Skip to main content

AI assistant

Sign in to chat with this filing

The assistant answers questions, extracts KPIs, and summarises risk factors directly from the filing text.

ArcticZymes Technologies AGM Information 2020

Apr 23, 2020

3538_rns_2020-04-23_722e64da-88e1-483a-837f-cb0e475a3844.pdf

AGM Information

Open in viewer

Opens in your device viewer

Til aksjeeierne i Biotec Pharmacon ASA INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Det innkalles herved til ordinær generalforsamling i Biotec Pharmacon ASA ("Selskapet") den 14. mai 2020 klokken 13:00. Generalforsamlingen vil avholdes på SIVA Innovasjonssenter i Tromsø (Linken). Med bakgrunn i dagens situasjon rundt Corona anbefales det at alle aksjonærer avgir fullmakter i forkant av møtet og at fysisk deltagelse begrenses til et minimum.

Til behandling foreligger følgende saker:

    1. Åpning av generalforsamlingen ved styrets leder, Dr. Marie Roskrow. Valg av møteleder og person til å medunderskrive protokoll
    1. Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter
    1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 3. Approval of the notice and the agenda
    1. Redegjørelse fra administrasjonen om status i konsernet
    1. Erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte
    1. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring
    1. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2019, herunder disponering av årets resultat
    1. Godkjenning av revisors honorar

To the shareholders of Biotec Pharmacon ASA

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING

Notice is hereby given of the Annual General Meeting of Biotec Pharmacon ASA (the "Company") to be held on 14 May 2020 at 13:00 hours. The meeting will be held at SIVA Innovation Centre in Tromsø. Given the current circumstances regarding Corona virus, it is strongly recommended that all shareholders submit proxies prior to the meeting and that physical participation is limited to a minimum.

The following matters are on the agenda:

    1. Opening of the meeting by the Chairperson of the Board, Dr. Marie Roskrow. Election of a person to chair the meeting and a person to cosign the minutes
    1. Approval of registered shareholders and proxies
    1. Presentation by the management on the status of the Group
    1. Consideration of the Board's statement on the determination of salary and other remuneration to senior management
    1. Consideration of the Board's statement on Corporate Governance
    1. Approval of the Board of Directors' proposal for annual report and financial statements for 2019, including coverage of the loss
    1. Approval of the auditor's remuneration.
9.
Endring av vedtektene §5 styret
9.
Alteration in the Articles of Association §5 the
Board of Directors
10. Endring av vedtektene §1 Navn etc. 10. Alteration in the Articles of Association §1
Name
11. Endring av instruks for valgkomite 11. Charter for the nomination committee
12. Emisjonsfullmakt for inntil 4.830.000 aksjer i
forbindelse med kapitalutvidelse
12. Board authorisation to issue up to 4,830,000
shares in connection with capital increase
13. Emisjonsfullmakt for inntil 1.300.000 aksjer i
forbindelse med opsjonsordninger
13. Board authorisation to issue up to 1,300,000
shares in connection with share option
programs
14. Fullmakt til å kjøpe inntil 150.000 av Selskapets
egne aksjer
14. Board authorisation to purchase up to 150,000
of the Company's own shares
15. Valg av styremedlemmer 15. Election of members to the Board of Directors
16. Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste
ordinære generalforsamling
16. Remuneration of the Board of Directors until
next annual general meeting
17. Tildeling av opsjoner til medlemmer i styret 17. Grant of options to members of the Board of
Directors
18. Valg av valgkomite 18. Election of members for the Nomination
Committee
19. Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen frem
til neste ordinære generalforsamling
19. Remuneration of the Nomination Committee
until next annual general meeting
* * * * * * * * * *
Med vennlig hilsen Kind regards,
Styret i Biotec Pharmacon ASA The Board of Directors in Biotec Pharmacon ASA
Dr. Marie Roskrow, styreleder Dr. Marie Roskrow, Chairperson
Vedlegg:
1.
Styrets forslag til vedtak, sak 5-19
2.
Oversikt over aksjeeiernes rettigheter, deltakelse,
fullmakt og informasjon om saksdokumenter
3.
Påmeldingsblankett/fullmaktsskjema
Appendices:
1. Board's proposed resolutions, subject 5-19
2. Outline of the shareholders' rights,
participation, proxy and information about
documents and proposals for resolutions
3. Notice of attendance/proxy form
VEDLEGG 1: STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK APPENDIX 1: BOARD'S PROPOSED RESOLUTIONS
5.Erklæring om fastsettelse av lønn og annen 5.Consideration of the Board's statement on the
godtgjørelse til ledende ansatte determination of salary and other
remuneration to senior executives.
I henhold til allmennaksjeloven § 6-16 a har
styret utarbeidet en erklæring om fastsettelse
av lønn og annen godtgjørelse til ledende
ansatte. Erklæringen er tilgjengelig på
selskapets hjemmeside www.biotec.no og er
også vist i note 16 til årsrapporten.
The Board has prepared a statement on
determination of the salary and other
remuneration for senior employees in
accordance with the Public Companies Act § 6-
16 a. The statement is shown in the Annual
Report's note 16 and published on
Generalforsamlingens godkjennelse av
retningslinjene er veiledende for styret.
Godkjennelse av retningslinjer som gjelder
godtgjørelse i form av aksjer, tegningsretter,
opsjoner og andre former for godtgjørelse
som er knyttet til aksjer eller utviklingen av
aksjekursen i Selskapet eller andre selskaper
innenfor konsernet, er derimot bindende for
styret, jf. allmennaksjeloven § 5-6 (3) tredje
punktum, jf. § 6-16a (2) fjerde punktum. De
bindende retningslinjene er angitt i
lederlønnserklæringens punkt 16.2.5 og
16.2.6.
www.biotec.no.
The general meeting's approval of the
guidelines shall be advisory to the board.
However, the approval of the guidelines
regarding remuneration in the form of shares,
subscription rights, options, and other forms of
remuneration linked to shares or the
development of the share price in the
Company or in other companies within the
group, are binding for the board, cf. section 5-6
(3) third sentence, cf. the Norwegian Public
Companies Act § 6-16a (2) fourth sentence.
The binding guidelines are described in section
De veiledende og bindende retningslinjene er
gjenstand for separat votering.
16.2.5 and 16.2.6 in the statement.
The advisory and binding guidelines are subject
(a) Veiledende retningslinjer to separate votes.
Styret foreslår at generalforsamlingen fatter
følgende vedtak:
(a) Advisory guidelines
The Board proposes that the Annual General
"Generalforsamlingen gir sin tilslutning til de
veiledende retningslinjene i styrets erklæring
og fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse
til ledende ansatte i henhold til
allmennaksjeloven § 6-16a."
Meeting adopts the following resolution:
"The general meeting endorses the advisory
guidelines in the declaration from the Board of
Directors on salary and other benefits for senior
management pursuant to section 6-16a of the
Norwegian Public Companies Act."
(b) Bindende retningslinjer (b) Binding guidelines
De bindende retningslinjene som er omtalt i
lederlønnserklæringens punkt 16.2.5 og
16.2.6 gjelder godtgjørelse i form av
opsjoner. Styret vil videreføre ordningen med
å tildele opsjoner til medarbeidere i selskapet
på visse vilkår. Styret foreslår at
generalforsamlingen fatter følgende vedtak:
"Generalforsamlingen godkjenner de
bindende retningslinjene i styrets erklæring
The binding guidelines described in section
16.2.5 and 16.2.6 of the statement relate to
remuneration in the form of share options. The
Board wishes to continue the current practice
of granting share options to associates on
certain conditions. The Board proposes that
the Annual General Meeting adopts the
following resolution:
og fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse
til ledende ansatte i henhold til
"The general meeting approves the binding
guidelines in the declaration from the Board of
Directors on salary and other benefits for senior

