AGM Information • Mar 19, 2021
AGM Information
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Capitale Sociale Euro 9.650.526,24 i.v. Codice Fiscale e Reg. Imprese di Milano 12870770158 – ABI 03158.3 Largo Augusto, 1/A, angolo via Verziere, 13 - 20122 Milano
__________________ www.bancasistema.it
ASSEMBLEA ORDINARIA CONVOCATA IN UNICA CONVOCAZIONE PRESSO LA SEDE LEGALE IN LARGO AUGUSTO 1/A ANGOLO VIA VERZIERE 13, MILANO 30 APRILE 2021, ORE 10.00
(redatta ai sensi dell'articolo 125-ter del D.Lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 e successive modifiche e integrazioni)
4. NOMINA DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE PREVIA DETERMINAZIONE DEL NUMERO DEI COMPONENTI. DELIBERAZIONI INERENTI E CONSEGUENTI: 4.1 DETERMINAZIONE DEL NUMERO DEGLI AMMINISTRATORI. 4.2 NOMINA DEI COMPONENTI DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE. 4.3 DETERMINAZIONE DELLA DURATA IN CARICA. 4.4 NOMINA DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE.
con l'Assemblea di approvazione del bilancio dell'esercizio 2020 viene a scadenza il mandato del Consiglio di Amministrazione di Banca Sistema S.p.A. (la "Società"), nominato dall'Assemblea dei Soci del 23 aprile 2018 e successivamente integrato, ai sensi dell'art. 2386 c.c., in occasione dell'Assemblea dei Soci del 18 aprile 2019.
Vi invitiamo pertanto a voler deliberare, nell'osservanza delle vigenti norme in materia, anche statutarie, la determinazione del numero degli Amministratori, la nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione, la determinazione della durata in carica del Consiglio di Amministrazione e la nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Si rammenta che, ai sensi di quanto previsto dall'art. 10.1 dello Statuto sociale, la Società è amministrata da un Consiglio di Amministrazione, nominato dall'Assemblea, composto da un minimo di 7 a un massimo di 11 membri.
Si informa che il Consiglio di Amministrazione, ad esito del Processo di Autovalutazione, nel documento sulla Composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio di Amministrazione, reso disponibile sul sito internet di Banca Sistema il 23 febbraio 2021, ha ritenuto che il numero attuale, pari a 9 (nove), dei membri del Consiglio di Amministrazione in scadenza sia appropriato al fine di assicurare un adeguato bilanciamento delle competenze e delle esperienze richieste dalla complessità del business della Banca, oltre a consentire la costituzione di Comitati senza eccessive sovrapposizioni dei relativi componenti.
Ciò premesso, si sottopone, quindi, alla Vostra approvazione la seguente proposta:
"L'Assemblea di Banca Sistema S.p.A.:
di determinare in n. 9 (nove) i componenti del Consiglio di Amministrazione".
Si rammenta che, ai sensi di quanto previsto dagli artt. 10.2 e 10.3 dello Statuto sociale, si procederà alla nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione sulla base delle liste presentate dai soci.
Si ricorda che lo Statuto dispone che i membri del Consiglio di Amministrazione sono eletti con il sistema delle liste nelle quali i candidati devono essere elencati, in numero minimo di tre e massimo di undici, mediante un numero progressivo. Il candidato posto al numero progressivo "1" di ciascuna lista sarà anche il candidato alla carica di Presidente del Consiglio di Amministrazione.
Tuttavia, per agevolare la presentazione delle "liste di minoranza" per la nomina del Consiglio di Amministrazione, si segnala che saranno ammesse anche le liste con un numero di amministratori inferiore al minimo di tre previsto dall'art. 10.2, comma 2, dello Statuto di Banca SISTEMA, anche al fine di dare coerente applicazione alle lettere a), b) e c) dell'art. 10.2 dello Statuto, che riservano alla c.d. "lista di minoranza" un numero di Amministratori inferiore a tre.
Ogni azionista, nonché gli azionisti appartenenti ad uno stesso gruppo, aderenti ad uno stesso patto parasociale ai sensi dell'art. 122 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, il soggetto che lo controlla, il soggetto dal quale è controllato e il soggetto sottoposto a comune controllo ai sensi dell'art. 93 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58, non possono presentare o concorrere alla presentazione, neppure per interposta persona o società fiduciaria, di più di una lista, né possono votare liste diverse da quella presentata. Il concorso, diretto o indiretto, nell'indicazione delle candidature da presentare in più di una lista, comporta che dette liste si considerano non presentate.
