AI assistant
ArcticZymes Technologies — AGM Information 2023
May 12, 2023
3538_rns_2023-05-12_e73157ea-10c3-4d96-a393-458b28570556.pdf
AGM Information
Open in viewerOpens in your device viewer
| Til aksjeeierne i ArcticZymes Technologies ASA | To the shareholders of ArcticZymes Technologies ASA |
|---|---|
| INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING | NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING |
| Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA ("Selskapet") den 06. juni 2023 klokken 12:00. Generalforsamlingen vil avholdes på som et virtuelt møte med mulighet for digital deltagelse. Se under for ytterligere informasjon om deltakelse. |
Notice is hereby given of the Annual General Meeting of ArcticZymes Technologies ASA (the "Company") to be held on 06 June 2023 at 12:00 CET. The meeting will be held as a virtual meeting with opportunity to participate digitally. See further information on attendance below. |
| Til behandling foreligger følgende saker: | The following matters are on the agenda: |
| 1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder, Dr. Marie Roskrow. Valg av møteleder og person til å medunderskrive protokoll |
Opening of the meeting by the Chairperson of 1. the Board, Dr. Marie Roskrow. Election of a person to chair the meeting and a person to co sign the minutes |
| 2. Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter |
2. Approval of registered shareholders and proxies |
| 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden |
3. Approval of the notice and the agenda |
| 4. Redegjørelse fra administrasjonen om status i konsernet |
4. Presentation by the management on the status of the Group |
| 5. Rapport om lønn og annen godtgjørelse for ledende personer (rådgivende avstemming) |
5. Remuneration report for senior executives (advisory vote) |
| 6. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring (ikke gjenstand for avstemming) |
6. Consideration of the Board's statement on Corporate Governance (not up for voting) |
| 7. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2022, herunder disponering av årets resultat |
7. Approval of the Board of Directors' proposal for annual report and financial statements for 2022, including allocation of profits |
| 8. Godkjenning av revisors honorar |
8. Approval of the auditor's remuneration |
| 9. Emisjonsfullmakt for inntil 7.500.000 aksjer |
9. Board authorisation to issue up to 7,500,000 |
shares
| 10. Emisjonsfullmakt for inntil 515.000 aksjer i forbindelse med opsjonsordninger |
10. Board authorisation to issue up to 515,000 shares in connection with share option programs |
|---|---|
| 11. Valg av styremedlemmer | 11. Election of members to the Board of Directors |
| 12. Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste ordinære generalforsamling |
12. Remuneration of the Board of Directors until next annual general meeting |
| 13. Valg av medlemmer til valgkomiteen | 13. Election of members for the Nomination Committee |
| 14. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen frem til neste ordinære generalforsamling |
14. Remuneration of the Nomination Committee until next annual general meeting |
| * * * * * | * * * * * |
| Med vennlig hilsen | Kind regards, |
| Styret i ArcticZymes Technologies ASA | The Board of Directors |
| Dr. Marie Roskrow, styreleder | in ArcticZymes Technologies ASA |
| Dr. Marie Roskrow, Chairman | |
| Vedlegg: 1. Styrets forslag til vedtak, sak 5-14 2. Oversikt over aksjeeiernes rettigheter, deltakelse, fullmakt og informasjon om saksdokumenter 3. Påmeldingsblankett/fullmaktsskjema |
Appendices: 1. Board's proposed resolutions, items 5-14 2. Outline of the shareholders' rights, participation, proxy and information about documents and proposals for resolutions |
| VEDLEGG 1: STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK | APPENDIX 1: BOARD'S PROPOSED RESOLUTIONS |
|---|---|
| 5. Rapport om lønn og annen godtgjørelse for | 5. Remuneration report for senior executives |
| ledende personer | |
| I henhold til allmennaksjeloven § 6-16 b har styret | The Board has prepared a report on senior |
| utarbeidet en rapport knyttet til lønn og annen | executive salary and other remuneration for |
| godtgjørelse til ledende ansatte. Retningslinjene, | senior management in accordance with the Public |
| vedtatt på ordinær generalforsamling 2021 | Companies Act § 6-16 b. The guidelines for this |
| danner grunnlaget for rapporten. Disse er | report were adapted at the Annual General |
| tilgjengelig på selskapets hjemmeside | Meeting in 2021 and are published on the |
| www.arcticzymes.com og i selskapets årsrapport | company's homepage www.arcticzymes.com and |
| for 2022. | in the Annual report for 2022. |
| Selskapets revisor har kontrollert rapporten i tråd | The Company's auditor has controlled the report |
| med lovkrav. | pursuant to statutory requirements. |
| Generalforsamlingens godkjennelse av rapporten | The general meeting's approval of the report shall |
| er veiledende for styret. | be advisory to the board. |
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter | The Board proposes that the Annual General |
| følgende vedtak: | Meeting adopts the following resolution: |
| "Generalforsamlingen gir sin tilslutning til styrets rapport om lønn og annen godtgjørelse for ledende ansatte i henhold til Allmennaksjeloven § 6-16b" |
"The general meeting endorses the boards remuneration report pursuant to section 6-16b of the Norwegian Public Companies Act." |
| 6. Behandling av styrets redegjørelse for | 6.Consideration of the Board's statement on |
| foretaksstyring | Corporate Governance. |
