AI assistant
Belysse Group NV — Proxy Solicitation & Information Statement 2026
Apr 24, 2026
3918_rns_2026-04-24_2401d4b8-adbe-4076-8b4f-ad9a3144a19d.pdf
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in viewerOpens in your device viewer
BELYSSE
BELYSSE GROUP NV
Naamloze vennootschap/ Public limited liability company
Franklin Rooseveltlaan 172-174
8790 Waregem
Ondernemingsnummer/ Enterprise number: 0671.974.626
RPR/RLE Gent (afdeling/division Kortrijk)
(de "Vennootschap")
(the "Company")
VOLMACHT
PROXY
De aandeelhouders die niet aanwezig zullen zijn, maar zich willen laten vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de Vennootschap op woensdag 27 mei 2026 om 11 uur (CET) met onderstaande agenda, dienen gebruik te maken van dit volmachtformulier. Uitsluitend dit volmachtformulier met duidelijke steminstructies zal worden aanvaard. Bij voorkeur wordt een volmacht verleend (met recht tot indeplaatsstelling) aan de heer Hannes D'Hoop, secretaris van de Vennootschap.
The shareholders who will not attend, but who wish to be represented at the annual shareholders' meeting of the Company on Wednesday 27 May 2026 at 11.00 am (CET) with the agenda below, have to use this proxy form. Only this proxy form with clear voting instructions will be accepted. Preferably a proxy is granted (with full power of substitution) to Mr. Hannes D'Hoop, secretary of the Company.
Een volledig ondertekend exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op vrijdag 22 mei 2026 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar [email protected] of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.
A duly signed proxy form must be submitted preferably by e-mail to [email protected] or must be delivered by letter at the registered office of the Company, being Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem, to the attention of the legal department, no later than Friday 22 May 2026 at midnight (CET).
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice.
De ondergetekende: / The undersigned:
________,
________,
[ * naam, adres ] / [ * name, address ]
1 This is a translation of the Dutch text into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
BELYSSE™
Hierna genoemd de "Ondergetekende".
Hereinafter the "Undersigned".
Eigenaar van _________ [aantal] aandelen van de Vennootschap,
Owner of _________ [number] shares of the Company,
verleent hierbij bijzondere volmacht, met recht tot indeplaatsstelling aan:
hereby grants special authority, with power of substitution to:
| OF/OR | |
|---|---|
| ☐ Hannes D’Hoop | |
| Legal Counsel | |
| Secretaris van de Raad van Bestuur | |
| Secretary of the Board of Directors | |
| Franklin Rooseveltlaan 172-174, | |
| 8790 Waregem | ☐ |
| _________, | |
| _________, | |
| _________, | |
| [naam, adres] / [name, address] | |
| Hierna genoemd de “Volmachtdrager”. | |
| Hereinafter the “Proxy Holder”. |
2
BELYSSE™
GEWONE ALGEMENE VERGADERING
ANNUAL SHAREHOLDERS' MEETING
I. De Ondergetekende verleent de Volmachtdrager alle machten om hem/haar te vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de Vennootschap, die zal gehouden worden op woensdag 27 mei 2026 om 11.00 uur (CET) op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem, België), met onderstaande agenda, of op enige latere vergadering met dezelfde agenda, of een deel van de agenda.
I. The Undersigned grants all powers to the Proxy Holder to represent him/her at the annual shareholders' meeting of the Company, which will be held on Wednesday 27 May 2026 at 11.00 am (CET) at the registered office of the Company (Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem, Belgium), with the agenda below, or at any later meeting with the same agenda or a part thereof.
Agenda van de gewone algemene vergadering en voorstellen tot besluit
Agenda of the annual shareholders' meeting and proposed resolutions
(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2025 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2025.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(1) Acknowledgement of the Board of Directors' annual report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2025 (including discussion on corporate governance) and acknowledgement of the statutory auditor's report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2025.
Comment:
No decision needed regarding this item on the agenda.
(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
Opmerking:
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Acknowledgement of the consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2025.
Comment:
No decision needed regarding this item on the agenda.
BELYSSE™
(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
(3) Approval of the remuneration report relating to the financial year ending on 31 December 2025.
Proposed resolution:
Approval of the remuneration report of the Board of Directors relating to the financial year ending on 31 December 2025.
☐ Voor/Agreed ☐ Tegen/Not agreed ☐ Onthouding/Abstention
(4) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2025, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
(4) Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2025 and of the proposed allocation of the results.
Proposed resolution:
Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2025, including the allocation of the results as proposed by the Board of Directors.
☐ Voor/Agreed ☐ Tegen/Not agreed ☐ Onthouding/Abstention
(5) Herbenoeming van de commissaris.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de herbenoeming van PwC Bedrijfsrevisoren BV, met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, als commissaris voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap wijst overeenkomstig artikel 3:60 WVV Wouter Coppens BV, aan, voor de uitoefening van het mandaat, met als vaste vertegenwoordiger Wouter Coppens, bedrijfsrevisor. Het mandaat vervalt na de algemene vergadering die de jaarrekening per 31 december 2028 dient goed te keuren.
