BANCO SAENZ S.A. — Governance Information 2022

Feb 24, 2022

---

author: "Marga"
date: 2022-02-23 18:47:00+00:00
processor: python-docx+mammoth
status: success

---

ANEXO IV

LA FUNCIÓN DEL DIRECTORIO

Principios

I.

La compañía debe ser liderada por un Directorio profesional y capacitado que será el encargado de sentar las bases necesarias para asegurar el éxito sostenible de la compañía. El Directorio es el guardián de la compañía y de los derechos de todos sus Accionistas.

II.

El Directorio deberá ser el encargado de determinar y promover la cultura y valores corporativos. En su actuación, el Directorio deberá garantizar la observancia de los más altos estándares de ética e integridad en función del mejor interés de la compañía.

III.

El Directorio deberá ser el encargado de asegurar una estrategia inspirada en la visión y misión de la compañía, que se encuentre alineada a los valores y la cultura de la misma. El Directorio deberá involucrarse constructivamente con la gerencia para asegurar el correcto desarrollo, ejecución, monitoreo y modificación de la estrategia de la compañía.

IV.

El Directorio ejercerá control y supervisión permanente de la gestión de la compañía, asegurando que la gerencia tome acciones dirigidas a la implementación de la estrategia y al plan de negocios aprobado por el directorio.

V.

El Directorio deberá contar con mecanismos y políticas necesarias para ejercer su función y la de cada uno de sus miembros de forma eficiente y efectiva.

El Directorio genera una cultura ética de trabajo y establece la visión, misión y valores de la compañía.

El Banco Saenz ha establecido el propósito de la organización, a través del cual transmite su cultura ética del trabajo y los valores de la compañía. A continuación, se detalla el mismo:

Impulsamos tus ganas de crecer, acercándote soluciones personalizadas, con un equipo ágil.

Ayudamos a tu desarrollo. Promovemos tus primeros pasos financieros. Somos un equipo de calidad humana, respaldado con inversión constante en tecnología. Formamos parte de un grupo líder en el mercado.

En dicho contexto con fecha 27.01.2016 el Directorio aprobó la creación de un Comité de Gobierno Societario, Ética y Cumplimiento, para el tratamiento de las prácticas relativas a “Gobierno Societario”, “Ética Organizacional” y “Cumplimiento Normativo”, incluyendo las referidas a “Capacitación al personal” y de “Buenas Prácticas Bancarias”.

1. El Directorio fija la estrategia general de la compañía y aprueba el plan estratégico que desarrolla la gerencia. Al hacerlo, el Directorio tiene en consideración factores ambientales, sociales y de gobierno societario. El Directorio supervisa su implementación mediante la utilización de indicadores clave de desempeño y teniendo en consideración el mejor interés de la compañía y todos sus accionistas.

En cumplimiento de las funciones previstas para el órgano de administración en el Código de Gobierno Societario, el Directorio aprueba - entre otros documentos - el Plan Estratégico y las Políticas y Objetivos de la Organización y el Plan de Negocios y Proyecciones.

El Directorio encomienda a la Gerencia General la elaboración del Plan de Negocios y Proyecciones, sobre la base de las políticas y objetivos establecidos por la Dirección. Dentro de dicho marco, la Gerencia General ejecuta y hace ejecutar el mismo y el Comité Ejecutivo (EXCO) revisa su cumplimiento junto con el monitoreo del cumplimiento de las Políticas y Objetivos.

Asimismo, el seguimiento del proceso de planeamiento se encuentra a cargo de la Gerencia de Administración y Finanzas, quien informa sobre las revisiones efectuadas y justificación de los desvíos producidos en los saldos presupuestados respecto a los reales. A su vez los responsables de definir las proyecciones de valores de los parámetros a presupuestar, informan a los respectivos Comités los motivos de los desvíos en aquellos.

La Gerencia General informa al Directorio sobre el seguimiento de estos planes y presupuestos. A su vez el Directorio mantiene periódicamente informado a los Accionistas sobre el avance de aquellos.

1. El Directorio supervisa a la gerencia y asegura que ésta desarrolle, implemente y mantenga un sistema adecuado de control interno con líneas de reporte claras.

El Directorio controla y supervisa el desempeño de la Alta Gerencia, lo que implica que ésta cumpla con los objetivos fijados, siempre respetando el interés social de la Entidad. La supervisión de la Alta Gerencia se realizará través de los distintos Comités.

1. El Directorio diseña las estructuras y prácticas de gobierno societario, designa al responsable de su implementación, monitorea la efectividad de las mismas y sugiere cambios en caso de ser necesarios.