Ai fini dell'applicazione del capoverso precedente, sono considerati appartenenti ad uno stesso gruppo il soggetto, anche non avente forma societaria, che esercita, direttamente o indirettamente, il controllo ai sensi dell'art. 93 del D.lgs. 24 febbraio 1998, n. 58 sul socio in questione e tutte le società controllate direttamente o indirettamente dal predetto soggetto.
Ogni candidato può presentarsi in una sola lista, a pena di ineleggibilità.
Hanno diritto di presentare le liste soltanto gli azionisti cui spetta il diritto di voto che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno una percentuale del capitale sociale pari al 4,5%.
Le liste devono essere depositate presso la sede della società 25 (venticinque) giorni prima di quello previsto per l'Assemblea chiamata a deliberare la nomina dell'organo amministrativo e messe a disposizione del pubblico presso la sede sociale, la società di gestione del mercato, sul sito internet della Società e con le altre modalità previste dalle disposizioni di legge e regolamentari applicabili almeno 21 (ventuno) giorni prima di quello fissato per l'Assemblea in unica o prima convocazione. Le liste indicano quali sono gli amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza stabiliti dalla legge e dallo Statuto. Le liste che presentano un numero di candidati pari o superiore a tre devono includere un numero di candidati appartenente al genere meno rappresentato che assicuri il rispetto dell'equilibrio fra generi nella misura minima richiesta dalla normativa, anche regolamentare, tempo per tempo vigente.
La titolarità della quota minima necessaria alla presentazione delle liste di cui al presente comma è determinata avendo riguardo alle azioni che risultano registrate a favore dell'azionista nel giorno in cui le stesse liste sono depositate presso la sede della società. Al fine di comprovare la titolarità del numero di azioni necessario alla presentazione delle liste, i soci che concorrono alla presentazione delle liste devono presentare o far recapitare presso la sede sociale copia dell'apposita certificazione rilasciata dall'intermediario abilitato ai sensi di legge comprovante la titolarità del numero di azioni necessario per la presentazione della lista rilasciata almeno ventuno giorni prima dell'Assemblea chiamata a deliberare sulla nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione.
Unitamente a ciascuna lista devono essere depositate: a) le informazioni relative all'identità dei soci che hanno presentato la lista e alla percentuale di partecipazione da essi complessivamente detenuta; b) le dichiarazioni con le quali i singoli candidati accettano la candidatura (nel caso dei candidati posti al numero progressivo "1" di ciascuna lista, essi accettano anche la candidatura a presidente del Consiglio di Amministrazione) e attestano, sotto la propria responsabilità, l'inesistenza di cause di ineleggibilità e di incompatibilità, nonché l'esistenza dei requisiti di professionalità e onorabilità e di ogni ulteriore requisito prescritto dalla normativa vigente e dal presente Statuto per l'assunzione della carica; c) le dichiarazioni
di indipendenza rilasciate ai sensi delle applicabili disposizioni legislative, regolamentari e statutarie; nonché d) il curriculum vitae di ciascun candidato, che contenga un'esauriente informativa sulle caratteristiche personali e professionali del candidato medesimo e che indichi gli incarichi di amministrazione e controllo ricoperti.
Le liste presentate senza l'osservanza delle disposizioni che precedono si considerano come non presentate.
Ogni azionista ha diritto di votare una sola lista. In caso di voto per una pluralità di liste, il voto si considera non espresso per nessuna di esse.
