Załącznik do Ogłoszenia o zwołaniu Walnego Zgromadzenia "AQUA" S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej (zwanej dalej również "Spółką")
na dzień 27.05.2024 r.
Zasady i warunki uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu "AQUA" S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:
Część I. Informacja o możliwości, zasadach i sposobie uczestniczenia przez akcjonariusza w obradach Walnego Zgromadzenia "AQUA" S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:
-
- Zgodnie z § 2 pkt 3 Regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu "AQUA" S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej przyjętego uchwałą Rady Nadzorczej "AQUA" S.A. nr 2/2020 z dnia 22 maja 2020 r., udział w Walnym Zgromadzeniu Spółki (zwanym dalej "Walnym Zgromadzeniem") przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej obejmuje:
- a) transmisję obrad w czasie rzeczywistym poprzez sieć Internet,
- b) dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w Walnym Zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad Walnego Zgromadzenia, przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad Walnego Zgromadzenia,
- c) wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu w toku Walnego Zgromadzenia.
-
- Udział w Walnym Zgromadzeniu, następuje za pośrednictwem dedykowanej platformy informatycznej. Akcjonariusz ma możliwość komunikacji, o której mowa w pkt 1 lit. b) za pomocą komunikatora tekstowego.
-
- Akcjonariusze korzystający z możliwości udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej ponoszą ryzyka z tym związane, w szczególności wynikające z niemożności odbioru transmisji, opóźnień transmisji, braku możliwości komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas Walnego Zgromadzenia wskutek technicznych trudności, awarii lub zakłóceń na łączach oraz ryzyka związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem loginu lub hasła.
-
- Do komunikacji ze Spółką akcjonariuszom chcącym uczestniczyć w obradach Walnego Zgromadzenia przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy następujący adres poczty elektronicznej: [email protected] .
-
- W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej akcjonariusz powinien osobiście lub przez pełnomocnika zgłosić Spółce zamiar udziału w tej formie w Walnym Zgromadzeniu, zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym dokumencie oraz spełnić określone w Części II wymagania techniczne.
-
- Do dnia 20 maja 2024 r. akcjonariusz lub pełnomocnik akcjonariusza powinien przesłać Spółce na adres [email protected] :
- a) wypełnione i podpisane przez siebie własnoręcznie lub opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym oświadczenie, przesłane w formacie pdf, jpg, png lub tif, o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, sporządzone zgodnie ze wzorem określonym w Części III niniejszego dokumentu (dalej "oświadczenie");
- b) w przypadku zamiaru uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przez akcjonariusza (bez udziału pełnomocnika):
- gdy akcjonariusz jest osobą fizyczną skan dokumentu potwierdzającego tożsamość w zakresie, który umożliwi identyfikację akcjonariusza, ze wskazaniem imienia i nazwiska, numeru i serii dowodu tożsamości, numeru PESEL (o ile akcjonariusz go posiada). Na skanie należy zakryć/zaczernić informacje inne niż wymagane przez Spółkę, pozostawiając niezasłonięty ogólny widok dokumentu tożsamości. Należy przesłać jedynie te strony dokumentu, które zawierają wymagane dane (w szczególności, jeżeli osoba posługuje się dowodem tożsamości, w którym wszystkie powyższe informacje znajdują się na jednej stronie dokumentu, należy przesłać skan tylko tej strony).
- w przypadku gdy akcjonariusz jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej – skan aktualnego odpisu z właściwego dla tej osoby/jednostki rejestru lub skan innego dokumentu potwierdzającego umocowanie osób działających w imieniu podmiotu;
- c) w przypadku zamiaru uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przez pełnomocnika dodatkowo:
- skan udzielonego pełnomocnictwa, zawierający dane mocodawcy lub osób działających w jego imieniu zgodnie z zasadami reprezentacji obowiązującymi u mocodawcy, dane pełnomocnika pozwalające na jego identyfikację,
- skan dowodu tożsamości (zawierający dane umożliwiające identyfikację pełnomocnika ze wskazaniem imienia i nazwiska, numeru i serii dowodu tożsamości) pełnomocnika będącego osobą fizyczną, Na skanie należy zakryć/zaczernić informacje inne niż wymagane przez Spółkę, pozostawiając niezasłonięty ogólny widok dokumentu tożsamości. Należy przesłać jedynie te strony dokumentu, które zawierają wymagane dane (w szczególności, jeżeli osoba posługuje się dowodem tożsamości, w którym wszystkie powyższe informacje znajdują się na jednej stronie dokumentu, należy przesłać skan tylko tej strony).