| Generalforsamlingen skal etter allmennaksjeloven § 5-6 (5) behandle selskapets redegjørelse for foretaksstyring etter regnskapsloven § 3-3b Styrets årlige redegjørelse er tatt inn i selskapets årsberetning for 2022 og lagt ut på selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com. Det skal ikke stemmes over redegjørelsen |
In accordance with the Public Companies Act § 5-6 (5) and the Accounting Act § 3-3b, the general meeting shall consider this statement. The Board's Corporate Governance Statement is incorporated in the Annual report for 2022 and published on the Company's website www.arcticzymes.com. The report is not subject to vote |
| 7. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og | 7.Approval of the Board of Directors annual report |
| årsregnskap for 2022, herunder disponering av | and financial statements for 2022, including |
| årets resultat | allocation of profits. |
| Årsberetning og årsregnskap for 2022 er gjort | The annual report and financial statements for |
| tilgjengelig på selskapets hjemmeside | 2022 is available on the Company's website |
| www.arcticzymes.com. | www.arcticzymes.com. |
| Styret foreslår at generalforsamlingen fatter | The Board proposes that the Annual General |
| følgende vedtak: | Meeting adopts the following resolution: |
"Årsregnskapet, årsberetning og revisors beretning for morselskapet og konsernet, herunder disponering av årsresultat godkjennes"
8.Godkjenning av revisors honorar
I henhold til allmennaksjeloven § 7-1 andre ledd, skal revisors godtgjørelse godkjennes av generalforsamlingen.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjente revisors honorar for revisjon av ArcticZymes Technologies ASA med døtre på NOK 511.000, attestasjon tjenester på NOK 98.000 og andre tjenester på NOK 1.374.000."
9. Emisjonsfullmakt for inntil 7.500.000 aksjer.
For å sikre fleksibilitet til å innhente kapital raskt dersom styret mener at dette er hensiktsmessig som et ledd i selskapets fremtidige kapitalbehov knyttet til vekstmuligheter foreslår styret at styret får forlenge eksiterende fullmakt til kapitalutvidelse for inntil 7.5000.000 aksjer.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjeloven § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 7.500.000 gjennom utstedelse av opp til 7.500.000 aksjer pålydende NOK 1,- i én eller flere emisjoner. Tegningsvilkårene fastsettes av styret. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2024, men i alle tilfelle ikke lengre enn til 30. juni 2024. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper. Selskapets vedtekter endres av styret med antall utstedte aksjer
"The financial statements, the annual report and the auditor's report, including allocation of profits are approved"
8.Approval of the auditor's remuneration.
In accordance with the Public Companies Act § 7- 1, the auditor's remuneration is subject to the approval by the general meeting.
The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The General Meeting approved the auditor's remuneration for the audit of ArcticZymes Technologies ASA with subsidiaries (NOK 511,000), attestation services (NOK 98,000) and other services (NOK 1.374,000)."
9. Board authorisation to issue up to 7,500,000 shares.
To ensure flexibility to raise capital efficiently if the Board sees this as appropriate to secure future capital needs, the Board proposes that the Board is granted an extension of current authorisation to increase the Company's share capital by up to 7,500,000 shares.
The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The Board is authorised under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 7,500,000 by issuing up to 7,500,000 new shares at par value NOK 1, - in one or more share issues. The terms of subscription shall be determined by the Board. Shareholders' rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 may be waived. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2024, but not later than 30 June 2024. The authorisation includes capital increases including not-cash share issues. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting from stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles. The Company's articles of association shall be changed by the Board depending on the number of shares issued."
10. Emisjonsfullmakt for inntil 515.000 aksjer i forbindelse med opsjonsordninger
Styret fikk i ordinær generalforsamling i 2022 en emisjonsfullmakt på 400.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelser rettet mot ansatte som dekker utestående opsjonsprogrammer. Fullmakten utløper på tidspunktet for ordinær generalforsamling i 2023. Fullmakten ble benyttet i forbindelse med erklæring av 200,000 aksjeopsjoner rettet mot selskapets tidligere ledelse.
Styret foreslår at generalforsamlingen erstatter fullmakten gitt i 2022 med en ny fullmakt, med ramme på inntil 515.000 aksjer, som skal gjelde frem til ordinær generalforsamling i 2024, dog ikke lenger enn 30. juni 2024.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjelovens § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 515.000 ved en eller flere aksjekapitalutvidelser rettet mot medarbeidere i selskapet som ledd i selskapets opsjonsordning. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper, dog slik at justering ikke kan skje i strid med allmennaksjelovens ramme for det totale antall aksjer som kan utstedes etter styrefullmakter eller allmennaksjelovens forbud mot tegning av aksjer under pålydende. Aksjonærenes fortrinnsrett til tegning i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 fravikes. Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, rett til å pådra selskapet særlige plikter eller kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjoner etter allmennaksjeloven § 13-5. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2024, dog ikke lenger enn 30. juni 2024.