All'elezione del Consiglio di Amministrazione si procede come di seguito indicato:
a) fatto salvo quanto previsto dalla successiva lettera c), dalla lista che ottiene la maggioranza dei voti (lista di maggioranza) sono tratti, in base all'ordine progressivo con il quale sono elencati nella lista stessa, tutti gli amministratori da eleggere meno uno, e nel rispetto di quanto previsto all'art. 10.3 dello Statuto sociale in materia di numero minimo di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza; il candidato posto al numero progressivo "1" viene nominato presidente del Consiglio di Amministrazione della società; b) fatto salvo quanto previsto alla successiva lettera c), l'ultimo membro del Consiglio di Amministrazione è tratto dalla lista di minoranza che ottiene il maggior numero di voti dopo la lista di cui alla lettera a), che non sia collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con tale lista e/o con i soci che hanno presentato o votato la lista di maggioranza, secondo l'ordine in questa previsto. Tale membro deve essere in possesso dei requisiti di indipendenza ai sensi dell'art. 10.3 dello Statuto sociale. A tal fine, non si terrà tuttavia conto delle liste che non abbiano conseguito una percentuale di voti almeno pari alla metà di quella richiesta per la presentazione delle liste;
c) nel caso in cui la lista di minoranza che ottiene il maggior numero di voti dopo la lista di cui alla precedente lettera a), che non sia collegata in alcun modo, neppure indirettamente, con tale lista e/o con i soci che hanno presentato o votato la lista di maggioranza, sia stata presentata da uno o più azionisti cui spetta il diritto di voto che, da soli o insieme ad altri azionisti, rappresentino almeno il doppio della percentuale del capitale sociale fissata dalla normativa di riferimento tempo per tempo vigente per la presentazione delle liste di candidati per l'elezione del Consiglio di Amministrazione, dalla stessa saranno tratti due amministratori in base all'ordine progressivo con il quale sono elencati nella lista medesima. In tal caso, il numero degli amministratori che saranno tratti dalla lista di maggioranza si ridurrà conseguentemente di uno.
Gli amministratori devono possedere i requisiti di professionalità e onorabilità e ogni altro requisito previsto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto. Inoltre, un numero di amministratori non inferiore a quello previsto dalla normativa pro tempore vigente, con arrotondamento, in caso di numero frazionario, all'unità superiore, deve possedere i requisiti di indipendenza stabiliti dalla normativa pro tempore vigente, nonché quelli previsti dal Codice di Autodisciplina delle Società Quotate cui la Società abbia aderito.
Il venir meno dei requisiti richiesti per la carica ne comporta la decadenza, precisandosi che il venir meno dei requisiti di indipendenza di cui sopra in capo ad un amministratore, fermo l'obbligo di darne immediata comunicazione al Consiglio di Amministrazione, non ne determina la decadenza se i requisiti permangono in capo al numero minimo di amministratori che, secondo la normativa pro tempore vigente e il presente Statuto, devono possedere tali requisiti.
Qualora con i candidati eletti con le modalità sopra indicate non sia assicurata la nomina di un numero di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza sopra previsti pari al numero minimo stabilito dalla normativa vigente e dal presente Statuto in relazione al numero complessivo degli amministratori, il candidato non indipendente eletto come ultimo in ordine progressivo nella lista di maggioranza, sarà
sostituito con il primo candidato indipendente secondo l'ordine progressivo non eletto della stessa lista, ovvero, in difetto, dal primo candidato indipendente secondo l'ordine progressivo non eletto della lista di minoranza. A tale procedura di sostituzione si farà luogo sino al completamento del numero degli amministratori indipendenti da nominare. Qualora detta procedura di sostituzione non assicuri il risultato da ultimo indicato, la sostituzione avverrà con delibera assunta dall'Assemblea a maggioranza relativa, previa presentazione di candidature di soggetti in possesso dei citati requisiti.
Fermo restando il rispetto del numero minimo di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza secondo quanto sopra previsto, qualora con i candidati eletti con le modalità sopra indicate nella composizione del Consiglio di Amministrazione non sia assicurato il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi, il candidato del genere più rappresentato eletto come ultimo in ordine progressivo nella lista di maggioranza, sarà sostituito con il primo candidato del genere meno rappresentato secondo l'ordine progressivo non eletto della stessa lista, ovvero, in difetto, dal primo candidato del genere meno rappresentato secondo l'ordine progressivo non eletto della lista di minoranza. A tale procedura di sostituzione si farà luogo sino a che il Consiglio di Amministrazione risulti conforme alle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Nel caso in cui venga presentata e ammessa un'unica lista, risulteranno eletti tutti i candidati di tale lista, comunque salvaguardando la nomina di amministratori in possesso dei requisiti di indipendenza almeno nel numero complessivo richiesto dalla normativa pro tempore vigente e dallo Statuto, nonché il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi. Nel caso in cui non venga presentata o ammessa alcuna lista, l'Assemblea delibera con le maggioranze di legge senza osservare il procedimento sopra previsto. Sono comunque salve le diverse ed ulteriori disposizioni previste da inderogabili norme di legge o regolamentari. In ogni caso deve essere assicurato il rispetto del numero minimo di amministratori indipendenti e delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi. Per la nomina di amministratori, per qualsiasi ragione non nominati ai sensi dei procedimenti sopra previsti, l'Assemblea delibera con le maggioranze di legge, in modo tale da assicurare comunque che la composizione del Consiglio di Amministrazione sia conforme alla legge e allo Statuto, nonché il rispetto delle disposizioni statutarie in materia di equilibrio tra i generi.