- skan odpisu z rejestru właściwego dla pełnomocnika będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającej osobowości prawnej.
Do dokumentów, innych niż sporządzone w języku polskim powinno zostać dołączone ich tłumaczenie na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
W związku z ryzykiem związanym z przesyłaniem skanów dokumentów zawierających dane osobowe drogą elektroniczną, polegającym w szczególności na możliwości zapoznania się z ich treścią przez osoby nieuprawnione, Spółka dopuszcza zabezpieczenie wysyłanych skanów dokumentów poprzez zapisanie ich w zabezpieczonym hasłem pliku np. w formacie zip. Do utworzenia takiego pliku można wykorzystać np. bezpłatny program 7-Zip. Hasło do zabezpieczonego pliku należy przekazać SMS-em lub telefonicznie na numer (+48) 660 623 002. W treści SMS-a, oprócz hasła należy podać imię i nazwisko akcjonariusza lub pełnomocnika akcjonariusza oraz adres poczty mailowej, z którego były wysyłane skany dokumentów.
-
Spółka, w oparciu o otrzymany z KDPW wykaz akcjonariuszy uprawnionych do udziału w Walnym Zgromadzeniu dokona weryfikacji uprawnień danego akcjonariusza lub pełnomocnika, który przesłał Spółce oświadczenie o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu. W celu przeprowadzenia prawidłowej weryfikacji obejmującej również identyfikację akcjonariusza, osoby działającej w imieniu podmiotu (reprezentanta) lub pełnomocnika, Spółka może kontaktować się z akcjonariuszem lub pełnomocnikiem z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w przesłanym oświadczeniu. W przypadku zgłoszonych reprezentantów działających w imieniu akcjonariuszy niebędących osobami fizycznymi, Spółka ma prawo przeprowadzenia dodatkowej weryfikacji poprzez żądania skanów dowodów tożsamości – celem potwierdzenia tożsamości tych osób (na zasadach określonych dla pozostałych akcjonariuszy).
-
- W przypadku nieusunięcia lub niewyjaśnienia w drodze korespondencji, w wyznaczonym przez Spółkę terminie, ewentualnych niezgodności, Spółka odmówi danemu akcjonariuszowi, którego niezgodności dotyczą, udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zawiadamiając go o tym fakcie na adres email podany w oświadczeniu.
-
- Po pozytywnej weryfikacji uprawnień akcjonariusza oraz ewentualnie udzielonych pełnomocnictw, Spółka prześle akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi przed terminem Walnego Zgromadzenia na podany w oświadczeniu adres email szczegółową instrukcję dotyczącą sposobu zarejestrowania się do platformy informatycznej umożliwiającej udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej wraz z loginem i hasłem startowym służącym do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy, co będzie jednocześnie stanowiło potwierdzenie uprawnienia do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Login i hasło startowe będą zabezpieczone hasłem. Hasło do pliku będzie wysłane sms na numer telefonu wskazany w oświadczeniu.
- 10.Otrzymane od Spółki hasło startowe akcjonariusza do platformy informatycznej dedykowanej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej służy wyłącznie do pierwszego zarejestrowania się do tej platformy. Dla zachowania zasad bezpieczeństwa i poufności w posługiwaniu się platformą akcjonariusz lub pełnomocnik musi zmienić powyższe hasło na swoje własne w sposób opisany w instrukcji przesłanej wraz z loginem i hasłem startowym.
- 11.Szczegółowy instruktaż dla akcjonariuszy i pełnomocników na temat działania platform informatycznych liczących głosy, jak i zasad posługiwania się urządzeniami służącymi do głosowania oraz możliwości zgłaszania sprzeciwów do uchwał zostanie przeprowadzony w dniu Walnego Zgromadzenia.
- 12.W przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących użycia lub działania platformy, akcjonariusz i pełnomocnik będą mogli skorzystać z telefonicznego wsparcia technicznego dostępnego w dniu Walnego Zgromadzenia od godz. 8:30 do zakończenia obrad Walnego Zgromadzenia. Numer telefonu zostanie udostępniony akcjonariuszowi lub jego pełnomocnikowi wraz z instrukcją określoną w punkcie 9.
