Załącznik do Ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia Akcjonariuszy Banku Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna
I. Możliwość, zasady i sposób uczestniczenia przez akcjonariuszy w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
- 1) Zgodnie z § 8a ust. 1 Statutu Banku dopuszczalne jest uczestnictwo w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, jeżeli Zarząd Banku podejmie taką decyzję. Uczestniczenie w Walnym Zgromadzeniu w sposób określony powyżej odbywa się za pośrednictwem przeznaczonej do tego platformy informatycznej.
- 2) Nie wcześniej niż w dniu następnym po dniu zwołania konkretnego Walnego Zgromadzenia i nie później niż 3 dni (do godz. 12:00 ostatniego dnia) przed terminem obrad tego Walnego Zgromadzenia akcjonariusz lub jego pełnomocnik powinien zawiadomić Spółkę o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
- 3) W przypadku wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz lub jego pełnomocnik otrzyma za pośrednictwem platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu elektroniczne potwierdzenie oddania głosu.
- 4) Na wniosek akcjonariusza, złożony nie później niż̇ po upływie trzech miesięcy od dnia Walnego Zgromadzenia, Spółka przesyła akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony, chyba ze takie potwierdzenie zostało przekazane akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wcześniej.
- 5) Wszelkie ryzyka związane z udziałem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, a także dostępem do Transmisji, w szczególności wynikające z niemożności komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Walnego Zgromadzenia, jak również związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem danych dostępowych do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzaniu w tym trybie, ponosi wyłącznie akcjonariusz Spółki lub jego pełnomocnik.
- 6) Do komunikacji Spółki z akcjonariuszami lub pełnomocnikami akcjonariuszy zainteresowanymi uczestnictwem w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie następujący adres poczty elektronicznej: [email protected] lub inny wskazany przez Zarząd Spółki, pod warunkiem jego opublikowania na stronie internetowej Spółki nie później niż 7 dni przed terminem Walnego Zgromadzenia (dalej jako: "Adres Kontaktowy"). Maksymalny rozmiar jednej wiadomości wraz z załącznikami przesłanej na Adres Kontaktowy wynosi 25 MB. Przekroczenie wskazanego powyżej rozmiaru wiadomości spowoduje, iż może ona nie zostać skutecznie doręczona Spółce. W przypadku większego rozmiaru wiadomości wraz załącznikami, należy ją podzielić na części, z których żadna nie będzie przekraczała rozmiaru 5MB i wysłać na Adres Kontaktowy każdą taką część odrębną wiadomością.
- 7) Zawiadomienia dokonuje się poprzez przesłanie Spółce na Adres Kontaktowy zeskanowanego do formatu PDF, prawidłowo wypełnionego i podpisanego odręcznie oświadczenia zgodnego ze wzorem stanowiącym Załącznik nr 1 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmą Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej (dalej jako: "Oświadczenie") lub poprzez przesłanie Spółce na Adres Kontaktowy Oświadczenia w formie elektronicznej z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym kwalifikowanym certyfikatem.
- 8) W celu identyfikacji akcjonariusza do Oświadczenia powinny być dołączone następujące dokumenty zeskanowane do formatu PDF:
- a) w przypadku akcjonariusza będącego osobą fizyczną skan dowodu osobistego lub paszportu wyłącznie w zakresie danych, które umożliwiają identyfikację (imię i nazwisko, seria i numer dowodu osobistego/paszportu, numer PESEL, data wydania oraz data ważności), zeskanowana do formatu PDF; dla bezpieczeństwa zalecane jest przekreślenie ukośną linią kopii stron dowodu lub paszportu i dopisanie "Wyłącznie na potrzeby uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Bank Polska Kasa Opieki S.A.", jednak w taki sposób, aby dane wymagane do identyfikacji były czytelne
– przykład anonimizacji dowodu osobistego oraz paszportu stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmą Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej;
- b) w przypadku akcjonariusza innego niż osoba fizyczna odpis z właściwego rejestru lub inny dokument potwierdzający upoważnienie osoby fizycznej lub osób fizycznych do reprezentowania akcjonariusza na Walnym Zgromadzeniu, a także dokumenty określone w lit. a) powyżej odnoszące się do osób fizycznych uprawnionych do reprezentowania tego akcjonariusza.
- 9) Weryfikacja uprawnień akcjonariuszy do udziału w Walnym Zgromadzeniu dokonywana będzie w oparciu o otrzymany z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych wykaz akcjonariuszy.
- 10) W przypadku ostatecznego niewyjaśnienia ewentualnych niezgodności, Spółka odmówi akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zawiadomienie o powyższym stanowisku zostanie przesłane przez Spółkę na adres e-mail wskazany w Oświadczeniu przed terminem, na który zostało zwołane Walne Zgromadzenie.
- 11) W przypadku pozytywnej weryfikacji uprawnienia akcjonariusza lub jego pełnomocnika do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi nie później niż w dniu poprzedzającym termin obrad danego Walnego Zgromadzenia tj.16 kwietnia 2024 r. na adres e-mail wskazany w Oświadczeniu, pliki w formacie PDF zawierające:
- a) instrukcję dotyczącą korzystania z platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności informacje niezbędne do zarejestrowania się do tej platformy:
- b) dane dostępowe, w tym indywidualny login oraz hasło startowe, służące do pierwszego zarejestrowania się
- 12) Otrzymane od Spółki hasło startowe, o którym mowa powyżej, do platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy i musi zostać zmienione przez Akcjonariusza na swoje własne.
- 13) Akcjonariusz oraz jego pełnomocnik są zobowiązani do ochrony danych dostępowych (w tym loginu i haseł), ich odpowiedniego zabezpieczenia oraz nieudostępniania osobom trzecim. Odpowiedzialność i ryzyko związane z naruszeniem powyższych obowiązków spoczywa wyłącznie odpowiednio na akcjonariuszu lub jego pełnomocniku.
- 14) 16 kwietnia 2024 r. w godzinach 15.00 16.00 Akcjonariusze będą mieli możliwość przetestowania poprawności funkcjonowania sprzętu informatycznego, oprogramowania oraz przepustowości i stabilności łącza internetowego, wykorzystywanych do uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
- 15) Wsparcie techniczne dla akcjonariuszy uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej dostępne będzie pod numerem telefonu wskazanym w instrukcji przesłanej do Akcjonariuszy, którzy zgłosili chęć udziału w Zwyczajnym Walnym zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej określa "Regulamin udziału w Walnym Zgromadzeniu spółki pod firmą Bank Polska Kasa Opieki Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej".
II. Wymagania techniczne
W celu posłużenia się platformą informatyczną dedykowaną do udziału w obradach zdalnych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej każdy akcjonariusz uprawniony do głosowania zdalnego powinien dysponować:
1) Łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 4 Mbps (sugerowana stała przepustowość w czasie korzystania z platformy),
2) Komputerem wyposażonym w głośniki, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 lub macOS z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: Firefox, Chrome lub Safari (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet) oraz wtyczką Adobe Flash Player (do ewentualnego pobrania darmowo ze strony producenta tego oprogramowania). Dodatkowo musi być uruchomiona w danej przeglądarce obsługa JavaScript (są to ustawienia standardowe przeglądarek).
Na czas korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znaczący obciążających komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.