Si precisa, infine, che, in conformità a quanto previsto dalle Disposizioni di Vigilanza per le banche (Circ. n. 285 del 17 dicembre 2013) in materia di composizione degli organi collegiali, il Consiglio di Amministrazione ha già formulato le valutazioni in merito alla propria composizione quali-quantitativa considerata ottimale in relazione agli obiettivi indicati nelle suddette disposizioni e il profilo teorico (ivi comprese caratteristiche di professionalità e di eventuale indipendenza) dei candidati ritenuto opportuno a questi fini. A tal fine si rimanda al documento di Banca Sistema in materia di composizione ottimale qualitativa e quantitativa approvato dal Consiglio di Amministrazione in data 10 febbraio 2021 pubblicato sul sito web della società (www.bancasistema.it, nella sezione Investors/ Governance/ Assemblea degli Azionisti/ 2021/ 30 aprile 2021.).
Si ricorda che l'art. 10.4 dello Statuto sociale prevede che "I componenti dell'organo amministrativo durano in carica per tre esercizi (con scadenza in coincidenza dell'Assemblea convocata per l'approvazione del bilancio relativo all'ultimo esercizio della loro carica) o per il minor periodo che sia fissato dall'Assemblea all'atto di nomina. Gli amministratori sono rieleggibili".
Ciò premesso, il Consiglio di Amministrazione propone di confermare l'attuale durata dell'incarico degli Amministratori, pari a n. 3 (tre) esercizi. Tale termine si ritiene adeguato al fine di assicurare ai nuovi Amministratori un orizzonte temporale sufficiente a giustificare l'investimento iniziale di tempo ed energie
richiesto al fine di acquisire un'idonea conoscenza della realtà aziendale e del settore in cui il Gruppo opera.
Si ricorda che, ai sensi di quanto previsto dall'art. 10.6 dello Statuto sociale, il Presidente del Consiglio di Amministrazione è nominato dall'Assemblea con le modalità di cui all'art. 10.2 undicesimo capoverso lettera a).
In assenza di liste presentate e ammesse, il Presidente del Consiglio di Amministrazione è nominato dall'Assemblea con le modalità e maggioranze di legge.
A tal fine, rinviando espressamente alle indicazioni sui requisiti e le caratteristiche personali e professionali del Presidente del Consiglio di Amministrazione, come illustrati nel documento sulla Composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio di Amministrazione, reso disponibile sul sito internet di Banca Sistema il 23 febbraio 2021, si segnala che il Presidente del Consiglio di Amministrazione, ai sensi del Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanza del 23 novembre 2020, n. 169, deve essere scelto tra candidati che abbiano esercitato, per almeno cinque anni, anche alternativamente:
a) attività di amministrazione o di controllo o compiti direttivi nel settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo;
b) attività di amministrazione o di controllo o compiti direttivi presso società quotate o aventi una dimensione e complessità maggiore o assimilabile (in termini di fatturato, natura e complessità dell'organizzazione o dell'attività svolta) a quella della Banca,
ovvero
c) attività professionali in materia attinente al settore creditizio, finanziario, mobiliare, assicurativo o, comunque, funzionali all'attività della Banca. L'attività professionale deve connotarsi per adeguati livelli di complessità anche con riferimento ai destinatari dei servizi prestati, e deve essere svolta in via continuativa e rilevante nei settori sopra richiamati;
d) attività d'insegnamento universitario, quali docente di prima o seconda fascia, in materie giuridiche o economiche o in altre materie comunque funzionali all'attività del settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo;
e) funzioni direttive, dirigenziali o di vertice, comunque denominate, presso enti pubblici o pubbliche amministrazioni aventi attinenza con il settore creditizio, finanziario, mobiliare o assicurativo e a condizione che l'ente presso cui l'esponente svolgeva tali funzioni abbia una dimensione e complessità comparabile con quella della Banca.
