Pre-Annual General Meeting Information • Mar 22, 2024
Pre-Annual General Meeting Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

Data raportului: 22 Martie 2024 Denumirea entităţii emitente: Alumil Rom Industry SA Sediul social: Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business& Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, sector 1 Numărul de telefon: 021 4243456 , fax: 021 423 39 32 Codul unic de înregistrare la Oficiul Registrului Comerţului: RO10042631 Număr de ordine în Registrul Comerţului: J40/8540/1997 Capital social subscris şi vărsat: 6.250.000 lei Piaţa reglementată pe care se tranzacţionează valorile mobiliare emise: Bursa de Valori Bucuresti, Titluri de capital – Categoria Standard
In data de 21 Martie 2024, Consiliul de administratie al Societatii ALUMIL ROM INDUSTRY S.A. a adoptat decizia in legatura cu convocarea Adunarii Generale Ordinare si Extraordinare a Actionarilor, dupa cum urmeaza:
A. Consiliul de Administratie al societatii comerciale ALUMIL ROM INDUSTRY S.A., societate infiintata in conformitate cu legislatia romana, cu sediul social in Bucuresti, Sos. Bucuresti Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business&Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, sector 1, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub numarul J40/8540/1997, CUI 10042631, Atribut fiscal RO, capital social subscris si integral varsat 6.250.000 RON (denumita in continuare ,,ALUMIL" sau ,,Societatea"), convoaca
in data de 26.04.2024 incepand cu ora 11.00 a.m., la sediul ALUMIL din Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business&Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, sector 1, Bucuresti, avand urmatoarea

Doar persoanele inregistrate ca actionari la data de 18.04.2024 care este data de referinta a adunarii, conform evidentelor emise de Depozitarul Central S.A., pot participa si vota in cadrul adunarii generale.
Actionarii inregistrati la data de referinta pot participa la adunarea generala direct sau pot fi reprezentati in cadrul sedintei fie de reprezentantii lor legali, fie de alti reprezentanti carora li s-a acordat o procura speciala sau generala, in conditiile art. 105 alin 19 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.
Continutul minim al procurii speciale este conform cu art. 201 din Regulamentul nr. 5/2018 emis de ASF. Modelul de procura speciala, in limba romana si engleza, poate fi obtinut de la sediul societatii sau poate fi descarcat de pe site-ul https://www.alumil.com/romania/corporate/investor-relations, incepand cu data de 25.03.2024, ora 11.00.
Acţionarii pot acorda o împuternicire generala valabilă pentru o perioadă care nu va depăşi 3 ani, permiţând reprezentantului său a vota în toate aspectele aflate în dezbaterea adunărilor generale ale acţionarilor a uneia sau mai multor societăţi identificate în împuternicire, inclusiv în ceea ce priveşte acte de dispoziţie, cu condiţia ca împuternicirea să fie acordată de către acţionar, în calitate de client, unui intermediar definit conform prevederilor din Legea 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, sau unui avocat.
Acţionarii nu pot fi reprezentaţi în adunarea generală a acţionarilor pe baza unei împuterniciri generale de către o persoană care se află într-o situaţie de conflict de interese ce poate apărea în special în unul dintre următoarele cazuri:
a) este un acţionar majoritar al societăţii sau o altă entitate controlată de respectivul acţionar;
b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al societăţii, al unui acţionar majoritar sau al unei entităţi controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
c) este un angajat sau un auditor al societăţii ori al unui acţionar majoritar sau al unei entităţi controlate, conform celor prevăzute la lit. a);

