AKSİGORTA A.Ş. — Governance Information 2015

Feb 13, 2015

AKSİGORTA A.Ş. BİLGİLENDİRME POLİTİKASI

AMAÇ

Aksigorta A.Ş. yönetimi, hissedarları ile şeffaf ve yakın bir iletişim içinde olmaktan memnuniyet duymaktadır. Ana hedef, mevcut hissedarlar için Aksigorta A.Ş.’nin değerini arttırırken, potansiyel yatırımcılar içinde hisselerini cazip bir yatırım aracı haline getirmektir.

Aksigorta A.Ş. yönetimi, bu amaçla stratejik planları uygulayıp, sonuçlarını genel kabul gören muhasebe prensipleri ve Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri çerçevesinde; tam, adil, doğru, zamanında ve anlaşılabilir bir şekilde, pay sahipleri, yatırımcılar ve sermaye piyasası uzmanları ile eşit bir biçimde paylaşmayı ilke olarak benimsemiştir.

Aksigorta A.Ş, kamuyu aydınlatma konusunda Sermaye Piyasası ve Sigortacılık Mevzuatına; Sermaye Piyasası Kurulu (SPK) ile Borsa İstanbul (BIST) düzenlemelerine uyar; SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri’nde yer alan prensiplerin hayata geçirilmesine azami özen gösterir.

Bilgilendirme Yönetmeliği, tüm Aksigorta A.Ş. çalışanları ile danışmanlarını kapsamakta; Şirketin sermaye piyasası katılımcıları ile yazılı ve sözlü iletişimini düzenlemektedir.

Aksigorta A.Ş. Bilgilendirme Politikası, Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri II 15.1 sayılı “ Özel Durumlar Tebliği”nin 17’inci maddesi uyarınca hazırlanmış olup; tüm menfaat sahiplerine Aksigorta A.Ş. web sitesi (www.aksigorta.com.tr) aracılığıyla duyurulmaktadır.

KAPSAM

Bu yönetmelik, Aksigorta A.Ş.’nin yatırımcıları ile gerçekleştireceği tüm bilgilendirme faaliyetlerini kapsar.

TANIMLAR

SPK Sermaye Piyasası Kurulu

KAP Kamuyu Aydınlatma Platformu

YETKİ VE SORUMLULUK

Aksigorta A.Ş.’nin Bilgilendirme Yönetmeliği, SPK Kurumsal Yönetim İlkeleri çerçevesinde Yönetim Kurulunca oluşturularak onaylanmıştır. Aksigorta A.Ş.’nin kamunun aydınlatılması ve bilgilendirme yönetmeliğinin izlenmesi, gözetimi ve geliştirilmesi, Yönetim Kurulu’nun yetki ve sorumluluğu altındadır. Aksigorta A.Ş.’nin Mali işler Genel Müdür Yardımcılığı ve Yatırımcı İlişkileri Birimi, kamuyu aydınlatma ile ilgili her türlü hususu gözetmek ve izlemek üzere görevlendirilmiştir.

KAMUYU AYDINLATMA YÖNTEM VE ARAÇLARI

Bilgilendirmeler; özel durum açıklamaları, mali tablo ve raporlar, yıllık faaliyet raporları, internet sayfası, sunumlar, yatırımcı toplantıları ve telekonferanslar, bilgilendirme yazıları, basın bültenleri, Ticaret Sicil Gazetesi gibi bilgilendirme araçları ile yapılır. Sermaye Piyasası Mevzuatı ve Türk Ticaret Kanunu (TTK)hükümleri saklı kalmak üzere, Aksigorta A.Ş. tarafından kullanılan temel kamuyu aydınlatma yöntem ve araçları aşağıda belirtilmiştir;

• Kamuyu Aydınlatma Platformu ( KAP) aracılığıyla iletilen özel durum açıklamaları

• Kamuyu Aydınlatma Platformu’na ( KAP) Periyodik olarak iletilen mali tablo ve dipnotları bağımsız denetim raporu, beyanlar ve faaliyet raporu

• T.Ticaret Sicili Gazetesi vasıtasıyla yapılan ilanlar ve duyurular (sirküler, genel kurul çağrısı vb.)