En cumplimiento de las funciones previstas para el órgano de administración en el Código de Gobierno Societario requerido por la Comunicación “A” 5201 y complementarias del BCRA, el Directorio: a) Aprueba y supervisa su implementación. b) Evalúa anualmente si es adecuado al perfil, complejidad e importancia de la entidad y eventualmente dispone su modificación. Con fecha 27.01.2016 el Directorio aprobó la creación de un Comité de Gobierno Societario, Ética y Cumplimiento, para el tratamiento de las prácticas relativas a “Gobierno Societario”, “Ética Organizacional” y “Cumplimiento Normativo”, incluyendo las referidas a “Capacitación al personal” y de “Buenas Prácticas Bancarias”.

El Comité se integra por un miembro del Directorio (sin funciones ejecutivas), el Gerente General, el Gerente de Administración y Finanzas y el Gerente de Riesgos. Este Comité se reúne con una periodicidad trimestral para el análisis y tratamiento de los temas de su competencia.

Con anterioridad a cada Comité se analizará la necesidad de invitar a otros actores que, por el tema que oportunamente se trate, se requiera de su opinión o participación. Los integrantes permanecerán en el Comité mientras ocupen esos cargos.

1. Los miembros del Directorio tienen suficiente tiempo para ejercer sus funciones de forma profesional y eficiente. El Directorio y sus comités tienen reglas claras y formalizadas para su funcionamiento y organización, las cuales son divulgadas a través de la página web de la compañía.

La Entidad cuenta con un sistema de información adecuado a las demandas del Directorio basado fundamentalmente en: a) Mayoría de Directores con desempeño de funciones ejecutivas a cargo de áreas de negocio específicas, b) Comités especializados integrados por Directores y Alta Gerencia y c) Reportes de información gerencial.

Asimismo, el Directorio y los miembros del mismo, tienen acceso a la red del Banco, donde se cargan todos los informes de los Comités y las presentaciones efectuadas, las actas de Directorio, la última información contable y las actas de Asambleas de Accionistas, entre otra información relevante para la toma de decisiones.

Por último, se informa que las designaciones de los miembros del Directorio de la Entidad son ad- referéndum de la pertinente resolución de autorización del BCRA.

1. LA PRESIDENCIA EN EL DIRECTORIO Y LA SECRETARÍA CORPORATIVA

Principios

1. El Presidente del Directorio es el encargado de velar por el cumplimiento efectivo de las funciones del Directorio y de liderar a sus miembros. Deberá generar una dinámica positiva de trabajo y promover la participación constructiva de sus miembros, así como garantizar que los miembros cuenten con los elementos e información necesaria para la toma de decisiones. Ello también aplica a los Presidentes de cada comité del Directorio en cuanto a la labor que les corresponde.
2. El Presidente del Directorio deberá liderar procesos y establecer estructuras buscando el compromiso, objetividad y competencia de los miembros del Directorio, así como el mejor funcionamiento del órgano en su conjunto y su evolución conforme a las necesidades de la compañía.
3. El Presidente del Directorio deberá velar por que el Directorio en su totalidad esté involucrado y sea responsable por la sucesión del gerente general.
4. El Presidente del Directorio es responsable de la buena organización de las reuniones del Directorio, prepara el orden del día asegurando la colaboración de los demás miembros y asegura que estos reciban los materiales necesarios con tiempo suficiente para participar de manera eficiente e informada en las reuniones. Los Presidentes de los comités tienen las mismas responsabilidades para sus reuniones.

El Directorio, con anterioridad a las reuniones del Directorio, pone a disposición a los integrantes de dicho cuerpo una minuta y los materiales necesarios para ser tratados durante las mismas.

Cada comité, a través de su responsable, programa el cronograma y frecuencia de su gestión inherente.

1. El Presidente del Directorio vela por el correcto funcionamiento interno del Directorio mediante la implementación de procesos formales de evaluación anual.

El Directorio, con antelación a la celebración de la Asamblea Anual de Accionistas, efectúa su autoevaluación a través de un cuestionario, valorando el funcionamiento y el desempeño de las funciones encomendadas como miembros y como órgano en el Estatuto Social y en el Código de Gobierno Societario. Asimismo, la Presidencia de la Organización evalúa - entre otras - el funcionamiento de los diferentes Comités. El cuestionario tiene como fin conocer la opinión de los directores sobre aspectos cualitativos y cuantitativos del funcionamiento del Directorio del Banco y de sus Comités, sobre la organización, funcionamiento y contenidos de las reuniones, entre otros temas, identificando de esta forma las áreas de mejora.