Ai fini della sussistenza dei requisiti di cui ai punti precedenti, si tiene conto dell'esperienza maturata nel corso dei venti anni precedenti all'assunzione dell'incarico.
Esperienze maturate contestualmente in più funzioni si conteggiano per il solo periodo di tempo in cui sono state svolte, senza cumularle.
Dal Processo di Autovalutazione 2020 condotto dal Consiglio di Amministrazione della Banca, tra l'altro finalizzato anche a definire la composizione qualitativa e quantitativa ottimale del Consiglio di Amministrazione, è emerso inoltre che il Presidente del Consiglio di Amministrazione dovrebbe:
amministrazione di società di adeguata complessità e dimensione, ed avendo mostrato nell'espletamento di tali incarichi una spiccata sensibilità verso i temi della governance;
Il Decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanza del 23 novembre 2020, n. 169, richiede, tra l'altro, anche che sia valutata l'esperienza maturata nel coordinamento, indirizzo o gestione di risorse umane, tale da assicurare un efficace svolgimento delle sue funzioni di coordinamento e indirizzo dei lavori del Consiglio di Amministrazione, di promozione del suo adeguato funzionamento, anche in termini di circolazione delle informazioni, efficacia del confronto e stimolo alla dialettica interna, nonché di adeguata composizione dell'organo. Tale valutazione può essere omessa qualora il candidato sia in possesso dei requisiti di professionalità di cui sopra, quando essi sono maturati per una durata almeno pari a 10 anni (maturati negli ultimi 13).
* * *
Signori Azionisti,
premesso quanto sopra, Vi invitiamo quindi a procedere alla determinazione del numero degli Amministratori, alla nomina dei componenti del Consiglio di Amministrazione, alla determinazione della durata in carica e alla nomina del Presidente del Consiglio di Amministrazione, in conformità alle disposizioni statutarie appena richiamate, tenendo anche conto delle previsioni contenute nel documento di Banca Sistema in materia di composizione ottimale qualitativa e quantitativa del Consiglio di Amministrazione del febbraio 2021.
* * *
Milano, 19 marzo 2021
Per il Consiglio di Amministrazione Avv. Luitgard Spögler Presidente del Consiglio di Amministrazione
Fully paid-up share capital € 9,650,526.24 Tax code and Milan Companies' Register No. 12870770158 – ABI code 03158.3 Largo Augusto, 1/A, angolo via Verziere, 13 - 20122 Milan
ORDINARY SHAREHOLDERS' MEETING, HELD ON SINGLE CALL AT THE REGISTERED OFFICE OF THE COMPANY AT LARGO AUGUSTO 1/A ANGOLO VIA VERZIERE 13, MILAN ON 30 APRIL 2021, 10:00 A.M.
(prepared pursuant to Art. 125-ter of Legislative Decree No. 58 of 24 February 1998, as amended and supplemented)
4. APPOINTMENT OF THE BOARD OF DIRECTORS AFTER DETERMINING THE NUMBER OF MEMBERS. RELATING AND RESULTING RESOLUTIONS:
4.1 DETERMINATION OF THE NUMBER OF DIRECTORS.
4.2 APPOINTMENT OF THE MEMBERS OF THE BOARD OF DIRECTORS.
Dear Shareholders,
The term of office of the Board of Directors of Banca Sistema S.p.A. (the "Company") ends on the date of the Shareholders' Meeting called to approve the 2020 financial statements; the Board of Directors was appointed by the Shareholders' Meeting on 23 April 2018 and later integrated, pursuant to Art. 2386 of the Italian Civil Code, at the Shareholders' Meeting of 18 April 2019.
We therefore invite you to pass resolution, in compliance with applicable laws and provisions of the Articles of Association, to determine the number of Directors, appoint the members of the Board of Directors, determine the term of office of the Board of Directors and appoint the Chairperson of the Board of Directors.
It should be noted that pursuant to the provisions of article 10.1 of the Articles of Association, the Company is managed by a Board of Directors appointed by the Shareholders' Meeting, with at least 7 but no more than 11 members.