d) este soţul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute la lit. a)-c).
Împuternicitul nu poate fi substituit de o altă persoană. În condiţiile în care persoana împuternicită este o persoană juridică, aceasta poate să îşi exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajaţii săi.
Data limita a depunerii procurilor este 24.04.2024, ora 11.00. O copie a procurii/imputernicirii generale, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului (in limba romana sau engleza), insotit de o copie a actului de identitate sau a certificatului de inregistrare a actionarului reprezentat, vor fi depuse la sediul societatii din Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business& Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, sector 1 sau pot fi transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa la [email protected]. Copiile certificate ale împuternicirilor sunt reţinute de societate, făcându-se menţiune despre aceasta în procesul verbal al adunării generale.
Acționarii pot imputernici o instituție de credit care prestează servicii de custodie in baza unei procuri speciale întocmită conform Regulamentului ASF nr.5/2018 si semnată de respectivul acționar care va fi însoțită de o declarație pe proprie răspundere dată de instituția de credit care a primit împuternicirea de reprezentare prin procura specială, din care să reiasă că:
i) instituția de credit prestează servicii de custodie pentru respectivul acționar;
ii) instrucțiunile din procura specială sunt identice cu instrucțiunile din cadrul mesajului SWIFT primit de instituția de credit pentru a vota în numele respectivului acționar;
iii) procura specială este semnată de acționar.
Procura specială și declarația mentionate mai sus trebuie depuse la sediul Societatii din Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business&Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, sector 1, în original, semnate și, după caz, ștampilate, sau pot fi transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa la [email protected].
Actionarii inregistrati la data de referinta in registrul actionarilor au posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de Adunarea Generala Ordinara a Actionarilor, prin utilizarea formularului de vot prin corespondenta in limba romana sau limba engleza. Formularul de vot prin corespondenta semnat in original sau purtand semnatura electronica extinsa impreuna cu copia actului de identitate sau a certificatului de inregistrare a actionarului, vor fi transmise societatii in original la sediul acesteia pana la data de 22.04.2024, ora 11.00. Conform art 105 alin 20 din legea 24/2017 in situatia in care un actionar care si-a exprimat votul prin corepondenta participa personal sau prin reprezentant la adunarea generala, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala va fi anulat, fiind luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.
De asemenea, in conformitate cu prevederile art 105 alin 23 indice 3 din legea 24/2017, pozitia de abtinere adoptata de un actionar cu privire la punctele inscrise pe ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor nu reprezinta un vot exprimat.
În cazul acţionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se dovedeşte cu un certificat constatator eliberat de registrul comerțului, prezentat în original sau copie conformă cu originalul sau orice alt document, în original sau în copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul în care acţionarul este înmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data de 25.03.2024.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite intr-o limba străină, alta decât limba engleză, vor fi însoţite de o traducere, realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză, fara alte formalitati suplimentare.

Documentele, materialele vizand ordinea de zi, proiectul de hotarare si formularul de vot prin corespondenta, disponibile in limba romana si engleza vor fi puse la dispozitia actionarilor pentru a fi consultate si, daca este cazul, completate in conformitate cu prevederile art 117 alin 6 din Legea 31/1990, incepand cu data de 25.03.2024, ora 11.00, la sediul ALUMIL, la Secretariatul Societatii, in zilele lucratoare, precum si pe siteul societatii, https://www.alumil.com/romania/corporate/investor-relations .
Actionarii care detin individual sau impreuna cel putin 5% din capitalul social au dreptul:
(i) de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau un proiect de hotarare propus spre adoptare de Adunarea Generala; si (ii) de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a adunarii generale.
Aceste drepturi pot fi exercitate in scris pana la data de 10.04.2024.
Actionarii societatii pot adresa intrebari in scris privind punctele de pe ordinea de zi, acestea urmand a fi depuse la sediul societatii impreuna cu copii dupa acte care permit identificarea actionarului pana la data de 22.04.2024 ora 11.00.
Informatiile cu privire la numele, localitatea de domiciliu si calificarea profesionala a persoanei propuse pentru functia de administrator se vor pune la dispozitia actionarilor, putand fi consultate si completate de acestia incepand cu data de 25.03.2024. Eventualele candidaturi pentru functia de administrator pot fi depuse pana cel tarziu la data de 08.04.2024 si vor fi insotite de curriculum vitae si acte care sa ateste calificarea profesionala a persoanei care candideaza pentru functia de administrator.
In cazul in care la data mentionata mai sus pentru desfasurarea Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor nu se vor intruni conditiile de validitate prevazute de Legea societatilor comerciale si de Actul Constitutiv al Societatii, sedinta Adunarii Generale Ordinare a Actionarilor este convocata pentru data de 27.04.2024 incepand cu orele 11.00 a.m. la aceeasi adresa si avand aceeasi ordine de zi.
*****
B. Consiliul de Administratie al societatii comerciale ALUMIL ROM INDUSTRY S.A., societate infiintata in conformitate cu legislatia romana, cu sediul social in Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business&Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, sector 1, inregistrata la Oficiul Registrului Comertului de pe langa Tribunalul Bucuresti sub numarul J40/8540/1997, CUI 10042631, Atribut fiscal RO, capital social subscris si integral varsat 6.250.000 RON (denumita in continuare ,,ALUMIL" sau ,,Societatea"), convoaca
in data de 26.04.2024 incepand cu ora 11.30 a.m., la sediul ALUMIL din Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business & Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, Bucuresti, avand urmatoarea
b) art 15.8. va fi inlocuit cu urmatoarele:

