Proxy Solicitation & Information Statement • Apr 22, 2022
Proxy Solicitation & Information Statement
Open in ViewerOpens in native device viewer
Naamloze vennootschap/ Public limited liability company Franklin Rooseveltlaan 172-174 8790 Waregem Ondernemingsnummer/ Entreprise number: 0671.974.626 RPR/RLE Gent (afdeling/division Kortrijk)
(de "Vennootschap")
(the "Company")
De aandeelhouders die niet aanwezig zullen zijn, maar zich willen laten vertegenwoordigen op de gewone algemene vergadering van de Vennootschap op woensdag 25 mei 2022 om 11 uur (CET) met onderstaande agenda, dienen gebruik te maken van dit volmachtformulier. Uitsluitend dit volmachtformulier met duidelijke steminstructies zal worden aanvaard. Bij voorkeur wordt een volmacht verleend (met recht tot indeplaatsstelling) aan de heer Hannes D'Hoop, Legal Counsel van de Vennootschap.
The shareholders who will not attend, but who wish to be represented at the annual shareholders' meeting of the Company on Wednesday 25 May 2022 at 11.00 am (CET) with the agenda below, have to use this proxy form. Only this proxy form with clear voting instructions will be accepted. Preferably a proxy is granted (with full power of substitution) to Mr. Hannes D'Hoop, Legal Counsel of the Company.
Een volledig ondertekend exemplaar van het volmachtformulier dient ten laatste op donderdag 19 mei 2022 om middernacht (CET), bij voorkeur per e-mail verstuurd te worden naar [email protected] of ontvangen te zijn op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap, ter attentie van het juridisch departement, Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem.
A duly signed proxy form must be submitted preferably by e-mail to [email protected] or must be delivered by letter at the registered office of the Company, being Franklin Rooseveltlaan 172-174, 8790 Waregem, to the attention of the legal department, no later than Thursday 19 May 2022 at midnight (CET).
Voor de goede orde wordt erop gewezen dat de ondergetekende aandeelhouder tevens de in de oproeping opgenomen registratieformaliteiten dient na te leven.
For the sake of good order, it is noted that the undersigned shareholder also needs to fulfil the registration formalities referred to in the convening notice.
De ondergetekende: / The undersigned:
_____________________________________,
_____________________________________,
_____________________________________,
[* naam, adres] / [* name, address]
1 This is a translation of the Dutch text into English. Reasonable care was taken to ensure that it is accurate. However, you should be aware that words and legal concepts used in one language may not have exact equivalents in another. It cannot be guaranteed that the translation will have exactly the same meaning as the original.
Eigenaar van ________________________ [*aantal] aandelen op naam/gedematerialiseerde aandelen (*schrappen wat niet past) van de Vennootschap,
Owner of ________________________________ [*number] registered shares / dematerialized shares (*delete where not applicable) of the Company,
verleent hierbij bijzondere volmacht, met recht tot indeplaatsstelling aan: hereby grants special authority, with power of substitution to:
| OF/OR | |
|---|---|
| Hannes D'Hoop Legal Counsel Secretaris van de Raad van Bestuur Secretary of the Board of Directors Franklin Rooseveltlaan 172-174, |
_______, _________, |
| 8790 Waregem | _________, |
| [naam, adres] / [name, address] | |
| Hierna genoemd de "Volmachtdrager". Hereinafter the "Proxy Holder". |
(1) Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021 (inclusief bespreking inzake het corporate governance beleid) en kennisname van het verslag van de commissaris over de statutaire en geconsolideerde jaarrekening afgesloten op 31 december 2021.
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(1) Acknowledgement of the Board of Directors' annual report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2021 (including discussion on corporate governance) and acknowledgement of the statutory auditor's report with respect to the statutory and consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2021.
No decision needed regarding this item on the agenda.
(2) Kennisname van de geconsolideerde jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Dit agendapunt behoeft geen besluit.
(2) Acknowledgement of the consolidated annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2021.
No decision needed regarding this item on the agenda.
