AGM Information • Jun 8, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer
Office translation. In case of discrepancy between the Norwegian language original text and the English language translation, the Norwegian text shall prevail
Den ordinære generalforsamling i Arribatec Solutions ASA, org. nr. 979 867 654 ("Selskapet"), holdes i lokalene til advokatfirmaet Schjødt i:
Den 29. juni 2021 kl. 14.00 29 June 2021 at 14:00 CET
På grunn av Covid-19 situasjonen, og i lys av gjeldende anbefalinger og restriksjoner om fysiske møter som gjelder på dato for denne innkalling, oppfordrer Styret aksjonærene om å avgi sine stemmer gjennom innsendelse av fullmaktsskjema eller elektronisk i forkant av møtet, og at man ikke møter personlig. Se mer informasjon nedenfor.
Generalforsamlingen vil bli åpnet av styrets leder Martin Nes.
Styrets forslag til vedtak:
"Styrets leder Martin Nes velges til møteleder. Geir Johansen velges til å medundertegne protokollen.".
Styrets forslag til vedtak:
"Innkalling og dagsorden godkjennes".
The annual general meeting of Arribatec Solutions ASA, reg. no. 979 867 654 (the "Company"), is held at the premises of Schjødt, at:
Due to the Covid-19 situation, and in light of recommendations and restrictions concerning physical meetings prevailing at the date of this notice, the Board encourages shareholders to vote through submission of proxy forms or electronically prior to the meeting and not attend the meeting in person. See more information below.
The general meeting will be opened by the chairman of the Board, Martin Nes.
Styret foreslår følgende dagsorden: The Board of Directors proposes the following agenda:
The Board's proposal for resolution:
"The chairman of the Board, Martin Nes is elected to chair the meeting. Geir Johansen is elected to co-sign the minutes.".
The Board's proposal for resolution:
"The notice of and agenda for the meeting are approved."
Styret foreslår at generalforsamlingen godkjenner årsregnskapet og styrets beretning for 2020 for Selskapet og konsernet.
Årsregnskapet med noter for morselskap og konsern samt styrets årsberetning og revisorberetning er inntatt i årsrapporten som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.arribatec.com.
Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Selskapets årsregnskap og årsberetning for regnskapsåret 2020 godkjennes."
Styrets forslag til vedtak:
"Generalforsamlingen godkjenner revisors honorar etter regning for revisjon og revisjonsrelaterte tjenester for regnskapsåret 2020."
I henhold til allmennaksjeloven § 5-6(4) skal generalforsamlingen behandle Selskapets redegjørelse for foretaksstyring som er utarbeidet i tråd med regnskapsloven § 3-3 b.
Redegjørelsen er inntatt i Selskapets årsrapport for 2020 som er tilgjengelig på Selskapets hjemmeside www.arribatec.com.
The Board of Directors proposes that the Annual General Meeting approves the annual accounts for 2020 and the Board of Directors' report for the Company and the group.
The annual accounts, including notes, for the Company and the group as well as the Board of Directors' report and auditor's report is made available at the Company's website www.arribatec.com.
The Board proposes that the general meeting passes the following resolution:
"The Company's annual accounts and the Board's report for the financial year 2020 are approved."
The Board's proposal for resolution:
"The general meeting approves the auditor's remuneration in accordance with invoice for audit and audit related services for the financial year 2020."
Pursuant to section 5-6(4) of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Annual General Meeting shall consider the Company's statement on corporate governance executed in accordance with section 3-3 (b) of the Norwegian Accounting Act.
The statement is included in the Company's annual report for 2020, which is made available at the Company's website at www.arribatec.com.
Redegjørelsen er ikke gjenstand for votering på generalforsamlingen.
Styret har i samsvar med bestemmelsen i allmennaksjeloven § 6‐16a utarbeidet retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. Retningslinjene finnes på Selskapets webside www.arribatec.com. Retningslinjene skal behandles og godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år.
Styrets forslag til vedtak:
"Retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte godkjennes."
Valgkomiteen har i sin innstilling til generalforsamlingen foreslått at samtlige styremedlemmer gjenvelges for en periode på ett år, frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022. Valgkomiteen foreslår således at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
"Følgende velges som styremedlemmer for en periode frem til den ordinære generalforsamlingen som skal avholdes i 2022:
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:
The statement is not subject to the general meeting's vote.
