Aedifica SA

AGM Information • Sep 21, 2018

vennootschap voor de uitoefening van hun mandaat voor het boekjaar afgesloten op 30 juni 2018. 8. Kwijting aan de commissaris van de vennootschap Voorstel om kwijting te verlenen aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgeslo-

ten op 30 juni 2018. 9. Hernieuwing van bestuursmandaten Voorstel om, onder voorbehoud van goedkeuring door de Autoriteit voor Financiële Diensten en Markten ("FSMA"), met onmiddellijke ingang, het bestuursmandaat van de volgende

bestuurders te hernieuwen: − de heer Stefaan GIELENS, als uitvoerend bestuurder, tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2021;

− de heer Serge WIBAUT, als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter W.Venn., tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2021;

− mevrouw Katrien KESTELOOT, als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter W.Venn., tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2021;

− mevrouw Elisabeth MAY-ROBERTI, als niet-uitvoerend onafhankelijk bestuurder in de zin van artikel 526ter W.Venn., tot het einde van de gewone algemene vergadering te houden in 2021.

Uit de voor de vennootschap beschikbare informatie blijkt dat de heer Serge Wibaut, mevrouw Katrien Kesteloot en mevrouw Elisabeth May-Roberti nog steeds voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria vastgelegd in artikel 526ter van het Wetboek van vennootschappen en de toepasselijke regels inzake deugdelijk bestuur.

1. Goedkeuring van het "Long Term Incentive Plan" beschreven in het jaarlijks financieel verslag 2017/2018. Goedkeuring van de toekenning van het recht aan de leden van het directiecomité om in het kader van dit plan definitief aandelen voor een brutobedrag van respectievelijk 175.000 € (CEO) en 300.000 € (voor alle overige leden van het directiecomité samen) te verwerven in het boekjaar 2018/2019

Voorstel tot goedkeuring van het "Long Term Incentive Plan" beschreven in het jaarlijks financieel verslag 2017/2018. Voorstel tot goedkeuring van de toekenning van het recht aan alle leden van het directiecomité om in het kader van dit plan definitief aandelen voor een brutobedrag van respectievelijk 175.000 € (CEO) en 300.000 € (voor alle overige leden van het directiecomité samen) te verwerven in het boekjaar 2018/2019, in overeenstemming met de bepaling 7.13 van de Corporate Governance Code 2009 en met artikel 520ter W.Venn.

1. Goedkeuring van de clausules m.b.t. de verandering van controle in de kredietovereenkomsten die de vennootschap binden

Voorstel om alle bepalingen van de kredietovereenkomst van 14 mei 2018 tussen de vennootschap en Belfius Bank NV, die voorzien in een mogelijke vervroegde opeisbaarheid van de Prévoyance de Rhône Alpes, Caisse d'Épargne et de Prévoyance Grand Est Europe, Caisse d'Épargne Loire Drôme Ardèche, Caisse d'Épargne et de Prévoyance d'Auvergne et du Limousin, Banque Populaire Bourgogne Franche Comté, Banque Populaire Val de France en Banque Populaire Alsace Lorraine Champagne), die voorzien in een vervroegde opeisbaarheid van de terugbetaling in geval van een verandering van controle van de vennootschap, goed te keuren en indien nodig te bekrachtigen, overeenkomstig artikel 556 W.Venn.

12.Varia

INFORMATIE VOOR DE AANDEELHOUDERS I. Goedkeuring van de voorstellen op de agenda

De voorstellen op de agenda kunnen bij gewone meerderheid van de op de vergadering uitgebrachte stemmen aangenomen worden, ongeacht het aantal vertegenwoordigde effecten.

II. Amendering van de agenda

Aandeelhouders die alleen of samen minstens 3% van het maatschappelijk kapitaal bezitten, kunnen te behandelen onderwerpen op de agenda van de algemene vergadering laten plaatsen en voorstellen tot besluit indienen met betrekking tot op de agenda opgenomen of daarin op te nemen te behandelen onderwerpen. De op de agenda te plaatsen onderwerpen en/of de voorstellen tot besluit moeten uiterlijk op 1 oktober 2018 bij de vennootschap toekomen per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40, bus 11 te 1040 Brussel), of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). In voorkomend geval publiceert de vennootschap uiterlijk op 8 oktober 2018 een aangepaste agenda en aangepast volmachtformulier. Volmachten die de vennootschap ontvangen heeft vóór de bekendmaking van de gewijzigde agenda, blijven geldig voor de reeds in de agenda opgenomen onderwerpen. Voor meer informatie over voornoemde rechten en over de uitoefeningswijze ervan wordt verwezen naar de website van de vennootschap (http://www.aedifica.eu/nl/ rechten-van-de-aandeelhouders).