allmennaksjeloven § 6-16a."

6. Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring

Generalforsamlingen skal etter allmennaksjeloven § 5-6 behandle selskapets redegjørelse for foretaksstyring etter regnskapsloven § 3-3b Styrets årlige redegjørelse er tatt inn i årsberetning og lagt ut på selskapets hjemmeside www.biotec.no. Styret forslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen tok redegjørelsen for prinsipper og praksis for eierstyring og selskapsledelse i Biotec Pharmacon til orientering."

7. Godkjenning av styrets forslag til årsberetning og årsregnskap for 2019, herunder disponering av årets resultat

Årsberetning og årsregnskap for 2019 er gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside www.biotec.no. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Årsregnskapet, årsberetning og revisors beretning for morselskapet og konsernet, herunder disponering av årsresultat godkjennes"

8.Godkjenning av revisors honorar

I henhold til allmennaksjeloven § 7-1 andre ledd, skal revisors godtgjørelse godkjennes av generalforsamlingen. Styret foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjente revisors honorar for revisjon av Biotec Pharmacon ASA med døtre på NOK 239.000, attestasjon tjenester på NOK 37.000 og andre tjenester på NOK 65.000."

9. Endring av vedtektene §5 vedrørende styret

Basert på selskapets planer og arbeid framover, så foreslåes det å redusere styret til aksjelovens minimum til 3 medlemmer og i den forbindelse

management pursuant to section 6-16a of the Norwegian Companies Act."

6.Consideration of the Board's statement on Corporate Governance.

In accordance with the Public Companies Act § 5-6 and the Accounting Act § 3-3b, the General Assembly shall consider this statement. The Board's Corporate Governance Statement is incorporated in the annual report and published on the Company's website www.biotec.no. The Board proposes that the Annual General meeting adopts the following resolution:

"The General Assembly adhered to the Board's statement on Corporate Governance".

