Alithya Group inc. — Governance Information 2021

Apr 30, 2021

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CODE D'ÉTHIQUE ET DE CONDUITE PROFESSIONNELLE

En signant ce document lors de leur entrée en fonction chez Alithya, tous les employés et sous-traitants s'engagent à respecter le Code d'éthique et de conduite professionnelle d’Alithya ainsi que toutes les politiques et directives connexes (le « Code d’éthique » ou le « Code »).

Le Code d'éthique et de conduite professionnelle a été élaboré afin de rappeler que les employés et les sous-traitants d’Alithya doivent se comporter de façon responsable et en conformité avec les valeurs fondamentales de l'entreprise. En préservant notre intégrité personnelle et la réputation professionnelle d’Alithya, nous parviendrons à la réalisation de la mission et de la vision d’Alithya. Si vous avez des questionnements quant à l'interprétation de ce document, veuillez-vous référer à votre équipe du Capital Humain.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention discriminatoire.

ENGAGEMENT DE L’EMPLOYÉ OU DU SOUS-TRAITANT

Par la présente, je m'engage à respecter le Code d'éthique et de conduite professionnelle d’Alithya, dont les principales dispositions sont énumérées ci-dessous :

Confidentialité

Je reconnais, par les présentes, que les renseignements et les documents relatifs à Alithya et à ses clients auxquels on me donnera accès dans l'exercice de mes fonctions ou de mon contrat de sous-traitance chez Alithya, revêtent un caractère important de confidentialité et appartiennent, selon le cas, à Alithya ou à ses clients. Conséquemment, je consens que pendant toute la durée et à la fin de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance, je m’engage à :

• 1) Protéger l'information confidentielle concernant Alithya et ses clients;

• 2) Ne jamais utiliser ou divulguer, à mon profit personnel ou à toute autre fin, tout renseignement ou document confidentiel et les secrets commerciaux concernant Alithya et ses clients, ni à utiliser la liste des clients d’Alithya sans l'autorisation préalable écrite d’Alithya et ses clients;

• 3) Ne jamais publier, ni autrement diffuser, l'existence, la source, le contenu ou la substance d'un renseignement ou d’un document confidentiel, sauf à des employés d’Alithya qui doivent avoir accès à une telle information ou à un tel document dans l'exercice de leurs fonctions;

• 4) Remettre à mon supérieur immédiat ou à tout cadre supérieur d’Alithya, à la fin de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance chez Alithya ou sur demande, tout document ou renseignement concernant Alithya et ses clients se trouvant alors en ma possession;

• 5) Demeurer lié par le présent engagement de confidentialité, pendant une période de douze (12) mois après la fin de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance chez Alithya.

Propriété intellectuelle

(Afin que l’employé ou le sous-traitant ait la maîtrise de l’orientation, de l’intégrité et de l’utilisation de ses travaux, tous les types de propriété intellectuelle qu’il a créé antérieurement à son emploi ou à son contrat de sous-traitance chez Alithya lui appartiennent.)

Je cède à Alithya tous mes droits dans tous les travaux que j'effectuerai pendant la durée de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance chez Alithya et qui sont reliés à mon travail ou à mon mandat et j'autorise Alithya ou ses cessionnaires à modifier ces travaux. Je conviens qu’Alithya est libre de disposer

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de ces travaux comme elle l'entend et je m'engage à ne pas utiliser d'aucune façon ces travaux, ni à les dévoiler, publier ou à autrement les diffuser sans avoir obtenu au préalable l'autorisation écrite d’Alithya. Je consens à signer tout document qui pourrait être utile ou nécessaire pour compléter ou confirmer la présente cession de droit. Par la présente, je renonce en faveur d’Alithya à mes droits moraux, soit (i) à mon droit de me faire reconnaître en tant qu'auteur de l'œuvre ainsi que (ii) à mon droit de contester toute modification ou utilisation par Alithya de l'œuvre. De plus, je m'engage à ne jamais utiliser, reproduire ou distribuer, en tout ou en partie, autrement que dans l'exercice de mes fonctions ou de mon contrat de soustraitance chez Alithya, les logiciels auxquels j'ai accès dans le cadre de mon travail ou de mon mandat chez Alithya et ses clients.

