AGM Information • Apr 20, 2021
AGM Information
Open in ViewerOpens in native device viewer

naamloze vennootschap, openbare gereglementeerde vastgoedvennootschap naar Belgisch recht Belliardstraat 40 bus 11, 1040 Brussel R.P.R. Brussel: 0877.248.501
Daar de buitengewone algemene vergadering van 20 april 2021 niet het wettelijk vereiste aanwezigheidsquorum heeft bereikt, worden de aandeelhouders, bestuurders en commissaris uitgenodigd om een nieuwe buitengewone algemene vergadering bij te wonen. Deze zal plaatsvinden op dinsdag 11 mei 2021 aansluitend op de gewone algemene vergadering die start om 15u te 1040 Brussel, Belliardstraat 40 bus 11, voor Meester Catherine GILLARDIN, geassocieerde Notaris te Brussel.
Gezien de federale maatregelen ter bestrijding van het Covid-19 virus fysieke vergaderingen verbieden, vreest de raad van bestuur dat hij niet in de mogelijkheid zal zijn om een fysieke algemene vergadering te organiseren.
Aandeelhouders kunnen in dat geval alleen deelnemen aan deze algemene vergadering en stemmen tijdens de algemene vergadering via live webcast (overeenkomstig de procedure zoals in deze oproeping vermeld). Daarenboven kunnen aandeelhouders eveneens hun stemrecht op de buitengewone algemene vergadering uitoefenen door middel van een stemming per brief of door een (elektronische) volmacht te bezorgen aan de Vennootschap overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in deze oproeping.
Indien in de periode tussen het tijdstip van deze oproeping en de datum van de algemene vergadering de toepasselijke Covid-19 overheidsmaatregelen zouden worden versoepeld en fysieke vergaderingen opnieuw zouden zijn toegelaten, zal de Vennootschap daarover in voorkomend geval verder communiceren, zulks onverminderd het recht om overeenkomstig voorgaande mogelijkheden deel te nemen aan de vergadering en/of te stemmen over de punten op de agenda.
Voorafgaand aan de buitengewone algemene vergadering hebben de aandeelhouders de mogelijkheid om schriftelijk vragen te stellen aan de Vennootschap overeenkomstig de modaliteiten uiteengezet in deze oproeping. Er is ook een mogelijkheid om vragen te stellen tijdens de live webcast van de buitengewone algemene vergadering, zoals beschreven in Aedifica's Policy inzake de virtuele algemene vergadering van aandeelhouders (beschikbaar op https://aedifica.eu/nl/investeerders/aandeelhoudersinformatie/).
De buitengewone algemene vergadering die zal plaatsvinden op dinsdag 11 mei 2021 aansluitend op de gewone algemene vergadering die start om 15u, heeft de volgende agenda:
1.1 Kennisname van het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ("WVV") met betrekking tot de hernieuwing van het

toegestane kapitaal, waarin de bijzondere omstandigheden waarin van het toegestane kapitaal kan worden gebruik gemaakt en de hierbij nagestreefde doeleinden worden uiteengezet. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, is geen voorstel van besluit opgenomen.
met dien verstande dat het kapitaal in het kader van het toegestane kapitaal nooit verhoogd zal kunnen worden met een bedrag hoger dan het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging heeft goedgekeurd (met andere woorden dat de som van de kapitaalverhogingen met toepassing van voorgestelde machtigingen in totaal niet hoger kan zijn dan het bedrag van het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging heeft goedgekeurd).
Zoals uiteengezet in het bijzonder verslag van de raad van bestuur opgesteld overeenkomstig artikel 7:199 WVV, stelt de raad van bestuur voor om de bestaande submachtiging 1) en 2) onveranderd te hernieuwen en submachtiging 3) (machtiging tot kapitaalverhoging bij wijze van