1. El Presidente genera un espacio de trabajo positivo y constructivo para todos los miembros del Directorio y asegura que reciban capacitación continua para mantenerse actualizados y poder cumplir correctamente sus funciones.

El Presidente a través de la evaluación anual a los miembros del directorio evalúa la necesidad de acciones de formación y en caso de ser necesario define las acciones correspondientes para el correcto desarrollo de las funciones de los miembros.

1. La Secretaría Corporativa apoya al Presidente del Directorio en la administración efectiva del Directorio y colabora en la comunicación entre accionistas, Directorio y gerencia.

El secretario del Directorio colabora con las comunicaciones, entre los accionistas, directorio y gerencia y cita a las reuniones de Directorio, por instrucciones del Presidente del Directorio, a través de correo electrónico.

1. El Presidente del Directorio asegura la participación de todos sus miembros en el desarrollo y aprobación de un plan de sucesión para el gerente general de la compañía.

La entidad no cuenta con un Comité de nombramientos. La designación de la Alta Gerencia es autorizada por la Presidencia del Banco, previo análisis y consentimiento de los accionistas; mecanismo que, considerando el tamaño, perfil de riesgo y complejidad de las operaciones de la entidad, se considera adecuado.

1. COMPOSICIÓN, NOMINACIÓN Y SUCESIÓN DEL DIRECTORIO

Principios

1. El Directorio deberá contar con niveles adecuados de independencia y diversidad que le permitan tomar decisiones en pos del mejor interés de la compañía, evitando el pensamiento de grupo y la toma de decisiones por individuos o grupos dominantes dentro del Directorio.
2. El Directorio deberá asegurar que la compañía cuenta con procedimientos formales para la propuesta y nominación de candidatos para ocupar cargos en el Directorio en el marco de un plan de sucesión.
3. El Directorio tiene al menos dos miembros que poseen el carácter de independientes de acuerdo con los criterios vigentes establecidos por la Comisión Nacional de Valores.

La Entidad opera con Directores cuya nominación ha sido sujeta a consideración del BCRA y que no han recibido observación alguna respecto a dicha nominación. Técnicamente, los mismos se encuentran autorizados por dicho ente de control para desempeñarse como Directores de la Entidad. En relación con lo dispuesto por la Comunicación “A” 5201 sus modificatorias y complementarias en la Sección 2. Directorio, punto 2.2., el Directorio entiende que el número de integrantes y la composición del Directorio es tal que permite ejercer un juicio independiente para la toma de decisiones respecto del punto de vista de las áreas de administración y de intereses externos apropiados.

Proporción de Directores Independientes:

Ni las normas legales ni reglamentarias vigentes, ni el estatuto de Banco Sáenz exigen contar con una mayoría determinada de directores independientes. El Banco no cuenta con una política específica dirigida a mantener una proporción determinada de directores independientes sobre el número total de Directores. No obstante, ello, en línea con las mejores prácticas de gobierno corporativo, el Directorio del Banco propicia mantener en su integración un número de al menos dos directores que revistan la calidad de independientes, representando un % superior al 20% sobre la cantidad total de Directores.

1. La compañía cuenta con un Comité de Nominaciones que está compuesto por al menos tres (3) miembros y es presidido por un director independiente. De presidir el Comité de Nominaciones, el Presidente del Directorio se abstendrá de participar frente al tratamiento de la designación de su propio sucesor.

En cuanto a las políticas de nominaciones, el Directorio se rigen por determinados principios, los cuales están expuestos en la repuesta Nº 13.

1. El Directorio, a través del Comité de Nominaciones, desarrolla un plan de sucesión para sus miembros que guía el proceso de preselección de candidatos para ocupar vacantes y tiene en consideración las recomendaciones no vinculantes realizadas por sus miembros, el Gerente General y los Accionistas.

El Directorio no considera necesaria la implementación de una política específica al respecto, ya que la designación de los directores es una atribución exclusiva de los accionistas; quienes toman como criterio de selección la experiencia y trayectoria de expertos en la actividad financiera.

1. El Directorio implementa un programa de orientación para sus nuevos miembros electos.

Ante la incorporación de nuevos miembros, el Directorio implementa un programa de inducción sobre temas bancarios específicos, de introducción al negocio desde un enfoque macro o cursos de habilidades específicas en aspectos tales como: Manejo de Conflictos, Liderazgo, Negociación, Comunicaciones.

