ASM Group S.A. — Proxy Solicitation & Information Statement 2022

Sep 30, 2022

Klauzula informacyjna dla akcjonariuszy ASM Group S.A. będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy, w tym akcjonariuszy, będących osobami fizycznymi

Zgodnie z art. 13 ust. 1 - 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) ("RODO") Zarząd ASM Group S.A. ("SPÓŁKA") z siedzibą w Warszawie, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sadowego pod numerem 0000363620, o kapitale zakładowym: 57.019.642,00 zł opłaconym w całości informuje jak poniżej.

Adres e-mail Spółki: l.krakowiak@asmgroup.pl

Administrator danych osobowych

W związku z koniecznością zapewnienia prawidłowej organizacji i prawidłowego przebiegu Nadzwyczajnego Walnego Zgromadzenia ("Walne Zgromadzenie") Spółka jest Administratorem danych osobowych akcjonariuszy Spółki będących osobami fizycznymi oraz pełnomocników akcjonariuszy, będących osobami fizycznymi, którzy uprawnieni są do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu, wykazali swój status akcjonariusza lub pełnomocników akcjonariuszy, którzy zażądali udostępnienia listy akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu ASM GROUP S.A. lub listy akcjonariuszy obecnych na Walnym Zgromadzeniu, złożyli wniosek o udostępnienie odpisów wniosków w sprawach objętych porządkiem obrad Walnego Zgromadzenia, złożyli żądanie zwołania Walnego Zgromadzenia, wniosek o umieszczenie spraw w porządku obrad zwołanego Walnego Zgromadzenia lub przedłożyli projekt uchwały Walnego Zgromadzenia ("Akcjonariusze").

Informacja o źródle danych

Dane osobowe Akcjonariuszy są pozyskiwane z Krajowego Depozytu Papierów Wartościowych S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Książęca 4, oraz są przesyłane przez akcjonariuszy, pełnomocników i przedstawicieli w szczególności w związku z koniecznością wykazania statusu akcjonariusza, posiadania odpowiedniej liczby akcji (w tym wykonania obowiązków związanych z posiadaniem określonej liczby akcji w Spółce), prawa głosu lub prawa do reprezentowania akcjonariusza.

Cele i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe Akcjonariuszy przetwarzane są w celu przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia ASM GROUP S.A., w tym w celu realizacji obowiązku udostępnienia Akcjonariuszom listy akcjonariuszy na ich żądanie.

Podstawą prawną przetwarzania danych Akcjonariuszy, w celu wskazanym powyżej jest:

• a) wypełnienie obowiązków prawnych, w tym w szczególności związanych z faktem posiadania statusu spółki publicznej (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), związanych m.in. z art. 407 § 1 ¹ Kodeksu Spółek Handlowych,
• b) prawnie uzasadniony interes Spółki (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu obsługi, dochodzenia i obrony w razie zaistnienia wzajemnych roszczeń.

Odbiorcy danych

Dane Akcjonariuszy mogą zostać, w oparciu o stosowną podstawę prawną, ujawnione przez ASM GROUP S.A. podmiotom z nim współpracującym, w szczególności podmiotom świadczącym usługi

w zakresie realizacji obowiązków przeprowadzenia Walnego Zgromadzenia w tym usługi informatyczne, usługi ochrony usługi prawne oraz akcjonariuszom, którzy złożą żądanie przeglądania listy akcjonariuszy, wydania odpisu takiej listy lub przesłania listy pocztą elektroniczną.

Spółka nie planuje przekazywania danych osobowych do odbiorców z państw trzecich, tj. z państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres istnienia Spółki.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych,
• prawo do usunięcia danych lub ograniczenia przetwarzania danych,
• prawo do przenoszenia danych,
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• prawo do wniesienia skargi wobec przetwarzania do organu nadzorczego.

Informacja o wymogu lub dobrowolności podania danych

W przypadku przekazywania danych bezpośrednio Spółce, podanie danych jest wymagane przez przepisy kodeksu spółek handlowych, w tym w celu umożliwienia weryfikacji tożsamości akcjonariusza. Ich niepodanie wiąże się z brakiem możliwości uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. W odniesieniu do adresu poczty elektronicznej podanie wspomnianego adresu jest dobrowolne, lecz niezbędne do umożliwienia kontaktu pomiędzy Spółką a akcjonariuszem za pomocą poczty elektronicznej. Jego niepodanie wiąże się z brakiem możliwości nawiązania komunikacji za pośrednictwem kanału elektronicznego.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Spółka nie planuje wykorzystywania danych osobowych do profilowania lub w ramach systemu zautomatyzowanego podejmowania decyzji.