(i) inbreng in natura, (ii) inbreng in geld zonder mogelijkheid voor de aandeelhouders tot uitoefening van het voorkeurrecht of van het onherleidbaar toewijzingsrecht, of (iii) enige andere vorm van kapitaalverhoging) op te splitsen in twee afzonderlijke submachtigingen.
Op die manier wordt de Vennootschap immers, over de periode waarvoor de machtiging wordt verleend én voorzover binnen de grenzen van de voorgestelde submachtigingen, in staat gesteld om tegelijkertijd haar vastgoedportefeuille verder uit te breiden middels inbrengen van vastgoed in haar kapitaal alsook snel te kunnen reageren op fluctuaties op de kapitaalmarkten en in voorkomend geval snel en efficiënt haar eigen vermogen te kunnen versterken (onder meer met het oog op het reduceren van de (wettelijk tot 65% beperkte) schuldgraad) door haar kapitaal te verhogen bij wijze van inbreng in geld zonder voorkeurrecht of onherleidbaar toewijzingsrecht voor de aandeelhouders (in het bijzonder via een zogenaamde "accelerated bookbuilding" (een versnelde private plaatsing met samenstelling van een orderboek)), zonder dat het gebruik van de ene submachtiging de andere zou aantasten.
met dien verstande dat het kapitaal in het kader van het toegestane kapitaal nooit verhoogd zal kunnen worden met een bedrag hoger dan het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging heeft goedgekeurd (met andere woorden dat de som van de kapitaalverhogingen met toepassing van voorgestelde machtigingen in totaal niet hoger kan zijn dan het bedrag van het kapitaal op datum van de buitengewone algemene vergadering die de machtiging heeft goedgekeurd).
Dit betreft een loutere hernieuwing van de bestaande machtiging, zonder wijzigingen.
Deze voorgestelde machtigingen zullen worden verleend voor een duur van vijf jaar te rekenen vanaf de bekendmaking van het besluit van de buitengewone algemene vergadering die de voorgestelde machtigingen

goedkeurt in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad. Vanaf die datum zullen de bestaande machtigingen, verleend door de buitengewone algemene vergadering van 8 juni 2020, komen te vervallen, en zullen de voorgestelde machtigingen hun plaats innemen. Voor alle duidelijkheid, indien de voorgestelde machtigingen niet zouden worden goedgekeurd, dan zullen de bestaande machtigingen blijven gelden.
De FSMA heeft de voorgestelde statutenwijzigingen goedgekeurd. Dit voorstel tot besluit is onderworpen aan een bijzondere meerderheid van minstens drie vierde van de uitgebrachte stemmen.
Voorstel tot toekenning aan de instrumenterende notaris van alle bevoegdheden met het oog op de neerlegging en de bekendmaking van de akte, alsmede de coördinatie van de statuten in functie van de genomen besluiten.
* * *
Daar de algemene vergadering van 20 april 2021 niet het wettelijk vereiste aanwezigheidsquorum heeft gehaald, zal deze algemene vergadering mogen beslissen over alle hierboven vermelde voorstellen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde effecten.
Om te kunnen worden aangenomen, vereist het voorstel tot statutenwijziging vermeld onder agendapunt 1 een meerderheid van ten minste drie vierden van de stemmen waarmee aan de stemming wordt deelgenomen. Het voorstel onder agendapunt 2 kan bij gewone meerderheid van de op de vergadering uitgebrachte stemmen worden aangenomen. In beide gevallen worden onthoudingen noch in de teller noch in de noemer meegerekend.
Aandeelhouders die wensen deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering van 11 mei 2021 of die zich hierop wensen te laten vertegenwoordigen, moeten de volgende twee voorwaarden naleven, conform artikel 20 van de statuten:
Op basis van de met toepassing van de hierna beschreven registratieprocedure overgelegde bewijzen moet de Vennootschap kunnen vaststellen dat de aandeelhouder op 27 april 2021, om middernacht (24:00 CET) (de "registratiedatum") in het bezit was van het aantal aandelen waarvoor hij voornemens is aan de algemene vergadering van 11 mei 2021 deel te nemen of zich op de algemene vergadering te laten vertegenwoordigen. Alleen de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen of om zich te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 11 mei 2021, ongeacht het aantal aandelen dat zij bezitten op de dag zelf van de algemene vergadering.

De registratieprocedure verloopt als volgt:
Voor de houders van aandelen op naam volstaat de inschrijving van het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de algemene vergadering deel te nemen in het aandelenregister van de Vennootschap op de registratiedatum. Indien de houders van aandelen op naam wensen deel te nemen aan de algemene vergadering met minder aandelen dan ingeschreven in het aandelenregister van de Vennootschap, dan kunnen zij dit meedelen in de kennisgeving bedoeld in punt II.2 hierna.
De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten een attest vragen aan hun erkende rekeninghouder(s) of vereffeningsinstelling die de rekening(en) houdt(en) waarop hun gedematerialiseerde aandelen staan. Uit dit attest moet blijken dat het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de algemene vergadering deel te nemen, op hun rekening(en) staan ingeschreven op de registratiedatum.
Bovendien moeten de houders van aandelen op naam en van gedematerialiseerde aandelen die voornemens zijn om aan de algemene vergadering van 11 mei 2021 deel te nemen of zich hierop te laten vertegenwoordigen, hun voornemen om dat te doen uiterlijk op 5 mei 2021 melden als volgt:
Houders van gedematerialiseerde aandelen dienen bij de kennisgeving het attest bedoeld in punt II.1 toe te voegen. Bij elektronische kennisgeving aan ABN AMRO Bank N.V. dient de erkende rekeninghouder of de vereffeningsinstelling dergelijk attest elektronisch te verstrekken via www.abnamro.com/intermediary. In dat geval worden de erkende rekeninghouders en vereffeningsinstellingen verzocht de volledige adresgegevens van de betrokken uiteindelijke begunstigden te vermelden teneinde het aandelenbezit op de registratiedatum op efficiënte wijze te kunnen verifiëren.
Aandeelhouders kunnen deelnemen aan de algemene vergadering en tijdens de vergadering hun stem uitbrengen via live webcast.
Deelname aan de live webcast verloopt als volgt:

aangemeld voor de webcast, ontvangt de aandeelhouder een uitnodiging en herinnering voor de webcast. Verdere instructies kunnen worden verstrekt via www.abnamro.com/evoting en/of het Aedifica online stemplatform.
U kunt inloggen voor virtuele toegang tot de vergadering op 11 mei 2021 via www.abnamro.com/evoting vanaf 14:00 uur (CET) tot de aanvang van de gewone algemene vergadering om 15:00 uur (CET), die de buitengewone algemene vergadering voorafgaat. U dient vóór 15:00 uur (CET) in te loggen en de toelatingsprocedure voor de vergadering af te ronden. Na dit tijdstip is registratie niet meer mogelijk. Indien u zowel aan de gewone als buitengewone algemene vergadering wenst deel te nemen, dient u de toelatingsprocedure voor beide vergaderingen afzonderlijk te doorlopen en af te ronden vóór 15:00 uur (CET), waarbij u voor elk van de vergaderingen handelt via een afzonderlijk tabblad dat u simultaan geopend laat. Na afloop van de gewone algemene vergadering (gestart in het ene tabblad), zal de buitengewone algemene vergadering automatisch en zonder enige onderbreking van start gaan (in het andere tabblad). U hoeft zich dan niet opnieuw in te loggen voor de buitengewone algemene vergadering.
Minimumvereisten voor de apparaten en systemen die kunnen worden gebruikt voor virtuele deelname, alsmede een overzicht van de Q&A's met betrekking tot online stemmen zijn te vinden op https://aedifica.eu/nl/investeerders/aandeelhoudersinformatie/.
Virtuele deelname brengt bepaalde risico's met zich mee, zoals beschreven in Aedifica's Policy inzake de virtuele algemene vergadering van aandeelhouders. Indien u dergelijke risico's wenst te vermijden, dient u ervoor te kiezen uw stem uit te oefenen door middel van (elektronische) volmacht aan de Vennootschap of door middel van stemming per brief.
Overeenkomstig artikel 22 van de statuten kunnen de aandeelhouders per brief stemmen. De stem moet worden uitgebracht op het stemformulier dat de Vennootschap daarvoor heeft opgesteld en ter beschikking wordt gesteld op de website van de Vennootschap (https://aedifica.eu/nl/investeerders/aandeelhoudersinformatie/). De aandeelhouders worden verzocht de op het stemformulier vermelde instructies te volgen. Het stemformulier moet rechtsgeldig worden ondertekend door de aandeelhouder. Bovendien zullen de aandeelhouders die wensen te stemmen per brief, de hierboven in punt II beschreven procedure met betrekking tot de registratie en kennisgeving van deelname moeten naleven. De kennisgeving van het stemformulier aan de Vennootschap dient te gebeuren per gewone brief (naar Belliardstraat 40 bus 11 te 1040 Brussel) of per e-mail (naar [email protected]). De Vennootschap moet het stemformulier uiterlijk op 5 mei 2021 ontvangen.
Het geldig ingevulde en ondertekende stemformulier dat werd bezorgd naar aanleiding van de algemene vergadering van 20 april 2021 is tevens geldig voor de algemene vergadering van 11 mei 2021 op voorwaarde dat de vereiste formaliteiten met betrekking tot de registratie en kennisgeving van deelname aan de vergadering van 11 mei 2021 tijdig worden vervuld.
Iedere aandeelhouder die de hierboven in punt II beschreven procedure met betrekking tot de registratie en kennisgeving van deelname heeft nageleefd, kan zich tijdens de algemene vergadering laten vertegenwoordigen door de Vennootschap. Bij de aanwijzing van een volmachthouder moet gebruik worden gemaakt van het