1. REMUNERACION

Principios

XI. El Directorio deberá generar incentivos a través de la remuneración para alinear a la gerencia - liderada por el gerente general- y al mismo Directorio con los intereses de largo plazo de la compañía de manera tal que todos los directores cumplan con sus obligaciones respecto a todos sus accionistas de forma equitativa.

1. La compañía cuenta con un Comité de Remuneraciones que está compuesto por al menos tres (3) miembros. Los miembros son en su totalidad independientes o no ejecutivos.

No cuenta con un comité de remuneraciones formal.

1. El Directorio, a través del Comité de Remuneraciones, establece una política de remuneración para el gerente general y miembros del Directorio.

Los objetivos que persigue el Banco son remunerar a su personal asegurando el reconocimiento al desempeño, la equidad interna, la competitividad, la productividad, la eficiencia y el valor agregado.

Los honorarios de los miembros del Directorio y de la Comisión Fiscalizadora son fijados por la Asamblea de Accionistas conforme lo establece la Ley General de Sociedades y el estatuto social.

Teniendo en cuenta la estructura reducida de Banco Saenz, el Directorio definió que no sería necesario, tal como faculta la norma del BCRA, la constitución de un Comité de Incentivos al Personal y será él quien defina los lineamientos en materia de beneficios al personal.

Anualmente se podrá definir un esquema de incentivos especiales a aquellos colaboradores cuyo desempeño haya destacado.

1. AMBIENTE DE CONTROL

Principios

1. El Directorio debe asegurar la existencia de un ambiente de control, compuesto por controles internos desarrollados por la gerencia, la auditoría interna, la gestión de riesgos, el cumplimiento regulatorio y la auditoría externa, que establezca las líneas de defensa necesarias para asegurar la integridad en las operaciones de la compañía y de sus reportes financieros.
2. El Directorio deberá asegurar la existencia de un sistema de gestión integral de riesgos que permita a la gerencia y al Directorio dirigir eficientemente a la compañía hacia sus objetivos estratégicos.
3. El Directorio deberá asegurar la existencia de una persona o departamento (según el tamaño y complejidad del negocio, la naturaleza de sus operaciones y los riesgos a los cuales se enfrenta) encargado de la auditoría interna de la compañía. Esta auditoría, para evaluar y auditar los controles internos, los procesos de gobierno societario y la gestión de riesgo de la compañía, debe ser independiente y objetiva y tener sus líneas de reporte claramente establecidas.
4. El Comité de Auditoría del Directorio estará compuesto por miembros calificados y experimentados, y deberá cumplir con sus funciones de forma transparente e independiente.
5. El Directorio deberá establecer procedimientos adecuados para velar por la actuación independiente y efectiva de los Auditores Externos.
6. El Directorio determina el apetito de riesgo de la compañía y además supervisa y garantiza la existencia de un sistema integral de gestión de riesgos que identifique, evalúe, decida el curso de acción y monitoree los riesgos a los que se enfrenta la compañía, incluyendo -entre otros- los riesgos medioambientales, sociales y aquellos inherentes al negocio en el corto y largo plazo.

El Directorio ha aprobado la constitución de un Comité de Gestión Integral de Riesgos encargado de planificar, coordinar y velar por el cumplimiento de las políticas vigentes en la materia.

El Comité de Gestión Integral de Riesgos está integrado por el presidente del Banco, tres miembros del Directorio (dos de los cuales son Gerentes de Banca de Inversión y de Administración y Finanzas), la Gerencia General y las Gerencias de Riesgos.

Entre sus principales responsabilidades pueden citarse las siguientes:

•Diseña e implementa el sistema de gestión integral de riesgos de acuerdo a los lineamientos aprobados por el Directorio, autoriza sus modificaciones y monitorea su funcionamiento.

•Controla la gestión individual de cada uno de los riesgos identificados verificando que la misma se oriente a los objetivos aprobados.

•Analiza integralmente los riesgos evaluando su impacto en la entidad.

•Mantiene una comunicación oportuna con los funcionarios de las unidades de análisis de riesgos específicos en relación con la estrategia de gestión.