(3) Goedkeuring van het remuneratieverslag met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
Goedkeuring van het remuneratieverslag van de Raad van Bestuur met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
(3) Approval of the remuneration report relating to the financial year ending on 31 December 2021.
Approval of the remuneration report of the Board of Directors relating to the financial year ending on 31 December 2021.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(4) Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021 en de voorgestelde bestemming van het resultaat.
Goedkeuring van de statutaire jaarrekening met betrekking tot het boekjaar afgesloten op 31 december 2021, met inbegrip van de bestemming van het resultaat zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur.
(4) Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2021 and of the proposed allocation of the results.
Proposed resolution:
Approval of the statutory annual accounts relating to the financial year ending on 31 December 2021, including the allocation of the results as proposed by the Board of Directors.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(5) Kennisname van het ontslag van een onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap en bevestiging van de coöptatie van een onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap voor de resterende duur van het mandaat van de onafhankelijk bestuurder die zij vervangt en zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur op advies van het Remuneratie- en Benoemingscomité.
Kennisname van het ontslag van mevrouw Sarah Hedger als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap met ingang van 31 december 2021 om 23u59m59 en bevestiging van de coöptatie door de Raad van Bestuur van mevrouw Vanessa Temple als onafhankelijk bestuurder van de Vennootschap, met ingang van 1 januari 2022 om 00u00min01 voor de resterende duur van het mandaat van mevrouw Sarah Hedger en zoals voorgesteld door de Raad van Bestuur op advies van het Remuneratie- en Benoemingscomité.
(5) Acknowledgment of the resignation of an independent director of the Company and confirmation of co-optation of an independent director of the Company for the remainder of the mandate of the resigning independent director as proposed by the Board of Directors following the recommendation by the Remuneration and Nomination Committee.
Acknowledgement of the resignation of Mrs. Sarah Hedger as independent director of the Company, with effect as of 31 December 2021 at 23h59m59 and confirmation of the co-optation by the Board of Directors of Mrs. Vanessa Temple as independent director of the Company, with effect as of 1 January 2022 at 00h00m01 for the remainder of the mandate of Mrs. Sarah Hedger and as proposed by the Board of Directors following the advice of the Remuneration and Nomination Committee.
(6) Kwijting aan de bestuurders.
Kwijting aan elk van de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het voorbije boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
(6) Directors' liability discharge.
Discharge of liability for each of the directors regarding the execution of their mandate during the financial year ending on 31 December 2021.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(7) Kwijting aan de commissaris.
Kwijting aan de commissaris, PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, vertegenwoordigd door de heer Peter Opsomer, voor de uitoefening van haar mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2021.
(7) Auditor's liability discharge.
Discharge of liability for the statutory auditor PricewaterhouseCoopers Bedrijfsrevisoren, represented by Mr. Peter Opsomer, regarding the execution of its mandate during the financial year ending on 31 December 2021.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
(8) Machten ter uitvoering van de beslissingen.
Goedkeuring om aan elke bestuurder van de Vennootschap, elk individueel handelend, evenals aan haar werknemers, aangestelden en lasthebbers, en in het bijzonder aan de heer Hannes D'Hoop, met recht tot indeplaatsstelling, teneinde de vervulling van de formaliteiten bij een ondernemingsloket met
het oog op de inschrijving/aanpassing van de gegevens in de Kruispuntbank van Ondernemingen, en, desgevallend, bij de Administratie van de Belasting over de Toegevoegde Waarde, te verzekeren.
Approval to grant the power to each director of the Company, each acting individually, as well as its employees, servants and agents, and in particular to Mr. Hannes D'Hoop, with the power of substitution, to complete all formalities towards the Belgian authorities and administrative authorities, in particular in order to register/modify details at the Crossroad Bank of Enterprises, and if necessary with the Belgian VAT authorities.
Voor/Agreed Tegen/Not agreed Onthouding/Abstention
*****
Indien er geen enkele steminstructie vermeld wordt, zal deze volmacht niet worden aanvaard.
If not a single voting instruction is given, the proxy will not be accepted.