III. Toelatingsvoorwaarden

Aandeelhouders die wensen deel te nemen aan en te stemmen op de algemene vergadering van 23 oktober 2018 of die zich hierop wensen te laten vertegenwoordigen, moeten de volgende twee voorwaarden naleven, conform artikel 21 van de statuten:

1. Registratie van de aandelen op naam van de aandeelhouder Op basis van de met toepassing van de hierna beschreven registratieprocedure overgelegde bewijzen moet de vennootschap kunnen vaststellen dat de aandeelhouder op 9 oktober 2018, om middernacht (Belgische tijd) (de "registratiedatum") in het bezit was van het aantal aandelen waarvoor hij voornemens is aan de algemene vergadering van 23 oktober 2018 deel te nemen of zich op de algemene vergadering te laten vertegenwoordigen. Alleen de personen die op de registratiedatum aandeelhouder zijn, zijn gerechtigd om deel te nemen aan en te stemmen of om zich te laten vertegenwoordigen op de algemene vergadering van 23 oktober 2018, ongeacht het aantal aandelen dat zij bezitten op de dag zelf van de algemene vergadering.

Voor de houders van aandelen op naam volstaat de inschrijving van het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de algemene vergadering deel te nemen in het aandelenregister van de vennootschap op de registratiedatum. Indien de houders van aandelen op naam wensen deel te nemen aan de algemene vergadering met minder aandelen dan ingeschreven in het aandelenregister van de vennootschap, dan kunnen zij dit meedelen

De houders van gedematerialiseerde aandelen moeten een attest vragen aan hun erkende rekeninghouder(s) of vereffeningsinstelling die de rekening(en) houdt(en) waarop hun gedematerialiseerde aandelen staan. Uit dit attest moet blijken dat het aantal aandelen waarvoor zij voornemens zijn aan de algemene vergadering deel te nemen, op hun rekening(en) staan ingeschreven op

Bovendien moeten de aandeelhouders die voornemens zijn om aan de algemene vergadering van 23 oktober 2018 deel te nemen of zich hierop te laten vertegenwoordigen, hun voornemen

De eigenaars van aandelen op naam per gewone brief (naar naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40, bus 11 te 1040

van het attest bedoeld in punt III.1 hiervoor op één van de volgende drie plaatsen:

• op de zetel van de vennootschap te 1040 Brussel, Belliardstraat 40 (bus 11); ofwel

• bij KBC BANK, te 1080 Brussel, Havenlaan 2, of bij haar vestingen, agentschappen of kantoren; ofwel

• bij BANK DEGROOF PETERCAM, 1040 Brussel, Industriestraat 44.

IV. Volmacht

Iedere aandeelhouder die de hierboven in punt III. beschreven procedure met betrekking tot de registratie en bevestiging van deelname heeft nageleefd, kan zich tijdens de algemene vergadering door een volmachthouder laten vertegenwoordigen. Behalve wanneer het Belgische recht toestaat dat verschillende volmachthouders worden aangewezen, mag een aandeelhouder slechts één persoon als volmachthouder aanwijzen. Bij de aanwijzing van een volmachthouder moet gebruik worden gemaakt van het volmachtformulier dat ter beschikking wordt gesteld op de website van de vennootschap (http://www.aedifica.eu/nl/ algemene-vergaderingen-2018). (Een kopie van) het ondertekende originele volmachtformulier moet uiterlijk op 17 oktober 2018 bij de vennootschap toekomen per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40, bus 11 te 1040 Brussel), of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). Het op papier ondertekende originele volmachtformulier waarvan een kopie per mail aan de vennootschap werd bezorgd, moet door de volmachthouder aan de vennootschap worden overhandigd uiterlijk op het ogenblik van de algemene vergadering. Elke aanwijzing van een volmachthouder moet gebeuren conform de terzake geldende Belgische wetgeving, met name inzake belangenconflicten en het bijhouden van een register.

V. Schriftelijke vragen

De aandeelhouders kunnen schriftelijke vragen met betrekking tot de verslagen van de raad van bestuur en de agendapunten van deze algemene vergadering respectievelijk met betrekking tot de verslagen van de commissaris richten aan de bestuurders respectievelijk de commissaris. Deze vragen moeten uiterlijk op 17 oktober 2018 bij de vennootschap toekomen per gewone brief (naar de zetel van de vennootschap: Belliardstraat 40, bus 11 te 1040 Brussel), of per e-mail (naar: shareholders@aedifica.eu). Meer gedetailleerde informatie hierover is te vinden op de website van de vennootschap: http://www.aedifica.eu/nl/ rechten-van-de-aandeelhouders.

VI. Ter beschikking stellen van stukken

Alle stukken over de algemene vergadering die krachtens de wet, ter beschikking moeten worden gesteld van de aandeelhouders, kunnen vanaf heden door de aandeelhouders worden verkregen op de zetel van de vennootschap (Belliardstraat 40, bus 11 te 1040 Brussel) tijdens de normale kantooruren op werkdagen. Deze informatie is tevens beschikbaar op www.aedifica.eu.

De raad van bestuur.