date.
The Company's policy, as explained under item 10 means an option grant of 0,67% annualy.
In accordance with the board of directors proposal, the general meeting passed the following resolution:
In accordance with the Public Limited Companies Act Section 10-14, the Board of Directors is granted authorisation to increase the Company's share capital by up to NOK 547,114.
The authorisation is effective from the resolution by the general meeting and until the earlier of the annual general meeting in 2019 and 30 June 2019.
The shareholders' preferential rights to subscribe for and be allocated the new shares under the Public Limited Companies Act Section 10-4 may be deviated from.
The authorisation does not include an increase in share capital through merger in accordance with the Public Limited Companies Act Section 13-5.
The authorisation does not include an increase in share capital by contribution in kind.
The decision was approved with the requisite majority the voting results included in Appendix 2 to protokollen.
$***$
Mer forelå ikke til behandling.
Generalforsamlingen ble deretter hevet.
$***$
(Signaturside følger)
the minutes.
$***$
There were no further matters to be discussed.
The general meeting was the ajourned.
$***$
(Signature page follows) Inconsection and
Bergen, 14. Mai 2018/14 May 2018
Stein Holst Annexstad
Hans Hekland
(Medundertegner/Co-signer)
(Møteleder/chairperson)
Vedlegg 1/Appendix 1
Generalforsamling 14. mai 2018/General meeting 14 May 2018
| Totalt antall aksjer/Total shares | 54 711 446 | 100,00% |
|---|---|---|
| Sum representert/Total represented | 35454486 | 64,80% |
| Representert med fullmakt/Represented by proxy | 34 090 070 | 62,31% |
| Representert med egne aksjer/Represented with own shares | 1364416 | 2.49 % |
Selskapet har kun en aksjeklasse. Hver aksje har en stemme./ The Company have only one share class. Each share have one vote.
Stein H. Annexstad Chairman
$thc$
Hans Hekland Co-signer
Vedlegg 2/Appendix 2
Stemmer generalforsamling 14. mai 2018/Votes general meeting 14 May 2018
| Sak/item# | For/In favour Imot/Against Avstår/Abstain Sum/Total | ||||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 Valg av møteleder/Election of chair to the meeting | |||||
| Stemmer/Votes % av avgitte stemmer/% of votes |
35 454 486 100,00% |
0 0,00% |
0 0,00% |
35 454 486 100,00% |
|
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0.00% | 0,00% | 64,80% | |
| 2 Godkiennelse av innkalling og dagsorden/Approval of the notice and agenda | |||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100.00% | 0,00% | 0.00% | 100,00% | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0,00% | 0,00% | 64,80% | |
| 3 Valg aven person til å medundertegne protokollen / Election of a person to co-signe the minutes | |||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0.00% | 100,00% | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0,00% | 0,00 % | 64,80 % | |
| 4 Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for 2017/ Approval of the annual accounts and the annual report for 2017 |
|||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00 % | 0,00% | 100,00 % | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0,00% | 0,00% | 64,80% | |
| 5 Valg av styret/Election of the board | |||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00% | 100,00 % | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0,00% | 0,00 % | 64,80% | |
| 6 Fastsettelse av godtgjørelse til styret og styrets utvalg/ Determination of the remuneration to the members of the board of diretors and the board committees |
|||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100.00% | 0.00% | 0,00% | 100,00% | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0.00% | 0,00% | 64,80% | |
| 7 Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer/ Determination. of the remuneration to the members of the nomination committee |
|||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes % av totalt antall aksjer/% of total number of shares |
100,00% 64,80% |
0,00% 0,00% |
0,00 % 0,00% |
100,00% 64,80% |
|
| 8 Godkiennelse av revisors godtgjørelse/ Approval of the remuneration to the auditor |
|||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00% | 0,00 % | 100,00% | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0,00% | 0,00% | 64,80% | |
| 9 Behandling av styrets redegiørelse om eierstyring og selskapsledelse/ Consideration of the boards of directors report on corporate governance |
|||||
| Stemmer/Votes | 35 454 486 | 0 | 0 | 35 454 486 | |
| % av avgitte stemmer/% of votes | 100,00% | 0,00 % | 0,00 % | 100,00% | |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 64,80% | 0,00% | 0,00 % | 64,80% | |
| 10 Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter almennaksjelovens § 6-16a/ Consideration of the board of directors statement regarding determination of salaries and other remuneration to the |
managmenent pursuant to section 6-16a of the public limited liability companies act
| Stemmer/Votes | 28 3 64 0 46 | 7090440 | 35454486 | |
|---|---|---|---|---|
| % av avgitte stemmer/% of votes | 80.00% | 20,00 % | 0.00% | 100.00% |
51,84%
12,96 %
64,80%
$0,00%$
11 Fullmakt til styret om å forhøve aksiekapitalen ved nytegning av aksier (Opsionsprogram)/ Autorisation to the board of directors to increase the share capital by subscription of new shares (option scheme)
| Stemmer/Votes | 30 633 690 | 4820796 | 35454486 | |
|---|---|---|---|---|
| % av avgitte stemmer/% of votes | 86.40% | 13.60% | 0.00% | 100.00% |
| % av totalt antall aksjer/% of total number of shares | 55.99% | 8.81% | 0.00% | 64.80% |
Stein H. Annexstad
Chairman
$l_{i}$ CL Hans Hekland
Co-signer
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.