7.Approval of the Board of Directors annual report and financial statements for 2019, including coverage of the loss

The annual report and financial statements for 2019 is available on the Company's website www.biotec.no. The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:

"The financial statements, the annual report and the auditor's report, including coverage of the loss are approved"

8.Approval of the auditor's remuneration.

In accordance with the Public Companies Act § 7-1, the auditor's remuneration is subject to the approval by the General Assembly. The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:

"The General Assembly approved the auditor's remuneration for the audit of Biotec Pharmacon ASA with subsidiaries (NOK 239,000), attestation services (NOK 37,000) and other services (NOK 65,000)."

9.Alteration in the Articles of Association § 5 about the Board of Directors

Based on the company's situation and expected work going forward, it is proposed to foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om å endre vedtektene §5 fra:

Selskapets styre skal bestå av fra 4 til 8 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning, hvorav minst 3 og maksimalt 7 skal være aksjonærvalgte. Det kan velges personlige varamedlemmer for styremedlemmene dersom generalforsamlingen beslutter dette. Styrets leder velges av generalforsamlingen. Det enkelte styremedlems funksjonstid fastsettes av generalforsamlingen, og skal ikke overstige 2 år.

Selskapets firma tegnes av to styremedlemmer i felleskap.

Til å lyde:

Selskapets styre skal bestå av fra 3 til 8 medlemmer etter generalforsamlingens nærmere beslutning. Det kan velges personlige varamedlemmer for styremedlemmene dersom generalforsamlingen beslutter dette. Styrets leder velges av generalforsamlingen. Det enkelte styremedlems funksjonstid fastsettes av generalforsamlingen, og skal ikke overstige 2 år.

Selskapets firma tegnes av to styremedlemmer i felleskap.

10. Endring av vedtektene §1 Navn etc.

Med bakgrunn i selskapets endrede strategi vedtatt i desember 2019 foreslår styret at generalforsamlingen fatter følgende vedtak om å endre vedtektene §1 fra:

«Selskapets navn er Biotec Pharmacon ASA. Selskapet er et allment aksjeselskap.»

Til å lyde:

«Selskapets navn er ArcticZymes Technologies ASA. Selskapet er et allment aksjeselskap.»

reduce the number of board members according to the Public Companies Act minimum to 3 representatives. The Board of Directors proposes that the General Assembly adopts the following resolution to change the Articles of Association § 5 from:

The Company's board shall consist of 4 to 8 members as decided by the general meeting, of which minimum 3 and maximum 7 members should be elected by the shareholders. Personal deputy board members may be elected as decided by the general meeting. The chairman of the board is elected by the general meeting. The serving period for each member of the board is decided by the general meeting and should not exceed two-year terms.

Power of signature for the company is exercised by two board members jointly.

To:

The Company's board shall consist of 3 to 8 members as decided by the general meeting. Personal deputy board members may be elected as decided by the general meeting. The chairman of the board is elected by the general meeting. The serving period for each member of the board is decided by the general meeting and should not exceed two-year terms.

Power of signature for the company is exercised by two board members jointly.

10. Alteration in the Articles of Association §1 Name

The Company changed its strategic direction in December 2019, and with this strategic change, the Board of Directors proposes that the General Assembly adopts the following resolution to change the Articles of Association § 1 from:

"The name of the company is Biotec Pharmacon ASA. The company is a public limited joint-stock company."

To:

"The name of the company is ArcticZymes Technologies ASA. The company is a public limited joint-stock company."

11. Endring av instruks for valgkomite

Valgkomiteen har foreslått en ny instruks for arbeidet i valgkomiteen. Forslaget er gjort tilgjengelig på selskapets hjemmeside (www.biotec.no).

Nominasjonskomiteen foreslår at generalforsamlingen fatter følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjente den reviderte instruksen for valgkomiteen"

12.Emisjonsfullmakt for inntil 4.830.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelse

For å sikre fleksibilitet til å innhente kapital raskt dersom styret mener at dette er hensiktsmessig som et ledd i selskapets fremtidige kapitalbehov knyttet til vekstmuligheter foreslår styret at det fattes følgende vedtak:

"Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjeloven § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 4.830.000 gjennom utstedelse av opp til 4.830.000 aksjer pålydende NOK 1,- i én eller flere emisjoner. Tegningsvilkårene fastsettes av styret. Aksjonærenes fortrinnsrett i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 skal kunne fravikes. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2021, men i alle tilfelle ikke lengre enn til 30. juni 2021. Fullmakten omfatter kapitalforhøyelser i forbindelse med fusjon etter allmennaksjeloven § 13-5. Utover dette, omfatter ikke fullmakten kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger eller rett til å pådra selskapet særlige plikter. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper. Selskapets vedtekter endres av styret med antall utstedte aksjer

13.Emisjonsfullmakt for inntil 1.300.000 aksjer i forbindelse med aksjeordninger

Styret fikk i ordinær generalforsamling i 2019 en emisjonsfullmakt på 1.300.000 aksjer i forbindelse med kapitalutvidelser rettet mot

11. Charter for nomination committee

The Nomination committee has proposed a new charter for the work of the committee. The proposal is made available on the company's homepage (www.biotec.no) The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:

"The General Assembly approved the revised charter for the nomination committee"

12.Board authorisation to issue up to 4,830,000 shares in connection with capital increase.

