Beijing Electronic Zone High-tech Group Co., Ltd. — Management Reports 2012

Mar 30, 2012

北京电子城投资开发股份有限公司

内部控制规范实施工作方案

一、公司基本情况介绍

1、公司基本情况

公司简称:电子城，股票代码：600658，上市地：上海证券交易 所，上市时间：1993 年5 月24 日。

公司的主营业务：投资及投资管理；房地产开发及商品房销售； 物业服务与管理；高新技术成果（企业）的孵化；五金及建筑材料经 营、进出口贸易；信息咨询服务；房地产经纪业务。

公司组织架构：公司按照《公司法》、《证券法》、《上市公司章程 指引》和其他有关规定建立了以股东大会、董事会、监事会及管理层 为架构的决策、经营管理及监督体系。董事会下设审计委员会、薪酬 与考核委员会、提名委员会和战略委员会。公司的各个职能部门按照 相应的部门职责和岗位职责，分工明确、各负其责、相互协作、相互 监督。

电子城自上市以来，一直非常重视内部管理的规范化，在经营 管理的各个重要环节均制定了较全面的管理制度和实施细则，以保证 公司的平稳发展。2007 年度，公司成功入选上海证券交易所上市公 司治理板块样板股，开始定期对内部控制的有效性进行检查和评估， 并开始正式披露年度内部控制自我评估报告。

组织架构如下图所示：

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二、内部控制规范实施工作组织保障

1、内部控制规范实施工作组织架构

为保障内部控制规范实施工作的顺利开展，公司于2012 年2 月 29 日成立了以公司总裁为组长，其他公司领导为成员的内控建设领 导小组；领导小组下设以公司本部各部门负责人和子公司负责人为成 员的内控建设工作小组；内控建设工作推进办公室设在公司审计法务 部。

内控规范实施工作指定联络人:王俏梅 联系方式:电话010-58833517 邮箱：wangqm@bez.com.cn

公司于3 月初组织内部控制建设中介机构的招投标，通过公开招 标的方式选择一家专业内部控制咨询机构协助公司开展内部控制规 范实施工作。目前正在进行招投标选聘工作。

内部控制规范实施工作组织架构图

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内控建设领导小组
组长：龚晓青
副组长：齐战勇 吕延强 陈丹
组员：张南 赵萱 王爱国 廖于京 张长付 侯总路 贾冬梅
内控建设工作小组
内控建设工作 咨询机构项目组
组长：吕延强
推进办公室
副组长：廖于京
审计法务部
组员：张长付 侯总路 贾冬梅
胡权利 王立新 张彬 范震
何然 张洪昌 贾浩宇 刘戈
刘楠 王俏梅
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• 2、内部控制规范实施工作主要职责分工

项目管理组织	具体职责分工
内控建设 领导小组	负责对公司内控体系建设的统一领导和部署。 （1）制定内控建设工作计划和实施方案； （2）组建内控建设工作小组和日常管理机构，确定其构成 及职责； （3）评议并确定中介机构； （4）确定公司风险、内部控制权限及重点业务流程等重大 事项； （5）审核内控管理手册、制度手册及评价手册等内控文件； （6）推行内部控制实施，要求对其运行情况进行检查和自 我评价，识别控制缺陷，审批整改措施； （7）对内控建设和实施工作进行评价和考核，确定相关奖 惩； （8）其他重大事项。
内控建设 工作小组	负责公司内控建设的具体组织实施推进。 （1）制定内部控制工作开展的计划方案、会议机制和考核 标准； （2）协调公司各层级配合中介机构开展访谈、收集信息等 工作； （3）在中介机构的指导下，组织完善各项规章制度，梳理 业务流程，识别、分析风险，绘制业务流程图，编制内部控 制文件； （4）汇总编制《内控管理手册》、《内控制度手册》和《内 控评价手册》； （5）组织实施内部控制工作，并对其运行情况进行自我评 价，提出整改措施，进行不断优化； （6）督促公司各部门落实内控建设与实施的其他各项工作； （7）负责全面落实监管机构和内控建设领导小组交办的其 他事项。