Loyauté et absence de conflit d'intérêt

J'agirai en tout temps avec diligence et loyauté à l'égard d’Alithya de manière à sauvegarder ses intérêts.

Je m'engage à ne pas me placer en position de conflit d'intérêts, c'est-à-dire dans une situation qui serait telle qu'elle me permettrait de faire primer mes intérêts personnels ou ceux d'une tierce partie au détriment des intérêts d’Alithya. Je m'engage à ne poser aucun geste ni à tenir publiquement aucun propos qui soit de nature à porter atteinte à l'image ou à la réputation d’Alithya. Je n'occuperai aucun emploi secondaire ni aucun mandat secondaire qui pourrait entrer en conflit avec mon emploi ou mon mandat chez Alithya ou qui pourrait m'empêcher de consacrer le temps et les efforts nécessaires pour l'exercice de mes fonctions ou de mon contrat de sous-traitance, sans avoir au préalable obtenu le consentement écrit d’Alithya.

Respect et intégrité

Je ferai preuve de courtoisie, d'honnêteté, de politesse et de respect envers mes collègues, ainsi qu'envers les clients et fournisseurs d’Alithya. Je m'abstiendrai de toute forme de harcèlement ou de discrimination envers quiconque en raison de sa race, son lieu d'origine, sa couleur, son origine ethnique, sa citoyenneté, sa croyance, son sexe, son orientation sexuelle, son âge, l'existence d'un casier judiciaire, son état matrimonial, son état familial ou son handicap.

Protection de l'information et infrastructures de systèmes

Je m'engage à respecter la Politique de sécurité et la Politique d'utilisation des systèmes d'information et des technologies de l'information (SI-TI) d’Alithya, dont j'ai pris connaissance. Je m'engage également à respecter les politiques relatives à l'utilisation des systèmes, services et infrastructures technologiques des clients d’Alithya (y compris les équipements, logiciels et infrastructures de télécommunications) et à protéger les données qu'ils contiennent.

Biens appartenant à Alithya et ses clients

Je m'engage à prendre toutes les mesures raisonnables nécessaires pour prévenir l'endommagement, la disparition, le vol, l'abus, l'utilisation ou la disposition non autorisée des biens appartenant à Alithya et ses clients qui seront mis à ma disposition, le cas échéant. Lorsque je travaillerai chez un client, je m'engage également à respecter les pratiques et les procédures du client et à respecter les installations de ce dernier. Je conviens également de remettre immédiatement à Alithya à la fin de mon emploi ou de mon mandat le cas échéant, ou à la demande d’Alithya, tous les biens et les actifs appartenant à Alithya alors en ma possession.

Concurrents

Je reconnais avoir une responsabilité à la fois éthique et juridique de véhiculer une image honnête et véridique des concurrents d’Alithya. Je n'utiliserai pas des moyens déloyaux pour obtenir de l'information au sujet des concurrents d’Alithya. Pendant toute la durée de mon emploi ou de mon contrat de soustraitance, je ne poserai aucun geste qui soit de nature à faire concurrence à Alithya ou visant à former une entreprise concurrente d’Alithya.

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Clients

• 1) Je m’engage, pendant une période de douze (12) mois après la fin de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance, à ne pas solliciter ni recruter, directement ou indirectement, pour mon compte ou celui d’un tiers, les employés d’Alithya, ni à communiquer avec eux dans le but de les inciter à quitter Alithya.

• 2) Je m’engage également, pendant une période de douze (12) mois après la fin de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance, à ne pas solliciter la clientèle avec laquelle je faisais affaire pour le compte d’Alithya ou que je sollicitais en son nom au cours des douze (12) derniers mois de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance avec Alithya.

• 3) Je m’engage également à ne pas travailler directement ou indirectement, à titre d’employé ou autrement, pour cette clientèle et ce, pour une période de douze (12) mois après la fin de mon emploi ou de mon contrat de sous-traitance.