• Yazılı ve görsel medya vasıtasıyla yapılan basın açıklamaları

• Reuters, Foreks vb. veri dağıtım kuruluşlarına yapılan açıklamalar

• Sermaye piyasası katılımcıları ile yüz yüze veya tele-konferans vasıtasıyla yapılan bilgilendirme görüşme ve toplantıları

• Kurumsal İnternet Sitesi (www.aksigorta.com.tr) bilgilendirmeleri

• Telefon, cep telefonu üzerinden iletişim (wap ve benzeri teknolojiler), elektronik posta telefaks, sosyal medya vb. iletişim yöntem ve araçları üzerinden yapılan açıklamalar

MALİ TABLOLARIN KAMUYA AÇIKLANMASI

Aksigorta A.Ş.’nin mali tabloları ve dipnotları, sigortacılık mevzuatı gereği yürürlükte bulunan muhasebe ilke ve standartlarına uygun olarak hazırlanır. Uluslararası Denetim Standartları (UDS)’na göre bağımsız denetimden geçirilir ve KAP’ a iletilerek kamuya açıklanır.

Mali tablolar ve dipnotları, kamuya açıklanmadan önce; Sermaye Piyasası ile Sigortacılık Mevzuatı hükümleri çerçevesinde Denetimden Sorumlu Komite’nin uygun görüşüyle Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilir. Doğruluk beyanı imzalandıktan sonra mali tablo ve dipnotları ile bağımsız denetim raporu ve eki dokümanlar Yönetim Kurulu onayını takiben SPK ve BİST düzenlemeleri doğrultusunda KAP’a iletilerek kamuya açıklanır, Şirket internet sitesinde yayınlanır. Geçmiş dönem mali tablo ve dip notlarına Şirket internet sitesinden ulaşılabilir.

FAALİYET RAPORUNUN KAMUYA AÇIKLANMASI

Faaliyet raporu Sermaye Piyasası ile Sigortacılık Mevzuatına ve SPK Kurumsal Yönetim İlkelerine uygun olarak hazırlanır. Yönetim Kurulu’nun onayından geçirilir ve mali tablolarla birlikte kamuya açıklanır. İnternet Sitemiz (www.aksigorta.com.tr) ’de yayımlanır.

Ayrıca her üç ayda bir özet faaliyet raporu hazırlanır ve mali tablolar ile birlikte KAP ve Şirket Internet sitesinde yayınlanır. Yıllık hazırlanan faaliyet raporu aynı zamanda ilgililere verilmek üzere matbu olarak da bastırılır.

ÖZEL DURUMLARIN KAMUYA AÇIKLANMASI ve YETKİLİ KİŞİLER

Aksigorta A.Ş.’nin özel durum açıklamaları, Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı tarafından hazırlanır ve elektronik ortamda imzalanıp KAP’ a iletilerek kamuya açıklanır.

Özel durum açıklamaları, açıklamadan yararlanacak kişi ve kuruluşların karar vermelerine yardımcı olmak amacıyla, zamanında, doğru, anlaşılabilir, yeterli ve yanıltıcı ifadelerden uzak olacak şekilde düzenlenir.

Aksigorta A.Ş.’nin herhangi bir çalışanı, daha önce kamuya açıklanmamış önemli ve özel bir bilginin istem dışı olarak kamuya açıklandığını belirlerse, durumu derhal Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı’na bildirir. Bu durumda, Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri doğrultusunda, uygun özel durum açıklamasını hazırlayarak, KAP’a iletilmesini sağlar.