- 13.Ryzyka związane z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu, w szczególności wynikające z niemożności odbioru transmisji, opóźnień transmisji, braku możliwości komunikacji lub wykonywania prawa głosu podczas walnego zgromadzenia wskutek technicznych trudności, awarii lub zakłóceń na łączach oraz ryzyka związane z niewłaściwym lub nieautoryzowanym wykorzystaniem loginu lub hasła leżą wyłącznie po stronie akcjonariusza i Spółka nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności.
- 14.Korespondencja ze Spółką za pośrednictwem sytemu umożliwiającego udział w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej powinna być prowadzona wyłącznie w języku polskim.
- 15.Jednocześnie Spółka informuje, że poprzez link do transmisji umieszczony na stronie internetowej Spółki na 7 dni przed Walnym Zgromadzeniem, możliwy będzie odbiór w czasie rzeczywistym transmisji obrad Walnego Zgromadzenia w języku polskim.
- 16.W sprawach nieuregulowanych w niniejszym dokumencie będą miały zastosowanie ogólnie obowiązujące przepisy prawa, postanowienia Regulaminu Walnego Zgromadzenia "AQUA" S.A., Regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w Walnym Zgromadzeniu "AQUA" S.A. przy wykorzystaniu środków komunikacji
elektronicznej dostępnego na stronie internetowej Spółki oraz zasady określone w ogłoszeniu o zwołaniu Walnego Zgromadzenia.
Część II. Wymagania techniczne:
-
- W celu uczestniczenia w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej należy dysponować:
- a. łączem do sieci publicznej Internet o przepustowości minimum 4 Mbps (sugerowana stała przepustowość w czasie korzystania z platformy);
- b. komputerem wyposażonym w głośniki, pracującym pod kontrolą systemu operacyjnego Windows 10 z zainstalowaną na nim jedną z przeglądarek: Firefox, Chrome, Safari lub Edge zaktualizowane do najnowszej wersji (wszystkie wymienione przeglądarki są darmowo udostępnione do pobrania w publicznej sieci Internet). Nie zaleca się korzystania z przeglądarki Internet Explorer.
-
- Mniejsza przepustowość łącza internetowego oraz starsze wersje przeglądarek mogą powodować utrudnienia lub uniemożliwiać komunikację z salą obrad Walnego Zgromadzenia, opóźniać przekaz, uniemożliwić oddanie głosów.
-
- Na czas korzystania z platformy sugerowane jest niekorzystanie przez użytkownika z innych aplikacji w sposób znaczący obciążających komputer i łącze komunikacyjne wykorzystywane przez platformę.
-
- Zalecane jest korzystanie z platformy w trybie "pełnoekranowym".
Prezes Zarządu dr Krzysztof Michalski Wiceprezes Zarządu Henryk Wysogląd
Krzysztof Michalski\; \"AQUA\" Spółka Akcyjna
Część III. Wzory oświadczeń o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:
Formularz I Oświadczenie akcjonariusza
Ja (My), niżej podpisany(i), będący akcjonariuszem/reprezentujący akcjonariusza* Spółki "AQUA" S.A. z siedzibą w Bielsku-Białej oświadczam(y) że:
Akcjonariusz - …………………………………………………………………………………………….…
……………………………….………………………...............................................................................
(dane akcjonariusza: imię i nazwisko/firma)
PESEL – o ile został nadany: ______________________________________________________
Seria i numer dowodu tożsamości __________________________________________________
W przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej numer i organ rejestrowy __________________________________________________________
Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania loginu oraz hasła startowego
Nr telefonu do kontaktu / przesłania hasła ___________________________________
W przypadku akcji na okaziciela – numer zaświadczenia o prawie do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz nazwa instytucji wystawiającej zaświadczenie: **
..................................................................................................................
_______________________________________________________
Niniejszym wyrażam(y) wolę udziału Akcjonariusza w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu "AQUA" S.A. zwołanym na dzień 27 maja 2024 roku, godz. 9:00 przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Oświadczam, iż jako akcjonariusz będę uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście*.