De vergoeding voor deze opdracht bedraagt EUR 103.900 per jaar (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.
BELYSSE™
(5) Reappointment of the statutory auditor.
Proposed resolution:
Approval of the reappointment of PwC Bedrijfsrevisoren BV, with registered seat at 1831 Diegem, Culliganlaan 5, as statutory auditor for a term of three years. In accordance with article 3:60 of the Belgian Companies and Associations Code, this company appoints Wouter Coppens BV, for the execution of this mandate, with Mr Wouter Coppens, statutory auditor, as permanent representative. The mandate shall terminate at the end of the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2028.
The annual fee for this assignment is EUR 103,900 (plus VAT, sundry expenses, IRE-contribution and lump-sum allowance for technology and compliance costs), and shall be adapted each year, based on the consumer price index or with the parties' agreement.
☐ Voor/Agreed
☐ Tegen/Not agreed
☐ Onthouding/Abstention
(6) Goedkeuring van vergoeding voor de werkzaamheden over de duurzaamheidsinformatie per 31 december 2025.
Voorstel tot besluit:
Goedkeuring van de vergoeding voor de werkzaamheden over de duurzaamheidsinformatie door PwC Bedrijfsrevisoren BV per 31 december 2025. Deze vergoeding bedroeg EUR 95.000 (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten).
(6) Approval of the fee for services related to sustainability reporting as of 31 December 2025.
Proposed resolution:
Approval of the fee for the services related to sustainability reporting rendered by PwC Bedrijfsrevisoren BV as of 31 December 2025. This fee was EUR 95,000 (plus VAT, sundry expenses, IRE-contribution and lump-sum allowance for technology and compliance costs).
☐ Voor/Agreed
☐ Tegen/Not agreed
☐ Onthouding/Abstention
(7) Herbenoeming van de commissaris voor de opdracht met een beperkte mate van zekerheid over de duurzaamheidsinformatie van de Vennootschap.
Voorstel tot besluit:
Op voorstel van de Raad van Bestuur, handelend op aanbeveling van het auditcomité: goedkeuring van de herbenoeming van de commissaris van de Vennootschap, PwC Bedrijfsrevisoren BV, met maatschappelijke zetel te 1831 Diegem, Culliganlaan 5, voor de opdracht met een beperkte mate van zekerheid over de duurzaamheidsinformatie van de vennootschap voor een termijn van drie jaar. Deze vennootschap wijst overeenkomstig artikel 3:60 §2 WVV Wouter Coppens BV, aan, voor de uitoefening van het mandaat, met als vaste vertegenwoordiger Wouter Coppens, bedrijfsrevisor. Het mandaat vervalt na de algemene vergadering die de duurzaamheidsinformatie per 31 december 2028 dient goed te keuren.
De vergoeding voor deze opdracht bedraagt EUR 81.700 per jaar (plus BTW, onkosten, bijdrage IBR en forfaitaire onkostenvergoeding voor technologie en compliance kosten) onder voorbehoud van jaarlijkse aanpassingen in functie van de evolutie van het indexcijfer van de consumptieprijzen of zoals overeengekomen tussen partijen.
BELYSSE™
(7) Reappointment auditor for the limited assurance assignment on the sustainability reporting of the Company.
Proposed resolution:
Upon proposal of the Board of Directors of the Company based on the recommendation received from the Audit Committee: approval of the reappointment of the Company's statutory auditor PwC Bedrijfsrevisoren BV, with registered office at 1831 Diegem, Culliganlaan 5, for the limited assurance assignment on the sustainability reporting for a term of three years. In accordance with article 3:60 of the Belgian Companies and Associations Code, this company appoints Wouter Coppens BV, for the execution of this mandate, with Mr Wouter Coppens, statutory auditor, as permanent representative. The mandate shall terminate at the end of the annual general meeting resolving on the annual accounts of the financial year ending on 31 December 2028.
The annual fee for this assignment is EUR 81,700 (plus VAT, sundry expenses, IRE-contribution and lump-sum allowance for technology and compliance costs), and shall be adapted each year, based on the consumer price index or with the parties' agreement.
☐ Voor/Agreed
☐ Tegen/Not agreed
☐ Onthouding/Abstention
(8) Kwijting aan de bestuurders.
Voorstel van besluit:
Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
(8) Directors' liability discharge.
Proposed resolution:
Discharge of liability for each of the directors regarding the execution of their mandate during the financial year ending on 31 December 2025.
☐ Voor/Agreed
☐ Tegen/Not agreed
☐ Onthouding/Abstention
(9) Kwijting aan de commissaris.
Voorstel van besluit:
Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Wouter Coppens, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2025.
(9) Auditor's liability discharge.
Proposed resolution:
Discharge of liability for the statutory auditor PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, represented by Mr Wouter Coppens, regarding the execution of its mandate during the financial year ending on 31 December 2025.
