Arendals Fossekompani

Pre-Annual General Meeting Information • Apr 22, 2025

Til aksjonærene i Arendals Fossekompani ASA

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling avholdes Torsdag 15. mai 2025 kl. 18.30

arendalsfossekompani.no

Generalforsamlingen vil bli holdt som et digitalt møte (se nærmere informasjon på side 5), og det vil således ikke være mulig å møte opp fysisk.

Link for deltagelse: https://dnb.lumiagm.com/150233920 Møte id: 150-233-920

Guide for online deltagelse er tilgjengelig på selskapets hjemmeside, https://arendalsfossekompani.no/en/investor-relations. Påmeldings- og fullmaktsblankett er lagt ved innkallingen.

Til behandling på ordinær generalforsamling foreligger

• 1. Generalforsamlingen åpnes i henhold til vedtektene av styrets leder, Trond Westlie, som leder forhandlingene til møteleder er valgt, herunder opprettelse av fortegnelse over møtende aksjonærer.
• 1. Valg av møteleder og oppnevning av to personer til å medundertegne protokollen.
• 1. Godkjennelse av møteinnkalling og dagsorden.
• 1. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for morselskap og konsern for 2024, samt behandling av styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse.

Årsrapporten for 2024, herunder årsregnskapet for 2024 for selskapet og konsernet, styrets årsberetning og revisjonsberetningen er tilgjengelig på selskapets nettsider. Redegjørelsen for eierstyring og selskapsledelse er også inkludert i årsrapporten.

Siden 2020, har selskapet hatt en utbyttepolicy som innebærer et mål om kvartalsvis utbetaling av utbytte. Styret vedtok en ny utbyttepolicy i 2024, definert i styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse, som innebærer et mål om årlig utbetaling av utbytte. Når selskapet gikk fra årlig utbytte til kvartalsvis utbytte i 2020, ble det første utbytte utbetalt i Q2 2020. På bakgrunn av dette, ønsker selskapet å opprettholde utbetaling av kvartalsvis utbytte til Q1 2025. Årlig utdeling av utbytte i tråd med den nye utbyttepolicyen vil tre i kraft fra og med regnskapsåret 2025, med første utbetaling i 2026.

1. Godkjennelse av endringer i retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer.

Styret har utarbeidet retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer i henhold til allmennaksjeloven § 6-16 a. Retningslinjene skal godkjennes av generalforsamlingen ved enhver vesentlig endring og minst hvert fjerde år. Retningslinjene ble sist godkjent av den ordinære generalforsamlingen i 2024.

Det er foreslått en endring i selskapets langsiktig incentivprogram for ledende ansatte. I tillegg er det foreslått en oppdatering av retningslinjene ved at retningslinjene også inneholder godtgjørelsen til medlemmene av selskapets styre. Retningslinjene om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer er oppdatert for å reflektere dette. De oppdaterte retningslinjene er tilgjengelig på selskapets nettsider. Det foreslås at generalforsamlingen godkjenner de oppdaterte retningslinjene.

1. Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer og tilhørende rapport fra revisor. Etter allmennaksjeloven § 6-16 b skal det avholdes en rådgivende avstemning om styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer. Rapporten er tilgjengelig på selskapets nettsider.

1. Fastsettelse av honorar til revisor.

Selskapets revisor har beregnet et honorar på kr. 1.200.000 (ekskl. mva.) for lovpålagt revisjon, samt et honorar på mellom kr. 3.300.000-4.000.000 (ekskl. mva.) for attestasjon av selskapets bærekraftsrapportering i tråd med asal. § 7-6(1), for regnskapsåret 2024.