Oświadczam, iż jestem uprawniony do reprezentacji akcjonariusza, co potwierdzają przedłożone Spółce dokumenty oraz, że będę uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu w tej formie osobiście.*
Oświadczam, że będę uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu z liczbą akcji ………….……….. / jaka zostanie wskazana w wykazie akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki, sporządzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A. Akceptuję (akceptujemy) wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Spółkę warunki i następstwa udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Dane osoby reprezentującej akcjonariusza upoważnionej do udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej *:
Imię i nazwisko: _________________________________________________________________
PESEL: _______________________________________________________________________
Adres służbowej imiennej poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania loginu oraz hasła startowego: ______________________________
Nr telefonu do kontaktu / przesłania hasła: ____________________________________
Podpis(y) akcjonariusza/osób uprawnionych do reprezentowania akcjonariusza*:
______________________________________________________________________________ Imię i nazwisko akcjonariusza - podpis
______________________________________________________________________________ imię i nazwisko (funkcja) osoby reprezentującej akcjonariusza – podpis
______________________________________________________________________________ imię i nazwisko (funkcja) osoby reprezentującej akcjonariusza - podpis
_________________________________ miejscowość i data
*niepotrzebne skreślić ** nie jest wymagane a jedynie rekomendowane przez Spółkę
Część III. Wzory oświadczeń o zamiarze uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej:
Formularz II Oświadczenie pełnomocnika akcjonariusza/
zawierające równocześnie informację o udzieleniu pełnomocnictwa w postaci elektronicznej *
Ja (My), niżej podpisany(i), będący pełnomocnikiem akcjonariusza/reprezentujący pełnomocnika akcjonariusza* Spółki "AQUA" S.A.. z siedzibą w Bielsku-Białej oświadczam(y) że: Akcjonariusz………………………………………………………………………………………….………
…………………………………………………………………………………………………………………
(dane akcjonariusza: imię i nazwisko/firma)
PESEL akcjonariusza – o ile został nadany:___________________________________________ Seria i numer dowodu tożsamości akcjonariusza:______________________________________
W przypadku osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej numer i organ rejestrowy:_________________________________________________________
Adres poczty elektronicznej akcjonariusza do
kontaktu:______________________________________________
Nr telefonu akcjonariusza do kontaktu: ______________________________________________
W przypadku akcji na okaziciela - numer zaświadczenia o prawie do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu oraz nazwa instytucji wystawiającej zaświadczenie:** ...................................................................................................................
Niniejszym jako pełnomocnik Akcjonariusza wyrażam(y) wolę udziału w Zwyczajnym Walnym Zgromadzeniu Spółki "AQUA" S.A. zwołanym na dzień 27 maja 2024 roku, godz. 9:00 przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Oświadczam(y), że pełnomocnik będzie uczestniczył w Walnym Zgromadzeniu z liczbą akcji ……………….………........ / jaka zostanie wskazana w wykazie akcjonariuszy uprawnionych do uczestnictwa w Walnym Zgromadzeniu Spółki, sporządzonym przez Krajowy Depozyt Papierów Wartościowych S.A.
Akceptuję (akceptujemy) wszystkie ogłoszone i opublikowane przez Spółkę warunki i następstwa udziału w Walnym Zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.
Dane pełnomocnika akcjonariusza/osoby reprezentującej pełnomocnika akcjonariusza upoważnionego/upoważnionej do udziału w Walnym Zgromadzeniu i wykonywania prawa głosu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej *:
Imię i nazwisko: _________________________________________________________________
Seria i numer dowodu tożsamości __________________________________________________
Adres poczty elektronicznej do kontaktu i przesłania loginu i hasła startowego: ____________________________________________________________
Nr telefonu do kontaktu / przesłania hasła: ____________________________________
Podpis(y) pełnomocnika akcjonariusza/osoby reprezentującej/ osób reprezentujących pełnomocnika akcjonariusza*:
_____________________________________________________________________________ Imię i nazwisko pełnomocnika akcjonariusza - podpis
_____________________________________________________________________________ imię i nazwisko (funkcja) osoby reprezentującej pełnomocnika akcjonariusza – podpis
______________________________________________________________________________ imię i nazwisko (funkcja) osoby reprezentującej pełnomocnika akcjonariusza - podpis
_________________________________ miejscowość i data
*niepotrzebne skreślić ** nie jest wymagane a jedynie rekomendowane przez Spółkę