Aksigorta A.Ş. özel durum açıklamalarını, en geç kamuya açıklama yapıldıktan sonraki iş günü içinde internet sitesinde (www.aksigorta.com.tr ) ilan eder ve söz konusu açıklamaları 5 yıl süreyle internet sitesinde bulundurur.

KAMUYA AÇIKLAMA YAPMAYA YETKİLİ KİŞİLER

Yukarıda belirtilen bildirimlerin dışında, Sermaye Piyasası Katılımcıları tarafından veya herhangi bir kuruluş / kişi tarafından iletilen yazılı ve sözlü bilgi talepleri Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından değerlendirilir. Yapılan değerlendirmede; talebin içeriğine göre, ticari sır niteliğinde olup olmadığı ve Sermaye Piyasası Kurulu'nun Seri II – 15.1nolu “Özel Durumlar Tebliği” çerçevesinde, yatırım kararlarını ve sermaye piyasası araçlarının değerini etkileyebilecek türden olup olmadığı dikkate alınır. Yazılı ve sözlü bilgi talepleri, Yatırımcı İlişkileri Birimi’nin değerlendirmesinden sonra cevaplanır.

Yazılı ve görsel medyaya ve Reuters, Foreks vb. veri dağıtım kanallarına yapılan basın açıklamaları, Yönetim Kurulu Başkanı, Genel Müdür, Mali İşler Genel Müdür Yardımcısı tarafından yapılabilir.

Bunun haricinde özellikle görevlendirilmedikçe, Aksigorta A.Ş. çalışanları sermaye piyasası katılımcılarından gelen soruları cevaplandıramazlar. Gelen bilgi talepleri Yatırımcı İlişkileri Birimi’ne yönlendirilir.

İDARİ SORUMLULUĞU BULUNAN KİŞİLER ve İÇSEL BİLGİLERE ERİŞİMİ OLANLARIN LİSTESİ

İdari sorumluluğu bulunan kişiler, doğrudan ya da dolaylı olarak Aksigorta A.Ş.’nin içsel bilgilerine düzenli erişen ve Aksigorta A.Ş.’nin gelecekteki gelişimini ve ticari hedeflerini etkileyen idari kararları verme yetkisi olan kişilerdir. Bundan dolayı, idari karar vermeye yetkili olmayan kişiler; idari sorumluluğu bulunan ve içsel bilgilere sürekli ulaşan kişi kapsamında değerlendirilmemektedir.

Yönetim Kurulu Üyeleri ile birlikte hem bilgiye düzenli olarak erişen hem de idari kararlar verme yetkisi olan kişiler ise Genel Müdür Yardımcıları’ndan oluşmaktadır.

İçsel bilgilere erişimi olanların listesi Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri II 15.1 sayılı “Özel Durumlar Tebliği ”nin 7’nci maddesi uyarınca istenildiğinde SPK’ ya ve/veya BİST’ e iletilmek üzere yazılı olarak Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı’nda muhafaza edilmektedir. Bu listede, idari karar verme yetkisi olmayan fakat bilgiye düzenli olarak erişebilen kişiler de yer alır. Listede yer alan herkes görevleri sırasında, içsel bilginin korunması ve gizlilik kurallarına uymaları konusunda bilgilendirilirler. Bu liste, Aksigorta A.Ş.’de mevcut olup, Merkezi Kayıt Kuruluşu’na bildirilmiştir. Bu kişilerde değişiklik olduğunda bildirim yenilenir.

SERMAYE PİYASASI KATILIMCILARI İle İLETİŞİM

Aksigorta A.Ş. ara dönem ve yıllık faaliyet sonuçları ile ilgili beklentiler konusunda yönlendirme yapmaz. Bunun yerine Aksigorta A.Ş. faaliyet sonuçlarını etkileyen kritik konuları, stratejik yaklaşımlarını ve sektör ile faaliyet gösterilen çevrenin daha iyi anlaşılmasını sağlayan önemli unsurları sermaye piyasası katılımcılarına aktarmayı tercih eder. Sermaye piyasası katılımcıları ile iletişimi, bilgilendirme yönetmeliğinde aksi belirtilmedikçe Aksigorta A.Ş.adına, sadece kamuya açıklama yapmaya yetkili kişiler kurabilir .