15.8. Membrii Consiliului de Administratie, inclusiv Presedintele, pot delega puterile de reprezentare si/sau decizie administratorilor Societatii numiti din sau din afara Consiliului de Administratie. Presedintele Consiliului de Administratie este indreptatit sa delege Directorului General imputernicirile de reprezentare si decizie pentru Societate, in limitele prevazute de lege si de prezentul Act Constitutiv.
18.1. Consiliul de Administratie poate delega conducerea Societatii unuia sau mai multor administratori, numindu-l pe unul dintre acestia in functia de Director General. Directorii pot fi numiți dintre membrii consiliului de administrație sau din afara organului societății.
d) un nou art 18.2 va fi introdus avand urmatoarea formulare:
18.2. Consiliul de Administratie delega imputernicirile de reprezentare si decizie pentru Societate in limitele prevazute de lege si prezentul Act Constitutiv Directorului General care va actiona ca reprezentant legal al Societatii, avand in acest sens puteri depline de reprezentare.
18.6. Directorul General va avea competente limitate in ceea ce priveste dreptul de decizie cu privire la acte juridice a caror valoare nu va depasi suma de 10.000 Euro sau echivalentul in lei sau alta valuta. Orice decizie care depășește această sumă este de competența Consiliului de Administrație.
Limitarea menționată anterior nu afectează actele de reprezentare, inclusiv gestionarea conturilor bancare ale Societatii, efectuarea (și/sau semnarea) plăților, gestionarea tranzacțiilor în numerar, efectuarea de schimburi valutare și emiterea de instrumente de plată sau garantare în numele Societatii și pentru toate activitățile sale, operatiunile pe conturi si/sau operatiunile aferente oricaror utilizari ale contractelor de credit contractate de societate nefiind supuse limitei indicate in alineatul anterior. Aceste competențe vor fi exercitate de către Directorul General în calitatea sa de reprezentant legal al Societății. Directorul General poate delega reprezentarea altor administratori sau persoane angajate de societate sau din afara acesteia, în baza unui mandat special.

Bancii, pana la indeplinirea integrala a obligatiilor contractuale, precum si mentinerea garantiilor constituite pentru rambursarea acestei facilitati pe toata perioada de derulare a contractului.
Doar persoanele inregistrate ca actionari la data de 18.04.2024 care este data de referinta a adunarii, conform evidentelor emise de Depozitarul Central S.A., pot participa si vota in cadrul adunarii generale.
Actionarii inregistrati la data de referinta pot participa la adunarea generala direct sau pot fi reprezentati in cadrul sedintei fie de reprezentantii lor legali, fie de alti reprezentanti carora li s-a acordat o procura speciala sau generala, in conditiile art. 105 alin 19 din Legea nr. 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata.

Continutul minim al procurii speciale este conform cu art. 201 din Regulamentul nr. 5/2018 emis de ASF. Modelul de procura speciala, in limba romana si engleza, poate fi obtinut de la sediul societatii sau poate fi descarcat de pe site-ul https://www.alumil.com/romania/corporate/investor-relations, incepand cu data de 25.03.2024, ora 11.00.
Acţionarii pot acorda o împuternicire generala valabilă pentru o perioadă care nu va depăşi 3 ani, permiţând reprezentantului său a vota în toate aspectele aflate în dezbaterea adunărilor generale ale acţionarilor a uneia sau mai multor societăţi identificate în împuternicire, inclusiv în ceea ce priveşte acte de dispoziţie, cu condiţia ca împuternicirea să fie acordată de către acţionar, în calitate de client, unui intermediar definit conform prevederilor din Legea 24/2017 privind emitentii de instrumente financiare si operatiuni de piata, sau unui avocat.
Acţionarii nu pot fi reprezentaţi în adunarea generală a acţionarilor pe baza unei împuterniciri generale de către o persoană care se află într-o situaţie de conflict de interese ce poate apărea în special în unul dintre următoarele cazuri:
a) este un acţionar majoritar al societăţii sau o altă entitate controlată de respectivul acţionar;
b) este membru al unui organ de administrare, de conducere sau de supraveghere al societăţii, al unui acţionar majoritar sau al unei entităţi controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
c) este un angajat sau un auditor al societăţii ori al unui acţionar majoritar sau al unei entităţi controlate, conform celor prevăzute la lit. a);
d) este soţul, ruda sau afinul până la gradul al patrulea inclusiv al uneia dintre persoanele fizice prevăzute la lit. a)-c).
Împuternicitul nu poate fi substituit de o altă persoană. În condiţiile în care persoana împuternicită este o persoană juridică, aceasta poate să îşi exercite mandatul primit prin intermediul oricărei persoane ce face parte din organul de administrare sau conducere sau dintre angajaţii săi.
Data limita a depunerii procurilor este 24.04.2024, ora 11.00. O copie a procurii/imputernicirii generale, cuprinzând menţiunea conformităţii cu originalul sub semnătura reprezentantului (in limba romana sau engleza), insotit de o copie a actului de identitate sau a certificatului de inregistrare a actionarului reprezentat, vor fi depuse la sediul societatii din Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business& Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, sector 1 sau pot fi transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa la [email protected]. Copiile certificate ale împuternicirilor sunt reţinute de societate, făcându-se menţiune despre aceasta în procesul verbal al adunării generale.
Acționarii pot imputernici o instituție de credit care prestează servicii de custodie in baza unei procuri speciale întocmită conform Regulamentului ASF nr.5/2018 si semnată de respectivul acționar care va fi însoțită de o declarație pe proprie răspundere dată de instituția de credit care a primit împuternicirea de reprezentare prin procura specială, din care să reiasă că:
i) instituția de credit prestează servicii de custodie pentru respectivul acționar;
ii) instrucțiunile din procura specială sunt identice cu instrucțiunile din cadrul mesajului SWIFT primit de instituția de credit pentru a vota în numele respectivului acționar;
iii) procura specială este semnată de acționar.
Procura specială și declarația mentionate mai sus trebuie depuse la sediul Societatii din Bucuresti, Sos. Bucuresti-Ploiesti nr. 42-44, Complex Baneasa Business&Technology Park, Cladirea A, Aripa A1, parter, sector 1, în original, semnate și, după caz, ștampilate, sau pot fi transmise prin e-mail cu semnatura electronica extinsa la [email protected].
Actionarii inregistrati la data de referinta in registrul actionarilor au posibilitatea de a vota prin corespondenta, inainte de Adunarea Generala Extraordinara a Actionarilor, prin utilizarea formularului de vot prin corespondenta in limba romana sau limba engleza. Formularul de vot prin corespondenta semnat in original

