Ascencio — AGM Information 2013

Dec 20, 2013

La société en commandite par actions « ASCENCIO », Société d'investissement immobilière à capital fixe publique de droit belge, avec siège social à 6041 Gosselies, Avenue Jean Mermoz 1 bte 4, inscrite au registre des personnes morales au numéro 881.334.476 et assujettie partiellement à la taxe sur la valeur ajoutée sous le numéro 881.334.476

Les actionnaires sont invités à se réunir le vendredi 31 janvier 2014 à 14 heures 30 au siège social de la société, en assemblée générale ordinaire pour délibérer de l'ordre du jour suivant :

ORDRE DU JOUR

• I. Approbation des comptes d'Ascencio S.C.A.
• 1. Rapport de gestion sur les comptes annuels sociaux clôturés au 30 septembre 2013 et sur les comptes annuels consolidés clôturés au 30 septembre 2013
• 1. Rapport du commissaire sur les comptes annuels sociaux clôturés au 30 septembre 2013 et rapport du commissaire sur les comptes annuels consolidés clôturés au 30 septembre 2013
• 1. Comptes annuels consolidés clôturés au 30 septembre 2013 4. Approbation des comptes annuels sociaux clôturés au 30 septembre 2013 et affectation du résultat Proposition d'approbation les comptes annuels sociaux clôturés au 30
• septembre 2013, en ce compris l'affectation du résultat. En conséquence, proposition d'attribuer un dividende de 3,00 EUR brut par action. Le gérant statutaire vous invite à approuver cette proposition
• 1. Décharge au gérant statutaire Proposition de donner décharge au gérant statutaire de la société pour l'exécution de son mandat pour l'exercice social clôturé au 30 septembre 2013
• Le gérant statutaire vous invite à approuver cette proposition 6. Décharge au commissaire Proposition de donner décharge au commissaire pour l'exécution de son
• mandat au cours de l'exercice social clôturé au 30 septembre 2013 Le gérant statutaire vous invite à approuver cette proposition 7. Rapport de rémunération
  • Proposition d'approuver le rapport de rémunération Le gérant statutaire vous invite à approuver cette proposition
• II. Proposition de conférer tout pouvoir au gérant statutaire pour l'exécution des décisions prises conformément aux propositions soumises à l'assemblée générale
• III. Divers

DISPOSITIONS PRATIQUES

Conformément à l'article 536§2 du Code des Sociétés., les actionnaires ne seront admis et ne pourront voter à l'Assemblée Générale Ordinaire du 31 décembre 2014 que pour autant que les deux conditions suivantes soient remplies :

• 1) ASCENCIO doit obtenir la preuve que les actionnaires détiennent le vendredi 17 janvier 2014 à minuit (la « Date d'Enregistrement ») le nombre d'actions pour lesquelles l'actionnaire à l'intention de participer à l'Assemblée Générale, et,
• 2) ASCENCIO doit recevoir une confirmation de l'intention de participer à l'Assemblée générale au plus tard le vendredi 24 janvier 2014.

ENREGISTREMENT

La procédure d'enregistrement se déroule comme suit :

Les détenteurs d'actions nominatives devront être inscrits dans le registre des actions nominatives d'ASCENCIO le 17 janvier 2014 à minuit (heure belge) pour le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent participer à l'assemblée générale. Les propriétaires d'actions dématérialisées devront notifier à leur intermédiaire financier ou teneur de compte agréé au plus tard le 17 janvier 2014 à minuit (heure belge) le nombre d'actions pour lequel ils souhaitent être enregistrés et pour lequel ils souhaitent participer à l'assemblée générale.

Seules les personnes qui sont actionnaires à la Date d'Enregistrement auront le droit de participer et de voter à l'assemblée générale, sans qu'il soit tenu compte du nombre d'actions détenues par l'actionnaire au jour de l'assemblée générale.

CONFIRMATION DE PARTICIPATION

Les actionnaires qui ont l'intention d'assister à l'assemblée générale doivent notifier leur intention de participation à l'assemblée générale au plus tard le vendredi 24 janvier 2014. En supplément de la procédure d'enregistrement décrite ci-dessus, les actionnaires devront prévenir ASCENCIO (à l'attention de Stéphanie Vanden Broecke) par lettre ordinaire, par fax au +32 (0) 71 34 48 96 ou par courriel à stephanie.vandenbroecke@ascencio.be de leur intention d'assister à l'assemblée au plus tard pour le vendredi 24 janvier 2014.

Conformément à l'article 533bis du Code des Sociétés, les actionnaires peuvent également se faire représenter par un mandataire, en utilisant le formulaire de procuration établi par la société. Ce formulaire peut être obtenu sur le site internet de la société (www.ascencio.be) ou sur simple demande auprès de Stéphanie Vanden Broecke au +32 (0) 71 34 48 96 ou par courriel à stephanie.vandenbroecke@ascencio.be.