项目管理组织	具体职责分工
内控建设工作 推进办公室	负责牵头组织、协调内控各项工作的有序开展。 （1）实施内控会议机制，组织召集会议并负责会议记录； （2）协调中介机构与公司各层级的沟通和联络； （3）组织中介机构实施内控培训； （4）内部控制文件的收集、传递和保管； （5）落实内部控制考核标准； （6）组织公司各部门开展内部控制自我评价； （7）根据《内控评价手册》，对公司制度及专项流程执行情 况和内部控制运行有效性进行审查，出具公司内部控制自我 评价报告，提出整改意见； （8）修改公司内部控制体系文件，维护、提升公司内部控 制体系。

三 、内部控制规范实施范围

公司董事会初步确定本次内部控制规范实施的范围为公司本部 及北京电子城有限责任公司、北京市丽水嘉园房地产开发有限公司两 个子公司。

四 、内部控制建设工作计划

公司综合考虑其业务特点和管理模式，经过精心调研和安排组 织，制定了2012 年年度内部控制建设工作计划，对内部控制建设有 关内容进行详细分解，明确具体工作内容和要求、落实责任部门和责 任人、明确主要时间节点，确保内部控制建设工作的有效开展。

2012 年度的内部控制建设分为4 个阶段，包括：启动阶段；调

研与风险评估阶段；内部控制梳理、制度与手册编制阶段；试运行阶 段。

• 1、 启动阶段（2012 年3 月27 日前）

本阶段确定公司内部控制建设工作的总体部署。具体工作包括：

• ­ 确定内部控制建设工作实施细则，明确公司内部控制建设组织 机构和咨询机构的分工；

• ­ 确定及细化内部控制建设推进计划；

• ­ 确定培训计划，明确内控规范实施工作各阶段培训内容;

• ­ 召开公司内部控制建设项目启动会,对公司内部控制建设工作 进行部署和动员，提高员工对内部控制建设的重要性和必要性 的认识，形成全员全过程参与内部控制建设的氛围;

• ­ 向公司员工介绍内部控制的基本理论、有关公司内部控制的规 范、法案及指引以及各监管机构的合规要求。

• 2、调研与风险评估阶段（2012 年3 月27 日-2012 年4 月30 日）

• 本阶段识别公司增值活动，构建重要业务流程框架，评估公司层

• 面风险，识别控制缺陷。具体工作包括：

• ­ 结合公司实际情况和行业数据库，识别公司增值活动，确定价值 链模型 ；

• ­ 结合现有部门职责，识别关键业务活动，构建公司整体流程框架 和业务流程目录 ；

• ­ 进行风险调研与评估，形成公司层面风险数据库（公司层面风险 清单），确定公司层面重大风险和解决方案；

• ­ 出具公司内部控制情况初步诊断报告，并提出整改建议。

• 3、内部控制梳理、制度与手册编制阶段（2012 年4 月30 日-2012

• 年8 月15 日）

本阶段全面梳理公司业务流程，识别控制缺陷，完善关键业务流 程，评估公司管理制度，编制内部控制运行管理制度及手册。具体工 作包括：

• ­ 进行内部控制流程梳理、控制缺陷识别方法培训；

• ­ 进行内部控制手册编制方法，后期维护、更新，以及内控运行 管理制度培训；

• ­ 梳理公司业务流程，识别业务流程目标、阻碍流程目标实现的 风险因素，评价公司现有控制措施的有效性，查找业务流程层 面控制缺陷；

• ­ 完善公司业务流程；

• ­ 关注制度文件整体缺失、功能要素缺失、职责规定交叉、重复、 长期未修订而与实际管理和业务相脱节等状况，查找制度缺 陷；

• ­ 结合指引以及行业最佳实践，提出具有可操作性的整改建议， 包括：流程层面内部控制缺陷整改建议和制度缺陷整改建议；

• ­ 梳理内部审核权限，编制权限指引表；

• ­ 编制内控运行管理制度；

• ­ 编制内部控制管理手册；

• ­ 编制内部控制制度手册；

• ­ 编制内部控制评价手册。

• 4、试运行阶段（2012 年8 月16 日-2012 年11 月30 日)