sau purtand semnatura electronica extinsa impreuna cu copia actului de identitate sau a certificatului de inregistrare a actionarului, vor fi transmise societatii in original la sediul acesteia pana la data de 22.04.2024, ora 11.00. Conform art 105 alin 20 din legea 24/2017 in situatia in care un actionar care si-a exprimat votul prin corepondenta participa personal sau prin reprezentant la adunarea generala, votul prin corespondenta exprimat pentru acea adunare generala va fi anulat, fiind luat in considerare doar votul exprimat personal sau prin reprezentant.
De asemenea, in conformitate cu prevederile art 105 alin 23 indice 3 din legea 24/2017, pozitia de abtinere adoptata de un actionar cu privire la punctele inscrise pe ordinea de zi a adunarii generale a actionarilor nu reprezinta un vot exprimat.
În cazul acţionarilor persoane juridice, calitatea de reprezentant legal se dovedeşte cu un certificat constatator eliberat de registrul comerțului, prezentat în original sau copie conformă cu originalul sau orice alt document, în original sau în copie conformă cu originalul, emis de către o autoritate competentă din statul în care acţionarul este înmatriculat legal, care atestă calitatea de reprezentant legal. Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal al acţionarului persoană juridică vor fi emise cu cel mult 3 luni înainte de data de 25.03.2024.
Documentele care atestă calitatea de reprezentant legal întocmite intr-o limba străină, alta decât limba engleză, vor fi însoţite de o traducere, realizată de un traducător autorizat, în limba română sau în limba engleză, fara alte formalitati suplimentare.
Documentele, materialele vizand ordinea de zi, proiectul de hotarare si formularul de vot prin corespondenta, disponibile in limba romana si engleza vor fi puse la dispozitia actionarilor pentru a fi consultate si, daca este cazul, completate in conformitate cu prevederile art 117 alin 6 din Legea 31/1990, incepand cu data de 25.03.2024, ora 11.00, la sediul ALUMIL, la Secretariatul Societatii, in zilele lucratoare, precum si pe siteul societatii, https://www.alumil.com/romania/corporate/investor-relations .
Actionarii care detin individual sau impreuna cel putin 5% din capitalul social au dreptul:
(i) de a introduce noi puncte pe ordinea de zi a Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor, cu conditia ca fiecare punct sa fie insotit de o justificare sau un proiect de hotarare propus spre adoptare de Adunarea Generala; si
(ii) de a prezenta proiecte de hotarare pentru punctele incluse sau propuse spre a fi incluse pe ordinea de zi a adunarii generale.
Aceste drepturi pot fi exercitate in scris pana la data de 10.04.2024.
Actionarii societatii pot adresa intrebari in scris privind punctele de pe ordinea de zi, acestea urmand a fi depuse la sediul societatii impreuna cu copii dupa acte care permit identificarea actionarului pana la data de 22.04.2024 ora 11.00.
In cazul in care la data mentionata mai sus pentru desfasurarea Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor nu se vor intruni conditiile de validitate prevazute de Legea societatilor comerciale si de Actul Constitutiv al Societatii, sedinta Adunarii Generale Extraordinare a Actionarilor este convocata pentru data de 27.04.2024 incepand cu orele 11.30 a.m. la aceeasi adresa si avand aceeasi ordine de zi.
Informatii suplimentare se pot obtine la Secretariatul Societatii, la tel. +4021 424 3456.
Consiliul de Administratie Presedinte, Michail Sotiriou
Have a question? We'll get back to you promptly.