PİYASADA DOLAŞAN ASILSIZ HABERLER

Aksigorta A.Ş. prensip olarak piyasa söylentileri ve spekülasyonlar konusunda herhangi bir görüş bildirmez. Kurumsal İletişim Birimi tarafından Aksigorta A.Ş. hakkında basın-yayın organlarında ve internet sitelerinde yer alan haber ve söylentilerin takibi yapılır ve Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı’na ve Yatırımcı İlişkileri Birimi’ne bildirilir. Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı ve Yatırımcı İlişkileri Birimi bu haber ve bilgilerin sermaye araçları üzerinde etki yapıp yapmayacağının değerlendirmesini yapar.

Mali İşler Genel Müdür Yardımcılığı ve Yatırımcı İlişkileri Birimi tarafından Sermaye Piyasası Kurulu'nun Seri II-15.1 “Özel Durumlar Tebliği”nin 9'ncu maddesi çerçevesinde özel durum açıklamasının yapılıp yapılmamasına karar verir.

Buna karşılık, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri dâhilinde SPK ve/veya BİST’ den doğrulama talebi geldiğinde veya yönetim bir cevap verilmesinin gerekli ve daha uygun olduğuna karar verdiği takdirde, piyasada çıkan söylenti ve dedikodular hakkında açıklama yapılır.

İÇSEL BİLGİLERİN KAMUYA AÇIKLANMASININ ERTELENMESİ

Aksigorta A.Ş. içsel bilgiye erişimleri olan listesinde yer alan kişiler görevlerini ifa etmeleri veya Şirket adına iş ve işlemlerin yürütülmesi sırasında sahip olabilecekleri, henüz kamuya açıklanmamış içsel bilgiyi gizli tutma, kendileri ve üçüncü şahıslara menfaat sağlamak amacıyla kullanmama veya yetkisiz olarak üçüncü şahıslara açıklamama yükümlülükleri konusunda bilgilendirilir.

Aksigorta A.Ş. meşru çıkarlarının zarar görmemesi, yatırımcıların yanıltılmasına yol açılmaması için Sermaye Piyasası Kurulu'nun Seri II-15.1 “Özel Durumlar Tebliği'”nin 6'ncı maddesi çerçevesinde içsel bilgilerin kamuya açıklanmasını erteleyebilir, bu halde ertelemeye ilişkin ilgili kişileri bilgilendirir ve gizliliği sağlayıcı tedbirler alır. Erteleme işlemi Yönetim Kurulu’nun yazılı onayına istinaden gerçekleştirilir.

İçsel bilgilerin kamuya açıklanmasının ertelenme sebepleri ortadan kalkar kalkmaz, mevzuata uygun şekilde kamuya açıklama yapılır. Yapılacak açıklamada erteleme kararı belirtilir.

YATIRIMCI ve ANALİSTLERLE YAPILAN TOPLANTI ve GÖRÜŞMELER

Aksigorta A.Ş. gerek mevcut gerekse potansiyel pay sahipleri ile ilişkilerin düzenli bir şekilde yürütülmesi, yatırımcı sorularının en verimli şekilde cevaplanması ve şirket değerinin artırılmasına yönelik çalışmaların yürütülmesinden Yatırımcı İlişkileri Birimi sorumludur.