• 1. Fastsettelse av honorar til styrets medlemmer gjeldende fra 15. mai 2025. Valgkomiteen foreslår at honoraret til styrets leder økes fra kr 900.000 til kr 935.000 per år, og at honoraret til styrets øvrige medlemmer økes fra kr 400.000 til kr 415.000 per år.
• 1. Fastsettelse av honorar til medlemmer av styrets underutvalg gjeldende fra 15. mai 2025. Valgkomiteen foreslår at honoraret til leder av revisjonsutvalget økes fra kr 105.000 til kr 110.000 per år, og at honoraret til øvrige medlemmer øker fra kr 78.000 til 82.000 per år. Valgkomiteen foreslår at honoraret til leder av kompensasjonsutvalget økes fra kr 80.000 til kr 83.000 per år, og at honoraret til øvrige medlemmer økes fra kr 40.000 til kr 41.500 per år.
• 1. Fastsettelse av honorar til medlemmer av valgkomiteen gjeldende fra 15. mai 2025. Valgkomiteen foreslår at honorar til leder av valgkomiteen økes fra kr 34.000 til kr 35.000 per år, og at honorar til medlemmer økes fra kr 23.000 til kr 24.000 per år.
• 1. Fullmakt til erverv av egne aksjer Styret foreslår at styret meddeles fullmakt til å erverve inntil ca. 7,93 % av selskapets egne aksjer med et samlet pålydende kr 17 769 000. Bakgrunnen for fullmakten er å gi styret fleksibilitet til å utnytte de mekanismer som allmennaksjeloven gir adgang til i situasjoner der erverv av aksjer vurderes som fordelaktig for selskapet og selskapets aksjonærer, herunder til bruk i aksjekjøpsprogram for styremedlemmer og ansatte i selskapet.
  2. (i) På bakgrunn av ovennevnte foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak: I henhold til allmennaksjeloven §§ 9-4 og 9-5 gis styret fullmakt til å på vegne av selskapet erverve egne aksjer med samlet pålydende på inntil kr 17.769.000, hvilket tilsvarer ca. 7,93% av selskapets nåværende aksjekapital. Fullmakten omfatter erverv av egne aksjer både til eie og til pant.
  3. (ii) Minste og høyeste beløp som kan betales per aksje, skal være henholdsvis kr 10 og kr 2.000.
  4. (iii) Erverv og avhendelse av egne aksjer kan skje slik styret finner det hensiktsmessig innenfor rammene av denne fullmakten.
  5. (iv) Fullmakten skal gjelde frem til neste ordinære generalforsamling i selskapet, men ikke senere enn 30. juni 2026. Fullmakten erstatter tidligere fullmakt til erverv av egne aksjer vedtatt på selskapets ordinære generalforsamling i 2024.
• 1. Valg av medlemmer til styret.

Valgkomiteen har følgende innstilling til sammensetning av styret til generalforsamlingen:

Samtlige av styrets medlemmer foreslås gjenvalgt. Styremedlemmene velges for en valgperiode på 1 år.

Valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på selskapets nettsider.

1. Valg av medlemmer til valgkomiteen.

Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av medlemmer til valgkomiteen:

Samtlige av valgkomiteens medlemmer foreslås gjenvalgt.

Valgkomiteens innstilling er tilgjengelig på selskapets nettsider.

Generalforsamlingen vil bli avholdt som et digitalt møte via Lumi AGM. Se veiledning for mer informasjon om digital deltakelse og stemmegivning som er tilgjengelig på selskapets nettsider.

I henhold til allmennaksjeloven § 5-2 (1) er det bare de som er aksjeeiere i selskapet den 8. mai 2024 (registreringsdatoen) som har rett til å delta og stemme på generalforsamlingen.

Generalforsamlingen vil bli avholdt som et digitalt møte via Lumi AGM på https://dnb.lumiagm.com/150233920. Klikk på lenken eller kopier URL-en til nettleseren din for å delta på generalforsamlingen. Det kreves ingen forhåndspåmelding for aksjeeiere som ønsker å delta. Generalforsamlingen er åpen for pålogging én time før oppstart. Aksjeeiere som ikke har logget seg inn før generalforsamlingen starter, vil kunne delta på generalforsamlingen, men uten stemmerett.