To ensure flexibility to raise capital quickly if the Board sees this as appropriate to secure future capital needs, the Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:

"The Board is authorised under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 4,830,000 by issuing up to 4,830,000 new shares at par value NOK 1, - in one or more share issues. The terms of subscription shall be determined by the Board. Shareholders' rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 may be waived. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2021, but not later than 30 June 2021. The authorisation includes capital increases in connection with mergers in accordance with the Public Companies Act § 13-5. Besides this, the authorisation does not include non-cash share issues or the right to incur special obligations on the Company. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting from stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles. The Company's articles of association shall be changed by the Board depending on the number of shares issued."

13.Board Authorisation to issue up to 1,300,000 shares in connection with share option programs.

At the Annual General Meeting in 2019 the Board was granted authorisation to issue up to ansatte som dekker utestående opsjonsprogrammer. Fullmakten utløper på tidspunktet for ordinær generalforsamling i 2020. Fullmakten er ikke benyttet.

Styret foreslår at generalforsamlingen erstatter fullmakten gitt i 2019 med en ny fullmakt, med ramme på inntil 1.300.000 aksjer, som skal gjelde frem til ordinær generalforsamling i 2021, dog ikke lenger enn 30. juni 2021.

Styret foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styret gis fullmakt i henhold til allmennaksjelovens § 10-14 til å forhøye aksjekapitalen med inntil NOK 1.300.000 ved en eller flere aksjekapitalutvidelser rettet mot medarbeidere i selskapet som ledd i selskapets opsjonsordning. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper, dog slik at justering ikke kan skje i strid med allmennaksjelovens ramme for det totale antall aksjer som kan utstedes etter styrefullmakter eller allmennaksjelovens forbud mot tegning av aksjer under pålydende. Aksjonærenes fortrinnsrett til tegning i henhold til allmennaksjeloven § 10-4 fravikes. Fullmakten omfatter ikke kapitalforhøyelse mot innskudd i andre eiendeler enn penger, rett til å pådra selskapet særlige plikter eller kapitalforhøyelse i forbindelse med fusjoner etter allmennaksjeloven § 13-5. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2021, dog ikke lenger enn 30. juni 2021.

Styret fastsetter tegningsvilkårene og øvrige vilkår. Selskapets vedtekter endres løpende med antall utstedte aksjer. Fullmakten erstatter fullmakt gitt av generalforsamlingen 14. mai 2019."

1,300,000 shares in connection with share capital increases towards associates covering outstanding share option programs. The authorisation expires on the date of the Annual General Meeting in 2020. The authorisation has not been used.

The Board proposes that the Annual General Meeting replaces the authorisation granted in 2019 with a new authorisation, limited up to 1,300,000 shares, which shall expire at the Annual General Meeting in 2021, but not later than 30 June 2021.

The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:

The Board is authorised under the Public Companies Act § 10-14 to increase the share capital by NOK 1,300,000 by one or more capital increases directed towards associates, as a part of the Company's share option program. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares as a result of stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles, although in a manner that the adjustment cannot be in conflict with the Public Limited Companies Act with regards to the total number of shares to be issued pursuant to board authorisation or the Public Limited Companies Act prohibition of subscription of shares below the par value. The shareholders' preferential subscription rights in accordance with the Public Companies Act § 10-4 will be waived. The authority does not include noncash share issues, the right to incur special obligations on the Company, or capital increases in connection with mergers in accordance with the Public Companies Act § 13-5. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2021, but not later than 30 June 2021.

The Board shall determine the subscription terms and other conditions. The Company's Articles of Association shall on a continuous basis be changed depending on the number of shares issued. The authorisation replaces the authorisation granted by the general meeting on 14 May 2019."

14.Fullmakt til styret til kjøp tilbake inntil 150.000 av Selskapets egne aksjer.

Kjøp av egne aksjer kan være et alternativ til å utstede nye aksjer ved innløsning av opsjoner til ansatte eller ved tilbud til ansatte om kjøp av aksjer. Selskapet eier i dag ingen egne aksjer, slik at en full utnyttelse av fullmakten ikke vil stride mot allmennaksjelovens regler. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Styret gis fullmakt til å kjøpe inntil 150.000 egne aksjer med pålydende inntil NOK 150.000. Laveste pris per aksje er NOK 1,- og høyeste pris er NOK 100,-. Ved eventuelle endringer i selskapets aksjekapital eller antall aksjer som følge av aksjesplitt, aksjespleis, fondsemisjon m.v. skal fullmakten justeres tilsvarende etter anerkjente prinsipper. Fullmakten kan benyttes ved at aksjer erverves på ordinær måte via børs. Avhendelse skjer ved innfrielse av opsjoner eller ved tilbud til ansatte om kjøp av aksjer i selskapet. Fullmakten skal gjelde frem til den ordinære generalforsamlingen i 2021, dog ikke lengre enn til 30. juni 2021."