Yatırımcı İlişkileri Birimi, Aksigorta A.Ş.’nin uluslararası yatırım alanında tanınırlığını ve tercih edilebilirliğini artırmak, eşdeğer konumdaki kuruluşlar ile karşılaştırıldığında avantajlı yönlerini ön plana çıkarmak ve gelişmekte olan piyasalarda yatırım yapan kuruluşlar için Aksigorta A.Ş.’nin diğer şirketlere göre tercih edilebilir konuma getirme hususunda gerekli road show, telekonferans, e-mail, faks, analist sunumları, direkt bilgilendirme için açıklama/duyuru gibi çeşitli enstrümanları kullanmaktadır. Yatırımcılardan, yatırım brokerlerinden ve pay sahiplerinden gelen tüm toplantı taleplerine olumlu yanıt verilmekte olup; mümkün olan en üst düzeyde görüşme yapma olanağı sağlanmaktadır.

Aksigorta A.Ş. analist raporlarını, analist raporunu hazırlayan firmanın mülkiyeti olarak kabul eder ve İnternet Sitesinde (www.aksigorta.com.tr ) yayınlamaz. Aksigorta A.Ş. analist raporlarını veya gelir modellerini gözden geçirmez, doğrulamaz, onaylamaz, sorumluluğunu almaz ve yaymaz. Buna karşılık bazı belirli ve sınırlı durumlarda ve talep halinde, kamunun yanlış bilgilendirilmesini önlemek amacıyla, sadece kamuya açık ve geçmişe yönelik tarihsel bilgileri kullanmak ve spesifik bir konuyla sınırlı olmak kaydıyla, analist raporlarını gözden geçirilebilir.

GELECEĞE YÖNELİK DEĞERLENDİRMELERİN KAMUYA AÇIKLANMASI

Aksigorta A.Ş. Bilgilendirme Yönetmeliği’ne uygun olarak, zaman zaman geleceğe yönelik beklentilerini kamuya açıklayabilir. Geleceğe yönelik değerlendirmeler, Yönetim Kurulu kararına veya Yönetim Kurulu tarafından yetki verilmiş kişinin yazılı onayına bağlı olarak açıklanabilir. Yılda en fazla dört defa açıklama yapılabilir. Özel durum açıklama formatında veya sunum formatında KAP’ta açıklanabilir. Önemli değişiklik varsa sayı sınırı aşılabilir. Kamuyla paylaşılan geleceğe yönelik değerlendirmelerin belli varsayımlara göre yapıldığı ve gerçekleşen sonuçlar ile farklılık gösterebileceği ilgililerin bilgisine sunulur. Geleceğe yönelik değerlendirmelerle ilgili değişiklikler olması ya da değerlendirmelerin gerçekleşmeyeceğinin anlaşılması halinde zaman geçirilmeksizin aynı araçlarla kamuoyu bilgilendirilir.

SESSİZ DÖNEM

Aksigorta A.Ş. asimetrik bilgi dağılımını ve faaliyet sonuçları ile ilgili yetkisiz açıklamaları önlemek amacıyla takvim yılının belirli dönemlerinde finansal sonuçlar ve ilgili diğer konuları sermaye piyasası katılımcıları ile tartışmaktan kaçınır. Bu döneme “sessiz dönem” adı verilir. Aksigorta A.Ş.için sessiz dönem üçer aylık ara ve yıllık hesap döneminin bitimini izleyen günden başlar ve mali tablo ve dipnotlarının kamuya açıklandığı günden bir iş günü sonra sona erer. Aksigorta A.Ş. tarafından, sessiz dönem boyunca;

• Sermaye piyasası katılımcıları ile bire bir veya gruplar halinde yapılacak toplantılarda, kamuya açıklanmış bilgiler hariç, Aksigorta A.Ş.’nin finansal durumu konuşulmayacaktır,

• Gerekli görmedikçe ve Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri saklı kalmak kaydıyla, faaliyetleri ve finansal durumu hakkında görüş bildirilmeyecektir,

• Finansal sonuçlarla ilgili kamuya açıklanmış bilgiler hariç, birebir ve küçük gruplar tarafından yöneltilen sorular cevaplanmayacak; bu tip gruplara açıklama yapılmayacaktır. Böyle bir durum söz konusu olduğu takdirde, açıklamalara İnternet Sitesinde (www.aksigorta.com.tr) yer verilecektir.

