Arion Banki — Proxy Solicitation & Information Statement 2021

Mar 16, 2021

Breytingartillaga við tillögu Lífeyrissjóðs verzlunarmanna vegna dagskrárliðar 6 - Ákvörðun um þóknun til stjórnarmanna bankans og laun nefndarmanna í undirnefndum stjórnar fyrir störf þeirra

Stjórn Arion banka leggur til eftirfarandi breytingartillögu við tillögu Lífeyrissjóðs verzlunarmanna (LV) vegna dagskrárliðar 6. Lögö er til ein breyting á breytingartillögu LV, og lýtur sú breyting að greiðslum vegna ferðalaga stjórnarmanna búsettra erlendis.

Uppfærð breytingatillaga er eftirfarandi:

„Lagt er til að mánaðarlaun stjórnarmanna verði kr. 490.900, mánaðarlaun varaformanns verði kr. 736.200 en mánaðarlaun stjórnarformanns verði kr. 981.400. Stjórnarmenn búsettir erlendis skulu fá greiddar kr. 300.000 vegna hvers stjórnarfundar sem þeir sækja í eigin persónu.

Þar að auki verði heimilt að greiða þeim stjórnarmönnum sem sitja í stjórnarnefndum félagsins að hámarki kr. 196.300 á mánuði fyrir setu í hverri nefnd og formönnum stjórnarnefnda kr. 255.000 á mánuði. Stjórnarlaun varamanna verði kr. 248.600 fyrir hvern setinn fund, þó að hámarki kr. 490.900 á mánuði, ef um fleiri en einn fund er að ræða á mánuði.

Stjórnarmenn búsettir erlendis skulu fá ofangreindar fjárhæðir greiddar í viðeigandi heimagjaldmiðli, miðað við meðaltal opinbers viðmiðunargengis síðustu þriggja ára fyrir aðalfundardag 2021“.

Tillagan felur í sér eftirfarandi breytingu á breytingatillögu LV:

„Lagt er til að mánaðarlaun stjórnarmanna verði kr. 490.900, mánaðarlaun varaformanns verði kr. 736.200 en mánaðarlaun stjórnarformanns verði kr. 981.400. Stjórnarmenn búsettir erlendis skulu fá endurgreiddan útlagðan kostnað fyrir ferðalög vegna stjórnarfunda sem þeir sækja í eigin persónu, þó að hámarki kr. 300.000 fyrir hvern fund. Stjórnarmenn búsettir erlendis skulu fá greiddar kr. 300.000 vegna hvers stjórnarfundar sem þeir sækja í eigin persónu.

Þar að auki verði heimilt að greiða þeim stjórnarmönnum sem sitja í stjórnarnefndum félagsins að hámarki kr. 196.300 á mánuði fyrir setu í hverri nefnd og formönnum stjórnarnefnda kr. 255.000 á mánuði. Stjórnarlaun varamanna verði kr. 248.600 fyrir hvern setinn fund, þó að hámarki kr. 490.900 á mánuði, ef um fleiri en einn fund er að ræða á mánuði.

Stjórnarmenn búsettir erlendis skulu fá ofangreindar fjárhæðir greiddar í viðeigandi heimagjaldmiðli, miðað við meðaltal opinbers viðmiðunargengis síðustu þriggja ára fyrir aðalfundardag 2021“.

Greinargerð:

Tillagan er lögö fram fyrir hönd tilnefningarnefndar bankans að höfðu samráði við Lífeyrissjóð verzlunarmanna. Með uppfærðri breytingatillögu er komið til móts við sjónarmið um að eðlilegt sé að greiða stjórnarmönnum sem búsettir eru erlendis eingreiðslu vegna þess vinnutaps og þeirrar fyrirhafnar sem hlyst af ferðalögum til og frá landinu vegna stjórnarstarfa.

Einungis er gert ráð fyrir slíkum greiðslum þegar stjórnarmenn ferðast til landsins en reynsla á liðnu ári er líkleg til að hafa í fór með sér að fjárfundir verði nýttir í auknum mæli. Í þeim tilvikum mun ekki koma til þessara greiðslna.

Proposed amendment to a proposal by the Pension Fund of Commerce regarding agenda item no. 6 - decision on remuneration to the Board of Directors and compensation to members of the Board’s sub-committees

The Board of Directors of Arion Bank proposes the following amendment to a proposal received from the Pension Fund of Commerce (LV). The amendment entails one change to LV’s original proposal, regarding travel reimbursements to Board members residing outside of Iceland.

If approved, the amended proposal will read as follows:

“It is proposed that the monthly salary of Board members be ISK 490,900, the monthly salary of the Vice-Chairman be ISK 736,200 and the monthly salary of the Chairman be ISK 981,400.

---

Board members residing outside of Iceland will receive ISK 300,000 for each Board meeting they attend in person.

In addition, it will be permitted to pay those Board members who serve on the Board's sub-committees a maximum of ISK 196,300 a month for each committee and the chairmen of Board sub-committees ISK 255,000 a month. Alternate Directors shall be paid ISK 248,600 for each meeting attended, up to a maximum of ISK 490,900 a month in the case of more than one meeting a month.

For Board members residing outside of Iceland, these figures shall be paid in the equivalent amount in their respective currency, fixed at the average three-year official exchange rate prior to the date of the 2021 AGM."