15.Valg av styremedlemmer

Valgkomiteen foreslår at Marie Ann Roskrow gjenvelges som styreleder.

Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.biotec.no:

"I samsvar med valgkomitéens innstilling ble Marie Ann Roskrow ble gjenvalgt som styrets leder for 2 år."

16.Fastsettelse av godtgjørelse til styret frem til neste ordinære generalforsamling

Valgkomitéen har vurdert honorarsatser for styret, revisjonskomité og

kompensasjonskomité, og vil foreslå at disse forblir uendret. Valgkomitéen foreslår derfor følgende honorar frem til ordinær generalforsamling i 2021:

14.Board authorisation to purchase up to 150,000 of the Company's own shares.

Purchase of own shares may be an alternative to issuing new shares when share options are exercised, or when it is relevant to offer shares with tax rebate to employees. The Company currently owns no shares, and a full utilisation of the authorisation will therefore not be in conflict with the Public Limited Companies Act. The Board proposes that the General Meeting adopts the following resolution:

"The Board is authorised to purchase up to 150,000 shares at a total nominal value of NOK 150,000. The lowest price per share is NOK 1, and the highest price is NOK 100,-. In the event of any changes in the Company's share capital or number of shares resulting by stock split, reverse split, bonus issue etc., the authorisation shall be adjusted in accordance with recognised principles. The authorisation is to be used by purchasing shares through the stock exchange. The disposal is done by redemption of share options or by offering employees to purchase shares. The authorisation is valid until the Annual General Meeting in 2021, but not later than 30 June 2021"

15.Election of members to the Board of Directors.

The nomination committee proposes that Dr. Marie Ann Roskrow is re-elected as chairman of the Board

The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution cf. the Nomination Committee's proposal published on www.biotec.no:

"In accordance with the Nomination Committee's proposal; Dr. Marie Ann Roskrow was re-elected as chairman of the board for 2 years."

16.Remuneration of the Board of Directors.

The Nomination Committee has assessed the remuneration rates for the Board of Directors, the Audit Committee and the Remuneration Committee. The Nomination Committee proposes that the rates remain unchanged. The Nomination Committee suggests the following

"Honorar i perioden fram til ordinær generalforsamling 2021 utbetales som følger

Styret godtgjøres: Styrets leder: NOK 350.000 Aksjonærvalgte styremedlemmer: NOK 150.000 Ansatte representant: 50% av godtgjørelse til aksjonærvalgt styremedlem

Revisjonsutvalget godtgjøres: Utvalgets leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000

Kompensasjonsutvalget: Utvalgets leder: NOK 50.000 Medlem: NOK 25.000"

17. Tildeling av opsjoner til medlemmer i styret

Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.biotec.no:

"I samsvar med valgkomitéens innstilling ble Marie Ann Roskrow tildelt 200.000 opsjoner, Volker Wedershoven tildelt 100.000 opsjoner og Marit Sjo Lorentzen 15.000 opsjoner. Opsjonene skal ha 5 års løpetid, utøvelseskurs settes til 90 dager gjennomsnittlig aksjekurs forut for generalforsamling, det skal være 3 år venteperiode. Opsjonene kan utøves i løpet av de siste 2 årene

18. Valg av valgkomite

Valgkomiteen innstiller følgende medlemmer til valgkomiteen med valgperiode på inntil to år:

Arne Handeland – gjenvalg – 2 år Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen beslutter følgende vedtak, jfr. innstilling fra valgkomiteen publisert på www.biotec.no:

"Generalforsamlingen sluttet seg til valgkomiteens forslag om gjenvalg av Arne Handeland (2 år). Valgkomiteen består i tillegg av Jan Gunnar Hartvig og Jon Sandberg. Jon Sandberg skal være komiteens leder"

remuneration for the period until Annual General Meeting in 2021:

"Remuneration for the period until the Annual General Meeting 2021 is as follows.

The Board of Directors: Chairperson: NOK 350,000 Shareholder elected members: NOK 150,000 Employee representatives: 50 % of the remuneration to shareholder elected members

The Audit Committee: Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000

The Remuneration Committee: Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000."

17. Grant of options to members of the board

The Nomination Committee proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution cf. the Nomination Committee's proposal published on www.biotec.no:

In accordance with the Nomination Committee's proposal; Marie Ann Roskrow was awarded 200,000 options, Volker Wedershoven was awarded 100,000 options and Marit Sjo Lorentzen was awarded 15,000 options. The options shall have a 5-year term, strike is 90 day average closing price prior to AGM, 3-year waiting period and a 2-year declaration period

18. Elections of members for the Nomination Committee

The Nomination Committee proposes the following members to the Nomination Committee with a term of up to two years: Arne Handeland – re-election – 2 years The nomination committee proposes the Annual General Meeting to adopt the following resolution:

"In accordance with the Nomination Committee's proposal, The General Meeting reelected Arne Handeland (2 years). The nomination consists also of Jon Sandberg and Jan Gunnar Hartvig. Jon Sandberg is elected Chairman."