Les actionnaires qui souhaitent se faire représenter devront se conformer à la procédure d'enregistrement et de confirmation décrite ci-dessus, et l'original du formulaire signé sur support papier doit être adressé au siège social d'ASCENCIO au plus tard pour le vendredi 24 janvier 2014.

INFORMATIONS IMPORTANTES

Droit d'inscrire des sujets à l'ordre du jour et de déposer des propositions de décision

Conformément à l'article 533ter du Code des sociétés, un ou plusieurs actionnaires possédant ensemble au moins 3% du capital social d'ASCENCIO ont au plus tard jusqu'au jeudi 9 janvier 2014 pour requérir l'inscription de sujets à traiter à l'ordre du jour de l'assemblée, ainsi que pour déposer des propositions de décision concernant des sujets à traiter inscrits ou à inscrire à l'ordre du jour. Les sujets à inscrire à l'ordre du jour et/ou les propositions de décision doivent être adressées au siège social de la société par courrier ordinaire à l'attention de Madame Stéphanie Vanden Broecke ou par courriel (stephanie.vandenbroecke@ascencio.be). Le ou les actionnaires qui exercent ce droit doivent, pour que leur demande soit examinée lors de l'assemblée générale, satisfaire aux deux conditions suivantes : (i) prouver qu'ils détiennent le pourcentage requis ci-dessus à la date de leur demande (soit par un certificat constatant l'inscription des actions correspondantes sur le registre des actions nominatives de la société, soit par une attestation établie par le teneur de comptes agréé ou l'organisme de liquidation, certifiant l'inscription en compte, à leur nom, du nombre d'actions dématérialisées correspondantes) ; et (ii) encore être actionnaire à hauteur de 3% du capital social à la Date d'Enregistrement. La société accusera réception des demandes formulées par lettre ordinaire, fax (+32 (0)71 34.48.96) ou courriel à l'adresse indiquée par l'actionnaire dans un délai de 48 heures à compter de cette réception. Si une ou plusieurs demandes d'ajouter de nouveaux points ou de proposer de nouvelles résolutions à l'ordre du jour ont été reçues, ASCENCIO publiera, le cas échéant et au plus tard le jeudi 16 janvier 2014 un ordre du jour modifié sur le site internet de la société à l'adresse suivante www.ascencio.be, au Moniteur belge et dans la presse. Le formulaire ad hoc de procuration complété des sujets à traiter et/ou des propositions de décision sera disponible sur le site internet de la société à l'adresse suivante : www.ascencio.be, et ce, en même temps que la publication de l'ordre du jour révisé à savoir, au plus tard le jeudi 16 janvier 2014. Toutefois, les procurations qui seraient notifiées à la société avant la publication d'un ordre du jour complété restent valables pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qu'elles couvrent. Par exception à ce qui précède, pour les sujets à traiter inscrits à l'ordre du jour qui font l'objet de propositions de décision nouvelles déposées en application de l'article 533ter du Code des Sociétés, le mandataire peut, en assemblée générale, s'écarter des éventuelles instructions données par son mandant si l'exécution de ces instructions risquerait de compromettre les intérêts de son mandant. La procuration doit indiquer si le mandataire est autorisé à voter sur les sujets à traiter de nouveaux inscrits à l'ordre du jour ou s'il doit s'abstenir.

Droit de poser des questions

Par ailleurs, en vertu de l'article 540 du Code des sociétés, les actionnaires, qui ont accompli les formalités d'admission à l'assemblée, ont le droit de poser des questions par écrit aux administrateurs et/ou au commissaire. Ces questions peuvent être adressées préalablement à l'assemblée générale à ASCENCIO à l'attention de Stéphanie Vanden Broecke au +32 (0) 71 34 48 96 ou par courriel à stephanie.vandenbroecke@ascencio.be jusqu'au plus tard le vendredi 24 janvier 2014. Il sera répondu aux questions pour autant que les actionnaires en question aient satisfait aux conditions d'enregistrement et de confirmation de participation à l'assemblée générale.

Documents disponibles

Tous les documents concernant l'assemblée générale que la loi requiert de mettre à la disposition des actionnaires pourront être consultés sur le site internet de la société www.ascencio.be, à partir du vendredi 20 décembre 2013. A compter de cette même date, les actionnaires pourront consulter ces documents les jours ouvrables et pendant les heures normales d'ouverture des bureaux, au siège social de la société (Avenue Jean Mermoz 1 bte 4 à 6041 Gosselies) et/ou obtenir gratuitement les copies de ces documents. Les demandes de copies, sans frais, peuvent également être adressées par écrit à l'attention de Stéphanie Vanden Broecke ou par courriel à stephanie.vandenbroecke@ascencio.be

Afin de faciliter les opérations de pointage de la liste des présences, nous vous prions de bien vouloir vous présenter au siège social d'ASCENCIO au moins trente minutes avant le début de la séance.