Styret fastsetter tegningsvilkårene og øvrige vilkår. Selskapets vedtekter endres løpende med antall utstedte aksjer. Fullmakten erstatter fullmakt gitt av generalforsamlingen 23. juni 2022."
10.Board Authorisation to issue up to 515,000 shares in connection with share option programs.
At the Annual General Meeting in 2022 the Board was granted authorisation to issue up to 400,000 shares in connection with share capital increases towards associates covering outstanding share option programs. The authorisation expires on the date of the Annual General Meeting in 2023. The authorisation was used in connection with exercise of 200,000 share options by former senior management.
The Board proposes that the Annual General Meeting replaces the authorisation granted in 2022 with a new authorisation, limited up to 515,000 shares, which shall expire at the Annual General Meeting in 2024, but not later than 30 June 2024.
The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The Board is authorised under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 515,000 by one or more capital increases directed towards associates, as a part of the Company's share option program. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares as a result of stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles, although in a manner that the adjustment cannot be in conflict with the Public Limited Companies Act with regards to the total number of shares to be issued pursuant to board authorisation or the Public Limited Companies Act prohibition of subscription of shares below the par value. The shareholders' preferential subscription rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 will be waived. The authority does not include noncash share issues, the right to incur special obligations on the Company, or capital increases in connection with mergers in accordance with the Public Companies Act § 13-5. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2024, but not later than 30 June 2024.
The Board shall determine the subscription terms and other conditions. The Company's Articles of Association shall on a continuous basis be changed depending on the number of shares issued. The authorisation replaces the authorisation granted by the general meeting on 23 June 2022."
11.Valg av styremedlemmer
Valgkomiteen foreslår at Jane Theaker gjenvelges som styremedlem og at Edgar Koster velges som nytt styremedlem.
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.arcticzymes.com:
"I samsvar med valgkomitéens innstilling ble Jane Theaker gjenvalgt som styremedlem for 2 år. Edgar Koster ble valgt som nytt styremedlem for 2 år"
12.Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste ordinære generalforsamling
Valgkomitéen har vurdert honorarsatser for styret, revisjonskomité og kompensasjonskomité, og vil foreslå at honorar for styret endres, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.arcticzymes.com.
Valgkomitéen foreslår derfor at generalforsamlingen beslutter følgende:
"Honorar i perioden fram til ordinær generalforsamling 2024 utbetales som følger
Styret godtgjøres: Styrets leder: NOK 500.000 Aksjonærvalgte styremedlemmer: NOK 275.000 Ansatte representant: 50% av godtgjørelse til aksjonærvalgt styremedlem
Revisjonsutvalget godtgjøres: Utvalgets leder: NOK 75.000 Medlem: NOK 25.000
Kompensasjonsutvalget: Utvalgets leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000"
13. Valg av medlemmer til valgkomiteen
Valgkomiteen innstiller følgende medlemmer til valgkomiteen med valgperiode på inntil to år:
• Jon Sandberg - gjenvalg – 2 år
11.Election of members to the Board of Directors.
The nomination committee proposes Jane Theaker is re-elected as member of the Board and Edgar Koster is newly elected as member of the Board.
The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution cf. the Nomination Committee's proposal published on www.arcticzymes.com:
"In accordance with the Nomination Committee's proposal; Jane Theaker was re-elected as member of the board for 2 years. Edgar Koster was elected as new board member for 2 years"
12.Remuneration of the Board of Directors until next annual general meeting.
The Nomination Committee has assessed the remuneration rates for the Board of Directors, the Audit Committee and the Remuneration Committee. The Nomination Committee proposes that the rates for board of directors are unchanged, cf. the Nomination Committee's proposal published on www.arcticzymes.com.
The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"Remuneration for the period until the Annual General Meeting 2024 is as follows.
The Board of Directors: Chairman: NOK 500,000 Shareholder elected members: NOK 275,000 Employee representatives: 50 % of the remuneration to shareholder elected members
The Audit Committee: Chairperson: NOK 75,000 Member: NOK 25,000
The Remuneration Committee: Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000."
13. Election of members for the Nomination Committee
The Nomination Committee proposes the following members to the Nomination Committee with a term of up to two years:
Jon Sandberg – re-election – 2 years'
Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.arcticzymes.com:
"Generalforsamlingen sluttet seg til valgkomiteens forslag om gjenvalg av Jon Sandberg. Jon Sandberg skal være komiteens leder"
14. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen frem til neste ordinære generalforsamling
Valgkomiteens forslag til godtgjørelse er uendret fra 2022. Valgkomiteen foreslår derfor at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens forslag til honorering av valgkomiteen fram til ordinær generalforsamling 2024 med følgende utbetaling:
Valgkomiteens leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000" The nomination committee proposes the Annual General Meeting to adopt the following resolution, cf. the Nomination Committee's proposal published on www.arcticzymes.com:
"In accordance with the Nomination Committee's proposal, The General Meeting re-elected Jon Sandberg (2 years). Jon Sandberg shall serve as the chairman of the committee."