Ententes avec des tierces parties

Je m'assurerai que les dispositions de toute entente prise avec des tierces parties seront honorées. Je comprends que la divulgation ou l'utilisation non autorisée d'informations ou renseignements, en relation avec ces ententes, est interdite.

Anti-corruption

En aucun cas, les employés ou les sous-traitants ne donneront, n’offriront, ne conviendront de donner ou d’offrir, directement ou indirectement, un pot-de-vin, ni ne contreviendront sciemment à une loi applicable relative à la corruption.

De plus, dans le cadre de leurs fonctions ou de leurs contrats de sous-traitance, les employés et les soustraitants s’assureront qu’Alithya n’appuie pas sciemment une opération dans laquelle il y a offre ou remise de pots-de-vin, et qu’Alithya fait preuve de diligence raisonnable afin de ne pas soutenir une telle opération à son insu. Il incombe aux employés et aux sous-traitants de faire preuve de diligence raisonnable dans le cadre d’opérations.

PROCÉDURE DU CODE D’ÉTHIQUE

1.1 Portée du Code

Toutes les politiques d’Alithya, y compris le présent Code, découlent de nos valeurs fondamentales. Toutes nos actions et décisions doivent donc s’inspirer de ces valeurs communes qui servent de référence à tous. Le Code d’éthique et de conduite professionnelle d’Alithya présente les principales règles et directives à suivre dans toutes les activités quotidiennes. Le Code ne peut prévoir toutes les situations auxquelles la société peut être confrontée. Le Code met l’accent sur plusieurs situations auxquelles les employés, les sous-traitants et les gestionnaires, peuvent rencontrer dans leurs activités professionnelles. Il est positif et bénéfique pour tous d’adopter un comportement éthique avec des pratiques saines.

1.2 À qui s’adresse ce Code

Le présent Code s’adresse, en toute circonstance et sans exception, à tous les employés, les dirigeants et les sous-traitants d’Alithya. Les fournisseurs et partenaires d’Alithya, de même que les tiers, par exemple des mandataires, sont tenus de respecter le Code lorsqu’ils traitent avec Alithya ou en son nom. Chaque intervenant cité devra signer l’engagement de respecter le Code d’éthique à la fin de ce texte et réitérer

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son engagement par sa signature à chaque année à la date anniversaire de son emploi et de son contrat de sous-traitance. Son engagement peut se faire sous forme électronique reconnue par Alithya.

1.3 Responsabilités de l’employé et du sous-traitant

Il est attendu des employés et des sous-traitants qu’ils exécutent leurs tâches ou mandats avec équité et intégrité et contribuent à l’atteinte des objectifs d’Alithya au meilleur de leurs capacités et prennent, sans faire de compromis, des décisions qui soient conformes à la lettre et à l’esprit du Code. Il est de la responsabilité de chacun de connaître la base du Code et de le réviser de temps à autre. Chacun doit connaître en détail les dispositions applicables à son travail ou mandat. Pour toute question relative au Code, l’employé ou le sous-traitant consultera son supérieur immédiat ou l’une des personnesressources.

1.4 Responsabilités du gestionnaire

En plus d’assumer les responsabilités de l’employé et du sous-traitant, les gestionnaires d’Alithya doivent connaître le Code de manière approfondie et en promouvoir activement l’application dans leur lieu de travail. Les gestionnaires se doivent de donner l’exemple en ayant une conduite inspirée de normes d’éthique élevées et créer un milieu de travail reflétant l’esprit du Code. Ils doivent être vigilants afin de prévenir, détecter et traiter adéquatement tout manquement au Code. Ils ont le devoir de protéger toute personne signalant un manquement au Code et travailler en collaboration avec le Responsable de la politique de délation d’Alithya.

Tout employé ou sous-traitant ayant connaissance d’une infraction potentielle au Code doit, en toute bonne foi, la signaler promptement à son supérieur immédiat ou à son supérieur hiérarchique si ce dernier est réputé avoir commis l’infraction potentielle . S’il n’y est pas donné suite, il doit la signaler en utilisant la ligne externe pour dénoncer une infraction . Selon la gravité de l’ infraction , s’il le préfère, l’employé ou le sous-traitant peut utiliser la ligne externe dès la première étape.