I tråd med allmennaksjeloven § 1-8 samt forskrift om formidlere omfattet av verdipapirsentralloven § 4-5 og tilhørende gjennomføringsforordninger, sendes innkallingen kun til forvaltere som skal videreformidle til aksjeeiere de holder aksjer for. Eiere av forvalterregistrerte aksjer må kommunisere med sin forvalter som har ansvar for å formidle fullmakter og/eller påmelding til generalforsamlingen innen påmeldingsfristen den 13. mai 2025 videre til selskapet. Forvaltere og eiere av forvalterregistrerte aksjer gjøres oppmerksom på at registrering av stemmer (e-votes) gjennom systemet for kommunikasjon mellom selskapet og forvaltere anses som en fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder i henhold til vilkårene beskrevet i fullmaktsblanketten som er vedlagt innkallingen. Forvaltere må formidle instruksene fra eiere av forvalterregistrerte aksjer gjennom et automatisert system, men merk at dersom en eier ønsker å delta personlig i generalforsamlingen må forvalteren i tillegg melde fra om dette særskilt til selskapets kontofører, DNB Bank ASA, per epost genf@dnb.no for å motta nødvendig påloggingsdetaljer til generalforsamlingen.

Allmennaksjeloven og selskapets vedtekter gir mulighet for at dokumenter som skal behandles på generalforsamlingen, herunder dokumenter som etter lov skal ligge ved innkallingen til generalforsamling, kan gjøres tilgjengelige på selskapets nettsider i stedet for å sendes ut sammen med innkallingen. Styret har vedtatt å gjennomføre dette. Hensikten er å oppnå en miljømessig og kostnadsmessig gevinst. Den enkelte aksjeeier har likevel krav på å få dokumentene tilsendt kostnadsfritt ved henvendelse til selskapet.

Aksjeeiere som ikke kan delta i generalforsamlingen oppfordres til å stemme ved bruk av fullmakt. Aksjeeier som ønsker å avgi stemme per fullmakt, bes melde dette ved å sende fullmaktsskjema til DNB senest 13. mai 2025. Vennligst se mer informasjon på vedlagte fullmaktsblankett. Det vil også forut for generalforsamlingen være anledning til å stille spørsmål til selskapets styre og ledelse via firmapost@arendalsfoss.no.

Aksjeeiere kan i forkant av generalforsamlingen avgi elektronisk forhåndsstemme på hvert enkelt punkt på selskapets hjemmesidehttps://arendalsfossekompani.no/en/investor-relations (pinkode og referansenummer fra denne innkallingen er påkrevd for de av dere som mottar innkallingen per post) eller elektronisk via VPS Investortjenester https://investor.vps.no/garm/auth/login. Fristen for å avgi forhåndsstemme er 13. mai 2025. Frem til fristen kan allerede avgitte stemmer endres eller trekkes tilbake. Stemmer avgitt før generalforsamlingen vil bli ansett som avgitte stemmer selv om aksjeeieren deltar på generalforsamlingen. Dersom den deltakende aksjeeieren ønsker å endre stemmer som er avgitt før generalforsamlingen, må dette meldes før generalforsamlingen åpnes.

Innkallingen, årsrapporten og årsberetningen med noter, revisjonsberetning, samt andre dokumenter vedrørende generalforsamlingen, er tilgjengelig påhttps://arendalsfossekompani.no/en/investor-relations under menyvalg: Investor-relations/reports-and-presentations.

En aksjeeier har rett til å få behandlet spørsmål på generalforsamlingen. Spørsmålet skal meldes skriftlig til styret innen sju dager før fristen for innkalling til generalforsamling, sammen med forslag til beslutning eller en begrunnelse for at spørsmålet settes på dagsorden. En aksjeeier har også talerett på generalforsamlingen, rett til å kreve opplysninger av styrets medlemmer og daglig leder om slike forhold som er angitt i allmennaksjeloven § 5-15 og rett til å fremsette alternativer til styrets forslag under de saker generalforsamlingen skal behandle.