Indien er voor een bepaald besluit geen duidelijke steminstructie wordt gegeven, wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot het betreffende besluit.
If no clear voting instruction is given for a certain resolution, the Undersigned will be deemed to abstain from the resolution concerned.
Indien op grond van artikel 7:130 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen nieuwe punten en/of bijkomende voorstellen tot besluit op de agenda worden geplaatst, zal de Vennootschap ten laatste op dinsdag 10 mei 2022 om middernacht (CET) een nieuwe agenda en een volmachtformulier met de bijkomende punten en/of voorstellen tot besluit publiceren op de website van de Vennootschap.
If, pursuant to article 7:130 of the Belgian Companies and Associations Code, new items and/or additional proposals of resolution are placed on the agenda, the Company will by Tuesday 10 May 2022 at the latest at midnight (CET), publish an amended agenda and proxy form including the additional items on the agenda and/or proposals of resolution on the website of the Company.
Volmachtformulieren die op tijd ontvangen zijn door de Vennootschap (bij voorkeur bij e-mail) voor de publicatie van een gewijzigde agenda, zullen geldig blijven voor de punten waarop deze volmacht betrekking heeft. Voor de bijkomende punten van de gewijzigde agenda, dient de Ondergetekende ten laatste donderdag 19 mei 2022 om middernacht (CET) het nieuw gepubliceerd volmachtformulier vervolledigd en ondertekend te bezorgen aan de Vennootschap. Indien geen nieuw volmachtformulier tijdig wordt ontvangen dan wordt de Ondergetekende geacht zich te hebben onthouden met betrekking tot de nieuwe agendapunten en/of voorstellen van besluit.
Proxy forms which arrive at the Company (preferably by e-mail) in time before the publication of an amended agenda, will remain valid for the items on the agenda whereto the proxy relates. For items on the agenda for which new proposals of resolution have been submitted, the Undersigned should provide the Company with the completed and signed proxy form regarding the new items no later than Thursday 19 May 202 at midnight (CET). If no new proxy form is submitted the Undersigned will be deemed to abstain from the new items and/or proposed resolutions.
Het tijdig bezorgen van een geldig en ondertekend volmachtformulier geldt tevens als een kennisgeving van het voornemen om deel te nemen aan de vergadering in de zin van artikel 7:134 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen.
The timely provision of a valid signed proxy form shall also serve as notification to participate in the meeting within the meaning of article 7:134 of the Belgian Companies and Associations Code.
II. The Undersigned grants the Proxy Holder all powers to sign all attendance lists and minutes and to, in accordance with the instructions set forth in this Proxy Form, vote with respect to all resolutions or items that are, pursuant to the agenda, presented to the annual shareholders' meeting in name and on behalf of the Undersigned.
III. De Ondergetekende verleent de Volmachtdrager alle machten om, in het algemeen, alles te doen wat nuttig of nodig blijkt voor de uitvoering van deze volmacht.
Opgemaakt te (Done at)______________________ op (on)________________________,
OPTIE A: Enkel in te vullen als aandeelhouder een NATUURLIJKE PERSOON IS (zo niet, zie OPTIE B): OPTION A: Only to be completed if the shareholder is a PHYSICAL PERSON (if not, see OPTION B):
'goed voor volmacht ' + handtekening 'good for proxy' + signature
_________________________________
OPTIE B: Enkel in te vullen indien de aandeelhouder een RECHTSPERSOON is: OPTION B: Only to be completed in case the shareholder is a LEGAL ENTITY:
'goed voor volmacht ' + handtekening 'good for proxy' + signature
_________________________________
_________________________________
_________________________________
Naam van de perso(o)n(en) die ondertekent/ondertekenen: Name of the signator(y)(ies)
Functie/Function:
Die verklaart gemachtigd te zijn (rechtstreeks of onrechtstreeks) dit volmachtformulier te ondertekenen in naam en voor rekening van de op p.1 genoemde aandeelhouder. Who certifies being authorised (directly or indirectly) to sign this proxy form for and on behalf of the shareholder identified on page 1.
*******
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.