19.Fastsettelse av godtgjørelse til valgkomiteen

Valgkomiteens forslag til godtgjørelse er uendret fra 2019. Valgkomiteen foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak:

"Generalforsamlingen godkjente valgkomiteens forslag til honorering av valgkomiteen fram til ordinær generalforsamling 2021 med følgende utbetaling: Valgkomiteens leder: NOK 50.000

Medlem: NOK 25.000"

19.Remuneration of the Nomination Committee.

The Nomination Committee's proposal for remuneration for the Nomination Committee is unchanged from 2019. The Board proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolution:

"The General Meeting approved the proposal of the Nomination Committee for remuneration of the Nomination committee in the period until the Annual General Meeting 2021 with the following:

Chairperson: NOK 50,000 Member: NOK 25,000."

VEDLEGG 2: AKSJEEIERNES RETTIGHETER, APPENDIX 2: SHAREHOLDER'S RIGHTS,
DELTAGELSE OG FULLMAKT PARTICIPATION AND PROXY
Aksjeeiernes rettigheter Shareholder's rights
Biotec Pharmacon ASA har per dato for denne Biotec Pharmacon ASA has on the date of this
innkallingen en aksjekapital på NOK 48.334.673 notice a share capital of NOK 48,334,673
fordelt på 48.334.673 aksjer pålydende NOK consisting of 48.334.673 shares with a face value
1,00. Selskapet eier ingen egne aksjer. of NOK 1.00. The Company holds no own shares.
Hver aksje gir en stemme. Hver aksjonær har Each share holds one vote, and every shareholder
talerett samt rett til å ta med en rådgiver med is entitled to speak or appoint a spokesperson,
talerett og har ellers de rettigheter som følger and otherwise holds the rights as set out in the
av allmennaksjeloven § 5-15. Aksjeeiere kan Public Limited Companies Act § 5-15.
ikke kreve at nye saker settes på dagsordenen Shareholders cannot demand new matters on the
etter at fristen for å kreve dette er utløpt, jfr. agenda after the deadline for demanding this has
allmennaksjeloven § 5-11. En aksjeeier har rett expired, cf. the Public Limited Companies Act § 5-
til å fremsette forslag til vedtak i de saker som 11. A shareholder has the right to put forward a
generalforsamlingen skal behandle. En aksjeeier proposal for resolution. A shareholder may
har videre rett til på generalforsamlingen å further require all available information that may
kreve fremlagt opplysninger om forhold som
kan innvirke på bedømmelsen av saker som
etter forslag fra styret skal avgjøres av
generalforsamlingen, med de unntak som følger
av allmennaksjeloven § 5-15.
affect the consideration of matters that have
been submitted to the shareholders for decision,
subject to the exceptions set out in the Public
Limited Companies Act § 5-15.
Aksjonærer som ikke selv kan møte, har Shareholders who are unable to meet in person
anledning til å gi fullmakt til styrets leder eller have the opportunity to authorise the
andre for å stemme for sine aksjer ved å fylle ut Chairperson of the Board or another person to
fullmaktsskjema som er vedlagt. vote for their shares by completing the attached
Dersom aksjer er registrert i VPS på power of attorney.
forvalterkonto, jf. allmennaksjeloven § 4-10, og If shares are registered on a nominee account in
den reelle aksjonæren ønsker å avgi stemmer the VPS register, cf. Section 4-10 of the
for sine aksjer, må den reelle aksjonæren Norwegian Public Limited Companies Act, and the
omregistrere aksjene på en separat VPS-konto i beneficial shareholder wants to vote for its
den reelle aksjonærens navn forut for shares, the beneficial shareholder must re
avholdelse av generalforsamlingen, eller register the shares in a separate VPS account in
godtgjøre at melding om eierskifte er sendt til its own name prior to the General Meeting, or
VPS forut for avholdelse av prove that the transfer to such account has been
generalforsamlingen. reported to the VPS prior to the general meeting.
Årsrapporten, valgkomiteens innstilling og
eventuelle andre saksdokumenter er eller vil
gjøres tilgjengelig på www.biotec.no og kan
eventuelt bestilles direkte fra selskapet.
The Annual Report and other relevant documents
are or will be made available on www.biotec.no
and may be ordered from the Company.
Påmelding Participation
Aksjeeiere som ønsker å delta på Shareholders who intend to participate in the
generalforsamlingen, personlig eller ved general meeting, either personally or by proxy,
fullmektig, oppfordres til å sende inn vedlagte are requested to notify the Company by sending
påmeldings-/fullmaktsskjema slik at det er the enclosed registration/proxy form so that it is

påmeldings-/fullmaktsskjema slik at det er selskapet i hende innen onsdag 13. mai 2020 kl. 13:00.

received by the Company by Wednesday 13 May 2020 at 13:00.