14.Remuneration of the Nomination Committee until next annual general meeting.
The Nomination Committee's proposal for remuneration for the Nomination Committee is unchanged from 2022. The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:
"The General Meeting approved the proposal of the Nomination Committee for remuneration of the Nomination committee in the period until the Annual General Meeting 2024 with the following:
Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000."
| VEDLEGG 2: OVERSIKT OVER AKSJEEIERNES RETTIGHETER, DELTAKELSE, FULLMAKT OG INFORMASJON OM SAKSDOKUMENTER |
APPENDIX 2: OUTLINE OF THE SHAREHOLDERS' RIGHTS, PARTICIPATION, PROXY AND INFORMATION ABOUT DOCUMENTS AND PROPOSALS FOR RESOLUTIONS |
|---|---|
| Aksjeeiernes rettigheter | Shareholder's rights |
| ArcticZymes Technologies ASA har per dato for denne innkallingen en aksjekapital på NOK |
ArcticZymes Technologies ASA has on the date of this notice a share capital of NOK 50,571,390 |
| 50.571.390 fordelt på 50.571.390 aksjer pålydende | consisting of 50,571,390 shares with a face value of |
| NOK 1,00. Selskapet eier ingen egne aksjer. | NOK 1.00. The Company holds no own shares. |
| Hver aksje gir en stemme. Hver aksjonær har talerett samt rett til å ta med en rådgiver med talerett og har ellers de rettigheter som følger av allmennaksjeloven § 5-2. Aksjeeiere kan ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen etter at fristen for å kreve dette er utløpt, jfr. allmennaksjeloven § 5-11. En aksjeeier har rett til å fremsette forslag til vedtak i de saker som generalforsamlingen skal behandle. En aksjeeier har videre rett til på generalforsamlingen å kreve fremlagt opplysninger om forhold som kan innvirke på bedømmelsen av saker som etter forslag fra styret skal avgjøres av generalforsamlingen, med de unntak som følger av allmennaksjeloven § 5-15. |
Each share holds one vote, and every shareholder is entitled to speak or appoint a spokesperson, and otherwise holds the rights as set out in the Public Limited Companies Act § 5-2. Shareholders cannot demand new matters on the agenda after the deadline for demanding this has expired, cf. the Public Limited Companies Act § 5-11. A shareholder has the right to put forward a proposal for resolution. A shareholder may further require all available information that may affect the consideration of matters that have been submitted to the shareholders for decision, subject to the exceptions set out in the Public Limited Companies Act § 5-15. |
| Aksjonærer som ikke selv kan møte, har anledning til å gi fullmakt til styrets leder eller andre for å stemme for sine aksjer ved å fylle ut fullmaktsskjema som er vedlagt. |
Shareholders who are unable to meet in person have the opportunity to authorise the Chairperson of the Board or another person to vote for their shares by completing the attached power of attorney. |
| Dersom aksjer er registrert i VPS på forvalterkonto, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemmer for sine aksjer, må den reelle aksjonæren omregistrere aksjene på en separat VPS-konto i den reelle aksjonærens navn forut for avholdelse av generalforsamlingen, eller godtgjøre at melding om eierskifte er sendt til VPS forut for avholdelse av generalforsamlingen. |
If shares are registered on a nominee account in the VPS register, cf. Section 4-10 of the Norwegian Public Limited Companies Act, and the beneficial shareholder wants to vote for its shares, the beneficial shareholder must re-register the shares in a separate VPS account in its own name prior to the General Meeting, or prove that the transfer to such account has been reported to the VPS prior to the general meeting. |
| Årsrapporten, valgkomiteens innstilling og eventuelle andre saksdokumenter er eller vil gjøres tilgjengelig på www.arcticzymes.com og kan eventuelt bestilles direkte fra selskapet. |
The Annual Report and other relevant documents are or will be made available on www.arcticzymes.com and may be ordered from the Company. |
| Påmelding | Participation |
| Aksjeeiere som ønsker å delta på generalforsamlingen, personlig eller ved fullmektig, oppfordres til å sende inn vedlagte påmeldings- /fullmaktsskjema slik at det er selskapet i hende innen 5. juni 2023 kl. 12:00. |
Shareholders who intend to participate in the general meeting, either personally or by proxy, are requested to notify the Company by sending the enclosed registration/proxy form so that it is received by the Company by 5 June 2023 at 12:00 CET. |
Ref.nr.: Pin-kode:
Innkalling til ordinær generalforsamling
Ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA avholdes 06.06.2023, kl 12.00 som et virtuelt møte som et virtuelt møte.