After completing the Self-Assessment Process, in the document on the Optimal qualitative and quantitative composition of the Board of Directors, published on Banca SISTEMA's website on 23 February 2021, the Board of Directors deemed that the current 9 (nine) members of the Board of Directors that is about to go out of office, is sufficient to ensure a correct balance of the expertise and experience necessary given the complex nature of the Bank's business, also making it possible to appoint Committees without excessive overlapping of the members' duties.
Given the above, the following proposed resolution is hereby submitted for your approval: The Shareholders' Meeting of Banca Sistema S.p.A.:
resolves
that the Board of Directors shall have 9 (nine) members".
It should be noted that, pursuant to the provisions of articles 10.2 and 10.3 of the Articles of Association, the members of the Board of Directors will be appointed on the basis of lists presented by the shareholders.
The Articles of Association provides that the members of the Board of Directors are elected using the list system in which at least three but no more than eleven candidates should be listed, with a consecutive number. The candidate at sequential number "1" of each list shall also be the candidate appointed as Chairperson of the Board of Directors.
To assist the presentation of "minority lists" for the appointment of the Board of Directors, lists with less than the minimum of three directors provided by article 10.2, paragraph 2 of Banca SISTEMA's Articles of Association will be accepted, above all in order to apply in a consistent manner the provisions of points a), b) and c) of article 10.2 of the Articles of Association, that allocate less than three Directors to the so-called "Minority list".
Any shareholder, as well as shareholders belonging to the same group, parties to a shareholders' agreement pursuant to article 122 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, the entity controlling it, the entity by which it is controlled and the entity subject to joint control pursuant to article 93 of Legislative Decree no. 58 dated 24 February 1998, may not present or be involved in the presentation, either by proxy or trust company, of more than one list and may not vote on lists other than the one presented. Participating, either directly or indirectly, in the indication of applicants present in more than one list shall imply that these lists shall be deemed to have not been submitted.
For the purposes of the preceding subsection paragraph, entities, even those without a corporate status, which exercise direct or indirect control pursuant to article 93 of Legislative Decree no. 58 of 24 February 1998 over the shareholder in question and all the companies controlled directly or indirectly by those entities are deemed to belong to the same group.
Each candidate may appear in one list, under pain of ineligibility.
Only shareholders with voting rights who, separately or together with other shareholders, hold shares representing at least a percentage of 4.5% of the share capital, shall have the right to present lists.
The lists must be filed at the company's registered office at least 25 (twenty-five) days prior to the date of the Shareholders' Meeting called to pass resolution on the appointment of the management body and made available to the public at the registered office, the management company, on the Company's website and in any other manner provided by applicable legal and regulatory provisions at least 21 (twenty-one) days prior to the date set for the Shareholders' Meeting on single or first call. The lists indicate which directors are in possession of the requirements of independence stipulated by law and these Articles of Association. Lists containing three or more candidates must include a number of candidates from the least represented gender that ensures respect of the gender balance to the minimum extent required by the legislation and regulations in force at the time.
The holding of the minimum share necessary to submit lists under this paragraph is determined having regard to the shares which are registered to the shareholder on the day in which these lists are filed at the company's registered office. In order to prove ownership of the number of shares required to submit lists, shareholders putting forward lists have to submit or send to the registered office a copy of the appropriate certificate issued by a legally authorised intermediary proving ownership of the number of shares required for the submission of the list issued at least twenty-one days before the Shareholders' Meeting called to approve the appointment of the members of the Board of Directors.
Each list submitted must include: a) information regarding the identity of the shareholders who present the list and the percentage of shares held by each of these; b) the declarations in which each candidate accepts the nomination (candidates positioned at consecutive number "1" on each list also accept the nomination for the position of Chairperson of the Board of Directors) and declare, under their own responsibility that there is no cause which makes them ineligible or incompatible for the position, and that the requirements of professionalism and integrity and any other requirement stipulated under current laws and these Articles of Association for the position are met; c) the declarations of independence issued pursuant to the applicable laws, regulations and these Articles of
Association; and d) the CV of each candidate, containing detailed information of the individual's personal and professional characteristics, indicating the management and control positions covered.
Any list that does not meet the above requirements shall be deemed not to have been filed.
Each shareholder has the right to vote for one list. Where a vote is made for several lists, the vote shall be deemed as not having been cast for any of them.