本阶段根据前期内部控制体系梳理与构建的结果，开展体系试运 行，落实缺陷整改工作，追踪整改进度，检查整改效果，具体工作内 容包括：

• （1）体系试运行与制定整改方案

• ­ 严格按照已建立的内部控制体系进行日常管理；

• ­ 内控建设工作小组根据咨询机构提出的缺陷整改建议，编制 《内部控制缺陷整改方案》，经内控建设领导小组批准后分解 至具体部门和责任岗位实施；

• ­ 《内部控制缺陷整改方案》至少包括以下内容：缺陷整改目标、 内容、类型，整改责任人，整改期限，具体整改措施和方法， 整改实施步骤等。整改期限超过一年的，还应在整改方案中明 确近期目标和远期目标以及阶段性成果验证计划等。

• （2） 实施整改和过程监督

• ­ 公司各部门及各子公司按照既定方案实施整改，严格按照整改 方案的责任划分，履行职责，严格按照整改计划，按时完成整 改；

• ­ 内控建设工作推进办公室跟踪整改进度。

• （3）检查整改效果

• ­ 公司各部门及各子公司缺陷整改完成后，申报内控建设工作推 进办公室进行检查，内控建设工作推进办公室于整改方案中规

定的时间节点验证、测试整改情况；

• ­ 内控建设工作推进办公室确认缺陷整改有效并完成后，关闭缺 陷；

• ­ 缺陷整改情况记入部门及个人年度考核。

• （4）按照要求披露内控实施工作情况

公司按照相关要求披露内控实施工作情况，并向相关部门报送内 控规范实施工作阶段性成果。

四、 内部控制自我评价工作计划

• 1、进行内部评价方法培训，包括：评价抽样规则、样本量选取、

• 测试结果记录等。

• 2、成立内部控制评价工作组，制定自我评价工作计划。

• 由内控建设推进办公室牵头成立内部控制评价工作组，制定自我

• 评价工作计划，明确评价目的、范围、依据，工作任务，人员分工， 实施程序，进度安排以及费用预算等。

• 3、确定公司内部控制缺陷的评价标准。

根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制评价指引》等相 关规范对内部控制缺陷的认定要求，公司将缺陷分为一般缺陷、重要 缺陷和重大缺陷，并结合公司性质、发展周期、行业特征、主营业务 风险水平等因素，研究确定适用本公司的内部控制缺陷具体认定标 准，包括定性标准和定量标准。

• 4、组织实施自我评价工作，编制内部控制评价工作底稿（2012 年

12 月1 日至2012 年12 月31 日）

评价工作组根据确定的评价工作计划，采用个别访谈、调查问卷、 专题讨论、穿行测试、实施查验、抽样、比较分析等方法，收集公司 内部控制设计和运行是否有效的证据，编制测试底稿，记录测试结果。 5、汇总、评价内部控制缺陷，提出整改建议。

（1）缺陷汇总与评价

内部控制评价工作组遵循客观、公正、公平的原则，如实反映测 试过程中发现的内部控制缺陷，并提出缺陷认定意见和整改建议，编 制缺陷评价汇总表，报内控建设领导小组批准，其中重大缺陷由董事 会最终认定。

缺陷评价汇总表至少包括以下内容：缺陷的种类、成因分析、表 现形式、影响程度、与被评价对象的沟通意见、初步认定意见和整改 建议。

（2）缺陷整改

缺陷最终认定后，内部控制评价工作组编制《缺陷整改任务单》， 将整改任务分解至公司相关部门和子公司，督促其落实整改，缺陷整 改情况记入部门及个人年度考核。

• 6、编制内部控制自我评价报告

根据内部控制自我评价工作结果，按照内部控制规范、指引的要 求编制《内部控制自我评价报告》。从内控环境、风险评估、控制活 动、信息与沟通、内部监督五个方面，对内部控制设计与执行情况进 行全面评价。

• 7、按照要求披露内部控制自我评价报告

• 《内部控制自我评价报告》经董事会批准后，拟与2012 年年度报

告同时披露，并报送相关部门。

五、 内部控制审计工作计划

• 1、2012 年11 月15 日前，选定内部控制审计会计师事务所。

• 2、2012 年11 月15 日至30 日，确定内控审计工作计划。

• 3、2012 年12 月1 日至2013 年4 月，公司配合会计师事务所做好

内控审计工作。

• 4、公司将在2012 年年报披露前完成内部控制审计工作，在披露

• 2012 年年度报告和内控自我评价报告同时披露内部控制审计报告。

北京电子城投资开发股份有限公司

董事会 2012 年3 月28 日