En el marco de gestión de riesgos, cada responsable de riesgo con el monitoreo de la Gerencia de Riesgos, diseña e implementa las políticas y los procedimientos específicos que resulten aplicables a cada uno de ellos, realiza el seguimiento de la exposición al riesgo en función a límites y /o umbrales establecidos con acuerdo del Directorio para cada riesgo, informa las alertas que se produzcan para que se adopten - de corresponder- las acciones preventivas/correctivas que correspondan y colabora con la Gerencia mencionada, en el diseño e implementación de los planes de acción para la regularización o mitigación de los desvíos. Esas actividades son complementadas y evaluadas con las funciones revisoras de las auditorias interna y externa. Existe una planificación anual de auditorías sobre las distintas áreas de Riesgos. Las pruebas de tensión y el seguimiento de límites son herramientas plenamente integradas en la gestión de los riesgos del Banco con involucramiento de la Alta Gerencia y el Directorio. Dicha integración permite detectar y gestionar anticipadamente los desvíos que se pudieran llegar a producir en la evolución del riesgo, las operaciones, los clientes y su entorno con el fin de emprender acciones encaminadas a mitigarlos o resolverlos. Las pruebas de estrés son utilizadas con el objetivo de posibilitar una evaluación prospectiva del riesgo, favorecer los procedimientos de planeamiento de capital y liquidez, mejorar desde un juicio experto la fijación de niveles de tolerancia al riesgo y facilitar el desarrollo de planes de contingencia ante situaciones de tensión. Este ejercicio cumple un rol importante de refuerzo de la gestión, siendo un soporte para la optimización de procesos vinculados al entorno macroeconómico y la toma de decisiones. Por otra parte, el Comité de Gestión Integral de Riesgos mantiene informado al Directorio sobre el estado de la Política de Gestión Integral de Riesgos. Dicho Comité se reúne en sesiones ordinarias con frecuencia trimestrales y en sesiones extraordinarias cuando las circunstancias lo requieran.

El Directorio toma conocimiento de todas las actas de las reuniones que celebra dicho Comité, así como lo hace de las correspondientes a las de los otros Comités.

1. Directorio monitorea y revisa la efectividad de la auditoría interna independiente y garantiza los recursos para la implementación de un plan anual de auditoría en base a riesgos y una línea de reporte directa al Comité de Auditoría.

Existe una Gerencia de Auditoria Interna que ejerce la función de auditoría interna y que reporta al Comité de Auditoría y este Comité reporta a su vez al Directorio. Para desarrollar su misión y alcanzar sus objetivos, quienes prestan servicio de auditoría interna tienen acceso completo, libre y sin restricciones a toda la información. Su actuación es permanente e independiente de cualquier otra función. El Comité de Auditoría del Banco Sáenz aprueba el plan de auditoria - elaborado en base a una evaluación propia de los riesgos existentes en el Banco, en el que se considera el cumplimiento de las normas mínimas de control interno del BCRA establecidas en la Comunicación “A” 5042 y sus complementarias y modificatorias - y la gestión del área de auditoría interna, como así también los alcances de las revisiones realizadas y sus conclusiones. De acuerdo a la normativa de BCRA el Directorio de la Entidad es quien designa al responsable de auditoría interna.

1. El auditor interno o los miembros del departamento de auditoría interna son independientes y altamente capacitados.

Los miembros de la Gerencia de Auditoría interna son independientes, responsables de evaluar y monitorear la efectividad del sistema de control interno, orientado a los aspectos de riesgos, a través de un enfoque sistémico y disciplinado, para proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los siguientes objetivos:

*Efectividad y eficiencia de las operaciones

*Confiabilidad de la información contable

*Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.

En términos generales la Gerencia de Auditoría Interna, realiza su labor en línea con las normas para el ejercicio profesional de la auditoría interna y las normas que al respecto emite el BCRA.

Todos sus integrantes son profesionales y competentes para el desarrollo de sus funciones.

1. El Directorio tiene un Comité de Auditoría que actúa en base a un reglamento. El comité está compuesto en su mayoría y presidido por directores independientes y no incluye al gerente general. La mayoría de sus miembros tiene experiencia profesional en áreas financieras y contables.

El Comité de Auditoria se integra por dos miembros del Directorio (uno de ellos, como mínimo, debe ser

independiente), el Gerente de la Auditoría Interna y, cuando hubiere tareas que le hayan sido delegadas,

por un profesional independiente o el responsable de una asociación de profesionales (Estudio de

Auditoría), según corresponda.

1. El Directorio, con opinión del Comité de Auditoría, aprueba una política de selección y monitoreo de auditores externos en la que se determinan los indicadores que se deben considerar al realizar la recomendación a la asamblea de Accionistas sobre la conservación o sustitución del auditor externo.

En cumplimiento de la normativa vigente del BCRA el Comité de Auditoria revisa periódicamente el cumplimiento de las normas de independencia de los auditores externos. El resultado de ese análisis se encuentra detallado en el informe que debe presentar al Comité de Auditoria. Para desarrollar ese informe, dicho Comité toma en cuenta, entre otros puntos, los antecedentes de la firma de auditores y de cada uno de los auditores involucrados, en particular la experiencia en auditorias de entidades financieras y las políticas de independencia del Estudio. Además, el Comité revisa las tareas realizadas por la Auditoría Externa, al considerar en sus reuniones los informes que la misma emite.