The Board of Directors has, in accordance with the Norwegian Public Limited Liability Companies Act (the "Act") section 6‐16a, prepared guidelines regarding stipulation of salaries and other compensation for executive management. The guidelines are available on the Company's website www.arribatec.com. The guidelines shall be considered and approved by the general meeting upon any material changes and at least every fourth year.
The Board's proposal for resolution:
"The guidelines for salary and other remuneration to members of executive management are approved."
The nomination committee has in its recommendation to the general meeting proposed all board members are reelected for a period of one year until the annual general meeting of 2022. Accordingly, the nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolutions:
"The following are elected as board members for a period until the annual general meeting to be held in 2022.
The nomination committee proposes that the general meeting adopts the following resolutions:
"Følgende gjenvelges som medlemmer av valgkomiteen for en periode frem til den ordinære generalforsamlingen som skal avholdes i 2022:
Valgkomiteen foreslår at honorarer til styret og valgkomiteens medlemmer forblir uendret for perioden frem til den ordinære generalforsamlingen som skal avholdes i 2022, som følger:
Styret anser det som hensiktsmessig at styret gis en fullmakt til kjøp av egne aksjer.
Styrets forslag til vedtak innebærer en fullmakt til erverv av egne aksjer med samlet pålydende verdi inntil 10% av Selskapets nåværende aksjekapital.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt til på Selskapets vegne å erverve aksjer i Arribatec Solutions ASA.
Fullmakten gjelder for kjøp av egne aksjer med samlet pålydende på inntil 10 % av pålydende av Selskapets aksjekapital til enhver tid, jf. allmennaksjeloven §§ 9-2 og 9-3. Aksjer kan erverves til minst NOK 0,10 per aksje og maksimalt NOK 100 per aksje. Disse begrensninger skal justeres tilsvarende i tilfelle av aksjespleis, aksjesplitt og lignende "The following are reelected as members of the nomination committee for a period until the annual general meeting to be held in 2022.
The nomination committee proposes that the fees to the Board and Nomination committee members remains unchanged for the period until the annual general meeting to be held in 2022, as follows:
The Board of Directors considers it favorable that the Board is granted with an authorization to acquire own shares.
The Board's proposal entails an authorization to acquire own shares with a total nominal value of up to 10% of the Company's current share capital.
On this background, the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"The Board is granted authorization to acquire shares in Arribatec Solutions ASA.
The authorization covers purchase(s) of shares for a total nominal value not exceeding 10% of the share capital at any given time, cf. sections 9-2 and 9-3 of the Public Limited Liability Companies Act. Shares may be acquired at a price per share of minimum NOK 0.10 and maximum NOK 100. These limitations shall be adjusted in the event of share transaksjoner. Aksjene skal erverves ved ordinær omsetning over børs.
Styrets fullmakt gjelder frem til den ordinære generalforsamlingen i 2022, men skal i alle tilfelle utløpe senest 15 måneder fra datoen for denne generalforsamlingen."
For å sikre Selskapet finansiell fleksibilitet er det hensiktsmessig at styret har en fullmakt til å kunne gjennomføre kapitalforhøyelser. En styrefullmakt til kapitalforhøyelse vil gi styret nødvendig fleksibilitet og mulighet til å handle raskt.
For å ivareta formålet med fullmakten foreslås det også at styret gis fullmakt til å fravike eksisterende aksjeeieres fortrinnsrett til å tegne nye aksjer.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
consolidation, share splits, and similar transactions. The shares shall be acquired through ordinary purchase on the stock exchange.
The Board's authorization is valid until the annual general meeting in 2022, but shall in any event expire at the latest 15 months from the date of this general meeting."
In order to secure the Company with financial flexibility, it is considered favourable that the Board of Directors is granted an authorization to carry out share capital increases. A board authorization will provide the board of Directors with the necessary flexibility and the opportunity to act quickly.
In order to ensure the purpose of the authorization, it is proposed that the Board is authorized to deviate from the existing shareholders' preferential rights to new shares.
On this background, the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
særlige plikter mv, jf. allmennaksjeloven § 10-2
Selskapet foreslår endring av Selskapets navn fra Arribatec Solutions ASA til Arribatec Group ASA. Beslutningen krever endring av vedtektenes § 1.