☐ Voor/Agreed
☐ Tegen/Not agreed
☐ Onthouding/Abstention
BELYSSE™
(10) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Voorstel van besluit:
Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan haar werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan de heer Hannes D'Hoop, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
(10) Powers in order to execute the decisions.
Proposed resolution:
Approval to grant the power to each director of the Company, each acting individually, as well as its employees, servants and agents, and in particular to Mr Hannes D'Hoop, to complete all formalities towards the Belgian authorities and administrative authorities, in particular in order to register/modify details at the Crossroad Bank of Enterprises, and if necessary, with the Belgian VAT authorities.
☐ Voor/Agreed ☐ Tegen/Not agreed ☐ Onthouding/Abstention
BELYSSE™
Indien er geen enkele steminstructie vermeld wordt, zal deze volmacht niet worden aanvaard.
If not a single voting instruction is given, the proxy will not be accepted.
Indien er voor een bepaald besluit geen duidelijke steminstructie wordt gegeven, wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot het betreffende besluit.
If no clear voting instruction is given for a certain resolution, the Undersigned will be deemed to abstain from the resolution concerned.
Indien op grond van artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe punten en/of bijkomende voorstellen tot besluit op de agenda worden geplaatst, zal de Vennootschap ten laatste op dinsdag 12 mei 2026 om middernacht (CET) een nieuwe agenda en een volmachtformulier met de bijkomende punten en/of voorstellen tot besluit publiceren op de website van de Vennootschap.
If, pursuant to article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code, new items and/or additional proposals of resolution are placed on the agenda, the Company will by Tuesday 12 May 2026 at the latest at midnight (CET), publish an amended agenda and proxy form including the additional items on the agenda and/or proposals of resolution on the website of the Company.
Volmachtformulieren die op tijd ontvangen zijn door de Vennootschap (bij voorkeur bij e-mail) voor de publicatie van een gewijzigde agenda, zullen geldig blijven voor de punten waarop deze volmacht betrekking heeft. Voor de bijkomende punten van de gewijzigde agenda, dient de Ondergetekende ten laatste vrijdag 22 mei 2026 om middernacht (CET) het nieuw gepubliceerd volmachtformulier vervolledigd en ondertekend te bezorgen aan de Vennootschap. Indien geen nieuw volmachtformulier tijdig wordt ontvangen dan wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of voorstellen van besluit.
Proxy forms which arrive at the Company (preferably by e-mail) in time before the publication of an amended agenda, will remain valid for the items on the agenda where to the proxy relates. For items on the agenda for which new proposals of resolution have been submitted, the Undersigned should provide the Company with the completed and signed proxy form regarding the new items no later than Friday 22 May 2026 at midnight (CET). If no new proxy form is submitted the Undersigned will be deemed to abstain from the new items and/or proposed resolutions.
Het tijdig bezorgen van een geldig en ondertekend volmachtformulier geldt tevens als een kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de vergadering in de zin van artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
The timely provision of a valid signed proxy form shall also serve as notification to participate in the meeting within the meaning of article 7:134 of the Belgian Companies and Associations Code.
II. De Ondergetekende verleent de Volmachtdrager alle machten om in naam en voor rekening van de Ondergetekende aanwezigheidslijsten en notulen te tekenen en, in overeenstemming met de instructies opgenomen in onderhavig Volmachtformulier, zijn stem uit te brengen met betrekking tot elk besluit of punt dat ingevolge de agenda aan de gewone algemene vergadering wordt voorgelegd.
II. The Undersigned grants the Proxy Holder all powers to sign all attendance lists and minutes and to, in accordance with the instructions set forth in this Proxy Form, vote with respect to all resolutions or items that are, pursuant to the agenda, presented to the annual shareholders' meeting shareholders' meeting in name and on behalf of the Undersigned.
8
BELYSSE™
III. De Ondergetekende verleent de Volmachtdrager alle machten om, in het algemeen, alles te doen wat nuttig of nodig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht.
III. The Undersigned grants the Proxy Holder the power to, in general, do all what appears useful or necessary for the execution of this proxy.
Opgemaakt te (Done at) ____ op (on) ____,
OPTIE A: Enkel in te vullen als aandeelhouder een NATUURLIJKE PERSOON IS (zo niet, zie OPTIE B):
OPTION A: Only to be completed if the shareholder is a PHYSICAL PERSON (if not, see OPTION B):
'goed voor volmacht' + handtekening
'good for proxy' + signature
OPTIE B: Enkel in te vullen indien de aandeelhouder een RECHTSPERSOON is:
OPTION B: Only to be completed in case the shareholder is a LEGAL ENTITY:
'goed voor volmacht' + handtekening
'good for proxy' + signature
Naam van de perso(o)n(en) die ondertekent/ondertekenen:
Name of the signator(y)(ies)
Functie/Function:
Die verklaart gemachtigd te zijn (rechtstreeks of onrechtstreeks) dit volmachtformulier te ondertekenen in naam en voor rekening van de op p.1 genoemde aandeelhouder.
Who certifies being authorised (directly or indirectly) to sign this proxy form for and on behalf of the shareholder identified on page 1.
9