1. ÉTICA, INTEGRIDAD Y CUMPLIMIENTO

Principios

1. El Directorio debe diseñar y establecer estructuras y prácticas apropiadas para promover una cultura de ética, integridad y cumplimiento de normas que prevenga, detecte y aborde faltas corporativas o personales serias.
2. El Directorio asegurará el establecimiento de mecanismos formales para prevenir y en su defecto lidiar con los conflictos de interés que puedan surgir en la administración y dirección de la compañía. Deberá contar con procedimientos formales que busquen asegurar que las transacciones entre partes relacionadas se realicen en miras del mejor interés de la compañía y el tratamiento equitativo de todos sus accionistas.
3. El Directorio aprueba un Código de Ética y Conducta que refleja los valores y principios éticos y de integridad, así como también la cultura de la compañía. El Código de Ética y Conducta es comunicado y aplicable a todos los directores, gerentes y empleados de la compañía.

El Banco establece un Código de Ética y Conducta. A través de los canales de comunicación interna, la entidad notifica del mismo a sus empleados y funcionarios.

El Banco lleva a cabo su actividad de manera socialmente responsable, imparcial y ética, adoptando prácticas de equidad y corrección en la gestión de sus relaciones laborales, garantizando la seguridad de sus trabajadores y respetando plenamente la legislación vigente en todas las jurisdicciones en las que opera.

El Código de Ética se ofrece como una guía y una ayuda para todos los directores, y demás empleados, con el fin de ayudarles a perseguir de la manera más eficaz el propósito de la Entidad. Banco Sáenz anima a sus directores y empleados, así como a terceras partes, a comunicar cualquier comentario y sugerencia constructiva sobre los contenidos del Código y su aplicación, así como acerca de cualquier otro tema relacionado, incluyendo conflicto de intereses. Banco Sáenz se esfuerza para que estos compromisos sean compartidos también por proveedores, asesores y cualquier otra persona física o jurídica que mantenga, en cualquier momento, una relación de negocios con la Entidad.

1. El Directorio establece y revisa periódicamente, en base a los riesgos, dimensión y capacidad económica un Programa de Ética e Integridad. El plan es apoyado visible e inequívocamente por la gerencia quien designa un responsable interno para que desarrolle, coordine, supervise y evalúe periódicamente el programa en cuanto a su eficacia. El programa dispone: (i) capacitaciones periódicas a directores, administradores y empleados sobre temas de ética, integridad y cumplimiento;
2. canales internos de denuncia de irregularidades, abiertos a terceros y adecuadamente difundidos;
3. una política de protección de denunciantes contra represalias; y un sistema de investigación interna que respete los derechos de los investigados e imponga sanciones efectivas a las violaciones del Código de Ética y Conducta; (iv) políticas de integridad en procedimientos licitatorios; (v) mecanismos para análisis periódico de riesgos, monitoreo y evaluación del Programa; y (vi) procedimientos que comprueben la integridad y trayectoria de terceros o socios de negocios (incluyendo la debida diligencia para la verificación de irregularidades, de hechos ilícitos o de la existencia de vulnerabilidades durante los procesos de transformación societaria y adquisiciones), incluyendo proveedores, distribuidores, prestadores de servicios, agentes e intermediarios.

El Código de Ética prevé las acciones a seguir ante la existencia de situaciones irregulares detectadas. Auditoría Interna participa activamente en la aplicación de estos instrumentos. El Comité de Gobierno Societario, Ética y Cumplimiento tiene - entre otras responsabilidades - la de gestionar el diseño de canal/es de comunicación de “Línea Ética” que tengan por objeto facilitar la exteriorización de denuncias que pudieran implicar incumplimiento/s al Código de Ética implementado. El Código de Ética prevé que las actividades o conductas inconsistentes con lo establecido en las políticas del Banco o en este Código de Ética, deben ser informadas a la Jefatura de Capital Humano por todo empleado que tenga conocimiento de tales actividades.

1. El Directorio asegura la existencia de mecanismos formales para prevenir y tratar conflictos de interés. En el caso de transacciones entre partes relacionadas, el Directorio aprueba una política que establece el rol de cada órgano societario y define cómo se identifican, administran y divulgan aquellas transacciones perjudiciales a la compañía o sólo a ciertos inversores.