På denne bakgrunn foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"§ 1 i Selskapets vedtekter endres og skal lyde: "Selskapet er et allmennaksjeselskap. Selskapets navn er Arribatec Group ASA. Selskapets forretningskontor er i Oslo kommune." "
Company, cf. section 10-2 of the Norwegian Public Limited Companies Act.
The Company proposes that the name of the Company is changed from Arribatec Solutions ASA to Arribatec Group ASA. This decision requires an amendment of section 1 of the Company's articles of association.
On this background, the Board proposes that the general meeting makes the following resolution:
"Section 1 in the Company's articles of association is amended and shall read: "The Company's name is Arribatec Group ASA. The Company's head office is in Oslo municipality. " "
* * *
* * *
Oslo, 8. juni 2021, For styret i Arribatec Solutions ASA
Oslo, 8 June 2021, For the board of directors of Arribatec Solutions ASA
Martin Nes Styreleder Martin Nes Chair
Arribatec Solutions ASA ønsker å følge alle anbefalinger fra offentlige myndigheter og bidra til å begrense spredningen av Covid-19. Dette også for å ivareta helse og sikkerhet for aksjonærer, styremedlemmer og andre. Aksjonærene anmodes dermed om å avstå fra å møte fysisk til generalforsamlingen. Aksjonærene oppfordres i stedet til å stemme ved å benytte et av de presenterte alternativer, herunder ved å gi fullmakt som nærmere beskrevet i vedlegg til innkallingen. Selskapet vil forholde seg til tiltak og råd fra myndighetene som følge av pandemien. Dette kan inkludere å begrense antall aksjonærer som fysisk kan delta på generalforsamlingen i samsvar med de gjeldende pålegg og råd på det aktuelle tidspunkt. Generalforsamlingen vil holdes så kort og konsis som mulig, og det vil ikke være servering i tilknytning til generalforsamlingen.
Arribatec Solutions ASA er et allmennaksjeselskap underlagt reglene i allmennaksjeloven. Per datoen for innkallingen har Selskapet utstedt 455 112 929 aksjer, der hver aksje gir én stemme på generalforsamlingen. Selskapet eier ved innkallingen ingen egne aksjer. Aksjeeier kan ha med rådgivere og gi talerett til én rådgiver.
Dersom aksjer er registrert på forvalterkonto i VPS, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjeeieren ønsker å avgi stemmer for slike aksjer, må aksjene omregistreres på en separat VPS-konto i den reelle aksjeeierens navn forut for påmeldingsfristen til generalforsamlingen. Beslutninger om stemmerett for aksjeeiere og fullmektiger treffes av møteåpner, hvis beslutning kan omgjøres av generalforsamlingen med alminnelig flertall.
I henhold til Selskapets vedtekter er det bestemt at aksjeeiere og fullmektiger som ønsker å delta på generalforsamlingen, må Arribatec Solutions ASA wishes to comply with all recommendations from public authorities to contribute to limit the spread of Covid-19. This also in order to safeguard the health and security of shareholders, members of the Board of Directors and others. Shareholders are therefore requested to refrain from attending in person. Shareholders are instead asked to vote through an available alternatives, such as voting by proxy as described in attachments to the notice of the meeting. The Company will comply with all orders and advice from the authorities during the pandemic. This may include limiting the number of shareholders who may physically attend the general meeting in accordance with orders and advice that apply at the relevant time. The AGM will be conducted as efficiently as possible, and no refreshments will be served.
Arribatec Solutions ASA is a public limited liability company subject to the provisions of the Norwegian Public Limited Companies Act. As per the date of this notice the Company has issued 455,112,929 shares, and each share carries one vote at the general meeting. The Company owns no treasure shares on the date this notice was issued. Shareholders may bring advisors and give one advisor the right to speak.
If shares are registered on a nominee account in VPS, cf. section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wishes to vote for such shares, the shares must be re-registered on a separate VPS account in the name of the beneficial shareholder prior to the deadline for submitting the attendance notice to the general meeting. Decisions regarding voting rights for shareholders and proxy holders are made by the person opening the meeting, whose decisions may be reversed by the general meeting by simple majority vote.
Pursuant the Company's articles of association, it is decided that shareholders and proxy holders who wish to participate at varsle Selskapet om sin deltakelse ved å benytte vedlagte påmeldingsskjema. Påmeldingsskjemaet kan sendes til [email protected]. Påmeldingsskjema må være mottatt innen 24. juni 2021.