Ref.nr.: Pinkode:

Innkalling til ordinær generalforsamling

Ordinær generalforsamling i Biotec Pharmacon ASA avholdes 14.05.2020 kl. 13:00 i SIVA Innovasjonssenter, Tromsø

Forhåndsstemme

Det kan forhåndsstemmes på denne generalforsamlingen. Frist for registrering av forhåndsstemmer er 13.05.2020 kl. 13.00. Forhåndsstemme må gjøres elektronisk, via selskapets hjemmeside www.biotec.no (bruk overnevnte pin og referansenummer), eller Investortjenester.

I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.

Påmelding

Undertegnede vil delta på ordinær generalforsamling den 14.05.2020 og avgi stemme for:

_______________________ egne aksjer

Påmelding gjøres via selskapets hjemmeside www.biotec.no eller via Investortjenester. For påmelding via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling.

Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Påmelding må være mottatt senest 13.05.2020 kl. 13:00.

Dersom aksjeeier er et foretak, oppgi navn på personen som vil møte for foretaket:_______________________________________________________

Sted Dato Aksjeeiers underskrift

Fullmakt uten stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Biotec Pharmacon ASA Dersom du selv ikke kan møte på generalforsamlingen, kan du gi fullmakt til en annen person.

Ref.nr.: Pinkode:
I Investortjenester velg Hendelser og Generalforsamling. For fullmakt via selskapets hjemmeside må overnevnte pinkode og referansenummer benyttes. Fullmakt gis elektronisk via selskapets hjemmeside www.biotec.no eller via Investortjenester.
Sentrum, 0021 Oslo.
Fullmakt må være mottatt senest 13.05.2020 kl. 13.00.
Alternativt kan signert blankett sendes til [email protected], eller per post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600
Om det ikke oppgis navn på fullmektigen, vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han eller hun bemyndiger.
Undertegnede:
gir herved (sett kryss)

Styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger), eller

__________________________________

(fullmektigens navn med blokkbokstaver)

fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 14.05.2020 i Biotec Pharmacon ASA for mine/våre aksjer.

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt)

Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Fullmakt med stemmeinstruks for ordinær generalforsamling i Biotec Pharmacon ASA

Dersom du ikke selv kan møte på generalforsamling, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet for å gi stemmeinstruks til styrets leder eller den han eller hun bemyndiger. (Det er også mulig å avgi forhåndsstemmer elektronisk, se eget punkt ovenfor.) Instruks til andre enn styrets leder, avtales direkte med fullmektig.

Fullmakter med stemmeinstruks kan ikke registreres elektronisk, og må sendes til [email protected] (skannet blankett), eller post til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Postboks 1600 Sentrum, 0021 Oslo. Blanketten må være mottatt senest 13.05.2020 kl. 13.00.

Blanketten må være datert og signert.

Undertegnede: Ref.nr.:

gir herved styrets leder (eller den han eller hun bemyndiger) fullmakt til å møte og avgi stemme på ordinær generalforsamling 14.05.2020 i Biotec Pharmacon ASA for mine/våre aksjer.

Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjon nedenfor. Dersom det ikke krysses av i rubrikken, vil dette anses som en instruks om å stemme i tråd med styrets og valgkomitéens anbefalinger. Dersom det blir fremmet forslag i tillegg til, eller som erstatning for forslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Dersom det er tvil om forståelsen av instruksen, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme.

Agenda ordinær generalforsamling 2020 For Mot Avstå
2 Godkjenning av frammøtte aksjonærer og fullmakter
3 Godkjenning av innkalling og dagsorden
4 Redegjørelse fra administrasjon om status i konsernet
5 a)
Styrets erklæring om lederlønnspolitikken – veiledende retningslinjer
b)
Styrets erklæring om lederlønnspolitikken – bindende retningslinjer
6 Behandling av styrets redegjørelse for foretaksstyring
7 Godkjenning av styrets årsberetning og årsregnskap for 2019, herunder disponering
av årets resultat
8 Godkjenning av revisors honorar
9 Endring av vedtektene §5 Styret
10 Endring av vedtektene §1 Navn etc.
11 Endring av instruks for valgkomite
12 Emisjonsfullmakt for inntil 4.830.000 aksjer
13 Emisjonsfullmakt for inntil 1.300.000 aksjer tilordnet opsjonsprogram
14 Fullmakt til å erverve inntil 150.000 egne aksjer
15 Valg av styremedlemmer
Styreleder- Marie Ann Roskrow, 2 år, gjenvalg
16 Fastsettelse av godtgjørelse til styret fram til neste ordinære generalforsamling
17 Tildeling av opsjoner til medlemmer av styret
18 Valg av valgkomite
Medlem - Arne Handeland, 2 år, gjenvalg
19 Fastsette godtgjørelse til valgkomiteen

Sted Dato Aksjeeiers underskrift (undertegnes kun ved fullmakt med stemmeinstruks)

Angående møte- og stemmerett vises til Allmennaksjeloven, især lovens kapittel 5. Dersom aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten.