Aksjonæren er registrert med følgende antall aksjer ved innkalling: _______________--stemmer for det antall aksjer som er registrert i eierregisteret i Euronext VPS per Record date 05.06.2023.
Frist for registrering av forhåndsstemmer, fullmakter og instrukser er 05.06.2023, kl 12.00.
Elektronisk registrering
Bruk alternativt «Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk»
Steg 1 – Registrer deg i påmeldings/registrerings perioden:
- Enten via selskapets hjemmeside www.arcticzymes.com ved hjelp av referansenummer og PIN-kode (for de som får innkalling i posten), eller
- Innlogget i VPS Investortjenester; tilgjengelig på euronextvps.no eller gjennom kontofører (bank/megler). Når du har logget inn i VPS Investortjenester, velg: Hendelser – Generalforsamling – ISIN
Du vil se ditt navn, ref.nr, PIN-kode og beholdning. Nederst finner du disse valgene
«Meld på» –. Det behøved ikke påmelding fra aksjonærer som skal delta online. «Forhåndsstem» - Her angir du din forhåndsstemme «Avgi fullmakt» - Her kan du gi fullmakt til styrets leder eller en annen person «Avslutt» - Trykk på denne om du ikke ønsker å gjøre noen registrering
Steg 2 – På generalforsamlingsdagen:
.
Online deltakelse: Delta på generalforsamlingen via denne nettsiden https://dnb.lumiagm.com/184686990. Logg deg på ved hjelp av ref.nr og PIN-kode fra VPS - se steg 1 over for hvordan du finner dette. Aksjonærer kan også få referansenummer og PIN-kode ved å kontakte. DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30).
Dersom du ikke er innlogget før møtet starter vil du få tilgang, men uten stemmerett.
Ref.nr.: Pin-kode:
Blankett for innsending per post eller e-post for aksjonærer som ikke får registrert sine valg elektronisk.
Signert blankett sendes som vedlegg i e-post* til [email protected] (skann denne blanketten), eller pr. post til DNB Bank ASA Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 05.06 2023 kl. 12:00. Dersom aksjeeier er et selskap, skal signatur være i henhold til firmaattest. *Vil være usikret med mindre avsender selv sørger for å sikre e-posten.
"Firma-/Etternavn, Fornavn " sine aksjer ønskes representert på generalforsamlingen i ArcticZymes Technologies ASA som følger (kryss av):
- ☐ Fullmakt uten stemmeinstruks til styrets leder eller den hen bemyndiger (ikke kryss av på sakene under)
- ☐ Fullmakt med stemmeinstruks til styrets leder eller den hen bemyndiger (kryss av «For», «Mot» eller «Avstå» på de enkelte sakene på agendaen under)
- ☐ Forhåndsstemmer (marker, «For», «Mot» eller «Avstå» på de enkelte sakene under)
_____________________________________________________________
☐ Åpen fullmakt til (ikke kryss av på sakene under - eventuell stemmeinstruks avtales direkte med fullmektig):
(skriv inn fullmektigens navn med blokkbokstaver) NB: Fullmektig må kontakte DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (08:00 – 15:30) for påloggingsdetaljer ved online deltagelse.
Stemmegivningen skal skje i henhold til markeringer nedenfor. Manglende eller uklare markeringer anses som stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen.
| Agenda ordinær generalforsamling 06.06.2023 | For | Mot | Avstå |
|---|---|---|---|
| 2. Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter | | | |
| 3. Godkjenning av innkalling og dagsorden | | | |
| 4. Redegjørelse fra administrasjon om status i konsernet | Ingen avstemming | ||
| 5. Rapport om lønn og annen godtgjørelse for ledende personer – rådgivende avstemming |
| | |
| 6. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring | Ingen avstemming | ||
| 7. Godkjenning av styrets årsberetning og årsregnskap for 2022, herunder disponering av årets resultat |
| | |
| 8. Godkjenning av revisors honorar | | | |
| 9. Emisjonsfullmakt for inntil 7.500.000 aksjer | | | |
| 10.Emisjonsfullmakt for inntil 515.000 aksjer tilordnet opsjonsprogram | | | |
| 11. Valg av styremedlemmer | |||
| Styremedlem – Jane Theaker - 2 år, gjenvalg | | | |
| Styremedlem – Edgar Koster – 2 år, nyvalg | | | |
| 12. Fastsettelse av godtgjørelse til styret fram til neste ordinære generalforsamling | | | |
| 13. Valg av medlemmer til valgkomiteen | |||
| Leder – Jon Sandberg, 2 år, gjenvalg | | | |
| 14. Fastsettelse av godtgjørelse av valgkomite fram til neste ordinære generalforsamling |
| | |
Blanketten må være datert og signert
Ref no: PIN - code:
Notice of Ordinary General Meeting
Ordinary General Meeting in ArcticZymes Technologies ASA will be held on 06.06.2023, 12.00 CET as a virtual meeting.