Selskapet har utstedt 55.995.250 aksjer, hvorav selskapet selv eier 1.058.832 aksjer. På generalforsamlingen har hver aksje en stemme. Aksjeeier har rett til å møte ved fullmektig eller ved fullmakt avgi stemme for mer enn en fjerdedel av det samlede antall aksjer.

Froland, 22. april 2025

Trond Westlie Styrets leder

Guide for online deltakelse ordinær generalforsamling i Arendals Fossekompani ASA 15. mai 2025

Arendals Fossekompani ASA vil gjennomføre ordinær generalforsamling den 15. mai 2025 kl. 18:30 som et digitalt møte, hvor du får muligheten til å delta online med din pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online.

Vi gjør samtidig oppmerksom på at du også har mulighet til å gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for hvordan du gir fullmakt. Om du gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene.

Ved å delta online vil aksjonærer få direktesendt webcast (lyd og video) fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjonærene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjonær og fullmektig i Verdipapirsentralen (Euronext Securities Oslo) for generalforsamlingen.

Påmelding er nødvendig for aksjonærer som vil delta online, og aksjonærer må være logget inn før generalforsamlingen starter. Logger du inn etter at generalforsamlingen har startet vil du få tilgang, men uten stemmerett.

Aksjonærer som ikke finner sitt referansenummer og PIN-kode for pålogging, eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00-15:30)

Hvordan få tilgang til generalforsamlingen online

For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: https://dnb.lumiagm.com enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes.

Skriv inn Møte-ID: 150-233-920 og klikk Bli med på møtet

Alternativt skriv/lim inn direkte lenke i din nettleser https://dnb.lumiagm.com/150233920

Du må så identifisere deg med.

a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen

b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling

Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet og hvordan dette fungere teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet. Om du skulle logge ut, logg deg inn igjen på nytt ved å følge stegene over.

Hvordan motta referansenummer og PIN-kode fra VPS

Alle aksjonærer registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPSsystemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.

Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://investor.vps.no/garm/auth/login eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.

Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på registrerings blankett)

Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må utøve sin stemmerett via sin forvalter. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette.

Hvordan avgi stemme

Når saker er tilgjengelig for avstemning kan du temme på alle saker så raskt du ønsker. Klikk på AVSTEMNING øverst på skjermen din for tilgang. Du vil også kunne oppleve at saker skyves til din skjerm av møteoperatør.

For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se en bekreftelses tekst med ditt valg. Du vil også kunne få et valg hvor du kan stemme samlet på alle saker. Bruker du dette valget kan du fortsatt overstyre valget på enkelte saker om ønskelig.

Du kan endre eller kansellere dine avgitte stemmer så mange ganger du vil, fram til møteleder avslutter avstemningen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende.

NB: Innloggede aksjonærer som har gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme, men kan følge med og skrive meldinger om ønskelig.

Spørsmål / Kommentarer til generalforsamlingen

Spørsmål eller kommentarer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjonærer og fullmektiger under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.

For å se publiserte spørsmål fra andre aksjonærer, eller dersom du selv ønsker å stille spørsmål eller gi kommentar til noen av sakene på agendaen, velg MELDINGER på toppen av skjermen din.

Skriv inn spørsmålet eller kommentaren din i meldingsboksen der det står «Still et spørsmål». Når du har skrevet ferdig, klikk på send-knappen.

Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å kunne adressere spørsmål på rett tidspunkt, unngå gjentakelse av spørsmål, samt fjerning av spesielt upassende språk.

Alle aksjonærer som sender inn spørsmål eller kommentarer vil bli identifisert for andre aksjonærer ved navn, men ikke aksjebeholdning.

"Firma-/Etternavn, Fornavn " "c/o" "Adresse1" "Adresse2" "Postnummer, Poststed" "Land"

Ref nr.: "Refnr" PIN-kode: "Pin"

Innkalling til ordinær generalforsamling Ordinær generalforsamling i Arendals Fossekompani ASA avholdes 15. mai 2025, kl. 18:30 som et virtuelt møte.

Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: "Beholdning" stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext Securities Oslo (ESO) per Record date 8. mai 2025.

Frist for registrering av påmeldinger, fullmakter og instrukser er 13. mai 2025.

Elektronisk registrering

Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk»

Steg 1 – Registrer deg i påmeldings- og registreringsperioden:

• Enten via selskapets hjemmesidehttps://arendalsfossekompani.no/en/investor-relations ved hjelp av referansenummer og PIN-kode (for de som får innkalling i posten), eller
• Innlogget i VPS Investortjenester; tilgjengelig på https://investor.vps.no/garm/auth/login eller gjennom egen kontofører (bank/megler). Når du har logget inn i VPS Investortjenester, velg: Hendelser – Generalforsamling – ISIN

Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene:

«Meld på» - Det er ikke nødvendig å melde seg på for å delta online.

«Forhåndsstem» - Her angir du din forhåndsstemme

«Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person

«Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering

Steg 2 – På generalforsamlingsdagen:

Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiagm.com/150233920. Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS - se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).

Dersom du ikke er innlogget innen møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett.

Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk.

Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til genf@dnb.no (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 13. mai 2025. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest.

*Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.

"Firma-/Etternavn, Fornavn " sine aksjer ønskes representert på generalforsamlingen i Arendals Fossekompani ASA som følger (kryss av):

• ☐ Fullmakt til styrets leder eller den hen bemyndiger (kryss av «For», «Mot» eller «Avstå» på de enkelte sakene under om du ønsker at fullmakten skal være med stemmeinstrukser)
• ☐ Forhåndsstemmer (kryss av, «For», «Mot» eller «Avstå» på de enkelte sakene under)
• ☐ Åpen fullmakt til følgende person: (ikke kryss av på sakene under eventuell stemmeinstruks avtales direkte med fullmektig):

___________________________________________________________________

(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver)

NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.

Agenda ordinær generalforsamling 15. mai 2025		For	Mot	Avstå
2.	Valg av møteleder og oppnevning av to personer til å medundertegne protokollen	o	o	o
3.	Godkjennelse av møteinnkalling og dagsorden	o	o	o
4.	Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for morselskap og konsern for 2024, samt behandling av styrets redegjørelse for eierstyring og selskapsledelse	o	o	o
5.	Godkjennelse av endringer i retningslinjer om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende personer	o	o	o
6.	Rapport om lønn og annen godtgjørelse til ledende personer og tilhørende rapport fra revisor	o	o	o
7.	Fastsettelse av honorar til revisor	o	o	o
8.	Fastsettelse av honorar til styrets medlemmer gjeldende fra 15. mai 2025	o	o	o
9.	Fastsettelse av honorar til medlemmer av styrets underutvalg gjeldende fra 15. mai 2025	o	o	o
	10. Fastsettelse av honorar til medlemmer av valgkomiteen gjeldende fra 15. mai 2025	o	o	o
11.	Fullmakt til erverv av egne aksjer	o	o	o
12.	Valg av medlemmer til styret
	• Trond Westlie	o	o	o
	• Morten Bergesen	o	o	o
	• Didrik Vigsnæs	o	o	o
	• Stine Brenna	o	o	o
	• Anne Grethe Dalane	o	o	o
	• Lise Lindbäck	o	o	o
	• Arild Nysæther	o	o	o
13.	Valg av medlemmer til valgkomiteen
	• Morten Bergesen (leder)	o	o	o
	• Trine Must	o	o	o
	• Simen Flaaten	o	o	o

Blanketten må være datert og signert

BESØKSADRESSE Langbryggen 9, 4841 Arendal

POSTADRESSE Postboks 280, 4803 Arendal

+47 37 23 44 00 firmapost@arendalsfoss.no arendalsfossekompani.no