Ref no: PIN code:

NOTICE OF ANNUAL GENERAL MEETING

MEETING IN BIOTEC PHARMACON ASA WILL BE HELD ON 14.MAY 2020 AT 13.00 P.M. ADDRESS: SIVA INNOVATION CENTRE, TROMSØ, NORWAY

Advance votes

The company accepts votes in advance for this Meeting. Registration Deadline for advance votes: 13. May 2020 at 13.00 p.m.

Advance votes may only be executed electronically, through the Company's website www.biotec.no (use ref and pin code above) or through VPS Investor Services. In Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.

Notice of attendance

The Undersigned will attend the Annual General Meeting on the 14. May 2020 and cast votes for:

_________________________ own shares.

____________________________

Notice of attendance should be registered through the Company's website www.biotec.no or through VPS Investor Services. For notification of attendance through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.

If you are not able to register this electronically, you may send by e-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The notice of attendance must be received no later than 13. May 2020 at 13.00 p.m.

If the shareholder is a Company, please state the name of the individual who will be representing the Company: __

Place Date Shareholder's signature

Proxy without voting instructions for Annual General Meeting of Biotec Pharmacon ASA If you are unable to attend the meeting, you may grant proxy to another individual.

Ref no: PIN code:

Proxy should be registered through the Company's website www.biotec.no or through VPS Investor Services. For granting proxy through the Company's website, the above mentioned reference number and pin code must be stated. In VPS Investor Services chose Corporate Actions and General Meeting.

If you are not able to register this electronically, you may send by E-mail to [email protected], or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway.

If you send the proxy without naming the proxy holder, the proxy will be given to the Chair of the Board of Directors or an individual authorised by him or her.

This proxy must be received no later than 13. May 2020 at 13.00 p.m.

The undersigned

hereby grants (tick one of the two)

the Chair of the Board of Directors (or a person authorised by him or her), or

_____________________________________________ (Name of proxy holder in capital letters)

proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Biotec Pharmacon ASA on 14. May 2020.

асе

Place Date Shareholder's signature (only for granting proxy)

With regards to your right to attend and vote, reference is made to the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, in particular Chapter 5. If the shareholder is a Company, the Company's Certificate of Registration must be attached to the proxy.

Proxy with voting instructions for Annual General Meeting in Biotec Pharmacon ASA

If you are unable to attend the meeting in person, you may use this proxy form to give voting instructions to Chair of the Board of Directors or the person authorised by him or her. (Alternatively, you may vote electronically in advance, see separate section above.) Instruction to other than Chair of the Board should be agreed directly with the proxy holder.

Proxies with voting instructions can only be registered by DNB, and must be sent to [email protected] (scanned form) or by regular Mail to DNB Bank ASA, Registrars' Department, P.O.Box 1600 Centrum, 0021 Oslo, Norway. The form must be received by DNB Bank ASA, Registrars' Department no later than 13. May 2020 at 13.00 p.m.

Proxies with voting instructions must be dated and signed in order to be valid.

THE UNDERSIGNED: REF NO:

hereby grants the Chair of the Board of Directors (or the person authorised by him or her) proxy to attend and vote for my/our shares at the Annual General Meeting of Biotec Pharmacon on 14 May 2020.

The votes shall be exercised in accordance to the instructions below. If the sections for voting are left blank, this will be counted as an instruction to vote in accordance with the Board's and Nomination Committee's recommendations. However, if any motions are made from the attendees in addition to or in replacement of the proposals in the Notice, the proxy holder may vote at his or her discretion. If there is any doubt as to how the instructions should be understood, the proxy holder may abstain from voting.

Agenda for the Annual General Meeting 2020 For Against Abstention
2 Approval of registered shareholders and proxies
3 Approval of notice and agenda
4 Presentation by management
5 a)
The declaration of remuneration for senior management –
advisory guidelines
b)
The declaration of remuneration for senior management –
binding guidelines
6 Consideration of the Board's statement on corporate governance
7 Approval of the Boards of Directors' proposal for annual report and
financial statements for 2019, including coverage of the loss for 2019
8 Approval of the auditor's remuneration
9 Alteration in articles §5 the Board of Directors
10 Alteration in articles §5 Name
11 Charter for the Nomination Committee
12 Authorisation to issue up to 4,830,000 new shares
13 Authorisation to issue up to 1,300,000 shares for share option schemes
14 Authorisation to purchase a total of up to 150,000 own shares
15 Election of members of Board of Directors:
Chairman – Marie Ann Roskrow, 2 years, re-elected
16 Remuneration of the Board until next AGM
17 Grant of options to members of the Board of Directors
18 Election of Nomination Committee
Member 1- Arne Handeland, 2 years, re-elected
19 Remuneration of the Nomination Committee