The proposal entails the following change to LV's amendment proposal:

"It is proposed that the monthly salary of Board members be ISK 490,900, the monthly salary of the Vice-Chairman be ISK 736,200 and the monthly salary of the Chairman be ISK 981,400. Board members residing outside of Iceland will be reimbursed for the cost of travelling in respect of Board meetings they attend in person, up to a maximum of ISK 300,000 per meeting. Board members residing outside of Iceland will receive ISK 300,000 for each Board meeting they attend in person.

In addition, it will be permitted to pay those Board members who serve on the Board's sub-committees a maximum of ISK 196,300 a month for each committee and the chairmen of Board sub-committees ISK 255,000 a month. Alternate Directors shall be paid ISK 248,600 for each meeting attended, up to a maximum of ISK 490,900 a month in the case of more than one meeting a month.

For Board members residing outside of Iceland, these figures shall be paid in the equivalent amount in their respective currency, fixed at the average three-year official exchange rate prior to the date of the 2021 AGM."

Explanatory note:

The amendment is put forth by the Board of Directors on behalf of the Bank's Nomination Committee in consultation with the Pension Fund of Commerce. The amended proposal incorporates the view, that it is justifiable to imburse Board members residing outside of Iceland for the loss of earnings and effort caused by travelling to and from Iceland in relation to the Board work.

The payments are only made in relation to meetings where the Board members need to travel and based on experience from last year it is likely that virtual meetings may become more common, in which case these payments will not be made.

Breytingartillaga vegna dagskrárliðar 12 - um lækkun hlutafjár til jöfnunar á eigin hlutum og samsvarandi breyting á samþykktum

Stjórn Arion banka leggur til eftirfarandi breytingartillögu vegna dagskrárliðar 12, um lækkun á hlutafé, þannig að í stað þess að hlutfé verði lækkæð um 30.000.000 hluti, verði hlutafé lækkæð um 70.000.000 hluti.

Verði breytingartillagan samþykkt, verður tillaga skv. dagskrárlið 12 svohljóðandi:

"Aðalfundur Arion banka hf., haldinn þann 16. mars 2021, samþykkir að lækkæ hlutafé bankans um 70.000.000 kr. að nafnvirði, eða sem nemur 70.000.000 hlutum, til jöfnunar eigin hluta, úr 1.730.000.000 kr. í 1.660.000.000 kr. að nafnverði. Lækkunin verður framkvæmd með niðurfellingu eigin hluta bankans að framangreindri fjárhæð, að uppfylltum skilyrðum laga."

Breytingartillagan felur í sér breytingartillögu ákvæðis 4.1 í samþykktum bankans, þannig að umrætt tillagan feli í sér að ákvæði samþykktanna verði eftirleiðis svohljóðandi:

"Hlutafé félagsins er kr. 1.660.000.000,00 – einn milljarður sex hundruð og sextíu milljónir króna."

---

Greinargerð:

Stjórn leggur fram breytingartillögu þessa í kjólfar ábendinga hluthafa. Þegar upprunaleg tillaga var lögð fram, átti bankinn um 30.000.000 eigin hluti en hefur frá þeim tíma keypt umtalsvert magn eigin hluta í samræmi við endurkaupaáætlun bankans. Fyrirætlanir bankans með eigin hluti er að fella þá niður með lækkun og liggur því beint við að fullnýta það svigrúm sem er til staðar á fundardegi.

Proposed amendment to agenda item no. 12 - proposal to reduce share capital by cancelling the Bank’s own shares and a corresponding amendment to the Articles of Association

The Board of Directors of Arion Bank proposes the following amendment to agenda item 12, to increase the proposed reduction in share capital from the originally proposed ISK 30.000.000 reduction in share capital to ISK 70.000.000 nominal value.

If the amendment proposal is approved, the proposal under agenda item 12, will read as follows:

"The Annual General Meeting of Arion Bank hf., held on 16 March 2021, resolves to reduce share capital from ISK 1,730,000,000 to ISK 1,660,000,000 nominal value by cancelling 70,000,000 own shares. The reduction will be executed by cancelling the Bank’s own shares amounting to the above-mentioned amount provided that all applicable legal conditions are met."

If the amended proposal is approved, corresponding proposal to change to Article 4.1. of the Bank’s Articles of Association, which will read as follows:

"The Company’s share capital is ISK 1,660,000,000 – one billion six hundred and sixty million Icelandic kronur."

Explanatory note:

The Board of Directors proposes this amendment after feedback from shareholders. When the original proposal was published, the bank held approximately 30.000.000 own shares but since then the Bank has purchased considerable amount of it’s own shares in accordance with the Bank’s share buyback programme. The intention of own shares is to cancel them by reducing the share capital and thus logical to fully use the leeway in place at the date of the meeting.

Stjórn hefur ákveðið að draga til baka tillögu í dagskrárlið 7 um starfsreglur tilnefningarnefndar og samsvarandi breytingu á samþykktum varðandi skipan tilnefningarnefndar

Stjórn bankans samþykkti á fundi sínum 16. mars 2021 að draga til baka framlagða tillögu í dagskrárlið 7 um starfsreglur tilnefningarnefndar og samsvarandi breytingu á samþykktum varðandi skipan tilnefningarnefndar.

The Board of Directors have decided to revoke its proposal in agenda item 7 concerning the Rules of Procedure of the Nomination Committee and a corresponding amendment to the Articles of Association as to the appointment of the Nomination Committee

The Board approved at its meeting on 16 March 2021 to revoke the previously published proposal in agenda item 7 concerning the Rules of Procedure of the Nomination Committee and a corresponding amendment to the Articles of Association as to the appointment of the Nomination Committee.