Aktia Bank Abp — Proxy Solicitation & Information Statement 2013

Aug 5, 2013

Aktia Oyj:KUTSU OSAKKEENOMISTAJIEN KOKOUKSEEN

Aktia Oyj:KUTSU OSAKKEENOMISTAJIEN KOKOUKSEEN

Aktia Oyj
Pörssitiedote 5.8.2013 klo 15.00

Aktia Oyj:n sulautumisen Aktia Pankki Oyj:hin 1.7.2013 johdosta Aktia Oyj:n
osakkeenomistajat kutsutaan osakkeenomistajien kokoukseen vahvistamaan Aktia
Oyj:n lopputilitys. Osakkeenomistajien kokous pidetään torstaina 12. syyskuuta
2013 kello 11.00 Tekniskan salit -kokoustiloissa, Eerikinkatu 2, Helsinki.
Kokoukseen ilmoittautuneet pääsevät sisään ja äänestyslippujen jakaminen
aloitetaan kello 10.30.

A. Osakkeenomistajien kokouksessa käsiteltävät asiat
Osakkeenomistajien kokouksessa käsitellään seuraavat asiat:

1. Kokouksen avaaminen
2. Kokouksen järjestäytyminen
3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen
4. Kokouksen laillisuuden toteaminen
5. Läsnä olevien toteaminen ja ääniluettelon vahvistaminen
6. Aktia Oyj:n lopputilityksen ja tilintarkastuskertomuksen 1.1.-30.6.2013
   esittäminen
7. Aktia Oyj:n lopputilityksen vahvistaminen
8. Vastuuvapauden myöntämisestä päättäminen hallintoneuvoston ja hallituksen
   jäsenille, toimitusjohtajalle ja hänen varamiehelleen
9. Kokouksen päättäminen

B. Kokousasiakirjat
Aktia Oyj:n lopputilitys ja tilintarkastuskertomus ovat saatavilla Aktian
verkkosivuilla www.aktia.fi/aktieagarmote viimeistään 21.8.2013. Jäljennökset
mainituista asiakirjoista lähetetään pyydettäessä osakkeenomistajille.
Asiakirjat ovat lisäksi nähtävillä osakkeenomistajien kokouksessa.

C. Ohjeita osakkeenomistajien kokoukseen osallistujille

1. Osallistumisoikeus ja ilmoittautuminen
   Oikeus osallistua osakkeenomistajien kokoukseen on yhtiön viimeisillä
   osakkeenomistajilla eli osakkeenomistajilla, jotka oli 28.6.2013 rekisteröity
   Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja,
   jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle
   arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.
   Osakkeenomistajan, joka on merkitty yhtiön osakkeenomistajaluetteloon ja joka
   haluaa osallistua osakkeenomistajien kokoukseen, tulee ilmoittautua viimeistään
   9.9.2013 kello 16.00. Ilmoittautuminen osakkeenomistajien kokouksen tehdään
   puhelimitse numeroon 0800 0 2474 (arkisin klo 8.30-16.30).
   Ilmoittautumisen yhteydessä osakkeenomistajaa pyydetään ilmoittamaan nimi ja
   henkilö- tai Y-tunnus sekä mahdollisen asiamiehen nimi ja asiamiehen
   henkilötunnus. Osakkeenomistajien Aktia Oyj:lle luovuttamia henkilötietoja
   käytetään vain osakkeenomistajien kokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten
   rekisteröintien käsittelyn yhteydessä.

2. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat
   Osakkeenomistaja voi osallistua osakkeenomistajien kokoukseen ja käyttää siellä
   oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä
   päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava
   olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Mikäli osakkeenomistaja
   osallistuu kokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat
   osakkeenomistajaa eri arvo-osuustileillä olevilla osakkeilla, on
   ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin
   asiamies edustaa osakkeenomistajaa. Mahdolliset valtakirjat tulee ennen
   ilmoittautumisajan päättymistä lähettää osoitteella Aktia Oyj / Konsernin
   lakiasiat, PL 207, 00101 Helsinki tai sähköpostilla osoitteeseen
   konserninlakiasiat@aktia.fi.

3. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja
   Jos hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus olla merkittynä
   yhtiön osakasluetteloon 28.6.2013, osakkeenomistaja voi omaisuudenhoitajansa
   ohjeiden mukaisesti vaatia, että hänet merkitään osakkenomistajien kokoukseen
   osallistumista varten yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon viimeistään 10.9.2013
   kello 10.00. Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajaa pidetään
   ilmoittautuneena osakkeenomistajien kokoukseen, jos hänet on edellä mainitun
   mukaisesti merkitty yhtiön tilapäiseen osakasluetteloon. Hallintarekisteröidyn
   osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan
   tarvittavat ohjeet koskien osakkeenomistajan merkitsemistä osakasluetteloon,
   valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista osakkeenomistajien kokoukseen.

4. Lisätietoja
   Osakkeenomistajien kokouksessa läsnä olevalla osakkeenomistajalla on
   osakeyhtiölain 5 luvun 25 §:n mukainen kyselyoikeus osakkeenomistajien
   kokouksessa käsiteltävistä asioista.
   Aktia Oyj:llä oli sulautumisen täytäntöönpanon päivänä 1.7.2013 yhteensä 46 936
   908 A-sarjan osaketta ja 20 050 850 R-sarjan osaketta. Äänten yhteenlaskettu
   määrä on 447 953 908. Mahdollisen äänestyksen yhteydessä huomioon ei oteta
   yhtiön omassa hallinnassa olevia 230 188:aa A-sarjan osaketta ja 178 762:ta
   R-sarjan osaketta, jotka yhteensä oikeuttavat 3 805 428 ääneen. Lisäksi 793
   015:ää A-sarjan osaketta, jotka edustavat 793 015 ääntä, ei ole Veritas
   keskinäisen vahinkovakuutusyhtiön omistajille vuonna 2009 maksetun
   sulautumisvastikkeen maksamisen yhteydessä voitu kirjata millekään
   arvo-osuustilille, eivätkä ne näin ollen voi osallistua mahdolliseen
   äänestykseen.

AKTIA OYJ
HALLITUS

AKTIA OYJ

Lisätietoja:
Konsernilakimies Mia Bengts, puh. 010 247 6348