The shareholder is registered with the following amount of shares at summons: ______________ and vote for the number of shares registered in Euronext per Record date 05.06.2023.
The deadline for electronic registration of advance votes, proxy of and instructions is 05.06.2023 at 12.00 CET.
Electronic registration
Alternatively, "Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically".
Step 1 – Register during the enrollment/registration period:
- Either through the company's website www.arcticzymes.com using a reference number and PIN code (for those of you who receive the notice by post-service), or
- Log in through VPS Investor services; available at euronextvps.no or through own account keeper (bank/broker). Once logged in - choose Corporate Actions – General Meeting – ISIN
You will see your name, reference number, PIN - code and balance. At the bottom you will find these choices:
"Enroll" - There is no need for registration for online participation, enrollment is not mandatory "Advance vote" - If you would like to vote in advance of the meeting "Delegate Proxy" - Give proxy to the chair of the Board of Directors or another person "Close" - Press this if you do not wish to register
Step 2 – The general meeting day:
Online participation: Please login through https://dnb.lumiagm.com/184686990.You must identify yourself using the reference number and PIN - code from VPS - see step 1 above. Shareholders can also get their reference number and PIN code by contacting DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm).
If you are not logged in before the meeting starts, you will be granted access, but without the right to vote.
Ref no: PIN-code:
Form for submission by post or e-mail for shareholders who cannot register their elections electronically.
The signed form can be sent as an attachment in an e-mail* to [email protected] (scan this form) or by post service to DNB Bank Registrars Department, P.O Box 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Deadline for registration of advance votes, proxies and instructions must be received no later than 05.06.2023 at 12:00 CET If the shareholder is a company, the signature must be in accordance with the company certificate. *Will be unsecured unless the sender himself secure the e-mail.
___________________________ shares would like to be represented at the Annual general meeting in ArcticZymes Technologies ASA as follows (mark off):
- ☐ Open proxy for the Board of Directors or the person he or she authorizes (do not mark the items below)
- ☐ Proxy of attorney with instructions to the Board of directors or the person he or she authorizes (mark "For", "Against" or "Abstain" on the individual items below)
- ☐ Advance votes («For», «Against» or «Abstain» on the individual items below)
___________________________________________________________________
☐ Open proxy to (do not mark items below – agree directly with your proxy solicitor if you wish to give instructions on how to vote)
(enter the proxy solicitors name in the block letters)
Note: Proxy solicitor must contact DNB Bank Registrars Department by phone +47 23 26 80 20 (08:00-am – 3:30 pm) for login details.
Voting must take place in accordance with the instructions below. Missing or unclear markings are considered a vote in line with the board's and the election committee's recommendations. If a proposal is put forward in addition to, or as a replacement for, the proposal in the notice, the proxy determines the voting.
| Agenda for the Annual General Meeting 06.06.2023 | For | Against | Abstain |
|---|---|---|---|
| 2. Approval of registered shareholders and proxies | | | |
| 3. Approval of the notice and agenda | | | |
| 4, Presentation by management and status of the company | No voting | ||
| 5. Remuneration report for senior executives | | | |
| 6. Consideration on the Boards statement on Corporate Governance | No voting | ||
| 7. Approval of the Board of Directors' proposal for annual report and financial statements for 2022, including allocation of profits |
| | |
| 8. Approval of Auditors remuneration | | | |
| 9. Board authorisation to issue up to 7,500,000 shares | | | |
| 10. Board authorisation to issue 515,000 shares in connection with share option programs |
| | |
| 11. Election of members of Board of Directors: | |||
| Member – Jane Theaker, 2 years, re-elected | | | |
| Member – Edgar Koster, 2 years, new elected | | | |
| 12. Remuneration of the Board of Directors until next annual general meeting | | | |
| 13. Election of Nomination Committee | |||
| Chairman – Jon Sandberg, 2 years, re-elected | | | |
| 14. Remuneration of the Nomination Committee until next annual general meeting | | | |
The form must be dated and signed
Vedlegg 4: Retningslinjer for online deltagelse / Appendix 4: Guide for online participation
ONLINE DELTAKELSE PÅ ORDINÆR GENERALFORSAMLING I ARCTICZYMES TECHNOLOGIES ASA 06. JUNI 2023
Som aksjeeier vil du ha mulighet til å delta digitalt på ordinær generalforsamling i ArcticZymes Technologies ASA den 06. juni 2023 kl. 12:00 gjennom pc, telefon eller nettbrett. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan du deltar online.
Vi gjør samtidig oppmerksom på at du istedenfor å delta digitalt, har mulighet til å forhåndsstemme eller gi fullmakt før møtet. Se innkalling for nærmere detaljer for forhåndsstemming og hvordan gi fullmakt. Om du forhåndsstemmer eller gir fullmakt kan du fortsatt logge deg på generalforsamlingen for å følge med samt stille spørsmål, men du vil ikke få muligheten til å stemme på sakene. Fullmakt kan eventuelt trekkes tilbake ved å sende en melding om dette når man har logget seg på.