Ayrıca, sessiz dönem içerisinde, içsel bilgi veya sürekli bilgilere sahip olan kişilerin veya söz konusu kişilerin eşleri, çocukları ya da aynı evde yaşadıkları kişilerin Şirketin sermaye piyasası araçlarında işlem yapmaları yasaktır.

PİYASA BOZUCU EYLEMLER

Aksigorta A.Ş. Yönetim Kurulu, Sermaye Piyasası Kurulu’nun Seri VI 104.1 numaralı Tebliğin ilgili hükümleri çerçevesinde, içsel bilgi listesinde yer alan kişilerin Piyasa Bozucu Eylemler kapsamına giren Şirket hakkındaki gizli ve/veya ticari sır niteliğindeki ve kamuya açık olmayan bilgiyi kendilerine veya başkalarına çıkar sağlayacak şekilde kullanmamaları, Şirket hakkında yanlış, yanıltıcı bilgi vermemeleri, haber yaymamaları konusunda gerekli önlemleri alır ve uygular.

ŞİRKET INTERNET SİTESİ (www.aksigorta.com.tr )

Kamunun aydınlatılmasında, SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin tavsiye ettiği şekilde “www.aksigorta.com.tr” internet adresindeki Aksigorta A.Ş. internet sitesi aktif olarak kullanılır. Aksigorta A.Ş. tarafından internet sitesinde yer alan açıklamalar, Sermaye Piyasası Mevzuatı hükümleri uyarınca yapılması gereken bildirim ve özel durum açıklamalarının yerine geçmez. Aksigorta A.Ş. tarafından kamuya yapılan tüm açıklamalara internet sitesi üzerinden erişim imkânı sağlanır. İnternet Sitesi buna uygun olarak yapılandırılır ve bölümlendirilir. İnternet Sitesinin güvenliği ile ilgili her türlü önlem alınır. İnternet Sitesi Türkçe’ den İngilizce olarak SPK Kurumsal Yönetim İlkelerinin öngördüğü içerikte ve şekilde düzenlenir. Özellikle yapılacak genel kurul toplantılarına ilişkin ilana, gündem maddelerine, gündem maddelerine ilişkin bilgilendirme dokümanına, gündem maddeleri ile ilgili diğer bilgi, belge ve raporlara ve genel kurula katılım yöntemleri hakkındaki bilgilere, İnternet Sitesinde dikkat çekecek şekilde yer verilir. İnternet Sitesinin geliştirilmesine yönelik çalışmalara sürekli olarak devam edilir. İnternet sitesinde izlenebilecek önemli başlıklar aşağıda özetlenmiştir;

• Kurumsal Kimliğe İlişkin Detaylı Bilgiler

• Vizyon ve Ana Stratejiler

• Yönetim Kurulu Üyeleri, Yönetim Kurulu Komiteleri ve Şirket Yönetimi Hakkında Bilgi

• Şirketin Organizasyonu ve Ortaklık Yapısı

• Özel Durum Açıklamaları

• Şirket Ana Sözleşmesi

• Ticaret Sicil Bilgileri

• Finansal Tablolar, Finansal Tablo Dipnotları ve Denetim Raporları

• Finansal Duyuru Takvimi

• Faaliyet Raporları

• Basın Açıklamaları

• Genel Kurul’un Toplanma Tarihi, Gündem, Gündem Konuları Hakkında Açıklamalar

• Genel Kurul Toplantı Tutanağı ve Hazirun Cetveli

• Vekâletname Örneği

• Kurumsal Yönetim Uygulamaları ve Uyum Raporu

• Kar Dağıtım Politikası

• Bilgilendirme Politikası

• Ücretlendirme Politikası

• Etik İlkeler

• Sıkça Sorulan Sorular