volmachtformulier dat ter beschikking wordt gesteld op de website van de Vennootschap (https://aedifica.eu/nl/investeerders/aandeelhoudersinformatie/). In het licht van de uitzonderlijke Covid-19 situatie zijn aandeelhouders die per volmacht wensen te stemmen, er toe gehouden volmacht te geven aan de secretaris van de Vennootschap of elk ander persoon die door de Vennootschap zou worden aangewezen. (Een kopie van) het ondertekende volmachtformulier moet uiterlijk op 5 mei 2021 bij de Vennootschap toekomen per gewone brief (naar Belliardstraat 40 bus 11 te 1040 Brussel), of per e-mail (naar [email protected]).
Bovendien is er een elektronische volmacht beschikbaar voor de aandeelhouders die zich elektronisch hebben geregistreerd, door gebruik te maken van het platform van ABN AMRO (www.abnamro.com/evoting) waar de aandeelhouder een volmacht met steminstructie aan de Vennootschap kan geven via een elektronisch formulier. De elektronische volmacht moet uiterlijk op 5 mei 2021 worden ontvangen door ABN AMRO Bank N.V.
Het geldig ingevulde en ondertekende (papieren of elektronisch) volmachtformulier dat werd bezorgd naar aanleiding van de algemene vergadering van 20 april 2021 is tevens geldig voor de algemene vergadering van 11 mei 2021 op voorwaarde dat de vereiste formaliteiten met betrekking tot de registratie en kennisgeving van deelname aan de vergadering van 11 mei 2021 tijdig worden vervuld.
Elke aanwijzing van een volmachthouder moet gebeuren conform de terzake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register.
De aandeelhouders kunnen schriftelijke vragen met betrekking tot het bijzonder verslag van de raad van bestuur en de agendapunten van deze algemene vergadering richten aan de bestuurders. Deze vragen moeten uiterlijk op 5 mei 2021 bij de Vennootschap toekomen per gewone brief (naar Belliardstraat 40 bus 11 te 1040 Brussel), of per e-mail (naar [email protected]). Meer gedetailleerde informatie hierover is te vinden op de website van de Vennootschap: https://aedifica.eu/nl/investeerders/aandeelhoudersinformatie/. Er is daarnaast ook een mogelijkheid voor de aandeelhouders die deelnemen aan de algemene vergadering per live webcast om vragen in te dienen tijdens de buitengewone algemene vergadering, zoals beschreven in Aedifica's Policy inzake de virtuele algemene vergadering van aandeelhouders.
Alle stukken over de algemene vergadering die krachtens de wet ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen door de aandeelhouders worden verkregen op de zetel van de Vennootschap (Belliardstraat 40 bus 11 te 1040 Brussel) tijdens de normale kantooruren op werkdagen. Deze informatie is tevens beschikbaar ophttps://aedifica.eu/nl/investeerders/aandeelhoudersinformatie/ en op het platform van ABN AMRO (www.abnamro.com/evoting).
De Vennootschap is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van effectenhouders en volmachtdragers ontvangt in het kader van de buitengewone algemene vergadering overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal geschieden op basis van de noodzaak voor de uitvoering van de vennootschapsovereenkomst of een wettelijke verplichting rustend op de Vennootschap, welke basis ook van toepassing is. De verwerking vindt plaats voor de analyse en het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure met betrekking tot de buitengewone algemene

vergadering en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en het Privacybeleid van de Vennootschap. Deze persoonsgegevens zullen worden overgedragen aan ABN AMRO Bank N.V. en haar partners met als doel assistentie te verlenen bij het inrichten van de buitengewone algemene vergadering, het beheer van de aanwezigheids- en stemprocedure, en ter analyse van de samenstelling van de deelnemingsgerechtigden aan de vergadering. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstelling en zullen bijgevolg worden gewist in overstemming met het Privacybeleid van de Vennootschap.
Effectenhouders en volmachtdragers kunnen het Privacybeleid van de Vennootschap vinden op de website van de Vennootschap. Dit Privacybeleid bevat gedetailleerde informatie met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van onder meer effectenhouders en volmachtdragers. Effectenhouders en volmachtdragers hebben het recht hun persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen de verwerking en het recht op gegevensportabiliteit, voor zover zij deze rechten hebben onder de toepasselijke wetgeving, alsmede het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde gegevensbeschermingsautoriteit.
Effectenhouders en volmachtdragers kunnen hun rechten met betrekking tot hun aan de Vennootschap verstrekte persoonsgegevens laten gelden door contact op te nemen met de Compliance Officer van de Vennootschap via [email protected].
De raad van bestuur.
Building tools?
Free accounts include 100 API calls/year for testing.
Have a question? We'll get back to you promptly.