The election of the Board of Directors shall take place as follows:
a) without prejudice to the provisions of subparagraph c) hereunder, all the directors to appoint, less one, shall be taken from the list that obtains the majority of votes (majority list), in the consecutive order they are listed on that same list, and pursuant to article 10.3 of the Articles of Association on the minimum number of directors who meet the independence requirements; the candidate at consecutive number "1" is appointed Chairperson of the company's Board of Directors;
b) without prejudice to the provisions of subparagraph c), the last member of the Board of Directors is drawn from the minority list that receives the highest number of votes after the list referred to in subparagraph a), which is not connected in any way, even indirectly, with that list and/or with the shareholders who submitted or voted for the majority list, on the basis of the sequential order of that list. Such member shall however meet the independence requirements pursuant to article 10.3 of the Articles of Association. For this purpose, however, lists that do not obtain a percentage of votes equal to at least half of that required for the submission of lists shall not be taken into account;
c) in cases where the minority list that receives the highest number of votes after the list referred to in subparagraph a) above, which is not connected in any way, even indirectly, with that list and/or with the shareholders who submitted or voted for the majority list, is submitted by one or more shareholders with voting rights who, separately or together with other shareholders, represent at least twice the percentage of the share capital established by the applicable legislation in force at the time for the submission of lists of candidates for the election of the Board of Directors, two directors shall be drawn from that list in the sequential order in which they are listed on that same list. In this case, the number of directors to be drawn from the majority list will be consequently reduced by one.
The directors must meet the requirements of professionalism and integrity and any other requirement under the regulations in force and these Articles of Association. In addition, a number of directors not less than that required by the regulations in force, with rounding up to the nearest whole in the case of a fractional number, must meet the independence requirements established in regulations in force from time to time, as well as the Code of Conduct to which the company adheres.
The loss of the requirements for the position will entail dismissal. However, the loss of the above independence requirements in relation to a director, notwithstanding the obligation to immediately notify the Board of Directors, shall not lead to dismissal if the requirements are still met by the remaining minimum number of directors pursuant to regulations in force and these Articles of Association.
If the candidates elected in the manner described above do not ensure the appointment of a number of directors who meet the independence requirements provided above equal to the minimum number established by law and these Articles of Association in relation to the total number of directors, the non-independent candidate elected last in sequential order in the majority list, shall be replaced by the first independent candidate in sequential order not elected of the same list, or, failing this, by the first independent candidate in sequential order not elected of the minority list. This replacement procedure will be followed until the number of independent directors to be appointed is reached. Should this replacement procedure fail to give the result indicated above, replacement will be carried out by a
resolution of the Shareholders' Meeting adopted by a relative majority, subject to the submission of candidates in possession of the above-mentioned requirements.
Without prejudice to compliance with the minimum number of directors in possession of the independence requirements as stipulated above, where the candidates elected in the manner indicated above in the composition of the Board of Directors do not ensure compliance with the provisions of the Articles of Association in relation to gender equality, the candidate of the most represented gender elected last in sequential order in the majority list, shall be replaced by the first candidate of the least represented gender in sequential order not elected from the same list, or, failing this, by the first candidate of the least represented gender in sequential order not elected from the minority list. This replacement procedure will be carried out until the Board of Directors is compliant with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality.
In the event of there being only one list that is presented and allowed, all the candidates on this list shall be elected, but ensuring the nomination of directors in possession of the independence requirements at least in the overall number required under current laws and Articles of Association, and also in compliance with the provisions of the Articles of Association on gender equality. Where no list is submitted or allowed, the Shareholders' Meeting shall resolve according to the legal majority without following the procedure referred to above. This is notwithstanding, however, different and other provisions provided under mandatory and statutory laws. In any event, there shall be compliance with the minimum number of independent directors and with the provisions of the Articles of Association on gender equality. For the appointment of directors who for whatever reason are not nominated pursuant to the procedures given above, the Shareholders' Meeting shall resolve by legal majority voting so as to ensure that the composition of the Board of Directors is compliant with the law and these Articles of Association, and also complies with the provisions of the Articles of Association in respect of gender equality.
Finally, it should be noted that in accordance with the Supervisory Provisions for Banks (Circular no. 285 of 17 December 2013) relating to the composition of boards, the Board of Directors has already assessed the qualitative and quantitative composition of the members of the board and considers it to be the optimal composition to attain the objectives specified by the above provisions and the theoretical profile (including characteristics of professionalism and independence if necessary) of the candidates considered to be eligible. For this purpose, please refer to the document issued by Banca Sistema on the question of the optimal qualitative and quantitative composition approved by the Board of Directors on 10 February 2021 published on the company's website (https://bancasistema.it/documenti-societari).