Aksjeeiere som ikke selv skal delta på generalforsamlingen kan gi fullmakt til Styrets leder eller andre til å stemme for sine aksjer ved å benytte vedlagte fullmaktsskjema. Skriftlig, datert og signert fullmakt kan sendes til [email protected]. Dersom aksjeeieren er et selskap, skal aksjeeierens firmaattest vedlegges fullmakten. Fullmakter må være mottatt innen 24. juni 2021.
Aksjeeiere har rett til å delta på generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig etter eget valg, og stemme for aksjer aksjeeieren er listet med i aksjeeierregister den femte virkedagen før generalforsamling jf. § 8 i vedtektene.
En aksjeeier har rett til å foreslå vedtak for saker som er på dagsordenen, og kan kreve at styremedlemmer og daglig leder gir tilgjengelige opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som er forelagt aksjeeierne til avgjørelse, Selskapets økonomiske stilling og andre saker som generalforsamlingen skal behandle. Dette gjelder ikke hvis de opplysninger som kreves ikke kan gis uten uforholdsmessig skade for Selskapet, jf. allmennaksjeloven § 5- 15.
Med hjemmel i vedtektene har styret besluttet at dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, ikke skal sendes ut sammen med innkallingen, men gjøres tilgjengelig på Selskapets hjemmeside, www.Arribatec.com. Dette gjelder også dokumenter som etter allmennaksjeloven skal ligge ved innkallingen til generalforsamlingen. En aksjeeier har rett til
the general meeting, must notify the Company of his/her presence by submitting the attached attendance form. The attendance form may be sent to [email protected]. The attendance form must be received by no later than on 24 June 2021.
Shareholders who will not participate at the general meeting in person may authorize the chair of the Board or another person to vote for their shares by using the attached proxy form. The written proxy form, dated and signed, may be sent to [email protected]. If the shareholder is a company, please attach the shareholder's certificate of registration to the proxy. Proxy forms must be received no later than on 24 June 2021.
Shareholders are entitled to attend the general meeting, either in person or by proxy of their own choosing, and to vote for shares the shareholder is listed with in the shareholder register as of the fifth business day prior to the general meeting, cf. section 8 of the articles of association.
Shareholders may propose resolutions for the items on the agenda and may ask the Board Members and the general manager to provide necessary information on matters that may affect the evaluation of the items that have been presented to the shareholders for decision, the financial position of the Company and other items up for consideration by the general meeting. This does not apply if the information required cannot be provided without disproportionate harm to the Company, cf. Section 5-15 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act.
On basis of the articles of association, the Board of Directors has decided that documents to be considered at the general meeting will not be distributed together with this notice, but rather made available on the Company's website, www.Arribatec.com. This includes documents that pursuant to the Norwegian Public Limited Companies Act are to be enclosed with the notice of a general meeting. Shareholders are entitled to have å få dokumentene kostnadsfritt tilsendt hvis vedkommende henvender seg til Selskapet.
the documents sent to them free of charge, upon contacting the Company.
*** ***
Vedlegg/Appendix:
Vedlegg 1
Pin Kode:
Varsel om at du vil delta i den ordinære generalforsamlingen 29. juni 2021 kan gis på denne møteseddel. Endelig dato for registrering er 24 juni 2021 klokken 16.00. Påmelding skjer ved innsending av dette påmeldingsskjema per e-post til [email protected].
Undertegnede vil møte i den ordinære generalforsamlingen i Arribatec Solutions ASA den 29. juni 2021 og:
□ Avgi stemme for mine aksjer
□ Avgi stemme for aksjer ifølge vedlagt fullmaktsskjema
Aksjeeierens navn og adresse: (vennligst bruk blokkbokstaver)
dato sted aksjeeiers underskrift
Vedlegg 2
Ref.nr.:
Hvis du selv ikke møter i den ordinære generalforsamlingen 29. juni 2021, kan du møte ved fullmektig ved å sende dette skjemaet per e-post til [email protected].
Undertegnede aksjonær i Arribatec Solutions ASA gir herved (sett kryss):
□ Styrets leder Martin Nes eller den han bemyndiger
.
□
Navn på fullmektig
fullmakt til å møte og avgi stemme for mine aksjer på ordinær generalforsamling 29. juni 2021. Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være mottatt innen 24 juni 2021 klokken 16.00.