La ligne externe est un lien téléphonique vers un centre de message qui redirige les messages à un membre du conseil d’administration d’Alithya qui agira à titre de Responsable de la politique de délation.

1.4.1 Reconnaître une action qui n’est pas éthique

S’il y a un doute, il faut se poser les questions suivantes :

• Cette action est-elle conforme au Code d’éthique d’Alithya?

• Cette action est-elle légale?

• Les clients et actionnaires approuveraient-ils cette action?

• Comment réagiraient ma famille et mes amis s’ils étaient au courant?

Si la réponse génère un malaise, c’est peut-être que l’action proposée n’est pas appropriée.

1.4.2 Définition d’une infraction

Violation d’une loi, d’un règlement, d’une convention, à ne pas confondre avec une expression de mécontentement.

1.5 Signaler une infraction

Tout employé d’Alithya, ainsi que tout sous-traitant, client, fournisseur, partenaire ou autre tiers ayant connaissance d’une possible infraction au Code ou d’une infraction à la loi, par Alithya ou l’un de ses employés, a le devoir de signaler cette infraction .

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1.5.1 Qui aviser

Toute personne désirant poser une question ou obtenir conseil ou ayant des raisons de croire qu’une infraction à une disposition du Code ou de la loi a été commise ou ayant elle-même commis une telle infraction doit en discuter sans tarder avec son supérieur immédiat ou une personne ressource d’Alithya, selon le cas.

Dans la plupart des cas, le supérieur immédiat pourra résoudre la question promptement. L’employé ou le sous-traitant ayant signalé l’infraction et constatant qu’elle ne fait pas l’objet d’une enquête doit s’adresser directement, par le biais de la ligne externe, et alerter le Responsable de la politique de délation d’Alithya. Ce service est disponible 24 heures par jour, 7 jours par semaine.

TÉLÉPHONE 1-844-879-4778 COURRIEL comite.ethique@deontol.com

1.5.2 Confidentialité et anonymat

Toute personne signalant un manquement potentiel au Code d’éthique a droit à la confidentialité et à l’anonymat. Il est cependant plus facile, en général, de mener une enquête juste et approfondie si la personne rapportant les faits s’identifie et qu’elle identifie les personnes impliquées dans le manquement. Alithya fera tout en son pouvoir pour tenir la personne ayant signalé le manquement informé des mesures prises pour régler la situation.

Aucun employé ne sera pénalisé, congédié, rétrogradé ou suspendu ni ne fera l’objet de discrimination pour avoir déclaré un manquement possible au Code, s’être renseigné sur le sujet ou pour avoir demandé conseil sur la façon de traiter un manquement présumé.

1.5.3 Mesures disciplinaires

Tout manquement à l’esprit ou à la lettre du Code d’éthique ou de la loi pourrait entraîner les mesures disciplinaires qui s’imposent eu égard à l’infraction commise, lesquelles peuvent aller jusqu’au congédiement ou la terminaison du contrat de sous-traitance. Tout employé ou sous-traitant violant la loi s’expose lui-même, ainsi qu’Alithya, à des sanctions criminelles, notamment des amendes et peines d’emprisonnement ou à des poursuites au civil en dommages et intérêts ou amendes.

Respect du Code d'éthique et de conduite professionnelle

Je comprends que le Code d'éthique et de conduite professionnelle (« Code d'éthique ») permet d'assurer entre autres l'intégrité des règles de fonctionnement et de contrôle interne d’Alithya, lesquelles s'inscrivent dans la foulée de ses pratiques de qualité en matière de régie d'entreprise. Je m'engage à assurer le respect du Code d'éthique en tout temps et à signaler à mon gestionnaire toute situation contrevenant au Code d'éthique d’Alithya.

Nom de l’employé Signature Date

Alithya, au même titre que ses employés, s’engage à ne pas aller au-delà des clauses décrites ci-dessus.

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