Ved å delta online vil aksjeeiere få direktesendt webcast fra generalforsamlingen, mulighet til å stille skriftlige spørsmål, samt avgi stemme på hver enkelt av sakene. Sikker identifisering av aksjeeierene blir gjort ved å bruke det unike referansenummeret og PIN-koden som tildeles hver aksjeeier fullmektig i verdipapirsentralen Euronext Securities Oslo (VPS) for generalforsamlingen.
Ingen påmelding er nødvendig for aksjeeiere som vil delta online, men aksjeeieren må være logget inn før generalforsamlingen starter.
Aksjeeier som ikke finner sitt Referansenummer og PIN-kode for pålogging eller har andre tekniske spørsmål er velkomne til å ringe DNB Bank Verdipapirservice på telefon +47 23 26 80 20 (mellom 08:00- 15:30), eller sende en epost til [email protected]
HVORDAN FÅ TILGANG TIL GENERALFORSAMLINGEN ONLINE
For å kunne delta online må du gå inn på følgende nettside: https://web.lumiagm.com
Enten på din smarttelefon, nettbrett eller pc. Alle store kjente nettlesere, som Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. støttes.
tast inn Meeting ID: [184-686-990] og klikk Join:
Du må så identifisere deg med.
a) Ref. nummer fra VPS for generalforsamlingen
b) PIN-kode fra VPS for generalforsamling
Du vil ha muligheten til å logge inn en time før generalforsamlingen starter.
Når du er logget inn kommer du til informasjonssiden til generalforsamlingen. Her finner du informasjon fra selskapet og hvordan dette fungere teknisk. Merk at du må ha internettilgang under hele møtet.
HVORDAN MOTTA REFERANSENUMMER OG PIN-KODE FRA VPS
Alle aksjeeiere registrert i VPS blir tildelt deres eget unike referansenummer og PIN-kode av VPS-systemet for bruk til generalforsamlingen. Disse er tilgjengelig gjennom VPS investortjenester. Logg deg på investortjenester, velg Hendelser, Generalforsamling. Klikk på ISIN og du vil kunne se ditt unike referanse-nummer (Ref.nr.) og PIN-kode.
Alle VPS direkte registrerte aksjeeiere har tilgang til investortjenester enten via https://www.euronextvps.no eller nettbank. Ta kontakt med din kontofører om du mangler tilgang.
Aksjeeiere som ikke har huket av for at de ønsker meldinger fra selskap elektronisk i investortjenester, vil i tillegg få tilsendt pr. post deres referansenummer og PIN-kode sammen med innkallingen fra selskapet. (på registrerings blankett).
Forvalterregistrerte aksjeeiere: Aksjer som er holdt på en forvalter konto (nominee), må overføres til en segregert konto i den reelle eiers navn for å ha stemmerett på generalforsamlingen. Når aksjer overføres til den segregerte kontoen dannes det Ref.nr og PIN-kode for denne kontoen. Vennligst kontakt din forvalter om du ønsker ytterligere informasjon om dette.
HVORDAN AVGI STEMME
Når representerte aksjer er talt opp, vil alle saker åpnes for avstemming. Saker lukkes etter hvert som generalforsamlingen behandler de. Saker vil skyves til din skjerm. Klikk på stemmeikonet som dukker opp om du klikker deg bort fra avstemmingen.
For å stemme, trykk på ditt valg på hver av sakene. FOR, MOT eller AVSTÅR. Når du har avgitt stemme vil du se at ditt valg er markert.
For å endre din stemme, klikk på et annet valg. Du kan også velge å kansellere. Du kan endre eller kansellere din avgitte stemme helt fram til møteleder avslutter avstemmingen på de enkelte sakene. Ditt siste valg vil være gjeldende. Du kan velge å stemme på alle saker så raskt dette er tilgjengelig.
NB: Innloggede aksjeeiere som har forhåndsstemt eller gitt fullmakt, vil ikke få muligheten til å stemme.
SPØRSMÅL TIL STYRETS LEDER
Spørsmål eller ytringer om sakene på agendaen kan sendes inn av aksjeeierne under hele generalforsamlingen, så lenge møteleder holder åpent for dette.
Dersom du ønsker å stille spørsmål til sakene på agendaen, velg meldingsikonet.
Skriv inn ditt spørsmål i meldings boksen der det står «Ask a Question». Når du har skrevet ferdig ditt spørsmål, klikk på send knappen.
Spørsmål sendt inn online vil bli moderert før de går til møteleder. Dette for å unngå gjentakelse av spørsmål samt fjerning av upassende språk.
Aksjeeiere som sender inn spørsmål vil fremkomme med fullt navn, men ikke aksjebeholdning.
NEDLASTING
Linker vil være tilgjengelig på informasjonssiden. Når du klikker på en link, vil det valgte dokumentet åpnes i din nettleser.