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. Merk at dersom det ikke er krysset av i rubrikkene nedenfor, vil dette anses som en instruks om å stemme "for" forslagene i innkallingen og/eller forslaget til valgkomiteen. I den grad det foreligger forslag som ikke er fremsatt av styret, eller dersom det blir fremmet forslag i tillegg til eller til erstatning for forslagene i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Sak: | For | Mot | Avstår | Fullmektigen avgjør |
|---|---|---|---|---|
| 1. Valg av møteleder og en person til å medundertegne | □ | □ | □ | □ |
| 2 Godkjennelse av innkalling og dagsorden | □ | □ | □ | □ |
| 3. Godkjennelse av årsregnskapet og årsberetning 2020 | □ | □ | □ | □ |
| 4. Godtgjørelse til revisor | □ | □ | □ | □ |
| 6. Retningslinjer for godtgjørelse til ledende ansatte | □ | □ | □ | □ |
| 7. Styrevalg* | □ | □ | □ | □ |
| 8. Valg av medlemmer til valgkomiteen* | □ | □ | □ | □ |
| 9. Honorar til styrets og valgkomiteens medlemmer* | □ | □ | □ | □ |
| 10. Styrefullmakt – kjøp av egne aksjer | □ | □ | □ | □ |
| 11. Styrefullmakt – kapitalforhøyelse | □ | □ | □ | □ |
| 12. Endring av selskapsnavn og tilhørende vedtektsendring | □ | □ | □ | □ |
* En stemme "For" er en stemme for vedtak slik angitt i valgkomiteens innstilling, inkludert eventuelle senere endringer vedtatt av valgkomiteen.
Aksjeeierens navn og adresse: (vennligst bruk blokkbokstaver)
dato sted aksjeeiers underskrift
Dersom aksjeeieren er et selskap, må gjeldende firmaattest vedlegges fullmakten.
Appendix 1
Notice that you will attend the annual general meeting on 29 June 2021 may be given with this registration form. The final date for the registration is 24 June 2021 at 16:00 CET. The registration is completed by sending the registration form per e-mail to [email protected].
I, the undersigned, will attend the annual general meeting of Arribatec Solutions ASA on 29 June 2021 and vote behalf of:
□ Vote for my own shares
□ Vote for other shares as specified in the enclosed proxy form
Shareholder's name and address: (please use capital letters)
date place shareholder's signature
Appendix 2
If you do not wish to attend the annual general meeting on 29 June 2021, you may authorize someone to meet and vote on your behalf by sending this proxy authorization form per e-mail to [email protected].
The undersigned shareholder of Arribatec Solutions ASA hereby authorizes:
Name of proxy-holder
.
to attend and vote for my behalf at the annual general meeting 29 June 2021. If this proxy authorization form is submitted without naming the proxy-holder, the proxy shall be deemed given to the chairman of the Board of Directors or the one he designates. The proxy needs to be received by 29 June 2021 at 16:00 CET.
The voting shall be conducted in accordance with the instructions below. If the boxes are not ticked, this will be interpreted as an instruction to vote in "favour" of the proposal in the notice and/or the proposals from the nomination committee. In the event of proposals that replace or supplement the proposals in the notice, the proxy-holder will decide how to vote.
| Item: | For | Against | Abstain | Proxy- holder determines |
|---|---|---|---|---|
| 1. Election of person to chair and a person to co-sign | □ | □ | □ | □ |
| 2. Approval of notice and agenda | □ | □ | □ | □ |
| 3. Approval of the financial statements and directors' report 2020 | □ | □ | □ | □ |
| 4. Auditor's remuneration | □ | □ | □ | □ |
| 6. Guidelines for remuneration to the senior management | □ | □ | □ | □ |
| 7. Board election* | □ | □ | □ | □ |
| 8. Election of members to the nomination committee* | □ | □ | □ | □ |
| 9. Remuneration for board and nomination committee * | □ | □ | □ | □ |
| 10. Board authorization – acquisition of own shares | □ | □ | □ | □ |
| 11. Board authorization – share capital increase | □ | □ | □ | □ |
| 12. Change of company name and amendment to articles | □ | □ | □ | □ |
* A vote "For" is a vote in accordance with the proposal from the nomination committee, including any subsequent adjustments approved by the nomination committee.
Shareholder's name and address: (please use capital letters)
date place shareholder's signature
If the shareholder is a company, a certificate of registration must be enclosed with the proxy.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.