Banco Sáenz define pautas de actuación en caso de posibles conflictos de interés en el Código de Gobierno Societario, Código de Ética requerido por las normas de la C.N.V. y en el Código de Protección al Inversor y otros. Asimismo, disponen pautas específicas de actuación en la relación del empleado con el Banco, proveedores y clientes.

El artículo 11º del Estatuto Social dispone que, en caso de conflicto de intereses entre el interés individual del director y el interés social, el director deberá hacerlo saber al Directorio y abstenerse de participar y votar en la reunión, siendo de aplicación la normativa vigente al respecto. Tal como lo prevé el Código de Gobierno Societario cualquier decisión tomada por cuenta de Banco Sáenz debe perseguir el interés de este último. En virtud de lo dispuesto en aquel Código, los directivos, empleados en general y otros destinatarios del Código evitarán cualquier posible conflicto de intereses, sobre todo de tipo personal, económico o familiar que pueda afectar a la independencia de juicio de quien toma una decisión, informando al Comité de Auditoria (el “Comité de Auditoria”) de toda transacción significativa o relación personal que razonablemente pudiera generar dicho conflicto.

La Alta Gerencia ha implementado procedimientos para promover conductas profesionales y que prevengan y/o limiten la existencia de actividades o situaciones que puedan afectar negativamente la calidad del Gobierno Societario, tales como:

(i) Conflictos de intereses entre la entidad financiera, el Directorio, la Alta Gerencia y el grupo económico al que pertenece la entidad; y

(ii) Operar con sus directores y administradores y con empresas o personas vinculadas con ellos, en condiciones más favorables que las acordadas de ordinario a su clientela, según las definiciones adoptadas en la materia por el BCRA. Asimismo, existen actualmente en la organización instrumentos que establecen un marco general para la protección de los intereses de accionistas, inversores, empleados y otros agentes del mercado, así como la difusión de información útil a sus intereses. Adicionalmente, conforme a lo dispuesto por la Ley General de Sociedades deben informar cualquier interés contrario que puedan tener vinculado a las decisiones sometidas a consideración del Directorio y, en su caso abstenerse de intervenir de la deliberación.

1. PARTICIPACIÓN DE LOS ACCIONISTAS Y PARTES INTERESADAS

Principios

1. La compañía deberá tratar a todos los Accionistas de forma equitativa. Deberá garantizar el acceso igualitario a la información no confidencial y relevante para la toma de decisiones asamblearias de la compañía.
2. La compañía deberá promover la participación activa y con información adecuada de todos los Accionistas en especial en la conformación del Directorio.
3. La compañía deberá contar con una Política de Distribución de Dividendos transparente que se encuentre alineada a la estrategia.
4. La compañía deberá tener en cuenta los intereses de sus partes interesadas.
5. El sitio web de la compañía divulga información financiera y no financiera, proporcionando acceso oportuno e igual a todos los Inversores. El sitio web cuenta con un área especializada para la atención de consultas por los Inversores.

Al respecto, los usuarios financieros, inversores y comunidad en general disponen de dos sistemas de información confiables:

• Autopista de Información Financiera provista por la Comisión Nacional de Valores a través de su web.

• Web institucional del Banco (https://www.bancosaenz.com.ar/fin-users) en la cual se pueden encontrar datos necesarios para un mejor conocimiento institucional de la Entidad. En dicha web se exponen los diferentes canales de comunicación (e-mail: usuariosfinancieros@bsaenz.com.ar, entre otros canales) que disponen los usuarios financieros y público en general para formular quejas, reclamos y o consultas.

Asimismo, los inversores en instrumentos fiduciarios, disponen de un correo electrónico (fideicomisos@bsaenz.com.ar) por el que pueden canalizar sus consultas, las que serán respondidas por personal especializado.

1. El Directorio debe asegurar que exista un procedimiento de identificación y clasificación de sus partes interesadas y un canal de comunicación para las mismas.

La entidad ha identificado y clasificado a sus partes interesadas en:

Partes interesadas externas, como ser el BCRA, la CNV, los usuarios financieros, los organismos de control, etc

Partes interesadas internas: Accionistas, Directorio, Presidente, Gerentes y empleados.

Como canales de comunicación entre las partes interesadas se destacan los diferentes Comités, los correos electrónicos, reuniones de asamblea y página web de la entidad.

El objetivo es proveer a los depositantes, inversores, accionistas y público en general, la información necesaria para que evalúen la efectividad en la gestión del Directorio y de la Alta Gerencia.

La publicación de información puede asistir a los participantes del mercado y a otras partes interesadas en el monitoreo de la fortaleza y solvencia de la Entidad.