Databruk for streaming av generalforsamlingen eller nedlasting av dokumenter via plattformen vil variere avhengig av individuell bruk, utstyret som brukes (Android, iPhone, etc.) og hvilken nettverkstilkobling man har (3G, 4G).
GUIDE FOR ONLINE PARTICIPATION AT THE ANNUAL GENERAL MEETING IN ARCTICZYMES TECHNOLOGIES ASA 23 JUNE 2023
As shareholder, you will be able to digitally attend the annual general meeting in ArcticZymes Technologies ASA on 06 June 2023 at 12:00 CET, through your PC, phone or tablet. Below is a description of how to participate online.
We also point out that instead of participating directly online, you can vote in advance or give a proxy before the meeting. See the notice for further details on advance voting and how to authorize a proxy. If you vote in advance or give a proxy, you can still log on to the general meeting to follow and ask questions, but you will not have the opportunity to vote on the items. If required a proxy can be withdrawn by requesting this once logged on.
By participating online, shareholders will receive a live webcast from the general meeting, the opportunity to ask written questions, and vote on each of the items. Secure identification of shareholders is done by using the unique reference number and PIN code assigned to each shareholder by the Euronext Securities Oslo (In Norwegian either "verdipapirsentralen Euronext Securities Oslo" or "VPS") in relation to this general meeting.
No registration is required for shareholders who want to participate online, but shareholders must be logged in before the general meeting starts.
Shareholder who does not find their reference number and PIN code for access or have other technical questions is welcome to call DNB Registrars Department on phone + 47 23 26 80 20 (between 08:00- 15:30), or send an e-mail to [email protected].
HOW TO ACCESS THE ONLINE GENERAL MEETING
To be able to participate online, you must go to the following website: https://web.lumiagm.com
either on your smartphone, tablet or PC. All major known browsers, such as Chrome, Safari, Edge, Firefox etc. are supported.
enter Meeting ID: [184-686-990] and click Join:
You must then identify yourself with:
a) Ref. number from VPS for the general meeting
b) PIN code from VPS for general meeting
You will have the opportunity to log in one hour before the general meeting starts.
Once you have logged in, you will be taken to the information page for the general meeting. Here you will find information from the company, and how this works technically. Note that you must have internet access throughout the meeting.
HOW TO RECEIVE YOUR REFERENCE NUMBER AND PIN CODE
All shareholders registered in the VPS are assigned their own unique reference and PIN code for use in the general meeting, available to each shareholder through VPS Investor Services. Access VPS Investor Services, select Corporate Actions, general meeting. Click on the ISIN and you can see your reference number (Ref.nr.) and PIN code.
All VPS directly registered shareholders have access to investor services either via https://www.euronextvps.no or internet bank. Contact your VPS account operator if you do not have access.
Shareholders who have not selected electronic corporate messages in Investor Services will also receive their reference number and PIN code by post together with the summons from the company (on registration form).
Custodian registered shareholders: Shares held through Custodians (nominee) accounts must be transferred to a segregated VPS account registered in the name of the shareholder to have voting rights on the general meeting. Once shares are transferred to the segregated VPS account, a reference number and PIN code are assigned to this account. Please contact your custodian for further information.
HOW TO VOTE
Once the represented shares have been counted, all items will be opened for voting. Items are closed as the general meeting considers them. Items will be pushed to your screen. Click on the vote icon that appears if you click away from the poll.
To vote, simply select your voting direction from the options shown on screen. A confirmation message will appear to show your vote has been received.
To change your vote, simply select another voting direction. You can also choose to cancel. You can change or cancel your vote until the chair of the meeting concludes the vote on the individual items. Your last choice will be valid. You can choose to vote on all items as soon as this is available.
NB: Logged in shareholders who have voted in advance, given a proxy, will not have the opportunity to vote.
| $-102 - UK$ | 15:54 | 0.3351 |
|---|---|---|
| Split Voting | Poll Open | |
| the chair | 2. Valg av møteleder og person til å medundertegne protokollen / Election of person to chair the meeting and election of a person to co-sign the minutes together with |
|
| Select a choice to send | ||
| For / For | ||
| Mot / Against | ||
| Avstår / Abstain | ||
| Cancel |
QUESTIONS TO THE CHAIRPERSON
Questions or messages relating to the items on the agenda can be submitted by the shareholder or appointed proxy at any time during the Q&A session up until the chairperson closes the session.
If you would like to ask a question relating to the items on the agenda, select the messaging icon.
Enter your question in the message box that says "Ask a Question". When you have finished writing your question, click on the submit button.
Questions submitted online will be moderated before going to the chair. This is to avoid repetition of questions as well as removal of inappropriate language.
All shareholders who submit questions will be identified with their full names, but not holding of shares.
DOWNLOADS
Links will be available on the info screen. When you click on a link, the selected document will open in your browser.
Data usage for streaming the meeting or downloading documents via the platform varies depending on individual use, the specific device being used for streaming or download (Android, iPhone, etc) and your network connection (3G, 4G).