It should be noted that article 10.4 of the Articles of Association provides that the members of the management body shall remain in office for three financial years (with the term of office thereof ending on the date of the Shareholders' Meeting called to approve the financial statements of the last year they are in office) or for any briefer period that may be established by the Shareholders' Meeting when they are appointed. Directors may be re-elected".
Given the above, the Board of Directors proposes that the current term of office of the Directors of 3 (three) financial years be confirmed. This term is considered to be sufficient to justify the initial time and effort the new Directors will need to put into learning about the company and the industry in which the Group works.
It should be noted that pursuant to article 10.6 of the Articles of Association, the Chairperson of the Board of Directors is appointed by the Shareholders' Meeting as established by article 10.2 paragraph 11, subparagraph a).
Where no lists are presented and allowed, the Chairperson of the Board of Directors is appointed by the Shareholders' Meeting pursuant to the legal majority and procedures.
For this purpose, expressly referring to the personal and professional requirements and characteristics of the Chairperson of the Board of Directors, as specified by the document describing the optimal qualitative and quantitative composition of the Board of Directors, published on Banca Sistema's website on 23 February 2021, it should be noted that pursuant to Decree of the Ministry of Economy and Finance no. 169 of 23 November 2020, the Chairperson of the Board of Directors shall be selected from candidates who have covered the following positions, for at least five years, even alternatively:
a) administrative, control or management positions in the credit, financial, securities or insurance sector;
b) administrative, control or management positions or responsibilities in listed companies or in companies of a similar or larger size and complexity (in terms of turnover, nature and organisational/business complexity) to/than that of the Bank,
or
c) professional activities in fields relating to the credit, financial, securities or insurance sector, or in other fields pertaining to the Bank's business; The professional activities must be of an appropriately complex nature also with regard to the recipients of the services provided, and must be carried out on a continuous, significant basis in the aforementioned sectors;
d) university lecturing as a first or second-level academic, in the field of law, economics or other subject area pertaining to the activities of the credit, financial, securities or insurance sector;
e) management, executive or senior management functions, at public entities or public administrations, pertaining to the credit, financial, securities or insurance sector, provided that the entity or authority for whom the person in question worked is of a comparable size and complexity to that of the Bank.
For the purposes of compliance with the previously-mentioned requirements, account shall be taken of experience gained in the twenty years prior to the appointment.
Experience gained in several functions during the same period shall only be counted for the period in question, and shall not be calculated on a cumulative basis.
The 2020 Self-Assessment Process carried out by the Board of Directors, whose objectives included that of establishing the optimal qualitative and quantitative composition of the Board of Directors, moreover confirmed that the Chairperson of the Board should:
II. possess the personal characteristics required to create a strong team spirit and sense of cohesion among the members of the Board;
III. be suitably knowledgeable about corporate governance, having previously gained significant experience in the field - and preferably at the head - of boards of directors of suitably complex and large companies, and having displayed a strong awareness of questions of governance in the performance of said offices;
Decree of the Ministry of Economy and Finance no. 169 of 23 November 2020 moreover requires that even any experience accrued in the coordination or management of human resources should be taken into account, in order to ensure that the Chairperson efficiently performs its duty of coordinating and managing the Board of Directors and ensuring the proper functioning thereof, above all in terms of the disclosure of information, the effectiveness of discussions and encouraging dialogue, and the suitable composition of the Board as a whole. This assessment may be omitted if the candidate meets the professional requirements described above, when such expertise comes from experience spanning a period of at least 10 years (accrued in the last 13).
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Dear Shareholders,
in consideration of the foregoing, we invite you to proceed with the determination of the number of Directors, the appointment of the number of Directors, the appointment of the members of the Board of Directors, the determination of the term of office and the appointment of the Chairperson of the Board of Directors, in accordance with the above provisions of the Articles of Association, taking into account the provisions of the document issued by Banca Sistema on the optimal qualitative and quantitative composition of the Board of Directors of February 2021.
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Milan, 19 March 2021
For the Board of Directors Mr. Luitgard Spögler, Lawyer Chairperson of the Board of Directors
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