1. El Directorio remite a los Accionistas, previo a la celebración de la Asamblea, un “paquete de información provisorio” que permite a los Accionistas -a través de un canal de comunicación formal- realizar comentarios no vinculantes y compartir opiniones discrepantes con las recomendaciones realizadas por el Directorio, teniendo este último que, al enviar el paquete definitivo de información, expedirse expresamente sobre los comentarios recibidos que crea necesario.

El Directorio, con anterioridad a la Asamblea General Ordinaria, pone a disposición de los accionistas y del público en general la memoria anual, en la cual se realiza un detalle de la gestión del Directorio durante ese ejercicio, que luego es considerada por la Asamblea, junto con la propia gestión del mencionado Órgano de Administración.

1. El estatuto de la compañía considera que los Accionistas puedan recibir los paquetes de información para la Asamblea de Accionistas a través de medios virtuales y participar en las Asambleas a través del uso de medios electrónicos de comunicación que permitan la transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras, asegurando el principio de igualdad de trato de los participantes.

El artículo 19 del estatuto de la Entidad inciso b menciona:

b) Celebración de Asambleas de Accionistas, tanto Ordinarias como Extraordinarias, podrán celebrarse a distancia, con sus participantes comunicados a través de sistemas que permitan la transmisión simultánea de sonido, imágenes y palabras, y siempre que sea asegurando el principio de igualdad de trato de los participantes. En caso que la Sociedad opte por celebrar Asambleas a distancias, deberá: i) presentar ante la Comisión Nacional de Valores, para su aprobación, los procedimientos a utilizar para celebrar la Asamblea con participación a distancia; ii) poner en conocimiento de la Comisión Nacional de Valores, con cinco (5) días hábiles de anticipación, que la Asamblea se celebrará con participantes a distancia; iii) dejar constancia en el acta de los sujetos y el carácter en que participaron en el acto a distancia, el lugar donde se encontraban, y de los mecanismos técnicos utilizados; iv) dar cumplimiento con cualquier otra disposición legal y reglamentaria vigente, dictada por los organismos de control de la Sociedad.

1. La Política de Distribución de Dividendos está alineada a la estrategia y establece claramente los criterios, frecuencia y condiciones bajo las cuales se realizará la distribución de dividendos.

El Directorio aprueba la Política de Distribución de Utilidades en la que se establecen las condiciones que deben cumplirse para el pago de dividendos. Cabe destacarse que toda distribución requiere cumplimentar las normativas legales y/o reglamentarias vigentes que le sean aplicables. En el artículo 21 del estatuto social aprobado por Asamblea General Ordinaria y Extraordinaria Unánime de Accionistas del 28 de Abril de 2016, se prevé el mecanismo para distribuir dividendos.

La política de distribución de dividendos de Banco Sáenz tiene como marco de referencia las normas vigentes del BCRA en la materia y la Ley de Sociedades Comerciales. Mediante la Comunicación “A” 4.591 sus modificatorias y complementarias - Texto Ordenado, el BCRA estableció el procedimiento de carácter general para proceder a la distribución de utilidades. Respecto de la política de dividendos de la Entidad, el Directorio propicia la capitalización de ganancias en forma equilibrada con la distribución de dividendos en efectivo, en base a que el capital resulte adecuado para poder llevar adelante la política comercial de la Entidad. En base a ello, el Directorio propone a la Asamblea el proyecto de distribución de dividendos quien, en caso de aprobar dicho proyecto, faculta al Directorio a solicitar al Banco Central la autorización pertinente para distribuirlos. De acuerdo con lo establecido en el art. 21 del Estatuto Social, los dividendos deberán ser pagados en proporción a las respectivas integraciones dentro del año de su sanción y prescribirán a favor de la sociedad a los tres años contados a partir de que fueran puestos a disposición de los accionistas pasando a integrar el Fondo de Reserva Legal. En caso de dividendos en efectivo, el Directorio deberá ponerlo a disposición dentro de los treinta días corridos de aprobado por la Asamblea de Accionistas, salvo que ésta haya dispuesto un escalonamiento del pago o facultado al Directorio a hacerlo de acuerdo a las normas legales y regulatorias en vigencia y, en caso de dividendos en especie, el Directorio deberá ponerlos a disposición dentro de los tres meses siguientes a la fecha posterior de su sanción. Cabe destacar que esta política de dividendos puede estar condicionada en el futuro por la existencia de regulaciones en el mercado y por los planes estratégicos que la sociedad vaya adoptando en cada momento.